MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIIỆN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiiện và nâng cao
chất lợng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy
thiết bị Bu điện
I/ Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu
điện hà nội.
1. Một số nhận xét chung:
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại Nhà máy
Thiết Bị Bu Điện, trên cơ sở xem xét, đánh giá, phân tích một số chỉ tiêu kinh tế cụ
thể em nhận thấy: Công tác kế toán ở Nhà máy rrất đợc coi trọng cho nên hoạt động
sản xuất kinh doanh của Nhà máy đã đạt đợc những kết quả rất khả quan và có xu h-
ớng phát triển theo chiều hớng tốt. Nhà máy đã nhanh chóng hoà nhập, thích ứng với
cơ chế mới, khẳng định vị trí của mình và vơn lên cùng với nền kinh tế chung của đất
nớc. Tuy nhiên trong thời kỳ hiện nay ngoài những thuận lợi nhà máy còn gặp không
ít khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
1.1-Những thuận lợi chung:
+ Hiện nay vô tuyến viễn thông, thông tin liên lạc đang là lĩnh vực phát triển
nhanh nhất không chỉ trên thế giới mà ngay cả trong nớc. Trong những năm vừa qua
và trong tơng lai ngành Bu điện vẫn tiếp tục đợc Đảng và Nhà nớc mở rộng quy mô
hoạt động sản xuất, do vậy Nhà máy thiết bị Bu điện cũng có những điều kiện thuận
lợi phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Hiện nay Nhà máy thiết bị Bu điện là
đơn vị sản xuất công nghiệp lớn nhất của ngành, do đó chính những thuận lợi này
giúp cho nhà máy mở rộng quy mô, thâm nhập thị trờng không chỉ giới hạn ở trong n-
ớc mà còn vơn xa tới các nớc có trình độ điện tử viễn thông hàng đầu thế giới nh
Công ty Simen của Đức, Công ty Motorola của Mỹ ...
+ Nhờ xu hớng phát triển chung của đất nớc, nhà máy có thuận lợi hơn trong
việc tuyển dụng công nhân, đào tạo và nâng cao trình độ quản lý của bộ máy lãnh
đạo, đặc biệt là cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao. Trên cơ sở đó đòi hỏi các cán bộ
quản lý phải năng động, nhạy bén, nắm bắt và phân tích thị trờng một cách nhanh
chóng, kịp thời, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy có hiệu quả
ngày càng cao. Chính nhờ vào việc mở rộng sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu
ấy, nhà máy cũng có nhiều cơ hội trong việc thực hiện đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng

nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
+ Nếu chỉ đứng trên một vài khía cạnh chủ quan đó thì cha thoả đáng vì vấn đề
chính mà chúng ta đề cập đến ở đây là trình độ tổ chức quản lý và bộ máy quản lý thể
hiện thế mạnh về nội lực. Ngay từ những ngày đầu mới đợc thành lập, với trọng trách
lớn của Đảng và Chính phủ giao phó phục vụ đờng lối chính sách chung, cán bộ lãnh
1
đạo cũng nh toàn bộ công nhân viên của nhà máy đã đoàn kết cố gắng khắc phục khó
khăn, cùng nhau giải quyết những vớng mắc trong công tác quản lý, vừa sản xuất, vừa
chiến đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ do Tổng cục giao. Khi bớc sang cơ chế thị tr-
ờng, cũng nh bao doanh nghiệp khác nhà máy không tránh khỏi tình trạng khủng
hoảng, xa sút về tình hình kinh tế của toàn đơn vị. Tuy nhiên, với sự lãnh đạo tài tình
của ban giám đốc, sự đổi mới năng động của các phòng ban phát hiện kịp thời những
yếu kém, có kế hoạch kiểm tra, kiểm soát, uốn nắn. Hiện nay nhà máy đã có bộ máy
quản lý gọn nhẹ, hầu hết đã có trình độ đại học, tiến hành sản xuất kinh doanh có
hiệu quả bảo đảm và không ngừng nâng cao đời sống cho ngời lao động, hoàn thành
nghĩa vụ đóng góp với Ngân sách Nhà nớc.
Bên cạnh những thuận lợi ấy, hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy hiện
nay đang còn rất nhiều tồn tại, đặc biệt trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
1.2- Những khó khăn chung:
*Về việc đổi mới dây truyền công nghệ:
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp rất
quyết liệt và là điều không thể tránh khỏi, nhu cầu thị trờng đòi hỏi các sản phẩm làm
ra phải có chất lợng cao nhng đồng thời giá cả phải hợp lý, đặc biệt là những sản
phẩm của Nhà máy vừa có chất lợng cao, vừa hiện đại, phải đợc ứng dụng những ph-
ơng tiện sản xuất tiên tiến. Sản phẩm chủ yếu của nhà máy đợc tiêu thụ ở trong nớc,
số lợng và chủng loại sản phẩm xuất khẩu còn ít, trong khi đó nhà máy lại phải đối
diện với sự cạnh tranh mạnh mẽ của các thiết bị nhập ngoại
Bên cạnh đó, việc mua sắm máy móc thiết bị hầu nh đều phải mua của nớc
ngoài. Nhiều loại vật t và các linh kiện điện tử, thiết bị điện thoại phải nhập khẩu, giá
cả phụ thuộc vào giá cả chung của toàn thế giới. Thêm vào đó, việc nhập khẩu thiết

bị, máy móc, vật t phải tăng thêm chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến Việt nam.
Khoản chi phí này có thể đợc tính vào giá thực tế nhập máy móc thiết bị hoặc nhà
máy phải trả trực tiếp tuỳ thuộc hình thức mua theo giá FOB hay giá CIF. Hơn nữa
việc nhập khẩu vật t không tránh khỏi những h hỏng, mất mát trong quá trình vận
chuyển. Do vậy nhà máy gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề này.
+ Do nhu cầu ngày càng cao của xã hội sản phẩm của ngành sản xuất thiết bị
Bu điện cũng ngày một đa dạng, phong phú hơn. Khách hàng không chỉ có nhu cầu
tăng lên về mặt số lợng thiết bị, mà đòi hỏi mẫu mã sản phẩm cũng ngày càng biến
động cao hơn, đẹp hơn, làm cho công nghệ sản xuất đáp ứng nó cũng phải thay đổi.
Vấn đề đặt ra ở đây là khi thay đổi từ các thiết bị sản xuất cũ, lạc hậu sang các dây
truyền sản xuất hiện đại và tiện lợi nh vậy thì sẽ ảnh hởng gì tới năng suất lao động,
tình hình quản lý, bảo quản máy móc, tình hình tay nghề của công nhân khi đa máy
móc vào sử dụng, các khoản chi phí khác có thay đổi và ảnh hởng nh thế nào đến
toàn bộ chi phí bỏ ra trong kỳ và đặc biệt là vòng quay của vốn lu động . Bởi vì nh ta
đã biết, để đa một dây truyền công nghệ mới vào sản xuất đòi hỏi phải hợp lý hoá các
khâu và mọi vấn đề . Tất nhiên không thể tránh khỏi sự phát sinh của các loại chi phí
2
nh chi phí bảo quản, chi phí đào tạo công nhân lành nghề ... Do vậy nhà máy sẽ gặp
khó khăn trong vấn đề quay vòng vốn lu động khi các khoản chi phí này tăng nhanh
và nhiều hơn trớc- Vấn đề là cán bộ lãnh đạo phải có phơng pháp vừa giải quyết hợp
lý mọi khoản chi phí vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
2. Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu:
2.1- Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Nhà
máy thiết bị Bu điện, tôi nhận thấy: Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu đ-
ợc tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính
ban hành. Các phòng ban, phân xởng cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm
bảo công tác hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng phù hợp với điều
kiện của nhà máy và đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự
trữ, tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phơng

pháp thẻ song song đã đảm bảo đợc tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán
các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng
phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt
khác, kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến
động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị, giữa
kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin
chính xác về tình hình biến động của vật liệu.
Cụ thể nh sau:
- Nhà máy đã tổ chức tốt khâu thu mua vật liệu, đảm bảo vật liệu cho sản xuất
về số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách, mẫu mã. Nhà máy đã xây dựng đợc hệ
thống định mức sử dụng vật t đối với từng loại sản phẩm trong một kỳ làm cơ sở cho
công tác lập kế hoạch thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản
xuất đợc thờng xuyên, liên tục và có hiệu quả cao. Đây là một nỗ lực lớn của cán bộ
phòng vật t và các bộ phận cung ứng liên quan khác. Vật liệu mua về đợc nhập kho,
bảo quản và quản lý chặt chẽ, kế toán vật t và thủ kho đã phản ánh kịp thời và trung
thực số liệu nguyên vật liệu mua về trên sổ kế toán.
- Mặc dù gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, hệ thống kho tàng bảo quản
nguyên vật liệu còn ít, trong khi đó lại không chia thành các kho vật liệu chính, vật
liệu phụ riêng biệt nhng nhà máy đã cố gắng bảo quản tốt vật liệu, đảm bảo số lợng,
chất lợng cho sản xuất. Các kho vật liệu đợc bố trí phù hợp với đặc điểm hoạt động
sản xuất của nhà máy. ...
- Tuy nhiên, để phù hợp với sự biến động của nền kinh tế, chế độ kế toán cũng
thờng xuyên đợc thay đổi, do đó công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật
liệu nói riêng vẫn xảy ra những tồn tại không thể tránh khỏi.
2.2- Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
3
+ Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức
Nhật ký chung . Theo hình thức này việc ghi chép đơn giản, logic và có hệ thống,
giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tiến hành dễ dàng, thuận lợi. Các mẫu sổ chi tiết và

sổ tổng hợp theo hình thức này có kết cấu đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công
tác hạch toán của kế toán viên. Tuy vậy, kế toán tổng hợp của Nhà máy lại không mở
sổ Nhật ký chung để theo dõi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ mà chỉ
mở các sổ Nhật ký đặc biệt, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái.
Về nguyên tắc, các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên có thể
thay thế nhật ký chung. Song trên thực tế, không phải nghiệp vụ kinh tế nào cũng
phát sinh nhiều lần trong một kỳ kế toán, ta không nên mở một sổ Nhật ký đặc biệt
cho các nghiệp vụ chỉ phát sinh một hoặc hai lần trong kỳ, vì nh vậy việc ghi chép sẽ
tách riêng ra, rất dễ nhầm lẫn, thất thoát khi tổng hợp số liệu. Hơn nữa, sổ nhật ký
đặc biệt chỉ sử dụng đối với những tài khoản chủ yếu mà các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến nó nhiều lần trong một kỳ. Do vậy, việc kế toán tổng hợp không
mở sổ Nhật ký chung làm cho số lợng sổ sách nhiều lên trong khi đó hoàn toàn có
thể theo dõi và tổng hợp số liệu trên một sổ duy nhất đó là sổ Nhật ký chung.
+ Về công tác quản lý vật liệu tại Nhà máy.
Với khối lợng vật liệu gần 2.000 loại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi
loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do
vậy việc quản lý bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử
dụng Sổ danh điểm vật liệu , cha tạo lập bộ mã vật t để có thể theo dõi dễ dàng chặt
chẽ đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc
ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu.
4
+ Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Nh trên đã trình bày, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập- xuất- tồn kho
vật liệu tại nhà máy áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song. Đây là một phơng pháp
đơn giản, dễ làm tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại
vật t, sản phẩm, hàng hoá. Nhng trong mấy năm gần đây quy mô sản xuất của nhà
máy liên tục đợc mở rộng, chủng loại vật t phong phú, mức độ nhập xuất cao, ở mỗi
kho thủ kho quản lý đến hai, ba trăm loại vật t theo hình thức chuyên dùng. Nếu tiếp
tục áp dụng phơng pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế
toán, khối lợng công việc cồng kềnh, phức tạp hơn. Do đó cần có biện pháp cụ thể để

khắc phục tình trạng này.
+ Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Tại nhà máy khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn kho vật t, thủ kho tiến
hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phòng kế toán, nhận
đợc các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu chỉ tiến hành tập trung và
phân loại các phiếu trong cả tháng, đến cuối tháng, hoặc định kỳ (15 ngày) mới tiến
hành ghi chép vào sổ sách. Khi thực hiện theo phơng pháp này công việc thờng dồn
vào cuối tháng rất bận dộn, có khi còn tồn công việc sang cả tháng sau đó, trong khi
đó đầu tháng lại nhàn rỗi.
Bên cạnh đó, trong quá trình ghi chép thông thờng kế toán chỉ sử dụng sổ chi
tiết cho khâu nhập vật liệu, còn phần kế toán chi tiết xuất vật liệu kế toán thực hiện
ngay trên máy vi tính theo một hệ thống sổ sách đã đợc cài đặt sẵn, cuối kỳ tổng hợp
số liệu và ghi sổ cái. Làm theo cách này rõ ràng tiết kiệm đợc thời gian và khối lợng
công việc ghi chép, lại loại trừ đợc các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ,
nhng vấn đề quan trọng đặt ra ở đây là thiếu quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết khi cần thiết.
+ Về việc sử dụng tài khoản kế toán:
Theo nh quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói
chung và với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật t hàng hoá
đã mua nhng cuối tháng cha về nhập kho hoặc đã về nhng đang làm thủ tục nhập kho,
trong trờng hợp nh vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- Hàng mua
đang đi đờng . Song ở Nhà máy thiết bị Bu điện, kế toán vật t không sử dụng tài
khoản này. Đây là một vấn đề cần phải đợc khắc phục để tránh trờng hợp phải lu
chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trờng hợp nhầm lẫn, số liệu không
chính xác.
+ Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu ở nhà máy:
Do khối lợng nguyên vật liệu nhiều, các thủ kho nhìn chung là chấp hành tơng
đối tốt các quy định về trách nhiệm với vật t trong kho nên tại nhà máy công tác kiểm
kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trớc khi lập báo cáo quyết toán cuối
năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm nh vậy là tiết kiệm đợc thời gian và

5
không gây ra sự xáo trộn nhng lại không theo dõi, phản ánh đợc chính xác sự biến
động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Bên cạnh
đó, nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trờng hợp nguyên vật liệu
tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hởng tới quá trình sản xuất kinh
doanh của nhà máy. Bởi khi đó nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho
công tác bảo quản vật t, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị h
hỏng, mất mát, đáp ứng đợc đòi hỏi về chất lợng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số l-
ợng vật t tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn lu động, gây ảnh hởng
tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm. Do đó nhà máy cần phải lu ý đến vấn
đề này hơn nữa.
+ Về việc nhập kho phế liệu:
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, vấn đề tiết kiệm nguyên vật
liệu trong quá trình sản xuất, vừa đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm theo yêu cầu, vừa
giảm đợc chi phí đầu vào, làm cho giá thành sản phẩm hạ là mối quan tâm hàng đầu
của các nhà lãnh đạo. Trong khi đó tất cả các loại phế liệu thu hồi đều có thể tận thu
tái chế đợc. Thực hiện tốt vấn đề này là một cách thức làm giảm chi phí đầu vào cho
doanh nghiệp. Mặc dù vậy, ở nhà máy thiết bị Bu điện vẫn cha thực sự quan tâm đến
vấn đề này, nghĩa là cha có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập
kho phế liệu - Phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn đợc nhập kho nhng không
có các thủ tục nhập kho cụ thể. Nhiều khi phế liệu không đợc nhập kho mà chỉ đợc
thu gom lại một góc của phân xởng, định kỳ (ba- bốn ngày hoặc một tuần), công
nhân tiến hành tái chế. Làm nh vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế
liệu, hơn nữa tạo điều kiện cho công nhân không có trách nhiệm cao trong việc sử
dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thoát một nguồn thu của nhà
máy. Do vậy nhà máy nên quan tâm đến vấn đề này hơn nữa.
+ Về việc đánh giá nguyên vật liệu:
Hiện nay nhà máy đang áp dụng phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo
giá hạch toán. Đây là một phơng pháp giúp kế toán vật t hạch toán chi tiết vật liệu
xuất kho đợc dễ dàng, số lợng ghi chép ít hơn nhng chỉ phản ánh thực tế một cách t-

ơng đối. Có nghĩa là trong nhiều trờng hợp giá thực tế của nguyên vật liệu chênh lệch
nhiều so với giá hạch toán, và khi đó nhà máy lại phải tổ chức một hội đồng đánh giá
tài sản để quy định ra một giá hạch toán mới phù hợp hơn. Công việc này không đợc
tiến hành kịp thời sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán của kế toán vật t.
Mặt khác, việc tính đổi từ giá hạch toán ra giá thực tế phải sử dụng bảng kê số
3- Tính giá thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ , mà trong hình thức kế
toán Nhật ký chung không có mẫu sổ cho việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu.
Nh vậy có nghĩa là nhà máy phải kết hợp cả hai hình thức Nhật ký chung và Nhật ký
chứng từ, do đó đòi hỏi kế toán vật liệu phải có khả năng vận dụng tốt, chính xác về
số liệu ghi chép, tổng hợp số liệu thành thạo ....
6