THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ SỬA CHỮA NHIỆT ĐIỆN MIỀN BẮC

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỊCH VỤ SỬA CHỮA NHIỆT ĐIỆN MIỀN BẮC
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1. Đặc điểm chung
Công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung
để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Theo mô hình này thì mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, từ chứng từ gốc ban đầu đều được thu thập tại các phòng ban và
tập trung xử lý tại phòng Tài chính - kế toán của Công ty. Để phù hợp với yêu cầu
của đặc điểm Công ty, các phòng ban và phân xưởng có bố trí cán bộ thống kê- kế
toán phụ trách thu thập và báo cáo thanh quyết toán hàng tháng, quý vừa đảm bảo
được hạch toán kinh tế nội bộ vừa kiểm soát được các công việc của cấp dưới.
Phòng Tài chính - kế toán Công ty là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp
Ban Tổng Giám đốc Công ty thực hiện công tác Tài chính - kế toán của doanh
nghiệp nhằm quản lý các nguồn vốn của Công ty bao gồm phần vốn góp Nhà nước
của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam, vốn góp của các cổ đông cũng như các
nguồn vốn khác, để thực hiện nhiệm vụ mục tiêu sản xuất - kinh doanh của Công
ty trên cơ sở bảo toàn, phát triển vốn và có hiệu quả, đúng các quy định của Nhà
nước; thực hiện chế độ hạch toán kế toán, Tài chính theo đúng các quy định về kế
toán – tài chính do Nhà nước ban hành.
2.1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức nhân sự Phòng Tài chính - kế toán
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ các chức danh công tác trong Phòng Tài chính -kế
toán
2.1.3.1. Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng
Là viên chức lãnh đạo quản lý cao nhất trong đơn vị, do Hội đồng quản trị
Công ty bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc Công ty, có trách nhiệm
tổ chức quản lý và điều hành thực hiện công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo
cho đơn vị hoàn thành các nhiệm vụ trong công tác tài chính kế toán của Công ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG HOẶC
TRƯỞNG PHÒNG
KẾ

TOÁN
THAN
H
TOÁN
VỚI
NGƯỜI
CUNG
CẤP
KẾ
TOÁ
N
CÔN
G CỤ
DỤN
G CỤ
KẾ
TOÁ
N
NGU
YÊN
VẬT
LIỆU
KẾ
TOÍA
N TÀI
SẢN
CỐ
ĐỊNH
KẾ
TOÁ

N
TIỀN
GỦI
NGÂ
N
HÀN
G
KẾ
TO
ÁN
TIỀ
N
MẶ
T
KẾ
TO
ÁN
TỔ
NG
HỢ
P
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
KẾ
TOÁ
N
DOA
NH
THU
KẾ
TOÁ

N
BHX
H,
BHY
T,
KPC
Đ
KẾ
TOÁ
N
THA
NH
TOÁ
N
TIỀN
LƯƠ
NV.
THE
O
DÕI
CỔ
ĐÔN
G
NHÂ
N
VIÊN
ĐẠI
LÝ
CHỨ
NG

KHO
ÁN
T
H
Ủ
Q
U
Ỹ
KẾ
TOÁ
N
SỬA
CHỮ
A
LỚN,
SCTX
TSCĐ
K
Ế
T
O
Á
N
T
H
U
đúng các quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty
về việc điều hành nhiệm vụ của đơn vị và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các
nghiệp vụ kế toán của Công ty.
Thực hiện các quy định của pháp lụât về kế toán, tài chính trong Công ty; tổ

chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán; chịu trách nhiệm
về lập các báo cáo tài chính.
2.1.3.2. Phó Phòng Tài chính - kế toán
Là viên chức quản lý, do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm trên cơ sở đề
nghị của Tổng giám đốc Công ty, có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng hoặc trưởng
phòng, được trưởng phòng phân công điều hành một số lĩnh vực công việc của đơn
vị, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, trước Tổng giám đốc và trước pháp luật
về các lĩnh vực được phân công điều hành.
Thực hiện các công việc do Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng phân công,
thay mặt Kế toán trưởng hoặc trưởng phòng quản lý hoạt động của Phòng Tài
chính - kế toán.
2.1.3.3. Kế toán tổng hợp
- Tổ chức kế toán tập hợp các chi phí sản xuất theo đúng đối tượng đã xác
định và phương pháp kế toán thích hợp theo đúng quy định.
- Thực hiện tính giá thành dịch vụ theo từng hợp đồng kinh tế cũng như giá
thành các sản phẩm khác kịp thời, chính xác theo các yếu tố đã xác định.
- Phân tích thực hiện định mức, dự toán chi phí sản xuất, kế hoạch giá thành,
đề xuất các biện pháp hạ giá thành sản suất.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác Tài chính - kế toán
để tham gia thị trường trong nước cũng như quốc tế.
- Đầu mỗi quý thực hiện tổng hợp và lập báo cáo tài chính quý theo quy định
(xong trước 20 tháng đầu quý sau), sau đó gửi các cơ quan nhà nước và EVN và
lập các báo cáo khác khi có yêu cầu.
2.1.3.4. Kế toán tiền mặt
- Phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có, tình hình biến động và
sử dụng tiền mặt, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền
mặt.
- Hàng ngày tiếp nhận chứng từ gốc gồm chứng từ thu tiền mặt và chứng từ
chi tiền mặt và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
- Xử lý chứng từ (nếu cần): Tính toán số tiền phải thu chi.

- Lập phiếu thu, phiếu chi trên máy tính trình ký Kế toán trưởng hoặc trưởng
phòng (hoặc phó trưởng phòng); Chuyển phiếu thu, phiếu chi tới thủ quỹ.
- Cuối mỗi ngày đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết với thủ quỹ.
- Ngày cuối cùng của mỗi tháng kiểm kê quỹ tiền mặt, lưu trữ chứng từ thu
chi.
2.1.3.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng
- Phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời tình hình tiền gửi ngân hàng, chấp
hành nghiêm chế độ quy định về quản lý tiền tệ và chế độ thanh toán.
- Phản ánh chính xác tình hình biến động từng nguồn vốn (chủ sở hữu, vay,
huy động khác), đề suất việc huy động và giám sát tình hình huy động sử dụng
đúng mục đích, có hiệu quả.
- Hàng ngày tiếp nhận chứng từ chuyển tiền và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý,
hợp lệ của chứng từ.
- Lập uỷ nhiệm chi trình ký Kế toán trưởng và Chủ tài khoản; Chuyển uỷ
nhiệm chi ra Ngân hàng thanh toán cho khách hàng.
- Nhận giấy Báo nợ, Báo có từ ngân hàng; Nhập dữ liệu vào máy tính.
- Tiếp nhận hợp đồng, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ quyết toán công trình để làm
thủ tục bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh công trình.
- Cuối mỗi tháng đối chiếu với từng Ngân hàng; in sổ chi tiết; lưu trữ chứng
từ.
2.1.3.6. Kế toán Tài sản cố định (TSCĐ)
- Tổ chức việc phân loại Tài sản cố định (TSCĐ) theo chuẩn mực kế toán,
phù hợp cho công tác quản lý; theo dõi ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác đầy
đủ, kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có. Tình hình tăng
giảm, di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty, việc hình thành và thu hồi
các khoản đầu tư dài hạn (chi phí và quyết toán vốn đầu tư XDCB).
- Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn (khấu hao theo quy định) trong quá trình
sử dụng, tình hình trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá đầu tư dài
hạn. Tính toán phân bổ hoặc kết chuyển chính xác số khấu hao và các khoản dự
phòng vào chi phí sản xuất - kinh doanh theo đúng các quy định của Nhà nước.

