THỰCTRẠNGTỔCHỨCHẠCHTOÁNKẾTOÁN TẠICÔNGTY XNK VIGLACERA

THỰCTRẠNGTỔCHỨCHẠCHTOÁNKẾTOÁN TẠICÔNGTY XNK
VIGLACERA
2.1. ĐẶCĐIỂMTỔCHỨCBỘMÁYKẾTOÁN
2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán
Kế toán là hoạt động cơ bản, thường xuyên, giữ vai trò quyết định vàchi
phối đối với mọi hoạt động trong DN. Xuất phát từđặc điểm quản lý, đồng thời
đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh
nói chung và hoạt động kế toán nói riêng,bộ máy kế toán của Công ty được tổ
chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty gồm 5 người :
Kế toán trưởng và các kế toán viên.
2.1.Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2. Tình hình lao động và phân công lao động trong bộ máy kế toán
Phòng kế toán có 5 kế toán viên, đứng đầu là kế toán trưởng. Các kế
toán viên trong phòng đều là nữ và chủ yếu tuổi đời còn rất trẻ. Tuy còn trẻ
nhưng họđều có trình độ chuyên môn vững vàng( 4/5 trình độđại học), có kinh
Kế toán trưởng
Kế
toán
XNK
Kế
toán
tổng
hợp
Kế
toán
thanh
toán
Kế
toán
TTSP
nghiệm công tác, đặc biệt có tình yêu nghề nghiệp và nhiệt huyết trong công

việc.
Để công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, không chồng chéo lên nhau , bộ
máy kế toán được phân công lao động rõ ràng, cụ thể và khoa học.
Kế toán trưởng: Tổ chức chỉđạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán,
thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức
sản xuất kinh doanh theo cơ chế quản lý tài chính quy định. Ngoài ra, kế toán
trưởng còn tham gia xét duyệt các phương án kinh doanh của Công ty, phân
tích, tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty; hàng tháng, hàng quý
theo định kỳ, niên độ kế toán phải chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo quy
định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo Công ty.
Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập
các báo cáo tài chính.
Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoáđầu ra, đầu
vào. Mở sổ theo dõi hàng xuất bán, hàng đại lý.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong
hoạt động kinh doanh của các phòng.
Kế toán xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ theo dõi tất cả hàng hoá xuất
nhập khẩu.
Các nhân viên kế toán phải chịu sự chỉđạo trực tiếp của Kế toán trưởng;
phải chấp hành mọi sự phân công lao động,hoàn thành công việc được
giao;hàng ngày báo cáo tình hình hoạt động, công việc và hỗ trợ Kế toán trưởng
trong lập báo cáo tài chính.Giữa các kế toán viên từng phần hành phải hợp tác,
giúp đỡ nhau vì mỗi phần hành tuy là riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau.
2.2. ĐẶCĐIỂMVẬNDỤNGCHẾĐỘ, CHÍNHSÁCHKẾTOÁN
2.2.1. Các chính sách, chếđộ kế toán đang áp dụng
Chếđộ, chính sách kế toán là những quy định, văn bản có vai trò quan
trọng trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại mỗi DN. Nó chỉđạo và
hướng dẫn mọi công việc kế toán từ giai đoạn lập, luân chuyển, lưu trữ chứng
từ; lập và ghi các mẫu sổ khác nhau; cơ sở lập các BCTC, thời gian nộp báo

cáo; trình tự, phương pháp hạch toán kế toán…
Bên cạnh những chính sách, chếđộ kế toán chung Công ty XNK
Viglacera còn vận dụng các chính sách, chếđộ kế toán riêng để phù hợp với thực
tế kinh doanh tại đơn vị.
Hiện nay, Công ty đang vận dụng chếđộ kế toán doanh nghiệp theo
quyết định 15/2006/QĐ-BTC trong hạch toán và ghi chép các nghiệp vụ.Đồng
thời, Công ty cũng vận dụng máy tính vào công tác kế toán.Phần mềm kế toán
Công ty sửdụng là phần mềm kế toán Fast.Nhờđó, nghiệp vụ kế toán được xử lý
nhanh hơn, chính xác hơn, đảm bảo được yêu cầu quản lýđặt ra.
Một số nguyên tắc kế toán chủ yếu được cụ thể hoá từ quyết định
15/2006/QĐ-BTC hiện đang áp dụng tại Công ty CPXNK Viglacera bao gồm:
- nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho(HTK): Công ty áp dụng phương pháp
kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Vào cuối niên độ kế toán, hàng
tồn kho được đánh giá theo giá trị thấp hơn giữa giá trị ghi sổ và giá trị thuần có
thể thực hiện được( LCM).Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền
để tính giá hàng tồn kho.
- thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng mức thuế 10% đối với
sản phẩm và 5% đối với chi phí vận chuyển.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐđược quản lý, sử dụng, khấu hao theo
quyết định số 206/2003/QĐ-BTC thay thế quyết định cũ( 166/1999/QĐ-BTC)
được Công ty áp dụng từ ngày 1/1/2004.TSCĐđược phản ánh thông qua 3 chỉ
tiêu: nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại.
- Nguyên tắc khấu hao TSCĐ:Công ty hạch toán khấu hao TSCĐ theo
phương pháp đường thẳng.Tỉ lệ khấu hao các loại TSCĐ tại Công ty như sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc: 10%- 20%
Máy móc thiết bị: 5%- 10%
Phương tiện vận tải: 6%- 10%
Thiết bị, dụng cụ quản lý: 3%- 6%
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu , phải trả: tuân thủ quyết
định 15

