TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
DOANH NGHIỆP
I- BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH DOANH NGHIỆP.
1- Quản lý và các chức năng quản lý
a) Khái niệm:
Vấn đề đặt ra trước hết đối với mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ là phải quản
lý doanh nghiệp như thế nào để nó có hiệu quả nhất. Quản lý có tốt thì doanh nghiệp có
thể đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự cạnh tranh gay
gắt giữa các doanh nghiệp.
Vậy quản lý doanh nghiệp là gì ?
Quản lý doanh nghiệp là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến tập
thể người lao động nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họ để đạt được mục tiêu đã
đề ra của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất.
Quản lý là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên, quy
luật xã hội trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, tổ chức kỹ thuật để
tác động lên tập thể người lao động. Từ đó họ tác động đến các yếu tố, vật chất của sản
xuất kinh doanh.
• Nội dung
Con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh. Cho nên quản lý doanh nghiệp chính là quản lý con
người trong hoạt động kinh tế, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và
cơ hội của doanh nghiệp.
Quản lý con người bao gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì con người chịu
ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội,... những
yếu tố này luôn tác động qua lại lẫn nhau hình thành nên nhân cách của từng con người.
Vì vậy, muốn quản lý con người vừa phải là nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa là nhà
xã hội.
Nhờ có quản lý doanh nghiệp, các yếu tố: người lao động, tư liệu lao động đối
tượng lao động được gắn kết với nhau, tạo ra một hiệu quả lao động khác hơn hẳn so
với lao động từng cá nhân riêng rẽ giúp doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có
hiệu quả, nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình. Trong hệ thống sản xuất, quy mô

doanh nghiệp càng lớn, trình độ kỹ thuật và sản xuất càng phức tạp thì vai trò quản lý
càng cần nâng cao và thức sự trở thành nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao
động, tăng hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.
Các chức năng của quản lý: Những chức năng quản lý là hoạt động riêng biệt
của cơ quan quản lý, thể hiện những phương thức tác động của chủ thể quản lý tới đối
tượng quản lý.
Muốn tổ chức bộ máy thật gọn nhẹ không thể không phân tích sự phù hợp giữa
cơ cấu bộ máy quản lý với các chức năng quản lý. Sự phân loại các chức năng quản lý
còn tạo cơ sở cho việc xác định khối lượng công việc, số lượng nhân viên quản lý cần
thiết, từ đó xây dựng các phòng chức năng phù hợp.
Nếu căn và nội dung quản lý được chia thành 5 chức năng sau:
- Chức năng kế hoạch hoá: Đây là chức năng đầu tiên nhằm
đề ra mục tiêu chung cho hoạt động toàn doanh nghiệp. Theo kế hoạch đó từng thành
viên trong doanh nghiệp sẽ biết được nhiệm vụ của mình. Đây là một khâu quan trọng
của hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự thắng lợi trong quản lý. Do đó các cán bộ
lãnh đạo phải xây dựng được các kế hoạch sao cho không có mâu thuẫn với nhau cũng
như phải có sự điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợp. Đây là điều kiện quan trọng
để đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong bất cứ tình huống nào.
- Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy quản lý của
doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu đã đặt ra
của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan tác động đến
doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền
hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra.
- Chức năng điều hành: Khi tổ chức xong phải điều hành
công việc để tiến hành đều đặn theo đúng kế hoạch. Để điều hành có hiệu quả thì cần
phải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có như vậy các bộ phận trong bộ
máy quản lý, cũng như trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mới hoàn thành
tốt nhiệm vụ của mình.

- Chức năng điều khiển, điều chỉnh: Thực hiện chức năng
này các nhà quản lý sẽ sửa chữa những sai phạm trong quá trình sản xuất kinh doanh,
thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm mạnh của doanh nghiệp.
- Chức năng hạch toán kinh tế: Bao gồm hạch toán kế toán
và thống kê, đặc biệt là việc tổ chức ghi chép ban đầu, công tác thông tin kinh tế nội bộ
doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các cơ quan cấp trên.
2- Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
a- Khái niệm: Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong doanh nghiệp (bao
gồm hệ thống các phòng ban chức năng) có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc quản
lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản
xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
b- Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng
được yêu cầu chủ yếu sau đây:
Một là, phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng quản lý
nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế hoạch với chi phí ít
nhất và hiệu quả kinh tế nhiều nhất.
Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng chế độ trách
nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động
trong doanh nghiệp
Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế và kỹ
thuật của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng được
chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn
doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Những đặc điểm kinh tế – kỹ thuật như loại hình sản
xuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí doanh nghiệp trong phân công lao
động xã hội đều được xem là những căn cứ để xây dựng bộ maý quản lý doanh nghiệp
Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu tinh giảm vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý.
Một bộ máy quản lý được coi là tinh giảm khi có số khâu, số cấp ít nhất, tỷ lệ
giữa số cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ so với tổng số cán bộ công nhân viên

