Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 90012008 tại trường đại học bà rịa – vũng tàu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
-------------------------

PHẠM NGUYÊN PHƯỚC SƠN

PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ
HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT
TƯ TẠI CƠNG TY DỊCH VỤ DẦU KHÍ
SCHLUMBERGER VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

NGÀNH:

QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÃ SỐ:

QTKD09-260

Người hướng dẫn khoa học:
TS. NGUYỄN VĂN NGHIẾN

HÀ NỘI – 2011


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Các
dữ liệu, kết quả nêu trong luận văn này là hoàn tồn trung thực và có nguồn gốc rõ
ràng.
Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của luận văn này.

Hà Nội, ngày 26 tháng 09 năm 2011.

PHẠM NGUYÊN PHƯỚC SƠN
Khóa: CH 2009 - 2011

Phạm Nguyên Phước Sơn


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành chương trình cao học và luận văn này, tôi đã nhận được sự
hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý nhiệt tình của q thầy cô trường Đại học Bách Khoa
Hà Nội và trường Đào tạo Nhân lực Dầu khí tỉnh Bà rịa Vũng Tàu. .
Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Bách Khoa
Hà Nội, đặc biệt là những thầy cơ đã tận tình dạy bảo cho tơi suốt thời gian học tập
tại trường.
Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Văn Nghiến đã dành rất nhiều
thời gian và tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu và giúp tơi hồn thành luận văn tốt
nghiệp.
Nhân đây, tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường Đào tạo Nhân lực

Dầu khí tỉnh Bà Rịa Vũng tàu, cùng quý thầy cô trong Khoa Đào tạo sau đại học đã
tạo rất nhiều điều kiện để tôi học tập và hồn thành tốt khóa học.
Đồng thời, tơi cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Schlumberger Việt Nam
và các phịng ban liên quan đã tạo điều kiện cho tơi thu thập thông tin, dữ liệu để
thực hiện luận văn.
Mặc dù tơi đã có nhiều cố gắng hồn thiện luận văn bằng tất cả sự nhiệt tình
và năng lực của mình, tuy nhiên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong
nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn.
Hà Nội, ngày 26 tháng 09 năm 2011.
Học viên

Phạm Nguyên Phước Sơn

Phạm Nguyên Phước Sơn


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ.......................................................................................... 4
DANH MỤC CÁC BẢNG............................................................................................... 5
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 6
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của quản lý dự trữ vật tư. ....................................................... 9
1.1.1. Khái niệm quản lý vật tư. ................................................................................... 9
1.1.2. Ý nghĩa của quản lý dự trữ vật tư....................................................................... 9
1.2. Xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch. .................................................. 10

1.3. Dự báo nhu cầu sản phẩm cho kỳ kế hoạch. ........................................................... 11
1.4. Định mức tiêu hao vật tư. ........................................................................................ 14
1.4.1. Khái niệm. ........................................................................................................ 14
1.4.2. Các phương pháp lập định mức tiêu hao vật tư. .............................................. 14
1.5. Xác định nhu cầu vật tư. ......................................................................................... 16
1.5.1. Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư. ................................................... 16
1.5.2. Các nhân tố hình thành nhu cầu vật tư. ............................................................ 17
1.5.3. Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư. ...................................................... 17
1.5.4. Các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư. .................................................... 18
1.6. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. .................................................................... 19
1.6.1. Giai đoạn chuẩn bị. .......................................................................................... 19
1.6.2. Giai đoạn tính tốn các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. ....................... 19
1.6.3. Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh
nghiệp. ........................................................................................................................ 19
1.6.4. Xác định số lượng vật tư cần phải mua............................................................ 20
1.7. Dự trữ vật tư ở doanh nghiệp. ................................................................................ 20
1.7.1. Hệ thống quản lý dự trữ. .................................................................................. 21
1.7.2. Các loại hình dự trữ vật tư trong sản xuất. ....................................................... 24
1.7.3. Các nguyên tắc chung của quản lý dự trữ. ....................................................... 25
1.7.4. Định mức dự trữ sản xuất................................................................................. 25
Phạm Nguyên Phước Sơn

-1-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

1.7.5. Phân loại vật tư dự trữ ...................................................................................... 28

1.8. Phân tích tình hình quản lý vật tư ở doanh nghiệp. ................................................ 29
1.8.1. Phân tích tình hình cung ứng vật tư. ................................................................ 29
1.8.2. Phân tích tình hình dự trữ vật tư. ..................................................................... 30
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1............................................................................................... 31
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY SCHLUMBERGER
2.1. Tổng quan về công ty Schlumberger Việt Nam. ..................................................... 32
2.1.1. Lịch sử hình thành. ........................................................................................... 32
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. ............................................................... 35
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty..................................................................... 36
2.2. Tình hình sử dụng và quản lý dự trữ vật tư............................................................. 37
2.2.1. Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý dự trữ vật tư............................................... 37
2.2.2. Đặc điểm của các loại vật tư. ........................................................................... 38
2.2.3. Tình hình sử dụng vật tư hiện tại của cơng ty. ................................................. 39
2.3. Phân tích cơng tác lập kế hoạch sản xuất và xác định nhu cầu vật tư..................... 40
2.3.1. Lập kế hoạch sản xuất, bảo dưỡng thiết bị khoan. ........................................... 40
2.3.2. Dự tính nhu cầu vật tư. ..................................................................................... 42
2.4. Phân tích tình hình dự trữ và tồn kho. ..................................................................... 46
2.5. Phân tích cơng tác lập kế hoạch cung ứng vật tư. ................................................... 48
2.5.1. Xác định số lượng vật tư cần mua.................................................................... 48
2.5.2. Qui trình đặt mua vật tư. .................................................................................. 50
2.6. Nhận xét về công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty Schlumberger.................... 52
2.6.1. Những kết quả đạt được. .................................................................................. 52
2.6.2. Những vấn đề còn tồn tại. ................................................................................ 53
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................................... 57
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT
TƯ TẠI CƠNG TY SCHLUMBERGER
3.1. Các biện pháp tìm kiếm nguồn cung ứng các loại vật tư. ....................................... 60

