NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG HỒ SƠ
KIỂM TOÁN.
I. BẢN CHẤT CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN.
1.1. Khái niệm về hồ sơ kiểm toán.
Như chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và bày
tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán. Để có thể thực hiện được chức
năng đó kiểm toán viên cần phải nắm được một lượng thông tin nhất định thông
qua quá trình thu thập và lưu trữ. Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần được
giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trình phức tạp, được
phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều người và kết quả của nó có một vai trò rất quan
trọng đối với đơn vị khách hàng. Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ kiểm toán đã
ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như chức năng của kiểm toán nói chung và
kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng.
Hồ sơ là một khái niệm được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực của đời
sống xã hội. Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lưu trữ hồ sơ phải tuân theo những
nguyên tắc nhất định. Tài liệu giảng dạy của Cục lưu trữ quốc gia đưa ra định
nghĩa: “Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc hay một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc
đó”. Ví dụ như hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc... Các văn bản đưa vào hồ sơ phải
đúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồ sơ, phải hoàn chỉnh,
đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Một hồ sơ được coi là hoàn thiện khi thông qua đó người đọc có thể nắm
được những thông tin liên quan đến đối tượng trong hồ sơ đó. Trên góc độ pháp lý
“hồ sơ” cũng được sử dụng như một công cụ bắt buộc của quản lý.
Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thông dụng và
hồ sơ kiểm toán được coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu quản lý và
chức năng xác minh của công việc kiểm toán.
Trước hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm toán
tài chính hướng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứng kiểm
toán. Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều phương pháp và từ
nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo

những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm toán
viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng thời quá
trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chương trình kiểm toán, các
thủ tục kiểm toán đã áp dụng,... cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục
vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm
toán đã được tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành.
Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán được
tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và
phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải được
tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán kiểm toán
viên chính có thể đánh giá được tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng thời,
hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toán
kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận của
kiểm toán viên. Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần
không thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán thực hiện chức năng chung của
kiểm toán cũng như đáp ứng được những yêu cầu về mặt quản lý đối với công việc
kiểm toán.
Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đưa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm
toán:
Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ kiểm
toán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của
kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán và
làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.”
Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS – JAMESK. LOEBBECKE
Hồ sơ kiểm toán được định nghĩa qua khái niệm tư liệu của kiểm toán viên: “ Tư
liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo
sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác
kiểm toán. Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là
cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo
kiểm toán.”

Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng như thực tế tại Việt Nam Bộ
Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định : “ Hồ sơ
kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ.
Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phương tiện
tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện
hành”.
Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa khái quát nhất
về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc
của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được,
những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm toán viên
đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc
kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “ xác
minh và bày tỏ ý kiến”. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin mà
kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung
cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có
mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ. Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán,
còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm toán. Vì vậy, phải có các
bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị được sắp xếp hợp
lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm
toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ.
Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không
thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu
thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên quan
trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng
lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành
cuộc kiểm toán.
1.2.1. Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán.
1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán.
Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tuỳ
thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nhưng

phải bảo đảm tính “hệ thống” của một hồ sơ : các tài liệu phải được sắp xếp theo
từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc... thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng
như việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết thúc ở
việc đưa ra báo cáo kiểm toán hay thư quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm cơ sở
cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công ty kiểm
toán đưa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta biết rằng
hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với
nhau, cuộc kiểm toán được tiến hành bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toán
được tổ chức theo phương pháp đó. Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối trực tiếp của
phương pháp kiểm toán.
Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình hồ
sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
1.2.1.1.1. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu.
Mô hình này gắn liền với phương pháp thủ công, đưa ra phương pháp tổ
chức giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh như sau:
Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mục lục Có Không
1. Tổng hợp A
2. TGNH và tiền mặt B
3. Đầu tư ngắn hạn C
4. Các khoản phải thu D
5. Hàng tồn kho E
6. Tài sản lưu động khác F
7. Chi sự nghiệp G
8. Tài sản cố định hữu hình H
9. Cam kết vốn I
10. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang J
11. Ký quỹ ký cược ngắn hạn K
12. Các kinh phí trả ngắn hạn O
13. Vốn kinh doanh và quỹ P

