ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ HÀ NỘI

ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ HÀ NỘI
I. Máy vi tính và công tác kế toán
1.Tình hình ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Việt Nam
Máy vi tính với khả năng sử lý dữ liệu nhanh, dễ sử dụng và đem lại hiệu quả
kinh tế cao là biến cố quan trọng nhất xảy ra đối với các doanh nghiệp trên con
đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, thì việc đưa công nghệ
thông tin vào ứng dụng trong các lĩnh vực trong đó có lĩnh vực kinh tế là một tất
yếu khách quan của quá trình phát triển kinh tế, đưa đất nước ta hội nhập với nền
kinh tế thế giới. Chúng ta đang cố gắng đạt trình độ tiên tiến về lĩnh vực khoa học
trong khu vực với những đặc trưng chủ yếu là máy vi tính được ứng dụng rộng rãi
trong mọi lĩnh vực và trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự
phát triển kinh tế xã hội, phát triển mạng thông tin quốc gia với thông lượng lớn,
tốc độ và chất lượng với tỷ lệ người dùng internet đạt mức trung bình trên thế giới,
đưa công nghệ tin học trở thành nền kinh tế mũi nhọn, có tốc độ phát triển cao và
có tỷ lệ đóng góp cho GDP của cả nước ngày càng tăng và là công cụ đắc lực cho
các thành phần kinh tế đất nước.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt
động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng
rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp thì vấn đề thu nhận, xử lý
và cung cấp thông tin kế toán về kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp ngày càng
trở lên phức tạp và khó khăn hơn . Việc thu nhận, xử lý một khối lượng lớn thông
tin nhằm cung cấp một cách kịp thời cho nhu cầu quản lý là rất cần thiết và có thể
dựa vào sự trợ giúp của máy vi tính.
Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ việc thu
nhận và xử lý cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc các phương tiện máy
tính đơn giản trong lĩnh vực kế toán không còn phù hợp nữa mà sẽ được thay thế
bằng các phương tiện máy tính tiên tiến, hiện đại có tính năng ưu việt hơn, đó
chính là việc tạo ra các phần mềm kế toán để ứng dụng trong việc xử lý và cung
cấp thông tin kế toán về kinh tế, tài chính cho các nhà quản lý một cách nhanh

chóng kịp thời và chính xác. Nó cho phép ghi chép theo dõi mọi biến động về tài
sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Do có sự khác nhau về chuẩn mực, thông lệ kế toán và " Vấn đề ngôn ngữ"
làm cho phần mềm kế toán của người nước ngoài sản xuất hầu như không sử dụng
được tại Việt Nam. Do vậy, sự phát triển của phần mềm kế toán tiếng Việt là một
tất yếu khách quan nhằm phục vụ cho công tác kế toán ở nước tài khoản. Có nhiêu
loại phần mềm kế toán khác nhau nên vấn đề đặt ra là phải chọn một phần mềm kế
toán đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán và cung cấp được nhiều thông tin phục
vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây không phải là một công việc đơn giản đặc
biệt trong điều kiện nước ta hiện nay còn chưa có một thị trường phần mềm kế toán
để dễ dàng lựa chọn và còn nhiều cán bộ kế toán chưa hiểu biết nhiều về phần
mềm kế toán và chưa có kỹ năng sử dụng máy tính thuần thục. Hiện nay ở nước ta
phần mềm kế toán có thể được chia làm 3 loại chính:
- Các phần mềm kế toán chuyên nghiệp do một số công ty tin học xây dựng và
phát triển.
- Các phần mềm kế toán do các phòng máy vi tính của công ty xây dựng cho
chính nghề nghiệp của mình hoặc do một số công ty tin học xây dựng trên cơ sở
hợp đồng của doanh nghiệp.
- Các phần mềm kế toán của người nước ngoài có thể hỗ trợ rất mạnh cho công
tác quản trị nhưng hầu hết không phù hợp với mô hình kế toán và đặc điểm kinh
doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Qua một số nét khái quát trên đây về tình hình ứng dụng máy vi tính trong
công tác kế toán ở Việt Nam ta thấy được vai trò quan trọng của máy vi tính trong
công tác kế toán. Tuy nhiên cũng còn nhiều vấn đề đặt ra cho việc ứng dụng máy
vi tính vào trong công tác kế toán, điều này đòi hỏi các nhà kế toán và các chuyên
gia công nghệ thông tin và tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề này một cách có
hiệu quả.
2. Tình hình ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán tại công ty XNK
Thủ Công Mỹ Nghệ Hà Nội.
Hiện nay, công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ đã đưa máy tính vào sử dụng

trong quản lý và trong công tác kế toán của công ty, tuy nhiên vẫn chưa khai thác
hết các chức năng và khả năng làm việc của máy, mặc dù đã được cài đặt phần
mềm nhưng một số khâu trong công tác kế toán vẫn mang tính thủ công, chưa sử
dụng toàn bộ các công việc trên máy, và phần mềm chưa đáp ứng được nhu cầu đòi
hỏi của các thông tin kế toán và chưa hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh
của doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kế toán công ty
nên hoàn thiện chương trình kế toán trên máy thành một chu trình từ việc sắp xếp
đến sử lý chứng từ, tính toán nhập dữ liệu và in các sổ như, nhật ký chung, nhật ký
thu tiền ngoại tệ, các sổ cái, các báo cáo tài chính theo yêu cầu của người sử dụng.
Và nên trang bị đầy đủ máy cho từng nhân viên kế toán của từng phần hành kế
toán riêng biệt. Mặc dù đã được trang bị máy vi tính trong công tác kế toán nhưng
chưa được nối mạng internet để trao đổi thông tin nên đã hạn chế khả năng sử
dụng máy vi tính trong điều kiện hiện nay. Do đặc thù của công ty là hoạt động
kinh doanh xuất nhập khẩu nên đòi hỏi công ty muốn tồn tại được phải cạnh tranh
được với các doanh nghiệp trong và ngoài nước trong việc tìm kiếm thị trường, ký
kết hợp đồng giảm thiểu chi phí. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và để có
được thông tin kế toán nhanh kịp thời, chính xác là một yếu tố hết sức quan trọng
trong cạnh tranh đặc biệt là thông tin kế toán quản trị nó giúp cho việc ra quyết
định của nhà quản lý được kịp thời có hiệu quả. Như vậy vấn đề quan trọng đặt ra
đối với Doanh nghiệp là cần phải hiện đại hoá công tác kế toán bằng việc ứng
dụng máy vi tính và phần mềm kế toán thích hợp trong công tác kế toán tại công ty
đồng thời trang bị kế toán về tin học nhất định cho cán bộ nhân viên kế toán của
Doanh nghiệp.
Ứng dụng máy vi tính vào công ty sẽ giúp cho việc thu nhận, tính toán xử lý
và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng cao đáp ứng
nhu cầu quản lý của công ty. Đặc biệt khi áp dụng những kỹ thuật tiên tiến của tin
học như nối mạng với các máy sẽ xoá đi những khoảng cách không gian rất thuận
lợi cho việc chỉ đạo kiểm tra và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế
toán trưởng, toàn bộ hoạt động của các đơn vị trực thuộc, máy vi tính có thể thu
nhận, xử lý và lưu trữ, bảo quản các tài liệu, số liệu thông tin kinh tế tài chính an

toàn và hiệu quả.
II.Đặt bài toán
- Đặt bài toán của công tác kế toán trên máy vi tính là việc xác định mục tiêu của
bài toán. Từ yêu cầu đã đặt ra của bài toán ta phải xác định đầu vào của bài
toán.
- Đầu vào chính là các chứng từ gốc
- Đầu ra là các sổ, các bảng kê theo yêu cầu của bài toán.
Với bài toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại công ty XNK Thủ Công Mỹ
Nghệ thì xuất phát từ các chứng từ: Phiếu xuất kho, hoá đơn thương mại
(INVOICE) cần đặt được của bài toán hay còn gọi là đầu ra, cụ thể là phải xác định
yêu cầu cần phải đạt được cuối cùng của bài toán. Từ yêu cầu đã đặt ra ta phải xác
định được đầu vào đó là các dữ liệu gốc được xác định không theo một quy luật
nào cả.
- Trước hết ta cần phải xác định mục tiêu của bài toán. Thông thường thì đó
là các biểu mẫu báo cáo, các loại sổ sách kế toán. Trong công tác kế toán xuất
khẩu thì đầu ra đó chính là: Sổ nhật ký chung, sổ nhật biên bán hàng xuất khẩu, sổ
nhật biên tài khoản 1112, sổ cái các tài khoản 1122, 157, 511, 632.
- Từ yêu cầu đặt ra ta phải xác định được các số liệu gốc đó chính là các
chứng từ gốc như:
Hoá đơn ngoại thương (INVOICE)
Vận đơn
Tờ khai hải quan
Biên lai thuế xuất khẩu, nhập khẩu …
Mục tiêu cuối cùng cần đạt được của bài toán là cuối mỗi tháng được in các
sổ sau:
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Đơn vị: 1.000 đồng
Ngày
tháng
ghi sổ

Chứng từ
Diễn
giải
Đã ghi
sổ cái
Số hiệu
tài khoản
Số phát sinh
Ghi
chú
Số Ngày Nợ Có
(-) (-) (-) (-) (-)
Ngày…tháng….năm.....
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
SỔ NHẬT KÝ TÀI KHOẢN 1112
Đơn vị: 1000 đồng
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn
giải
Số
hiệu
TK
Số phát sinh
USD
Số phát sinh
VNĐ
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
(-) (-) (-) (-) (-) (-)