Phạm Nguyên Phước Sơn

-2-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

3.1.1. Hồn thiện cơng tác lập hợp đồng cung ứng.................................................... 60
3.1.2. Áp dụng phương pháp AHP để tìm kiếm các nguồn cung ứng. ...................... 64
3.2. Các biện pháp hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư........................................ 73
3.2.1. Phân loại vật tư theo ABC. .............................................................................. 73
3.2.2. Phân loại vật tư theo tần suất sử dụng RRS. .................................................... 77
3.2.3. Thiết lập mơ hình dự trữ tối ưu theo min, max. ............................................... 78
3.3. Các biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý kho vật tư. .......................................... 83
3.3.1. Xây dựng hệ thống thông tin chung trong khu vực. ........................................ 83
3.3.2. Áp dụng mơ hình 5S vào hệ thống kho. ........................................................... 86
KẾT LUẬN .................................................................................................................... 90
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. 91

Phạm Nguyên Phước Sơn

-3-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

STT

NỘI DUNG

TRANG

Hình 1.1

Hệ thống điểm đặt hàng

23

Hình 1.2

Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ

23

Hình 1.3

Đồ thị của mơ hình Wilson

26

Hình 1.4

Phân loại ABC

29

Hình 2.1

Lịch sử hình thành Cơng ty Schlumberger Việt nam

33

Hình 2.2

Phân bố thị trường và chi nhánh của Schlumberger trên thế
giới

34

Hình 2.3

Các loại hình dịch vụ của cơng ty Schlumberger Việt Nam

36

Hình 2.4

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Schlumberger Việt Nam

36

Hình 2.5

Sơ đồ tổ chức Phịng cung ứng vật tư

38

Hình 2.6

Phân loại vật tư theo Asset và M&S, 8/2011

39

Hình 2.7

Biểu đồ hiệu suất sử dụng thiết bị

39

Hình 2.8

Tình hình sử dụng vật tư năm 2010

40

Hình 2.9

Đơn đặt hàng / tuần, số liệu năm 2010

41

Hình 2.10 Đơn đặt hàng / tuần tính đến 8/2011, (dự kiến đến 10/2011)

41

Hình 2.11 So sánh nhu cầu vật tư với tình hình sử dụng thực tế

43

Hình 2.12 So sánh giá trị đơn hàng với doanh thu đạt được, năm 2010
So sánh giá trị đơn hàng với doanh thu đạt được, tính đến
Hình 2.13
8/2011
Hình 2.14 Số liệu kho tính đến 8/2011

45
45
46

Hình 2.15 Sơ đồ tìm kiếm vật tư và xuất lệnh đặt hàng
Quy trình yêu cầu / đặt mua vật tư của cơng ty
Hình 2.16
Schlumberger
Hình 2.17 Phân cấp phê duyệt theo giá trị đơn hàng

50

Hình 2.18 Thống kê kế hoạch sản xuất năm 2010 – T8/2011

53

Hình 2.19 Số liệu tồn kho từ năm 2010 đến 8/2011

56

51
52

Hình 3.1

Phân chia thị phần tồn cầu so với các đối thủ cạnh tranh
chính

58

Hình 3.2

Q trình lập kế hoạch cung ứng vật tư

61

Hình 3.3

Mơ hình cây phân cấp AHP

68

Hình 3.4

Phân tích chu kỳ đặt hàng

79

Phạm Nguyên Phước Sơn

-4-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

Hình 3.5

Phân tích tính tốn mức dự trữ tối thiểu

81

Hình 3.6

Quy trình u cầu/đặt mua vật tư của cơng ty Schlumberger
sau khi áp dụng các biện pháp

85

Hình 3.7

Các bước của mơ hình 5S

87

Hình 3.8

Hình ảnh minh họa việc áp dụng 5S vào hệ thống kho

89

DANH MỤC CÁC BẢNG

STT

NỘI DUNG

TRANG

Bảng 2.1

Mức chênh lệch trong công tác lập kế hoạch so với thực tế

42

Bảng 2.2

Tỷ lệ chi tiêu cho công tác mua sắm vật tư trên doanh thu

44

Bảng 2.3

Tỷ lệ sử dụng vật tư trên giá trị kho

47

Bảng 2.4

48

Bảng 2.6

Đánh giá tình hình sử dụng và tồn kho vật tư
Định mức vật tư cho việc bảo dưỡng một thiết bị khoan loại
MMA
Tổn thất cho do việc thiếu dự trữ vật tư gây ra

55

Bảng 3.1

Bảng xếp hạng mức độ quan trọng theo pp AHP

69

Bảng 3.2

Số liệu vật tư 6 tháng đầu năm 2011

74

Bảng 3.3

Phân loại vật tư theo giá vật tư

74

Bảng 3.4

Phân loại vật tư theo giá trị vật tư tồn kho

75

Bảng 3.5

Phân loại vật tư theo giá trị vật tư đã sử dụng

76

Bảng 3.6

Đánh giá lợi ích của các cách phân loại theo ABC

77

Bảng 3.7

Phân loại vật tư theo tần suất sử dụng

78

Bảng 3.8

Quy định hệ số an toàn

80

Bảng 2.5

Phạm Nguyên Phước Sơn

-5-

49


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

LỜI MỞ ĐẦU

1./ Lý do chọn đề tài
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường, để có thể đứng vững và phát triển được
trong kinh doanh cũng như trong cạnh tranh, doanh nghiệp nào cũng phải phấn đấu
nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm trên cơ sở tăng năng suất lao động và
sử dụng tiết kiệm các nguồn lực vật chất.
Đối với ngành dịch vụ dầu khí, để có thể cạnh tranh được với các đối thủ,
ngồi việc không ngừng cải tiến kỹ thuật, công ty cũng cần phải hướng tới hai tiêu
chí quan trọng đó là:
- Hạ giá thành và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Sẵn sàng cung cấp dịch vụ theo yêu cầu bất cứ lúc nào.
Muốn thực hiện tốt hai tiêu chí trên thì cơng tác quản lý cung ứng và dự trữ
vật tư phải giữ vai trò quan trọng trong việc đáp ứng đầy đủ và kịp thời vật tư cho
công tác sản xuất.
Công ty Schlumberger Việt Nam, một trong những chi nhánh của tập đoàn
Schlumberger, hiện đang là một trong những cơng ty dẫn đầu ngành dịch vụ dầu khí

trong nước, chiếm phần lớn thị phần so với các đối thủ cạnh tranh. Mặc dù hàng
năm các bộ phận ln hồn thành kế hoạch sản xuất đề ra, giúp công ty đạt được
doanh thu cao nhưng bên cạnh đó cịn một số vướng mắc gặp phải do công tác quản
lý dự trữ vật tư chưa thật tốt gây ra. Điều này làm cơng ty phải chịu một khoản tổn
thất khơng nhỏ.
Vì thế cơng ty cần phải có những biện pháp, những thay đổi để giúp cho công
tác quản lý và dự trữ vật tư được tốt hơn, có hiệu quả hơn, qua đó tạo điều kiện cho
các bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất của mình.
Xuất phát từ mục đích đó, tác giả đã lựa chọn đề tài: “ Phân tích và đề xuất
các giải pháp để hồn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty Dịch vụ
Dầu khí Schlumberger Việt Nam “ với mong muốn thơng qua việc nghiên cứu,
phân tích tình hình hiện tại sẽ đưa ra được các giải pháp tốt, giúp cơng ty có thể
hồn thiện hơn trong cơng tác quản lý dự trữ vật tư của mình.
Phạm Nguyên Phước Sơn

-6-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

2./ Mục đích nghiên cứu
Luận văn được thực hiện với những mục đích:
- Hệ thống hố các lý luận cơ bản về công tác quản lý dự trữ vật tư nguyên
vật liệu, đặc biệt là công tác xác định nhu cầu vật tư và quản lý dự trữ tối ưu nhằm
giảm đến mức tốt đa chí phí quản lý dự trữ cho một giai đoạn sản xuất kinh doanh
tại một doanh nghiệp nói chung và cơng ty Schlumberger Việt Nam nói riêng.
- Nghiên cứu, phân tích thực trạng của q trình lập kế hoạch sản xuất, cơng
tác quản lý dự trữ và công tác xác định nhu cầu vật tư của công ty Schlumberger

Việt Nam trong những năm gần đây.
- Đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự trữ vật
tư cho công ty Schlumberger Việt Nam.
3./ Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đới tượng nghiên cứu: những vấn đề liên quan đến công tác xác định nhu cầu
vật tư và công tác sử dụng, quản lý dự trữ vật tư của công ty Schlumberger Việt
Nam. Đặc biệt là quy trình thực hiện công tác quản lý dự trữ vật tư một cách tối ưu
nhất nhằm giảm chi phí quản lý và tăng lượng vốn lưu động, giảm giá thành sản
xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Phạm vi nghiên cứu: thực tiễn công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty
Schlumberger Việt Nam từ năm 2010 đến nay.
4./ Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiêm cứu xem xét, phân tích, đánh giá từ cơ sở
lý luận đến thực tiễn, dựa trên cơ sở số liệu đã được thống kê của công ty
Schlumberger Việt Nam từ năm 2010 đến nay.
5./ Kết quả đạt được
Luận văn đã chỉ ra được những mặt hạn chế trong công tác quản lý dự trữ vật
tư hiện tại từ đó đề xuất một số biện pháp để hồn thiện công tác quản lý dự trữ vật
tư cho công ty Schlumberger Việt Nam.
6./ Những đóng góp mới của luận văn
Trên cơ sở nội dung nghiên cứu được phản ánh, đề tài đi sâu tập trung tìm
hiểu, đánh giá, với mong muốn đóng góp những điểm mới trên 2 phương diện:
- Về lý luận: Đề tài đã nêu rõ sự cần thiết phải đưa ra các giải pháp để hoàn
Phạm Nguyên Phước Sơn

-7-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

thiện công tác quản lý dự trữ vật tư hiện tại của công ty Schlumberger Việt Nam.
- Về thực tiễn: Nghiên cứu một cách có hệ thống về mặt thực trạng công tác
lập kế hoạch sản xuất và công tác quản lý dự trữ vật tư của công ty Schlumberger
Việt Nam từ đó dựa trên những kết quả đạt được, những tồn tại cần khắc phục để
đưa ra những giải pháp hoàn thiện cho những năm tới.
7./ Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luân văn gồm 3 chương chính sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý dự trữ vật tư.
Chương 2: Phân tích thực trạng cơng tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty
Schlumberger.
Chương 3: Một số giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý dự trữ vật tư tại
công ty Schlumberger.
8./ Kết luận
Các giải pháp mà tác giả đã đề xuất là rất cần thiết trong điều kiện hiện nay, sẽ
góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý dự trữ vật tư của công ty
Schlumberger Việt Nam trong thời gian tới. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu cịn
hạn hẹp cộng với trình độ lý luận và thực tế còn hạn chế, nên luận văn chắc chắn
cịn tồn tại những sai sót nhất định. Vì vậy, tác giả mong muốn nhận được ý kiến
đóng góp của người đọc để đề tài được hoàn thiện và mang tích thực tiễn hơn./.

