BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG

BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG
3.1 ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG, XÂY DỰNG NGÂN
HÀNG DỮ LIỆU PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU.
* Cơ sở lý luận và thực tiễn
Muốn xây dựng được một bộ hồ sơ dự thầu chính xác,đạt hiệu quả kinh tế cao,
trước hết công ty cần nắm được đầy đủ những thông tin liên quan. Mặc dù vậy, trong
nhữngnăm qua, hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty chưa đem lại nhiều kết
quả, trong một số trường hợp còn để sảy ra sai sót gây thiệt hại cho toàn công ty, Hơn
nữa những thông tin này phải đảm bảo đầy dủ,chính xác, kịp thời thì khả năng thắng
trong cạnh tranh càng cao. Điều này đòi hỏi mỗi tổ chức phải có những phòng ban,
nhũng nhân viên chuyên thu thập xử lý thông tin
Thực hết trong hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ
bản thì marketing chưa được chú trọng. Những thông tin mà doanh nghiệp thu thập
được chủ yếu do những cán bộ kỹ thuật không được đào tạo về chuyên môn
*Nội dung biện pháp
Với quy mô hiện nay việc thành lập một phòng maketin sẽ không cho hiệu quả
cao vì chi phí để thành lập là không nhỏ, công ty nên tổ chức một bộ phận chuyên trách
trong lĩnh vực này để phối hợp với các phòng ban trong quá trình lập hồ sơ dự thầu, bộ
phận này nên thuộc phòng kỹ thuật xây dựng là phòng phụ trách chính trong công tác
lập hồ sơ dự thầu và có các nhiệm vụ sau:
Thu thập các thông tin có liên quan trong phục vụ cho công tác lập hồ sơ dự
thầu, bao gồm
_Thông tin về đối thủ cạnh tranh
Những đối tượng cần xem xét:
+ Những đối thủ cạnh tranh trực tiếp với công ty:
Có thế mạnh tương tự công ty
Hoạt động trên cùng một khu vực địa lý với công ty
+ Đối thủ cạnh tranh gián tiếp
Có phạm vi kinh doanh và phạm vi địa lý tương đối khác so với công ty nhưng
có kinh nghiệm và mạnh mẽ về năng lực thiết bị máy móc, tài chính , nhân lực

Có tiềm năng phát triển trong tương lai
- Thông tin về thị trường nguyên vật liệu
Thông tin trên thị trường nguyên vật liệu xây dựng: giá cả , chất lượng độ biến động
về giá, các dự báo về tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong các công trình
do công ty thi công và nguồn cung cấp những loại nguyên vật liệu này
- Thông tin về thị trường máy móc thiết bị
Thông tin tren thị trường công nghệ: tình hình nguồn máy móc xây thiết bị xây
dựng, những công nghệ mới giúp nâng cao chất lượng và giảm chi phí xây dựng công
trình
Dự kiến khả năng mua sắm hay di thuê, nghiên cứu sử dụng nguồn tư liệu sản xuất
có tại địa phương, khả năng liên kết với các lực lượng tại chỗ
- Thông tin về thị trường lao động
Khả năng tận dụng lực lượng lao động có tính chất thời vụ cho các công trình không
quan trọng
Khả năng thuê các loại công nhân, chi phí thuê nhân công
Nguồn lao động
- Các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của công ty
Sau đó tập hợp các thông tin đã thu thập được và tiến hành quản lý dưới một
ngân hàng dữ liệu. Các thông tin này phải được cập nhật thường xuyên từ nhiều
nguồn khác nhau như báo chí, các cuộc hội thảo, hồ sơ mời thầu của nhũng công
trình công ty đang tham gia
Với việc thành lập mộ bộ phận maketing việc nắm bắt thông tin của công ty sẽ kịp
thời, đầy đủ hơn, Từ đó nhanh chóng phát huy dược những thế mạnh và khắc phục
được những điểm yếu trong cạnh tranh, hơn nữa bộ phận này sẽ giúp công ty tránh
được sự phân tán trong thực hiện nhiệm vụ
* Điều kiện thực hiện biện pháp
Lập quy trình nghiên cứu maketing cụ thể và đồng bộ để đưa ra những quyết định
đúng đắn trong xử lý thông tin
Công ty phải có chính sách đãi ngộ, cung cấp điều kiện làm việc, cơ sở vật chất cần
thiết cho các cán bộ làm công tác thị trường đồng thời cho các nhân viên này thường