Ngày… tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
SỔ CÁI - TÀI KHOẢN 157.1 - HÀNG GỬI BÁN
Đơn vi: 1.000 đồng
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn
giải
Trang
sổ nhật
ký
chung
Số liệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
(-) (-) (-) (-) (-)
Ngày… tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
TÀI KHOẢN 131 - PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
Đơn vị: 1.000 đồng
Chứng từ Số phát sinh
Ngày
tháng
ghi sổ
Diễn

giải
Trang
sổ nhật
ký
chung
Số hiệu
tài
khoản
Số Ngày Nợ Có
Ngày… tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 112 - TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Đơn vị: 1.000 đồng
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn
giải
Trang
sổ nhật
ký
chung
Số hiệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
(-) (-) (-) (-) (-)
Ngày… tháng…năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
TÀI KHOẢN 333
THUẾ VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP NHÀ NƯỚC
Đơn vị: 1.000 đồng
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn
giải
Trang
sổ nhật
ký
chung
Số hiệu
tài
khoản
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
(-) (-) (-) (-) (-)
Ngày…tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
III- Phân tích bài toán :
Sau khi đặt bài toán dựa vào chứng từ gốc ta phải tổ chức thiết kế hệ thống
sổ sách chứng từ theo yêu cầu và mục tiêu của bài toán. Sau đó tiến hành phân
tích các quá trình xử lý tính toán với các dữ liệu của chứng từ gốc qua các bước
trung gian.
Với hình thức nhật ký chung, ta sử dụng sổ nhật ký chung cho tất cả các tài
khoản. Đối với những tài khoản đặc biệt(tuỳ theo từng hoạt động sản xuất kinh

doanh) thì ta có sổ nhật ký riêng để theo dõi (như sổ nhật biên TK 112 -để theo dõi
cho TK 112). Hệ thống sổ cái đối với các tài khoản là giống nhau nếu doanh
nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu sổ cái tương ứng, nhưng ở đây
với bài toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá thì ta chỉ đề cập đến một sổ cái
thường sử dụng như: sổ cái TK 157, TK 112, TK 131...
Để theo dõi hàng uỷ thác xuất khẩu ta dùng sổ nhật biên hàng uỷ thác xuất
khẩu và dùng sổ chi tiết TK 157 để theo dõi hàng gửi đi xuất khẩu. Hệ thống các sổ
của chương trình như sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật biên tài khoản 112
- Sổ nhật biên hàng uỷ thác xuất khẩu
- Sổ chi tiết tài khoản 157
- Sổ cái các tài khoản: 112,157,131
Trong đó bốn sổ đầu sẽ được tạo trực tiếp và sổ cái là sổ được tạo thông qua
các chương trình dựng sổ cái.
Để in ra được các sổ trên thì ta phải xây dựng và thực hiện được các chương
trình sau:
- Chương trình vào sổ nhật ký chung: VNKC1. DBF
- Chương trình vào sổ nhật biên TK 112: VNBTK112.DBF
- Chương trình vào sổ nhật biên uỷ thác xuất khẩu: VNBUTXK .DBF
- Chương trình vào sổ chi tiết tài khoản 157: VSCTTK157.DBF
- Chương trình dựng sổ cái TK 112: DSCTK112.DBF
- Chương trình dựng sổ cái các tài khoản 157,131: DSCAI .DBF
- Chương trình in sổ nhật ký chung: INNKC.DBF
- Chương trình in sổ nhật biên tài khoản 112: INNBTK112.DBF
- Chương trình in sổ nhật biên uỷ thác xuất khẩu: INNBUTXK .DBF
- Chương trình in sổ chi tiết tài khoản 157: INSCT .DBF
- Chương trình in sổ cái các tài khoản: INSCAI .DBF
Ngoài ra còn chương trình MENU và chương trình DCHAM9 để thực hiện các
chương trình đã nêu ở trên.

