HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THU MUA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY HÀ NỘI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THU MUA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ
TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY HÀ
NỘI.
I.Đánh giá khái quát tình hình kế toán thu mua và tiêu thụ tại Công ty
TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ
trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa
dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên
các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh
nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt
nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy
định của Nhà nước. Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công
tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới.
Qua hơn 10 năm thành lập bộ phận kế toán công ty nói chung và kế toán
thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp nói riêng đã được tiến hành
tương đối hoàn chỉnh cả về tổ chức chứng từ kế toán và cách thức hạch toán.
1. Tổ chức chứng từ kế toán.
Chứng từ hàng hoá là yếu tố rất quan trọng, là cơ sở cho việc hạch toán và
ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp.Chính vì vậy nếu tổ chức tốt các chứng từ về hàng
hoá sẽ rất thuận lợi cho việc hạch toán sau này.Hiện nay việc tổ chức chứng
từ hàng hoá đã được các nhân viên kế toán công ty thực hiện khá tốt.Cụ thể:
- Các chứng từ về hàng hoá được sử dụng trong quá trình hạch toán ban
đầu như là Hoá Đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tờ khai
hải quan hàng hoá nhập khẩu,…đều phù hợp với yêu cầu của từng nghiệp vụ
kinh tế hàng hoá phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ cho các nghiệp vụ
này khi xảy ra sai phạm.
- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành,
những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế về hàng hoá
phát sinh đều được các nhân viên kế toán ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
- Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử
lý kịp thời.Việc kiểm tra chứng từ hàng hoá trước khi ghi sổ là cần thiết để

đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác.Việc kiểm tra nhằm xác định xem
các chứng từ về hàng hoá có hợp lý, hợp lệ hay không? Nếu việc lập chứng từ
có sai sót đều được xử lý theo đúng quy định trước khi ghi sổ kế toán.
-Do mô hình bộ máy kế toán tập trung nên việc luân chuyển chứng từ
hàng hoá diễn ra nhanh chóng tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Các chứng từ hàng hoá đều phải được phân loại và sắp xếp theo từng
hợp đồng mua bán hàng hoá và theo trình tự thời gian (theo từng tháng).Các
chứng từ về hàng hoá nhập khẩu có thêm các CO, CQ, tờ khai hải quan của lô
hàng nhập khẩu,..
- Các chứng từ hàng hoá sau khi đã tiến hành ghi sổ các nhân viên kế toán
sẽ tiến hành lưu trữ chứng từ.Việc bảo quản và lưu trữ này được nhân viên kế
toán thực hiện hết sức cẩn thận.Các chứng từ này được cho vào trong các hòm
tủ tránh mối mọt và theo các ngăn tủ riêng để tiện lấy khi cần thiết.
Mặc dù bộ phận kế toán đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức chứng từ
kế toán nhưng hiện tại vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:
- Thông thường các đơn vị kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại hàng
hoá ở kho của công ty để kiểm tra số lượng, chất lượng thực tế của các loại
hàng hoá so với giá trị trên sổ kế toán.Song ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng
cháy Chữa cháy Hà Nội, các nhân viên kế toán ở Công ty thường ít khi tiến
hành kiểm kê kho.Do vậy phòng kế toán cũng không sử dụng “Biên bản kiểm
kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá”.
- Tại phòng kế toán có một số nhân viên trẻ mới ra trường kinh nghiệm
còn ít nên trong nhiều trường hợp đã xảy ra những sai sót trong việc lập
chứng từ hàng hoá.
-Việc bảo quản chứng từ hàng hoá được các nhân viên phòng kế toán thực
hiện cẩn thận.Tuy nhiên việc sắp xếp, lưu giữ, bảo quản chứng từ vẫn là thủ
công.Do công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán nên việc tìm kiếm các
chứng từ hàng hoá của các năm trước thường rất khó khăn.
2 .Đối với kế toán thu mua hàng hoá.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quá

trình thu mua hàng hoá là hợp lý, vì Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy
Chữa cháy Hà Nội là một Công ty thương mại kinh doanh nhiều chủng loại
hàng hoá khác nhau.Do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc
thu mua hàng hoá hàng ngày nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch
toán.
Tài khoản kế toán là công cụ để kế toán viên tiến hành công tác hạch
toán.Tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã sử dụng
nhiều tài khoản như: TK151, TK156, TK153,… để phục vụ cho công tác kế
toán thu mua hàng hoá của công ty.Nhìn chung các tài khoản này phần lớn đã
đáp ứng được yêu cầu của công việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong quá trình thu mua hàng hoá trong kỳ.
Tuy nhiên các tài khoản kế toán 156, 151, 133 còn chưa được mở thành
các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để có thể phản ánh một cách chi tiết, cụ thể
hơn tình hình thu mua các loại hàng hoá của Công ty và giúp cho kế toán
thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính
thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh
được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
Bên cạnh đó các loại hàng hoá mà công ty mua thường phải nhập khẩu ở
nước ngoài nên thường dùng ngoại tệ là đồng đô la Mỹ(USD), đồng Yên Nhật
(JPN) hay đồng EURO để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp song công
ty cũng không mở TK 007”Ngoại tệ các loại” và TK 413”Chênh lệch tỷ giá
hối đoái” để theo dõi các loại ngoại tệ mà chỉ theo dõi thông qua sổ phụ ở các
ngân hàng.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký sổ cái.Hình thức
ghi sổ này khá phù hợp với đặc điểm tổ chức công tác hạch toán tại công
ty.Bởi Công ty là một doanh nghiệp thương mại do đó các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong kỳ phần lớn là liên quan đến hàng hoá.Việc ghi sổ đối với
hình thức nhật ký sổ cái đơn giản giúp cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế hàng hoá phát sinh vào sổ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều.Đối
với kế toán thu mua hàng hoá việc lựa chọn hình thức ghi sổ này giúp cho

phòng kế toán có thể phản ánh các nghiệp vụ thu mua hàng hoá một cách dễ
dàng, tiện lợi cho việc kiểm soát tốt các loại hàng hoá thu mua cả về số lượng
và giá trị.
Về hệ thống sổ chi tiết: Bộ phận kế toán đã sử dụng các loại sổ chi tiết vật
liệu hàng hoá để tiến hành theo dõi số lượng, giá trị hàng hoá nhập trong kỳ
và các sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi công nợ phải trả.Tuy
vậy, do công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá đa dạng lại chưa sử dụng
phần mềm kế toán nên việc ghi sổ chi tiết vật liệu hàng hoá thu mua được tiến
hành một cách thủ công vì vậy số lượng sổ chi tiết hàng hoá rất nhiều làm cho
việc ghi sổ và sửa chữa sổ chi tiết trở nên khó khăn hơn.Để khắc phục điều
này các nhân viên kế toán đã tiến hành kết hợp một số mặt hàng nhằm mục
đích giảm bớt số lượng sổ chi tiết hàng hoá.Tuy vậy việc kết hợp trong ghi sổ
chi tiết còn nhiều chỗ chưa hợp lý.Chẳng hạn như việc kết hợp giữa các loại
bình chữa cháy với các loại vòi chữa cháy hoặc giữa bình chữa cháy với các
đầu báo khói, trung tâm báo cháy,..trong cùng một quyển sổ chi tiết vật liệu
hàng hoá.Điều này sẽ gây ra sự phức tạp, thiếu khoa học, không đồng bộ
trong việc ghi sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.
3. Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá.
Nhìn chung kế toán tiêu thụ hàng hoá ở công ty thực hiện tương đối
tốt.Kế toán tiêu thụ hàng hoá đã phản ánh trung thực, chính xác số lượng và
giá trị hàng xuất bán, phối hợp tốt với kế toán thanh toán để đảm bảo theo dõi
công nợ phải thu của từng khách hàng và tiến hành thu đúng, đủ tiền hàng của
khách hàng.Song bên cạnh đó kế toán tiêu thụ hàng hoá vẫn còn một số hạn
chế cần phải khắc phục.
Về hệ thống tài khoản áp dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá khá
phù hợp.Các tài khoản doanh thu (511), giá vốn (632),…Tuy vậy có một số
tài khoản liên quan đến việc hạch toán tiêu thụ thì kế toán tiêu thụ vẫn chưa
lập, chẳng hạn như TK 641” Chi phí bán hàng”.Do kế toán tiêu thụ không mở
tài khoản này nên dẫn đến việc nhiều loại chi phí phát sinh trong kỳ liên quan
đến hàng hoá công ty đều đưa vào tài khoản 642 ”Chi phí quản lý doanh

