TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ
CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI
KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG
I. ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1 . ĐẶC ĐIỂM
Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang là đơn
vị quản lý ngân sách chức năng là tham mưu cho UBND huyện về thu chi ngân sách
trong địa bàn huyện. Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ
của ( 4 sở....)
Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang có
nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở
huyện. Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn
vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện. Việc thu đủ, chi đủ, kịp thời đúng tính
chất đúng mục đích, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành, giúp chi
việc lập chấp hành , quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm của phòng
làm việc có hiệu hơn, đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạt động
chi tiêu tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang.
Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch - Tài chính -
Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán
tập trung.
- Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính
và công tác thống kê ở đơn vị.
*Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8
Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kế toán
“ Nhật ký - Sổ cái”.
*Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9
Sơ đồ 8
Sơ đồ 9

2.VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
Bộ phận kế toán ở phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huỵện

Ninh giang được tổ chức gồm có :
- Kế toán trưởng : Phụ trách về nghiệp vụ và quản lý công tác kế toán
chung .
- Kế toán tổng hợp thu : Kế toán theo dõi kinh phí uỷ quyền
- Kế toán tổng hợp chi
- Kế toán dự toán của phòng :
Gồm : Kế toán phụ trách các đơn vị quản lý các đơn vị QLNN , HCSN ,
khối đoàn thể .
- Kế toán ngân sách xã
- Kế toán kế hoạch , Quản lý thị trường , Giá cả , thương mại , du lịch
* Sơ đồ bộ phận kế toán
( Sơ đồ:10)
Sơ đồ 10:
II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ
NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍH - THƯƠNG MẠI - KHOA HỌC
HUYỆN NINH GIANG.
Phòng Tài chính - Kế hoạch (TC-KH) huyện Ninh Giang là một đơn vị hành chính
sự nghiệp thuần tuý nên không có khoản thu. Mọi hoạt động chi tiêu của phòng TC-KH
huyện Ninh Giang đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp. Vì vậy, phòng TC-KH
huyện cũng phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự,
nguyên tắc thống nhất được Bộ tài chính quy định cụ thể là :
BƯỚC 1 : LẬP DỰ TOÁN CHI
1. Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng tài chính - kế hoạch huyện Ninh
Giang.
Phòng TC-KH huyện Ninh Giang có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chi
ngân sách huyện, ngân sách xã, kinh phí uỷ quyền. Thu chi các phòng ban trực thuộc uỷ
ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị. Phòng Tài chính - Kế hoạch
huyện Ninh Giang có nhiệm vụ
Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách xã.
Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn các

khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích,
đúng đối tượng và tiết kiệm.
Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trực
thuộc.
Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độ
có hiệu quả.
Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thực
hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định.
Vì trong khoảng thời gian có hạn nên em không thể đi sâu nghiên cứu hết nhiệm
vụ quyền hạn quản lý dự toán của phòng TC-KH huyện Ninh Giang mà trong phạm vi
của báo cáo tốt nghiệp này em chỉ đề cập đến tình hình lập, chấp hành và quyết toán chi
của phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang.
2. Căn cứ lập :
Căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng - an ninh,
chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể của năm kế hoạch và những chỉ tiêu phản ánh quy mô, nhiệm
vụ đặc điểm hoạt động, điều kiện kinh tế - xã hội…. do cơ quan có thẩm quyền thông
báo đối với đơn vị.
Căn cứ vào các luật, pháp luật thuế, chế độ thu, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi
ngân sách do cấp có thẩm quyền quy định, các chế độ, chính sách hiện hành làm cơ sở
lập dự toán chi Ngân sách Nhà nước năm, trường hợp cần sửa đổi bổ sung phải nghiên
cứu và ban hành trước thời điểm lập dự toán hàng năm.
Những quy định về phân cấp quản lý kinh tế - xã hội, phân cấp quản lý ngân sách.
Tỷ lệ phần trăm (%) phân chia các khoản thu và mức bổ sung từ ngân sách cấp
trên.
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã
hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm sau, thông tư hướng dẫn của bộ tài chính về
việc lập dự toán ngân sách và văn bản hướng dẫn của các Bộ.
Số kiểm tra về dự toán ngân sách do các cơ quan có thẩm quyền thông báo.
Tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước.
3. Yêu cầu đối với lập dự toán.

Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi
theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thời gian
theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngân sách
Nhà nước.
Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địa
bàn xã, chi đầu tư phát triển.
Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn
cứ tính toán.
Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấp huyện
phải cân bằng giữa thu và chi.
4. Các bước lập.
Bước 1 : Công tác chuẩn bị.
Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch.
Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch.
Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch.
Bước 2 :
Phòng TC-KH xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc huyện, dự
toán thu do cơ quan thuế lập, dự toán thi, chi ngân sách của các xã, lập dự toán thu ngân
sách Nhà nước trên địa bàn huyện, dự toán thu chi ngân sách huyện (gồm : Dự toán
ngân sách các xã và dự toán ngân sách cấp huyện), dự toán các khoản kinh phí uỷ
quyền (nếu có) trình hội đồng nhân dân huyện xem xét báo cáo uỷ ban nhân dân tỉnh
Hải Dương, đồng thời trình Sở Tài chính Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư... (phần dự
toán ngân sách theo lĩnh vực, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản sơ quản lý ngành,
lĩnh vực (phần dự toán chi chương trình quốc gia).
5. Các lập một số mục chủ yếu .
Do dự toán thu năm 2002 của huyện Ninh Giang do chi cục thuế lập. Nên phòng
TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi.
Dự toán chi lập xong trình lãnh đạo xét duyệt.
+ 1 bản gửi Sở Tài chính

+ 1 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện
+ 1 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện
Dự toán cấp huyện khi trình Hội đồng nhân dân huyện phải kèm theo các tài liệu
sau.
Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách huyện năm trước, phương hướng nhiệm
vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân
sách.
Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội
Phương án phụ thu và sự dụng phụ thu
Phương án huy động và sự dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu
tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng
Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện
Nội dung của dự toán chi riêng phòng TC - KH huyện Ninh Giang năm 2002 như
sau:
UBND Huyện Ninh Giang
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH
Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách của Uỷ ban nhân dân huyện và nhu cầu chi
tiêu của phòng TC - KH huyện Ninh giang. Phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự
toán chi ngân sách nhà nước năm 2002 như sau:
Mục Diễn giải Ước thực hiện năm
2000
Kế hoạch 2001
100 Lương chính 52.700.000 51.500.000
101 Tiền công 13.500.000 13.700.000
105 Phúc lợi tập thể 7.000.000 9.900.000
106 Các khoản đóng góp 12.000.000 14.800.000
BHXH 12.000.000 12.000.000
BHYT 1.400.000

KPCĐ 1.400.000
109 Thanh toán dịch vụ công cộng 17.000.000 15.200.000
110 Cung ứng văn phòng 16.000.000 13.000.000
111 Thông tin liên lạc 15.000.000 14.600.000
112 Hội nghị 7.500.000 10.000.000
113 Công tác phí 10.200.000 17.000.000
114 Chi phí thuê mướn 7.600.000 9.000.000
117 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 13.800.000 10.000.000
119 Chi phí NV chuyên môn 23.400.000 22.000.000
134 Chi khác 15.300.000
Mua sắm TCSĐ 5.500.000
Cộng 225.500.000 230.800.000
Ninh Giang ngày 01 tháng 10 năm 2002
Kế toán Thủ trưởng cơ quan Tài chính
Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quý sau.
Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác. Lập dự toán là một khâu quan trọng không
thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác, đúng mục
đích của đơn vị. Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm, lập vào
quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý.
Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vào
việc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trả
lại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quá
khả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quan
chủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền. Khi dự toán chi năm được
duyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào :
- Dự toán chi năm được duyệt
- Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán
- Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước
Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chi
của 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thay

đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, phòng TC - KH phải lập dự
toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ
của phòng TC - KH.
UBND Huyện Ninh Giang
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2002 CỦA
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN NINH GIANG
Chương 018 loại 13 khoản 01
Ninh Giang, ngày…tháng … năm 2002
Trưởng phòng tài chính - kế hoạch
đơn vị tính : 1000 đồng
L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt
Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
13 10 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307
Tiền công 2.961 987 987 987
Phục lợi tập thể 600 220 180 200
Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737
T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200
Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700
Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300
Hội nghị 400 400
Công tác phí 1.400 1.000 400
Chi phí thuê mướn 100 100
Sửa chữa TX TSCĐ 956 956
CF nghiệp vụ chuyên
môn
1.967 967 600 400
Chi khác 600 600
Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BẢNG ĐĂNG KÝ KẾ HOẠCH THU CHI TIỀN MẶT
Tháng 01 năm 2002
Kính gửi : Kho bạc nhà nước huyện Ninh Giang
Tên đơn vị : Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang
Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Điện thoại :0320.767.372
Số hiệu tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước Ninh Giang :
Biên chế được duyệt năm 2001 :
Định mức thu chi tiền mặt
Đơn vị tính : đồng
C L K M
Tên mục
KHTM
tháng
KBNN
duyệt
1. Phần thu tiền mặt
2. Phần chi tiền mặt
100 Tiền lương 5.880.000
101 Tiền công 987.000
105 Phúc lợi tập thể 220.000
106 Các khoản đóng góp 1.135.000
109 Thanh toán dịch vụ công cộng 1.400.000
110 Cung ứng văn phòng 700.000
111 Thông tin liên lạc 1.300.000
119 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 967.000
Cộng 12.589.000
Kho bạc nhà nước Kế toán trưởng Trưởng phòng
BƯỚC 2 : CÔNG TÁC CHẤP HÀNH DỰ TOÁN

* Nguyên tắc cấp phát
Có 2 nguyên tắc cấp phát :
+ cấp phát bằng lệnh chi tiền
+ Cấp phát bằng hạn mức kinh phí
Quy trình cấp phát bằng hạn mức kinh phí.
Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, phòng TC - H huyện Ninh Giang
thông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhà
nước huyện Ninh giang để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả.
Trường hợp phòng TC - KH chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực
tiếp đến từng trường. Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức và chi
tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báo hạn mức
chi ngân sách quy của phòng TC - KH
Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của
ngân sách như:
+ Tiền lương
+ Tiền công
+ Phụ cấp lương
+ Học bổng học sinh, sinh viên
+ Tiền thưởng
+ Phúc lợi tập thể
+ Các khoản đóng góp
+ Sửa chữa thường xuyên TSCĐ
+ Sửa chữa lớn TSCĐ
+ Chi phí nghiệp vụ chuyên môn
+ Mua sắm TSCĐ
+ Các khoản thanh toán cho cá nhân
+ Thanh toán dịch vụ công cộng'
+ Vật tư văn phòng
+ Thông tin tuyên truyền liên lạc
+ Hội nghị

+ Công tác phí
+ Chi phí thuê mướn
+ Chi khác
Trong thời gian trước mắt, nếu phòng TC - KH chưa có khả năng phân phối hạn
mức đủ các mục chi kể trên thì tuỳ từng thời gian và điều kiện cụ thể Bộ Tài chính
thông báo đến một số mục chi chủ yếu theo hướng dẫn hàng năm, các mục còn lại được
thông báo vào mục chi khác.
Căn cứ vào hạn mức phòng TC - KH. Trưởng phòng TC - KH ra lệnh chuẩn chi
kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc huyện
Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó. Nếu sử
dụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mức
chi không hết thì xoá bỏ. Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toán cho
mục đó.
Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoài
các mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi của
Mục lục ngân sách Nhà nước
Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trực tiếp
qua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì được phép cấp
tạm ứng đối với một số khoản chi. Sau khi hoàn thành công việc và có đủ chứng từ
thanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát.
Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền
Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, phòng TC -
KH, trưởng phòng TC - KH xem xét kiểm tra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnh chi
trả.
Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày
31/ 12 năm trước. Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ phòng TC - KH phải chuẩn bị đầy