Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách

Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công
ty TNHH Hoá Bách
I. Giới thiệu chung về công ty
1. Qúa trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là DN tư nhân, hạch toán độc lập và có đầy
đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy định của nhà
nước.
Công ty TNHH Hoá Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002 theo
quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
Kể từ đó công ty đã trải qua bốn năm tồn tại và phát triển.
Công ty TNHH Hóa Bách khoa
Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD
Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành phố
HN
Điện thoại: 049713067
Fax: 6364164
Email:
2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm
khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng
còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị
trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình.
Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết qua năm sau cao hơn năm
trước.
3. Kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 ( Phụ lục 1)
Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong bốn năm phát triển
và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào
các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước
chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%. Thu nhập bình quân
ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%. Một số công trình đã được

công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách
tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây dựng….
Trong bốn năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển
về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công
nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt Nam Expo
2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải
thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công
nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ (Thuỵ Sỹ – 2005)
4. Cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý được khái quát bằng sơ đồ 8
Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo
cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong
các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp
và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy
ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành
chung các phòng ban chức năng .
* Giám đốc công ty
Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến
lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức, tài chính và các hoạt động SXKD. Bổ
nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng lương, tuyển dụng,
sa thải, kỷ luật nhân viên.
* Phó giám đốc
Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh doanh,
kỹ thuật, kế toán .
* Phòng kinh doanh
Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực
tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của
mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá
thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất.

* Phòng kỹ thuật
Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ
đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu,
chính xác để giám đốc đưa ra quyết định.
Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập -xuất
NVL và công cụ dụng cụ.
* Phòng kế toán
Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài
chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh
kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật
ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ,
kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm.
4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
4.2.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức kế toán của công ty
Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty, để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ
máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế
toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản
xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được
sắp xếp như sau (sơ đồ 9).
- Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính
của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng
chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn
của công ty.
- Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thu chi
bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng, chi
phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu,
phải trả khác…
- Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ
thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và khấu hao

TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết từng
nghiệp vụ nhập-xuất-tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê.
- Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền
lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng.
- Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với
số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt.
4.2.2. Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng
-Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực tế SXKD, căn cứ vào khả
năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã
chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán. Đây là hình
thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa
sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số
liệu báo cáo cuối tháng.
Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10
- Hệ thống sổ kế toán:
+ Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái.
+ Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi
tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân bổ.
+ Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết kinh tế
tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Tài khoản sử dụng:
+ TK 152: NVL
+ TK 153: CCDC
+ TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý
+ TK 621: Chi phí NVL
+ TK623: Chi phí nhân công trực tiếp
+ TK627: Chi phí sản xuất chung
+ TK111: Trả bằng tiền mặt

+ TK112: Trả bằng chuyển khoản
+ TK331: Phải trả cho người bán
+ TK133: Thuế GTGT
II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty
Hoá Bách Khoa
1. Phân loại
Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó
vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của NVL phục vụ cho
sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho của DN.
Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có
hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng,công dụng và phân loại chúng một
cách thích hợp.
Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau nên Công
ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng.
Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại:
- NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Đối với hai sản
phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Tian, Acryles,
PrimalAC, nhựa nhũ tương,…
TK sử dụng: TK 152.1
- NVL phụ: Là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các
vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm:
Amoniac, Naterrosol, vỏ thùng, Caolanh, Kaoxin, bột siêu mịn,…
TK sử dụng: TK152.2
- Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm
như: Than đá, củi, xăng…
TK sử dụng: TK 152.3
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa
chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, …
TK sử dụng: TK 152.4.
Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL

được thuận tiện hơn.
2.Tính giá vật liệu
Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ
nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ
sở kế toán.
2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu