Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất elinco

Chuyên đề tốt nghiệp
Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu ở xí
nghiệp vật liệu hoá chất elinco.
2.1. Đặc điểm tình hình chung
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Xí nghiệp vật liệu và hoá chất thuộc công ty Điện tử Tin Học Hoá Chất là
một doanh nghiệp Quân Đội, thành lập theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18
tháng 4 năm 1996 của bộ quốc phòng trên cơ sở xí nghiệp Vật Liệu Hóa Chất đợc
Bộ Xây Dựng cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 96 ngày 14 tháng 4 năm 1997
có trụ sở chính đóng tại Nghĩa Đô - Cầu Giấy -Hà Nội.
Có thể khẳng định xí nghiệp hoá chất có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực
nghiên cứu các vật liệu hoá chất sử dụng trong Bộ Quốc phòng và dùng trong các
công trình dân sự. Hiện nay, hoá chất đang đợc coi là nghành công nghiệp quan
trọng trên thế giới. Chính vì vậy xí nghiệp coi mục tiêu chính của mình là phát triển
những thành tựu khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực hoá chất.
Để thực hiện mục tiêu trên, xí nghiệp đã nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của
các đồng chí lãnh đạo Bộ Quốc Phòng, các đồng chí lãnh đạo Viện kĩ thuật quân sự
và Ban Giám Đốc công ty Điện Tử Tin Học Hoá Chất. Xí nghiệp cũng không ngừng
hợp tác chặt chẽ với các hàng, các công ty hoá chất nớc ngoài nhằm cải tiến kỹ
thuật cũng nh vận dụng những thành tựu kĩ thuật tiên tiến của khoa học vào hoạt
động sản xuất của xí nghiệp.
Với đội ngũ cán bộ quản lí và kỹ s có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, sự quản lí
của Ban Giám Đốc, xí nghiệp đã và đang chứng tỏ năng lực của mình trong việc
ngiên cứu và áp dụng thành công vật liệu Composite phục vụ trong và ngoài quân
đội.
Kể từ khi thành lập đến nay, xí nghiệp đã trải qua rất nhiều khó khăn thử
thách, từ khi còn là một tổ hợp nhỏ phát triển thành một xí nghiệp vững mạnh, có
uy tín trong và ngoài quân đội. Với các hoạt động chính nh sau:
-Nghiên cứu và chế tạo vật liệu Composite sử dụng trong Bộ Quốc Phòng và
các công trình dân sự. Từ vật liệu Composite xí nghiệp đã sản xuất ra nhiều mặt
hàng phục vụ cho đời sống nh sản xuất công tơ điện, bể nớc , bồn tắm...

1
1
Chuyên đề tốt nghiệp
-áp dụng các loại hoá chất đặc biệt để chống thấm, chống gỉ cho các công
trình nh chống thấm đài tởng niệm các anh hùng liệt sĩ Bắc Sơn, hầm lăng chủ tịch
Hồ Chí Minh, khách sạn Thắng Lợi Hà Nội, nhà máy dệt 8-3, bể nớc lắng Quảng
Trị...
-Mạ nhúng, mạ điện phân các kết cấu thép cột điện 110KW- 220KW-
500KW cho nghành điện Việt Nam.
-Ngoài ra, xí nghiệp còn áp dụng thành công màng sơn chống nóng
INSULTEC của úc vào các công trình xây dựng, các bể chứa xăng dầu...
Cho đến nay, xí nghiệp còn có rất nhiều công trình nghiên cứu có giá trị cao,
thiết thực và phù hợp với yêu cầu của xã hội.
Một số chỉ tiêu chung của xí nghiệp năm 2001 đợc tổng hợp nh sau:
-Tổng vốn: 8200 triệu đồng
Trong đó :
+Vốn lu động : 1200 triệu đồng
+Vốn cố định : 7000 triệu đồng
-Tổng số lao động : 250 ngời
-Doanh thu : 30000 triệu đồng
-Thuế thu nhập doanh nghiệp : 200 triệu đồng
-Lợi nhuận : 600 triệu đồng
2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ
Đặc điểm tổ chức sản xúât
Hoà nhập cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật ,xí nghiệp
hoá chất cũng không ngừng lớn mạnh. Hiện nay, xí nghiệp có một đội ngũ công
nhân với kĩ thuật và tay nghề cao, đợc đào tạo để thi công các công trình tầm cỡ lớn
và trên khắp mọi miền đất nớc. Cơ cấu sản xuất của xí nghiệp gồm 4 đội thi công lu
động và có 3 xởng sản xuất.
Các đội thi công gồm:

