MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG
HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác quản lý và kế toán của công ty cổ phần Gas
Petrolimex.
3.1.1. Công tác quản lý
Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty thương mại khá lớn, nhãn hiệu Gas
Petro nổi tiếng ở mọi miền trên cả nước, công ty có hệ thống công ty con và chi nhánh ở
các tỉnh thành trên cả nước. Nhờ có bộ máy quản lý khá chặt chẽ, khoa học, hợp lý mà
công ty hoạt động tốt và hiệu quả. Do có cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, các phòng bán
được giao nhiệm vụ rõ ràng, có trách nhiệm và nghĩa vụ cụ thể nên công việc quản lý của
công ty luôn dễ dàng và hiệu quả , không bị chồng chéo hay bỏ xót, tập trung được vào các
nhiệm vụ chính của công ty để công ty ngày càng phát triển. Là công ty thương mại nên
công ty rất chú trọng đến việc quản lý việc mua và bán hàng hóa, để chuyên môn hóa cao
công ty đã có phòng xuất nhập khẩu riêng để phụ trách việc mua hàng và có đến hai phòng
kinh doanh phụ trách riêng về hai mảng gas công nghiệp và gas thương mại để đi sâu vào
từng mảng tiêu thụ nhằm đạt được doanh thu cao nhất cho công ty. Với cơ cấu tổ chức
quản lý khoa học, bộ máy quản lý chuyên nghiệp, và những nhà quản lý tài năng tạo điều
kiện cho công ty ngày càng phát triển.
3.1.2.Công tác kế toán nói chung
Có được hiệu quả hoạt động kinh doanh tốt là do sự cố gắng của cả công ty, của các
bộ phận, phòng ban trong văn phòng công ty nói chung. Phòng kế toán cũng góp phần
không nhỏ vào kết quả đó. Được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại để làm việc, sử dụng
phần mền kế toán riêng của công ty và luôn đổi mới, cải cách theo chế độ quy định và hợp
lý với điều kiện hiện tại của công ty để có thể hạch toán kế toán một cách chính xác nhất,
cung cấp thông tin kế toán kịp thời nhất và quản lý tốt nhất hoạt động của công ty.
Về bộ máy kế toán
Công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán khá chuyên nghiệp, nhiệt tình, sáng
tạo, năng động. Với trình độ chuyên môn cao, được tuyển dụng khá kỹ và đào tạo bài
bản các nhân viên kế toán tại công ty luôn làm việc rất hiệu quả. Vì thế mà phòng kế
toán tuy nhiều việc nhưng vẫn luôn hoàn thành tốt công việc của mình một cách hiệu
quả nhất. Phòng kế toán đã kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong khối văn

phòng công ty và các chi nhánh trên cả nước để có những thông tin đầy đủ, chính xác
và kịp thời nhất giúp cho công tác kế toán hiệu quả hơn.
Về mô hình tổ chức là mô hình phân tán, mô hình tổ chức này chưa thật sự phù hợp
với đặc điểm của công ty. Các công ty con hạch toán độc lập là đúng đắn nhưng các chi
nhánh và các cửa hàng tại Hà Nội mà đều được hạch toán tập trung tại Công ty làm cho
khối lượng công việc ở Công ty quá nhiều nên không thể kiểm soát hết, thể hiện sự chưa
chuyên nghiệp.
Về số lượng và cách phân công công việc
Do công ty hoạt động khá rộng mà số lượng nhân viên kế toán thì chưa đủ đáp ứng,
do đó nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. Tuy nhân viên kế toán
của công ty có trình độ chuyên môn cao nhưng với số lượng công việc nhiều như thế có lẽ
sẽ không thật sự hiệu quả và chất lượng. Như kế toán TSCĐ kiêm xây dựng cơ bản, công
cụ dụng cụ và công nợ nội bộ như vậy sẽ có quá nhiều công việc cho một người làm, do đó
công việc kế toán sẽ bị ứ đọng và có thể gây ra nhầm lẫn khi chịu áp lực về thời gian, hoặc
có thể không cung cấp thông tin kế toán kịp thời khi cần thiết. Kế toán TGNH kiêm thanh
toán với người bán đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, do đó rất dễ gây ra gian lận,
làm hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thật sư hiệu quả.
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chứng từ là một trong những giấy tờ quan trọng để minh chứng cho nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, là căn cứ cho kế toán thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc sử dụng chứng từ
đúng đắn, hợp lý tạo điều kiện cho công tác kế toán chính xác, hiệu quả. Việc sử dụng
chứng từ của công ty nhìn chung đã tuân thủ đúng quy định của bộ Tài Chính. Chấp hành
nghiêm chỉnh những quy định và cập nhật liên tục những quy định mới, những thay đổi
của Bộ ban hành. Các chứng từ luôn được sử dụng đúng mục đích, đúng quy định, và lưu
trữ, bảo quản chặt chẽ để tiện cho việc thanh tra, kiểm tra tránh những gian lận, sai sót.
Những chứng từ bị lỗi, bị sai cũng được lưu trữ lại để kiểm tra hạn chế tối đa những sai
sót, gian lận.
Quá trình luân chuyển chứng từ của công ty cũng khá hợp lý, đảm bảo đầy đủ thủ tục
theo quy định để chứng từ luôn thể hiện đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, đảm bảo cho công ty hoạt động hiệu quả nhất.

Hệ thống tài khoản
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định ban hành, bên cạnh đó công ty còn
mở các tài khoản chi tiết tạo nên một hệ thống tài khoản riêng của công ty, mang đặc thù
hoạt động của công ty. Việc chi tiết các tài khoản khá hợp lý làm cho công tác quản lý các
hoạt động của công ty cụ thể hơn, chi tiết hơn từ đó mà biết được những điểm mạnh, điểm
yếu và có những tác động hiệu quả thúc đẩy quá trình phát triển của công ty.
Bên cạnh đó công ty còn mở các mã chi tiết cho các khách hàng, các khoản mục
phí…để dễ quản lý hơn các hoạt động của công ty.
Nhưng có một số tài khoản công ty không sử dụng, mặc dù có những nghiệp vụ phát
sinh liên quan như TK 136, TK 138, TK 157…
Hệ thống sổ sách
Hình thức sổ mà công ty áp dụng hiện nay là hình thức nhật ký chứng từ, đây là hình
thức ghi sổ khá chi tiết, theo dõi hoạt động của công ty khá hiệu quả. Hình thức này góp
phần phân công công việc cho phòng kế toán hiệu quả hơn, giúp cho các nhân viên kế toán
làm việc chuyên môn hóa hơn.
Nhưng hình thức sổ này lại rất phức tạp, sổ sách cồng kềnh khó cho việc in ra và lưu
trữ. Hơn nữa công ty lại sử dụng kế toán máy trong hạch toán thì dùng hình thức ghi sổ này
là không cần thiết mà lại gây phức tạp, khó đối chiếu so sánh, và lưu trữ.
Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty luôn áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng quy định của bộ Tài
Chính ban hành. Ngoài ra công ty còn sử dụng nhiều báo cáo quản trị để phục vụ cho việc
quản trị công tốt nhất, hiệu quả nhất, phân tích để biết được điểm mạnh, điểm yếu để đầu
tư, cải cách cho hợp lý và hiệu quả.
3.1.3. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty
Là một công ty thương mại, lưu chuyển hàng hóa xuyên suốt quá trình hoạt động
kinh doanh của công ty, nó bao gồm từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ. Quản lý quá trình
lưu chuyển hàng hóa hiệu quả, thông suốt là nền tảng của sự thành công của công ty. Để
quá trình này diễn ra thông suốt thì công tác kế toán quá trình lưu chuyển hàng hóa phải
thật sự hiệu quả, có thể theo dõi sát việc mua bán hàng hóa và có những phân tích sát thực
để công ty có thể hoạt động hiệu quả nhất, mang lại lợi nhuận cao nhất. Nghiên cứu về kế

toán lưu chuyển hàng hóa của công ty em đã thấy được những ưu điểm của công tác kế
toán về quá trình này, bên cạnh đó là một số hạn chế mà công ty mắc phải.
3.1.3.1. Ưu điểm
Có được kết quả hoạt động kinh doanh khá tốt, quản lý một hệ thống các công ty con,
các chi nhánh rộng khắp trên cả nước tốt và hiệu quả, một phần là do công ty đã có hệ
thống kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng khá tốt, luôn theo dõi
một cách chặt chẽ hoạt động lưu chuyển hàng hóa của công ty.
