Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp

1
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy
quản lý của Xí nghiệp
I. Qúa trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp SX gia công chế biến
hàng XNK II- HP
Xuất phát từ khó khăn của sản xuất, Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng
XNK II là một đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty XNK Hải
Phòng. Trụ sở chính được đặt tại số 313 đường Đà Nẵng- Ngô Quyền- Hải
Phòng.
Là một thành viên của Công ty XNK Hải Phòng, Xí nghiệp SXGC- CB
hàng XNK II có đầy đủ tư cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, được
mở tài khoản tại Ngân hàng Công thương và sử dụng con dấu theo quy định
của Nhà nước. Kể từ khi thành lập năm 1964 là Xí nghiệp lông vũ mặt hàng
sản xuất chính là lông vịt , xương gia súc xuất nhập khẩu ra nước ngoài.
Đứng trước cơ chế kinh tế chuyển đổi và sự đòi hỏi của thị trường. Nhất là
Hải Phòng thực hiện thành phố mở tương lai khu chế xuất ra đời cùng với sự
phát triển của sản xuất ở nhiều ngành nghề kinh tế mũi nhọn phía Bắc. Đó là
cơ sở đón nhận về nhu cầu bao bì nói chung và bao bì carton nói riêng cho
các loại sản phẩm khác nhau.
Tại Hải Phòng đã có Xí nghiệp bao bì được xây dựng từ thập kỷ 70 với
quy mô năng lực nhỏ hàng năm công suất đạt 1.000 Tấn/năm chưa được đầu
tư đổi mới trang thiết bị. Sau đó có cơ sở bao bì tư nhân Minh Nghĩa và
thêm Công ty dịch vụ công nghiệp là các cơ sở bao bì địa phương đã và đang
đầu tư dây chuyền bao bì carton cùng lúc với Chi nhánh bao bì thương mại.
Nhưng với các dây chuyền này vẫn chưa nâng cao sản lượng bao nhiêu và
chưa đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng cho các ngành và đơn vị như Thuỷ sản,
Nông thổ sản, lương thực, thực phẩm, bia rượu. bánh kẹo, thuốc lá, may
1
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
1

2
mặc, da dầy…..ngày càng phát triển ở địa phương Hải phòng và các tỉnh bạn
lân cận khác.
Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK II còn có một cơ sở mặt bằng
diện tích kiến trúc hạ tầng phục vụ cho sản xuất chưa sử dụng đến hoặc hiệu
suất sử dụng chưa cao, kém hiệu quả phù hợp cho đầu tư sản xuất mặt hàng
mới là bao bì carton, còn nhiều yếu tố lớn khác để Xí nghiệp có thể dễ dàng,
thuận lợi cho việc chuyển đổi mặt hàng sản xuất.
Đó là những lý do mà Xí nghiệp chọn cho mình phương hướng đa dạng
hoá mặt hàng sản xuất theo cơ chế thị trưòng. Việc làm này cũng nhằm mục
đích để duy trì sự tồn tại và ổn định của doanh nghiệp. Tạo thêm việc làm
cho công nhân với mục đích trên Ban lãnh đạo xí nghiệp đã làm văn bản đề
nghị UBND Thành phố Hải Phòng cho phép đổi tên Xí nghiệp đồng thời
chuyển đổi loại hình sản xuất mới.
Xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác các mặt hàng như tôn, lưới đánh cá,
phụ tùng ôtô. Từ đó cho đến nay, Xí nghiệp đã ổn định và từng bước đi lên.
Mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động số vốn ban đầu còn ít, máy
móc còn thiếu, song với sự cố gắng và nỗ lực của Ban giám đốc các phòng
ban Xí nghiệp đã phối hợp chặt chẽ đề ra phương án kế hoạch sẩn xuất kinh
doanh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, nhiệm vụ của Xí nghiệp trang bị máy
móc thiết bị tiên tiến đa số như Máy chặt , Máy xén… Trị giá tài sản trên
700.000.000đ với công suất là 2,5 tỉ dòng carton/năm.Sản phẩm của Xí
nghiệp đạt chất lượng cao, gía cả hợp lý được các khách hàng tín nhiệm đặt
hàng tiêu thụ như Công ty Châu Giang, Công ty Thành Công, Công ty giầy
Kainan, Công ty SX- XD xuất khẩu Gia lâm Công ty thuỷ sản Quảng Ninh
Mặc dù là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty XNK Hải
Phòng chưa đủ tư cách pháp nhân và gặp nhiều khó khăn về vốn, kỹ thuật
song Xí nghiệp đã không ngừng nghiên cứu thị trường mở rộng sản xuất để
2
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán

K35
2
3
kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hàng năm nộp ngân sách thực hiện
nghĩa vụ đầy đủ với Nhà nước. Tạo công ăn việc làm cho 120 cán bộ công
nhân viên trong Xí nghiệp.
Bảng 1.1
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 Tổng doanh thu 64.252 142.459 283.086
2 Doanh thu thuần trđ 64.252 142.459 283.086
3 Giá vốn hàng bán trđ 51.401 113.967 283.086
4 Lợi nhuận gộp trđ 12.851 28.492 56.617
5 Chi phí bán hàng trđ 4.189 8.547 16.985
6 Chi phí quản lý doanh nghiệp trđ 6.426 15.606 29.911
7
Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh
trđ 2.236 4.339 9.721
8 Tổng lợi nhuận trước thuế trđ 2.236 4.339 9.721
* Nhận xét: Qua các kỳ hầu hết các chỉ tiêu về sản lượng, lợi nhuận, thu
nhập của công nhân đều tăng dần lên. Các chỉ tiêu này giúp đánh giá được
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Các
năm sau đều có sự tăng trưởng, phát triển hơn năm trước. Số lượng hàng hóa
3
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
3
4
sản xuất ra đều tiêu thụ hết thị trường, từ khi bắt đầu sản xuất cho đến nay

công ty đã dần đi vào ổn định và ngày càng có bước phát triển hơn trên thị
trường. Lợi nhuận của công ty ngày càng tăng và tăng tương đương với tỷ lệ
tăng sản lượng. Do mới đầu tư đi vào sản xuất lên trong những năm qua
công ty đang được hưởng chế độ ưu đãi đầu tư, được miễn thuế thu nhập
doanh nghiệp. Việc sử dụng lao động và chế độ đối với ngừơi lao động luôn
được công ty chú trọng quan tâm lên thu nhập của công nhân luôn được đảm
bảo trả đúng, trả đủ có nghĩa là thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập
đúng thời hạn, đảm bảo đầy đủ các chế độ khác cho công nhân theo đúng
quy định của công ty và theo pháp luật của nhà nước .
2. Phương hướng mục tiêu của Xí nghiệp SX gia công chế biến hàng XNK
II
2.1 Phương hướng chung:
- Không ngừng nghiên cứu cải tiến để duy trì, giữ vững và nâng cao chất
lượng sản phẩm, đảm bảo giao hàng đúng hạn, đúng chủng loại, thoả mãn
ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Sản xuất đạt và vượt kế hoạch trong năm, chất lượng sản phẩm ổn định.
- Tiêu thụ ít nhất 95% sản phẩm bao bì do Xí nghiệp sản xuất ra.
- Tất cả các lao động trong Xí nghiệp đều phải có đủ nhận thức cần thiết về
hệ thống quản lý chất lượng Xí nghiệp đang áp dụng.
- Tỷ lệ lao động tốt 90%, loại trung bình 10%, không có loại yếu.
2.2 Phương hướng phát triển của Xí nghiệp sản xuất gia công hàng chế biến
XNK II trong những năm tới:
Do chi phí nguyên vật liệu chiểm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất
của Công ty, cho nên để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, vấn đề
đặt ra là phải tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tăng mức lãi
kinh doanh thì giải pháp cơ bản nhất là cần phải tiết kiệm nguyên Vật liệu
4
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
4