xuyên được tiếp xúc với các đối tác của công ty và tham gia vào các cuộc hội thảo do
các tổ chức có liên quan tổ chức
Công ty phải thông báo rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận nghiên cứu thị trường
cho các phòng ban khác trong công ty để phối hợp kịp thời
3.2 LÀM TỐT CÔNG TÁC TỔ CHỨC, PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN CÓ LIÊN
QUAN TRONG VIỆC LẬP HỒ SƠ
* Cơ sở lý luận và thực tiễn
Theo nguyên tắc chung khi tiến hành bất cứ công việc gì đều cần phải có sự phối
hợp ăn ý, nhịp nhàng thì kết quả công việc mới tốt và không lãng phí nguồn lực. Đặc
biệt trong một tổ chức việc kết hợp giữa các phòng ban lại càng cần thiết, quyết định
tính sống còn của tổ chức đó.
Thực tế việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty và giữa các bộ phận
tham gia lập hồ sơ dự thầu còn chưa đồng bộ, chặt chẽ
* Nội dung giải pháp
Công ty phải phân công một cách rõ ràng phòng phụ trách chính và phòng phối
hợp trong công tác lập hồ sơ dự thầu. Mỗi phòng phải phân công rõ ràng những công
việc cụ thể để tránh được sự chồng chéo trong công việc của các cán bộ, giảm sự tranh
giành quyền hạn giữa các bộ phận và tạo ra một êkíp hoàn chỉnh trong công tác lập hồ
sơ dự thầu
Cử cán bộ có năng lực điều phối (có thể là trưởng hoặc phó phòng kế hoạch tổng
hợp, phòng kỹ thuật xây dựng) chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về tiến độ
hoàn thành và chất lượng bộ hồ sơ dự thầu. Đồng thời nhận lệnh của cấp trên từ đó đề
ra chương trình hành động cho các phòng ban khác và tiếp nhận phản hồi từ các phòng
này. Tóm lại người này phải thực hiện nhiệm vụ quản trị công tác lập hồ sơ dự thầu
Nhiệm vụ của người này:
-Tiếp nhận thông tin về công trình được tổ chức đấu thầu từ các nguồn bên
trong và bên ngoài công ty
-Bàn bạc thảo luận với các cán bộ có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn trong
công ty vềkhả năng thành công của công ty nếu tham gia đáu thầu công trình
-Thuyết trình ban giám dốc về vấn đề trên, từ đó cho biết công ty nên hay không

nên tham gia dự thầu công trình
-Họp với các phòng ban tham gia vào công tác lập hồ sơ dự thầu, quyết định
chiến lược tranh thầu hợp lý, từ đó các phòng ban bắt đầu tiến hành các nhiệm vụ của
mình theo đúng chiến lược đã xác định
* Điều kiện thực hiện giải pháp:
Các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi phải có tinh thần trách nhiệm
cao trong những công việc được giao. Quản trị viên người được trực tiếp chịu trách
nhiệm công tác lập hồ sơ dự thầu phải là người được tín nhiệm, có trình độ chuyên
môn, có kinh nghiệm và kiến thức tổng hợp
3.3. XÁC ĐỊNH GIÁ BỎ THẦU HỢP LÝ
* Cơ sở lý luận và thực tiễn :
Tâm lý người tiêu dùng khi đi mua hàng bao giờ cũng muốn mua những hàng
hoá đat chất lượng (theo yêu cầu của họ) và với giá thấp nhất có thể. Các chủ đầu tư khi
mua các công trình thông qua đấu thầu cũng đặc biệt quan tâm tới chất lượng, tiến độ
và giá cả công trình. Do đó khi chấm điểm cho một nhà thầu thì chỉ tiêu giá công trình
được chấm thầu với số điểm cao.
Một công trình đảm bảo về chất lượng và tiến độ nhưng có mức giá bỏ thầu cao
(vượt giá trần) sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư, vì thế nào sẽ không
được chủ đầu tư chấp nhận mua và Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay khi mở thầu. Do đó,
nhà thầu nào đưa ra được giá dự thầu thấp mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu của chủ
đầu tư thì khả năng trúng thầu cao.
Cạnh tranh về giá dự thầu và phương thức cạnh tranh khá hiệu quả trong tranh
thầu. Trong khi đó, việc lựa chọn mức giá bỏ thầu của Công ty Cổ phần Cơ giới Xây
dựng và Hạ tầng còn rất cứng nhắc thể hiện ở chỗ : khi tính toán xong giá dự thầu của
mình ít có điều chỉnh theo tình hình cạnh tranh trên thị trường nên khả năng tranh thầu
sẽ khó hơn. Vì thế, Công ty phải linh hoạt trong việc định giá dự thầu, để tăng khả năng
cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của Công ty khi tham gia đấu thầu.
* Nội dung biện pháp :
Về nguyên tắc đơn giá dự thầu bao gồm :
- Chi phí vật liệu (VL)

- Chi phí nhân công (NC)
- Chi phí máy xây dựng (M)
- Lãi dự kiến (L)
- Thuế doanh thu hoặc VAT (T)
Giá dự thầu được tính theo công thức :
G
dt
= (VL + NC + M + C + L + T)
Với chi phí chung (C) bao gồm chi phí quản lý công trường (C
ctr
) và chi phí quản lý
doanh nghiệp (C
dn
) hay C = C
ctr
+ C
dn
G
dt
= (VL + NC + M + C
ctr
) + C
dn
+ L + T)
= Z
xlctr
+ C
dn
+ T + L
Z

xlctr
là giá thành xây lắp công trình