MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC HẠCH
TOÁN NVL TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I- Những vấn đề chung trong công tác hạch toán NVL
1, Khái niệm và đặc điểm NVL
1.1 Khái niệm:
NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là những đối
tượng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. NVL là tài sản lưu động, là tài sản dự
trữ của sản xuất mà được thể hiện dưới dạng vật hoá chỉ tham gia vào một chu
kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một
lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
1.2 Đặc điểm NVL:
Trong quá trình tham gia sản xuất NVL có đặc điểm:
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu hao toàn
bộ vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực
thể sản phẩm.
Về mặt gía trị NVL chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất
trong kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất
đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phí NVL thường chiếm tỷ
trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó về mặt quản lý và hạch toán cần thực
hiện việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua cho tới khâu bảo quản, sử dụng rồi
đến hạch toán số lượng, chất lượng của NVL. Tất cả công việc đó nhằm tiết
kiệm chi phí NVL bởi việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn đề hết sức quan trọng.
Tiết kiệm về tiêu hao chi phí NVLlà một trong các điều kiện cơ bản để hạ thấp
chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu tiết kiệm, mặt
khác do yêu cầu đổi mới trong công tác quản lí, hạ thấp chi phí, Hạ thấp giá
thành sản phẩm đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm do đó doanh nghiệp
cần làm tốt khâu quản lí hạch toán NVL.
2, Phân loại NVL
Để đáp ứng nhu cầu quản lí và hạch toán NVL kế toán cần tổ chức phân
loaị NVL cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lí của nhà nước và của
doanh nghiệp. Do NVL sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại,

nhiều nhóm khác nhau trong quy trình sản xuất, đồng thời do yêu cầu sản xuất
kinh doanh mà NVL thường xuyên biến đổi và có sự tăng giảm liên tục hàng
ngày. vì thế, đẻ thuận tiện cho việc quản lí và hạch toán, đảm bảo hiệu quả sử
dụng vốn cần thiết phải tiến hành tốt việc phân loại NVL. Căn cứ vào vai trò, tác
dụng của vật liệu trong sản xuất mà NVL được phân chia thành từng loại, từng
nhóm trên một căn cứ nhất định tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế và chức năng
của NVL
2.1 NVL chính
Là những NVL mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể
vật chất chủ yếu của sản phẩm( ví dụ : Bông trong nhà máy dệt, Chè trong nhà
máy chè, Mía trong nhà máy đường...)
Ngoài ra nếu doanh nghiệp có bán thành phẩm mua ngoài thì đó cũng
được coi là NVL chính.
2.2 NVL phụ:
Là những NVL mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm. nó được sử dụng kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, mùi
vị, hình dáng .. bên ngoài của của sản phẩm góp phần tăng thêm chất lượng sản
phẩm hoặc dùng để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của các tư liệu lao động
được bình thường để phục vụ cho nhu cầu côngg nghệ kỹ thuật, nhu cầu về hành
chính quản trị...
2.3 Nhiên liệu:
Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong sản xuất kinh doanh
như than, củi, xăng dầu, Khí đốt...
2.4 Phụ tùng :
là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sữa chữa cho các thiết bị máy
móc, phương tiện vận tải...
2.5 NVL khác:
Là những lọai vật liệu không thuộc những loại trên như phế liệu thu hồi
trong thanh lý tài sản cố định ...
Nhìn chung, trong công tác phân loại vật liệu do yêu cầu quản lí kinh

doanh của doanh nghiệp, NVL cần được phân loại chi tiết tỉ mỉ hơn như trong
NVL chính, NVL phụ ... thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng biệt.
3, Đánh giá NVL
3.1 Khái niệm : Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL theo
nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu caàu chân thực và thống nhất. TRong
hạch toán NVL thì NVL phải được tính theo giá thực tế( giá gốc), trong đó nếu
doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì trong giá
vật liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ thì giá thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT.
Trong các DN sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lượng nhiều,
lớn vậy để đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kế toán thì các
đối tượng nhập xuất phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán. Các loại chứng từ
này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình
biến động tăng giảm của NVL.
Ví dụ khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có người tiến hành kiểm
tra (số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách..) sau đó lập phiếu nhập
kho(FNK),. Đây là loại chứng từ làm cơ sở cho thủ kho ghi vào thẻ kho cho số
vật tư đó sau đó FNK được chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán sẽ căn cứ
vào FNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho số vật liệu
đó.
Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các loại
chứng từ sau:
*, Hoá đơn(liên 2) + phiếu nhập kho(FNK) + phiếu chi (với các khoản chi
cho NVL mua ngoài có thể là các giấy báo nợ ngân hàng...)
*, Biên bản cấp, góp, vốn bằng NVL + FNK(cho NVL được cấp, góp)
*, Biên bản, hợp đồng vay NVL + FNK ( cho NVL đi vay)
*, Biên bản kiểm kê NVL
*, Biên bản đánh giá lại NVL
*, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất(FXK) và các chứng
từ khác có liên quan

3.2 Tính giá NVL
3.2.1 Tính giá thực tế nhập cho NVL
TRong hạch toán NVl thường NVL nhập về được tính theo giá thực
tế( giá gốc) cụ thể :
- Giá thực tế của vật liệu mua ngoài bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn
của ngưới bán cộng thuế nhập khẩu(nếu có) cộng các chi phí liên quan thu mua
thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho , lưu bãi...) và trừ đi các khoản chiết
khấu, giảm giá hàng mua được hưởng.
- Giá thực tế NVL được cấp, góp: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên
xác định cộng thêm các khoản chi phí(vận chuyển, lưư kho,lưu bãi...) do DN bỏ
thêm (nếu có)
- Giá thực tế NVL đi vay: Giá thực tế là giá vay(trường hợp vay quy ra
tiền) thêm các chi phí(nếu có) hoặc giá thực tế tương đương thị trường của NVL
đó(nếu trường hợp vay bằng hiện vật)
- Giá thực tế NVL được biếu tặng là giá thực tế NVl tính theo giá thị
trường tương đương
- Giá thực tế với phế liệu: Giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán ra
được thị trường chấp nhận
3.2.2 Xác định giá thực tế xuất cho NVL xuất kho
Khi có NVL xuất kho sử dụng, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của
từng doanh nghiệp, tuỳ theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế
toán coá thể sử dụng một trong các phương pháp sau, song việc sử dụng phương
pháp nào đòi hỏi sự nhất quán với phương pháp đã chọn trong suốt cả kỳ, nếu
có sự thay đổi phải có lí do, giải thích rõ ràng.
*, Phương pháp nhập trước, xuất trước;
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho được tính bằng
giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho. Nghĩa là, giá
thựctế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu xuất trước và
do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một số NVL mua vào
sau cùng. Phứơng pháp này thường áp dụng cho các DN có số chủng loại vật tư

ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn định và không thích
hợp cho NVL có thơì gian bảo quản như hoá chất, thực phẩm.
*, Phương pháp nhập sau xuất trước:
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần được tính bằng
giá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho. Nghĩa
là, giả định vật liệu nào mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại phương
pháp nhậop trước xuất trước. Nhìn chung, phương pháp này đặc biệt phù hợp
trong điều kiện lạm phát.
*,Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này, giá thực tế vạt liệu xuất dùng trong kỳ được tính
theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình
quân sau mỗi lần nhập)
Giá thực tế của Số lượng NVL Giá đơn
NVL xuất mỗi = xuất cho lần * vị bình
lần trong kỳ đó quân
Trong đó :
Giá
đơn vị = Giá thực tế nhập NVL(tồn đầu kỳ+nhập trong kỳ)
bình quân Số lượng NVL đó(Tồn đầu kỳ+Nhập trong kỳ)
Phương pháp này tuy tốn nhiều công sức khi tính toán nhưng độ chính xác
cao, phản ánh được tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn. Tuy nhiên,
phương pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tếnhập NVL trong kỳ vì thế phải
phụ thuộc vào chứng từ. Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hoá đơn) của NVL đó
chưa về vì thế nó sẽ ảnh hưởng nhiều tới giá thực tế xuất của NVL.
*, Phương pháp giá hạch toán:
Để giải quyết tình huống phương pháp giá đơn vị bình quân trên thì giá
hạch toánlà giá NVL được biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loại giá
ổn định trong kỳ, đựoc ghi sổ trong cả kỳ. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều
chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế
Công thức:

Giá hạch toán của Số lượng NVL Giá hạch toán
NVL xuất mỗi lần = xuất lần * đơn
trong kỳ đó vị
Trong đó giá hạch toán đơn vị thường được chọn là giá kế hoạch hoặc giá
thực tế NVL đó tồn đầu kỳ. đến kỳ cuối kế toán xác định giá thực tế xuất của
NVL xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá
Giá thực tế xuất của Giá hạch toán NVL Hệ số
NVL xuất trong = đó xuất trong kỳ * giá
kỳ
trong đó :
Hệ số Giá thực tế nhập NVL đó(tồn đầu kỳ+ Nhập trong kỳ)
giá Gía hạch toán NVL đó( tồn đầu kỳ+ nhập trong kỳ)
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL chủ yếu tuỳ
thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lí. Phương pháp này đơn giản dễ làm, phản
ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng, giảm trong kỳ.
*, Phương pháp trực tiếp:
Theo Phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo từng lô và đơn
chiếc hay gữ nguyên từ lúc nhập vào cho tơí lúc xuất dùng:
Giá thực tế xuất của NVL = Giá thực tế nhập của NVL đó tính
xuất kho mỗi lần theo hiện vật đã xuất
Với phương pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích
danh của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn gọi là phương pháp đặc điểm
riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các lọai
NVL có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất không cao.
II- Kế toán chi tiết vật liệu
Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lí hạch toán tốt
quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sách kế
toán, tài khoản phải phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của DN
nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có cũng như sự biến
động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuâts kinh doanh đồng thời cung cấp số

liệu kịp thời phục vụ cho công tác tập hơpự chi phí, tính giá thánh sản phẩm.
Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đầu vào, tình
hình thanh toán với người bán, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh
doanh. Chính vì vậy thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là thực hiện quy
trình quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
1, Khái niệm hạchtoán chi tiết NVL
1.1 hạch toán chi tiết NVl: là công việc ghi chép hàng ngày tình hình biến
động về số lượng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho , từng danh điểm và
toàn bộ DN. hạch toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thời ở kho, phòng kế
toán DN nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế toán, giữa sôư
sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Do
đó sự liên hệ, phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và sổ chi tiết
giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết
NVL. Khi thực hiện một phương pháp hạch toán chi tiết NVL phải sử dụng sao
cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lí của DN, trình độ nghiệp vụ của thủ
kho , kế toán mà lựa chọn phương pháp thích hợp. Hiện nay, trong các Dn nước
ta thường sử dụng một trong ba phương pháp hạchtoán chi tiết vật liệu:
+ Phương pháp ghi thẻ song song
+ Phương pháp sổ đói chiếu luân chuyển
+ Phương pháp sổ số dư
1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu
1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:
Theo phương pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng
kế toán ghi cả số lượng và giá trị NVL. Mỗi thứ vật liệu ỏ mỗi kho theo phương
pháp này được mở làm 2 thẻ là thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết. Trong đó thẻ
kho do thủ kho thực hiện và phản ánh vật tư theo thước đo hiện vật còn thẻ hạch
toán chi tiết do kế toán chi tiết vật liệu thực hiện và phản ánh cẩ thước đo giá trị
và thước đo hiện vật. Quy trình ghi thẻ có thể được diễn ra như sau:
+) ở kho :
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ như FNK, FXK,... nhập , xuất