Phạm Nguyên Phước Sơn

-8-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ

1.1. Khái niệm và ý nghĩa của quản lý dự trữ vật tư.
1.1.1. Khái niệm quản lý vật tư.
" Quản lý vật tư là toàn bộ các hoạt động nhằm kiểm sốt q trình vận động
của các luồng vật tư trong các chu trình kinh doanh từ việc xác định nhu cầu vật
tư, xây dựng kế hoạch nguồn hàng, tổ chức mua sắm cho đến quản lý dự trữ cấp
phát, quyết tốn, phân tích đánh giá q trình. "
Nhiệm vụ chính của quản lý vật tư:
- Xác định đúng đắn nhu cầu về vật tư cho hoạt động sản xuất của mình và
lập kế hoạch mua sắm vật tư hàng ngày, quý, tháng.
- Lập đơn hàng vật tư - kỹ thuật và ký hợp đồng cung ứng với các đơn vị
cung ứng, theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký.
- Tìm kiếm các nguồn vật tư bổ sung để thoả mãn đầy đủ cho các nhu cầu các
doanh nghiệp.
- Tổ chức tiếp nhận vật tư về số lượng, chất lượng và thực hiện bảo quản tốt
vật tư.
- Theo dõi thường xuyên tình hình sử dụng và dự trữ sản xuất và có những
biện pháp cụ thể, kịp thời đảm bảo cho mức dự trữ sản xuất liên tục
- Đảm bảo vật tư theo hạn mức cho các phân xưởng và các đơn vị sử dụng
khác trong doanh nghiệp và thường xuyên kiểm tra việc sử dụng những vật tư đã
giao.
- Hạch toán vật tư và báo cáo tình hình bảo đảm vật tư của doanh nghiệp.
Quản trị vật tư có chức năng quan trọng, khơng thể thiếu của mọi tổ chức.
Quản trị vật tư bao gồm các công việc: quản trị cung ứng vật tư và theo dõi, quản lý
vật tư trong suốt quá trình vật tư tồn tại trong tổ chức như một tài sản của tổ chức.
1.1.2. Ý nghĩa của quản lý dự trữ vật tư.
Quản lý dự trữ vật tư là hoạch định số vật tư cẩn thiết để phục vụ một số mục

tiêu nhất định của doanh nghiệp. Khi thiết lập phương án dự trữ, cần phải theo dõi
Phạm Nguyên Phước Sơn

-9-


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

mức độ tồn kho, mối liên hệ giữa vật tư với sản xuất và nhu cầu của thị trường.
Một mơ hình dự trữ vật tư tốt là mơ hình quản lý mà tồn kho vật tư tiến tới
không, tức là giữ cho khơng có hàng tồn kho trừ khi cần cho nhu cầu sản xuất nhất
thời. Nhưng thực tế trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì áp dụng phương
thức khơng có tồn kho mang lại nhiều rủi ro. Những rủi ro đó là vật tư ngồi đến
muộn, các chi tiết, chủng loại mua về sai quy cách. Chỉ một vài tình thế như vậy
cũng đủ làm cho sản xuất phải ngừng lại, chờ cho đến khi khắc phục hậu quả nhiều
khi lớn đến không thể lường trước được. Do đó vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh
nghiệp là cần phải có một kế hoạch vật tư phù hợp với mình và tiết kiệm nhất.
Có mơ hình quản lý dự trữ vật tư tốt làm giảm vốn lưu động cho dự trữ vật tư,
dẫn đến làm giảm lãi vay ngân hàng.
1.2. Xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch.
Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết
kiệm nhất trong kỳ kế hoạch. Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoàn thành chỉ
tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch. Đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu vật tư
cho chế thử, dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị.
Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Lượng vật tư cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại, từng thứ tự theo quy
cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng sau đó tổng hợp chung cho tồn cơng
ty.

Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản
phẩm và nhiên liệu cho sản xuất, chế thử sản phẩm và sửa chữa cho kỳ kế hoạch.
Tuỳ thuộc vào từng loại vật tư, từng loại sản phẩm đặc điểm kinh tế kỹ thuật của
doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính tốn thích hợp.
Để xác định nhu cầu vật tư cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần căn cứ vào:
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch.
- Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm.
- Tình hình giá cả vật tư trên thị trường.
Xác định lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm có
định mức vật tư theo cơng thức sau:
m

n

Vcd=  Q mij
i 1 j 1

Phạm Nguyên Phước Sơn

- 10 -

i


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

Trong đó:
Vcd : Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch.

Mij : Là định mức vật tư loại j dùng để sản xuất một đơn vị sản phẩm loại i
hoặc cho một chi tiết sản phẩm loại i.
Qi : Là số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch, hoặc khối lượng chi
tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
n : Là số sản phẩm mà công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch.
Xác định nhu cầu vật tư dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm chưa
xây dựng được định mức vật tư chính xác, để xác định nhu cầu vật tư có thể dùng
phương pháp tính theo hệ số biến động theo công thức sau:
Vcd = Nbc x Tsx x Hsd
Trong đó:
Vcd: Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch.
Nbc: Lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo.
Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch.
H : Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo.
1.3. Dự báo nhu cầu sản phẩm cho kỳ kế hoạch.
Muốn có một kế hoạch dự trữ vật tư tốt, quản lý tốt quá trình sản xuất kinh
doanh của một doanh nghiệp cần phải dự báo mức bán sản phẩm càng chính xác
càng tốt. Nói chung việc dự báo một cách chính xác mức bán sản phẩm trong kỳ
nào đó của doanh nghiệp là một điều khó khăn. Trong nền kinh tế thị trường các
doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường kinh doanh không ổn định, tối đa hố
lợi nhuận lợi nhuận chỉ có thể đạt được trên cơ sở điều tra nghiên cứu và dự báo nhu
cầu thị trường làm cơ sở cho việc xác định mức sản lượng sản xuất.
Hiện dự báo nhu cầu sản phẩm có thể sử dụng các phương pháp dự báo sau:
 Phương pháp giản đơn:
Theo phương pháp này mức dự báo nhu cầu của kỳ sau đúng bằng số lượng
yêu cầu thực tế của kỳ trước nó.
Ft+1 = Dt
Trong đó:
Ft+1: Mức dự báo kỳ t+1.
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 11 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

