Công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ

.Công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ.
2.1.1. Tổ chức hạch toán chi tiết.
Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải
phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo
chủng loại và theo từng kho.
Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp
hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối
chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh
nghiệp, trình độ kế toán và quản lýmà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp
hạch toán cho phù hợp.
2.1.1 Phương pháp thẻ song song.
Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít
chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất
dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm
tra.
Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL
để tiến hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán
NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành
tiền NVL nhập xuất vào “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến
hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương
ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán
lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn vật liệu” theo từng
loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối
chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng
lặp nên tốn nhiều công sức.
Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như
sau ( Sơ đồ 1.1 )

Sơ đồ 1.1.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

Theo phương pháp thẻ song song.
Chứng từ xuất
Sổ tổng hợp
Tổng hợp chi tiết vật tư
Sổ thẻ chi tiết vật tư
Thẻ kho
Chứng từ nhập kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
2.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về
mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL như phương pháp thẻ song
song.
- Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu
luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo
từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp
các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ
được ghi một dòng sổ.
Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ
kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với
phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc
đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với
các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ
thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho
Chứng từ xuất

Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
Sổ tổng hợp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
2.1.3. Phương pháp sổ số dư.
Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ
của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số
lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối
chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán.
Công việc được tiến hành cụ thể như sau:
- Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất
kho vvà tồn kho giống như các phương pháp trên.
Chứng từ
nhập kho
Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo
từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm
theo chứng từ gốc.
- Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán
phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho
và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá
trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ
đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này
được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi
một dòng.
Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại
vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư
và đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phương pháp sổ số dư
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư
Bảng luỹ kế N-X-T
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sổ tổng hợp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình tăng giảm nguyên vật liệu.
Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó,
chúng ddược hạch toán theo một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn
kho sau:
2.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên.
Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,
giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì
vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị
NVL.Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép
nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông
tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này
cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng
có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao...
a. Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài
khoản sau:
- Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”:

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp
đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.
Kết cấu tài khoản :
Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng.
Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển
giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
Dư Nợ : Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho ( đầu kỳ và cuối kỳ ).
- Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”.
Kết cấu tài khoản :
Tài khoản này sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm
trong kho theo giá thực tế.
Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê
ngoài gia công, nhận cấp....
+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
+Đánh giá tăng giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài
gia công chế biến, góp vốn liên doanh ....
+ Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê.
+Đánh giá giảm trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Số dư bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho.
Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu
quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản
chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL...
-Tài khoản 153”Công cụ dụng cụ”.
Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình nhập,xuất và tồn kho của các
loại công cụ dụng cụ.
Kết cấu tài khoản :
Bên Nợ : + Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự
chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp....
+ Trị giá công cụ dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê.

+ Trị giá công cụ dụng cụ cho thuê nhập lại kho.
+Đánh giá tăng trị giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho.
Bên Có: + Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ;
+ Trị giá công cụ dụng cụ thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
+Đánh giá giảm trị giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho.
Số dư bên Nợ:+Trị giá thực tế công cụ dụng cụ hiện có tại kho.
-Tài khoản 142 “Chi phí trả trước”dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế
đã phát sinh tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này mà phải phân bổ vào
chi phí của các kỳ sau và phản ánh các chi phí chờ kết chuyển.
-Tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn”dùng để phản ánh các khoản chi phí
thực tế đã phát sinảntong kỳ nhưng chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
kỳ này mà phải phân bổ vào chi phí sản xuât kinh doanh của các kỳ sau(thời
gian phân bổ lớn hơn một kỳ kế toán năm).
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 142,242:
Bên Nợ : + Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
Bên Có: +Phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
kỳ.
Số dư bên Nợ:+ Chi phí trả trước chưa phân bổ vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
b. Phương pháp hạch toán .
Sự biến động của NVL được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5.
Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân
của các sự biến động đó.
Sơ đồ hạch toán tăng NVL
( Theo phương pháp KKTX )
TK 111,112 TK
152
Trị giá nhập kho
Tổng giá thanh toán
TK 133

VAT đầu vào
TK 331 TK 151
Trả tiền Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường tháng
trước về nhập kho
TK 154
Chi phí gia công chế biến
TK 152
NVL xuất để chế biến NVL chế biến nhập kho
TK 411 Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ...

TK 154,621
NVL không dùng hết nhập lại kho
TK 128,222
Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL
TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê
Chênh lệch do đánh giá tăng
TK3333
Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL
( Theo phương pháp KKTX )
TK 152 TK 621
Xuất kho chế tạo sản phẩm
TK 627, 641,
642
Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN
NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân TK 821
TK632
NVL xuất đem đi bán
Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ TK241
TK154

NVL xuất để gia công chế biến
TK154
Đánh giá giảm NVL
TK138
Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý
TK128,222
Tham gia góp vốn liên doanh, đầu tư...
2.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ.
Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình
hình biến động của các vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng
loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của
chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất
dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và
từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ:
Giá trị NVL xuất
trong kỳ
= Tổng giá trị
NVL nhập
+
-
Chênh lệch trị giá tồn kho
cuối kỳ và đầu kỳ
Theo phương pháp này, mọi biến động vâtạ tư không theo dõi, phản ánh
trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật tư mua và nhập kho trong kỳ được theo
dõi phản ánh trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó,
độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Và nó chỉ
thích hợp với các đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác
nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng hay xuất bán.
a/ Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 611 “Mua hàng”.
Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
+ Trị giá NVL mua vào trong kỳ.
Bên Có: + Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá.
+ Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê).
+ Trị giá NVL đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ.
Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2.
TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu...
TK 6112: Mua hàng hoá.
Theo phương pháp này, NVL được hạch toán như sau (sơ đồ 1.6).
Sơ đồ 1.6.
Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK
TK151,152 TK611
TK151,152
Gía trị NVL tồn đầu kỳ Gía trị NVL tồn
cuối kỳ
TK111,112,331
TK111,112,331
Giá trị NVL mua trong kỳ
Giảm giá được
hưởng vàgiá trị hàng trả lại
TK133
VAT đầu vào
TK411
TK621,627,641,642
Nhận vốn liên doanh được
cấp phát,tặng thưởng… Giá trị NVL
nhỏ xuất dùng
TK412 trong kỳ
TK1421

Đánh giá tăng NVL Giá trị phân bổ
dần
xuất dùng lớn
2.3.Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ.
2.3.1.Kế toán tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ.