thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty tnhh hỗ trợ đầu tư hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ

thực trạng công tác bán hàng và xác định
kết quả kinh doanh tại công ty tnhh hỗ trợ
đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao công
nghệ
I. Kế toán bán hàng ở công ty IET
1. Các phơng thức bán hàng
Việc bán hàng của Công ty IET chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 phơng
thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đờng bu điện. Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng,
hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau nó diễn ra
không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên.
Kế toán bán hàng theo phơng thức bán buôn.
Trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm
phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán), căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay
đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám Đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia
tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 1) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để
xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ
đi đờng và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (đè giấy than
viết 1 lần) :
Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị
mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi
sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức
thanh toán, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá
trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá
đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ
ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi
tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập,

xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán.
Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế
toán.
ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về bán hàng do thủ kho mang tới,
kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật t đều đợc kế toán cho một mã
riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc
bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng
tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá về số l-
ơng và giá trị.
Ví dụ:
Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2005.
Giữa Công ty IET và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo
rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ cha thuế
(thuế VAT 10%) . ( Biểu số 1, 2 )
Theo nh hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho
Công ty IET theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT
kế toán hàng hoá hạch toán nh sau:
Nợ TK 632: 46 227 615đ
Có Tk 156: 46 227 615đ
Đồng thời ghi:
Nợ TK 131: 62 586 000đ
Có TK 511: 56 896 364đ
Có TK 33311: 5 689 636đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo
dõi cộng nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 Phải thu của
khách hàng và TK 331 Phải trả cho ngời bán. Do đó tất cả các nghiệp vụ có
liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh
nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/1/2005 Công ty nhận đợc tiền do Công ty VINEXAD trả
tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu

ngày 5/1/2005, kế toán công nợ ghi định khoản: ( Biểu số 1 )
Nợ TK 1111: 62 586 000đ
Có TK 131: 62 586 000đ
Kế toán bán hàng theo phơng thức bán lẻ.
Theo phơng thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và
thờng khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lợng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả
tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thờng không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua
điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh
của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi
đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho ngời giao
hàng( thờng là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu ngời mua
hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 16/1/2005 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của
công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( cha VAT)
kèm mega data. printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ
thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: ( Biểu số 4 )
Nợ TK 632 : 3 839 400đ
Có TK 156 : 3 839 400đ
Và kế toán công nợ lập định khoản:
Nợ TK131 : 4 734 000đ
Có TK 511 : 4 303 636đ
Có TK 33311 : 430 364đ
Tới ngày 17/1/2005 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu
số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi:
Nợ TK : 1111 4 734 000đ
Có TK : 131 4 734 000đ
Kế toán bán hàng theo phơng thức gửi qua đờng bu điện .
Phơng thức này thờng phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng
quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trờng hợp các
khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã

Nẵng Ví dụ nh : Công ty VT, Công ty Phát Triển Công nghệ Thái Bình Dơng.
Ví dụ : Ngày 16/1/2005 Công ty VT đã mua của Công ty IET 01 máy photo
FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo nh thờng lệ Công ty IET sẽ viết hoá đơn
( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty VT, việc chuyển hàng
này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ đợc đóng hộp sau đó chuyển
ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty VT.( Biểu số 4 )
Về hình thức thanh toán: Công ty VT sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển
khoản.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản
sau:
Nợ TK 632: 35 312 420đ
Có TK 156 : 35 314 420đ
Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản:
Nợ TK 131 : 39 974 000đ
Có TK 511 : 36 340 000đ
Có TK 33311 : 3 634 000đ
Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết
hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn (GTGT)
sẽ đợc làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch
vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng bảng kê. Mục
đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế (
GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào.
Cụ thể: Vào ngày31/1/2005 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT
kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra nh sau:
( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT).( Biểu số 3, 4. )
Việc bán hàng cuả Công ty có thể thu đợc tiền ngay cũng có thể khách hàng
chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với ngời mua đợc chính xác, kế toán
Công ty IET đã sử dụng TK 131 Phải thu của khách hàng để theo dõi công nợ.
Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều đợc thể hiện
qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh

chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ
chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131.
2. Kế toán bán hàng
2.1. Kế toán doanh thu bán hàng :
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định đợc doanh thu thì để phản
ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK5111.