Một đội trởng: là ngời phụ trách chung toàn đội, chịu trách nhiệm trớc giám đốc
về chất lợng công trình cũng nh sự an toàn của các thành viên trong đội.
Một đội phó: là ngời trợ lý cho đội trởng, ngoài ra còn có trách nhiệm quản lí về
vật t và thành viên trong đội.
2
2
Chuyên đề tốt nghiệp
Các nhóm nhân sự : Mỗi nhóm gồm khoảng từ 15-20 ngời (theo qui mô và tính
chất công trình). Đây là những ngời trực tiếp thi công các công trình dới sự chỉ đạo
của đội trởng và đội phó.
Các xởng sản xuất gồm:
Một quản đốc phân xởng: Là ngời phụ trách chung xởng của mình quản lí, chịu
trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình sản xuất, chất lợng của sản phẩm cũng nh
tiến độ công việc.
Một phó quản đốc phân xởng: Giúp quản đốc phân xởng quản lí về vật t và nhân
lực của xởng. Bên cạnh đó, phó quản đốc cùng quản đốc phân xởng lập kế hoạch về
vật t để đảm bảo vật t cho sản xuất.
Hai nhân viên kĩ thuật: Một ngời phụ trách vật t cho xởng, ngời còn lại chịu
trách nhiệm kiểm tra chất lợng sản phẩm.
Một thủ kho có trách nhiệm theo dõi quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu.
60 công nhân trực tiếp sản xuất.
3
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ tổ chức sản xuất xởng COMPOSITE

Đặc điểm quy trình công nghệ
Quy trình công nghệ sản xuất vật liệu COMPOSITE là một quy trình công
nghệ sản xuất sản phẩm mới. Quy trình này đợc thực hiện ở Việt Nam từ cách đây
5 năm. Nắm bắt đợc tính năng u việt của vật liệu này từ năm 1996 . Trên cơ sở đó

xí nghiệp đã tiến hành ngiên cứu và áp dụng thành công công nghệ sản xuất vật liệu
COMPOSITE cho các công trình nhằm phục vụ cho quân đội và đân sự.
Cụ thể quy trình công nghệ có thể đợc khái quát nh sau:
Bớc 1: Chế tạo khuôn mẫu: Phòng kĩ thuật cung cấp các khuôn mẫu, các mẫu
thiết kế đợc chuyển xuống xởng và căn cứ vào đó tiến hành tạo khuôn mẫu để sản
xuất sản phẩm.
Bớc 2: Dùng Wat 8 để lau khuôn nhằm chống dính khi sản phẩm ra khỏi khuôn.
Bớc 3: Phun Gelcoat tạo thành lớp bảo vệ chống tia tử ngoại, tạo mẫu và độ
bóng cho sản phẩm.
Bớc 4: Keo sau khi cho đóng rắn đợc đắp cùng mát 2-3 lớp tuỳ theo độ dầy của
sản phẩm, dùng chổi quét keo và con lăn, lăn lên sản phẩm để tránh tạo bọt và tách
lớp sản phẩm.
4
Quản đốc phân xởng
Phó quản đốc phân xởng
Nhân viên kĩ thuật
Tổ lắp rápTổ cắtTổ sản
xuất sản
phẩm
Tổ chế tạo
khuôn mẫu
4
Chuyên đề tốt nghiệp
Bớc 5: Chờ sản phẩm khô, rồi lấy ra khỏi khuôn sau đó cắt bỏ phần bavia của
sản phẩm.
Bớc 6: Tiếp đến tiến hành lắp thử để kiểm tra sản phẩm bớc đầu.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí
Xí nghiệp hoá chất là xí nghiệp chuyên sản xuất, các công trình của xí
nghiệp trải dài từ Bắc vào Nam. Đặc biệt các công trình tập trung ở khu vực phía
nam. Vì vậy nên ngoài trụ sở chính của xí nghiệp đóng tại Hà Nội gồm Ban Giám

Đốc và 3 phòng chức năng xí nghiệp, một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí
Minh.
Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản lí
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:
- Ban Giám Đốc:
Giám đốc là ngời phụ trách chung, điều hành các công việc của xí nghiệp.
Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc theo dõi tình hình cụ thể của từng bộ phận.
- Các bộ phận chức năng:
Phòng kế hoạch có chức năng lập kế hoạch, điều độ sản xuất và theo dõi tình
hình thực hiện các hợp đồng.
Phòng kĩ thuật có chức năng quản lí kĩ thuật các công trình, lập dự toán.
Phòng kế toán có chức năng tài chính , hạch toán kế toán, kiểm tra và phân tích
các hoạt động kinh tế.
5
Ban giám đốc
Xởng
mạ điện
phân
Xởng
mạ
nhúng
Xởng
CPS
Văn
phòng
đại diện
TP
HCM
Phòng
kế toán

Phòng kĩ
thuật
Phòng
kế
hoạch
đội CT4đội CT3đội CT2đội CT1
5
Chuyên đề tốt nghiệp
Văn phòng đại diện là nơi trao đổi, thu thập các thông tin liên quan đến kế
hoạch mà công ty giao cho.
Các xởng (CPS, mạ nhúng, mạ điện phân). Mỗi xởng chịu trách nhiệm về từng
phần việc của mình. Đảm bảo cho công hoàn thiện chiến lợc sản phẩm của công ty.
2.1.4.Tình hình chung về công tác kế toán của xí nghiệp
2.1.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức tập trung tại phòng kế toán của xí
nghiệp.ở xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh thực hiện từ khâu thu thập
chứng từ, phân loại và xử lí chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán.
2.1.4.2.Hình thức kế toán
Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định
số 1141 TC/CĐ kế toán ngày 1/11/1995 và quyết định số 167 của Bộ Tài Chính. Về
hình thức kế toán xí nghiệp đang áp dụng hình thức Nhật kí - Sổ Cái.
6
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của xí nghiệp vật liệu hoá chất
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kì
2.1.4.3. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm 5 ngời

Sơ đồ bộ máy kế toán
- Nhiệm vụ bộ máy kế toán của xí nghiệp: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các
nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp các chi phí sản xuất, tính giá thành và lập báo cáo tài
chính.
- Nhiệm vụ của các thành phần :
7
Chứng từ gốc
Sổ thẻ chi tiết
Bảng tổng hợp
CT gốc
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật kí- sổ cái
TK 152
Báo cáo tài
chính
Trởng phòng
KT xởng
COMPOSITE
Thủ quỹKT công
trình
KT xởng
mạ
7
Chuyên đề tốt nghiệp
+Trởng phòng: Phụ trách toàn bộ, là ngời giúp việc cho giám đốc về công tác
chuyên môn, phổ biến các chủ trơng và chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận
kế toán. Chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật, thể lệ, các chế
độ tài chính hiện hành. Là ngời kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động sử
dụng vốn.

+Kế toán xởng Composite, xởng mạ, công trình: Phụ trách tình hình vật t,
nhân công và các vấn đề công nợ của bộ phận mình phụ trách.
+Thủ quỹ: Là ngời quản lý số lợng tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm
thu và chi tiền mặt.
2.2. Tình hình tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất
2.2.1. Tình hình chung về vật liệu
2.2.1.1.Đặc điểm phân loại vật liệu
Do đặc điểm của xí nghiệp là hoạt động trong lĩnh vực khác nhau. Vì vậy mà
vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng và phong phú. Vật liệu chính của xí nghiệp bao
gồm nhiều loại nh: kẽm, chì, keo, mat, sắt, sơn chống nóng,...Vật liệu phụ: gỗ, axit,
đóng rắn,...
Xí nghiệp vật liệu hoá chất có địa bàn hoạt động rộng dải dọc từ Bắc vào
Nam nên vật liệu của xí nghiệp chính do xí nghiệp mua và đợc bảo quản tại kho
của xí nghiệp, tuỳ theo yêu cầu của công trình mà vật liệu chính có thể đợc chuyển
vào văn phòng đại diện để thuận tiện cho việc thi công các công trình ở phía nam.
Còn đối với vật liệu phụ thì khi nào phát sinh công trình thì bộ phận cử nhân viên đi
mua cho từng công trình.
Vật liệu của xí nghiệp đợc nhập kho theo các nguồn sau:
-Nguyên vật liệu mua ngoài
-Vật liệu thừa nhập kho
-Phế liệu thu hồi
Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài chủ yếu đợc lấy từ các đơn vị đã có mối
quan hệ mua bán lâu dài với doanh nghiệp nh sau:
-Công ty Tân Viễn Đông
-Công ty sơn Hà Nội
-Công ty Hoàng Anh
8
8
Chuyên đề tốt nghiệp
......

