HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC HỒ LONG

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH DƯỢC HỒ LONG
I - ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH
TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC HỒ LONG
1- Ưu điểm
Nhìn chung, kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng, với nhà nước tại công
ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác
quản lý tài chính nói riêng.
Việc ứng dụng chương trình kế toán máy đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin
nhanh chóng, đồng thời chương trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách kế
toán chi tiết , đầy đủ cùng với các hệ thống các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã giải
quyết nhanh chóng, khoa học khối lượng công việc hạch toán kế toán của công ty.
Bên cạnh đó, công tác tổ chức kế toán khá hợp lý, các tổ kế toán phối hợp hoạt động nhịp
nhàng giúp cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng và có
tính chuyên môn hoá cao.
Công tác kế toán thanh toán với người bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát
tới từng đối tượng , từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Công ty cũng đảm bảo việc thanh
toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp nhà nước, áp dụng kịp thời các quy định của bộ
tài chính. Cụ thể :
- Đối với công tác thanh toán với người bán, chương trình kế toán máy đã cho phép theo
dõi chi tiết tới từng người bán. Hệ thống các Báo cáo phục vụ quản trị nội bộ giúp cho
việc theo dõi chính xác thời hạn thanh toán và số tiền của từng hợp đồng, từng nhà cung
cấp, bao gồm :
+ Báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp : có các thông tin về tổng số nợ phải trả, số nợ quá hạn
từ 0 đến 10 ngày, từ 11 tới 20 ngày và trên 20 ngày.
+ Báo cáo chi tiết tuổi nợ – theo dõi cho từng nhà cung cấp : có liệt kê tất cả các hợp
đồng, giá trị từng hợp đồng, số ngày còn lại cho tới khi đến hạn, số ngày quá hạn.
Nhờ có các Báo cáo này, kế toán có thể thanh toán cho các hợp đồng đúng hạn.
- Đối với công tác thanh toán với người mua, việc hạch toán phải thu khách hàng được
chi tiết cho từng người mua. Công ty sử dụng các chính sách khuyến mại, tặng thưởng
cho các khách hàng thường xuyên và việc hạch toán các nghiệp vụ trên theo đúng quy

định của Bộ tài chính.
- Đối với các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước : việc hạch toán VAT được hạch toán
theo đúng chế độ (theo thông tư số 122/2000/ TT- BTC), công ty cũng thực hiện thanh
toán các khoản thuế đúng thời hạn quy định.
Công ty đã tiến hành mã hoá tên các khách hàng, các nhà cung cấp, tạo điều kiện cho việc
quản lý và ghi chép dễ dàng hơn.
Việc thanh toán chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác
quản lý tài chính của công ty.
2- Những tồn tại :
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với
khách hàng với nhà nước vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục :
Thứ nhất, hình thức sổ áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung nhưng kế toán đã
bỏ qua công tác ghi nhật ký và ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái, một kế toán
vừa quản lý Sổ chi tiết, vừa quản lý Sổ Cái. Như vậy sẽ làm mất đi ưu điểm của việc ghi
nhật ký là có thể kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết.
Bên cạnh đó, yêu cầu của việc ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung là phải ghi sổ
hàng ngày, tuy nhiên đôi khi kế toán thường tập hợp một số chứng từ cùng loại, khác
ngày để ghi sổ một lần giống như phương pháp ghi Chứng từ - ghi sổ.
Thứ hai, do mới áp dụng phần mềm kế toán máy Solomon từ đầu năm 2004 nên kế toán
vẫn chưa nắm bắt và khai thác được hết các chức năng phần mềm này có thể cung cấp, do
đó vẫn chưa thành thạo trong việc xử lý tài liệu và cung cấp thông tin.
Thứ ba, các nghiệp vụ mua hàng thanh toán ngay được hạch toán qua TK 33101 “phải trả
người bán” . Tương tự, các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay cũng được hạch toán trên
TK 13101 “phải thu khách hàng”. Hạch toán như vậy đã làm tăng khối lượng công việc
cho kế toán. Kế toán sẽ phải ghi tăng công nợ cho người bán, khách hàng, ngay sau đó lại
ghi giảm công nợ.
Đối với trường hợp thanh toán ngay cho người bán, kế toán ghi :
Phản ánh nghiệp vụ mua hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 156, 211. . .
Nợ TK 13301 : VAT được khấu trừ

Có TK 331 : Phải trả người bán
Phản ánh nghiệp vụ thanh toán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 111, 112
Đối với trường hợp khách hàng trả ngay, kế toán ghi :
a) Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131 : Tổng tiền bán hàng
Có TK511 : doanh thu bán hàng
Có TK 33301 : VAT đầu ra
b) Phản ánh các khoản tiền khách hàng trả ngay
Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 : Số tiền khách thanh toán
Thứ tư, các nhiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng phát sinh phần lớn đều
liên quan đến ngoại tệ nhưng công ty lại áp dụng tỷ giá ghi sổ nên hiệu quả của việc hạch
toán ngoại tệ chưa cao.
Thứ năm, công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Các trung tâm tự quản
lý các khoản nợ và đưa ra các biện pháp để thu hồi nợ. Với một doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực thương mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp.
Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi
phí.
Thứ sáu :
- Công ty thực hiện thanh toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, việc thanh toán
như vậy sẽ làm khan hiếm tiền mặt vào cuối quý vì, công ty sẽ phải trả một khoản tiền
lớn.
- Tiền thuế nhà đất một năm là 30.600.000 VND công ty cho hết vào chi phí quản lý của
tháng 1 làm cho chi phí tháng 1 tăng cao.
II - MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP
VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HỒ LONG.
Khi nền kinh tế thị trường, luôn diễn ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn tại và
phát triển. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông

qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa
học của kế toán - chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán - có
thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản,
nguồn vốn. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan
tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những
quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không
ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường
hiện nay. Và đây thật sự là một yêu cầu thiết yếu.
Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có vai trò
quan trọng, nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng,
đồng thời phải tạo ra sự tin tưởng đối với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của
công ty.
Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần nâng
cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán nói chung cũng như góp phần làm lành mạnh hoá
công tác tài chính của một doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn
thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau :
- Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán.
Về phía Nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân thủ
đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như về phía quản
lý cấp trên. Tuy nhiên do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở
các đơn vị vẫn được phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhưng vẫn phải trên
cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc
điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính
xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang

tính khoa học.
Trên cơ sở đó, tôi xin đưa ra một vài ý kiến để khắc phục những tồn tại đã nêu ra như
sau :
Thứ nhất, Phòng kế toán cần chú ý kiểm tra các chứng từ hoá đơn hợp lệ và chính xác khi
tiếp nhận theo thông tư của Bộ tài chính :
Căn cứ Luật Hải quan ngày 29 tháng 6 năm 2001
Căn cứ Pháp lệnh kế toán thống kê ngày 20 tháng 5 năm 1998
Căn cứ Chỉ thị số 853/1997/CT-TTg ngày 11-10-1997 của Thủ tướng Chính
Phủ về đấu tranh chống buôn lậu và gian lận thương mại trong tình hình mới và ý
kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính Phủ tại Công văn số 62/TB-VPCP ngày 10-7-
2001;Công văn số 4151/VPCP- VI ngày 19/10/2001; Công văn số 2080/VPCP- VI ngày
22-4-2002; Công văn số602/VPCP- VI ngày 13-2-2003 của văn phòng Chính phủ
thông báo y kiến của Thủ Tướng Chính phủ về việc sửa đổi Thông tư về hoá đơn,
chứng từ hàng hoá lưu thông trên thị trường.
Các chứng từ hạch toán ban đầu của các bộ phận gửi cho phòng tài vụ cần được xử lý và
ghi chép vào nhật ký chung bởi hai hoặc ba nhân viên kế toán sau đó các chứng từ này sẽ
được gửi tới các kế toán chi tiết để ghi chép vào sổ chi tiết. Nhân viên kế toán ghi chép
nhật ký chung có thể là kế toán tổng hợp hoặc kiểm soát viên.
Kế toán cần đảm bảo tính cập nhật trong việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Các
chứng từ cần được ghi sổ đúng ngày để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý.
Thứ hai, để nâng cao trình độ sử dụng và khai thác phần mềm kế toán máy, công ty cần
tiếp tục đào tạo cho kế toán viên. Thời gian đào tạo có thể bố trí vào ngày thứ 7 hàng tuần
vì công việc cuối tuần không nhiều.
Thứ ba, đối với các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà thu, chi tiền
ngay không cần qua TK 13101 và TK 33101 mà sẽ hạch toán như sau :
- Mua hàng trả tiền ngay :
Nợ TK 156 – hàng hoá
Có TK 111, 112
- Bán hàng thu tiền ngay :
Nợ TK 111, 112

Có TK 511
Có TK 33301
Thứ tư, công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông tư số
107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 về hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản
dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng phải thu khó
đòi tại doanh nghiệp.
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm
trước đã lập :
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến
hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn
nhập dự phòng theo số chênh lệch.
Nợ TK 139 : số chênh lệch
Có TK 711- thu nhập khác
Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 131 : số thực tế mất
Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ.
Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường :
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711 : thu nhập khác (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004).
Thứ năm, hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán.
- Hạch toán chiết khấu thanh toán :
Theo thông tư số 63/1999/TT-BTC ngày 7/6/1999 và thông tư số 120/1999/TT-BTC ngày

7/10/1999 hướng dẫn và sửa đổi chế độ tài chính và sửa đổi bổ xung chế độ kế toán.
Chiết khấu thanh toán được hạch toán như sau :
Nợ TK 635 : chi phí tài chính
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Hạch toán giảm giá hàng bán :
Theo thông tư 122/ 2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của bộ tài chính hướng dẫn thi hành
nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của chính phủ quy định chi tiết thi hành
luật thuế giá trị gia tăng.
Khi chấp nhận giảm giá, trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 : VAT phải nộp
Có TK 131 : phải thu khách hàng
Thứ sáu, đối với hạch toán miễn giảm thuế nhập khẩu, công ty cần sửa lại theo đúng chế
độ quy định như sau :
a) Phản ánh thuế nhập khẩu ban đầu
Nợ TK 151, 156
Có TK 3333- thuế nhập khẩu
b) Phản ánh thuế nhập khẩu được miễn giảm.
Nợ TK 3333 – thuế nhập khẩu
Có TK 721 – thu nhập bất thường
a) Khi nộp thuế nhập khẩu
Nợ TK 3333 – thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112
Thứ bảy :
- Công ty có thể thanh toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập doanh nghiệp
theo tháng để chia nhỏ số tiền thuế phải nộp.
- Công ty nên phân bổ dần tiền thuế nhà đất, tiền thuê đất cho các tháng như vậy sẽ hợp lý
hơn. Cách hạch toán như sau :
+ Khi có thông báo về số thuế nhà đất tiền thuê đất phải nộp, kế toán ghi :
Nợ TK142 : 30.600.000

Có TK 333017 : 30.600.000
Khi nộp tiền thuế nhà đất, tiền thuê đất :
Nợ TK 333017 : 30.600.000
Có TK 112 : 30.600.000
Hàng tháng tiến hành phân bổ dần tiền thuế vào chi phí quản lý doanh nghiệp :
Nợ TK 642 : 2.550.000
Có TK 142 : 2.550.000