ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HÀ NỘI

Đặc đIểm hệ thống kế toán tại công ty đầu t xây dựng
và xuất nhập khẩu hà nội
I. Đặc điểm tổ chức công tác Kế toán tại Công t y
1. Những đặc điểm chung về bộ máy Kế toán
Quá trình hạch toán đợc tiến hành tại Phòng tài chính-kế toán. Các nhân viên
Kế toán đợc quy định rõ chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mình.
Tổ chức bộ máy Kế toán tại INCOMEX đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ tác nghiệp
Đặc điểm cơ cấu lao động và phân công lao động Kế toán tại Công ty:
- Kế toán trởng: tham mu giúp đỡ Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực
hiện tốt toàn bộ công tác Kế toán, phụ trách chung, phân công và
chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên Kế toán trong Công ty. Chủ
động lo vốn, kiểm tra xác nhận để cho vay vốn phục vụ thi công các
công trình, theo dõi đôn đốc việc thực hiện quyết toán hợp đồng
kinh tế của Công ty.
1
Kế toán trởng
Thủ quỹ
Kế toán
lao động
tiền lơng
Kế toán
tổng hợp,
chi phí
giá thành
Kế toán
NVL,TS
CĐ,
CCDC

Kế toán
thanh
toán ,
tiền gửi
Ngân
hàng

Kế toán các Đội
1
- Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí giá thành: theo dõi, hớng dẫn,
kiểm tra chứng từ chi phí sản xuất của từng Đội xây dựng. Tổng hợp
kết chuyển chi tiết chi phí sản xuất của từng công trình, tính giá
thành sản phẩm xây lắp. Tổng hợp số liệu Kế toán, xác định kết quả
kinh doanh, lập báo cáo tài chính.
- Kế toán NVL, TSCĐ, CCDC: theo dõi nhập, xuất, mở sổ sách chi
tiết, kiểm tra đối chiếu, cập nhật hạch toán chi tiết kịp thời cho từng
đối tợng liên quan đến NVL. Theo dõi đối tợng sử dụng CCDC
trong kỳ hạch toán để phân bổ, đối chiếu và quản lý giá trị của hiện
vật.
- Kế toán thanh toán, tiền gửi Ngân hàng:
+ Kế toán thanh toán: Lập phiếu thu chi trên cơ sở chứng từ gốc đã
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đồng thời đã đợc ký duyệt của Giám
đốc, Kế toán trởng. Hàng ngày kiểm tra đối chiếu với thủ quỹ, theo dõi công nợ
nội bộ, chi trả hộ các Đội.
+ Kế toán tiền gửi Ngân hàng: theo dõi tài khoản tiền gửi Ngân
hàng Đầu t và Ngân hàng Nông nghiệp, hàng ngày căn cứ chứng từ đã đợc ký
duyệt, lập uỷ nhiệm chi, séc, đồng thời thờng xuyên cập nhật các chứng từ báo
Có, báo Nợ và số d tài khoản báo cáo phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh. Theo
dõi nghiệp vụ vay Ngân hàng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng,
quyết toán vốn vay bảo lãnh.

- Kế toán lao động tiền lơng: Hàng tháng lập bảng tạm ứng, thanh
toán lơng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ báo Nợ đến các Đội
- Thủ quỹ: Quản lý lu trữ tiền mặt, ngoại tệ và các giấy tờ có giá trị
nh sổ tiết kiêm, cổ phiếu, trái phiếu (nếu có), cấp phát thu chi thờng
xuyên theo lệnh của thủ trởng đơn vị.
- Kế toán các Đội thi công:Kế toán Đội có trách nhiệm phản ánh kịp
thời, chính xác, trung thực số liệu tài chính của từng công trình báo
về Công ty theo định kỳ hàng tháng để phục vụ cho công tác hạch
toán. Hàng tháng Kế toán Đội lên Công ty đối chiếu các khoản tạm
ứng phục vụ thi công và hoàn ứng các chứng từ chi phí tiền mua vật
t, nhân công thuê ngoài, lơng quản lý Đội và các chi phí khác. Hàng
tháng, quý, năm các Đội phải đối chiếu xác nhận công nợ giữa Công
ty với Đội, giữa Đội với khách hàng.
2. Đặc điểm vận dụng chế độ Kế toán
Công ty Đầu t xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội kinh doanh trong lĩnh vực
xây lắp thực hiện hạch toán kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ban
hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính
2.1. Chứng từ kế toán
Công ty sử dụng chứng từ theo quy định hớng dẫn của Bộ Tài Chính. Với hình
thức khoán trong xây lắp, các chứng từ chủ yếu đợc tập hợp ở dới Đội, định kỳ
Kế toán Đội tiến hành chuyển chứng từ đã tập hợp về Công ty cho các Kế toán
phần hành tơng ứng. Kế toán phần hành có nhiệm vụ nhập chứng từ vào máy tính
và máy tự xử lý thông tin theo yêu cầu.
2
2
Công ty sử dụng các chứng từ sau: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm
ứng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu
hạn mức vật t, biên bản kiểm kê quỹ, bảng tính và phân bổ KH TSCĐ, biên bản
giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng chấm công
Công ty còn sử dụng những chứng từ đặc thù cho ngành xây lắp: Kế toán tạm

ứng vay vốn phục vụ thi công, bảng tổng hợp chi phí thi công công trình, biên
bản nghiệm thu khối lợng SPDD, hợp đồng giao khoán xây lắp nội bộ, bảng xác
nhận khối lợng sản phẩm hoàn thành
2.2. Hệ thống tài khoản
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 1864/QĐ/BTC ngày
16/12/1998 của Bộ Tài Chính.
- Công ty hạch toán các nghiệp vụ cấp ứng và hoàn ứng cho các Đội
qua TK 141.3 là TK liên quan đến hầu hết tất cả các quá trình hạch
toán của Công ty.
TK 141 đợc chi tiết: 141 : tạm ứng
141.1 : tạm ứng mua vật t hàng hoá
141.3 : tạm ứng thi công
141.8 : tạm ứng khác
TK 141.3 đợc chi tiết cho từng Đội xây dựng và cho từng công trình, hạng mục
công trình mà Đội thi công. Ví dụ: 1413-04 thể hiện các nghiệp vụ liên quan đến
tạm ứng thi công cho Đội thi công số 4
- Các SPDD đợc theo dõi qua TK 154. TK này đợc chi tiết theo mã
của từng công trình, mã TK đặc thù của Công ty. Ví dụ: 154-CT2:
Chung c CT2 Bắc Linh Đàm
- Để thuận lợi trong quá trình hạch toán Công ty chi tiết TK 336
thành 2 TK phù hợp với đặc thù xây lắp:
336 : phải trả nội bộ
336.2 : phải trả nhận ứng khối lợng xây lắp
336.8 : phải trả nội bộ khác
- Công ty sử dụng TK 511.1: Doanh thu xây dựng cơ bản để theo dõi
doanh thu
- Các TK 621,622,623 cũng đợc chi tiết theo mã công trình tơng tự
TK 154
- Công ty sử dụng 2 TK ngoài bảng kế toán: 004 và 009
Công ty chủ yếu sử dụng các TK sau: 111, 112, 131,133, 138, 139, 141, 142,

152, 153, 154, 211, 213, 214, 228, 241, 331, 333, 335, 336, 338, 411, 414, 415,
416, 421, 431, 511, 515, 531, 621, 622, 623, 627, 632, 642, 711, 811, 911
2.3. Hệ thống sổ sách
Công ty hạch toán theo hình thức sổ Nhật ký chung với sự giúp đỡ của phần
mềm máy tính CADS
Các sổ tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK.
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các TK, sổ giá thành công trình, sổ chi tiết theo hạng mục
công trình, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng, sổ chi tiết công nợ
theo từng đối tợng, sổ chi tiết theo TK có mã, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết.
3
3
Riêng sổ chi tiết công nợ đợc mở: chi tiết công nợ theo từng đối tợng, theo tất cả
các đối tợng, theo từng đối tợng trên nhiều TK.

Quá trình ghi sổ kế toán đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Ghi bán hàng
Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Chơng trình kế toán trên máy KTMS 2000- Công ty tin học xây dựng:
4
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiếtSổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính

4

2.4. Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-
BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi theo thông t số 89/2002/TT-BTC ngày
09/10/2002 của Bộ Tài Chính
- Hệ thống báo cáo của Công ty gồm:
+ Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN)
+Báo cáo lu chuyển tiền tệ (mẫu B03-DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN)
- Một số báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp
Các báo cáo quản trị cung cấp thông tin về tình hình công nợ, khả năng thanh
toán, tình hình tạm ứng cho các Đội thi công: Báo cáo thanh toán tạm ứng của
các Đội đối với Công ty, báo cáo về công nợ của khách hàng, báo cáo về tình
hình sử dụng vật t, báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn, báo cáo thuế
II. Nội dung tổ chức kế toán một số phần hành tại Công ty
1. Tổ chức hạch toán Tài sản cố định (TSCĐ)
1.1. Hệ thống chứng từ:
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Thẻ TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
5
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nhập dữ liệu
Lên sổ sách báo cáo
-Sổ Nhật kí chung
-Sổ chi tiết tàI khoản, sổ cái tài khoản,
sổ giá thành công trình
-Bảng cân đối phát sinh các tài khoản

-Các báo cao tài chính
In các dữ liệu và lu trữ
Khoá sổ chuyển sang kì sau
5
- Biên bản giao nhận TSCĐ do sửa chữa lớn hoàn thành
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Các chứng từ về KH TSCĐ (Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ)
1.2. Hệ thống tài khoản
Để phản ánh tình hình biến động TSCĐ, Công ty sử dụng các TK sau:
- TK 211 TSCĐ hữu hình: theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng
giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của Công ty theo nguyên giá
- TK 214 Hao mòn TSCĐ: Phản ánh tình hình biến động của TSCĐ
theo giá trị hao mòn
Phơng pháp hạch toán tình hình biến động TSCĐ đợc khái quát qua sơ đồ
sau:
TK 111, 112, 331, 341 TK 211 TK 811

Giá mua và phí tổn của TSCĐ GTCL của TSCĐ nhợng bán,
không qua lắp đặt
thanh lý,traođổi không tơng tự
TK 133 TK 214 TK 621,642

Thuế GTGT Hao mòn TSCĐ KH TSCĐ
đợc khấu trừ

TK 241 TK 211
CP XD, TSCĐ hình Trao đổi TSCĐ tơng tự
TK 152, 334, 338 lắp đặt thành qua lắp
triển khai đặt, triển khai
TK 138

TSCĐ thiếu
TK 441
Nhà nớc cấp bằng TSCĐ

TK 711

Nhận quà biếu, tặng không
hoàn lại

TK 338.1
TS thừa không rõ nguyên nhân


1.3. Hệ thống sổ sách
+ Hạch toán chi tiết:
6
6
- Sổ TSCĐ: Dùng để phản ánh, cung cấp thông tin về từng loại TSCĐ
- Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng: Mỗi bộ phận của Công ty (các phòng
ban, các Đội thi công) mở 1 sổ chi tiết này để theo dõi TSCĐ
- Sổ chi tiết các TK 211, 214
+ Hạch toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái các TK 211, 214
Quy trình ghi sổ:
2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC)
2.1. Hệ thống chứng từ:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuât kho
- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức
- Biên bản kiểm nghiệm vật t
- Thẻ kho (mở cho mỗi loại vât t)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
- Biên bản kiểm kê vật t
2.2. Hệ thống tài khoản:
Công ty hạch toán TSCĐ và CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
(KKTX) và sử sụng các TK sau để theo dõi tình hình biến động vật t :
- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để ghi chép số hiện có và
tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế
- TK 153 Công cụ, dụng cụ: Phản ánh tình hình biến động của các
loại CCDC sử dụng trong Công ty
7
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
TK211,TK214
Sổ Nhật ký chung
Sổ tài sản cố địnhSổ Cái
TK211,TK214
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
7
Các TK này còn đợc mở chi tiết thành các TK cấp 2 theo từng loại, nhóm thứ
vật liệu theo yêu cầu quản lý của Công ty. Ví dụ: TK 152.1 NVL chính, TK
152.2 Vật liệu phụ
Phơng pháp hạch toán tình hình biến động NVL đợc khái quát qua sơ đồ
sau:
TK 111, 112, 311 TK 152 TK 621, 627, 642
Giá mua và CP mua NVL
đã nhập kho

TK 133 Giá thực tế NVL xuất kho

VAT sử dụng trong doanh nghiệp
đầu vào
TK 151
TK 138
Hàng mua Hàng đi đờng
đang đi đờng nhập kho
Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê
TK 338, 711
Trị giá NVL thừa
khi kiểm kê kho
2.3. Hệ thống sổ sách
+ Hạch toán chi tiết:
- Thẻ kho: Mở cho từng thứ vật t và theo từng kho
- Sổ chi tiết vật liệu: Mở theo từng kho tơng ứng với Thẻ kho
- Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu
+ Hạch toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái các TK 152, 153
Quy trình ghi sổ
8
Chứng từ gốc
8
3. Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
3.1. Hệ thống chứng từ
Chứng từ ngời lao động gồm có:
- Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hu, khen th-
ởng
- Các chứng từ phản ánh thời gian lao động: Bảng chấm côngCác

chứng từ phản ánh kết quả lao động: phiếu giao nộp sản phẩm, biên
bản kiểm tra chất lợng sản phẩm- công việc hoàn thành
Chứng từ phản ánh tiền lơng và các khoản thu nhập khác:
- Bảng thanh toán tiền lơng
- Bảng thanh toán BHXH
- Bảng phân phối thu nhập theo lao động
- Các chứng từ chi tiền, thanh toán cho ngời lao động
- Biên bản điều tra tai nạn lao động
- Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ
3.2. Hệ tống tài khoản
- TK 334 Phải trả CNV: Hạch toán tiền lơng, tiền thởng và tình
hình thanh toán với ngời lao động.
TK này đợc mở chi tiết theo nội dung từng khoản thu nhập phải trả cho ngời lao
động, từng loại lao động thuộc các phòng ban và các Đội công trình
- TK 338: Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng. Bao gồm:
+ TK 338.2 Kinh phí công đoàn
+ TK 338.3 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
+ TK 338.4 Bảo hiểm y tế (BHYT)
- TK 335: Trích trớc tiền lơng nghỉ phép của lao động trực tiếp
9
Sổ chi tiết
TK152, TK153
Sổ Nhật ký chung
Bảng tổng hợp nhập-
xuất-tồn vật liệu
Sổ Cái
TK152, TK153
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
9

Phơng pháp hạch toán tình hình thanh toán với ngời lao động đợc khái quát
qua sơ đồ sau:
TK 111, 112 TK 334 TK 621

Thanh toán thu nhập cho ngời lao động Tiền lơng, tiền thởng phải trả

cho lao động trực tiếp
TK 335
TK 138
Tiền lơng nghỉ phép Trích trớc tiền
Khấu trừ khoản phải thu khác
Phải trả cho lơng nghỉ phép của
lao động trực tiếp lao động trực tiếp
TK 141 TK 627
Khấu từ khoản tạm ứng thừa Tiền lơng, tiền thởng phải trả cho
nhân viên phân xởng
TK 338 TK 642
Thu hộ cho cơ quan khác Tiền lơng, tiền thởng phải trả cho
hoặc giữ hộ ngời lao động nhân viên quản lý doanh nghiệp
TK 431
Tiền thởng từ quỹ khen thởng
phải trả cho ngời lao động
TK 338.3
BHXH phải trả cho ngời lao động
Phơng pháp hạch toán các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ đợc khái quát qua sơ
đồ sau:
10
10
TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 621
Nộp cho cơ quan quản lý quỹ Trích theo tiền lơng của lao động

trực tiếp tính vào chi phí
TK 334 TK 627
BHXH phải trả cho ngời lao động Trích theo tiền lơng của nhân viên
trong doanh nghiệp phân xởng tính vào chi phí
TK 111, 112, 152 TK 642
Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp Trích theo tiền lơng của nhân viên
quản lý doanh nghiệp tính vào chi phí
TK 334
Trích theo tiền lơng của ngời
lao động tính vào chi phí
TK 111, 112

Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH
3.3. Hệ thống sổ sách
+ Hạch toán chi tiết:
- Sổ chi tiết các TK 334, 338, 335
- Bảng thanh toán tiền lơng
- Bảng thanh toán tiền thởng
+ Hạch toán tổng hợp:
- Nhật ký chung
- Sổ cái các TK 334, 338, 335
Quy trình ghi sổ
11
11
4. Tổ chức hạch toán chi phí SXKD và tính giá thành sản phẩm
4.1. Hệ thống chứng từ
- Chứng từ phản ánh chi phí lao động sống: Các bảng phân bổ tiền lơng và BHXH
- Chứng từ phản ánh chi phí về vật t: Bảng phân bổ NVL, CCDC; Bảng phân bổ chi phí
phân bổ dần CCDC; Bảng kê hoá đơn, chứng từ mua NVL, CCDC không nhập kho
mà xuất dùng ngay cho sản xuất

- Chứng từ phản ánh chi phí KH TSCĐ
- Các chứng từ phản ánh chi phí, dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn mua hàng, chứng từ
chi
- Các chứng từ phản ánh các khoản chi bằng tiền khác
4.2. Hệ thống tài khoản
- TK 621 Chi phí NVL trực tiếp
- TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp
- TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công. TK này có các TK cấp 2 chi tiết theo khoản
mục chi phí
- TK 627 Chi phí sản xuất chung
- TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- TK 632: Tính giá thành sản phẩm
Phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm đợc khái quát qua sơ đồ sau:
TK 154
12
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
TK334,TK338, TK335
Sổ Nhật ký chung
Bảng thanh toán tiền l-
ơng
Sổ Cái
TK334,TK338, TK335
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
12
TK 621 TK 152, 111…
Chi phÝ NVL trùc tiÕp C¸c kho¶n ghi gi¶m chi phÝ
TK 622
Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp

TK 632
TK 623
Chi phÝ sö dông m¸y thi c«ng Gi¸ thµnh thùc tÕ
TK 627
Chi phÝ s¶n xuÊt chung
4.3. HÖ thèng sæ s¸ch
+ H¹ch to¸n chi tiÕt:
- Sæ chi tiÕt c¸c TK 621, 622, 623, 627 theo tõng lo¹i s¶n phÈm, tõng ®èi t-
îng…
- Sæ tæng hîp chi phÝ s¶n xuÊt…
+ H¹ch to¸n tæng hîp:
- Sæ NhËt ký chung
- Sæ c¸i c¸c TK 621, 622, 623, 627, 154…
13
13
Quy trình ghi sổ
III. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm xây lắp tại Công t y
1. Đối tợng, kỳ hạch toán và phơng pháp tập hợp sản xuất
Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng, đặc thù của sản phẩm xây lắp
và để đáp ứng tốt yêu cầu của công tác quản lý, công tác Kế toán, đối tợng hạch
toán chi phí tại INCOMEX là công trình và hạng mục công trình. Theo phơng
pháp này, Kế toán tập hợp chứng từ theo các khoản mục chi phí sau: CPNVLTT,
CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC.
Theo phơng pháp hạch toán tại Công ty, chi phí phát sinh liên quan trực
tiếp đến công trình đợc Kế toán tập hợp riêng cho công trình đó. Trong trờng hợp
chi phí phát sinh liên quan đến nhiều công trình đợc Kế toán tập hợp chung rồi
phân bổ cho các công trình theo những tiêu thức phân bổ thích hợp.
Thời điểm tiến hành tổng hợp chi phí là vào cuối quý sau khi Kế toán đội
chuyển đầy đủ số liệu liên quan về Phòng Kế toán

2. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
xây lắp tại Công ty
Sau khi chọn đối tợng và phơng pháp hạch toán chi phí và tính giá thành
sản phẩm phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Công ty tổ
chức quá trình hạch toán các công trình thi công đa dạng và nhiều loại hình
khác nhau. Để trình bày thực tế quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm tại INCOMEX em xin lấy số liệu công trình Nhà ở chung
c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm (có mã công trình là SN04) do đội thi công số
4 phụ trách xây dung làm minh hoạ.
14
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
TK621,TK622,TK623
Sổ Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi
phí thi công
Sổ Cái
TK621,TK622,TK623
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
14
2.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CPNVLTT)
NVL trong công ty bao gồm những loại sau:
- NVL chính: là NVL tham gia cấu thàng công trình: xi măng, cát, sắt thép,
gạch ngói
- NVL phụ: Sơn, ve, đinh, dây buộc, phụ gia
Ngoài ra còn một số NVL khác nh vôi vữa, sắt vụn, gỗ vụn các thiết bị
xây dung cơ bản nh: kèo, cột tấm panel đúc sẵn phục vụ thi công công trình
Công tác thu mua NVL phục vụ thi công tại INCOMEX do các Đội trực
tiếp thực hiện. Công ty chỉ giám sát ứng vốn cho các Đội thi công theo từng công

trình các Đội đợc giao. Do đó NVL thờng đợc mua ngoài theo dự toán thi công
vừa đủ để thi công công trình trong kỳ và đợc xuất thẳng từ kho ngời bán đến
chân công trình
Việc lập dự toán NVL đợc thực hiện nh sau:
Phòng kỹ thuật tính toán lập dự toán khối lợng NVL, Phòng Tài chính- kế
toán áp giá và tính giá trị NVL. Sau đó ban Giám đốc Công ty kết hợp các phòng
ban tiến hành kiểm tra, đánh giá, phân tích và duyệt dự án NVL dùng thi công
công trình.
Đặc điểm quá trình hạch toán:
Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán chi phí NVL phục vụ thi công Kế
toán Đội lập thủ tục tạm ứng thu mua NVL. Theo yêu cầu của Công ty thủ tục
tạm ứng thu mua NVL bao gồm giấy yêu cầu mua NVL và giấy đề nghị tạm
ứng (mẫu chứng từ số 01)
Giá mua NVL đợc xác định theo giá thực tế nh sau:
Giá mua NVL Giá mua Chi phí Chi phí
phục vụ = ghi trên + + vận chuyển
thi công hoá đơn thu mua bốc dỡ
15
15
Mẫu CT số 01
Tổng công ty Xây dựng Sông Hồng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Công ty Đầu t Xây dựng Độc lập Tự do Hạnh phúc
và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Hà Nội, ngày 17 tháng 10 năm 2003
Giấy đề nghị tạm ứng
Kính gửi: Ông giám đốc Công ty Đầu t Xây dựng
và Xuất nhập khẩu Hà Nội.
Bà kế toán trởng Công ty
Họ tên ngời đề nghị: Nguyễn Văn Dũng
Chức vụ: Đội trởng đội xây dựng số 4

Đề nghị tạm ứng số tiền: 24.403.500đ
Bằng chữ: Hai mơi triệu bốn trăm linh ba nghìn năm trăm đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền mua xi măng thi công công trình Nhà ở chung
c 12 tầng Bắc Linh Đàm.
Thời hạn hoàn trả chứng từ: 28/11/2003
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Đội trởng Kế toán đội
(Ký, họ tên)
_______________________________________________
Khi mua NVL hoá đơn NVL này đợc phản ánh nh mẫu CT số 02
Mẫu CT số 02
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTGT-3LL
Giá trị gia tăng HM/2003B
Liên 2: Giao cho khách hàng 0170365
Ngày 22 tháng 10 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần và Xây dựng hạ tầng Tây Hồ
Địa chỉ: 270 Thuỵ Khuê, Hà Nội
Điện thoại:
Mẫu số: 0101063327
Đơn vị: Đội xây dựng số 4, Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội.
Địa chỉ: Số 26 Yết Kiêu, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101043264
STT Tên hàng hoá và dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
01 Xi măng Tấn 29 765.000 22.185.000
Tổng cộng tiền hàng 22.185.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.218.500
Tổng cộng thanh toán 24.403.500
Bằng chữ: Hai mơi t triệu bốn trăm linh ba nghìn năm trăm đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi có hoá đơn mua NVL Kế toán Đội viết phiếu nhập kho (mẫu CT số

03), phiếu xuất kho (mẫu CT số 04).
16
16
Mẫu CT số 03
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội Mẫu số: 01-VT
Phiếu nhập kho
Số: 26
Ngày 22 tháng 10 năm 2003 Nợ TK 152
Có TK 1121DT
Nhập của: Công ty cổ phần ĐTXD hạ tầng Tây Hồ
Địa chỉ: 270 Thuỵ Khuê, Hà Nội
Loại nhập: Nhập vật t
STT Tên vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 xi măng Tấn 29 765.000 22.185.000
Tổng tiền: 22.185.000
Thuế GTGT: 2.218.500
Tổng giá thanh toán:24.403.500
Bằng chữ: Hai mơi t triệu bốn trăm linh ba nghìn năm trăm đồng chẵn
Nhập ngày 22 tháng 10 năm 2003
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao PT vật t Ngời lập phiếu
___________________________________________________________
Mẫu CT số 04
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội Mẫu số 02-VT
Phiếu xuất kho Số: 23
Ngày 25 tháng 10 năm 2003 Nợ TK 1413
Có TK 152
Ngời nhận: Nguyễn Đức Phú
Địa chỉ: Đội số 4
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
STT Tên vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

01 Ximăng Tấn 29 765.000 22.185.000
Tổng tiền:
22.185.000
Thuế GTGT: 2.218.500
Tổng giá thanh toán:24.403.500
Bằng chữ: Hai mơi t triệu bốn trăm linh ba nghìn năm trăm đồng chẵn
Nhập ngày 22 tháng 10 năm 2003
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao PT vật t Ngời lập phiếu
_____________________________________
Sau khi NVL chuyển đến chân công trình, Kế toán Đội lập bảng thống kê
chi tiết CPNVLTT ( Bảng số 01). Đồng thời trên cơ sở hoá đơn nhận từ ngời
bán, Kế toán lập bảng kê chi tiết hoá đơn hàng hoá phục vụ thi công (Bảng số
02)
17
17
Bảng số 01
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Đội xây dựng số 4
Bảng kê chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT Bắc Linh Đàm
Tháng 10 năm 2003
STT Nội dung Tiền hàng Thuế GTGT
Tổng thanh
toán
01 Mua xi măng phục vụ thi công 22.185.000 2.218.500 24.403.500
02 Mua thép LD phục vụ thi công 182.451.666 9.122.583 191.574.249
03 Mua cát,đá phục vụ thi công 13.425.000 671.250 14.096.250

Cộng 485.642.702 46.636.381 532.279.083
Kế toán đội Đội trởng

Bảng số 02
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Đội xây dựng số 4
Bảng kê chi tiết hoá đơn hàng hoá, vật t phục vụ thi
công
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT Bắc Linh Đàm
Tháng 10 năm 2003
Chứng từ
Nội dung Tiền hàng
Thuế
GTGT
Tổng
thanh toán
SH NT
0170365 22/10/2003 Mua xi măng phục vụ thi công 22.185.000 2.218.500 24.403.500
0059825 25/10/2003 Mua thép LD phục vụ thi công
182.451.66
6
9.122.583
191.574.24
9
0098521 28/10/2003 Mua cát,đá phục vụ thi công 13.425.000 671.250 14.096.250

Cộng 485.642.70
2
46.636.381 532.279.08
3
Kế toán đội Đội trởng
Cuối tháng Kế toán Đội thực hiện công tác tập hợp hoá đơn chứng từ gửi
về Phòng kế toán Công ty. Kế toán tổng hợp xem xét, tiến hành nhập dữ liệu

vào máy tính. Sau đó phần mềm kế toán máy sẽ chuyển số liệu vào các sổ
Nhật ký chung (bảng số 03), sổ chi tiết TK 621 mở cho toàn công trình (bảng
số 04), sổ chi tiết TK 621 theo dõi tất cả các công trình (bảng số 05), sổ cái
TK 621 (bảng số 06) theo mẫu đã thiết kế sẵn trong máy.
18
18
Bảng số 03
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Sổ Nhật kí chung
Từ ngày: 01/01/2003 đến ngày: 31/12/2003
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK
Số phát sinh
NT SH
20/10 10/23 CPNCTT thi công nhà ở chung c 12
tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
CPNCTT 622-SN04 92.845.115
Tạm ứng thi công đội số 4 1413-04 92.845.155
25/10 10/27 CPNVL phục vụ MTC nhà ở chung c
12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
Chi phí sử dụng MTC 6232-SN04 10.275.000
Tạm ứng thi công đội số 4 1413-04 10.275.000
26/10 10/31 CPNVLTT phục vụ thi công nhà ở
chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
CPNVLTT 621-SN04 532.279.083
Tạm ứng thi công đội số 4 1413-04 532.279.083
28/10 10/33 CPNVLTT phục vụ thi công nhà ở
chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
Chi phí sản xuất chung 6271-SN04 10.319.913
Tạm ứng thi công đội số 4 1413-04 10.319.913

Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Bảng số 04
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng
Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003
Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng Bắc Linh Đàm
Ngày Số CT Diễn giảI TK ĐƯ PS nợ PS có
29/10 10/28 CPNVLTT phục vụ thi công 1413-04 532.279.083
29/11 11/27 CPNVLTT phục vụ thi công 1413-04 406.175.901

31/12 158 KC TK621-SN04 sang TK154-SN04 154-SN04 1.315.616.822
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
19
19
Bảng số 05
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng
Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003
Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
D Nợ đầu ngày:
Phát sinh Nợ
Phát sinh Có
D Nợ cuối ngày:
Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có
29/10 10/28 CPNVLTT thi công nhà ở chung c 12 tầng
OCT2 Bắc Linh Đàm
1413-04 532.279.083
30/10 10/32 CPNVLTT thi công nhà cao tầng CT2 đô thị

Mỹ Đình
1413-02 298.913.190

31/10 3 KC TK621-SN04 sang 154-SN04
KC TK621-CT2 sang TK154-CT2

154-SN04
154-CT2

532.279.083
298.913.190

20/11 11/03 CPNVLTT thi công trạm Bu cục bán đảo Linh
Đàm
331 31.015.382

Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Bảng số 06
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Sổ cái tài khoản in theo ngày
Từ ngày01/01/2003 đến ngày 31/12/2003
Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
D Nợ đầu kỳ:
D Có đầu kỳ:
D Nợ cuối kỳ:
D Có cuối kỳ:
Tổng cộng:
Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ
Số phát sinh

NT SH Nợ Có
29/10 10/28 Số trang trớc chuyển sang 1413-04 532.279.083
CPNVLTT thi công chung c 12 tầng OCT2
Bắc Linh Đàm

29/11 11/29 CPNVLTT thi công chung c 12 tầng OCT2
Bắc Linh Đàm
1413-04 406.175.901
CPNVLTT thi công nhà cao tầng CT2 đô
thị Mỹ Đình II
1413-05 99.719.348

29/12 12/28 377.161.383
CPNVLTT thi công nhà cao tầng CT2 đô
thị Mỹ Đình II
154-SN04
154-CT2

31/12 158 KC TK621-SN04 sang TK154-SN04
KC TK621-CT2 sang TK154-CT2
1.315.616.822
125.199.221

20
20
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
2.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT)
Trong điều kiện nớc ta hiện nay, máy móc kỹ thuật áp dụng vào sản xuất
còn hạn chế, do đó việc thực hiện thi công các công trình vẫn cần sử dụng một
đội ngũ đông đảo lao động thủ công. Trong ngành xây dựng, hoạt động xây lắp

có đặc điểm là mang tính thời vụ, địa điểm thi công không cố định một nơi nên
hầu hết công nhân trực tiếp thi công tại Công ty là lao động thuê ngoài.
Nh vậy CPNCTT phản ánh chi phí trả cho lao động trực tiếp thi công công
trình tại INCOMEX có hai đối tợng lao động trực tiếp là lao động trong danh
sách và lao động hợp đồng thuê ngoài, với mỗi đối tợng khác nhau Công ty có
cách hạch toán thích hợp với đặc điểm riêng của các đối tợng đó.
Tại INCOMEX việc theo dõi CPNCTT do các Đội thực hiện và quản lý.
CPNCTT phát sinh cho công trình nào đợc tập hợp trực tiếp cho công trình đó.
Việc hạch toán CPNCTT đợc thực hiện tại Phòng Kế toán Công ty, các Đội thi
công có nhiệm vụ theo dõi và chuyển các chứng từ có liên quan về Phòng Kế
toán theo yêu cầu. Các chứng từ sử dụng để hạch toán CPNCTT bao gồm: Hợp
đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán l-
ơng, bảng xác nhận khối lợng công việc hoàn thành. Việc hạch toán chi tiết gồm
sổ chi tiết TK 622 theo dõi toàn bộ CPNCTT và sổ chi tiết TK 622 theo dõi
CPNCTT mở chi tiết cho từng công trình. Các sổ tổng hợp bao gồm: Nhật ký
chung, sổ cái TK 622.
Với lao động thuê ngoài:
Với lao động thuê ngoài Công ty áp dụng phơng pháp trả lơng theo hình
thức khoán. Theo hình thức trả lơng này tiền lơng của ngời lao động đợc trả căn
cứ vào đơn giá tiền lơng khoán và khối lợng công việc giao khoán cho ngời lao
động. Công thức tính lơng khoán nh sau:
Tiền lơng khoán Khối lợng công việc Đơn giá
phải trả cho khối lợng = X
công việc hoàn thành thực hiện tiền lơng khoán
Do hợp đồng lao động giữa Công ty và lao động thờng là nhắn hạn nên
Công ty không trích bảo hiểm cho số lao động này, tổng số tiền ngời lao động đ-
ợc nhận đã bao gồm trong đó tiền bảo hiểm.
Các tổ trởng quản lý nhân công trong đội mình và giao nhiệm vụ cụ thể
cho các đối tợng thực hiện.Mỗi tổ có cán bộ phụ trách công trình, cán bộ này
có nhiệm vụ theo dõi lao động về thời gian và chất lợng công việc. Hàng ngày

cán bộ phụ trách thực hiện việc chấm công đối với công nhân và lập bảng
chấm công (bảng số 07) chuyển cho Kế toán đội
21
21
Bảng số 07
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Đội xây dựng số 4
Bảng chấm công
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
Tổ: Nề
Họ tên tổ trởng: Lê Văn Hùng
Tháng 10 năm 2003
STT Họ và tên
Ngày trong tháng Tổng
01 02 10 11 30 31
01 Lê Văn Hùng X X X X X X 20
02 Hoàng Đình Cờng X X X X X 19
03 Hà Văn Hải X X X X X X 20
04 Trần Mạnh Tuấn X X X 16
05 Dơng Văn Thái X X X X X 17

Cộng
Đội trởng Tổ trởng Kế toán
Trên cơ sở bảng chấm công, đơn giá tiền lơng Kế toán đội lập bảng chia l-
ơng (bảng số 08) xác định số tiền phải trả cho ngời lao động.
Bảng số 08
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Đội xây dựng số 4
Bảng chia lơng
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm

Tổ: Nề
Họ tên tổ trởng: Lê Văn Hùng
Tháng 10 năm 2003
STT Họ và tên Số công
Số tiền 1
công
Tổng thanh toán Kí nhận
01 Lê Văn Hùng 20 52.500 1.050.000
02 Hoàng Đình Cờng 19 52.500 997.500
03 Hà Văn Hải 20 52.500 1.050.000
04 Dơng Văn Thái 17 52.500 892.500