5
trên cơ sỏ tổ chức, sử dụng tốt các lao động, sử dụng đủ và đúng đối tượng
để tránh lãng phí nhưng vẫn đảm bảo cho sản xuất. Tiến hành xây dựng lại
quy chế trả lương cho phù hợp tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu và
nguyện vọng của người lao động nhưng phải tôn trọng nguyên tắc của pháp
luật.
Sơ đồ 1.2
Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp
5
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
Giám đốc
Phó giám đốc
phụ trách sản
xuất
Phó giám đốc
phụ trách kinh
doanh
Phòng tổ
chức
Phòng kế toán
Phòng XNK
Phòng kinh
doanh
Phân xưởng
tạo phôi
Phân xưởng
in
Phân xưởng
ho n chà ỉnh

Tổ in 1 Tổ in 2
Máy phụ
2
Máy phụ
1
Máy
chính 2
Máy
chính 1
Cơ điện
5
6
II. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp sản xuất gia
công hàng XNK II
1. Đặc điểm chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban.
Như vậy bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo kiểu tập
trung trong đó:
* Giám đốc Xí nghiệp do Tổng giám đốc bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của
Giám đốc Xí nghiệp SXGC- CB hàng XNK II, chịu trách nhiệm trước và
pháp luật Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đồng
thời trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực
- Công tác tổ chức nhân sự, lao động, tiền lương, hành chính, đời sống cán
bộ nhân viên
- Công tác kinh tế tài chính, kế hoạch thống kê
- Công tác tiếp thị, tiêu thụ hàng hoá.
* Phó giám đốc phụ trách SX : là người trực tiếp chỉ đạo các phân xưởng từ
khâu kỹ thuật đến điều độ sản xuất, trìn tự sắp xếp các đơn hàng nhằm đảm
bảo tiến độ giao hàng cho khách hang, trực tiếp điều hành các phân xưởng
sản xuất theo đúng Mẫu mã, phẩm chất hàng hoá sản phẩm.
* Phó giám đốc phụ trách KD : là người trực tiếp chỉ đạo khâu Marketing

nhằm chiếm lĩnh và mở rộng thị trường, quản lý trực tiếp khâu nguyên liệu
đầu vào nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho dây
chuyền sản xuất hoạt động liên tục đúng tiến độ, tránh tình trạng thiếu
6
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
6
7
nguyên đầu vào và người lao động không có việc làm hoặc không làm liên
tục gây lãng phí.
* Phòng tổng hợp tổ chức hành chính : có chức năng giúp việc và chịu trách
nhiệm hoàn toàn trước Giám đốc Xí nghiệp trực tiếp thực hiện về công tác tổ
chức lao động tiền lương.
- Nắm bắt chặt chẽ toàn bộ nhân lực, sắp xếp bố trí hợp lý trong dây
chuyền
- Đề xuất các kiến nghị sắp xếp lực lượng gián tiếp tinh giảm gọn nhẹ.
- Tổ chức tốt công tác hành chính, bảo vệ phục vụ tốt cho sản xuất.
- Thường xuyên báo cáo đúng định kỳ về công tác tổ chức lao động.
- Quản lý theo dõi công tác khen thưởng kỷ luật.
- Quản lý theo dõi công văn đi đến chặt chẽ.
* Phòng tài chính- kế toán có nhiệm vụ:
- Căn cứ vào đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp để lựa chọn đề ra hình thức
tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, xây dựng trình tự lập duyệt và luân chuyển
chứng từ kế toán trong Xí nghiệp một cách khoa học hợp lý theo đúng quy
định của Nhà nước.
- Tổ chức hệ thống kế toán- tài khoản kế toán áp dụng trong đơn vị phù
hợp, tạo điều kiện cho việc điều hành và quản lý kinh tế tài chính của đơn vị
chặt chẽ và có hiệu quả.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và định kỳ kịp thời đúng
chế độ của Nhà nước và Tổng công ty.