nghiệp”.Việc định khoản kế toán như vậy không đúng với nội dung nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Hệ thống sổ chi tiết được kế toán viên sử dụng để ghi chép khá đầy
đủ.Nhờ vậy mà việc theo dõi doanh thu giá vốn hàng bán được theo dõi tương
đối chặt chẽ, việc theo dõi công nợ phải thu đối với khách hàng rất sát sao.
Đối với Nhật ký - Sổ Cái: Mỗi nghiệp vụ về hàng hoá phát sinh đều được
ghi vào 2 phần: phần nhật ký và phần sổ cái.Điều này rất tiện lợi cho việc các
nhân viên kế toán đối chiếu số liệu mỗi lần ghi sổ làm giảm sai sót, tăng độ
chính xác của sổ Nhật Ký- Sổ Cái.Song tuy nhiên việc công ty chọn hình thức
nhật ký sổ cái cũng có những nhược điểm nhất định.Ví dụ như với hình thức
nhật ký sổ cái thì hạn chế việc mở nhiều tài khoản bởi nếu mở nhiều tài khoản
sẽ làm cho việc ghi, trình bày sổ phải được thực hiện trên nhiều trang mà việc
xem xét sổ trở nên bất tiện.
Tại công ty việc ghi sổ nhật ký sổ cái được các nhân viên kế toán thực
hiện trên EXCEL nên việc ghi sổ diễn ra nhanh chóng, sửa chữa sổ trở nên dễ
dàng hơn.Hơn nữa việc ghi sổ nhật ký sổ cái trên EXCEL còn tiết kiệm thời
gian kiểm tra rà soát khi có sai sót ở trên nhật ký sổ cái.Đồng thời công việc
lưu trữ và bảo quản cũng dễ dàng hơn.
II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng
hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.
1. Tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán.
Các nhân viên kế toán định kỳ cần phải xuống kho để tiến hành việc kiểm
kê hàng hoá tại kho.Để có thể theo dõi một cách chính xác giá trị, số lượng
thực tế của hàng hoá tại kho so với giá trị và số lượng trên sổ kế toán. Sau khi
tiến hành kiểm kê hàng hoá tại kho các nhân viên kiểm kê cần lập “Biên bản
kiểm kê vật tư, hàng hoá”.Biên bản này cho biết giá trị, số lượng thực tế của
hàng hoá tại kho, để từ đó các nhân viên kế toán tiến hành điều chỉnh, xử lý
và ghi sổ kế toán một cách chính xác.
Ví dụ 3: Ngày 30/6/2005 các nhân viên phòng kế toán tiến hành kiểm kê
hàng hoá tại kho Thanh Xuân và lập biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá. Trong

biên bản kiểm kê ban kiểm kê ghi rõ số lượng, đơn giá, từng loại hàng hoá
kiểm kê tại kho và ghi số chênh lệch giữa số lượng, giá trị hàng hoá kiểm kê
với số lượng và giá trị hàng hoá trên sổ trên sổ kế toán. (Cụ thể xem ở trang
46)
Hiện tại nhà nước đã và đang ban hành nhiều văn bản để nhằm hoàn thiện
hệ thống thuế, chế độ kế toán doanh nghiệp và tạo môi trường thuận lợi cho