thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tạI công ty

thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh
tạI công ty
I- Đặc đIểm kinh tế và tổ chức bộ máy
1- Quá trình ra đời, xây dựng và phát triển của Công ty:
Tên gọi: Công ty Thơng mại và Dịch vụ Traserco
Tên giao dịch: Trade and service Company(Traserco)
Trụ sở chính:Số 2B Lê Phụng Hiểu - Hoàn Kiếm - Hà Nội.
Là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ thơng mạIđợc thành lập năm
1988 theo quyết định 14/NT/QĐ1 ngày 12/2/1988 của bộ thơng mại( Bộ nội
thơng ) với tên gọi Công ty thiết bị ăn uống và dịch vụ.
Công ty ra đời đúng lúc giao thời đổi mới cơ chế quản lý trong nền kinh tế
thị trờng. Công ty gặp không ít khó khăn trong thị trờng tiêu thụ sản phẩm,
Trong việc mở rộng thị trờng và thu hút thêm nhiều khách hàng mới đối với
tuyệt đạI bộ phận cán bộ công nhân viên đợc đào tạo theo kiểu quan liêu bao
cấp.
Năm 1993 theo tinh thần sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nớc, Công ty
thiết bị thơng nghiệp Ăn uống và Dịch vụ đợc đổi tên thành Công ty thơng mạI
và dịch vụ theo quyết định số 446/QĐ-HĐBT trực tiếp do bộ thơng mạI quản
lý. Vốn ban đầu do nhà nớc cấp là 1.040 triệu đồng, trong đó vốn lu động là
866,4 triệu đồng và vốn cố định là 173,6 triệu đồng.
Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn đặc biệt là thiếu vốn kinh doanh nhng
ngay sau khi thành lập Công ty vãn chủ động trong công tác tiêu thụ sản phẩm,
lấy nhu cầu của khách hàng là quyết định kinh doanh. Chủ động sáng tạo, dám
nghĩ, dám làm và không ngừng hoàn thiện phơong thức kinh doanh, bám sát
những thay đổi trong thị hiếu của khách hàng để đáp ứng đợc cho khách hàg
một cách phù hợp.
Đến năm 1998 số vốn hoạt động kinh doanh của Công tyđã tăng lên
3.296 triệu đồng TRông đó vốn lu động chioếm74% và vố cố định đạt 26%.
Nhngđến năm 1999 vốn kinh doanh của Công ty tăng lên là 4.397 triệu đồng.
Đồng thời Công ty còn đa dang hoá các mặt hàng cho phù hợp với nhu cầu
thị trờng.

Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại, ngoài trụ sở chính Công ty còn
thành lập 5 đơn vị chi nhánh thành viên tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh Công ty Thơng mạI và Dịch vụ miền nam
Địa chỉ: 95 Trần Bình Trọng, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
- Xí nghiệp sản xuất bao bì nhập khẩu
Địa chỉ: thị trấn Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội
- Cửa hàng kinh doanh vật t tổng hợp
Địa chỉ: 42 Hàng Đậu, Hoàn Kiếm,Hà Nội
- Trạm thiết bị thơng nghiệp ăn uống dịch vụ
Địa chỉ: 210 Trần Quanng Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Cửa hàng thiết bị ăn uống và dịch vụ Hà nội
Các đơn vị trực thuộc có con dấu tài khoản thanh toán và địa chỉ kinh daonh
riêng, hạch toán kết quả kinh doanh độc lập, thu nhập của cán bộ công nhân viên
phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị cơ sở. Diều này giúp cho
các đơn vị thành viên chủ động trong kinh doanh và tận dụng năng lực phát triển
của các đơn vị này.
2-Cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Thơng mại và Dịch vụ Traserco

Cơ cấu tổ chức bộ máy xí nghiệp theo mô hình trực tuyến chức năng đã phần
nào thích ứng đợc tình hình biến đổi của thị trờng đáp ứng nhu cầu cảu nền kinh
tế xã hội trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên về lâu dài, đặc biệt trong điều kiện
Môi trờng kinh doanh luôn biến đổi để năm bắt đợc thông tin cần thiết Công ty
không ngừng kiện toàn bộ máy quản lý.
Đứng đầu Công ty là Giám đốc do Bộ trởng Bộ thơng mại bổ nhiệm và miễn
nhiệm. Giám đốc Công ty là ngời chịu trách nhiệm toàn diện trớc nhà nớc và Bộ
chủ quản. Giúp việc cho giám đốc Công ty là 2 phó giám đốc và kế toán trởng.
Mỗi phó giám đốc đợc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và
phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lĩnh vực đợc giao. Mối quan hệ và lề lối
làm việc phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đợc giao trên nguyên tắc gọn nhẹ linh

