Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại cửa hàng thương mại dịch vụ đại la

Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định
kết quả kinh doanh tại cửa hàng thương mại dịch vụ đại la
I. Giới thiệu tổng quát về cửa hàng:
1. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh ở
cửa hàng thương mại dịch vụ Đại La:
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị:
Công ty Kim khí điện máy Hà Nội được thành lập ngày 17/11/1992 theo
quyết định số 2884QĐ/UB của UBND Thành phố Hà Nội, và được đổi tên thành
Công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi theo quyết định số 1787 QĐ-UĐ ngày
29/4/1993. Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở thương mại Hà Nội.
Với số vốn hiện có 8,5 tỷ đồng, số lượng cán bộ công nhân viên trong Công ty là
500 người, thu nhập bình quân 850.000đ/1 người/1 tháng.
Công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi là một đơn vị kinh doanh luôn luôn
dẫn đầu trong ngành thương mại Hà Nội với chỉ tiêu doanh thu năm 2000 đạt 165
tỷ đồng, năm 2001 đạt 180 tỷ đồng và 6 tháng đầu năm 2002 đạt 60 tỷ đồng.
Công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi bao gồm 13 đơn vị trực thuộc
nằm rải rác trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
Cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La là một đơn vị trực thuộc Công ty
Thương mại dịch vụ Tràng Thi được thành lập ngày 01/7/1995 do được sát nhập
từ hai đơn vị cửa hàng Kim khí điện máy Hoà Bình và cửa hàng Kim khí điện
máy chợ Mơ. Văn phòng cửa hàng đặt tại địa chỉ số 3 + 5 Đại La thuộc địa bàn
quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
Đặc điểm chung của cửa hàng:
- Nguồn vốn kinh doanh của cửa hàng : 745.000.000đ
- Hình thức hoạt động : Bán buôn, bán lẻ, và dịch vụ.
- Tổng số cán bộ công nhân viên : 37 người.
Hiện nay cửa hàng có các quầy kinh doanh trực thuộc là :
+ Quầy điện máy E6 Quỳnh Mai
1
+ Quầy phụ tùng E6 Quỳnh Mai
+ Quầy kinh doanh tổng hợp Tân Mai

+ Kho 251 Minh Khai
+ Quầy kinh doanh PTXĐ, PTXM 301 phố Huế
+ Quầy kinh doanh mặt hàng xe máy 316 phố Huế
Qua quá trình phát triển cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La đã vượt qua
mọi khó khăn phấn đấu không ngừng từ một đơn vị khó khăn đã ổn định và trở thành
một đơn vị trung bình tiên tiến trong Công ty. Năm 2001 cửa hàng đã hoàn thành kế
hoạch năm trước thời hạn 45 ngày. Thể hiện các chỉ tiêu qua từng thời kỳ nhưsau:
Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
6 tháng đầu
năm
- Tổng doanh thu 6.412.532.117 9.689.404.286 10.983.283.772 3.220.225.000
- Thuế GTGT phải nộp 7.573.957 67.516.164 74.645.320 36.180.000
- Thuế TNDN 8.000.000 15.000.000 15.000.000 8.500.000
Thu nhập bình quân
398.000đ/ngườ
i
691.500đ/ngườ
i
796.360đ/ngườ
i
853.400đ/ngườ
i
1.2. Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và lĩnh vực hoạt động tại
cửa hàng.
Chức năng chủ yếu của cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La là bán buôn,
bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhân dân Thủ đô, khách vãng lai. Thông qua
đó:
- Góp phần thúc đẩy kinh tế thị trường phát triển
- Đảm bảo đời sống cho người lao động.
- Tăng thu nhập cho cửa hàng đảm bảo các chỉ tiêu nghĩa vụ nộp ngân

sách Nhà nước.
- Trên cơ sở chức năng chủ yếu đó, cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La
có những nhiệm vụ chính sau :
+ Tổ chức công tác mua hàng từ các cơ sở sản xuất và các thành phần
kinh tế trong nước.
2
+ Tổ chức bảo quản tốt hàng hoá đảm bảo cho lưu thông hàng hoá được
thường xuyên liên tục và ổn định thị trường.
+ Tổ chức bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh
và các cá nhân trong nước.
+ Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư
mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước thông qua việc giao nộp
ngân sách hàng năm.
+ Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước.
Cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La kinh doanh các mặt hàng chủ yếu
phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân như :
- Ngành kim khí điện máy.
- Kinh doanh xe máy, xe đạp và các phụ tùng kèm theo.
- Đồ điện các loại.
- Đồ dùng hàng ngày.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của
cửa hàng:
Cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La là một đơn vị kinh doanh trực
thuộc Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi. Bộ máy tổ chức hoạt động
kinh doanh của cửa hàng được thể hiện khái quát như sau :
- Trưởng cửa hàng: Là người chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc
Công ty về toàn bộ hoạt động quản lý kinh doanh của đơn vị. Lãnh đạo đơn
vị tổ chức hoạt động kinh doanh và quản lý toàn bộ số vốn được giao cũng
như toàn bộ tài sản hàng hoá.
- Hai phó cửa hàng : Tham mưu giúp việc cho đồng chí trưởng cửa

hàng về các mặt hoạt động sau đây:
+ Một người phụ trách về khâu hạch toán kế toán của đơn vị, phụ trách
về khâu quản lý màng lưới kinh doanh của đơn vị, phụ trách về công tác hành
chính.
3
+ Một người phụ trách về toàn bộ hoạt động bán lẻ của đơn vị, phụ
trách công tác thanh tra bảo vệ.
- Phòng kế toán có nhiệm vụ :
+ Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt
động chung của đơn vị.
+ Tập hợp các số liệu kế toán của các bộ phận để lập báo cáo tài
chính.
+ Tham mưu giúp việc cho ban phụ trách về mặt quản lý tài chính và
quản lý toàn bộ tài sản hàng hoá của đơn vị.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của cửa hàng Ban phụ trách
cửa hàng
Kế toán
Tổ kho, bán buôn, bảo vệ
Các điểm dịch vụ cho thuê TS khác
Tổ Tân Mai, phố Huế kinh doanh tổng hợp
Tổ phụ tùng E6 Quỳnh Mai
Tổ điện máy E6 Quỳnh Mai
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CỬA HÀNG:
1. Bộ máy kế toán của cửa hàng:
Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều này cửa
hàng Thương mại dịch vụ Đại La đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán
một cách khoa học hợp lý.
- Chức năng nhiệm vụ phòng kế toán:
Tham mưu giúp việc cho ban phụ trách cửa hàng về việc theo dõi toàn bộ

hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Hiện nay phòng kế toán của cửa hàng có 5 người:
+ Kế toán trưởng
4
+ Kế toán kho và các quầy kinh doanh
+ Kế toán lao động tiền lương, viết phiếu thu chi nhập xuất hàng hoá.
+ Kế toán theo dõi qũy tiền mặt.
+ Thủ quỹ.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng như sau:
Kế toán trưởng
Kế toán theo dõi quĩ tiền mặt
Kế toán kho
quầy kinh doanh
Thủ quỹ
Kế toán viết phiếu lao động tiền lương
2. Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
* Hiện nay cửa hàng Thương mại dịch vụ Đại La áp dụng hình thức
kế toán Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ sách bao gồm :
- Các Nhật ký chứng từ : “Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có các tài khoản. Cửa hàng sử dụng các
NKCT số 1, 2, 3, 5, 7, 8, 9, 10.
- Sổ cái : Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản
được phản ánh trên một trang sổ cái, sổ cái tài khoản 156, 632, 511, 641, sổ
cái tổng hợp TK 911.
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: Dùng để theo dõi phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh cần hạch toán chi tiết.
- Bảng kê : Kế toán của cửa hàng mở các bảng kê số 8 để theo dõi tình
hình nhập - xuất - tồn của hàng hoá và bảng kê số 11 để phản ánh tình hình
thanh toán tiền hàng với người mua.
5

