MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN

MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ
TOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN
1- Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại XN in I -
TTXVN
Trải qua hơn ba mươi năm hình thành và phát triển, XN in I - TTXVN ngày
càng hoàn thiện hơn về mọi mặt : Từ bộ máy quản lý, quá trình tổ chức sản xuất,
về hoạt động kinh doanh, về các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đến trình độ cán bộ công
nhân viên…trong đó phải kể đến bộ máy tổ chức kế toán và các hoạt động của bộ
phận kế toán – một công cụ đắc lực của công tác quản lý.
Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, XN đã có nhiều thay đổi trong
công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình
hình mới.Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều
chỉnh kịp thời theo các quy định mới ban hành của Bộ Tài Chính. Về cơ bản, XN
đã tiến hành kế toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về
vật liệu và phản ánh vào hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, thể hiện một yêu
cầu quản lý cao, chặt chẽ về vật liệu.Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật
liệu ở XN in I - TTXVN đã đạt được một số kết quả sau đây :
•Việc quản lý và bảo quản vật tư chủ yếu là do thủ kho phụ trách. Hiện nay,
tại công ty có hai kho vật tư: Kho số 1 - kho giấy và kho số 2 - kho các vật liệu
khác và công cụ, dụng cụ. Cả hai kho vật tư đều được sắp xếp một cách khoa học,
thuận tiện; đồng thời, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các thiết bị
đo lường và sổ sách được ghi chép đầy đủ nên rất thuận tiện cho công tác quản lý
và sử dụng vật tư.
•Về tổ chức chứng từ, các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân
chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục quy định. Chứng từ được sử dụng tại
công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý vật
tư tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công tác quản lý và hạch toán vật tư.
•Khâu thu mua vật liệu đảm bảo cho sản xuất về mặt số lượng, chất lượng,
chủng loại, quy cách, mẫu mã của XN tương đối tốt. XN đã quản lý được việc sử
dụng vật liệu , đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, tránh
tình trạng lãng phí, thiếu vật liệu.Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được

phản ánh trên các sổ kế toán.
•Trình tự nhập xuất vật liệu ở XN tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ ràng.
Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành thường
xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu so sánh
nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời.Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều
được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan.
•Xí nghiệp đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý vật
liệu là phản ánh chính xác giá trị vật liệu xuất dùng, để xác định chi phí vật liệu
trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
•Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp
để theo dõi sự biến động của vật liệu , lập các sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ
nhập, xuất vật liệu đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, hạn chế việc
ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung hạch toán.
•XN có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất
nhằm khuyến khích sản xuất, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả.
•Háng quý, kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán một lần làm 6 bản để lưu
và đem nộp đi các nơi : Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Cục
thống kê Hà Nội và Cục quản lý vốn Hà Nội.Các báo cáo đều được lập theo đúng
thủ tục quy định bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh,
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN tiến hành tương
đối tốt, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, phù hợp với điều kiện
cụ thể của XN cũng như tạo điều kiện để giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình nhập
xuất và sử dụng vật liệu. Từ đó cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho lãnh đạo
XN để có những giải pháp trong việc quản lý và sử dụng vật liệu sao cho có hiệu
quả nhất.
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, việc tổ chức kế toán vật liệu
tại XN vẫn còn có một số tồn tại nhất định.
•Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho :

Hiện nay tại XN đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính
giá vật liệu xuất kho. Nhưng do tình nhập xuất thường xuyên, số lượng lúc nhiều,
lúc ít và cứ mỗi lần xảy ra nghiệp vụ nhập xuất kho kế toán lại phải tính toán lại
giá thực tế của mỗi loại vật liệu, dẫn đến tình trạng công việc sẽ nhiều hơn và
không khoa học.
• Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu :
Hiện nay XN đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và
tiến độ sản xuất, XN kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu
tồn kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi
có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư.Tuy XN khi giao vật liệu cho các
đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời
gian thực hiện dài thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần
nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trường. Nếu
có một lúc nào đó nhu cầu về một loại vật liệu đột nhiên tăng lớn, sự biến đổi trong
giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng.
• Về việc sử dụng sổ Danh điểm :
XN in I - TTXVN là một DN có quy mô không lớn nhưng do đặc trưng của
ngành in, khối lượng vật liệu sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lượng
và chủng loại. Một điêù dễ nhận thấy là công tác quản lý vật liệu sẽ rất vất vả và
việc kế toán vật liệu cũng đòi hỏi phải tỷ mỷ, chi tiết. Nhưng cho đến nay XN vẫn
chưa lập Sổ danh điểm vật liệu mà chỉ chia ra từng nhóm, từng loại vật tư. Chính
điều này gây không ít khó khăn cho công tác kế toán vật liệu và cả trong công tác
đối chiếu và quản lý vật tư.
•Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu :
Hiện nay, XN in I - TTXVN đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức
Chứng từ ghi sổ. Đối với một DN có quy mô như XN in I – TTXVN, việc áp dụng
hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp. Về sổ sách cũng như quy trình lập và ghi sổ
tại XN đều được thực hiện theo đúng quy định : Các chứng từ ghi sổ được lập cho
Phiếu nhập riêng và Phiếu xuất riêng ; Quá trình luân chuyển vào sổ được thực
hiện theo chế độ kế toán ban hành. Tuy nhiên với thời gian lập Chứng từ ghi sổ