nhỏ nhất mà chi phí cho bộ máy quản lý trong giá thành sản phẩm ít nhất.
Nó được coi là vững mạnh khi những quyết định quản lý được chuẩn bị một
cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát hợp với thực tiễn sản xuất, khi những quyết định
ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp nhận với tinh thần kỷ luật nghiêm khắc và ý
thức tự giác đầy đủ.
Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là tất yếu bởi vì xuất phát từ tính biện
chứng giữa tập chung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với mọi người. Cần
tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một người.
Xuất phát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính xác từ
những quyết định, phân công lao động chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc, tất yếu dẫn
tới hợp tác hoá sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ
một sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất, trong cơ cấu tổ chức bộ máy
có các chức danh thủ trưởng, vị trí mối quan hệ trong các chức danh này.
TT Chức danh
thủ trưởng
Vị trí từng chức
danh
Phạm vi phát
huy tác dụng
Người giáp
việc thủ
trưởng
Người dưới
quyền
1 Giám đốc TT cao nhất
trong toàn doanh
nghiệp
Toàn bộ doanh
nghiệp
Các phó

giám đốc
Mọi người
trong doanh
nghiệp
2 Quản đốc TT cao nhất
trong phân
xưởng
Toàn bộ phân
xưởng
Các phó quản
đốc
Mọi người
trong phân
xưởng
3 Đốc công TT cao nhất
trong ca làm
việc
Toàn ca làm
việc
Không Mọi người
trong ca làm
việc
4 Tổ trưởng công
tác
TT cao nhất
trong tổ
Toàn tổ Tổ phó Mọi người
trong tổ
5 Thủ trưởng các
phòng

(ban)chức năng
TT cao nhất
trong phòng ban
Toàn phòng
( ban)
Toàn phòng
ban
Mọi người
trong phòng
Thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng
cấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp, thủ trưởng từng bộ phận có quyền
quyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị của mình quản lý, chịu trách nhiệm
trước giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình phụ trách. Thủ trưởng mỗi cấp
có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt động ở từng cấp đã được quyết
định về chức năng, quyền hạn nhiệm vụ, mối quan hệ công tác, tất cả các cấp phó đều
là những người giúp việc cho cấp trưởng ở từng cấp tương đương và phải chịu trách
nhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp của mình, mọi người trong từng bộ phận là
những người thừa hành cảu thủ trưởng cấp trên trước hết là thủ trưởng của cấp tương
đương và phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng. Giám đốc là thủ
trưởng cấp trên và là thủ trưởng cao nhất trong doanh nghiệp, chịu hoàn toàn trách
nhiệm về mọi mặt hoạt động trong sản xuất kinh doanh, chính trị, xã hội trong doanh
nghiệp trước tập thể người lao động và trước chủ sở hữu doanh nghiệp, mọi người
trong doanh nghiệp phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của giám đốc.
Thực hiện đầy đủ các yêu cầu nói trên sẽ tạo nên hiệu lực và quyền uy của bộ
máy quản lý doanh nghiệp công nghiệp mang đầy đủ tính chất của sản xuất lớn và hoạt
động theo phương thức kinh doanh xã hội chủ nghĩa.
Nếu như bộ máy quản lý mà thích nghi với môi trường thì nó sẽ tạo và thúc đẩy
sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngược lại bộ máy quản lý mà sơ cứng thì nó sẽ không
tồn tại được, không ứng phó được với thị trường. Bộ máy quản lý không mất tiền nhưng
nếu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý thì nó sẽ đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận,

thúc đẩy sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý cũng như sản phẩm nhất định, nó cũng có
vòng đời của nó, sự ổn định của bộ máy quản lý là tương đối.
II- Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, nó quyết định hiệu quả của sản xuất kinh doanh chung của toàn
doanh nghiệp. Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có phương pháp quản lý
phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, có sự tổ chức sản xuất kinh doanh hợp
lý, cũng như có sự chỉ đạo, kiểm tra và điều chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy được những
điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với nền kinh
tế thị trường đầy biến động và ngày càng phát triển hơn.
1- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
a. Khái niệm:
Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong
hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc
và quy tắc của quản trị quy định.
Cơ cấu là một phạm trù phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệ
thống. Cơ cấu tạo điều kiện duy trì trạng thái ổn định của hệ thống. Cơ cấu là chỉ tiêu
về tính tổ chức của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp đặt theo trật tự
nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng
Trong doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận
khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện
các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định chung của doanh
nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý chính là sự phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có
tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Một mặt cơ cấu tổ chức quản
lý phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động trở lại quá trình sản xuất.
* Nguyên tắc đối với cơ cấu tổ chức :

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo những
nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tính tối ưu của cơ cấu: Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý,
số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang còn số