Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DNSX

Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán
vật liệu trong DNSX.
i. Khái niệm, đặc điểm vật liệu:
1.1. Khái niệm.
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham
gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc
chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình
tham gia hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộ
hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu.
1.2. Đặc điểm.
Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại vật liệu thờng chiếm
tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó việc cung
cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình sản
xuất sản phẩm của Doanh nghiệp. Chất lợng nguyên vật liệu quyết định đến chất
lợng sản phẩm.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc trong quá
trình tái sản xuất. Quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý cả về mặt hiện vật và về
mặt giá trị. Và đó cũng chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của Doanh
nghiệp.
Thêm vào đó vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động.
Doanh nghiệp phải thờng xuyên mua nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho quá
trình tái sản xuất, chế tạo sản phẩm và nhu cầu khác của Doanh nghiệp. Vì vậy
đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ việc thu mua và bảo quản nguyên vật liệu.
ii. Phân loại.
Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác
nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật
liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trng
nhất định nh theo vai trò tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền
sở hữu vật liệu.. Trong đó việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu
trong sản xuất đợc sử dụng phổ biến. Theo cách phân loại này, vật liệu đợc chia
làm các loại nh sau:

- Nguyên liệu,vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công,
chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà
máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ
trong nhà máy chế biến sản xuất đồ gỗ). Ngoài ra nguyên vật liệu chính bao gồm
cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.
- Nguyên liệu,vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc,
mùi vị, hình dáng, hoặc các chất dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t
liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ
keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau ).
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản
xuất kinh doanh nh than, dầu, khí đốt
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc, thiết bị, phơng tiện, vận tải
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ).
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ).
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh
bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.
iii. Yêu cầu về quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất.
Quản lý vật liệu là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệp
sản xuất. Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh đợc h hỏng mất mát, giảm bớt
rủi ro, thiệt hại trong quá trình xuất khẩu doanh nghiệp nhằm góp phần nâng cao
hiệu quả sản xuất. Quản lý tốt vật liệu còn là điều kiện xác định kết quả kinh
doanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính
trung thực khách quan thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh
nghiệp.
Chính vì vậy quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu
mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động. Doanh nghiệp th-
ờng xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp. ở khâu thu mua đòi hỏi phải
quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí cũng nh
kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của
doanh nghiệp.
Việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo,
đong, đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản tốt đối với từng vật liệu, tránh h hỏng
mất mát thiếu hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật
liệu.
Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các
định mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản
phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá
trình sản xuất.
ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc bình thờng
không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời, hoặc gây tình
trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụng
và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh
nghiệp.
3.1. Vai trò của kế toán vật liệu.
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá phân loại phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong

quá trình hoạt động sản xuất cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và quá trình sử dụng vật liệu
trong quá trình sản xuất.
iv. Tính giá vật liệu:
Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc vật liệu phải đợc đánh giá
theo giá thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc
loại vật liệu đó. Tuy nhiên một số doanh nghiệp để đơn giản hoá việc hạch toán và
ghi chép hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tìng hình xuất vật t.
Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo đợc việc phản ánh
tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực
tế.
4.1. Đối với vật liệu nhập kho.
A. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn
(bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực
tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản ) trừ các khoản giảm giá hàng mua đ -
ợc hởng (nếu có).
Giá thực tế Số lợng Giá đơn vị bình
vật liệu = vật liệu x quân sau mỗi
xuất dùng xuất dùng lần nhập
B. Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đ-
ợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn
cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít danh điểm
vật liệu, số lần nhập xuất ít mới có thể sử dụng đợc.

C. Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,
ngợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên. Nếu áp dụng phơng pháp này thì
doanh nghiệp phải tốn nhiều công sức và chỉ những doanh nghiệp có ít loại vật
liệu, số lần nhập khâủ ít mới áp dụng đợc.
D. Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô
và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh).
Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phơng pháp
này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và th-
ờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
E. Phơng pháp giá hạch toán:
Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệu nhiều,
tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu
hàng rất khó khăn và đòi hỏi nhiều chi phí công sức. Các doanh nghiệp có thể sử
dụng giá hạch toán để ghi giá hàng ngày. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch
hoặc giá tạm tính. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang
giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá
xuất sử dụng trong kỳ = dùng trong kỳ x vật liệu
(hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ)

Trong đó:
Hệ Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu
số tồn kho đầu kỳ trong kỳ
giá =
vật Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu
liệu liệu tồn kho đầu kỳ trong kỳ
V. Phơng pháp hạch toán vật liệu:
Để hạch toán vật liệu nói chung và các loại hàng tồn kho nói riêng, kế toán

có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) hoặc phơng pháp kiểm
kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm
kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán
bộ kế toán.
5.1. Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Đây là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng
giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh
từng loại hàng tồn kho. Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những
tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng
hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này
sẽ tốn nhiều công sức. Dù vậy phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp
thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.
5.2. Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Đây là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục về tình
hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh
từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của
chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế, cha xuất dùng
cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phơng pháp này
không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó thích hợp với những đơn
vị kinh doanh các chủng loại hàng hoá, vật t khác, giá trị thấp, thờng xuyên xuất
dùng, xuất bán.
VI. Hạch toán chi tiết vật liệu:
6.1. Phơng pháp thẻ song song.
ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu
về mặt số lợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho từng
danh điểm vật liệu.
ở phòng kế toán: Mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng
ứng với thẻ kho mở ở kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc
định kỳ khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất tồn kho do thủ kho chuyển tới, nhân
viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào và tính

ra số tiền. Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết
vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện tốt đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ
vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan để lập bảng tổng hợp nhập xuất
tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này đối
chiếu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên
kế toán còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải
ghi vào sổ.
Sơ đồ 6.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra.
Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Ngoài ra việc kiểm ta đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối
tháng. Do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại
vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và thích hợp với việc dùng máy
tính.
6.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
ở kho: Việc thực hiện ghi chép ở kho, thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ
giống nh phơng pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng
kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng
từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một lần
trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lợng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho,

đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Phiếu nhập
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết
Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất
Sơ đồ 6.2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào
cuối tháng.
Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, việc kiểm
tra đối chiếu vẫn chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng.
Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất không
có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do
vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
6.3. Phơng pháp sổ số d.
Bảng kê nhập Phiếu nhập
Kế toán
tổng hợp
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Thẻ kho
Phiếu xuất
Bảng kê xuất