- Hàng ngày tiếp nhận hồ sơ tăng giảm, hồ sơ di chuyển TSCĐ, kiểm tra tính
đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ và xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu vào máy tính.
- Cuối mỗi tháng, quý đối chiếu TSCĐ tăng giảm với các bộ phận liên quan
và lập báo cáo tăng giảm TSCĐ; thực hiện tính khấu hao TSCĐ.
- Cuối năm tham gia kiểm kê TSCĐ tại các bộ phận sử dụng và tại kho.
2.1.3.7. Kế toán nguyên nhiên vật liệu
- Tổ chức phân loại đánh giá nguyên, nhiên - vật liệu chính và phụ phù hợp
với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và của Công ty.
- Quản lý khối lượng, quy cách, tiêu chuẩn, chi phí mua sắm theo kế hoạch
phù hợp với kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán
hàng tồn kho, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng
giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất - kinh doanh.
- Thực hiện phân tích để đánh giá tình hình kế hoạch mua sắm, tình hình sử
dụng vật liệu.... trong quá trình sản xuất, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
theo quy định.
- Vào mỗi ngày thứ 3 và thứ 6 hàng tuần xuống kho tiếp nhận và phân loại
phiếu nhập, xuất kho; kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ; kiểm tra thẻ kho; ký nhận;
nhập dữ liệu và hạch toán vào máy tính;
- Cuối mỗi tháng thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ đã nhập vào máy
tính; In sổ chi tiết tài khoản liên quan để lưu trữ; tham gia kiểm kê kho.
2.1.3.8. Kế toán công cụ dụng cụ
- Tổ chức phân loại đánh giá công cụ, dụng cụ và quản lý khối lượng, quy
cách, tiêu chuẩn, chi phí mua sắm phù hợp với kế hoạch sản xuất - kinh doanh của
Công ty.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán
hàng tồn kho, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng
giảm của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh.
- Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định.
- Vào ngày thứ 3 và thứ 6 hàng tuần xuống kho tiếp nhận và phân loại phiếu

nhập, xuất kho; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ; kiểm tra thẻ kho;
ký nhận;
- Vào sổ theo dõi phân bổ công cụ dụng cụ (đối với công công cụ dụng cụ
phải phân bổ);
- Nhập dữ liệu và hạch toán chứng từ vào máy tính;
- Cuối mỗi tháng thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ đã nhập vào máy
tính; In sổ chi tiết tài khoản liên quan để lưu trữ; tham gia kiểm kê kho và kiểm kê
công cụ, dụng cụ tại các bộ phận sử dụng.
2.1.3.9. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
- Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ chứng từ thanh
toán;
- Nhập dữ liệu và hạch toán chứng từ vào máy tính;
- Cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với hồ sơ chứng từ đã nhận trong tháng;
In sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, theo dõi những khoản công nợ tồn
đọng đề xuất hướng xử lý với lãnh đạo;
- Cuối mỗi năm thực hiện đối chiếu với người cung cấp, lập biên bản xác
nhận công nợ.
2.1.3.10. Kế toán thanh toán tiền lương
- Phối hợp với phòng Tổng hợp trong việc xây dựng kế hoạch Lao động -
tiền lương hàng năm, xây dựng quy chế phân phối tiền lương và các khoản thu
nhập khác.
- Phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của Người lao
động; Tính toán đúng đủ và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản thu nhập
khác có liên quan theo quy định. Quản lý chặt chẽ việc chi quỹ lương theo quy chế.
- Lập bảng phân bổ tiền lương; nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính;
- Cuối mỗi quý đối chiếu sổ sách với các bộ phận liên quan;
- Cuối năm kiểm tra đối chiếu việc phân bổ tiền lương; lập và tổng hợp bảng
tính toán thuế thu nhập cá nhân toàn Công ty; lưu trữ hồ sơ.
2.1.3.11. Kế toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn
- Tính toán phân bổ hợp lý, chính xác về tiền lương, trích nộp bảo hiểm xã

hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng có liên quan theo
quy định.
- Tiếp nhận chứng từ ốm đau, thai sản đã được duyệt của cơ quan Bảo hiểm
(từ phòng Tổng hợp chuyển sang); lập bảng thanh toán BHXH cho người lao động;
- Nhập dữ liệu vào máy tính;
- Cuối quý tổng hợp lập bảng đối chiếu tiền BHXH, BHYT với phòng Tổng
hợp; lập bảng đối chiếu KPCĐ với Công đoàn cấp trên;
- Cuối năm đối chiếu số liệu đã phân bổ với các bộ phận liên quan.
2.1.3.12. Kế toán doanh thu
- Tổ chức quản lý, theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời từng loại
giá trị các dịch vụ sửa chữa đã được quyết toán với bên A. Phản ánh kịp thời doanh
thu và kết quả, lợi nhuận của từng hoạt động sản xuất - kinh doanh.
- Thực hiện việc phân phối lợi nhuận và trích lập các Quỹ DN theo Quy chế
Tài chính của Nhà nước; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty và người lao động
trong công ty có liên quan đến tài chính với Nhà nước.
- Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các đơn vị có liên quan; định
kỳ phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả của
doanh nghiệp.
- Tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh quyết toán các công trình, dịch vụ đã được
duyệt; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ.
- Lập hoá đơn bán hàng; kê khai thuế GTGT đầu ra.
- Nhập dữ liệu vào máy tính.
- Cuối mỗi tháng, quý lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng (tiền dịch
vụ sửa chữa, cung cấp thiết bị...) và đối chiếu các hồ sơ, chứng từ.
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh; chuyển báo cáo cho Kế toán tổng hợp.
2.1.3.13. Kế toán thuế
- Tiếp nhận hồ sơ về thuế đầu vào thuế đầu ra từ các bộ phận liên quan; đối
chiếu hồ sơ về thuế với dữ liệu trên máy tính.
- Lập các báo cáo nộp Cục thuế Hải Dương: Các bảng kê thuế hàng hoá dịch
vụ mua vào; Các bảng kê thuế hàng hoá dịch vụ bán ra; Tờ khai thuế GTGT; Tờ

khai thuế thu nhập cá nhân; Báo cáo sử dụng hoá đơn.
- Nhập dữ liệu vào máy tính.
- Cuối mỗi quý lập tờ khai thuế tài nguyên (nếu có), các bản quyết toán thuế
GTGT, Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và báo cáo về tình
hình sản xuất kinh doanh, thu nộp ngân sách gửi Cục Thuế Hải Dương.
- Lập báo cáo thu nộp ngân sách, chuyển báo cáo cho Kế toán tổng hợp.
2.1.3.14. Kế toán sửa chữa lớn
- Tiếp nhận hồ sơ sửa chữa lớn (hợp đồng kinh tế,bản thanh quyết toán sửa
chữa lớn); kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ;
- Lập bản thanh quyết toán giá trị sửa chữa lớn; trình ký và phát hành;
chuyển 1 bản thanh quyết toán giá trị SCL, phiếu giá và bản copy hoá đơn cho Kế
toán tiền gửi ngân hàng;
- Vào sổ theo dõi hợp đồng và nhập dữ liệu vào máy tính;
- Cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với hồ sơ sửa chữa lớn trong tháng;
- Cuối mỗi quý lập báo cáo sửa chữa lớn;
- Mỗi quý một lần tổ chức hội nghị thẩm tra phê duyệt quyết toán sửa chữa
lớn.
2.1.3.15. Thủ quỹ
- Hàng ngày tiếp nhận chứng từ thu, chi tiền mặt từ Kế toán tiền mặt;
Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi; thực hiện việc thu tiền, chi tiền; cập nhật chứng
từ thu, chi vào báo cáo tình hình quỹ trong ngày;
- Cuối mỗi ngày đối chiếu số phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra số dư tồn quỹ
tiền mặt với Kế toán tiền mặt;
- Cuối mỗi tháng kiểm kê quỹ tiền mặt, phân loại chứng từ thu chi chuyển
cho Kế toán tiền mặt lưu trữ.
2.1.3.16. Nhân viên làm đại lý nhận lệnh chứng khoán
- Nhận kết quả giao dịch của phiên giao dịch hôm trước, vào sổ giao nhận
kết quả giao dịch, nhập kết quả giao dịch (tiền mua, bán chứng khoán) cho từng
khách hàng vào máy tính, trả kết quả giao dịch cho khách hàng;
- Nhận lệnh giao dịch của khách hàng, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của lệnh,

lập bảng kê lệnh, chuyển bảng kê lệnh về Công ty chứng khoán
- Lập bảng thanh toán tiền mua bán chứng khoán và tiền hoa hồng.
- Cuối năm thực hiện đối chiếu công nợ với Công ty chứng khoán; lưu trữ
chứng từ.
2.1.3.17. Nhân viên theo dõi sổ cổ đông
- Tổ chức hồ sơ, chứng từ quản lý và thực hiện trả cổ tức cho cổ đông.
- Thực hiện các quyền khác của cổ đông và các công việc khác theo yêu cầu
của Công ty và của cơ quan quản lý Nhà nước.
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán ở Công ty
2.2.1. Nguyên tắc kế toán chung áp dụng tại Công ty
• Công ty đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết
định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
• Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 năm Dương lịch.
• Công ty áp dụng kỳ kế toán là 1 quý. 1 niên độ kế toán gồm 4 kỳ kế toán.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Việc
chuyển đổi các đồng tiền khác theo nguyên tắc tỷ giá thực tế.
• Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá hàng tồn kho thực tế.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp
bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
• Phương pháp tính khấu hao Tài sản cố định: phương pháp khấu hao đường
thẳng.
2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ
Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty tuân theo quy định của Luật Kế toán
và Nghị định số 129/2004/NĐ - CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty bao gồm 5 chỉ tiêu:
 Chỉ tiêu lao động tiền lương (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền

lương và bảo hiểm xã hội…)
 Chỉ tiêu hàng tồn kho (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản
kiểm kê vật tư…)
 Chỉ tiêu bán hàng (Hóa đơn bán hàng…)
 Chỉ tiêu tiền tệ (Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm kê quỹ…)
 Chỉ tiêu TSCĐ (Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu
hao TSCĐ…)
Tất cả chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều
được tập trung vào Phòng Tài chính - kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi
chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
2.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản
Hệ thống tài khoản hiện nay Công ty đang sử dụng về cơ bản là hệ thống tài
khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành ban hành kèm theo Quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên nên không sử dụng các TK của phương pháp kiểm kê định kỳ (TK 611, TK
631).
Tài khoản của Công ty được chi tiết cho từng đối tượng, mỗi đối tượng lại
được chi tiết theo từng trường hợp cụ thể.

2.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách
Do đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình
độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo
hình thức Nhật ký chung.
Hiện nay công ty đang sử dụng các loại sổ sau:
Sổ Nhật ký chung: Sổ này được ghi hàng ngày, dùng để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phục vụ cho việc ghi Sổ cái.
Sổ cái: Được mở cho từng quý dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh trong
niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản dược mở trên một trang hoặc một số
trang liên tiếp.
Chứng từ kế toán Sổ kế toán:- Sổ chi tiết- Sổ tổng hợp
Phần mềm kế toán
- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trịBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dõi
chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với Sổ cái.
Với một số lượng thông tin lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ,
Công ty đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Hiện nay Công ty đang áp
dụng phần mểm kế toán FASTACCOUNTING 2006. Phần mềm được thiết kế trên
nguyên tắc hình thức Nhật ký chung, phần mềm được cung cấp bởi Công ty cổ
phần phát triển phần mềm FAST. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng
từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán
tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ
và ghi sổ bằng máy như sau:
Sơ đồ 04: Quy trình hạch toán trên máy vi tính:
G
hi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối kỳ:
Đối chiếu, kiểm tra:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán
cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn
trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự
động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ Nhật ký chung, máy
sẽ tự tổng hợp và ghi vào các Sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan.
Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo
tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự
động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin đươc nhập trong kỳ.
Phần mềm cũng cho phép xuất số liệu ra bảng tính Exel do đó rất thuận lợi
cho việc kiểm tra đối chiếu. Định kỳ kế toán tiến hành in các mẫu sổ ra giấy và
thực hiện các thủ tục pháp lý quy định như đối với sổ ghi bằng tay, việc đính kèm
các chứng từ vẫn được thực hiện theo luật định.
Việc áp dụmg phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính
xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy
định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của Công ty.
2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay, công ty áp dụng chế độ về báo cáo kế toán được ban hành kèm
theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006.
Cuối niên độ kế toán kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo kế toán.
Công ty lập các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ tài chính bao
gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doamh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài ra, bất kỳ thời diểm nào theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước (ví
dụ như: Cục Thống Kê,….) công ty có thể cung cấp các báo cáo khác nhằm phục
vụ các công tác khác (ví dụ như công tác thống kê, dự báo….) như:

- Báo cáo về tình hình doanh thu trong một số năm
- Báo cáo về tổng số nộp ngân sách
- Báo cáo về tốc độ thanh quyết toán các công trình
- Báo cáo vế mức tăng trưởng cổ tức
- ……..
2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu
2.3.1. Kế toán tiền mặt
2.3.1.1. Đặc điểm kế toán tiền mặt tại Công ty
Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, tiền mặt được giữ
tại quỹ theo một hạn mức nhất định chủ yếu chi dùng cho những nhu cầu thường
xuyên của Công ty. Phòng Tài chính - kế toán có một kế toán tiền mặt theo dõi tình
hình thu chi quỹ tiền mặt và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt
sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần
mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt
và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh
sai sót và nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành
phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có
chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân, chênh lệch quỹ tiền
mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán
bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý
(TK 1381, TK 3381).
2.3.1.2. Nội dung kế toán tiền mặt
Tổ chức chứng từ:
- Phiếu thu (MS 01 – TT)
- Phiếu chi (MS02 - TT)
Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển phiếu thu:

Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển phiếu chi:

Người nộp tiền:
Đề nghị nộp tiền
KT tiền mặt:
Lập phiếu thu
Thủ quỹ:
Thu tiền
KT tiền mặt: Lưu
trữ
Kế toán trưởng:
Ký phiếu thu
KT tiền mặt:
Ghi sổ
Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi
KT trưởng: Ký phiếu chi
KT tiền mặt: Viết phiếu chi
KT tiền mặt: Ghi sổKT tiền mặt: Kẹp chứng từ
Thủ quỹ: Xuất quỹ
Ngoài hai chứng từ chính ở trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ
khác như: Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ…
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản chính được sử dụng là TK 111 “Tiền mặt”:
• Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt nhập quỹ
- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
• Bên Có:
- Các khoản tiền mặt xuất quỹ
- Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
• Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quỹ.
Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như:
- TK 1121 “Tiền gửi ngân hàng VNĐ”.

- TK 1388 “Phải thu khác”.
- TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
- TK 331 “Phải thu khách hàng”
- TK 334 “Phải trả ngưòi lao động”
- …
Hạch toán quỹ tiền mặt:
Hạch toán tăng quỹ tiền mặt:
Do thực tế khối lượng thanh quyết toán tại Công ty là lớn nên mọi giao
dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nhgiệp vụ làm tăng
quỹ tiền mặt chủ yếu là:
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Nợ TK 111
Có TK 112(1)
- Thu hồi tạm ứng:
Nợ TK 111
Có TK 141
Hạch toán giảm quỹ tiền mặt:
Quỹ tiền mặt dùng để chi những nhu cầu thường xuyên của Công ty.
- Khi chi mua văn phòng phẩm, tiếp khách, hội họp, trả tiền điện, điện
thoại…và các khoản chi khác phục vụ nhu cầu các phòng ban công ty:
Nợ TK 642
Nợ TK133
Có TK 111
- Khi chi tạm ứng cho CBCNV đi công tác, mua vật tư:
Nợ TK 141
Có TK 111
- Chi trả lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV công ty:
Nợ TK 334
Nợ TK 338
Có TK 111

- Chi thanh toán bồi dưỡng, khen thưởng CBCNV công ty:
Chứng từ tiền mặt
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết TK 111Sổ chi tiết các TK liên quanSổ Nhật ký chung Sổ cái TK 111Sổ cái các TK liên quan
Nợ TK 431
Có TK 111
- Trả lãi ngân hàng:
Nợ Tk 635
Có TK 111
2.3.1.3. Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 07: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt:

2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.3.2.1. Đặc điểm kế toán tiền gửi ngân hàng
Các giao dịch của Công ty chủ yếu là với đối tác trong nước nên TGNH của
Công ty chỉ bao gồm Việt Nam Đồng.
Tài khoản TGNH của Công ty được mở ở nhiều ngân hàng khác nhau để
thuận lợi cho việc giao dịch thanh toán giữa công ty và khách hàng. Kế toán tổ
chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối
chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh lệch thì Công ty thông báo cho
ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu xác định được
nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ Nếu cuối kỳ vẫn
chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số chênh lệch sẽ ghi vào các tài
khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381).
2.3.2.2. Nội dung kế toán tiền gửi ngân hàng
Tổ chức chứng từ:
- Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế
toán trưởng.
- Uỷ nhiệm chi: do kế toán TGNH lập trên cơ sở lệnh chi và các văn bản

chứng từ có giá trị tương đương. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên. Liên 1
dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng.
- Giấy báo có của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo
cho Công ty biết có khoản tiền được nhập vào tài khoản của Công ty.
- Giấy báo nợ của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo
cho Công ty biết có khoản tiền được rút khỏi tài khoản của Công ty.
- Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê
ngân hàng trrên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và
số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế
toán với số liệu của ngân hàng.


Sơ đồ 08: Quy trình luân chuyển Giấy báo có:
Kế toán TGNHNgân hàng
Bảng sao kê ngân hàng
Giấy báo có
Lệnh chi và các chứng từ liên quan Giám đốc, KT trưởng:Ký duyệt
Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH; uỷ nhiêm chiKế toán TGNH:Ghi sổ; đối chiếu, kẹp chứng từ
Kế toán TGNH:Lập uỷ nhiệm chi
Sơ đồ 09: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH:
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán TGNH, Công ty sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” được
mở chi tiết cho từng loại tiền và cho từng ngân hàng. Kết cấu TK:
• Bên Nợ:
- Các khoản tiền gửi vào NH hoặc thu qua NH
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng khi điều chỉnh tỷ giá
• Bên Có:
- Các khoản tiền rút ra từ NH
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm khi điều chỉnh tỷ giá
• Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn gửi tại NH.

Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan như:
- TK 131 “Phải thu khách hàng”
- TK 111”Tiền mặt”
- TK 341 “Vay dài hạn”
- TK 331 “phải trả nhà cung cấp”
- TK 136 “Phải thu nội bộ”
- …
Hạch toán tiền gửi ngân hàng:
Hạch toán tăng tiền gửi ngân hàng:
TGNH tăng chủ yếu là do khách hàng thanh toán theo hợp đồng, hoặc trả nợ.
- Khi chủ đầu tư thanh toán theo hợp đồng qua TK TGNH
Nợ TK 112 (chi tiết NH)
Có TK 131( chi tiết KH)
- Khi ngân hàng trả lãi tiền gửi không kỳ hạn:
Nợ TK 112 (chi tiết NH)
Có TK 515(1)
- Ngoài ra, khi chuyển tiền từ NH này sang NH khác:
Nợ TK 112(chi tiết NH nhận tiền)
Có TK 112(chi tiết NH chuyển tiền)
Hạch toán giảm tiền gửi ngân hàng:
Các nghiệp vụ giảm TGNH của Công ty như sau:
- Khi thanh toán các khoản vay:
Nợ TK 341, TK 311(chi tiết NH)
Có TK 112(chi tiết NH)
- Khi thanh toán phí chuyển tiền:
Nợ TK 642(8)
Nợ TK 133
Sổ chi tiết TK 112Sổ chi tiết TK liên quan Sổ nhật ký chungSổ cái TK 112Sổ cái các TK liên quan
Nhập dữ liệu vào máy
Chứng từ TGNH

