Thiết kế phần mềm quản lý thiết bị y tế tại bệnh viện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
--------------------

LƯU SƠN CHÂU

THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ
THIẾT BỊ Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN

Chuyên ngành : Vật Lý kỹ Thuật
Mã số:
60520401

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2019


CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA –ĐHQG -HCM
Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Huỳnh Quang Linh

Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS. Lưu Gia Thiện

Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS. Lý Anh Tú

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. HCM
ngày . . . . . tháng . . . . năm . . . . .

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ)

1. TS. Trần Thị Ngọc Dung .....................CTHĐ
2. TS. Ngô Thị Minh Hiền ........................Thư ký
3. TS. Lưu Gia Thiện ................................
4. TS. Lý Anh Tú ......................................
5. TS. Phạm Tấn Thi .................................

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên
ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có).
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

TRƯỞNG KHOA

1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: LƯU SƠN CHÂU

MSHV: 1570788

Ngày, tháng, năm sinh: 20-11-1991

Nơi sinh: TP.HCM

Chuyên ngành: Vật Lý Kỹ Thuật

Mã số : 60520401

I. TÊN ĐỀ TÀI: THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ TẠI BỆNH
VIỆN
II. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:
-

Tìm hiểu phần mềm quản lý thiết bị y tế theo tiêu chuẩn WHO.

Tìm hiểu Quy tắc phân loại trang thiết bị y tế theo Nghị Định 36/2016/NĐ-CP
và các Thông tư liên quan của Bộ Y Tế.
-

Thiết kế phần mềm quản lý thiết bị y tế trên cơ sở tài liệu đã tìm hiểu.

III. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : 15/01/2018
IV. NGÀY HỒN THÀNH NHIỆM VỤ: 02/12/2018
V. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN : PGS. TS. Huỳnh Quang Linh
Tp. HCM, ngày 02 tháng 12 năm 2018.
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

CHỦ NHIỆM BỘ MÔN

(Họ tên và chữ ký)

(Họ tên và chữ ký)

TRƯỞNG KHOA KHOA HỌC ỨNG DỤNG

(Họ tên và chữ ký)

2


Lời cám ơn
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn thầy cô công tác tại khoa Khoa Học Ứng
Dụng, ngành Vật lý Kỹ thuật, trường Đại Học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã
truyền đạt kiến thức và tạo điều kiện rất nhiều cho việc hoàn thành tốt luận văn này. Em
xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến PGS. TS. Huỳnh Quang Linh, người thầy mà em vơ
cùng kính trọng. Thầy khơng chỉ truyền đạt kiến thức mà còn giúp em tiến bộ hơn rất
nhiều trong tư duy và cách suy nghĩ, liên kết những kiến thức rời rạc lại với nhau để có
thể thực hiện tốt luận văn cũng như công việc hiện tại. Bên cạnh đó, tơi chân thành gửi
lời cảm ơn từ tận đáy lòng đến các bạn Bảo Châu, Linh Chi, Minh Đức, Xuân Hiền, Dạ
Thảo, Thu Vân đã đồng hành cùng tôi trong chặng đường vừa qua, luôn động viên tôi
vượt qua những khó khăn mà bao lần tơi tưởng mình đã phải bỏ cuộc.
Trong quá trình thực hiện và báo cáo, luận văn khơng tránh khỏi những sai sót, kính
mong q Thầy, Cô bỏ qua cho những lỗi này. Đồng thời do hạn chế về khả năng lý
luận và kinh nghiệm thực tiễn nên luận văn này còn nhiều những thiếu sót, rất mong
nhận được sự đóng góp từ quý Thầy, Cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

