NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1 Những vấn đề lý luận chung về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong các
doanh nghiệp
1.1.1 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
a. Khái niệm hàng tồn kho
Bất cứ doanh nghiệp nào khi bắt đầu quá trình hoạt động và sản xuất kinh doanh
của mình đều cần có các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Những yếu tố đầu vào
đó bao gồm: tài sản cố định, hàng tồn kho, các dịch vụ mua ngoài, …. Một trong số đó
có hàng tồn kho- bộ phận tài sản lưu động, thường xuyên chiếm tỷ trọng tương đối lớn
trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho ban hành ngày
31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,
kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
b. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp:
Hàng tồn kho là tài sản tồn tại dưới hình thái vật chất và có mặt ở hầu hết
các khâu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp sản xuất,
ngay khi bắt đầu hoạt động đã cần có hàng tồn kho là các nguyên liệu, công cụ,
dụng cụ… để phục vụ cho sản xuất; Cuối kỳ sản xuất thì những sản phẩm hoàn
thành hay chưa hoàn thành cũng đều được gọi là hàng tồn kho; Đến khâu lưu
thông, phân phối thì những sản phẩm chưa thuộc quyền sở hữu của khách hàng
cũng vẫn là hàng tồn kho của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp thương mại cũng
vậy, hàng tồn kho có mặt ở ngay khâu đầu tiên- mua hàng, sau đó là khâu dự trữ và
tiêu thụ.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp rất đa dạng không những về chủng loại, chất
lượng, giá trị mà còn cả về điều kiện bảo quản, cất trữ. Thêm vào đó thường xuyên có
các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho xảy ra nên luôn có sự biến đổi về hình thái hiện
vật.

Chính vì những đặc điểm trên của hàng tồn kho mà mỗi doanh nghiệp cần phải
tự xây dựng những biện pháp quản lý hàng tồn kho thật hiệu quả và phù hợp với lĩnh
vực hoạt động kinh doanh riêng của doanh nghiệp mình.
1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho:
a. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ hàng tồn kho:
Hàng tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng
người phụ trách vật chất; Với từng loại hàng tồn kho cần theo dõi về cả số lượng và giá
trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù
hợp giữa giá trị và hiện vật.
b. Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho:
- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán
nghiệp vụ tại nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá tại
phòng kế toán.
-Xác định đúng, đủ trị giá hàng tồn kho làm cơ sở cho việc xác định kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế toán phối hợp với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế
độ kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ
sách kế toán với số vật tư, hàng hoá thực tế trong kho.
1.2 Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho:
1.2.1 Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho:
1.2.1.1 Xác định giá trị hàng tồn kho (Giá trị nhập):
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- Hàng tồn kho, việc xác định giá trị hàng
tồn kho là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng tồn kho theo những
nguyên tắc nhất định. Giá trị hàng tồn kho luôn được tính theo giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên
quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện
tại.
1.2.1.2Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (giá trị xuất):
Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho :
a. Phương pháp tính theo giá đích danh :

Theo phương pháp này sản phẩm, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì
đơn giá nhập kho của lô hàng đó được lấy làm căn cứ để tính trị giá hàng xuất. Đây là
phương án phản ánh chính xác nhất trị giá thực tế hàng xuất kho, đảm bảo được nguyên
tắc phù hợp của kế toán: giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà
nó tạo ra.
Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe về
kho tàng, công tác quản lý, bảo quản và hạch toán phải chi tiết, tỉ mỉ. Trên thực tế chỉ
những doanh nghiệp kinh doanh ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng
ổn định và loại hàng tồn kho có khả năng nhận diện được thì mới có thể áp dụng được
phương pháp này.
b. Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị
trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được
mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc
theo mỗi lần nhập lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
 Phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Với phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong
kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào
giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình
quân:
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ
Dự trữ
=
Trị giá thực tế SP, hàng
hoá tồn kho đầu kỳ
+
Trị giá thực tế SP, hàng hoá
nhập kho trong kỳ
Số lượng SP,hàng hoá tồn

đầu kỳ
+
Số lượng SP, hàng hoá nhập
kho trong kỳ
Phương pháp này có ưu điểm là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần
vào cuối kỳ. Tuy nhiên, lại có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh
hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa cũng chưa đáp ứng yêu cầu kịp
thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
 Giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của
hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất
giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau:
Giá đơn vị bình
quân sau mỗi
lần nhập
=
Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập
Như vậy phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập đã khắc phục được
những hạn chế của phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Xong việc tính
toán lại phức tạp tốn nhiều công sức do đó Phương pháp này chỉ được áp dụng ở các
doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít.
 Giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước:
Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị
bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất:
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ
trước
=
Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước

Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ trước
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán
vì giá xuất hàng tồn kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến
động của hàng tồn kho trong kỳ.
Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả
hàng tồn kho. Trường hợp giá cả thị trường hàng tồn kho có sự biến động lớn thì việc
tính giá hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác dẫn đến
chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không sát với giá thực tế.
c. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc
sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua
hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của
lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn giá trị của hàng tồn
kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ
còn tồn kho.
Phương pháp FIFO giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất
kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép
các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát
với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có
ý nghĩa thực tế hơn. Mặt khác phương pháp FIFO rất thuận tiện trong việc triển khai kế
toán máy, giảm bớt các công đoạn thủ công trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không
phù hợp với những khoản chi phí hiện tại: doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản
phẩm, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu; đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt
hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng
như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
d. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):
Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất
trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó.
Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau

hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu
kỳ hoặc gần đầu kỳ. Như vậy, chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá
vốn của hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của
nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có
thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế.
 Ngoài 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho nêu trên, trên thực tế, công tác kế
toán của một số doanh nghiệp còn sử dụng một phương pháp nữa đó là Phương pháp
giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời
gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của
nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm
nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Đến cuối tháng, tính
chuyển giá hạch toán của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế. Tuy nhiên, trong điều
kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố
thị trường, các chính sách điều tiết vi mô và vĩ mô của Nhà nước, do đó việc sử dụng
giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế toán làm gia tăng rất lớn khối lượng công việc kế
toán cuối kỳ với nhiều doanh nghiệp.
1.2.1.3 Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Trong công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, việc xác định giá trị thuần
có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là hai nội dung rất
cần thiết góp phần phản ánh giá trị thực tế của tài sản cũng như đảm bảo sự ổn
định cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị
giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng
tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài
sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng
chúng.
- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn
giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn
kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể
thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện

trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng
giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
1.2.2 Phương pháp kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong doanh nghiệp:
1.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho:
1.2.2.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho:
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định, ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ về kế
toán hàng tồn kho bao gồm:
STT Tên chứng từ Mã số
1 Phiếu nhập kho 01-VT
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hoá
03-VT
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
8 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-
3LL
9 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-