- Hệ thống sổ kế toán được lập bằng tiếng Việt và hồ sơ kế toán được lưu
trữ theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào 31/12/N.
- Đơn vị tiền tệ: đồng Việt Nam.
- Hạch toán ngoại tệ:
+ ngoại tệ không được hạch toán vào TK 007 mà phản ánh trực tiếp lên
tài khoản
+ tỷgiá ngoại tệđược quy đổi theo tỉ giá thực tế hoặc tỉ giá bình quân
liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày phát sinh
nghiệp vụ.
2.2.2. Vận dụng các yếu tố trong chếđộ kế toán hiện hành
Công ty đã vận dụng linh hoạt và sáng tạo các chếđộ, chính sách kế toán
trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị.Bên cạnh tuân thủ những
quy định chung được ban hành bởi Bộ Tài Chính thìđơn vị còn sử dụng những
quy định riêng cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng
của đội ngũ kế toán, Công ty CP XNK Viglacera áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật
ký chung”.
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ Nhật ký chung
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệđối chiếu.

Sơđồ2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung
Nhằm đáp ứng chủ trương tin học hoá các hoạt động kinh doanh trong
các DN, Công ty đãáp dụng phần mềm “FAST” trong tổ chức hạch toán kế toán.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế gốc hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đãđược kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm
căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cóđể nhập dữliệu vào
máy tính. Với chương trình phần mềm kế toán đãcài đặt, khi cú lệnh chương
trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết, Nhật ký
chung và báo cáo kế toán tương ứng... Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm
cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo
tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện
tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đãđược nhập trong
kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo
cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm các Sổ cái và các Sổ
chi tiết sẽđược in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý
theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Có thể khái quát quá trình tổ chức
hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán của Công ty như sau:
SỔKẾTOÁN
-
Sổ Cái
-
Sổ chi tiết
Chứng từ
kế toán
PHẦNMỀM
KẾ
TOÁN FAST
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệđối chiếu.

2.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera
Bán hàng và phải thu:
HĐ bán hàng và các chứng từ phải thu
Hàng tồn kho:
Phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển
Chi phí và giá thành:
Bảng tính giá thành
Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ
Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ
Thẻ kho, nhập-xuất-tồn
Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao
Sổ chi tiết, sổ cái, Nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Báo cáo thuế
Báo cáo chi phí và giá thành
Báo cáo quản trị
Mua hàng và phải trả:
Phiếu mua hàng và chứng từ phải trả khác
2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán
quản trị
Vốn bằng tiền:
Phiếu thu, phiếu chi, báo
có, báo nợ.
TỔ

NG
HỢ
P
Tài sản cốđịnh
Thẻ TSCĐ
2.3.ĐẶCĐIỂMTỔCHỨCMỘTSỐPHẦNHÀNHKẾTOÁNCHỦYẾUCỦAĐƠNVỊ
2.3.1. Phần hành bán hàng và thanh toán với người mua
2.3.1.1. Đặc điểm chung
Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến
với Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa
chọn hình thức thanh toán thích hợp; hơn nữa Công ty chấp nhận cho khách
hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. Do
vậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau:
- Về chất lượng: hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về
chất lượng, chủng loại, quy cách..
- Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu
mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường.
Công ty CP XNK Viglacera là một công ty XNK do đó nó tiến hành
bán hàng trên cả 2 thị trường: bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu.
Hàng hoáđược Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó
xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng
Hoạt động bán hàng trong nước, hiện nay đang áp dụng phương thức
bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp.Khi giao hàng khách hàng sẽ thanh toán
ngay hoặc ký chấp nhận thanh toán trên hoáđơn hoặc biên bản qiao nhận hàng
hoá..
Hoạt động bán hàng xuất khẩu là hoạt động quan trọng vàthường
xuyên tại Công ty. Nó phải tuân theo phương thức bán hàng, phương thức
thanh toán, thủ tục và hồ sơ chứng từ. Công ty thực hiện thanh toán quốc tế
chủ yếu bằng hình thức thư tín dụng (L/C) . Đây là hình thức thanh toán quốc tế
có nhiều ưu điểm vàđược sử dụng rộng rãi trong quan hệ thanh toán quốc tế trên