3


TÓM TẮT
Theo khuyến cáo của Tổ chức y tế thế giới (WHO), quản lý thiết bị y tế là một
phần thiết yếu của hệ thống quản lý công nghệ y tế hiệu quả và được sử dụng để Phát
triển ngân sách cho mua vốn, bảo trì và chi phí vận hành; xây dựng và hỗ trợ một bộ
phận kỹ thuật lâm sàng hiệu quả; hỗ trợ phân tích và giảm thiểu rủi ro cơ sở. Do đó, sự

tồn tại của phần mềm quản lý thiết bị y tế theo chuẩn quốc tế được coi là một công cụ
thiết yếu để quản lý bệnh viện.
Luận văn này trình bày việc thiết kế phần mềm quản lý thiết bị CMMS tại bệnh
viện Từ Dũ với việc đặc thù hóa cho thiết bị y tế phù hợp với việc quản lý kiểm kê và
bảo trì thiết bị y tế, theo dõi vịng đời thiết bị y tế theo tiêu chuẩn WHO, và đặc biệt cập
nhật mới quy tắc phân loại trang thiết bị y tế theo thông tư 39/2016/TT-BYT của Bộ Y
Tế. Chương trình đã thiết kế cơ sở dữ liệu, cập nhật các yếu tố phân loại thiết bị mới,
tăng cường khả năng theo dõi lịch sử thiết bị. Chương trình đã thử nghiệm triển khai tại
Phòng trang thiết bị bệnh viện, hướng đến mở rộng đến các cơ sở bệnh viện khác theo
yêu cầu đẩy mạnh tin học hóa trong hệ thống y tế quốc gia.
ABSTRACT

According to World Health Organisation (WHO) recommendation, medical
equipment mangement is an essential part of an effective health-care technology
management (HTM) system and used to develop budgets for capital purchases,
maintenance and running costs; to build and support an effective clinical engineering
department and to support facility risk analysis and mitigation. Therefore, the existence
of medical equipment management software oriented to international standards is
considered as an essential tool for hospital management.
The thesis presents the design of computerized maintenance management software
(CMMS) at Tu Du hospital with specialization for medical equipment in accordance
with medical equipment inventory and maintenance management, medical monitoring
of the life cycle of medical equipment according to WHO standards, and especially
updating the new medical equipment classification rules according to national Circular
39/2016/TT-BYT. The program has designed the database, updated the new device
classification elements, enhanced the ability tracking device history. The program has
been tested and implemented at the hospital equipment department, aiming to expand
to other hospital facilities as required to promote computerization application in the
national health system.

4


Lời cam đoan
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn
khoa học của PGS. TS Huỳnh Quang Linh. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề
tài này là trung thực và chưa cơng bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số
liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác
giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu
của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về nội
dung luận văn của mình. Trường đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh khơng
liên quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực
hiện (nếu có).
TP. Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 12 năm 2018

5


MỤC LỤC
Danh sách hình vẽ ....................................................................................................... 7
Danh sách bảng biểu ................................................................................................... 8
CHƯƠNG 1. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ LUẬN VĂN ............................................. 9
1.1 Giới thiệu............................................................................................................... 9
1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ luận văn ........................................................................... 10
CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN ........................................................................................ 11
2.1 Giới thiệu phần mềm ECRI-AIMS™ của viện ECRI ......................................... 11
2.2 Quy tắc phân loại trang thiết bị y tế (theo TT số 39/2016/TT-BYT Bộ Y tế) .... 18
CHƯƠNG 3. QUẢN LÝ KIỂM KÊ THIẾT BỊ Y TẾ ................................................. 21

3.1 Định nghĩa bảng kiểm kê .................................................................................... 21
3.2 Các loại bảng kiểm kê ......................................................................................... 22
3.3 Các mục bao gồm trong bảng kiểm kê ................................................................ 23
3.4 Dữ liệu bao gồm trong bảng kiểm kê .................................................................. 25
3.5 Quản lý bảng kiểm kê ......................................................................................... 29
3.6 Phần mềm quản lý kiểm kê ................................................................................. 30
3.7 Chức năng của bảng kiểm kê .............................................................................. 30
CHƯƠNG 4. BẢO TRÌ THIẾT BỊ Y TẾ..................................................................... 34
4.1 Lập chương trình bảo trì...................................................................................... 34
4.2 Quản lý ................................................................................................................ 39
CHƯƠNG 5. CẤU TRÚC PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ ....................... 46
5.1 Các trường và bảng biểu ..................................................................................... 46
5.2 Module ................................................................................................................ 48
5.3 Màn hình và báo cáo ........................................................................................... 51
CHƯƠNG 6. THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ ......................... 53
6.1 Giới thiệu chung .................................................................................................. 53
6.2 Chức năng cho khoa lâm sàng ............................................................................ 56
6.3 Chức năng cho kỹ sư phòng Thiết bị Y tế: ........................................................ 59
6.4 Chức năng cho Trưởng phòng Thiết bị Y tế: ..................................................... 62
6.5 Nhận xét về phần mềm CMMS 2018................................................................. 69
CHƯƠNG 7. KẾT LUẬN ............................................................................................ 70
7.1 Kết quả đạt được ................................................................................................. 70
7.2 Hướng phát triển trong tương lai ........................................................................ 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 71

6


Danh sách hình vẽ
Hình 2.1 Bảng thơng tin chung của thiết bị [4] ............................................................ 12

Hình 2.2 Bảng lịch sử của thiết bị [4] .......................................................................... 12
Hình 2.3 Bảng yêu cầu sửa chữa [4] ............................................................................ 13
Hình 2.4 Bảng phân cơng cơng việc [4] ....................................................................... 14
Hình 2.5 Bảng quản lý dữ liệu [4] ................................................................................ 15
Hình 2.6 Bảng bảo mật hệ thống [4] ............................................................................ 16
Hình 2.7 Báo cáo theo mẫu có sẵn [4].......................................................................... 17
Hình 2.8 Xuất dữ liệu ra Excel [4] ............................................................................... 17
Hình 3.1 Chu kỳ quản lý công nghệ y tế [8] ................................................................ 21
Hình 4.1 Các yếu tố quan trọng [9] .............................................................................. 34
Hình 4.2 Các khía cạnh quản lý của chương trình bảo trì [9] ...................................... 40
Hình 5.1 Cấu trúc bảng của module kiểm kê thiết bị [1] ............................................. 49
Hình 5.2 Sơ đồ quản lý phiếu yêu cầu [1] .................................................................... 50
Hình 6.1 Cấu trúc phần mềm ........................................................................................ 53
Hình 6.2 Giao diện đăng nhập phần mềm trên máy tính .............................................. 55
Hình 6.3 Giao diện đăng nhập phần mềm trên điện thoại thơng minh......................... 55
Hình 6.4 Giao diện báo cáo hư hỏng ............................................................................ 56
Hình 6.5 Giao diện xem Kế hoạch bảo trì .................................................................... 56
Hình 6.6 Giao diện xem Kết quả sửa chữa ................................................................... 57
Hình 6.7 Giao diện xem Danh mục thiết bị của khoa lâm sàng ................................... 57
Hình 6.8 Giao diện Đề nghị thanh lý thiết bị ............................................................... 58
Hình 6.9 Giao diện Đề nghị dự trù thiết bị ................................................................... 58
Hình 6.10 Giao diện xem Danh mục thiết bị của kỹ sư ............................................... 59
Hình 6.11 Mẫu Biên bản kiểm kê thiết bị y tế.............................................................. 60
Hình 6.12 Giao diện Công tác sửa chữa thiết bị của kỹ sư .......................................... 60
Hình 6.13 Giao diện Cơng tác bảo trì định kỳ thiết bị của kỹ sư ................................. 61
Hình 6.14 Giao diện Công tác kiểm định/ hiệu chuẩn thiết bị của kỹ sư ..................... 61
Hình 6.15 Giao diện nhập thơng tin thiết bị y tế .......................................................... 62
Hình 6.16 Giao diện xem vịng đời thiết bị .................................................................. 62
Hình 6.17 Giao diện nhập phụ kiện thay thế ................................................................ 63
Hình 6.18 Giao diện nhập thơng tin Nhóm thiết bị ...................................................... 64

Hình 6.19 Giao diện nhập thơng tin hợp đồng ............................................................. 65
Hình 6.20 Giao diện tổng hợp danh mục thanh lý- dự trù thiết bị y tế ........................ 65
Hình 6.21 Giao diện Phân cơng các phiếu yêu cầu sửa chữa ....................................... 65
Hình 6.22 Giao diện xuất báo cáo ................................................................................ 66
Hình 6.23 Mẫu báo cáo hiện trạng thiết bị y tế ............................................................ 66
Hình 6.24 Mẫu báo cáo theo dõi chi phí thiết bị .......................................................... 67
Hình 6.25 Mẫu báo cáo theo dõi chi phí kho phụ kiện ................................................ 67
Hình 6.26 Giao diện so sánh thiết bị ............................................................................ 68

7


Danh sách bảng biểu
Bảng 2.1. Hướng dẫn quy đổi kết quả phân loại đối với trang thiết bị y tế khơng phải
trang thiết bị y tế chẩn đốn in vitro [7]: ...................................................................... 19
Bảng 2.2. Hướng dẫn quy đổi kết quả phân loại đối với trang thiết bị y tế chẩn đoán in
vitro [7]: ........................................................................................................................ 19
Bảng 2.3 Quy tắc phân loại đối với trang thiết bị y tế không phải trang thiết bị y tế
chẩn đoán in vitro [5].................................................................................................... 20
Bảng 3.1 Mô tả chức năng thiết bị [8] .......................................................................... 23
Bảng 3.2 Mô tả rủi ro sử dụng [8] ................................................................................ 24
Bảng 3.3 Yêu cầu bảo trì [8] ........................................................................................ 24
Bảng 3.4 Dữ liệu trong bảng kiểm kê [8] ..................................................................... 26
Bảng 4.1 Các nguồn lực tài chính [9] ........................................................................... 36
Bảng 4.2 Mơ tả chức năng thiết bị [9] .......................................................................... 42
Bảng 4.3 Mô tả rủi ro sử dụng [9] ................................................................................ 43
Bảng 4.4 Yêu cầu bảo trì [9] ........................................................................................ 43
Bảng 4.5 Hư hỏng trung bình [9] ................................................................................. 43
Bảng 4.6 Tần suất bảo trì theo EM [9] ......................................................................... 44
Bảng 5.1 Danh sách các trường thường có trong CMMS [1] ...................................... 46

Bảng 5.2 Các bảng với các trường liên quan thường dùng [1] .................................... 47
Bảng 5.3 Các ví dụ về các loại báo cáo được tạo ra bởi CMMS [1] ............................ 52
Bảng 6.1 Chức năng theo phân quyền .......................................................................... 54
Bảng 6.2 So sánh chức năng phần mềm ECRI-AIMS™ và CMMS 2018 ................ 69

8


CHƯƠNG 1. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ LUẬN VĂN
1.1 Giới thiệu
Cơng nghệ đóng một vai trị quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ y tế có hiệu
quả. Việc lựa chọn công nghệ y tế phù hợp và việc tổ chức để giữ cho cơng nghệ đó
hoạt động tốt là u cầu của chương trình quản lý cơng nghệ y tế. Theo khuyến cáo của
Tổ chức Y tế thế giới (WHO), quản lý thiết bị y tế là một phần thiết yếu của hệ thống
quản lý cơng nghệ chăm sóc sức khỏe (Health Technology Management) hiệu quả và
được sử dụng để [1]:
- Phát triển ngân sách cho mua vốn, bảo trì và chi phí vận hành,
- Xây dựng và hỗ trợ một bộ phận kỹ thuật lâm sàng hiệu quả,
- Hỗ trợ chương trình quản lý thiết bị y tế,
- Lập kế hoạch dự trữ phụ tùng và hàng tiêu dùng,
- Hỗ trợ đánh giá nhu cầu thiết bị,
- Ghi lại mua thiết bị, nhận, nghỉ hưu và loại bỏ,
- Hỗ trợ pg theo các phương tiện truyền thông
kỹ thuật số thông dụng trong thời đại Internet hiện nay. Tác giả đã xây dựng phần mềm
ở dạng website, người sử dụng có thể truy cập phần mềm thơng qua mạng internet.
Website được xây dựng ở dạng “thiết kế phẳng”, nên đáp ứng với sự thay đổi kích thước
hiển thị trên các thiết bị khác nhau đồng thời tải dữ liệu nhanh hơn.
Cơ sở dữ liệu cập nhật theo các quy định phân loại và mã hóa của Bộ Y tế, các
yếu tố quản trị, theo dõi vòng đời cập nhật theo quy chuẩn WHO vv… Cơ sở dữ liệu
Microsoft SQL server, ngơn ngữ lập trình C với Visual Studio, hệ điều hành Microsoft

Windows 7 trở lên.
Cấu trúc phần mềm gồm các module liên kết với nhau [11], như hình 6.1:

Hình 6.1 Cấu trúc phần mềm
- Module thiết bị: lưu trữ thông tin và quản lý thiết bị y tế trong cơ sở dữ liệu, là
nền tảng, trái tim của phần mềm.
- Module phụ kiện thay thế: lưu trữ thông tin và quản lý phụ kiện thay thế trong
cơ sở dữ liệu.
- Module sửa chữa: lưu trữ thông tin và quản lý công việc sửa chữa.
53


- Module kiểm định/ hiệu chuẩn và bảo trì định kỳ: lưu trữ thông tin dùng để
quản lý và lên kế hoạch công việc kiểm định/ hiệu chuẩn và bảo trì định kỳ.
- Module hợp đồng: lưu trữ thơng tin dùng để quản lý hợp đồng ký kết với các
đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì định kỳ hoặc sửa chữa đột xuất.
- Module báo cáo, thống kê: tạo báo cáo, thống kê của các module, được thiết kế
để đáp ứng yêu cầu của người dùng và hỗ trợ việc ra quyết định để cải thiện
quản lý.
Đăng nhập người dùng (hình 6.2, hình 6.3): Người dùng có thể truy cập vào các
module dựa trên phân quyền riêng. Tùy vào phân quyền mà người dùng có thể thực hiện
các chức năng khác nhau (bảng 6.1)
Bảng 6.1 Chức năng theo phân quyền
Chức năng
Báo cáo hư hỏng
Sửa chữa
Danh mục thiết bị
Bảo trì định kỳ
Kiểm định, hiệu
chuẩn định kỳ

Thanh lý- dự trù

Nhân viên khoa
(lâm sàng)
Có

Trưởng khoa
(lâm sàng)
Có
Có
(Chỉ khoa
mình quản lý)
Có
(Chỉ khoa
mình quản lý)
Có
(Chỉ khoa
mình quản lý)
Có
(Chỉ khoa
mình quản lý)
Có
(Chỉ khoa
mình quản lý)

Hợp đồng dịch vụ
kỹ thuật
Danh mục phụ
kiện thay thế
Danh mục phụ

Thống kê, báo cáo
Cấp tài khoản

Kỹ sư phòng
Thiết bị y tế

Trưởng phòng
Thiết bị y tế

Có
(Các khoa được
phân cơng)

Có
(Tất cả các khoa)

Có
(Tất cả các khoa)

Có
(Tất cả các khoa)

Có
(Các khoa được
phân cơng)
Có
(Các khoa được
phân cơng)
Có
(Các khoa được

phân cơng)

Có
(Tất cả các khoa)
Có
(Tất cả các khoa)
Có
(Tất cả các khoa)
Có
Có
Có
Có
Có

54


Hình 6.2 Giao diện đăng nhập phần mềm trên máy tính

Hình 6.3 Giao diện đăng nhập phần mềm trên điện thoại thông minh

55


6.2 Chức năng cho khoa lâm sàng
- Yêu cầu sửa chữa (Không cần đăng nhập phần mềm): Khi thiết bị gặp sự cố,
khoa lâm sàng có thể truy cập vào phần mềm để báo cáo hư hỏng (hình 6.4).