Dt : Yêu cầu thực của kỳ t.
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản dễ làm, khơng cần tính tốn phức
tạp, số liệu cần dự trữ ít. Kết quả dự báo nhạy bén với sự biến đổi của dịng u cầu
nên đối với dịng u cầu có sự biến đổi ngẫu nhiên lớn thường có sai số dự báo lớn.
Phương pháp này cho kết quả tốt với dịng u cầu có tính xu hướng.
 Phương pháp trung bình:
Theo phương pháp này mức độ dự báo ở kỳ t+1 là trung bình cộng tất cả mức
yêu cầu thực tế kỳ t trở về trước theo công thức sau:
n 1

Ft 1 =

D

t i

I 0

n

Trong đó:
n

: Số dịng u cầu trước dùng để dự báo.

Dt-i : Mức nhu cầu thực kỳ t-i.
Ft+1 : Mức dự báo kỳ t+1.
Phương pháp này san bằng được tất cả mọi sự biến động ngẫu nhiên của dịng
u cầu. Đây là mơ hình dự báo kém nhạy bén với sự biến động của dòng yêu cầu.
Phương pháp phù hợp với những dòng yêu cầu đều ổn định, sai số sẽ rất lớn nếu ta
gặp phải dịng u cầu có tính thời vụ hoặc dịng xu hướng. Nhược điểm lớn của
phương pháp này là số lượng tính tốn nhiều, số liệu lưu trữ khá lớn.
 Phương pháp trung bình động:
Phương pháp trung bình động là phương pháp kết hợp phương pháp giản đơn
và phương pháp trung bình dài hạn, nhằm khắc phục các nhược điểm của hai
phương pháp trên. Phương pháp trung bình động thực chất là là phương pháp trung
bình nhưng nhưng với n là một giá trị hữu hạn, khá nhỏ (n = 3,4,5…). Phương pháp
đòi hỏi phải xác định n sao cho sai số dự báo là nhỏ nhất, đó chính là cơng việc của
người làm dự báo, n phải điều chỉnh thường xun tuỳ theo thay đổi tính chất của
dịng u cầu.
 Phương pháp trung bình động có trọng số:
Theo phương pháp này với mỗi số liệu trong quá khứ ta gắn cho nó một hệ số
thể hiện mức độ ảnh hưởng của nó tới kết quả dự báo theo cơng thức sau:
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 12 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý
n 1

Ft 1   Dt i  t i
i o

Trong đó:
Ft+1 : Mức dự báo kỳ t+1.
Dt-i : Mức yêu thực kỳ t-i.
αt-i : Trọng số kỳ t-i.
αt-i được lựa trọn bởi người làm dự báo dựa trên sự phân tích tính chất của
dịng u cầu thỏa mãn điều kiện

n 1


i 0

t i

= 1 và 0 ≤ αt-i ≤ 1. Nhờ điều chỉnh thường

xuyên hệ số αt-i của mơ hình dự báo, thực tế đã chỉ ra rằng dự báo bằng phương
pháp trung bình động có trọng số mang lại kết quả chính xác hơn phương pháp
trung bình động.
 Phương pháp phân tích cấu trúc:
Theo phương pháp này người ta phân tích dịng u cầu thực tế ghi lại trong
quá khứ thành các yếu tố cơ bản.
- Xu hướng T: Là sự biến đổi mức cơ sở của dòng yêu cầu theo thời gian.
- Mức biến đổi theo mùa vụ S: Là sự biến đổi có tính chất chu kỳ của dòng
yêu cầu.
- Các yếu tố ngẫu nhiên R: Là phát sinh do những nguyên nhân bất thường

như thay đổi khí hậu, bão lụt, xuất hiện sản phẩm mới trên thị trường…
- Mức yêu cầu thực tế Dt ở kỳ thứ t có thể biến đổi theo hai hình thức:
Hình thức cộng các yếu tố: Dt = Tt + St + Rt.
Hình thức nhân các yếu tố: Dt = Tt x St x Rt.
 Phương pháp san bằng hàm số mũ:
Phương pháp trung bình động và phương pháp trung bình động có trọng số có
hai nhược điểm chính là:
- Để dự báo nhu cầu ở kỳ t+1 chúng ta chỉ sử dụng n mức cầu thực tế gần
nhất từ kỳ t trở về trước còn các số liệu từ kỳ n+1 trở đi chúng ta cắt bỏ.
- Thực tế và lý luận không ai chứng minh được rằng các số liệu từ kỳ n+1 trở
về trước đó khơng ảnh hưởng gì đến đại lượng cần dự báo.
Để khắc phục hai nhược điểm trên, phương pháp san bằng hàm số mũ đã ra
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 13 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

đời, phương pháp này dùng tất cả các số liệu đã xảy ra trong q khứ vào mơ hình
dự báo với số liệu giảm dần theo quy luật hàm số mũ. Nhưng việc áp dụng lại lại rất
đơn giản, với mỗi sản phẩm chỉ lưu lại mức cầu thực tế ở kỳ trước và mức dự báo ở
kỳ trước theo phương pháp này cơng thức tính như sau:
Ft+1 = Ft + α(Dt – Ft)
Trong đó:
Ft+1: Dự báo mức tiêu thụ sản phẩm ở kỳ t+1.
Dt : Số lượng yêu cầu thực tế ở kỳ t.
Ft : Mức dự báo kỳ t.