vật liệu để ghi vào thẻ kho của vật tư đó theo số lượng thực nhập, thực xuất.
Cuối kỳ, cuối tháng cộng tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra số tồn kho. Thủ
kho phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách với số tồn
kho hiện vật thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho. Thủ kho, sau khi ghi chép
vào thẻ kho tiến hành sáp xếp lại chứng từ nhập xuất, lập phiếu giao nhận chứng
từ gửi về phòng kế toán nhằm đối chiếu số liệu với thẻ hạch toán chi tiết của kế
toán.
+) ở phòng kế toán DN:
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK )và hoá đơn mua hàng ...
của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật tư đó sau khi đã
kiểm tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tương ứng của từng kho về số
lượng, giá trị. Cuối kỳ, cuối tháng kế toán tổng số nhập, tổng số xuất tính ra số
tồn kho cho mỗi thứ vật tư trên thẻ hạch toán chi tiết của nó. Sau khi tổng song
mang đối chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra bảng tổng hợp nhập, xuất ,
tồn kho trên cơ sổ số liệu đã ghi trên thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết. bảng tổng
hợp này sau đó mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản NVL
(TK 152). Có thể nói đây là phương pháp có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ
làm, dễ đối chiếu nhưng laị có nhược điểm việc ghi chép còn bị trùng lặp giữa
chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán vì thế nó không thích hợp cho những đơn
vị có chủng loại vật tư nhiều. Theo phương pháp này, trình tự của nó có thể được
biểu diễn như sau:
FNK

Thẻ kho Thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng
hợp nhập
FXK xuất,tồnkho

Kế toán tổng
hợp tài khoản
NVL

Ghi hàng ngày: ; Ghihàng kỳ: ; Đối chiếu:
Sơ đồ phương pháp ghi thẻ song song
1.2.2 Phương pháp sổ số dư:
Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng
danh điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tương tựu như việc ghi chép thẻ kho
trong phương pháp ghi thẻ song song. Còn đối với phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ
tiêu giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ
hữu cơ giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán. Quy trình diễn ra của
phương pháp này có thể ghi như sau:
+) ở tại kho:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày
và tính ra số tồn kho cuối kỳ. Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủ kho phân
loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sau đó lập phiếu
giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế toán. Cuối tháng, căn cứ
vào tồn kho cuối kỳ của NVL để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư thường dùng cho cả
năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số dư được gửi về phòng kế toán DN.
+) ở tại phòng kế toán DN :
Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ tính giá và lập bảng luỹ kế nhập,
luỹ kế xuất theo từng nhóm vật liệu. Trên cơ sở bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn các
số liệu được lấy ra kế toán tiến hành lập bảng nhập- xuất- tồn kho cho NVL đồng
thời kế toán dùng số liệu trên bảng này để đối chiếu số liệu trên sổ số dư( theo
nhóm vật liệu ). Công việc giao nhận chứng từ thường được thực hiện định kỳ
3,5,7 ngày trong một kỳ,
Nhìn chung phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ được khối lượng ghi
chép hàng ngày của kế toán vì kế toán chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày và
theo từng nhóm. Công việc kế toán được giàn đều trong tháng tạo điều kiện cung
cấp tài liệu kịp thời cho lãnh đaọ DN đòng thời nó cũng thực hiện được việc
kiểm tra, đối chiếu thường xuyên của kế tóan với kho và đảm bảo được tính
chính xác cho số liệu. Tuy nhiên, nó cũng có những nhược điểm là số liệu kế
toán là tạp hợp theo nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp sai sót trong

số liệu thì việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều khó khăn. Vì
thế, phương pháp này chỉ thích hợp vận dụng cho các dn sử dụng nhiều chủng
loại vật tư và hàng ngày vật liệu có biến động tăng giảm nhiều. Ngoài ra nó cũng