MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ
TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ
XUẤT BẢN THỐNG KÊ
3.1.Nhận xét về kế toán thành phẩm về tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản
Thống kê
3.1.1. Ưu điểm
 Tổ chức bộ máy
Bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê là một bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt
động có hiệu quả. Kế toán trưởng trực tiếp phân công công tác và cùng trao đổi công việc
với 3 kế toán viên hằng ngày, xử lý kịp thời các nghiệp vụ diễn ra. Phòng kế toán - Tài vụ
là nơi tiến hành mọi công việc kế toán từ: lập, thu thập, xử lý đến lưu trữ và bảo quản
chứng từ. Đồng thời phòng kế toán cũng điều hoà hoạt động để có được sự phối hợp nhịp
nhàng với các phòng sách và phòng quản lý, tạo điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh
được thực hiện một cách trơn tru nhất, đem lại hiệu quả kinh tế. Các nhân viên kế toán có
trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và năng lực làm việc. Họ được phân công công việc
một cách rõ ràng, đảm bảo tránh chồng chéo.
 Công tác kế toán
- Kỳ kế toán là quý nên giảm bớt tình trạng căng thẳng trong công tác kế toán khi
thực hiện kỳ kế toán tháng. Nó cũng phù hợp với công việc diễn ra tại Nhà xuất bản: một
đơn vị có quy mô không quá lớn, có xu hướng tập trung phát triển công tác chuyên môn:
biên tập, biên soạn sách và công tác tiêu thụ xuất bản phẩm (thương mại) nên các nghiệp
vụ có tính chất tương tự lặp lại nhưng chi tiết nhiều, nhất là những nghiệp vụ về theo dõi
thành phẩm, thanh toán, thu chi.
- Chứng từ kế toán được lập và thực hiện luân chuyển nghiêm ngặt theo quy trình
nhất định nhưng cũng linh động, tạo điều kiện các phòng sách và nhân viên quản lý thực
hiện công tác một cách nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng.
- Hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp phương pháp kiểm kê định kỳ là phù hợp với
công tác kế toán tại Nhà xuất bản. Không những thế, hệ thống sổ sách còn thể hiện tính
sáng tạo cao: một số bảng kê và tổng hợp bảng kê đặc thù tạo điều kiện theo dõi đầy đủ, hệ
thống chi tiết các nghiệp vụ phát sinh.
- Đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/ QĐ- BTC một cách

linh hoạt đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị, cố gắng thể
hiện đúng bản chất nghiệp vụ.
 Tổ chức kế toán phần hành.
Việc tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản thực tế
đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và tạo điều kiện tính toán các chỉ tiêu khi
lên báo cáo về kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất có thể.
- Đơn vị quản lý nghiêm ngặt trong công tác lập và luân chuyển chứng từ, đặc biết là
hệ thông hoá đơn GTGT đầu vào và đầu ra. Các chứng từ gốc liên quan tới công tác tiêu
thụ: từ hợp đồng kinh tế, tờ trình, biên bản thanh lý hợp đồng đến hoá đơn GTGT đều
được lập, kiểm duyệt chặt chẽ. Có sự đối chiếu giữa các phòng ban, có sự kiểm tra về công
tác kỹ thuật chuyên môn lẫn yếu tố tài chính và sự phê duyệt của người đại diện Nhà xuất
bản, đảm bảo các yếu tố kinh tế và pháp lý trong cac giao dịch kinh tế.
- Công tác kế toán thành phẩm cũng rất chặt chẽ. Kỳ kế toán là quý nhưng ngay từ
khi nghiệp vụ phát sinh đơn vị đã có những ghi chép tại cả phòng sách và phòng kế toán.
Hàng tháng đều thực hiện kiểm kê thành phẩm và đối chiếu sổ sách, đảm bảo chất lượng
thông tin kế toán cung cấp và nhu cầu quản lý, giám đốc cũng như tiến độ hoạt động của
toàn đơn vị và uy tín trong kinh doanh.
- Việc lưu thành phẩm tại các kho riêng mà các kho đó chính là các phòng sách của đơn vị
phù hợp với cơ chế quản lý chung của đơn vị: các phòng sách tự tìm kiếm khách hàng và
cơ sở cung cấp dịch vụ. Kết hợp với quy định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ nên dù
không thực hiện theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 155, nhưng kế toán hàng hoá vẫn nắm
được tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, hàng hoá, đặc biệt là theo dõi thời hạn bảo quản
của từng lô thành phẩm (ở đây chủ yếu là sách xuất bản theo hợp đồng).
- Phương pháp tính giá xuất thành phẩm theo giá thực tế đích danh phù hợp với hoạt
động của đơn vị: số lượng đầu sách lớn nhưng số lượng sách của mỗi đấu sách không
nhiều, hầu hết thực hiện theo đơn đặt hàng nên lượng sách bảo quản tại kho không nhiều.
Kết hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ, nó giúp công tác theo dõi thành phẩm tại kho
và tại phòng Kế toán - Tài vụ đơn giản, nhẹ nhàng mà vẫn đem lại độ chính xác cao.
- Phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm: phương pháp thẻ song song
phù hợp với điều kiện của đơn vị, không đòi hỏi sổ sách công kềnh mà vẫn đảm bảo theo

dõi tốt tình hình nhập xuất tồn và tạo điều kiện kết hợp nhịp nhàng công tác kế toán tại
phòng kế toán và các kho sách.
- Theo tình hình kinh doanh hiên nay, sách xuất bản theo hợp đồng Hợp đồng kinh tế ký kết
giữa Nhà xuất bản với khách hàng chiếm tỷ lệ đáng kể. Xuất nhập thành phẩm cần thiết
xác định giá thành sản xuất để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời trong giao dịch. Do đó,
việc sử dụng Phiếu tính giá thay thế Phiếu nhập kho rất thuận tiện cho việc xác định giá
thành sản phẩm theo đơn đặt hàng, vì Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ
tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một
xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có....
- Các Hoá đơn GTGT do NXB xuất nhất định phải do kế toán lập trong tất cả các trường
hợp tiêu thụ thành phẩm, ngoài ra còn phải kèm theo đầy đủ các chứng từ gốc khác có liên
quan, vì vậy phòng Kế toán- Tài vụ và Ban giám đốc thực hiện theo dõi, kiểm tra và có
điều kiện giúp đỡ các phòng sách một cách tốt nhất trong công tác kinh doanh. Điều đó
cũng góp phần nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và công tác tư vấn kế hoạch về tài
chính và sản xuất của phòng Kế toán - Tài vụ.
3.1.2. Nhược điểm
 Một thực tế tại đơn vị là mẫu bảng biểu và viêc ghi chép trong bảng biểu do các phòng
sách lập chưa được thống nhất. Trong khi phòng Tin học và Giáo trình thực hiện soạn thảo
các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… bằng máy vi tính thì các
phòng khác sử dụng mẫu sẵn có (Do phòng tự thiết kế)hoặc viết tay.
Tất cả chứng từ ghi sổ được lập vào thời điểm cuối tháng. Đơn vị theo dõi chi tiết các
nghiệp vụ phát sinh theo ngày nhưng chứng từ ghi sổ được lập hoàn toàn vào thời điểm
cuối tháng, các bảng kê và tổng hợp bảng kê cũng được lập vào thời điểm đó nên công
việc cuối tháng thường nhiều, có thể độ chính xác thông tin bị giảm.
Cũng thiếu sự thống nhất trong việc quy định cách thiết lập các tài khoản chi tiết và trình
bày sổ chi tiết, trình bày bảng kê và tổng hợp các bảng kê. Mặc dù hướng chung là thực
hiện chi tiết các tài khoản theo phòng ban, nhưng ký hiệu tài khoản chi tiết của các nhân
viên kế toán không có sự thống nhất tuyệt đối. Có nhân viên mã hoá bằng các số: VD
5111, 5112, 5113 đối với tài khoản chi tiết của tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ; có nhân viên sử dựng cách mã hoá bằng số và ký tự VD 641-TK, 641-KT, 641-

TH. Việc không thống nhất này gây khó khăn nhất định khi đơn vị tiến hành đối chiếu số
liệu.
 Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho khi thực hiện xuất nhập thành
phẩm, hàng hoá.
- Khi nhập kho, thay vì sử dụng Phiếu nhập kho, Nhà xuất bản quy định sử dung
Phiếu tính giá và Hoá đơn GTGT cơ sở in xuất. Việc thay thế này khá hợp lý vì dựa vào
Phiếu tính giá ta vẫn xác định được số lượng, giá trị thành phẩm nhập kho, thời gian thành
phẩm được chuyển tới. Đồng thời, nếu nhận được Hoá đơn GTGT của cơ sở in ngay thì
tiến hành nhập kho luôn, nên việc thay thế này giúp giảm số lượng chứng từ.
- Mặt khác, tác dụng chính của Phiếu tính giá là căn cứ xác định chi phí giá thành cho
1 xuất bản phẩm hoàn chỉnh. Trong khi thực tế, không phải các công đoạn của quy trình
nhân bản (làm phim, chế bản, in, gia công hoàn chỉnh) khi thực hiện xuất bản 1 cuốn sách
nào đó không phải hoàn toàn được thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ. Do vậy, có
trường hợp thời điểm lập Phiếu tính giá không đồng nhất với thời điểm nhập kho các bìa,
phụ bản.
- Đồng thời, việc nhập kho đuợc coi là chính thức khi có Hoá đơn GTGT cơ sở in
xuất nên các thành phẩm chỉ có Phiếu tính giá mà chưa có Hoá đơn GTGT phải đới tới thời
điểm cuối tháng, khi lập Giấy đề nghị tạm nhâp kèm mới được xác định là nhập kho tạm
thời. Tực là thành phẩm đó đã được bảo quản tại kho của đơn vị nhưng chi được theo dõi
về mặt số lượng tại kho mà chưa được kế toán ghi nhận về giá trị. Việc này cũng có thể
gây ảnh hưởng nếu trong quá trình bảo quản có hao hụt, mất mát.
- Với trường hợp xuất kho thành phẩm, thiếu Phiếu xuất kho nên không tạo hiệu quả
cao nhất cho việc theo dõi xuất thành phẩm. Đối với thành phẩm xuất bán lẻ, bán buôn, căn
cứ quan trọng nhất là Hoá đơn GTGT do kế toán hàng hoá lập. Đối với xuất kho bán qua
bưu điện, fax, net thì kèm theo Hoá đơn GTGT là Đơn đặt hàng. Đối với xuất theo hợp
đồng, kèm hoá đơn là Hợp đồng kinh tế, Biên bản thanh lý hợp đồng. Quy định khá chặt
chẽ nhưng việc luân chuyển thực tế phụ thuộc vào thời gian và trường hợp cần có biên bản
thanh lý hợp đồng thì thời điểm xuất kho và thời điểm xuất hoá đơn là khác nhau. Tuy rằng
chủ yếu các hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Nhà xuất bản rất nhiều và thường chấp
nhận hoàn toàn sản phẩm nhưng vẫn có một vài trường hợp khó khăn khi thời điểm xuất

kho và xuất chứng từ không thống nhất.
 Nhà xuất bản không sử dụng tài khoản 02- Vật tư, hàng hoá giữ hộ khi hàng về mà chưa có
hoá đơn và tài khoản 157- Hàng gửi bán khi xuất sản phẩm cho cơ sở đại lý.
 Nội dung hạch toán tài khoản 641 có điểm cần xem xét. Tài khoản này theo quy
đinh được dùng hạch toán chi phí bán hàng tức là các chi phí phục vụ trực tiếp công tác
tiêu thụ thành phẩm, nhưng đơn vị lại sử dụng để theo dõi tình hình của toàn bộ các phòng
sách với lý giải: về đặc điểm kinh doanh và đặc điểm quản lý Mục tiêu chung là đạt hiệu
quả kinh tế, tiêu thụ thành phẩm nên chi phí nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí khác nói
chung đều hướng về mục tiêu kinh doanh hiệu quả. Đồng thời cách quản lý theo hướng
khoán gọn nên phòng kế toán tài vụ không thể theo dõi chính xác nhân viên nào là nhân
viên thực hiện công tác kỹ thuật chuyên môn, nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh,
kéo theo không thể theo dõi chi phí của bán hàng cụ thể.
3.2.Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ
thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê
 Để đáp ứng nhu cầu hoạt động trong thời kỳ hội nhập, Nhà xuất bản cần hoà nhập với "xu
thế vi tinh hoá toàn cầu", tức là chú trọng đầu tư máy tính vào các phòng ban.
 Đơn vị cần có quy định thống nhất về biểu mẫu, cách soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính
giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… Với yêu cầu về thời gian và chất lượng công việc
hiện nay các giấy tờ trên nên được soan thảo bằng máy vi tính một mẫu sẵn thiết kế chung
cho tất cả các phòng sách. Không nên sử dụng giấy tờ viết tay, không những tạo điều kiện
thực hiện công việc còn giúp công tác lưu trữ chứng từ hiệu quả hơn.
Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản đã đạt
những kết quả tốt, tuy nhiên vẫn cần hoàn thiện một số điểm.
 Các chứng từ ghi sổ tại đơn vị nên được lập dựa vào các chứng từ gốc và lập hằng ngày.
Việc lập chứng từ ghi sổ dựa trên các bảng kê và tồng hợp bảng kê như hiện nay khiến sổ