hoạt.
Mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng cụ thể nhng lại có mối quan hệ
mật thiết với nhau.
Ban giám đốc
Phòng tài chính
kế toán
Phòng nhgiệp vụ
KD và XNK
Phòng tổ chức
hành chính
Chi nhánh
Công ty tại
Thành phố
Hồ Chí
Minh
Cửa hàng
thiết bị ăn
uống và
dịch vụ
Hà Nội
Xí nghiệp
sản xuất bao
bì XNK
Hà Nội
Của hàng
kinh doanh
vật t tổng
hợp
Hà Nội
Trạm thiết

bị thơng
nghiệp ăn
uống và
dịch vụ
Hà Nội
Phòng tổ chức hành chính: Trởng phòng tham mu, giúp việc cho giám đốc và
chịu sự chỉ đạo của giám đốc về sắp xếp tổ chức và sử dụng lao động, giải quyết
các chế độ chính sách và tiền lơng, bảo hiểm xã hội... đối với ngời lao động. Thực
hiện công tác đối nội, đối ngoạI của công ty.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu và kinh doanh nội địa. Đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tìm
đối tác, bạn hàng, xác định nhu cầu thị trờng đề đề ra các phơng án chiến lợc cho
công ty, giao các mục tiêu kế hoạch kinh doanh hàng năm xuống các dơn vị vơ sở,
kiểm tra thực hiện và có phơng án điều trị cho phù hợp với tình hình thực tiễn.
Phòng tài chính kế toán: Trởng phòng kiêm kế toán trởng tham mu giúp
việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm về công tác kế toán, phân tích hoạt động
kinh doanh của công ty sau đó đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công
ty, kiến nghị với giám đốc để dề ra chiến lợc kinh doanh cho năm sau.
Các cửa hàng: Là đơn vị trực tiếp kinh doanh thơng mại và dịch vụ có t
cách pháp nhân riêng, thực hiện chế độ hạch toán định mức đợc mở tà khoản
thanh toán tại ngân hàng và đợc sử dụng con dấu theo mẫu và thể thức quy định
của nhà nớc. Hàng quý, năm phải báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của mình
về công ty.
3 - Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Là doanh nghiệp nhà nớc, công ty thơng mại và dịch vụ Traserco - Bộ thơng
mại có chức năng nhiệm vụ chính là tổ chức và thực hiện hoạt động kinh doanh,
thoả mãn tối đa nhu cầu tiêu dùng cá nhân và tập thể. Là một mắt xích quan
trọngtrong mạng lới thơng mạiquốc doanh, Công ty phải tổ chức tốt công tác cung
ứng tiêu thụ hàng hoá địch vụ, nhanh chóng chuyển hàng hoá từ nhà cung cấp đến
tay ngời tiêu dùng góp phần đẩy mạnh tốc độ chu chyuển hàng hoá tạo điều kiện

cho sản xuất phát triển đồng thời thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.
Tóm tắt các chức năng, nhiệm vụ trên của Công ty thơng mại và dịch vụ
Traserco- Bộ thơng mạI không ngờng tìm tòi hớng đi và đề ra mục đích hoạt động
của công ty là: Thông qua kinh doạnh khai thác có hiệu quả các nguông nguyên
liệu hàng hoá, dến vấn đề đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng góp phần tạo việc
làm cho công nhân viên, tổ chức nguồn hàng xuất khẩu và tăng thu ngoại tệ cho
Nhà nớc.
4 - Một số chỉ tiêu cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Tổng doanh thu 430.547.716.043 372.509.094.106 341.889.539.116
1. Doanh thu thuần 430.547.716.043 372.509.094.106 341.889.539.116
2. Giá vốn bán hàng 419.879.001.895 359.710.240868 329.927.009.954
3. Lợi nhuận gộp 10.668.759.148 12.605.230.438 11.962.529.162
4. Chi phí bán hàng 8.092.825.625 2.971.312.155
5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 9.382.751.553 636.412.921 5.759.592.304
6. Lợi nhuận từ hoạt động SXKD 1.241.687.595 3.875.991.892 3.231.624.703
7. Thu nhập HĐTC 321.949.355 100.284.874 21.777.594
8. Chi phí hoạt động TC 1.1136.388.417 1.190.415.591 566.960.007
9. Lợi nhuận từ HĐTC -814.439.062 -1.090.130.717 -545.182.413
10. Các khoản thu nhập bất thờng 62.431.329 44.604.348 291.492.246
11. Chi phí bất thờng 433.166.778 2.471.789.011 2.507.027.418
12. Lợi nhuận bất thờng -370.735.449 -2.247.184.663 -2.215.535.172
13. Tổng lợi nhuận trớc thuế 100.833.084 358.676.512 470.907.118
14. Thuế TNDN phải nộp 32.266.586 114.776.483 150.690.278
15. Lợi nhuận sau thuế 68.556.498 243.900.029 320.216.840
II. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của công
ty.
1. Vai trò và nhiệm vụ của bộ máy kế toán.
Là doanh nghiệp thơng mạI nên vai trò của bộ máy kế toán phảI cung
cấp đợc các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về thị trờng, giá cả, số lợng,

chất lợng, chi phí tỷ giá.
- Giám sát tình hình kinh doanh của công ty... tình hình sử dụng nguồn
kinh phí của các đơn vị góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả
nguồn vốn cấp phát... trên cơ sở thực hiện luật pháp và các chế độ, thể lệ hiện
hành.
- Ghi nhận lợng hàng hoá và phản ánh các hiện tợng kinh tế phát sinh.
- Phân loại hệ thống hàng hoá và tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổng hợp và tính toán các chỉ tiêu thông tin trong và ngoài công ty.
- Cung cấp thông tin về kinh tế tài chính cho những ngời ra quyết định.
2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc sắp xếp phù hợp với yêu cầu thực tế.
Phòng kế toán của công ty gồm 5 ngời có chức năng cụ thể nh sau:
2.1. Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp:
Tổ chức điều hành công tác tài chính kế toán, đôn đốc giám sát, kiểm tra và
sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến mọi hoạt động kinh doanh của công
ty, chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, quản lý tàI chính của công ty sau đó đánh
giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và lập báo cáo tàI chính. Kiếm nghị
với Giám đốc để đề ra chiến lợc kinh doanh.
2.2. Kế toán ngân hàng:
- Trực tiếp làm công tác giao dịch với:
+ Sở giao dịch ngân hàng công thơng Việt Nam.
+ Ngân hàng ngoạI thơng Việt Nam.
+ Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam
+ Ngân hàng công thơng Ba Đình
- Lập khế ớc vay và theo dõi các khoản vay, trả nợ ngân hàng.
2.3.Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ:
Kiểm tra tất cả các chứng từ chỉ tiêu tiền mặt, chứng từ thanh toán nợ, hạch
toán bù trừ công nợ, theo dõi thanh toán lơng... Quản lý việc thu, chi quỹ, lập báo
cáo quỹ.
2.4. Kế toán công nợ:

- Tập hợp chứng từ công nợ
- Lên chi tiết công nợ hàng ngày - rút số d - thu hồi công nợ.
- Hàng tháng đối chiếu công nợ với đối tác và lên bảng tổng hợp công nợ
báo cáo kế toán trởng.
2.5. Kế toán khác:
- Theo dõi nhập xuất hàng hoá, tập hợp chứng từ nhập xuất, vào sổ theo dõi
hàng hoá, đối chiếu số liệu hàng hoá thực tế so với sổ sách cuối tháng tổng hợp số
liệu nhập xuất tồn.
- Hàng tháng theo dõi tình hình thuế và các khoản phảI nộp Nhà nớc, cuối
tháng lập tờ khai nộp cơ quan thuế trên cơ sở hoá đơn mua hàng, bán phát sinh
trong tháng.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
+ Tổ chức sổ sách kế toán của công ty
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/ 01 đến 31/ 12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ
- Phơng pháp quy đổi đồng tiền khác theo tỷ giá hạch toán
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc điểm kinh
doanh của Công ty. Cũng nh hoạt động của các hoạt động kinh tế, tài chính. Quy
mô của Công ty gắn liền với khối lợng mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh mà Công ty sử dụng kế toán máy với hình thức sổ sách kế toán theo hình
thức nhật ký chung và sơ đồ cụ thể nh sau:
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Kế toán trởng
Kế toán
khác
Kế toán tiền
mặt
Kế toán
ngân hàng

Kế toán
công nợ
Chứng từ gốc đã
xử lý
nhập dữ liệu trên phần
mềm kế toán máy
Hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty thoả mãn nh yêu cầu chế độ tài chính đã quy
định và có sự bổ sung một số chỉ tiêu cần thiết, đáp ứng yêu cầu tổng hợp và chi
tiết.
- Tổ chức lập báo cáo kế toán:
Công ty Thơng mại và Dịch vụ Traserco có hệ thống báo cáo đợc tổ chức
khá hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu tổng hợp và chi tiết. Hệ thống báo cáo theo mẫu
và thời gian Nhà nớc quy định, Công ty lập báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy
định gồm:
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Báo cáo kết quả SXKD.
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Các báo cáo khác nh: (Báo cáo khấu hao TSCĐ, Báo cáo tăng giảm
TSCĐ....)
III- Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh
của Công ty Th ơng mạI và dịch vụ Traserco :
1- Đặc điểm hàng hoá của Công ty Thơng mại và dịch vụ Traserco:
Các sổ chi tiết
TK, sổ quỹ
thẻ TSCĐ, sổ
theo dõi chi tiết
thuế hàng hoá
nhập khẩu,
GTGT của hàng

hoá nhập khẩu
Bảng kê công
nợ, tài khoản
tổng hợp,chi
tiết, sổ cái tài
khoản
Nhật ký
chung
Báo cáo kế toán
Công ty Thơng mại và dịch vụ Traserco là một Doanh nghiệp kinh doanh nhiều
loại sản phẩm, hàng hoá. Hàng hoá của Công ty đảm bảo uy tín đối với khách
hàng, trực tiếp hoặc thông qua hợp đồng kinh tế với điều khoản về tiêu chuẩn số l-
ợng, chất lợng giá cả, thời gian giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng.
Từ ngày 01/01/1999 luật thuế GTGT và thuế thu nhập Doanh nghiệp của Nhà n-
ớc có hiệu lực thi hành. Công ty Thơng mạI và dịch vụ Traserco là Doanh nghiệp
áp dụng luật thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Khi tiêu thụ hàng hoá của
Công ty chủ yếu là đối tợng chịu thuế GTGT với các mức thuế suất khác nhau và
có sản phẩm là đối tợng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
2- Tài khoản, chứng từ hạch toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Thơng
mại và dịch vụ Traserco:
a) Chứng từ ban đầu:
Công ty căn cứ vào các hợp đồng mua bán thanh lý hợp đồng đã đợc ký giữa
Công ty và khách hàng để viết hoá đơn và các hoá đơn bán hàng trực tiếp không
thông qua hợp đồng. Ngoài ra Công ty còn sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ để chuyển hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị. Hoá
đơn xuất kho là hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên:
+ Liên01: Lu cuống phiếu
+ Liên 02: Giao cho khách hàng
+ Liên 03: Dùng thanh toán.
Đồng thời lập phiếu thu, thu tiền bán hàng (nếu khách hàng thanh toán bằng

tiền mặt). Phiếu thu đợc lập thành 03 liên:
+ Liên 1: Lu cuống phiếu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Giao cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền (Vào sổ quỹ và
chuyển cho kế toán làm căn cứ hạch toán)
b) Tài khoản sử dụng hạch toán:
Công ty hạch toán hàng hoá theo phong pháp kiểm kê định kỳ. Do đó Công ty
sử dụng các tài khoản:
TK 111, 112, 133, 331
TK 156 Hàng hoá
TK 632 Giá vốn hàng bán
TK 511 Doanh thu bán hàng
TK 911 Xác định kết quả kinh doanh.
3 - Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá và phơng pháp hạch toán:
a) Các phong thức tiêu thụ hàng hoá:
+ Bán hàng trực tiếp tại kho: Hàng đợc bán trực tiếp tại kho của Công ty và thông
qua hoá đơn xuất kho (hoá đơn GTGT) khách hàng thanh toán ngay bằng tiền
mặt, séc.
+ Bán buôn (vận chuyển thẳng): Đợc thực hiện khi hàng mua vừa về đến Cảng
(không qua kho).
+ Gửi hàng cho ngời mua theo hợp đồng: Đợc thực hiện thông qua các hợp đồng
kinh tế, căn cứ vào các hợp đồng đã ký với khách hàng, Công ty có thể giao hàng
ngay tại Cảng hoặc ở các kho của Công ty. Giao theo địa điểm, thời gian mà
khách hàng yêu cầu. Khách hàng có thể thanh toán khi đó số hàng hoá này đợc
coi là tiêu thụ và đợc phản ánh vào doanh thu chi phí vận chuyển tiêu thụ lô hàng
này đã đợc thoả thuận trong hợp đồng của 2 bên. Sau khi là thủ tục giao hàng, thu
tiền xong phải thanh lý hợp đồng.
+ Bán lẻ: Việc bán lẻ của Công ty đợc thực hiện tại hai cửa hàng:
.Cửa hàng kinh doanh vật t tổng hợp- 42 Hàng Đậu, Hoàn kiếm, Hà Nội
.Trạm thiết bị thơng nghiệp ăn uống dịch vụ - 210 Trần Quang Khải, Hoàn

Kiếm, Hà Nội
b) Phơng pháp hạch toán:
+ Phơng pháp bán trực tiếp tại kho: Phòng kinh doanh làm nhiệm vụ viết hoá
đơn. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các nội dung: Tên ngời mua, địa chỉ, hình thức
thu mua.
Số lợng và đơn giá (cha có thuế GTGT). Tổng số tiền hàng, tiến thuế GTGT và
tổng số tiền khách hàng phải thanh toán.
Kế toán kiểm tra tính pháp lý của chứng từ xem đã hợp lệ cha (ví dụ giá
bán phải có giấy duyệt của Giám đốc) Sau đó chuyển sang Phòng kế toán liên thứ