THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU
TỔNG HỢP VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
(VINAGIMEX)
II.1 GIỚI THIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN
LÝ CỦA CÔNG TY XNK TỔNG HỢP VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM (VINAGIMEX):
II.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam
(VINAGIMEX) tiền thân là Công ty kinh doanh tổng hợp - Hợp tác xã Việt Nam
(VINACOOPS), được thành lập ngày 29 tháng 12 năm 1994 theo Quyết định thành
lập số: 4285/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 62 Giảng Võ -
Đống Đa - Hà Nội. Để phù hợp với sự đổi mới của nhà nước và yêu cầu của cơ chế
thị trường, Công ty được bổ sung thêm một số chức năng, nhiệm vụ và đổi tên theo
quyết định số 1942/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội ngày 19 tháng 05 năm
1997 thành Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt
Nam với tên giao dịch là VINAGIMEX.
VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước đã từng hoạt động trong giai
đoạn nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Các hoạt động sản xuất, kinh doanh của
Công ty đều có sự chỉ đạo, điều tiết của cơ quan cấp trên, vốn và phương án kinh
doanh do nhà nước cấp. Từ khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong
sự chuyển biến chung của cả nước về mặt kinh tế các doanh nghiệp nói chung cũng
như VINAGIMEX nói riêng đã phải tự hạch toán độc lập, cân đối thu chi, tự tìm
các đối tác kinh doanh. Công ty VINAGIMEX đã không ngừng phát triển, thị
trường của Công ty ngày càng mở rộng và có nhiều đối tác ở nhiều nước trên thế
giới như: Trung Quốc, Nhật Bản, Singapor, Thái Lan, Pháp, Đức,... Công ty ngày
càng được các bạn hàng tín nhiệm. Để đáp ứng các hoạt động kinh doanh của
mình, hiện nay Công ty đã mở các chi nhánh kinh doanh ở một số địa phương như:
Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội, chi nhánh Bắc Ninh, Lạng Sơn.
Qua các năm hoạt động trong cơ chế thị trường, Công ty VINAGIMEX đã
nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế nhiều thành phần, đa phương hoá, đa dạng

hoá hoạt động kinh doanh để đảm bảo sự ổn định và phát triển.
Trong những năm hoạt động vừa qua, Công ty VINAGIMEX đã đạt được
những thành tựu đáng kể, điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá kết
quả kinh doanh. Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2003 - 2004 -
2005.
Chỉ tiêu
2003 2004 2005
Tiền % Tiền % Tiền %
Doanh thu bán hàng
104.710.287.021 100 151.996.310.033 100 225.392.567.31
8
100
Giá vốn hàng bán
101.780.821.491 97.2 148.044.405.912
97.
4
220.433.930.86
7
97.8
Lợi nhuận gộp
2.929.465.530 2.8 3.951.904.121 2.6 4.958.636.451 2.2
Chi phí BH và
QLDN
2.744.967.215 2.6 3.649.431.287 2.4 4.476.297.857 1.98
Lợi nhuận thuần
188.478.315 0.18 302.472.834 0.2 482.338.594 0.21
Tỷ suất (LN/D.Thu)
0.18 0.2 0.21
Có được kết quả như vậy là cả một sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ
công nhân viên trong Công ty, đặc biệt là Ban giám đốc, những người trực tiếp

điều hành quản lý đề ra các phương án kinh doanh có hiệu quả.
II.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty:
Công ty VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, có
tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng ( kể cả tài khoản ngoại tệ), tự
chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn nhà
nước cấp.
Công ty VINAGIMEX hoạt động trong các lĩnh vực sau:
- Xuất khẩu: Rau quả, nông lâm, hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, công
nghệ phẩm, tinh dầu, hàng may mặc, lao động.
- Nhập khẩu: Vật tư, máy móc phục vụ cho nông- lâm - công nghiệp, vật tư
xây dựng, phương tiện vận chuyển, hàng tiêu dùng thiết yếu.
- Kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ, đại lý nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá,
vật liệu xây dựng và thiết bị máy móc, kinh doanh cây giống phục vụ nông nghiệp,
tổ chức các dịch vụ xuất nhập khẩu và ăn uống giải khát.
- Liên doanh , liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tổ
chức sản xuất, kinh doanh sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và
xuất khẩu.
Việc tổ chức kinh doanh theo hai chiều có có xuất khẩu và nhập khẩu, đã tạo
điều kiện cho Công ty ngày càng nâng cao được sức cạnh tranh của mình, có điều
kiện và khả năng thâm nhập vào những thị trường lớn còn bỏ ngỏ. Mà trên thực tế
hàng Việt Nam có thể đáp ứng được những nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, việc
nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hay sản xuất còn
hạn chế sẽ là động lực thúc đẩy hàng trong nước phát triển, tạo nên thế cân bằng
trong kinh doanh thương mại.
Để đứng vững và tồn tại được trong cơ chế kinh tế hiện nay, Công ty đã xác
định cho mình một hướng đi đúng đắn đó là khai thác triệt để nhiều mặt hàng thuộc
thế mạnh trong nước để xuất khẩu như: hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm,
hàng may mặc,... và nhập khẩu những mặt hàng trong nước đang có nhu cầu như:
máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp, xây dựng,... Vì vậy, Công
ty luôn đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách hàng và được các đối tác tin cậy.