Vật liệu của xí nghiệp mua về có thể đợc thanh toán bằng séc, tiền mặt hoặc
ngân phiếu.
2.2.1.2. Công tác quản lý
Hầu hết, vật liệu của xí nghiệp đợc bảo quản trong kho kín. ở xí nghiệp có
hai kho chính đặt tại xởng Compasite và tại xởng mạ.
Đối với kho đặt tại xởng mạ, dành để các loại vật t phục vụ xởng mạ và các
công cụ dụng cụ phục vụ công trình.
Đối với kho đặt tại xởng Composite, dành để các loại vật t phục vụ sản xuất của
xởng.
Ngoài ra khi có nhu cầu về công việc ở các tỉnh phía nam vật t sẽ đợc chuyển
vào kho tại văn phòng đại diện.
Việc bảo quản vật t thiết bị ở xí nghiệp đợc quy định nội quy đối với các kho
nhằm đáp ứng việc bảo quản, phòng chống cháy nổ.
2.2.2.Đánh giá vật liệu
Đánh gía vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định.
Hiện nay ở xí nghiệp đang áp dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, xí nghiệp
áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế GTGT.
2.2.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn (giá cha có VAT). Ví dụ
theo hoá đơn số 044184 ngày 23/12/2001 xí nghiệp mua của công ty Tân Viễn
Đông 1540 kg keo 2502. Giá ghi trên hoá đơn là 15.454đồng/kg đây cũng chính là
giá nhập của keo 2502.
Trong đó, chi phí vận chuyển đợc tính bằng 1% giá ghi trên hoá đơn đợc đa
vào chi phí sản xuất chung (TK627).
Trị giá thực tế của vật t nhập lại kho đợc xác định bằng trị giá thực tế của
chúng khi xuất kho.
Ví dụ theo phiếu nhập lại kho số15 ngày 23/12/2001 nhập lại keo thừa trong
ngày từ việc sản xuất làm pháo. Giá nhập của 10 kg keo là 15.454 đồng/kg. Đây
cũng chính là giá xuất kho của số keo này.

9
9
Chuyên đề tốt nghiệp
2.2.2.2.Giá thực tế vật liệu xuất kho
Tại xí nghiệp vật liệu hoá chất giá thực tế vật t xuất kho đợc tính theo giá
đích danh.
Ví dụ theo phiếu xuất kho số 141 ngày 23/12/2001, xuất cho bộ phận làm
láu pháo 165 kg keo 2502 giá thành một kg là 15.454 đồng/kg đây cũng là giá
nhập.
Giá thực tế của 100 kg là : 165 * 15.454 = 2549910 đồng
2.3. Kế toán chi tiết vật liệu
Yêu cầu cần thiết của công tác quản lí vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo
dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ, loại vật liệu cả về số lợng,
chất lợng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu xí nghiệp
đã đáp ứng đợc yêu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết
hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-
xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lợng, chủng loại và giá trị.
Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và
công tác kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trớc hết phải bằng phơng pháp chứng
từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập- xuất vật liệu, chứng từ
kế toán là bằng chứng sát thực, cơ sở pháp lí để ghi sổ kế toán.
Tại xí nghiệp kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán:
-Phiếu nhập kho
-Phiếu xuất kho
-Hoá đơn bán hàng
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vận chuyển nội bộ.
2.3.1. Các thủ tục cần thiết khi nhập, xuất kho vật liệu
2.3.1.1.Thủ tục nhập vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch đã đặt ra của nhu cầu cung ứng vật t cho các hợp đồng
sản xuất, xí nghiệp đã tổ chức mua các loại vật t phục vụ cho nhu cầu vật t của các