- Tổ chức tuần hoàn và chu chuyển vốn, thu hồi vốn, chấp hành chế độ tài
chính Nhà nước và quy định của Công ty việc điều hành các định mức chi
phí sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp và dự toán chi phí khác.
- Tổ chức thông tin kinh tế tài chính kịp thời có hiệu qủa.
7
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
7
8
- Phổ biến hướng dẫn các chế độ, chính sách của đảng và Nhà nước về tài
chính kế toán thông qua các văn bản cụ thể hoá bằng các quy định của đơn
vị.
- Trưởng phòng tài vụ là người có trách nhiệm tham mưu với Giám đốc kế
hoạch kinh doanh, quản lý tài chính của Xí nghiệp.
* Phòng kinh doanh dịch vụ XNK
- Phụ trấch về kế hoạch, Vật tư, kỹ thuật, tiếp thị,kcs.
- Trưởng phòng kinh doanh DV- XNK chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám
đốc.
- Có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất theo dõi chất lượng sản phẳm như
trong hợp đồng bán hàng.
- Thường xuyên kiểm tra các công đoạn trong quá trình sản xuất để phát
hiện những sai lệch về thực hiện quá trình công nghệ, về chất lượng sản
phẩm và nếu không đảm bảo về các mặt đó thì yêu cầu phân xưởng ngừng
sản xuất, lập kế hoạch sử dụng vật tư, nguyên liệu để cho phân xưởng sản
xuất.
- Thiết kế mẫu hàng theo yêu cầu của khách hàng, khai thác nguồn hàng.
- Trưởng phòng kinh doanh XNK phải có trách nhiệm đi khai thác các
nguồn hàng sản xuất và nguồn hàng xuất nhập khẩu uỷ thác, tham mưu giúp
việc Giám đốc Xí nghiệp trong các khâu xây dựng và chỉ đạo kế hoạch sản
xuất hàng tháng, quý năm. Lập các báo cáo tình hình sản xuất và kiểm tra

chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp trong công tác chỉ đạo điều hành sản
xuất, công tác điều động các nguồn lực để đảm bảo phục vụ các mục tiêu và
nhiệm vụ kế hoạch…
* Chức năng của các phân xưởng SX :
- Phân xưởng tạo phôi ( máy chính): đây là khâu đầu tiên của một chu trình
sản xuất bao bì carton sóng, tại khâu này sau khi nhân nguyên Vật liệu, căn
8
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
8
9
cứ theo đơn đặt hàng và phiếu điều độ sản xuất phân xưởng này vận hành
dàn nhiệt, quả lô và các máy có liên quan để chạy bìa carton 3 lớp, 5 lớp hay
7 lớp bước cuối cùng của khâu này là đặt máy chặt phôi (bìa carton).
- Phân xưởng hoàn chỉnh ( máy phụ): sau khi nhân được phôi phân xưởng
hoàn chỉnh thiết kế hòm ( dài, rộng, cao, nắp) theo đơn đặt hàng của khách
hàng và phiếu điều độ sản xuất, sau đó lăn hằn, xén cạnh, chặt góc (các
đường gấp và 4 cạnh của hòm) và cuối cùng là dập gim hoặc dán tai hòm tuỳ
theo yêu cầu cụ thể của khách hàng đến đây gọi là sản phẩm mộc.
- Phân xưởng chế bản - in : sau khi phân xưởng hoàn chỉnh hoàn thành sản
phẩm mộc thì chuyển sang tổ in, tại đây bộ phận chế bản căn cứ vào tờ
list(đơn đặt hàng của khách hàng) trên tờ list người ta hướng dẫn mẫu mã và
Market in chế bản căn cứ vào đó làm phim , chụp lưới, bộ phận in căn cứ
vào tờ list và những lưới in pha mực và in lên mặt hòm, đây là khâu cuối
cùng của một chu trình làm bao bì carton, sau khi in là bó buộc thành phẩm
nhập kho hoặc xuất thẳng cho khách hàng.
* Nhận xét chung về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp : Xí nghiệp sản xuất GC
CB hàng XNK II là một đơn vị có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động kinh
doanh độc lập có con dấu và tài khoản riêng, địa bàn hoạt động tương đối
rộng và đa dạng hoá mặt hàng. Bộ máy quản lý và sắp xếp cơ cấu tổ chức