α : Hệ số tuỳ chọn của người làm dự báo thoả mãn điều kiện 0 ≤ α ≤ 1.
1.4. Định mức tiêu hao vật tư.
1.4.1. Khái niệm.
" Định mức tiêu hao vật tư là quy định số nguyên vật liệu, nhiên liệu tối đa
cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện tổ chức và kỹ
thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. "
Định mức tiêu hao vật tư có những tác dụng sau:
- Định mức tiêu hao vật tư là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân đối
trong doanh nghiệp, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký hợp đồng
giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh
doanh vật tư.
- Định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp
thời cho các phân xưởng, đội xe, công trường, bộ phận sản xuất và nơi làm việc
đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục.
Định mức tiêu hao vật tư có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất và kinh
doanh. Điều quan trọng đối với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phải
nhận thấy rằng định mức tiêu hao vật tư là chỉ tiêu biến động phải ln được đổi
mới và hồn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của
các mặt quản lý và trình độ tay nghề của công nhân không ngừng được nâng cao.
1.4.2. Các phương pháp lập định mức tiêu hao vật tư.
Phương pháp xác định định mức tiêu hao vật tư có ý nghĩa quyết định đến kết
quả tính định mức vật tư, các định mức đã được xác định tuỳ theo những đặc điểm
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 14 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

kinh tế kỹ thuật, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn phương pháp xây
dựng thích hợp.
Trong thực tế hiện có 3 phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư:
 Phương pháp thống kê
Phương pháp thống kê là phương pháp xây dựng định mức dựa vào số liệu
thống kê về mức tiêu dùng vật tư của kỳ trước. Căn cứ vào số liệu thống kê, dùng
phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức.
Phương pháp thống kê tuy là một phương pháp chưa thực sự chính xác, khoa
học nhưng đơn giản, dễ sử dụng, có thể tiến hành nhanh chóng kịp thời.
 Phương pháp phân tích tính tốn
Phương pháp tính tốn là phương pháp khoa học, có đầy đủ căn cứ kỹ thuật và
được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng vật tư. Thực chất
của phương pháp này là kết hợp việc tính tốn về kinh tế và kỹ thuật mức tiêu dùng
vật tư với việc phân tích tồn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao vật tư.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm để xác định định mức tiêu dùng vật tư cho kỳ kế
hoạch, khi cần thiết có thể làm thí nghiệm hoặc tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm
tra lại.
Việc xác định mức theo phương pháp phân tích tính tốn được tiến hành theo
3 bước sau:
- Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến định mức, trong
đó đặc biệt chú ý đến thiết kế sản phẩm, đặc tính kỹ thuật vật tư, chất lượng sản
phẩm, quy trình cơng nghệ chế tạo sản phẩm. Máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật,
tay nghề cơng nhân, số liệu thống kê kỳ trước.
- Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và nhân tố ảnh
hưởng đến từng thành phần đó và tìm ra được giải pháp nhằm xố bỏ lãng phí và
tiết kiệm vật tư.
- Bước 3: Tổng hợp các thành phần của định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra
biện pháp phấn đấu giảm mức vật tư kỳ kế hoạch.
Nội dung của phương pháp tính tốn là xây dựng định mức tiêu hao vật tư trên

cơ sở tính tốn tiêu hao lý thuyết, dựa vào q trình cân bằng hố học, đơn pha chế,
hoặc phương pháp cân đo trực tiếp và xác định tổn thất hợp lý để tính định mức tiêu
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 15 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

hao vật tư, cơng thức sau tính cho một đơn vị sản phẩm.
Định mức tiêu hao vật tư = Tiêu hao lý thuyết + Tổn thất hợp lý.
Tiêu hao lý thuyết theo phương lượng vật tư cân được, hoặc đo được, hoặc
theo phương trình cân bằng hố học. Tổn thất hợp lý được xác định trên cơ sở trên
cơ sở theo dõi quá trình sản xuất thực tế, phát hiện hao hụt q mức, từ đó tìm ra
được phương pháp loại trừ tổn thất hợp lý, rồi cho cho áp dụng thử một thời gian,
sau thời gian áp dụng sẽ sử dụng phương pháp thống kê để xác định tổn thất trung
bình tiên tiến làm cơ sở tính tốn định mức tiêu hao vật tư.
 Phương pháp thử nghiệm sản xuất
Phương pháp thử nghiệm sản xuất là phương pháp dựa vào kết quả của các thí
nghiệm trong phịng thí nghiệm hoặc tại hiện trường, kết hợp với những điều kiện
sản xuất nhất định để kiểm tra kết quả đã tính tốn hoặc đã sản xuất thử trong một
thời gian nhằm xác định mức vật tư trong kỳ kế hoạch. Phương pháp này thường
được áp dụng ở những doanh nghiệp thuộc ngành hoá chất, luyện kim, thực phẩm,
dệt…
So với phương pháp thống kê, phương pháp thực nghiệm sản xuất chính xác,
khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là chưa phân tích tính tốn tồn diện các
yếu tố ảnh hưởng đến mức tiêu dùng, các số liệu về định mức trong chừng mực nhất
định phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa thật giống với điều kiện sản xuất.