Hình 6.4 Giao diện báo cáo hư hỏng
Người báo cáo nhập các thơng tin theo mẫu gồm Mã nhân viên (từ đó phần mềm

tự động hiển thị tên nhân viên và khoa), Mã thiết bị, Mô tả sự cố và bấm “Báo cáo” gửi.
Người báo cáo có thể báo cáo nhiều thiết bị trên cùng một phiếu yêu cầu.
Trưởng khoa lâm sàng đăng nhập vào phần mềm theo tài khoản được cấp để:
- Xem kế hoạch và kết quả kiểm định/ hiệu chuẩn, bảo trì định kỳ các thiết bị do
khoa mình quản lý (hình 6.5).

Hình 6.5 Giao diện xem Kế hoạch bảo trì
Ở đây người dùng có thể xem chu kỳ bảo trì, ngày bảo trì trước đó và ngày bảo trì
tiếp theo của thiết bị.

56


- Xem kết quả sửa chữa sửa chữa các thiết bị do khoa mình quản lý (hình 6.6).

Hình 6.6 Giao diện xem Kết quả sửa chữa
Ở đây người dùng có thể xem ngày yêu cầu sửa chữa thiết bị, sự cố đang được tiến
hành xử lý hay chưa. Nếu việc sửa chữa đã hồn tất thì người dùng sẽ xem được ngày
sự cố được xử lý.
- Xem danh mục thiết bị do khoa mình quản lý (hình 6.7).

Hình 6.7 Giao diện xem Danh mục thiết bị của khoa lâm sàng
Ở đây người dùng có thể xem thơng tin của thiết bị, tình trạng thiết bị có đang sử
dụng hay khơng. Người dùng có thể xuất dữ liệu ra file excel.

57


- Đề nghị thanh lý- dự trù thiết bị (hình 6.8, hình 6.9).

Hình 6.8 Giao diện Đề nghị thanh lý thiết bị

Hình 6.9 Giao diện Đề nghị dự trù thiết bị
Phần mềm cung cấp thông tin cơ bản và giá trị cịn lại (cách tính dựa trên [12]
[13]), số lần hư hỏng trong năm vừa qua của thiết bị để tham khảo. Khi trưởng khoa
lâm sàng đề nghị thanh lý thiết bị, phần mềm sẽ tự động gợi ý việc dự trù thiết bị mới
để bù vào.

58


6.3 Chức năng cho kỹ sư phòng Thiết bị Y tế:
Kỹ sư phòng Thiết bị Y tế đăng nhập vào phần mềm theo tài khoản được cấp để:
- Xem danh mục thiết bị của tất cả các khoa (hình 6.10).

Hình 6.10 Giao diện xem Danh mục thiết bị của kỹ sư
Ở đây người dùng có thể xem thơng tin thiết bị của tất cả các khoa. Người dùng
có thể xuất dữ liệu ra file excel. Ngoài ra ở giao diện này có chức năng “In kiểm kê thiết
bị” (hình 6.11)

59


Hình 6.11 Mẫu Biên bản kiểm kê thiết bị y tế
- Xem các công việc kiểm định/ hiệu chuẩn, bảo trì định kỳ, sửa chữa được phân
cơng và cập nhật kết quả sau khi thực hiện.