Cộng: 28.007.000
Hà Nội, ngày 29 tháng 10 năm 2003
Đội trởng Tổ trởng Kế toán đội
Hàng tháng Kế toán đội lập bảng chia lơng của các đội tại công trình và
lập bảng tổng hợp CPNCTT (bảng số 09) phát sinh trong tháng
22
22
Bảng số 09
Công ty Đầu t Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội
Đội xây dựng số 4
Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
Tháng 10 năm 2003
STT Nội dung Tổng cộng CPNCTT
01 Tiền lơng NCTT tổ nề 28.007.000
02 Tiền lơng NCTT tổ cốp pha 24.360.000

Cộng 92.845.115

Đội trởng Kế toán đội
Hàng tháng Kế toán đội chuyển bảng chấm công, bảng chia lơng, bảng
tổng hợp CPNCTT về Phòng Kế toán Công ty để thực hiện công tác hạch toán
kế toán
Đối với lao động thuộc danh sách của Công ty:
Công nhân thuộc đối tợng này hởng lơng theo cách tính lơng theo thời
gian. Tiền lơng bao gồm: Lơng chính, lơng thêm giờ, lơng phép và các khoản
lơng khác.
Bên cạnh xây dựng đơn giá tiền lơng Công ty còn xác định hệ số lơng dựa
trên số năm công tác, cấp bậc, trình độ. Ngoài ra Công ty còn quy định số
ngày lao động là 25 ngày/ tháng để làm căn cứ tính lơng ngày cho ngời lao
động. Từ đó Công ty xác định công thức tính lơng thời gian nh sau:
Lơng thời gian = Lơng một ngày X Ngày công lao động thực tế
Trong đó:
Đơn giá tiền lơng
Lơng một ngày = X Hệ số
25
Công thức tính lơng của Công ty xác định nh sau:
Lơng trả Lơng Lơng Lơng Lơng Bảo
cán bộ nhân viên = thời + thêm + + -
ngời/ tháng gian giờ phép khác hiểm
23
23
Với các đối tợng này Công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định:
Thực hiện trích nộp 25% tiền lơng cấp bậc, chức vụ cho cán bộ công nhân biên
chế. Trích vào giá thành sản phẩm xây lắp:
- Trích BHXH 15% lơng cơ bản
- Trích BHYT 2% lơng cơ bản
- Trích KPCĐ 2% tổng thu nhập thu trực tiếp từ ngời lao động vào cuối quý
theo quy định của Công ty

Phần trích trừ vào thu nhập của công nhân trong kỳ 6% tính theo lơng bảo
hiểm. Lơng bảo hiểm tính trên cơ sở hệ số lơng cơ bản ngời lao động đợc
hởng và dùng để xác định mức thu của công nhân. Công thức tính nh sau:
Lơng bảo hiểm = Lơng cơ bản X Hệ số
Ngời phụ trách công trình thực hiện chấm công lao động và đối chiếu với
sự quản lý của tổ trởng. Sau đó chuyển cho Kế toán đội lập bảng thanh toán l-
ơng (bảng số 10). Cuối tháng Kế toán đội tiến hành phản ánh số lơng vào
bảng tổng hợp CPNCTT (bảng số 09) và số liệu đợc chuyển về Phòng kế toán
Công ty
Tại Phòng kế toán Công ty: Số liệu đợc Kế toán nhập vào máy tính và tự
động lên các sổ sách thích hợp. Tiền lơng công nhân thuộc danh sách cũng đ-
ợc hạch toán qua TK 622. Công ty theo dõi CPNCTT trên sổ Nhật kí chung
(bảng số 04), sổ chi tiết TK 622 lập cho từng công trình (bảng số 11) và sổ chi
tiết TK 622 lập cho toàn Công ty (bảng số 12), sổ cái TK 622 (bảng số 13)
24
24
Bảng số 10
Công ty đầu t xây dựng và xuất nhập khẩu Hà Nội
Đội xây dựng số 4
Bảng thanh toán lơng
Công trình: Nhà ở chung c 12 tầng OCT2 Bắc Linh Đàm
Tháng 10 năm 2003
ST
T
Họ và tên
Lợng thời gian Lơng thêm giờ Lơng bảo hiểm
Tổng số
Các
khoản
khác

Cộng lơng
tháng
Thu
BHXH,
BHYT
Số thực lĩnh
Ngày
công
Lơng 1
ngày
Số tiền
Quy
đổi
Số tiền Ngày
01 Nguyễn Đức Hải 25 62.500 1.562.500 4 250.000 24 725.000 450.000 2.262.500 43.5000 2.219.000
02 Nguyễn Văn Thanh 25 37.750 943.750 4 151.000 24 437.000 400.000 1.494.750 26.274 1.468.476
03 Đoàn Hải Ngân 25 39.500 987.500 4 158.000 24 458.200 400.000 1.545.500 27.492 1.518.008

Tổng 10.785.200 1.445.210 4.025.300 18.953.087
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
25
25