như hiện nay là tương đối hợp lý và chặt chẽ, tuy nhiên xí nghiệp nên xem
xét và bố trí thêm bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm, hạn chế tới
mức tối đa hàng bị sai, hỏng không đúng quy cách hoặc không đạt chất
lượng vì nếu làm tốt khâu này thì giảm một phần rất đáng kể những tiêu hao
không đáng có từ đó lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, với bất kỳ một
doanh nghiệp nào cũng cần và nên kiện toàn hệ thống kiểm tra chất lượng ở
hầu hết các khâu có như vậy thì chi phí mới giảm mà chi phí giảm thì lợi
9
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
9
10
nhuận tăng, hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao thì uy tín được bảo đảm khi
đó khách hàng sẽ gắn bó với doanh nghiệp mình hơn.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Xí nghiệp SX gia công chế biến XNK II
+ Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp
Dây chuyền sản xuất bao bì carton phức tạp phải qua nhiều công đoạn
hoàn thiện khác nhau, hao phí lao động trên một đơn vị sản phẩm lớn, công
nhân làm việc tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm trong môi trường bụi và nhất
là nóng bức. Tuy nhiên đội ngũ công nhân Xí nghiệp có trình độ tay nghề
cao, am hiểu công nghệ, yêu nghành nghề cùng với chế độ kiểm tra chất
lượng sản phẳm nghiêm ngặt nên sản phẩm của Xí nghiệp luôn đảm bảo chất
lượng và được các bạn hàng như : Công ty Châu Giang, Công ty giầy Thành
Công. Công ty bia Hải PHòng. Công ty giầy Kainan, Công ty SX- DV xuất
khẩu Gia Lâm, Công ty thuỷ sản Quảng Ninh… đặt hàng tiêu thụ ngoài ra
còn một số bạn hàng thuộc khu công nghiệp NOMURA Hải Phòng như
Công ty Hợp Thịnh, Công ty ROSE cũng đặt hàng Xí nghiệp.
Hiện nay với dây chuyền máy móc thiết bị tiên tiến chủ yếu nhập ngoại
Xí nghiệp phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm- tiết kiệm chi phí để lãi
trên một đơn vị sẩn phẩm theo đơn đặt hàng lớn nhất và giảm giá thành để

cạnh tranh.
* Quy trình công nghệ sản xuất
Xí nghiệp sản xuất bao bì được thành Lập nhằm sản xuất hòm carton,
giấy Kráp, bột với quy trình công nghệ chế biến theo kiểu liên tục. Hầu hết
các mấy móc thiết bị dây chuyền của Xí nghiệp như máy quấn, máy phun
hồ, máy xén cạnh, máy chặt,…đều được nhập vào và sản phẩm của Xí
nghiệp qua các công đoạn đều được kiểm tra hết sức khắt khe và chất lượng
theo tiêu chuẩn đã quy định.
10
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
10
11
Xí nghiệp hiện có một dây chuyền sản xuất bao bì nằm trong khuôn viên
của nhà khung kho Tiệp với diện tích là 720m làm địa điểm chính sản
xuất,có kho chứa nguyên liệu,thành phẩm 200m phương tiện trang bị của
một dây chuyền sản xuất bao bì gồm các loại máy chủ yếu sau:
- Máy cưa giấy - Máy quấy phun hồ
- Máy cắt góc - Máy dập ghim
- Máy tráng parapin - Dàn xấy bằng điện
- Máy in mác bao bì - Máy xén cạnh, lăn hằn
- Máy đay chuyền 5 lớp
11
Báo cáo thực tập tổng hợp Ho ng Thà ị Mỹ Dung L– ớp Kế toán
K35
11