toàn thế giới.
Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên,
quen thuộc nên ngoài hình thức thanh toán ngay thì thường là hình thức thanh
toán sau, người mua chậm thanh toán.
Là một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên
nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn được chú trọng, đặc biệt là bán hàng
xuất khẩu. Vì vậy, đối với mỗi một hợp đồng xuất khẩu, các phòng nghiệp
vụđều phải lập phương án kinh doanh xuất khẩu cho hợp đồng xuất khẩu mà
phòng thực hiện, trình Tổng giám đốc duyệt. Sau khi thực hiện xong sẽ tiến
hành thanh lý hợp đồng và xác định kết quả kinh doanh đạt được và so sánh với
chỉ tiêu đã vạch ra trong phương án kinh doanh đểđánh giá tình hình thực hiện
nhiệm vụ xuất khẩu của từng phòng trong từng lần xuất.
2.3.1.2. Thực trạng kế toán
a. Chứng từ sử dụng
• Hạch toán nghiệp vụ bán hàng
- Hoáđơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
- Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:
+Vận đơn( Bill of Lading)
+Hoáđơn thương mại( commercial invoice)
+Giấy chứng nhận xuất xứ( certificate of Origin)
+Giấy chứng nhận số lượng(certificate of Quantity)
+ Giấy chứng nhận phẩm chất( certificate of Quality)
+Giấy chứng nhận bảo hiểm (issurance certificate)
+Giấy chứng nhận kiểm định vật tư, hàng hoá
+ Phiếu đóng gói( packing list)
Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác như: giấy giám định của Hải
quan…
Mẫu một số chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng tại Công ty.
*Hoáđơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho:
TỔNGCÔNGTYTHUỶTINHVÀGỐMXÂYDỰNGSỐ: 202

CÔNGTYCỔPHẦNXUẤTNHẬPKHẨUVIGLACERA
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Họ, tên người mua: Công ty CP kính Việt Hưng.
Địa chỉ: TP Hải Dương – Hải Dương Xuất tại kho:
Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0900234152
Số TT Tên, quy cách sản phẩm hàng
hoá (tên lao vụ, dịch vụ)
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Kính 10ly trà 2000x1500 M2 412 129333 53285196
Cộng tiền hàng 53285196
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5328520
Tổng cộng tiền thanh toán 58613716
Số tiền viết bằng chữ: Năm tám triệu sáu trăm mười ba nghìn bảy trăm mười sáu
đồng/.
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
* Hoáđơn bán hàng( Hoáđơn GTGT)
HÓAĐƠN (GTGT)
Liên1: (Lưu)
Ngày 04 tháng 0 3 năm 2006 Sêri: AA/2002
Số:272956
Đơn vị bán hàng: CÔNGTYCỔPHẦNXUẤTNHẬPKHẨUVIGLACERA
Địa chỉ: Số 2 – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại:047568869
Mã số thuế:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Liêm
Đơn vị mua hàng: CÔNGTYKÍNHĐÁPCẦU
Địa chỉ: Bắc Ninh

Mã số thuế:
Hình thức thanh toán: Trả chậm
S
T
T
Tên hàng
hoá, dịch vụ
Đơn
vị
tính
Số
Lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1x2
0
1
Xuất bán Soda
Tấn 61 2.350.400 143.374.400
0
2
Chiết khấu thương
mại
7.168.720
0
3
Cộng tiền hàng 136.250.680
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 6.810.284
Tổng cộng tiền thanh toán 143.015.964
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu không trăm mười năm nghìn chín
trăm sáu tưđồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn

vị( ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên)
0
1
2
3
• Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua:
- Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng
- Hoáđơn bán hàng
* Phiếu thu:
Đơn vị: Công ty CP XNK Viglacera Mẫu
số: 01- TT
Địa chỉ: Số 2-Hoàng Quốc Việt- Hà Nội
PHIẾUTHU
Ngày 30 tháng 4 năm 2008
Nợ TK: 111.1
Có TK: 131
Họ tên người nộp tiền: Anh Khoa
Địa chỉ: Công ty kính đáp cầu
Lý do nộp: Thu tiền bán hàng
Số tiền: 143.015.964
Viết bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu không trăm mười năm nghìn chín trăm sáu tư
nghìn đồng chẵn.
Kèm theo:…………………………………….01……..chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 4 năm 2008
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập Thủ quỹ
phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)