MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG UỶ QUYỀN TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÀNH CÁT

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG UỶ QUYỀN TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH
VỤ THÀNH CÁT
I. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng uỷ quyền tại công ty thương
mại dịch vụ Thành Cát
1. Những nhân tố xác định mức độ phân quyền trong công ty
1.1. Giá trị của quyết định
Những quyết định quan trọng nhất thiết phải được giám đốc quyết định
hoặc phải được thông qua giám đốc các trưởng phòng và nhân viên không đựơc tự
tiện đưa ra nhằm đảm bảo quyết định đưa ra sẽ chính xác hơn. Những công việc
không quan trọng thì giao cho các trưởng phòng và nhân viên giải quyết để giảm
bớt gánh nặng, tuy nhiên có những quyết định giám đốc cần bàn bạc với các
trưởng phòng và nhân viên của mình vì nó sẽ giúp giám đốc hiểu biết hơn về vấn
đề đó.
1.2. Mong muốn có sự nhất quán trong chính sách
Để có thể đạt được một cách tốt nhất cần thống nhất không gây chồng chéo
trong chính sách, không gây phân tán nguồn lực trong công ty. Phải đảm bảo cơ
cấu tổ chức tránh không gây phân chia quyền hạn, đảm bảo nguyên tắc không lẫn
lộn giữa bộ phận này và bộ phận khác. Các chính sách của công ty cần đưa xuống
dưới bằng cấp trực tiếp của mình.
1.3. Đường lối quả lý
Công ty phụ thuộc vào định hướng ban đầu khi thành lập công ty tuy nhiên
nền kinh tế biến động liên tục có những đường lối không còn phù hợp vì vậy cần
bàn bạc thêm với các trưởng phòng của mình để có những định hướng cho công ty
có hướng đI phù hợp hơn với sự phát triển kinh tế.
1.4. Tính độc lập
Tuy tính độc lập trong công ty là rất cao thế nhưng không thể có thể làm cho
phòng mình tách bạch giữa các phòng với nhau. Mỗi trưởng phòng cần phải liên hệ
báo cáo với giám đốc về hoạt động của phòng mình, giám đốc cũng cần xuống
xem xét giám sát tình hình hoạt động của từng phòng.
1.5. Biện pháp kiểm tra

Giám đốc sử dụng nhiều biện pháp kiểm tra một lúc như đột nhiên xuống
kiểm tra các phòng, có thể tự mình chất vấn nhân viên nhằm tìm ra vấn đề trong
phòng đó. Giám đốc giao việc cho phòng nào thì cần có phương pháp kiểm tra
phòng đó nhằm làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
1.6. Năng động trong kinh doanh
Khi giao việc cho nhân viên của mình giám đốc cần phải chấp nhận rủi ro có
thể đem lại thế nhưng cần phải làm chắc chắn không thể thờ ơ với quyết định trao
quyền của mình. Cần giao quyền theo đúng chức năng nhiệm vụ của từng người và
tránh làm được việc này lại bỏ việc kia.
1.7. Tác động của môi trường
Những việc thuộc chức năng của các nhân viên thì giám đốc không nên tự
mình làm vì nó sẽ giảm tính hiệu quả của công việc những quyết định cần phải
xem nó bị tác động như thế nào từ pháp luật của nhà nước cho tới tác động của các
tổ chức kinh doanh khác.
2. Nguyên tắc giao quyền
2.1. Giao quyền theo kết quả mong muốn
Nguyên tắc này cần được đảm bảo, mỗi phòng ban đều có chức năng và
nhiệm vụ riêng biệt nhau vì vậy cần giao quyền đúng chức năng, nhiệm vụ của
phòng đó tránh trường hợp công việc của phòng này lại giao cho phòng khác xử lý,
khi mà công việc đó không biết cụ thể nên giao cho phòng nào thì cần đưa ra bàn
bạc với các trưởng phòng để đưa ra quyết định chính xác hơn.
2.2. Nguyên tắc xác định theo chức năng
Nguyên tắc này nếu bị vi phạm thì có ảnh hưởng rất xấu tới công việc, nó
ảnh hưởng tới kết quả cuối cùng công việc. Khi xác định cơ cấu tổ chức thì mỗi
phòng đã có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt vì thế công việc nào cần được hoàn
thành thì giám đốc cần giao cho đúng với công việc thuộc về phòng đó, các phòng
cũng cần phải xem xét khi nhận công việc đó về phòng của mình, tránh trường hợp
vơ lấy để lấy công lao, làm như vậy công việc sẽ không đạt được kết quả cao mà
có khi lại làm hỏng việc. Như việc thiết kế mẫu thì giao cho xưởng thiết kế không
nên giao cho xưởng chế tác làm nhiệm vụ đó nếu giao thì có thể cũng hoanv thành

được thế nhưng do không đúng chuyên ngành nên sản phẩm đưa ra chắc chắn
không đạt yêu cầu.
2.3. Nguyên tắc bậc thang
Nguyên tắc này cần được đảm bảo vì nó là quan hệ giữa cấp trên và cấp
dưới, trái nguyên tắc này sẽ không phân biệt được giữa các cấp. Công việc của ai
thì cần phân biệt rõ ràng không gây trùng lắp và không để phòng nọ lẫn lộn với
phòng kia. Các công việc sẽ theo thứ tự giám đốc nên ra quyết định thông qua
trưởng phòng, các trưởng phòng thông qua các tổ trưởng, tổ trưởng sẽ thông báo
cho nhân viên, tránh tình trạng ra quyết định thông qua từ cấp không trực tiếp của
mình. Tuy nhiên cần linh động có những công việc có thể nhân viên trực tiếp báo
cáo cho giám đốc trưởng phòng, đó phải là những công việc quan trọng.
2.4. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
Giám đốc đảm bảo quyền hạn cho từng cấp bậc, những việc mà trưởng
phòng, tổ trưởng nhân viên được làm không được làm cần giao phó quyền hạn cấp
trên phải có quyền hơn cấp dưới tránh việc uỷ quyền cho cấp phó công việc quan
trọng hơn cấp trưởng. Các cấp dưới cần phải tôn trọng quyền của cấp trên của
mình, không thể làm trái với chức phận của mình, việc đùn đẩy công việc lên cấp
trên là điều không nên
2.5. Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh
Công ty cần phải xác định sự trình báo của cấp trên của mình ngày càng tốt
hơn, nguyên tắc này được đảm bảo thì sẽ có kết quả rất tốt. Một quyền hạn nên
được trao cho càng ít người càng tốt nhằm làm tăng tính khả thi của công việc, ít
người được giao quyền sẽ làm tăng ý thức trách nhiệm của số người đó, giảm được
mâu thuẫn về quyền hạn nghĩa vụ.
2.6. Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm
công việc thuộc về trách nhiệm của ai thì người đó nên cố gắng hoàn thành
tránh không chịu nhận công việc đó từng thành viên trong công ty đã được giao
công việc nhiệm vụ chức năng rõ dàng. Giám đốc cũng không nên ép buộc các
nhân viên của mình làm trái với chức năng nhiệm vụ của họ nhằm làm tăng tính
hiệu quả trong công việc. Mà công việc của phòng nào thì cũng tự làm lấy vì khi

đưa sang phòng khác thì phong kia cũng khó mà hoàn thành tốt được.
2.7. Nguyên tắc tương xứng quyền hạn va trách nhiệm
Nguyên tắc này rất quan trọng, công việc có thành công hay không là hoàn
toàn phụ thuộc vào nó, vì công việc đựơc trao cho ai thì người đó sẽ phải chịu
trách nhiệm đối với công việc của mình, không thể đùn đảy sai lầm của mình cho
người khác. Mỗi công việc đều có đặc thù riêng biệt nên quy trách nhiệm thì cũng
phải đúng người đúng việc, các trưởng phòng điều hành công việc của phòng mình
thì phải chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng mình, tổ trưởng cũng
vậy. Các nhân viên khi được trao cho việc gì thì cũng nên làm cho tốt và phải chịu
trách nhiệm về công việc đó của mình. Giám đốc cần áp dụng chế độ thưởng phạt
hợp lý để làm tăng ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình.
3. Những công việc nào có thể uỷ quyền cho cấp dưới
3.1. Uỷ quyền trên góc độ thời gian
3.1.1. Giai đoạn nhận biết
Giám đốc cần nắm bắt được công việc của các phòng một cách cụ thể khi
điều tra nghiên cứu sẽ không nói trước ý đồ của mình. Khi điều tra kết thúc thì
công bố kết quả nhưng tránh gây cho nhân viên của mình lo lắng, thiếu tin tưởng
đối với công việc của họ. Cần tránh trường hợp làm mất đoàn kết trong các nhân
viên.
3.1.2. Giai đoạn quyết sách
Giám đốc và các trưởng phòng sẽ phải tự đưa ra không thể trao cho cấp
dưới, gặp các vấn đề khó khăn thì cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia, sự
tham mưu của các đồng nghiệp đây là giai đoạn hết sức quan trọng cần phải được
tôn trọng, tránh khi ra quyết định lại thờ ơ với nó vì nó sẽ gây hậu quả rất lớn về
sau.
3.1.3. Giai đoạn tổ chức
Giám đốc nên uỷ quyền cho nhân viên của mình để giảm bớt gánh nặng
trong công việc, giám đốc chỉ nên tập trung vào hai giai đoạn trước đó là giai đoạn
quyết sách và giai đoạn nhận biết. Nhưng giám đốc cũng phải nắm bắt được tình
hình công việc của từng phòng ban và phải liên tục đôn đốc gám sát công việc của

họ.
3.1.4. Giai đoạn kiểm tra