một tháng một lần, khối lượng công việc dồn vào lúc cuối tháng như XN đang thực
hiện là quá lớn. Hàng tháng, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất
kinh doanh cuă XN rất nhiều. Do vậy công việc của kế toán tổng hợp phải tập
trung quá mức vào lúc cuối tháng nên nhiều khi không thể hoàn thành công việc
theo đúng thời gian.
• Về việc sử dụng tài khoản kế toán :
Hệ thống tài khoản sử dụng của XN có những chỗ chưa hợp lý :
+ Một số tài khoản không được sử dụng theo đúng quy định như: TK 631 -
Giá thành sản xuất, TK 511 - Doanh thu.
+Một số tài khoản không được sử dụng tại XN mà thực tế tại XN có phát sinh
những nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản đó như: TK 632 - Giá vốn hàng
bán, TK 721 - Thu nhập bất thường, TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ,
nhận gia công, TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như em đã nêu trong Chương II,
nhìn chung các nghiệp vụ đều được hạch toán theo đúng quy định của Chế độ kế
toán nhưng có một số nghiệp vụ không tuân theo đúng quy định.

2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại XN in
I - TTXVN
•Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho
Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL hàng
ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán.
Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định
thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc
thanh toán và hạch toán tổng hợp về VL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế
toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho VL theo giá hạch toán.
Giá hạch toán Số lượng Đơn giá
vật liệu = vật liệu x hạch
nhập (xuất) nhập (xuất) toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá

thực tế theo các bước sau:
Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu :
Hệ Giá TT VL tồn đầu kỳ + Giá TT VL nhập trong kỳ
số =
giá Giá HT VL tồn đầu kỳ + Giá HT VL nhập trong kỳ
Xác định giá thực tế VL xuất trong kỳ:
Giá thực tế Giá hạch toán Hệ
VL xuất = VL xuất x số
trong kỳ trong kỳ giá
Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thể hiện thông qua Bảng
kê số 3 - Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2):

Bảng số : BẢNG KÊ SỐ 3
Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ
Tháng..... năm.....
TK152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 -
Chỉ tiêu Nguyên liệu, vật
liệu chính
Vật liệu phụ Công cụ, dụng
cụ
Giá
HT
Giá TT Giá
HT
Giá TT Giá
HT
Giá
TT
1 2 3 4 5 6 7
I. Tồn kho đầu tháng

II. Nhập kho trong tháng
III. Tồn kho đầu tháng và
nhập kho trong tháng
(I+II)
IV. Hệ số giá
V. Xuất dùng trong tháng
VI. Tồn kho cuối tháng
•
Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu :
Như trên đã đề cập, việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ
hoàn thành hợp đồng có phần hạn chế. Do vậy XN nên có kế hoạch thu mua và dự
trữ nhất định những vật liệu chính, có giá trị lớn như : Giấy, mực, đặc biệt là những
vật liệu nhập từ Đức, Trung Quốc,…để tránh tình trạng thị trường, giá cả có những
biến động lớn.
Cách tính định mức dự trữ vật liệu như sau :
Dự trữ tối thiểu + Dự trữ liên tục
Định mức dự trữ = -------------------------------------------
2
Trong đó :
-Dự trữ tối thiểu : Là khối lượng vật liệu cần phải có để đáp ứng thời gian
luân chuyển của XN.
-Dự trữ liên tục : ( Mức vật liệu được sử dụng hàng ngày ) là nhu cầu vật
liệu hàng ngày và khoảng cách giữa các kỳ cung ứng vật liệu
Nhu cầu năm
Nhu cầu hàng ngày = ------------------
360
Mặt khác, để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, XN cần tạo điều
kiện cho bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch chủ động mua và cung ứng vật liệu
kịp thời trên cơ sở xác định định mức được sử dụng, đồng thời sẽ giúp cho người
quản lý giám sát được việc sử dụng vật liệu của bộ phận sản xuất đảm bảo chất

lượng sản phẩm và tiết kiệm vật liệu .
Có thể lập các định mức theo mẫu sau :

Hệ thống các định mức vật liệu
STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sx Định mức dự trữ
•
Về việc sử dụng Sổ danh điểm :
Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác từng loại vật liệu,
XN nên sử dụng Sổ danh điểm. Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách : Ký hiệu
mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loai vật liệu trong mỗi loại, dựa vào