- Sơ đồ trình tự kế toán :
Bảng kê
Nhật ký Chứng từ
Sổ v thà ẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo t i chínhà
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
III. TỔ CHỨC NHIỆM VỤ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Ở CỬA HÀNG THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ ĐẠI LA:
1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá của cửa hàng:
Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của cửa hàng đã áp dụng phương
pháp bán hàng trực tiếp.
1.1. Bán buôn:
Thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế và các đơn đặt hàng cửa hàng lập
kế hoạch bán hàng hoá tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ và kết
quả kinh doanh của đơn vị mình.
Phương thức bán buôn chủ yếu mà cửa hàng đã áp dụng bao gồm:
+ Bán buôn trực tiếp qua kho của cửa hàng.
+ Bán buôn không qua kho (vận chuyển thẳng).
* Bán buôn trực tiếp qua kho của cửa hàng.
Chứng từ gốc
6
Kho của cửa hàng đặt tại 251 Minh Khai. Đây là kho để dự trữ toàn bộ
nguồn hàng của cửa hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán bán hàng của
cửa hàng viết hoá đơn GTGT gồm 3 liên và xuất hàng tại kho, thủ kho lập
phiếu xuất hàng và ngày giao hàng theo như đơn đặt hàng đã ký. Khi giao
xong cuối ngày thủ kho vào thẻ kho lập bản kê xuất hàng và nộp lên cho

phòng kế toán.
* Bán buôn không qua kho của cửa hàng:
Để tiết kiệm chi phí bốc dỡ và thuê kho bến bãi, cửa hàng vận dụng điều
thẳng hàng hoá đi đến nơi bán buôn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với
khách hàng, kế toán bán hàng của cửa hàng lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên và
giao hàng trực tiếp không qua kho.
1.2. Bán lẻ:
Cửa hàng có một hệ thống bán lẻ rất tốt. Việc bán lẻ được thực hiện tại
các quầy kinh doanh các mặt hàng chủ yếu nên doanh số của các quầy chiếm
một phần không nhỏ trong doanh số bán hàng của cửa hàng, góp phần quan
trọng trong kết quả kinh doanh của đơn vị. Tại các quầy hàng bán lẻ khi nghiệp
vụ bán hàng phát sinh, mậu dịch viên tại quầy lập hoá đơn GTGT. Hàng ngày
căn cứ vào đó mậu dịch viên quầy lập báo cáo bán hàng kèm theo tờ kê nộp tiền
bán được hàng trong ngày nộp về cửa hàng. Như vậy kế toán cửa hàng sử dụng
chứng từ ban đầu gồm các báo cáo bán lẻ hàng hoá, phiếu thu tiền mặt và hoá
đơn GTGT để hạch toán.
2. Phương thức thanh toán:
Cửa hàng sử dụng hai phương thức thanh toán đó là :
- Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt được áp dụng với hình thức bán lẻ.
- Bán hàng thanh toán ngay hoặc bán hàng thanh toán chậm cũng được áp
dụng với hình thức bán buôn. Có thể nhận xét rằng với những phương thức
thanh toán rất linh hoạt cửa hàng đã tạo điều kiện thuận lợi cho khách đến mua
hàng hoá và qua đó đã tạo được uy tín với khách hàng dần chiếm lĩnh thị trường
để mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh làm tăng lợi nhuận cho cửa hàng từ
đó giúp cho cán bộ công nhân viên có công ăn việc làm ổn định.
3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ
hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở cửa hàng:
7
Để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh.
Cửa hàng đã thực hiện theo đúng chế độ kế toán. Các tài khoản được sử dụng

trong hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong cửa hàng.
* TK 156 : Hàng hoá
* TK 511 : Doanh thu bán hàng
* TK 632 : Giá vốn hàng bán
* TK 641 : Chi phí bán hàng
* TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
* TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh.
- Trình tự hạch toán:
Hàng tháng kế toán cửa hàng tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng, chi
phí quản lý doanh nghiệp. Sau đó căn cứ vào các chứng từ để kết chuyển doanh
thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
IV. HẠCH TOÁN CHI TIẾT VÀ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ
HÀNG HOÁ Ở CỬA HÀNG TMDV ĐẠI LA:
1. Kế toán chi tiết quá trình tiêu thụ hàng hoá:
1.1. Hoạt động bán buôn:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng nhân viên nghiệp vụ tại
kho viết hoá đơn GTGT lập thành 3 liên:
Liên 1 : Lưu ở sổ gốc
Liên 2 : Giao người mua
Liên 3 : Giao cho bộ phận kho (thủ kho)
Sau đó làm thủ tục xuất hàng, nhân viên nghiệp vụ sẽ lập phiếu xuất kho
riêng mặt hàng, cuối ngày nộp phiếu xuất kho cùng liên 3 hoá đơn GTGT lên
cửa hàng để kế toán bán hàng làm cơ sở hạch toán.
VD: Ngày 30/4/2002 cửa hàng xuất bán cho đại lý Tân Cương số lượng
đùi đĩa xe đạp như sau :
Đùi đĩa xe đạp quốc phòng 280 bộ. Đơn giá 22.727 - Thành tiền : 6.363.560.
Đại lý Tân Cường đã thanh toán đầy đủ tiền hàng và nhân viên thu mua
đã giao liên 2 hoá đơn GTGT cho người mua hàng của đại lý Tân Cường.
Đơn vị : PHIẾU XUẤT KHO VÀ HOÁ
MẪU SỐ : 02-VT