Sổ tổng hợp chi tiết TK 112
Có TK 112(chi tiết NH)
- Khi trả lãi tiền vay:
Nợ TK 635(2)
Có TK 112(chi tiết NH)
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331(chi tiết nhà cung cấp)
Có TK 112(chi tiết NH)
- Mua vật tư, TSCĐ:
Nợ TK 151, 152, 153, 211, 213
Có TK 112 (chi tiết NH)
2.3.2.3. Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán TGNH
2.3.3. Kế toán tài sản cố dịnh (có số liệu minh họa)
2.3.3.1. Đặc điểm quản lý, phân loại và đánh giá TSCĐ tại Công ty
Đặc điểm quản lý:
Để phát huy hết tiềm năng, tính chủ động và sáng tạo của các phân xưởng,
Công ty đã giao một phần TSCĐ của Công ty cho các phân xưởng sử dụng vào
mục đích SXKD. Khi tiếp nhận và sử dụng TSCĐ các đơn vị phải chịu trách nhiệm
quản lý, sử dụng đúng mục đích, kế hoạch và thông số kỹ thuật, nếu có mất mát
phải bồi thường theo quy định.
Khi các phân xưởng, phòng ban trong Công ty có nhu cầu về mua sắm, sửa
chữa, thanh lý TSCĐ phải làm biên bản gửi Tổng giám đốc Công ty và Phòng Kế
hoạch - vật tư để Công ty lên kế hoạch xét duyệt và quyết định.
Phân loại TSCĐ:
TSCĐ của Công ty chủ yếu là TSCĐHH có giá trị lớn, chiếm tỷ trọng nhiều
nhất là máy móc thiết bị phục vụ cho mục đích SXKD. Để thuận tiện cho công tác
hạch toán và quản lý TSCĐ, Công ty thực hiện phân loại theo hình thái biểu hiện
của TSCĐ.
Theo tiêu thức này, TSCĐ của Công ty sẽ được phân loại thành TSCĐ hữu

hình và TSCĐ vô hình. Trong đó, TSCĐ hữu hình lại được phân loại tiếp như sau:
Bảng 03: BẢNG TỔNG HỢP TSCĐ HỮU HÌNH (trích)
(Quý 4/2008- Đơn vị : VNĐ)
STT Nhóm TSCĐ
Năm
khấu
hao
Nguyên giá
Giá trị khấu
hao lũy kế
Giá trị còn lại
I. Nhà cửa, vật kiến trúc 2.826.659.000 190.424.715 2.636.234.285
1 Nhà văn phòng công ty 20 2.195.500.000 105.223.652 874.546.736
2 Nhà kho xưởng 10 207.917.800 20.455.105 46.781.505
… … … … … …
II. Máy móc, thiết bị 11.525.469.337
448.439.155
11.077.030.182
1 Máy mài tròn BIII-152 9 1.072.617.311 233.233.339 839.383.912
2 Máy uốn ống thủy lực 7 170.526.000 40.002.457 130.523.543
3 Máy tiện kim loại 10 1.252.453.000 75.225.158 1.177.227.842
… … … … … …
III. Phương tiện vận tải 1.512.152.000 162.008.454 1.350.143.546
1 Ô tô Kpaz-34K 2 80.059.800 32.261.178 47.438.622
2 Ô tô KAMAZ 8 204.483.600 12.609.532 191.874.068
… … … … …
IV. Thiết bị dụng cụ quản lý 872.296.663 108.116.545 764.180.118
1 Máy tính + Phô tô+ Máy in 9 315.568.950 28.134.243 287.434.707
2 Thiết bị âm thanh 7 100.760.420 15.265.679 85.494.74.
… … … … … …

V TSCĐ khác 1.209.948.000 28.653.139 1.181.294.861
Tổng TSCĐHH 17.946.525.000 937.642.008 17.008.882.992
Đánh giá TSCĐ
Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ của công ty được xác định là giá thực tế của
TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại công ty tuỳ thuộc vào nguồn hình thành TSCĐ mà
kế toán xác định nguyên giá tài sản.
TSCĐ của công ty hình thành chủ yếu do mua sắm. Nguyên giá TSCĐ được
xác định như sau:
NG = Giá mua + Thuế, phí, lệ phí + Phí tổn trước khi sử dụng - Thuế được
hoàn lại – CKTM, GGHM – Giá trị sản phẩm thu được khi chạy thử
Ngoài ra, có một số ít tài sản là do công ty tự chế. Nguyên giá được xác định
như sau:
- Đối với TS công ty tự chế : NG = Giá quyết toán + Chi phí mới
- Đối với TS thuê thầu bên ngoài: NG = Giá hoá đơn + Chi phí mới
Hao mòn TSCĐ: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường
thẳng. Đối với mỗi một TS khi đưa vào sử dụng, Phòng Kế hoạch- vật tư lập hồ sơ,