Về hệ thống tài khoản
Công ty đã phân hàng hóa công ty thành nhiều nhóm và chi tiết TK 156 theo các
nhóm mặt hàng kinh doanh, rồi theo các mặt hàng kinh doanh trong nhóm, do đó theo dõi
được việc nhập và tiêu thụ từng mặt hàng cụ thể. Đặc biệt công ty rất sáng tạo khi chi tiết
tài khoản hàng hóa của mỗi mặt hàng theo giá hạch toán và chênh lệch giữa giá hạch toán
và giá thực tế. Vừa theo dõi được giá hạch toán của hàng hóa vừa xác định được chênh
lệch giá thực tế và giá hạch toán của hàng hóa đó mà vẫn đảm bảo giá nhập hàng theo đúng
giá mua. Cuối kỳ việc phân bổ chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán của công ty cũng dẽ
dàng hơn, không cần tính tổng chênh lệch mà lấy luôn số dư của tài khoản chênh lệch giá
thực tế và giá hạch toán. Còn việc theo dõi hàng mua vào và bán ra tại công ty theo giá
hạch toán cùng trên một tài khoản hàng hóa sẽ rất tiện lợi.
Ngoài ra, công ty còn mở chi tiết theo mặt hàng các tài khoản giá vốn, doanh thu, và
hàng mua đang đi đường. Mở tài khoản chi tiết theo khách hàng cho tài khoản công nợ…
Về phương pháp hạch toán
Hạch toán mua hàng
Công ty mua hàng theo hai nguồn là trong nước và nước ngoài. Mua hàng trong nước
thời gian vận chuyển không dài nhưng mua hàng từ nước ngoài thì thời gian vận chuyển
tùy theo khu vực địa lý có những chuyến hàng vận chuyển đến năm ngày, mà công ty mua
hàng từ nước ngoài là chủ yếu. Do đó công ty sử dụng tài khoản hàng mua đang đi đường
như một tài khoản trung gian trong kỳ. Hàng mua của công ty khi có hóa đơn về đều hạch
toán vào tài khoản hàng mua đang đi đường theo giá thực tế phát sinh. Khi hàng về nhập
kho trong kỳ kế toán tiến hành chuyển từ tài khoản hàng mua đang đi đường về tài khoản
hàng hóa, chuyển về cả tài khoản giá hạch toán và chênh lệch giá hạch toán và giá thực tế.

Tài khoản hàng mua đang đi đường dư cuối kỳ là giá trị hàng hóa cuối kỳ chưa về nhập
kho. Cách hạch toán này của công ty nhằm theo dõi một cách chặt chẽ việc mua hàng hóa
tại công ty, vừa quản lý được lượng hàng mua lại vừa phản ánh đúng giá trị hàng mua khi
về nhập kho, mà cuối tháng tài khoản hàng mua đang đi đường vẫn có số dư đúng theo quy
định. Tuy có làm tăng khối lượng công việc kế toán lên chút ít nhưng theo dõi hàng hóa
mua vào được sát sao hơn, chặt chẽ hơn rất nhiều.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song
Chọn phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song
là một lựa chọn sáng suốt của công ty. Hạch toán theo phương pháp này đơn giản trong
khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin
nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Rất thích
hợp với công ty khi công ty sử dụng kế toán máy và công ty có không nhiều danh điểm
hàng hóa.
Hạch toán giá vốn hàng tồn kho
Do giá cả hàng hóa của công ty không ổn định, thường xuyên biến động, các nghiệp
vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên công ty hạch toán giá vốn hàng tồn kho theo giá
hạch toán là rất hợp lý. Vừa giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán, vừa thuận tiện cho
việc theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn vì cùng ghi nhận theo giá hạch toán. Công ty mở chi
tiết hàng hóa theo giá hạch toán và chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế nên việc
theo dõi càng thuận tiện cả về số lượng lẫn giá trị, và việc phân bổ chênh lệch cuối kỳ cũng
không mấy khó khăn.
Hạch toán ngoại tệ
Là công ty mua hàng chủ yếu từ nước ngoài nên có những nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ
phát sinh. Nhưng công ty thường mua hàng với khối lượng lớn theo từng đơn hàng do đó
các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ có giá trị lớn nhưng không thường xuyên nên hạch
toán ngoại tệ theo giá thực tế là khá hợp lý, ghi nhận tỷ giá theo ngày mà có nghiệp vụ kinh
tế phát sinh để có thể phản ánh các nghiệp vụ một cách sát thực nhất, và không quá khó
khăn cho kế toán vì các nghiệp vụ này sảy ra không nhiều.
Hạch toán giá nhập mua hàng hóa
Công ty đã mua hàng theo giá khá hợp lý, phù hợp với mỗi hình thức nhập mua hàng. Mua

hàng từ nước ngoài công ty thường mua với giá CFR, FOB hai giá này đều không bao gồm
phí bảo hiểm. Vì gas là hàng hóa đăc biệt, dễ hao hụt, mất mát và đặc biệt là dễ cháy nổ
nên công ty mua bảo hiểm cho hàng hóa tại Việt Nam là hợp lý, để tiện cho việc giải quyết
bảo hiểm khi có sự cố xảy ra. Hơn nữa, ngành hàng hải ở Việt Nam ngày càng phát triển,
các công ty vận chuyển bằng đường biển khá nhiều và cũng có chất lượng khá cao, công ty
sử dụng giá FOB để công ty tự chịu trách nhiệm vận chuyển là hợp lý vừa tiết kiệm chi
phí, vừa chủ động trong việc vận chuyển và cũng khá an toàn.
Mua hàng nhập nội, công ty thường mua theo giá CIF vì cước vận chuyển đều ở Việt
Nam nên giá cả như nhau, hơn nữa công ty bảo hiểm cũng ở tại Việt Nam nên vẫn dễ cho
việc giải quyết, bồi thường cho những rủi ro đáng tiếc xay ra.
Cách tính đơn giá mua hàng hóa cũng khá hợp lý, tuân thủ theo quy định quốc tế về
giá gas.
Xác định giá bán gas
Công ty xây dựng nhiều loại giá bán gas tương ứng với mỗi hình thức bán, mỗi hình
thức bán lại áp dụng cho một số kênh phân phối khác nhau. Xây dựng giá bán như vậy là
hợp lý để có thể cung cấp cho khách hàng tốt nhất, giá cả phải chăng nhất và phù hợp với
chi phí mà công ty bỏ ra. Phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của công ty mà công ty xây
dựng mức giá cho phù hợp để phát triển kênh phân phối mang lại hiệu quả và lợi nhuận
cao nhất cho công ty.
3.1.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được thì cũng tồn tại một số hạn chế. Có
những điểm công ty làm sai hoặc không thực hiện theo chế độ, quy định của nhà nước ban
hành, có những điểm là do công ty làm chưa hợp lý, chưa hiệu quả, chưa tốt nhất cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty.
Về chứng từ
Kế toán bán hàng công nghiệp
Khi bán hàng cho khách hàng công nghiệp công ty không xuất hóa đơn ngay mà chỉ
coi là một lần chuyển kho số hàng đó, đến cuối tháng công ty mới tập hợp số lần bán cho
một khách công nghiệp để lập một hóa đơn cho tất cả các lần xuất hàng trong tháng. Theo
lý luận của công ty là khách hàng ngại lấy hóa đơn nhiều lần, và các khách hàng công

nghiệp là các khách hàng quen, tin tưởng, hoặc cũng là các công ty có uy tín trên thị trường
nên không sợ không thu được tiền, hay có gian lận trong mua bán. Nhưng làm theo cách
này là sai quy định của chế độ kế toán. Hàng đã xuất khỏi kho của công ty, bán cho khách
hàng mà không xuất hóa đơn thì mặt hàng đó vẫn được ghi ở trong kho công ty rất dễ gây
ra sai sót, ảnh hưởng đến việc theo dõi hàng tồn kho của công ty và doanh thu và giá vốn
của hàng bán. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà kế toán chưa ghi nhận là sai quy định, chế
độ của nhà nước, không lập chứng từ kịp thời là chưa thể hiện được tác dụng của chứng từ
là minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Về nghiệp vụ bán hàng chuyển thẳng
Công ty bán hàng chuyển thẳng không qua kho của công ty mà chuyển luôn từ cảng
nhận hàng đến kho người mua. Công ty cũng hạch toán vào tài khoản hàng mua đang đi
đường sau đó chuyển sang tài khoản hàng hóa của công ty và giả định là nhận vào một kho
gọi là kho chuyển thẳng, khi khách hàng nhận hàng và xác định nghĩa vụ thanh toán cho
công ty thì công ty mới chuyển sang tài khoản giá vốn coi như lúc này như là một nghiệp
vụ xuất bán thông thường. Làm như vậy làm cho công việc kế toán thêm phức tạp hơn, qua
nhiều bước không cần thiết, và quan trọng hơn là thực tế hàng không nhập kho mà công ty
vẫn có những chứng từ nhập kho, xuất kho như bán bình thường như vậy không phản ánh
đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tài khoản sử dụng
Về Tài khoản hàng hóa công ty không mở chi tiết cho tài khoản hàng hóa để phản
ánh chi phí mua hàng mà chi phí mua hàng công ty hạch toán vào tài khoản chi phí bán
hàng của công ty (TK 641) như vậy là sai nguyên tắc vì chi phí mua hàng thuộc về giá vốn
của hàng hóa.