Nội dung của phương pháp thử nghiệm sản xuất:
- Thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất.
- Cho làm thử một thời gian.
- Theo dõi số liệu thống kê về tiêu hao vật tư thực tế sau khi áp dụng các biện
pháp loại trừ tổn thất.
- Dùng phương pháp thống kê để định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp
thống kê đã trình bày ở trên.
1.5. Xác định nhu cầu vật tư.
1.5.1. Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư.
“Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên nhiên vật liệu, thiết bị
máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định.”
Nhu cầu vật tư có những đặc trưng sau đây :
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 16 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

- Liên quan trực tiếp đến sản xuất.
- Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản suất.
- Tính xã hội của nhu cầu vật tư.
- Tính thay thế lẫn nhau.
- Tính bổ sung cho nhau.
- Tính khách quan của nhu cầu.
- Tính đa dạng và nhiều vẻ.
1.5.2. Các nhân tố hình thành nhu cầu vật tư.
Nhu cầu vật tư được hình thành dưới tác động của nhiều nhân tố như:

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản suất.
- Quy mô sản suất
- Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất.
- Quy mô thị trường vật tư.
- Cung ứng vật tư - hàng hố có trên thị trường.
- Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư.
- Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh.
1.5.3. Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư.
Tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm
và sản lượng sản phẩm.


.

Trong đó:
Vncj : nhu cầu vật tư loại j cho kỳ kế hoạch (đơn vị hiện vật)
Qi : là sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch
Vdmij: là định mức tiêu hao vật tư loại j cho một sản phẩm loại i
m

: là số mặt hàng sản xuất

Chi phí vật tư loại j:
Cj = Vncj.Pj = ∑Qi.Vdmij.Pj (tiền)
Tổng chi phí vật tư:
Cvt = ∑Cj = ∑∑Qi.Vdmij.Pj
Trong đó:
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 17 -

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Pj

Khoa Kinh tế và Quản lý

: Giá vật tư loại j

j = 1 ÷ n: là số loại vật tư của doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp sản xuất, ngoài những nhu cầu vật tư kể trên, cần xác
định các loại nhu cầu cho sửa chữa thiết bị, nhà xưởng, nhu cầu vật tư cho công tác
nghiên cứu khoa học, nhu cầu vật tư cho xây dựng cơ bản và nhu cầu cho dự trữ vật
tư của doanh nghiệp, các loại nhu cầu này đều được dựa vào cân đối cung cầu vật tư
nên doanh nghiệp cần xác định, dựa vào các phương pháp như tính trực tiếp, theo
thời hạn sử dụng vật tư, theo sự tham gia của từng loại vật tư để sản xuất sản phẩm.
1.5.4. Các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư.
1. Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ.
Do thời điểm xây dựng phương án mua sắm vật tư cho sản xuất vào lúc mà
năm báo cáo chưa kết thúc nên lượng tồn kho đầu kỳ được xác định bằng cách ước
tính, cụ thể là:
Dđk = Dtt + Nh – X
Trong đó:
Dđk : là tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Dtt : là tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
Nh : là lượng hàng ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm
báo cáo.
X : là lượng hàng ước xuất cùng trong thời gian đó.
2. Nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp.
Yêu cầu động viên tiềm lực nội bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải:

- Tự tổ chức sản xuất, chế biến, thu gom vật tư để bổ sung nguồn hàng.
- Thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm.
- Tổ chức gia công ở các doanh nghiệp.
Khả năng tiềm tàng nội bộ có thể nói là vơ tận: khơng nên quan niệm rằng đến
một lúc nào đó, tiềm lực nội bộ sẽ hết đi, bởi vì kỹ thuật cũng như tổ chức quản lý
luôn luôn phát triển. Doanh nghiệp phải có kế hoạch động viên tiềm lực nội bộ của
mình, phải hết sức chủ động giải quyết các nguồn hàng để thực hiện các nghiệp vụ
kinh doanh.
3. Nguồn hàng mua trên thị trường.
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 18 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

Nguồn mua có thể từ thị trường trong nước hoặc nước ngoài.
- Đối với nguồn vật tư đặt mua ở nước ngoài:
Doanh nghiệp đặt mua nước ngoài bằng ngoại tệ đi vay hoặc tự có.
Khi xác định phần vật tư đặt mua ở nước ngoài phải trên cơ sở cân đối tỉ mỉ,
chính xác để tránh ứ đọng vốn hoặc lãng phí ngoại tệ.
- Đối với nguồn vật tư đặt mua trong nước:
Để đáp ứng được yêu cầu sản xuất cần phải cân đối đến từng quy cách chủng
loại vật tư. Những vật tư cần thiết sẽ được đặt mua ở các doanh nghiệp thương mại
hoặc các doanh nghiệp sản xuất khác.
1.6. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư là những cơng việc phải làm để có được
kế hoạch. Các giai đoạn lập kế hoạch vật tư gồm có:

1.6.1. Giai đoạn chuẩn bị.
Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế
hoạch vật tư. Ở giai đoạn này cần nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị
trường, các yếu tố sản xuất; chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất - kinh
doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm; mức tiêu dùng vật tư, yêu cầu của các phân
xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp...
1.6.2. Giai đoạn tính tốn các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.
Để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi doanh nghiệp
phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất.
Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh
nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang trải và có lợi nhuận để tồn tại
và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.
1.6.3. Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh
nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định theo
phương pháp kiểm kê định kỳ và số liệu thống kê tình hình sử dụng vật tư của các
kỳ trước, đồng thời căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư để xác
định lượng vật tư sẽ tồn kho.
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 19 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

1.6.4. Xác định số lượng vật tư cần phải mua.
Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành tổng

hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nhiệp cần thiết phải mua
trên thị trường trong nước và nước ngoài để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch
của doanh nghiệp.
Xác định lượng vật tư cần mua theo cơng thức sau:
Vcm = Vcd + (Vd1 –Vd2)
Trong đó:
Vcm : Lượng vật tư cần mua.
Vcd : Lượng vật tư cần dùng.
Vd2 : Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ kế hoạch ( cuối năm báo cáo).
Vd1 : Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ kế hoạch.
Lượng vật tư tồn kho cuối năm báo cáo, đảm bảo cho hoạt động của cơng ty
được tiến hành bình bình thường, được xác định ngay từ đầu năm kế hoạch.
Lượng vật tư tồn kho đầu kỳ được tiến hành theo công thức:
Vd1 = (Vk + Vnk) - Vx
Trong đó:
Vk : Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm kiểm kê.
Vnk: Lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.
Vx : Lượng vật tư xuất kho để dùng từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo
cáo.
1.7. Dự trữ vật tư ở doanh nghiệp.
Quản lý dự trữ có vai trò quan trọng đối với các tổ và những người kinh
doanh, đồng thời nó cũng có ý nghĩa to lớn đối với mỗi cá nhân và gia đình. Những
người sản xuất kinh doanh, các tập thể, nhà nước... đều phải có dự trữ vật tư - hàng
hố để bảo đảm cho hoạt động được liên tục và có hiệu quả.
Nếu dự trữ vật tư - hàng hoá, tiền vốn... bị thiếu sẽ làm cho hoạt động sản xuất
kinh doanh bị gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng
khơng hài lịng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và thiệt hại cho doanh
nghiệp. Ngược lại, nếu dự trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ, làm giảm hiệu quả
sản xuất kinh doanh.
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 20 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

Quản lý dự trữ có vai trị quan trọng, vì các lý do cơ bản sau đây:
- Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại,
chất lượng vật tư - hàng hoá đúng thời điểm mà người ta cần.
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư - hàng hoá mà người ta đã thu được lợi
nhuận cao.
- Cần có kho vật tư - hàng hố dự trữ để duy trì hoạt động bình thường, giảm
sự bất thường.
- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng.
- Quản lý tốt dự trữ vật tư - hàng hố góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
1.7.1. Hệ thống quản lý dự trữ.
Trong quản lý dự trữ ln đặt ra hai câu hỏi đó là khi nào đặt hàng và đặt hàng
bao nhiêu. Thông thường có thể lựa chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ sau:
- Hệ thống điểm đặt hàng: Là hệ thống dự trữ có số lượng cố định và chu kỳ
thay đổi.
- Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ: Là hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng
thay đổi.
Hệ thống thứ nhất nhằm đặt hàng một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức
dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày thực hiện đặt hàng
thay đổi, nếu như yêu cầu giảm điểm đặt hàng đạt muộn hơn.
Còn ở hệ thống thứ hai thì tại một thời điểm cố định, hàng tháng hàng quý
chẳng hạn, người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định

sao cho mức dự trữ đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ. Mức đặt
hàng thường bằng lượng yêu cầu của kỳ trước.
1.7.1.1. Hệ thống điểm đặt hàng
Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm
xuống một mức lý thuyết hay dự trữ báo động. Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu
bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ phía nhà cung cấp.
Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (tức
là từ lúc đặt hàng cho tới khi nhận hàng về kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để
bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất.
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 21 -


Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khoa Kinh tế và Quản lý

Trong thực tế mức yêu cầu và thời kỳ thu nhận dao động quanh một giá trị
trung bình. Vì vậy mức dự trữ báo động (hay điểm đặt hàng) sẽ bằng mức yêu cầu
trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình. Trong một thời kỳ giao nhận
trung bình cộng thêm một số lượng dự phịng khi có sự biến động về yêu cầu và có
sự giao nhận về thời kỳ giao nhận, phần tăng thêm này được gọi là mức dự trữ bảo
hiểm.
Điểm đặt hàng = Yêu cầu trung bình trong thời kỳ giao nhận + Dự trữ bảo hiểm
Hệ thống này yêu cầu người ta phải đặt hàng hoặc đưa vào sản xuất ngay sau
khi đạt tới điểm đặt hàng, điều đó dẫn tới những khó khăn trong các trường hợp sau
đây:
- Nhiều mặt hàng cùng nhập từ một nhà cung cấp mà các mặt hàng đó đặt tới
các điểm đặt hàng tại các thời điểm khác nhau, vì thế người ta khơng thể nhóm các

đơn đặt hàng lại với nhau cho dù chúng được mua ở cùng một nơi.
- Việc tổ chức sản xuất (ở trong doanh nghiệp mình cũng như ở nhà cung
cấp) thực hiện một đơn đặt hàng còn bị ảnh hưởng bởi các trương trình sản xuất
trước và sau, do vậy thời kỳ giao nhận thường kéo dài. Đặc biệt đối với q trình
sản xuất có tính chất thời vụ, lúc đặt hàng thì khơng có nhưng khi có hàng lại vẫn
chưa cần. Vì vậy áp dụng mơ hình điểm đặt hàng thật khó khăn. Do đó cần phải có
một cơ cấu sản xuất linh hoạt hoặc là phải tồn tại một mức dự trữ lớn từ phía nhà
cung cấp.
- Nắm chắc mức dự trữ tại mọi thời điểm có thể thơng báo ngay khi mức dự
trữ đạt tới điểm báo động có thể đưa đến chi phí quản lý dự trữ lớn. Nhưng điều đó
có thể thực hiện được nhờ hệ thống tin học nghi nó lại mọi sự thay đổi mức dự trữ ở
từng thời điểm và báo ngay khi mức dự trữ đạt tới điểm cực tiểu.
Hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp khi thoả mãn các yếu tố sau:
- Dịng u cầu có mức biến động lớn.
- Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt dự trữ
vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn.
- Hệ thống sản xuất linh hoạt.
- Có dự trữ ở nhà cung cấp.
Phạm Nguyên Phước Sơn

- 22 -