8
Địa chỉ: ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
QĐ SỐ 1145-
TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1-11-95
Của Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 tháng 4 năm 2002
Nợ :
Có :
Họ tên người nhận hàng : Anh Cương
Lý do xuất kho : Xuất bán đại lý
Xuất tại kho : 251 Minh Khai
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư (sản
phẩm,hàng hoá)
Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Đùi đĩa xe đạp quốc
phòng
bộ 280 280 22.727 6.363.560
Cộng : 6.363.56
0
Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu triệu ba trăm sáu mươi ba ngàn, năm
trăm sáu mươi đồng./.
THỦ TRƯỞNG ĐƠN

VỊ
(Ký tên, đóng dấu)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký ghi rõ họ tên)
PHỤ TRÁCH CUNG
TIÊU
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)
THỦ KHO
(Ký, ghi rõ họ tên)
9
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 3 (dùng để thanh toán)
Ngày 30 tháng 4 năm 2002
Mẫu số 03 - GTKT-3LL
ER/01-B
N
0
061414
Đơn vị bán hàng : Cửa hàng thương mại dịch vụ Đại La
Địa chỉ : Số 3 + 5 Đại La
Điện thoại : 8631018 MST : 0100107437 - 1
Họ tên người mua hàng : Anh Cương
Địa chỉ: 20 phố Huế, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Hình thức thanh toán : Tiền mặt MST : không

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Đùi đĩa xe đạp quốc phòng bộ 280 22.727 6.363.560

Cộng tiền hàng: 6.363.560
Thuế suất GTGT : 10% tiền thuế GTGT: 636.440
Tổng cộng thanh toán : 7.000.000
(Số tiền viết bằng chữ: Bẩy triệu đồng chẵn)
NGƯỜI MUA HÀNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
10
Phiếu xuất kho do bộ phận kho lập căn cứ để dùng làm chứng từ hạch toán.
+ Kế toán cửa hàng căn cứ vào phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sau đó
tập hợp vào sổ chứng từ kế toán mở cho nhóm hàng phụ tùng xe đạp đồng thời
hạch toán giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ được vào các bảng kê theo dõi TK156.
Nợ 632
Có 156
+ Căn cứ vào hoá đơn GTGT đã được khách hàng ký nhận, kế toán ghi
vào sổ chi tiết TK 511, nhật ký chứng từ số 8, 10. Đồng thời kế toán định
khoản :
Nợ TK 111 : 7.064.596
Có TK 511 : 6.422.360
Có TK 3331 : 642.236
1.2. Bán lẻ:
Khi bán hàng trực tiếp cho khách tại các quầy mậu dịch viên sử dụng hoá
đơn GTGT (03 liên).
- Liên 1 : Lưu tại gốc
- Liên 2 : Giao cho khách hàng
- Liên 3 : Gửi về phòng kế toán cửa hàng.
Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng mà mậu dịch viên tại quầy lập hoá

đơng GTGT theo các chỉ tiêu : số lượng, đơn giá, thành tiền ... trên hoá đơn ghi
rõ hình thức thanh toán. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT mậu dịch viên
lập báo cáo bán hàng trừ thẻ quầy. Cuối ngày gửi báo cáo bán hàng lập riêng cho
từng nhóm hàng kèm hoá đơn GTGT, bảng kê nộp tiền lên cửa hàng. Kế toán sẽ
căn cứ vào liên 2 của hoá đơn GTGT để làm cơ sở hạch toán. Đặc điểm của bán
lẻ là thanh toán tiền ngay.
Giá vốn
11