SƠ ĐỒ BIẾN ĐỔI DỮ LIỆU CỦA BÀI TOÁN:
Chứng từ gốc
VNKC1
VNBUTXK
VNBTK112
VSCTTK157
SCAI112
SCAI157
SCAI131
INNKC
INNBUTXK
INNB112
INSCT157
INSCAI
IV/ Tổ chức thực hiện:
Để thực hiện bài tóan kế tóan xuất khẩu trên máy vi tính ta phải tạo hệ thống
sổ phù hợp với yêu cầu của bài tóan trong đó công việc của tạo sổ là khai báo cấu
trúc sổ.
1. Tạo các sổ:
a.Sổ nhật ký chung:
+ Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự
thời gian. Số liệu trên sổ nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
+ Tên sổ: SNKC .DBF
+ Cấu trúc sổ:
Field Field name Type Width Descreption
1 NTGS Date 8 Ngày tháng ghi sổ
2 SCT Numeric 3 Số chứng từ
3 NT Date 8 Ngày tháng
4 DGIAI Characte 30 Diễn giải
5 DGSC Characte 5 Đã ghi sổ cái

6 SHTK Nameric 4 Số hiệu tài khoản
7 SPSNO Nameric 9 Số phát sinh nợ
8 SPSCO Nameric 9 Số phát sinh có
9 GCHU Characte 20 Ghi chú
b.Sổ nhật ký tài khoản 112.2
+ Tên sổ: SNKTK112.2 DBF
+ Cấu trúc:
Field Field name Type Width Descreption
1 NTGS Date 8 Ngày tháng ghi sổ
2 SCT Numeric 3 Số chứng từ
3 NT Date 8 Ngày tháng
4 DGIAI Characte 30 Diễn giải
5 SHTK Nameric 4 Số hiệu tài khoản
6 SPSNO VNĐ Nameric 9 Số hiệu tài khoản
7 SPSCO VNĐ Nameric 9 Số phát sinh nợ
8 SPSNO USD Nameric 6 Số phát sinh có
9 SPSCO USD Nameric 6 Ghi chú
a. Sổ cái các tài khoản:
*Sổ cái tài khoản 112.2:
+ Tên sổ: S.CÁI TK112. DBF
+ Cấu trúc:
Field Field name Type Width Descreption
1 NTGS Date 8 Ngày tháng ghi sổ
2 SCT Numeric 3 Số chứng từ
3 NT Date 8 Ngày tháng
4 DGIAI Characte 30 Diễn giải
5 TSNKC Nameric 10 Trang sổ nhật ký chung
6 SHTK USD Nameric 4 Số hiệu tài khoản
7 SPSNO USD Nameric 9 Số phát sinh nợ
8 SPSNO VNĐ Nameric 9 Số phát sinh có

9 SPSCO VNĐ Nameric 9 Số phát sinh có VNĐ
*Sổ cái các Sổ cái tài khoản 157:
+ Tên sổ: S.CÁI TK157. DBF
+ Cấu trúc:
Field Field name Type Width Descreption
1 NTGS Date 8 Ngày tháng ghi sổ
2 SCT Numeric 3 Số chứng từ
3 NT Date 8 Ngày tháng
4 DGIAI Characte 30 Diễn giải
5 TSNKC Nameric 4 Trang sổ nhật ký chung
6 SHTK USD Nameric 9 Số hiệu tài khoản
7 SPSNO USD Nameric 9 Số phát sinh nợ
8 SPSNO VNĐ Nameric 6 Số phát sinh có
9 SPSCO VNĐ Nameric 6 Ghi chú
*Sổ cái tài khoản 131:
+ Tên sổ: S.CÁI TK131. DBF
+ Cấu trúc:
Field Field name Type Width Descreption
1 NTGS Date 8 Ngày tháng ghi sổ
2 SCT Numeric 3 Số chứng từ
3 NT Date 8 Ngày tháng chứng từ
4 DGIAI Characte 30 Diễn giải
5 TSNKC Nameric 4 Ngày tháng
6 SHTK USD Nameric 9 Diễn giải
7 SPSNO USD Nameric 9 Số phát sinh nợ
8 SPSNO VNĐ Nameric 6 Số phát sinh có
9 SPSCO VNĐ Nameric 6 Ghi chú
*Sổ cái tài khoản 333:
+ Tên sổ: S.CÁI TK333. DBF
+ Cấu trúc:

Field Field name Type Width Descreption
1 NTGS Date 8 Ngày tháng ghi sổ
2 SCT Numeric 3 Số chứng từ
3 NT Date 8 Ngày tháng
4 DGIAI Characte 30 Diễn giải
5 TSNKC Nameric 4 Trang sổ nhật ký chung
6 SHTK USD Nameric 9 Số hiệu tài khoản
7 SPSNO USD Nameric 9 Số phát sinh nợ
8 SPSNO VNĐ Nameric 6 Số phát sinh có
9 SPSCO VNĐ Nameric 6 Ghi chú
d.Sổ tên:
+ Dùng để quản lý số hiệu tài khoản và tên tài khoản
+ Tên sổ: STENTK. BDF
+ Cấu trúc:
Field Field name Type Width Descreption
1 SHTK Mameric 4 Số hiệu tài khoản
2 TSNTK Characte 30 Tên tài khoản
2. Vào số liệu cơ sở cho các sổ:
a. Sổ nhật ký chung: