TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ
A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước ở đơn vị.
I.2. Nhiệm vụ :
Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử
dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực
hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.
Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra
tình hình chấp hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và
các chế độ chính sách của Nhà nước.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị
cấp dưới.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần
thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá
hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị.
I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị,
Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà

quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán gon nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
I.4/ Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp.
- Kế toán vốn bằng tiền.
- Kế toán vật tư, tài sản.
- Kế toán thanh toán.
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ.
- Kế toán các khoản thu ngân sách.
- Kế toán các khoản chi ngân sách.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị.
II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu,
chi ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế
toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do
nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và
nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động
đó để quy định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định
người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào
chứng từ cụ thể và xác định trình tự luan chuyển cho từng loại chứng từ một
cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu
thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. trình tự và thời gian
luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định.
- Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự
nghiệp các đơn vị không được sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi
phạm chế độ chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo
đúng quy định của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm
hành chính và các văn bản pháp quy khác của nhà nước.
II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa

đổi, bổ sung theo thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư
số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài
Chính.
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các
nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được
sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát
thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng
kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định
thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp trong cả nước gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các
tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài
khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự
nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số
loại hình, quy định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất
phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản
thống nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng
thời phải căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt
động đó, các đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể
quy định thêm 1 số tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành
chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số
lượng các tài khoản cấp I, II…. để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt
động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra
phục vụ công tác quản lý của nhà nước.
II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:
II.3.1/ Hình thức nhật ký chung.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ
CHUNG

Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế
toán
chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm caqn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ
Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết
thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân
đối
phát sinh.
- Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng
tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài
chính.
- Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên
Bảng cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ
Nhật ký chung cùng kỳ.
II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ
GHI SỔ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo t i chínhà
Bảng tổng
hợp chi tiết
* Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Nội dung trình tự ghi sổ :
- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra
đr lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó
mới căn cứ số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã được lập được chuyển
cho Phụ trách kế toán kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào
Sổ đăng kíchứng từ ghi sổ và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi
sổ sau khi đã ghi vào Sổ đaưng kí của chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để
ghi vào Sổ Cái, và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

- Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ
Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư
cuối tháng của từng Tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu trên Sổ Cái
đã dược sử dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản “ và các báo cáo tài chính khác.
- Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì
Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ
là căn cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp
chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của
tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu
được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
II.3.3/ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ
– SỔ CÁI
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Nhật kí – sổ cái
Báo cáo t i chínhà
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự nội dung ghi sổ kế toán :
- Hàng ngày kế toán cưn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán) đã đưpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi
Có để ghi vào Nhật kí – Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) được ghi
một dòng đồng thời ở cả 02 phần Nhật kí và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ

được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày
(như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập vật liệu …)
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi
Nhật kí – Sổ cái, phải được ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh
trong tháng vào Nhật kí – Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng Nhật kí – Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài
khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số
phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng
( đầu quý ) và số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý ) của
từng tài khoản.
- Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí – Sổ cái phải
đảm bảo yêu cầu sau :
Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có
của
phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối
tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng
tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh
Có và số dư của từng tài khoản đó trên Nhật kí – Sổ cái.
- Số liệu trên Nhật kí – Sổ cái,trên các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng
tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập
Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác.
II.4/ Lập và gửi báo cáo tài chính
SỐ
TT

KÍ
HIỆU BIỂU
TÊN BIỂU BÁO CÁO
THỜI HẠN
LẬP
BÁO CÁO
NƠI NHẬN
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
Thống
kê
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý,năm x x x x
2 B02- H
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí
và quyết toán kinh phí đã sử dụng Quý, năm x x x
3 B03- H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm x x x
4 B04- H
Báo cáo kết quả hoạt động sự
nghiệp có thu Năm x x
5 B05- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
6 F02- 1H
Chi tiết kinh phí hoạt động đề
nghi quyết toán Quý, năm x x
7 F02- 2H
Chi tiết thực chi dự án đề nghị
quyết toán Quý, năm x x x

8 F03- 3H Bảng đối chiếu hạng mức kinh phí Quý, năm x x x
9 B06- DA
Báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện
trợ không hoàn lại năm… Năm x x x
10 B07- DA
Báo cáo tình hình cho vay, thu nợ,
thu lãi. Năm x x x
11 B08- DA
Báo cáo tình hình sử dụng số kinh
phí quyết toán năm đợc chuyển
sang Năm x x x
12 B09- DA
Báo cáo tình hình thực hiện các
chỉ tiêu dự toán Năm x x x
II.5/ Tổ chức kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là 1 biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định về
kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực,
khách quan.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán
của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ
chức kiểm tra công tác kế toán của mình.
Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục.
đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực
hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán,
sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh
phí, kiểm tra và thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ,
thể lệ tài chính, kế toán và thu, nộp ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải
chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm

cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.
II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản:
Kiểm kê tài sản là 1 phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản
vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại 1 thời điểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện
có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết
( trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị …)
III/ Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa
chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa
tập chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao
động kế toán … Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm
tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh
phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động được tổ chức theo
ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành
các đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp 1,
đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3. Nguồn kinh phí hoạt động của các
đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách nhà nước cấp và được phân phối
và quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh
ở đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế
độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp
trên và của cơ quan tài chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân
sách, phân cấp quản lý tài chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính
sự nghiệp cũng được tổ chức theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách cụ
thể: đơn vị dự toán cấp 1 là kế toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 là kế toán cấp 2,

đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán cấp 3.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp 1 và cấp 3. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm 1
phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần
hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên
kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra
sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung
tâm của đơn vị.
BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN NÀY
ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU :
Trưởng phòng kế toán đơn vị
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vật tư TSCĐ
Kế toán nguồn kinh phí
Kế toán tổng hợp, báo cáo t i chínhà
Bộ phận kế toán thanh toán
Bộ phận kế toán các khoản chi
Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc
Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lượng thông tin thu nhận,
xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp.
ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( chỉ có 2
cấp ; cấp 1 và cấp 3 hoặc có đầy đủ 3 cấp ), bộ máy kế toán của ngành được tổ
chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của
các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ). Phòng kế toán đơn vị dự
toán cấp trên ( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp
trực thuộc cấp 1 nhưng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt
động kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị , tổng hợp tài liệu kế toán từ các
phòng kế toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn,
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các

phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp
thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp
dưới. Bộ máy kế toán trong các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau :
Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vật tư TSCĐ
Kế toán thanh toán
Kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi
Bộ phận kế toán tổng hợp, lập
Phụ trách kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo từng phần h nh kà ế toán
B/ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU, CHI NĂM:
I/ LẬP DỰ TOÁN NĂM:
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như
để chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải
lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân
sách nhà nước cấp phát cho đơn vị.
I.1/ Căn cứ để lập dự toán thu năm:
- Nhiệm vụ vủa đơn vị được giao năm kế hoạch
- Chính sách, chế độ thi hiện hành
- Tình hình thực hiện dự toán thi cỉa năm trước
Phương pháp lập dự toán thu năm :
- Lập từng mục thu ( có chi tiết từng tiểu mục ) mà đợn vị có phát sinh
nguồn thu đó
I.2/ Căn cứ lập dự toán chi năm :
- Căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trong năm kế
hoạch.
- Căn cứ vào nhiệm vụ của nghành và của đơn vị trong năm kế hoạch.
- Căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu hiện hành
của Nhà nước.

- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo của năm trước
của đơn vị.
I.3/ Trình tự lập dự toán chi năm :
Bước I : Công tác chuẩn bị
- Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch
- Trưng cầu ý kiến của các phòng, ban, tổ công tác để nắm được nhu cầu
chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước
- Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch
Bước II : Lập dự toán.
- Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các
phòng, ban lập dự trù chi tiêu của phòng ban mình.
- Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lương và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thanh dự toán chung vủa đơn vị, trình độ lãnh đạo xét
duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên.
I.4/ Phương pháp lập dự toán chi.
- Đối với các khoản chi thường xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thưch tế
để lập các mục nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 03) dùng cho
đơn vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách
Nhà nước
- Dự toán chi đầu tư năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nước năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chương trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)

- Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25)
Vì Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục
bậc tiểu học nên các khoản thu rất ít, các khoản thu phát sinh thường là không
có.
BẢNG DỰ TOÁN THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC NĂM 2004
MỤC TIỂU
MỤC
NỘI DUNG
ƯỚC THỰC
HIỆN 2003
DỰ TOÁN
2004
I.Tổng số thu : 195,000 200,000
040 02
- Thu sự nghiệp khác
+ Quỹ hỗ trợ giáo dục 20,000 20,000
+ Quỹ xây dựng 10,000 10,000
+ Quỹ học 2buổi/ ngày 165,000 170,000
II.Kinh phí ngân sách Nhà nước cấp 230,000 279,000
- Tiền lương 78,000 78,000
- Tiền công 3,000 2,000
- Phụ cấp lương 40,000 45,000
- Các khoản đóng góp 18,000 20,000
- Vật tư văn phòng 10,000 12,000
- Hội nghị 5,000 6,000
- Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 20,000 30,000
- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 21,000 30,000
- Chi khác 6,000 6,000
- Mua sắm TSCĐ 29,000 50,000

II/ LẬP DỰ TOÁN THU, CHI QUÍ :
Là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu, chi năm, vì vậy việc thực hiện
tốt dự toán thu, chi quí là cơ sở để đơn vị phấn đấu hoàn thành toàn diện dự toán
thu, chi năm.
II.1/ Muốn lập dự toán thu, chi quí phải :
- Căn cứ vào dự toán thu, chi năm đã được xét duyệt
- Căn cứ vào khối lượng công tác và đặc diểm hoạt động vủa từng quí
- Căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước
- Căn cứ vào ước thực hiện dự toán quí này năm trước.
II.2/ Phương pháp lập :
Tính toán kế hoạch thu,chi từng tháng cho từng mục ( có chi tiết từng tiểu
mục ) sau đó tổng hợp kế hoạch 3 tháng thành dự toán cả quí.
II.3/ Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi quí.
II.3.1/ Tổ chức thực hiện dự toán thu :
- Đơn vị phải đảm bảo thu đúng, đủ, kịp thời các khoản thu cho NSNN.
- Đơn vị không được tự ý gữ lại các khoản thu để chi tiêu cho nhu cầu
riêng.
II.3.2/ Tổ chức thực hiện dự toán chi quí :
- Phải đảm bảo tiền nào dùng cho việc ấy theo đúng dự toán đã được xét
duyệt.
- Nếu đơn vị có những khoản chi đột xuất vượt quá khả năng thì đơn vị
lập dự toán bổ xung để cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính xét duyệt, cấp
lệnh chi tiền cho đơn vị .
BẢNG DỰ TOÁN CHI QUÍ I NĂM 2004 :
Đơn vị tính : 1.000đ
Mục
Tiểu
mục
Nội dung Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cả quý
100 01Lương ngạch bậc 6,500 6,500 6,500 19,500

Phụ cấp lương : 3,188 3,188 3,188 9,564
01Phụ cấp chức vụ 45 45 45 135
03Phụ cấp trách nhiệm 18 18 18 54
08Phụ cấp đặc biệt ngành 3,000 3,000 3,000 9,000
99Phụ cấp khác 125 125 125 375
101 01Tiền công hợp đồng 500 500
104 15Hỗ trợ khen thưởng 1,200 1,200
105 02
Trợ cấp khó khăn
thường xuyên 200 100 300
106 Các khoản đóng góp 0 3,305 0 3,305
01+ Bảo hiểm xã hội 2,905 2,905
02+ Bảo hiểm y tế 400 400
109
Thanh toán dịch vụ
công cộng 350 300 350 1,000
01+ Tiền điện 200 200 200 600
02+ Tiền nhiên liệu 150 100 150 400
111 10Sách báo tập chí 100 100 200
112 Hội nghị 500 350 350 1,200
01+ In mua tài liệu 50 50
02+ Báo cáo viên 100 100
99+ Khác 350 350 350 1,050
113 Công tác phí
04+ Khoản công tác phí 100 250 150 500
114 99Chi phí thuê mướn 600 1,200 600 2,400
117 09
Sữa chữa thường xuyên
tài sản cố định
119

Chi phí nghiệp vụ chuyên
môn 2,300 600 1,000 3,900
06
+ Tài liệu dùng cho công tác
chuyên môn nghành 200 200
04+ Chi ngày lễ lớn 400 400
134 11Chi khác 500 500 1,000
145
Mua TSCĐ dùng cho
chuyên môn 15,000 15,000
12+ Thiết bị tin học 7,000 7,000
99Tài sản khác 8,000 8,000
Tổng cộng 59,569


C/ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
I/ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN :
Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền
của đơn vị gồm : tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng, chứng chỉ có giá, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý.
I.1/ Kế toán quỹ tiền mặt
I.1.1/ Nguyên tắc hạch toán và quản lý quỹ tiền mặt :
Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định
tại quỹ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị
Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định,
mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được
ngân hàng, kho bạc Nhà nước thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh
các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành.
Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt,
đơn vị lập kế hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, kho bạc Nhà nước để thoả thuận số

tiền được rút hoặc được để lại từ các khoản thu ( nếu có ) để chi tiêu.
Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị được tập
chung bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền
mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ do thủ trưởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ,
không được nhờ người làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán
hàng hoá, vật tư hay kiêm nhiệm tiếp liệu, công việc kế toán.
Kế toán phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt, các khoản thu, chi
tiêng mặt phải có chứng từ hợp lệ. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi tiền
mặt để ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình
hình biến động các loại tìên phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn
đảm bảo khớp đúng giữa giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tìên mặt. Mọi chênh
lệch phát sinh phải tìm hiểu, xác định nguyên nhân báo cáo lãnh đạo, kiến nghị
biện pháp xử lý chênh lệch.
I.1.2/ Tài khoản kế toán sử dụng
Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt
sử dụng tài khoản 111 – tiền mặt và các tài khoản khác có liên quan
* Tài khoản 111 – tiền mặt :
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn
quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam ( kể cả ngân phiếu ), ngoại tệ
và các chứng chỉ có giá. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân
phiếu, ngoài tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý ( đối với các loại vàng, bạc, đá
quý, kim khí quý đóng vai trò là đơn vị thanh toán ) thực tế nhập xuất quỹ.
* Tài khoản 007 – ngoại tệ các loại
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và số còn
lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ ở đơn vị
I..1.3/ Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
112 111112

Rút tiền gửi ngân hàng, Nộp tiền mặt vào
Kho bạc về quỹ tiền mặt ngân hàng kho bạc
461, 441, 462 152, 155
Nhận các khoản kinh phí Chi tiền mặt mua
bằng tiền mặt vật tư dụng cụ hàng hoá
311 211, 213
Thu hồi các khoản Chi tiền mặt mua
phải thu bằng tiền mặt tài sản cố định
342 312
Thu hồi công nợ Chi tạm ứng
hoặc thu hộ cấp dưới
511 241, 661, 662, 631
Thu sự nghiệp, phí, lệ phí và Chi tiền mặt cho
các khoản khác bằng tiền mặt các khoản chi phí
331 331, 332,333
Số thừa quỹ khi kiểm kê Trả nợ, nộp thuế phí,
khoản phải nộp theo lương
431 413

Chênh lệch tăng Chênh lệch giảm
do đánh giá ngoại tệ do đánh giá ngoại tệ
I.1.4/ Chứng từ kế toán sử dụng :
Kế toán quỹ tiền mặt sử dụng chứng từ sau :
- Phiếu thu ( mẫu C21- H )
- Phiếu chi ( mẫu C22- H )
- Biên lai thu tiền ( mẫu C27-H )
- Giấy đề nghi thanh toán tạm ứng ( mẫu C23-H )
- Giấy thanh toán tam ứng ( mẫu C24-H )
- Bảng kiểm kê quỹ ( mẫu C26 a, b-H )
- Bảng kê vàng, bạc, đá quý ( mẫu C25-H)

I.1.5/ Ghi sổ kế toán
Sổ tiền gửi kế toán chi tiết gửi ngân hàng, kho bạc sử dụng các sổ : Sổ
tiền gửi, sổ theo dõi tiền mặt, sổ tiền gửi bằng ngoại tệ.
Sổ kế toán tổng hợp tuỳ theo hinh thức kế toán đơn vị áp dụng mà trình
tự và phương pháp ghi sổ được tiến hành theo 01 trong 03 hình thức : hình thức
kế toán Nhật ký – Sổ cái, hình thức chính từ ghi sổ và hình thức nhật kí chung.
Trình tự ghi sổ các hoạt động thu, chi diễn ra trong quý I năm 2004 tại
trương Tiểu học Trần Phú.