14. Nguồn kinh phí Q
15. Kết quả hoạt động kinh doanh R
16. Kết quả tài chính S
17. Kết quả bất thường T
18. Các tài khoản ngoài bảng U
Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đó hoặc
không có trong Hồ sơ.
Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo thứ tự
các mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam.
Các mục này sẽ được đánh theo thứ tự chữ cái.
Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữa bảng
cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết) các
báo cáo. Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:
Nội dung mục A - Tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán theo mô hình
Tây Âu
Phần tổng hợp Có Không
1. Báo cáo kiểm toán A
2. Thư quản lý A1
3. Ghi chú soát xét A5
4. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12
5. Các vấn đề còn vướng mắc A16
6. Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7. Thư giải trình của Ban giám đốc A22
8. Báo cáo tài chính trước điều chỉnh A25
9. Bảng cân đối kế toán A 26
10. Báo cáo kết quả kinh doanh A 32
11. Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33
12. Các bút toán phân loại lại A34
13. Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35
14. Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát

sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trước A42
15. Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40
16. Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
17. Hợp đồng kiểm toán A46
18. Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trước
khi lập kế hoạch A48
19. …..
Ưu, nhược điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Ưu điểm:
• Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được được chi
phí.
• Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên người sử dụng Hồ sơ có thể dễ dàng đi
từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.
• Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy
tối đa.
• Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên.
Nhược điểm:
• Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao.
• Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kết
theo “quan hệ ngang”.
• Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn.
• Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao.
Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.
1.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểm toán
AS/2 với phương pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu).
AS/2 là phương pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ một
phần lao động, tránh được rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng lực và
sự năng động của mỗi nhân viên.
Phương pháp AS/2 bao gồm: phương pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơ kiểm
toán và phần mềm kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán AS/2 được sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống nhất
gọi là “chỉ mục Hồ sơ kiểm toán” tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kế
toán. Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toán
viên được sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất. Danh mục này được chia
thành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán, hoặc thể
hiện các mục, tiểu mục của các phần hành được kiểm toán trên Báo cáo tài chính.
Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp như sau:
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán
Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp
1000 Lập kế hoạch kiểm toán
2000 Báo cáo
3000 Quản lý cuộc kiểm toán
4000 Hệ thống kiểm soát
5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản
6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả
7000 Kiểm tra chi tiết – vốn chủ sở hữu
8000 Kiểm tra chi tiết – báo cáo lãi lỗ
Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số từ 1000 đến
8000. Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ yếu
trong phần Hồ sơ thường trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ). Những chỉ
mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ ban
đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán. Từ chỉ mục 5000 đến 8000 thuộc
phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các khoản
mục trên Báo cáo tài chính. Bao gồm các chỉ mục lớn như: kiểm tra chi tiết tài sản,
công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2
đều sử dụng mẫu quy định như trong Hồ sơ chuẩn. Các giấy tờ làm việc này có
mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục.
Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này để
hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán. Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà

kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp.
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiện
bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờ
làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Việc liên kết giữa các giấy tờ làm
việc không chỉ được thực hiện theo “ quan hệ dọc ” mà chúng còn được liên kết
chặt chẽ theo “ quan hệ ngang ” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau.
Ưu, nhược điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
• Mô hình này khắc phục được tất cả các nhược điểm của mô hình kiểm toán
Tây Âu.
• Mô hình này được vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc được hình thành
nhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất. Các công thức được vi tính
hoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao.
• Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá
• Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều.
• Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩa
mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu.
• Rủi ro kiểm toán thấp hơn.
1.2.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng có
thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :
- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán.
- Hình thức báo cáo kiểm toán.
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán.
- Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và
cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể.
1.2.1.3. Một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán.
Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý cho
ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ kiểm

toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải khoa học về
mặt hình thức. Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng trong công việc kiểm toán
từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát, kiểm tra cũng như tra cứu quy
trình kiểm toán khi cần thiết... Một hồ sơ kiểm toán được sắp xếp có hệ thống, có
đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lưu trữ bảo quản cũng như tra cứu tài liệu
trong hồ sơ đó. Đồng thời cũng bảo đảm cho công việc kiểm tra, soát xét có hiệu
quả. Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo
tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu
chung về hồ sơ kiểm toán sau :