II.1.3 Bộ máy quản lý của Công ty VINAGIMEX:
Với địa bàn kinh doanh rộng lớn và cơ cấu mặt hàng phong phú, đa dạng với
những đặc điểm khác nhau. Do vậy, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty được tổ
chức theo dạng trực tiếp kết hợp với sự phân cấp cụ thể, đảm bảo cung cấp thông
tin đầy đủ kịp thời, thích ứng với cơ chế thị trường và đặc điểm hoạt động kinh
doanh của Công ty. Bộ phận đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc, cùng với Ban
Giám đốc là các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài chính,
Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh doanh 2, Phòng kinh doanh 3, Phòng dịch vụ du
lịch, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế. Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh
tại Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC- QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
BAN GIÁM ĐỐC
TRUNG
T MÂ
HỢP
T CÁ
LAO
ĐỘNG
QUỐC
TẾ
PHÒNG
DỊCH
VỤ VÀ
DU
LỊCH
PHÒNG
KINH
DOANH
V XNK3À
PHÒNG

KINH
DOANH
V XNK2À
PHÒNG
KINH
DOANH
V XNK1À
PHÒNG
KẾ
TO NÁ
T IÀ
CH NHÍ
PHÒNG
TỔ
CHỨC
H NHÀ
CH NHÍ
_________ :Quan hệ chủ đạo
: Quan hệ phối hợp
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc
- Giám đốc: Là người đại diện duy nhất về tư cách pháp nhân của Công ty
trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của Công ty, Giám đốc có nhiệm vụ giao
dịch, xem xét, ký kết các hợp đồng và điều hành hoạt động của Công ty theo chế
độ một thủ trưởng.
- Phó Giám đốc: Là người giúp đỡ Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc, đồng thời được sự uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng.
Phòng tổ chức hành chính: Gồm 4 người có nhiệm vụ quản lý các công văn,
giấy tờ hồ sơ của Công ty, tổ chức các cuộc họp, hội nghị cũng như tiếp khách.
Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc tổ chức, quản

CHI
NH NHÁ
LẠNG
SƠN
CHI
NH NHÁ
BẮC
NINH
CHI
NH NHÁ
GIA L MÂ
C CÁ
CỬA
H NGÀ
KINH
DOANH
lý cán bộ, nhân viên; thực hiện công tác về các chính sách chế độ cho cán bộ, nhân
viên trong toàn Công ty.
Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 người, thực hiện các báo cáo kế toán theo
chế độ ban hành của nhà nước; thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách
kế toán, hạch toán thu chi; xác định kết quả kinh doanh của Công ty; lập kế hoạch
tài chính ngắn hạn, dài hạn và phối hợp thực hiện kế hoạch.
Các phòng kinh doanh: Gồm 19 người, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh
doanh, lưu chuyển hàng hoá nội địa, ký kết thực hiện các hợp đồng xuất nhập
khẩu.
Phòng dịch vụ và du lịch: Gồm 6 người, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về
du lịch và thực hiện các dịch vụ du lịch, tổ chức các tour du lịch nội địa và quốc tế.
Trung tâm hợp tác lao động quốc tế: Gồm 10 người, có nhiệm vụ tuyển
dụng, đào tạo lao động, cung ứng lao động cho các nước theo hợp đồng cung ứng
lao động mà Công ty đã ký.

Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội: Gồm 8 người, có nhiệm vụ kinh doanh thép,
vật liệu xây dựng.
Chi nhánh Bắc Ninh: Gồm 4 người, có nhiệm vụ thu mua, xuất khẩu hàng
nông lâm hải sản, đồ thủ công mỹ nghệ.
Chi nhánh Lạng Sơn: Gồm 3 người, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động
xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty sang Trung Quốc và nhập khẩu các hàng hoá
từ Trung Quốc về Việt Nam.
II.1.4 Bộ máy tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty:
II.1.4.1 Bộ máy tổ chức kế toán:
Công ty VINAGIMEX là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, Phòng kế
toán tài chính của Công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế
toán của Công ty. Phòng kế toán gồm 5 được phân công phụ trách các phần việc
khác nhau tạo thành một hệ thống thống nhất, gồm có: Kế toán trưởng, kế toán vốn
bằng tiền, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí. Ở mỗi chi nhánh như
: Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế đều có một
kế toán viên thực hiện việc ghi chép sổ sách và báo cáo thường xuyên về Công ty.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Phần công việc cụ thể của từng kế toán viên.
Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo phòng kế toán tài chính, đôn đốc chỉ đạo
các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Kế
toán trưởng là người tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo cuối
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TO NÁ
VỐN BẰNG
TIỀN
KẾ TO NÁ
CHI PHÍ
KẾ TO NÁ
CÔNG NỢ
KẾ TO NÁ

H NG HOÀ Á
KẾ TOÁN Ở TTHT LAO ĐỘNG QUỐC TẾ, CÁC CHI
NHÁNH Ở CÁC TỈNH THÁNH VÁ CÁC CỬA HÁNG KINH
DOANH TRỰC THUỘC CÔNG TY
kỳ, đồng thời là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán tài chính cho Giám
đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là người chịu trách nhiệm về các thông tin và
các số liệu báo cáo.
Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi, mở sổ thu chi tiền mặt vào sổ các nghiệp
vụ phát sinh trong ngày, theo dõi hạch toán các khoản tăng giảm tiền gửi ngân
hàng ở các ngân hàng và chịu trách nhiệm mở thư tín dụng (L/C).
Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập
và tồn kho. Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, các khoản chi phí để xác
định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp.
Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, theo dõi cập
nhật các chứng từ thu chi ngoại tệ, kiểm tra các hợp đồng ngoại.
Kế toán chi phí: Theo dõi tập hợp và tính toán các chi phí như : Chi phí bán
hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác; tính tiền lương phải
trả cán bộ, nhân viên, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, theo dõi tình hình
sử dụng TSCĐ của Công ty.
Kế toán ở các chi nhánh: Theo dõi các khoản thu, chi về tài chính, vật tư,
hàng hoá, tập hợp các chứng từ, lập báo cáo cuối tháng gửi về phòng kế toán của
Công ty.
II.1.4.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán:
Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, lựa chọn hình thức
nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Công ty hạch toán hàng tồn
kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Các loại sổ dùng trong hình thức Nhật ký chứng từ được Công ty sử dụng
như:
- Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê.

- Sổ cái
- Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty.
CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG KÊ, BẢNG
PH N BÂ Ổ
THẺ V SÀ Ổ KẾ
TO N CHIÁ TI Ế T
NHẬT KÝ CHỨNG
TỪ
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
II.2 Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công
ty VINAGIMEX:
II.2.1 Tình hình quản lý và hạch toán hàng hoá:
Hàng hoá là một bộ phận của tài sản lưu động, để xác định tình hình luân
chuyển vốn lưu động cần phải xác định đúng giá trị của chúng. Công ty đã sử dụng
giá thực tế của hàng hoá mua về để hạch toán.
+ Giá thực tế hàng hoá nhập kho: Đối với hàng mua trong nước thì giá thực
tế của hàng nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng. Đối với hàng nhập
khẩu thì giá thực tế của hàng nhập kho chính là giá CIF cộng với thuế nhập khẩu
của lô hàng đó.
+ Giá thực tế hàng hoá xuất kho: Do chủng loại hàng hoá khác nhau, giá
nhập hàng hoá của mỗi lần khác nhau, để quản lý được chính xác giá thực tế của
hàng hoá xuất kho, tồn kho, kế toán đơn vị đã sử dụng phương pháp thực tế đích
danh.
BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT
SỔ CÁI

