MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN HÀNG KHÔNG

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN HÀNG KHÔNG
1. Một số nhận xét về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu
1.1. Ưu điểm:
Cùng với sự lớn mạnh không ngừng cả về quy mô và tốc độ của nền kinh tế n-
ước ta, Công ty cổ phần In Hàng không ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt, trong đó,
công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng đ-
ược củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, hạch
toán NVL trong điều kiện nền kinh tế thị trường nước ta hiện nay.
Ngay sau khi Bộ trưởng Bộ tài chính ra quyết định số 1141/CT/QĐ-CĐ kế toán
về việc áp dụng chế độ kế toán mới, nhìn chung Công ty đã nhanh chóng áp dụng.
Các công việc kế toán từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đều được các cán bộ nhân viên
của Công ty thực hiện tương đối tốt. Việc cung ứng, bảo quản dự trữ vật tư đã đảm
bảo cho sản xuất của Công ty diễn ra liên tục, chưa một trường hợp nào bị ngừng lại
do thiếu NVL.
Về thủ tục nhập kho xuất kho đều có đầy đủ hoá đơn, chứng từ bên bán, có
kiểm nghiệm vật tư nhập kho. Vật tư xuất kho có phiếu xuất kho, được tính trên cơ sở
nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL, có đầy đủ chữ ký của những người có
liên quan.
Về tổ chức kho: Hệ thống kho mà Công ty tổ chức rất hợp lý, phù hợp với điều
kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình NVL, tính toán phân bổ chính xác
kịp thời cho từng đối tượng.
Nét nổi bật trong quản lý công tác kế toán NVL là hầu hết công việc trong
phần hành kế toán NVL được đăng ký quản lý vào máy theo từng kho và từng loại
thuận tiện cho kế toán chi tiết NVL. Khi muốn biết về tình hình nhập, xuất, tồn của
một loại vật tư nào trong một tháng thì chỉ cần vào đúng mã kho, mã loại là có thể
xem được.
Trị giá NVL mua ngoài nhập kho bao gồm giá mua và chi phí thu mua, bốc dỡ,
vận chuyển, phản ánh đúng trị giá thực tế của NVL nhập kho.Trị giá thực tế NVL xuất
kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, được thực hiện trên máy nên độ
chính xác cao.

Đối với việc hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ
song song, phương pháp này đơn giản, dễ làm, kết hợp với hình thức kế toán là nhật
ký sổ cái nên dễ kiểm tra.
Mặt khác, với phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi liên tục
và thường xuyên số dư của NVL.
Như vậy, cùng với sự nỗ lực không ngừng của các cán bộ trong phòng kế toán,
kết hợp với sự trợ giúp của máy tính mà việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ
chức công tác kế toán NVL nói riêng giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tình hình tài
chính của Công ty luôn kịp thời, chính xác giúp cho việc ra quyết định nhanh chóng,
thích hợp.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán NVL ở Công ty cổ
phần In Hàng không không còn một số hạn chế nhất định. Cụ thể là:
1.2 Những tồn tại chủ yếu:
* Tồn tại 1: Về công tác quản lý NVL
NVL ở công ty gồm nhiều loại, nhiều nhóm và quy cách khác nhau có thể nhớ
hết mã NVL để phục vụ cho công tác quản lý nhng mới theo dõi đến từng thứ NVL
chứ chưa theo dõi chi tiết cụ thể đến từng nhóm :
Ví dụ : Kẽm ở công ty có rất nhiều loại bao gồm :
- Kẽm Nhật (61x72), (55x65)…
- Kẽm Trung Quốc (61x72), (55x65), (64x68)…
Và còn nhiều loại nhưng chỉ được hạch toán vào TK 1521: NVL trực tiếp. Điều
này khiến cho công tác kế toán dễ bị nhầm lẫn gây khó khăn cho công tác kế toán.
* Tồn tại 2: Việc tập hợp chi phí NVL dùng trong tháng:
Ở Công ty in cổ phần Hàng không, tất cả các NVL sử dụng đều coi là xuất kho
sản xuất và tập hợp vào TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp”. Kế toán trong công ty sử
dụng TK 627, 642 nhng lại không mở chi tiết đến TK cấp 2: TK 6272, TK 642 để tập
hợp chi phí NVL phục vụ cho sản xuất và cho người quản lý công ty. Việc hạch toán
như vậy sẽ không phản ánh đúng thực tế từng khoản mục chi phí nằm trong giá thành
sản phẩm. Chi phí NVL trực tiếp quá mức thực tế bỏ ra còn chi phí sản xuât chung lại
ít hơn. Từ đó sẽ không thuận lợi cho việc phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản

phẩm của công ty.
Ngoài ra công ty còn mở TK 154 “chi phí sản xất kinh doanh dở dang” nên
cuối kỳ các TK 621,627 được kết chuyển sang TK 623 như vậy là không đúng với chế
độ kế toán, vừa gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm
trong kỳ.
* Tồn tại 3: Tổ chức theo dõi phế liệu thu hồi:
Tại công ty, phế liệu thu hồi nhập kho không được phản ánh trên giấy tờ sổ
sách về lượng cũng như giá trị. Điều này dẫn đến tình trạng mất mát hao hụt phế liệu
làm thất thoát một phần nguồn thu nhập của công ty.
* Tồn tại 4: Về việc thanh toán với người bán hàng:
Hiện nay để theo dõi tình hình thanh toán với người bán hàng, công ty đã mở
sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi nhà cung cấp đợc theo dõi riêng một quyển
sổ. Theo em, việc theo dõi tình hình thanh toán như vậy là không cần thiết vì có nhiều
nhà cung ứng trong tháng công ty không có phát sinh mua hàng họăc có phát sinh nh-
ưng rất ít. Tuy nhiên, đối với những nhà cung cấp thường xuyên công ty nên mở sổ
chi tiết riêng để theo dõi, còn đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì có
thể mở chung một quyển sổ.
* Tồn tại 5: Vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi
NVL bị giảm giá. Nhng công ty in cổ phần Hàng không lại chưa tổ chức hạch toán dự
phòng do đó phần nào ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh kỳ phân tích khi giá các loại
NVL giảm đột ngột.
2. Những vấn đề hoàn thiện công tác quản ly và kế toán NVL tại công ty in
cổ phần Hàng không.
2.1. Kiến nghị thứ nhất.
Hoàn thiện công tác quản lý NVL (lập sổ danh điểm NVL)
“Sổ danh điểm NVL” là sổ tổng hợp toàn bộ các NVL mà công ty đang sử
dụng. Trong sổ danh điểm NVL được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ quy
cách một cách chặt chẽ, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một thứ, một nhóm,
một loại NVL nào đó.

Để lập “Sổ danh điểm NVL”, điều quan trọng nhất là phải sử dụng được bộ mã
NVL chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những lợi NVL mới
thuận tiện và hợp lý. Hiện nay, công ty đã xây dựng bộ mã NVL nhưng rất phức tạp,
khó nhớ. Do vậy, công ty có thể xây dựng cụ thể bộ mã NVL theo các đặc điểm sau:
Loại vật liệu
Nhóm vật liệu trong mỗi loại
Thứ vật liệu trong mỗi nhóm
Quy cách vật liệu trong mỗi nhóm
Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tak cấp 2 đối vật
liệu với vật liệu:
Vật liệu chính : 1521
Vật liệu phụ : 1522
Nhiên liệu : 1523
Phụ tùng thay thế : 1524
Phế liệu : 1525
Đối vật liệu với mỗi loại vật liệu, tiếp tục phân chia thàng nhóm vật liệu và lập
mã cho từng nhóm.
Trong loại NVL chính ta phân vật liệu đặt mã như sau:
Nhóm giấy : 1521-1
Nhóm kẽm : 1521-2
Nhóm mực : 1521-3
Trong loại NVL phụ ta phân vật liệu đặt mã như sau:
Nhóm vỏ lô nước : 1522-1
Nhóm xà phòng : 1521-2
Nhóm các vật liệu dán sách(keo, hồ...) : 1522-3
Nhóm vật liệu phụ khác: 1522-4
Trong nhóm nhiên liệu:
Nhóm than : 1523-1
Nhóm xăng : 1523-2
Nhómdầu hoả : 1523-3

Trong nhóm phụ tùng thay thế:
Nhóm phụ tùng (dây cu roa, vòng bi...) : 1524-1
Nhóm phụ tùng điện (bóng điện, pin, điện thoại...): 1524-2
Trong nhóm phế liệu:
Nhóm giấy xước : 1525-1
Nhóm giấy lõi : 1525-2