Tài khoản ngoại tệ các loại (TK 007 ) Mặc dù, công ty sử dụng ngoại tệ khá nhiều
trong các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa nhưng công ty không theo dõi riêng về nguyên
tệ. Như vậy là không hợp lý vì công ty sẽ không theo dõi được lượng nguyên tệ dư và
biến đổi trong kỳ, mà theo nguyên tắc hạch toán ngoại tệ của chuẩn mực kế toán thì
công ty phải theo dõi lượng nguyên tệ này qua tài khoản ghi đơn TK 007. Vậy không sử
dụng tài khoản 007 vừa không tuân thủ chế độ kế toán hiện hành vừa không mang lại
hiệu quả cho công tác kế toán về theo dõi nguyên tệ trong kỳ.

Tài khoản chiết khấu thương mại (TK 521) và giảm giá hàng bán (TK 532)
Mặc dù là một công ty kinh doanh thương mại nhưng công ty không sử dụng tài
khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán mà giảm trực tiếp vào giá bán hàng
hóa. Công ty giải thích là để cho tiện hạch toán, giảm bớt công việc kế toán. Nhưng như
vậy là không hợp lý, sẽ không thể hiện đúng bản chất của việc chiết khấu thương mại và
giảm giá hàng bán, không thể hiện được tác dụng của việc giảm giá và chiết khấu thương
mại, không khuyến khích được khách hàng vì khách hàng không thấy rõ được các khoản
mình được ưu tiên, miễn giảm.
Tài khoản phải thu nội bộ (TK 136) và phải thu khác (TK 138) Công ty không sử
dụng hai tài khoản này mà sử dụng gộp vào hai tài khoản phải tương ứng. Tài khoản 136
được hạch toán vào tài khoản 336, khi đó tài khoản 336 được coi như một tài khoản lưỡng
tính, hạch toán cả các khoản phải thu nội bộ và các khoản phải trả nội bộ. Tương tự như
vậy với tài khoản 138 cũng được hạch toán trên tài khoản 338. Công ty giải thích làm vậy
sẽ dễ dàng hạch toán nhưng thực tế hạch toán như thế rất khó theo dõi tách bạch các khoản
phải thu và các khoản phải trả, sẽ rất dễ gây ra nhầm lẫn và không đúng theo chế độ quy
định.
Tài khoản hàng gửi bán (TK 157) Công ty không sử dụng tài khoản này trong khi
công ty có sử dụng hình thức bán hàng qua đại lý tuy không nhiều. Ngoài ra công ty xuất
hàng bán công nghiệp cũng cần sử dụng tài khoản này để phản ánh hàng đã xuất kho, hay
chuyển hàng cho khách hàng mà khách hàng chưa chính thức chấp nhận, chưa làm giấy tờ
biên nhận. Là một công ty kinh doanh thương mại mà không sử dụng tài khoản hàng gửi
bán thật sự là không hợp lý vì công ty vẫn có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần sử
dụng.
Tài khoản dự phòng giảm giá hàng bán (159) Mặc dù kinh doanh gas là một sản
phẩm có giá lên xuống thất thường nhưng công ty không sử dụng tài khoản dự phòng
giảm giá hàng bán, có nghĩa là cũng không trích lập dự phòng này. Công ty không lập dự
phòng giảm giá sẽ dẫn đến khả năng rủi ro cao cho các mặt hàng tồn kho vì các mặt hàng
này giảm giá sẽ làm cho hàng tồn kho của công ty giảm giá trị nếu vẫn ghi nhận như khi
mua về thì sẽ không phản ánh đúng giá trị tài sản của công ty, sẽ ảnh hưởng đến lợi
nhuận của công ty. Và làm ảnh hưởng đến việc phân tích các chỉ số của công ty kéo theo

là ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của công ty.
Phương pháp hạch toán
Hạch toán chi phí mua hàng
Công ty không hạch toán riêng chi phí mua hàng vào một tài khoản chi tiết của hàng
hóa mà hạch toán vào chi phí bán hàng của công ty. Hạch toán như vậy là sai quy tắc, ghi
nhận luôn vào chi phí của công ty sẽ làm giảm lợi nhuận trong kỳ trong khi đó hàng hóa
khi mua về chưa chắc đã bán hết trong kỳ. Hơn nữa hạch toán chi phí thu mua vào chi
trong kỳ sẽ không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho của công ty, hàng tồn kho sẽ có giá
trị nhỏ hơn so với thực tế làm cho giá trị tài sản của công ty không đúng với thực tế. Hạch
toán như vậy sai chế độ kế toán hiện hành mặc dù hạch toán vậy sẽ làm cho công ty đỡ