BÁO CÁO TÁI CHÁNH
Để quản lý và hạch toán hàng hoá Công ty sử dụng thẻ kho và sổ chi tiết
hàng hoá đến từng loại hàng kinh doanh. Mỗi thẻ kho và sổ chi tiết của mộ loại
hàng hoá được đánh số thứ tự. Công ty lập bảng kê các mặt hàng kinh doanh và số
thứ tự của chúng. Khi có nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng phát sinh liên quan cụ
thể đến mặt hàng nào, kế toán Công ty dựa vào bảng kê xác định nhanh chóng thứ
tự, vị trí của thẻ kho, sổ chi tiết mặt hàng đó. Số thứ tự này cũng được gắn với tên
hàng hoá trong bảng Tổng hợp Nhập Xuất Tồn. Khi lập tên mặt hàng trên bảng kê,
các mặt hàng mới kinh doanh được mang số thứ tự sau. Công ty không phản ánh
việc phân hàng hoá thành từng nhóm hàng, ngành hàng khác nhau.
Các mặt hàng chủ yếu của Công ty là: Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, hạt
nhựa, thép, xe gắn máy Trung Quốc hiệu VECSTAR và POMUSOPACYAN,.....
II.2.1.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:
Sau khi lô hàng nhập khẩu về đến sân bay, cửa khẩu đường bộ hoặc bến
cảng được cơ quan hải quan kiểm tra, xác nhận hay hàng mua trong nước được cán
bộ nghiệp vụ của Công ty kiểm tra, xem xét tính đúng đắn so với hợp đồng ký kết,
cán bộ nghiệp vụ ký vào biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn bán hàng,... Khi đó
hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nếu hàng đưa về nhập kho thì cán bộ
nghiệp vụ (Người trực tiếp nhận hàng) có trách nhiệm mang hàng về kho của Công
ty, lập biên bản bàn giao hàng hoá cho thủ kho ký nhận dưới sự giám sát của kế
toán hàng hoá. Kế toán hàng hoá căn cứ vào biên bản giao hàng và các chứng từ
khác: Hoá đơn bán hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu,... lập phiếu nhập kho. Thủ
kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập
kho để vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá.
Công ty VINAGIMEX là đơn vị kinh tế nộp thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ nên hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn GTGT theo mẫu số 01-
GTKT của Bộ Tài chính.
Hoá đơn bán hàng được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hoá đơn GTGT gồm có 3 liên:
- Liên 1: Liên gốc do phòng kế toán giữ

- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Dùng để thanh toán giao cho kế toán ghi sổ.
Khi viết hoá đơn, kế toán phải ghi đầy đủ các nội dung trong hoá đơn như:
- Ngày, tháng, năm.
- Tên đơn vị bán, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế.
- Tên đơn vị mua, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế.
- Hình thức thanh toán.
Trong trường hợp hàng mua đó được thanh toán ngay toàn bộ, thì hoá đơn
GTGT sẽ được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Thu tiền xong thủ quỹ lập
phiếu thu, đóng dấu "đã thu tiền" vào hoá đơn đó và chuyển cho thủ kho. Thủ kho
căn cứ vào số lượng, chủng loại hàng hoá ghi trên hoá đơn và tiến hành xuất kho
hàng hoá và đồng thời yêu cầu người đại diện bên mua hàng ký nhận vào hoá đơn
mua hàng cũng như thẻ xuất kho. Sau đó thủ kho sẽ chuyển cho kế toán để kế toán
ghi sổ và làm thủ tục thanh toán ( Nếu chưa thanh toán).
Cùng với hoá đơn GTGT kế toán còn sử dụng phiếu xuất kho để phản ánh
lượng hàng hoá xuất bán cho khách hàng.
Phiếu xuất kho được ghi làm 2 liên:
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Chuyển xuống cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ giao hàng.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng, đồng thời ghi ngay vào thẻ
kho theo chỉ tiêu số lượng xuất, thủ kho ký vào phiếu xuất kho và giao cho người
nhận hàng.
Mẫu hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho được Công ty sử dụng :
VD: Ngày 03 tháng 02 năm 2002 Công ty bán gạch gốm kim loại chịu lửa Silic
cho Công ty Kinh doanh và Phát triển nhà Bình Dương, kế toán lập hoá đơn GTGT
và phiếu xuất kho như sau:
Đơn vị: Công ty VINAGIMEX
Địa chỉ: 62 Giảng Võ - Hà Nội
Mẫu số 02-VT
Ban hành theo QĐ số: 1141/1C/QĐ/CĐKT

ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 04 tháng 02 năm 2005
Số: 03
Nợ:
Có :
Tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Phấn
Lý do xuất : Xuất bán hàng
Xuất tại kho : Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội
ST
T
Tên nhãn hiệu, quy cách Mã
số
ĐV
tính
Số lượng
Yêu
cầu
Thực xuất Đơn giá Thành tiền
01 Gạch gốm kim loại chịu Tấn
06 03
03
26.125.000
26.180.000
78.375.000
78.540.000