hợp đồng.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng mua về, ngời phụ trách vật t lập phiếu vật t
thành 3 liên. Ngời phụ trách vật t kí tên vào phiếu và chuyển cả 3 liên xuống kho
10
10
Chuyên đề tốt nghiệp
làm căn cứ để thủ kho kiểm nhận vật t. Hoá đơn của ngời bán đợc chuyển lên
phòng kế toán để kế toán theo dõi và làm thủ tục thanh toán cho ngời bán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho của ngời phụ trách vật t, thủ kho tiến hành kiểm
nhận vật t nhập kho ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng kí tên
vào cả 3 liên.
Phiếu nhập sau khi có chữ kí của ngời giao hàng, thủ kho tiến hành gửi một
liên lên phòng kế toán để theo dõi và làm căn cứ ghi sổ kế toán, một liên đợc thủ
kho giữ lại ghi vào thẻ kho số thực nhập.
Khi nhận đợc hoá đơn kèm theo phiếu nhập kho, kế toán định khoản bút toán
nh sau:
Nợ TK 152
Có TK (111,112,331)
Đối với vật t nhập trả kho, bộ phận phụ trách vật t tiến hành viết phiếu nhập
nh đối với vật t mua về.
Để làm thủ tục nhập kho cần phải có hoá đơn GTGT ( gọi là hoá đơn đỏ) của
đơn vị bán và kiểm tra chất lợng, định kì hàng tuần thủ kho lên phòng kế toán làm
hạch toán kịp thời.
Ví dụ: Khách hàng -Đặng Vũ Tờng mua hàng của công ty Tân Viễn Đông
theo hoá đơn GTGT số 044184 ngày 29/12/2001, giá trị ghi trên hoá đơn nh đối với
tên hàng hoá:
Keo 2502:
1540kg * 15451 + 5% * 23799160 = 24989118 đồng
Mat 450 :
150kg * 22727 + 5% * 3409050 = 35795025 đồng

( 5% là thuế suất thuế GTGT)
Chi phí vận chuyển bốc dỡ do công nhân chịu
Trích số liệu chứng từ nhập kho vật liệu ( biểu 2, 3 ), hoá đơn giá trị gia tăng
(biểu 1 )
Khi có các phiếu nhập kho, kế toán cần phải làm các thủ tục định khoản các
bút toán sau :
Đối với trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về, kế toán sẽ định khoản:
11
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Nợ TK 152
Nợ TK 133(13312)
Có TK (331,111,112)
Ví dụ trong trờng hợp ở biểu 2, đối với sản phẩm là keo 2502 kế toán định
khoản:
Nợ TK 152 : 23799160 đ
Nợ TK 133(13312): 23799160*5%=1189985 đ
Có TK 331: 24989118 đ
Đối với trờng hợp hoá đơn về, hàng cha về thì hàng hoá cho vào tài
khoản 151- Hàng mua đang đi đờng.
Ví dụ với sản phẩm Mat 450 thì kế toán định khoản:
Nợ TK 151: 3409050
Nợ TK 133: 171452,5
Có TK 331: 3579502,5
12
12
Chuyên đề tốt nghiệp
Biểu 1
13
Mẫu số : 01 GTKT- LL

Hoá đơn (GTGT)
Liên 2( Giao cho khách hàng )
Ngày 29/12/2001
Đơn vị bán hàng: Công ty Tân Viễn Đông :...............................................................
Địa chỉ : Trờng Chinh:..............................Số tài khoản:.............................................
Điên thoại :...............................................Mã số:.......................................................
Họ và tên ngời mua hàng : Đặng Vũ Tờng.................................................................
Đơn vị : Xí nghiệp vật liêu hoá chất...........................................................................
Địa chỉ : Nghĩa Đô - Cầu Giấy-HN:.........Số tài khoản:.............................................
Hình thức thanh toán : Séc, tiền mặt........MS:............................................................
stt
Tên hàng hoá,dịch vụ
ĐVT
Số lợng
Đơn giá
Thành tiền
a
B
c
1
2
3=1*2
1
13