Hình 6.12 Giao diện Cơng tác sửa chữa thiết bị của kỹ sư
Ở hình 6.12 người dùng có thể xem các phiếu đề nghị sửa chữa được phân công.
Dựa vào “Điểm ưu tiên”, người dùng sẽ cân nhắc sắp xếp thứ tự thực hiện việc sửa

chữa. Sau khi sửa chữa xong, người dùng sẽ ghi nhận kết quả, khai báo mã lỗi (theo
[14]) để phục vụ các báo cáo phân tích; khai báo hợp đồng dịch vụ kỹ thuật (trường hợp
cần phải thuê công ty ngoài); khai báo phụ kiện (trường hợp cần thay thế phụ kiện trong
kho)

60


Hình 6.13 Giao diện Cơng tác bảo trì định kỳ thiết bị của kỹ sư
Ở hình 6.13 người dùng có thể xem danh sách thiết bị cần bảo trì được sắp xếp
theo thứ tự ngày gần nhất. Trong trường hợp quá hạn bảo trì 7 ngày mà việc bảo trì chưa
được thực hiện, nội dung sẽ chuyển thành màu đỏ để nhắc nhở. Sau khi bảo trì xong,
người dùng sẽ ghi nhận kết quả; khai báo hợp đồng dịch vụ kỹ thuật (trường hợp cần
phải th cơng ty ngồi); khai báo phụ kiện (trường hợp cần thay thế phụ kiện trong
kho)

Hình 6.14 Giao diện Cơng tác kiểm định/ hiệu chuẩn thiết bị của kỹ sư
Ở hình 6.14 người dùng có thể xem danh sách thiết bị cần kiểm định/ hiệu chuẩn
được sắp xếp theo thứ tự ngày gần nhất. Trong trường hợp quá hạn kiểm định/ hiệu
chuẩn 7 ngày mà việc kiểm định/ hiệu chuẩn chưa được thực hiện, nội dung sẽ chuyển
thành màu đỏ để nhắc nhở. Sau khi kiểm định/ hiệu chuẩn xong, người dùng sẽ ghi nhận
kết quả; khai báo hợp đồng dịch vụ kỹ thuật; khai báo phụ kiện (trường hợp cần thay
thế phụ kiện trong kho)

61


6.4 Chức năng cho Trưởng phòng Thiết bị Y tế:
Trưởng phòng Thiết bị Y tế hoặc nhân viên chuyên trách phần mềm quản lý thiết
bị y tế thực hiện được tất cả chức năng của phần mềm.

- Cập nhật danh mục thiết bị y tế của tất cả các khoa (hình 6.15).

Hình 6.15 Giao diện nhập thơng tin thiết bị y tế
Khi bệnh viện nhận thiết bị y tế mới, nhân viên chuyên trách sẽ nhập thông tin của
thiết bị (như model, seri, thời gian bảo hành, nguyên giá…) vào phần mềm. Danh mục
thiết bị y tế có thể được search hoặc filter.
Mã thiết bị: gồm 6 kí tự: yyzzzz, yy là 2 số cuối của năm, zzzz là số tự tăng trong
năm, bắt đầu từ 0001 khi sang năm khác sẽ tự động nhảy lại 0001.

Hình 6.16 Giao diện xem vịng đời thiết bị
Hình 6.16, người dùng có thể chọn xem thông tin chi tiết của thiết bị bao gồm các
thông tin được nhập khi mua mới và trong quá trình sử dụng (như bảo trì định kỳ, sửa
chữa đột xuất, giá trị còn lại…)
62


- Cập nhật danh mục phụ kiện thay thế cho thiết bị y tế (hình 6.17).

Hình 6.17 Giao diện nhập phụ kiện thay thế
Phụ kiện thay thế được mua sắm và trữ trong kho để dùng khi bảo trì định kỳ hoặc
sửa chữa đột xuất thiết bị. Danh mục phụ kiện thay thế cho người dùng biết số lượng
tồn kho hiện tại của mỗi phụ kiện thay thế. Khi lượng tồn kho giảm xuống ngưỡng nhất
định, phần mềm sẽ chuyển màu đỏ cho người dùng chú ý. Đồng thời, phần mềm tự động
gửi email nhắc nhở người dùng đặt hàng để đảm bảo việc cấp phát không bị gián đoạn.
- Cập nhật các danh mục phụ như Danh mục công ty, Danh mục gói thầu, Nhóm
thiết bị, Phịng ban, Model thiết bị

63

Hình 6.18 Giao diện nhập thơng tin Nhóm thiết bị
Hình 6.18, các thiết bị sẽ được gom thành nhóm. Ở đây phần mềm dùng mã nhóm
theo hệ thống danh pháp của UMDNS (Universal Medical Devices Nomenclature
System). Phân loại rủi ro A, B, C, D theo quy định của Bộ Y Tế. Các “Điểm chức năng”,
“Điểm rủi ro”, “Điểm yêu cầu bảo trì”, “Điểm lịch sử sự cố” dùng để tính “Chỉ số EM”
và “Chu kỳ khuyến cáo” theo công thức của mơ hình của Fennigkoh và Smith. Người
dùng sẽ tham khảo “Chu kỳ khuyến cáo” được tính để cân nhắc chọn “Chu kỳ bảo trì”
áp dụng thực tế. Dựa vào “Chu kỳ bảo trì” và “Chu kỳ Kiểm định Hiệu chuẩn”, phần
mềm sẽ tự động sắp lịch bảo trì, lịch kiểm định/ hiệu chuẩn cho kỹ sư thực hiện.

64


- Nhập thơng tin hợp đồng bảo trì thiết bị y tế của tất cả các khoa (hình 6.19).

Hình 6.19 Giao diện nhập thông tin hợp đồng
- Tổng hợp danh mục thanh lý- dự trù thiết bị y tế của tất cả các khoa (hình 6.20).

Hình 6.20 Giao diện tổng hợp danh mục thanh lý- dự trù thiết bị y tế
- Phân công các phiếu yêu cầu sửa chữa cho các kỹ sư phịng Thiết bị Y tế thực
hiện (hình 6.21).

Hình 6.21 Giao diện Phân cơng các phiếu u cầu sửa chữa
Ở đây người dùng sẽ phân công việc sửa chữa cho các kỹ sư đồng thời nhập điểm
ưu tiên (từ 1 đến 10 với 10 là độ ưu tiên cao nhất) để kỹ sư sắp xếp công việc. Phần
mềm sẽ tự động gửi email thông báo đến các kỹ sư.
- Xuất các thống kê, báo cáo (hình 6.22)

65

Hình 6.22 Giao diện xuất báo cáo
Người dùng có thể xuất báo cáo tổng hợp hiện trạng thiết bị y tế (hình 6.23), báo
cáo theo dõi chi phí thiết bị (hình 6.24), báo cáo theo dõi chi phí kho phụ kiện (hình
6.25) theo thời gian.

Hình 6.23 Mẫu báo cáo hiện trạng thiết bị y tế

66


Hình 6.24 Mẫu báo cáo theo dõi chi phí thiết bị
Ở đây người dùng có thể theo dõi số lượng thiết bị, tổng giá trị cịn lại, tổng chi
phí bảo trì, sửa chữa của thiết bị theo thời gian.

Hình 6.25 Mẫu báo cáo theo dõi chi phí kho phụ kiện
Ở đây người dùng có thể theo dõi tần suất sử dụng phụ kiện, tổng chi phí phụ kiện
theo 1 cùng khoảng thời gian giữa các năm.

67


Hình 6.26 Giao diện so sánh thiết bị
Ở (hình 6.26) người dùng có thể so sánh các thiết bị với nhau bằng cách filter
nhóm thiết bị, hảng sản xuất, model thiết bị đang quan tâm. Phần mềm sẽ cung cấp dữ
liệu về số lượng thiết bị hiện có, giá trị cịn lại, tổng chi phí, số lần hư hỏng. Bên cạnh
đó phần mềm cung cấp tỷ lệ nguyên nhân các loại lỗi (như hư phụ kiện, quá hạn bảo trì,
sử dụng vượt công suất…). Người dùng tham khảo các thông tin được cung cấp để xem
xét việc đầu tư thiết bị hoặc khắc phục các nguyên nhân chính gây ra lỗi.

68