THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ ĐẦU TƯ MỸ THUẬT VIỆT

thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
ở công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt
I.Quá trình phát triển của doanh nghiệp:
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt đợc thành lập theo quyết định
số 0103010848 ngày 21- 02- 2003 của Sở Kế hoạch & Đầu t UBND thành phố
Hà Nội.
Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt đợc thành lập theo đúng qui
định luật pháp về các thủ tục nh : Vốn góp, có hội đồng thành viên . và có
đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập, có tài
khoản tại Ngân hàng.
- Trụ sở công ty đợc đóng tại số nhà 339 Thanh Nhàn, Phơng Bạch
Mai,Quận Hai Bà Trng,Hà Nội . Điện thoại 04.8631910
- Mã số thuế:0101877365.
Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các mặt hàng sau:
- Quảng cáo thơng mại
- Mua bán, trao đổi, sửa chữa vật t máy móc,thiết bị ngành in,văn
phòng phẩm,quảng cáo.
- Thiết kế dàn dựng,sản xuất phim quảng cáo
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh.
Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt Là công ty có đặc trng sản
xuất kinh doanh với số vốn ban đầu khoảng 2000triệu đồng trong đó vốn cố
định là 1500 triệu, vốn lu động là 400 triệu, Công ty đã không ngừng phát
triển và lớn mạnh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đợc tiến hành
rất ổn định và tạo thành những chu kỳ rõ ràng liên kết nhau. Công nghệ in
TYPO trớc đây đã bị loại bỏ và thay thế vào đó là công nghệ in OFFSET hiện
1
đại với máy in 2 mầu, 4 mầu, các máy xén, máy cắt, máy dập công nghệ
cao, sản lợng trang in ngày càng tăng, doanh thu ngày càng lớn, đời sống cán
bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện, thu nhập bình quân đầu ngời tăng
nhanh.

Công ty in Thống Nhất hiện có 70 CBCNV trong đó có 10 kỹ s, nhiều
công nhân lành nghề có kinh nghiệm và tay nghề cao. Công ty có dây chuyền
sản xuất khép kín từ chế bản đến hoàn thiện sau in. Các trang thiết bị và máy
móc của Công ty trong đó có 5 máy in Offset từ 1 đến 4 mầu, các máy gấp bắt,
khâu chỉ, đóng thếp, vào bìa keo nhiệt đ ợc nhập từ các nớc tiên tiến nh Đức,
Nhật, Mỹ đã luôn luôn phát huy hết công suất của mình.
Hàng năm Công ty sản xuất 500triệu trang in/ năm và có tổng doanh thu 700
triệu VNĐ/năm.
2.Chức năng,nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD cua đơn vị kế toán:
a.Công ty có các nhiệm vụ sau:
Mục tiêu kinh doanh : đáp ứng đầy đủ, kịp thời cả về số lợng, chất lợng
cho mọi nhu cầu về các thiết bị ,sản phẩm in ấn, đồng thời góp phần ổn định
thị trờng.
- In các tài liệu sổ sách, bảng biểu, giấy tờ... phục vụ công tác quản lý
kinh tế, quản lý hành chính của trung ơng và địa phơng theo đúng qui định của
pháp luật.
2
- In các loại lịch bàn, lịch tờ, lịch treo, lịch sổ các loại văn hoá phẩm
sách báo, tạp chí, tập san, các loại tem nhãn, bao bì phục vụ công nghiệp tiêu
dùng.
- Kinh doanh các loại vật t vật phẩm, thiết bị máy móc ngành in, các sản
phẩm liên quan đến thiết bị sân khấu. Nhận sửa chữa tân trang các máy in, thiết
bị in. Đào tạo dạy nghề công nhân kỹ thuật và chuyển giao công nghệ cho các
nhà máy in khác của trung ơng và địa phơng. Nhận lắp đặt các trang thiết bị
sân khấu.
b. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh:
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây:
Chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
I. Nguốn vốn kinh doanh 8.504.462.155 16.254.146.09

4
16.528.933.47
4
1. Ngân sách Nhà nớc cấp 6.869.583.697 14.297.106.534 14.544.191.472
1. Tự bổ sung 1.634.878.458 1.957.039.560 1.984.741.002
II. Tổng doanh thu 26.983.893.41
3
30.470.761.62
5
47.070.915.92
3
III. Tổng chi phí 44.102.113.440 30.788.087.21
0
34.501.557.73
8
IV. Lợi nhuận thực hiện
V. Thực hiện nghĩa vụ đối với NN 206.348.099 324.328.083 242.180.392
VI. Lao động bình quân
VII. Thu nhập bình quân 12.001.248 13.292.988 14.964.023
VIII. Các quỹ khác
1. Quỹ phát triển kinh doanh 266.171.065 119.588.306 227.158.177
1. Quỹ dự trữ 73.890.467 154.008.601 206.462.351
3. Quỹ khen thởng -36.070.229 142.405.617 126.391.970
4. Quỹ phúc lợi -6.917.335 88.294.648 61.214.608
3
Trong 3 năm gần đây, từ 2003 - 2005 doanh thu của công ty đã không
ngừng tăng lên, đời sống CBCNV ngày càng đợc cải thiện, thu nhập bình
quân đầu ngời tăng nhanh.
- Năm 2004 công ty đã đầu t chiều sâu, đa máy in offset 4 mầu tự động và
hệ thống máy vào bìa vào hoạt động. Vì vậy năng suất đã tăng thêm, sản l-

ợng tăng 300 triệu trang in so với năm 2003. Đồng thời các dịch vụ mua
bán vật t và các dịch vụ khác cũng tăng.
- Năm 2005 công ty đã đầu t chiều sâu, đa máy in offset 5 mầu tự động của
CHLB Đức và máy phun UV vào hoạt động. Vì vậy năng suất đã tăng
thêm, sản lợng đạt 108,06% và doanh thu đạt 126,88% so với năm 2004.
Đồng thời các dịch vụ mua bán vật t và các dịch vụ khác cũng tăng.
Nhng vốn của công ty chủ yếu là vốn đi vay nên đề nghị tăng vốn chủ sở
hữu để giảm nguồn vốn vay ngân hàng.
3.Công tác tổ chức quản lý,tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế
toán của công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt:
a.Các mặt hàng chính của Công ty là:
+ Sách báo, tranh ảnh, sổ tay
+ Tạp chí, tờ gấp, tờ rơi
+ Lịch các loại
+ Bao bì, tem nhãn
b. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ:
Xuất phát từ đặc điểm của ngành in nói chung và của công ty nói
riêng, sản phẩm của công ty thờng đợc sản xuất theo đơn đặt hàng. Hiện
nay công ty tổ chức sản xuất trong 3 phân xởng. Các phân xởng sản xuất
khép kín đợc trang bị các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất đợc
liên tục và quy trình công nghệ sản xuất đợc chia làm 3 giai đoạn theo kiểu
chế biến liên tục:
+ Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị.
- Sắp chữ vi tính.
- Bình bản, sửa chữa, chụp phim.
+ Giai đoạn 2: Giai đoạn in.
- Phơi bản.
- In.
+ Giai đoạn 3: Gia công từ in từng phần qua bớc gấp, cắt, khâu, đóng,
vào bìa.

4
Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất.

5
Phơi bản
In
Sách
KCS
Phân xởng in
I, II, III
Phòng vi
tính chế
bản
Phòng
sản xuất
Khách
hàng
Phòng vật t
c. Sơ đồ tổ chức hành chính:
Giám đốc
Phó Giám đốc
KDTT
Phó Giám đốc VT HC
Phó Giám đốc SX
Phòng kế toán
Phòng TC - LĐTL
Phòng vật t - tiêu thụ
Phòng sản xuất
PX chế bản
PX cơ điện

PX in
PX sách
6
: Theo tæ chøc hµnh chÝnh cña C«ng ty
: Theo hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng
7
d. Đặc điểm về tổ chức quản lý:
- Bộ máy tổ chức quản lý của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức
năng là quan hệ chỉ đạo từ trên xuống dới, bắt đầu từ Ban Giám đốc tới các phòng
ban đợc tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau.
- Giám đốc công ty là ngời chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý
các khâu trọng yếu. Ba Phó giám đốc và kế toán trởng làm tham mu cho giám
đốc, vừa trực tiếp quản lý các phân xởng, vừa thu thập và cung cấp đầy đủ các
thông tin về sản xuất kinh doanh để giúp giám đốc có những quyết định sáng
suốt kịp thời nhằm lãnh đạo công ty tốt.
*. Phòng kế toán:.
- Phòng kế toán là cơ quan nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc công ty
trong việc quản lý tài chính, hạch toán kế toán trong phạm vi của công ty.
Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và chỉ đạo nghiệp vụ của
ban lãnh đạo.
- Hạch toán toàn bộ phần kế toán phát sinh của công ty bảo đảm đúng
chế độ hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nớc.
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty,
công việc có liên quan chặt chẽ với hoạt động của phòng ban khác. Phòng kế
toán giúp cho giám đốc phân tích hoạt động kinh tế, báo cáo thống kê cho cơ
quan chức năng.
*. Phòng tổ chức lao động tiền lơng:
- Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp lao động một cách hợp lý, tạo năng suất
lao động có hiệu quả.
- Cử ngời đi đào tạo, theo dõi chặt chẽ tình hình nhân sự của công ty,

thực hiện các nghiệp vụ văn th, hu trí, thờng trực thi đua.
- Trang bị và quản lý trang thiết bị dụng cụ phơng tiện bảo hộ lao động
và phơng tiện làm việc qua nghiên cứu mô hình tổ chức bộ máy của công ty
*Phòng vật t - tiêu thụ:
- Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty, thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản, trang thiết bị máy móc, vật t hàng
hoá, quản lý các hợp đồng sản xuất chung của công ty. Làm tham mu cho
giám đốc trong việc thực hiện ký kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh.
*. Phòng sản xuất:
- Là nơi tiến hành các công việc ký kết hợp đồng với khách hàng, theo
dõi tình hình sản xuất.
8
* Các phân xởng:
- Là các bộ phận có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo lệnh của phòng
sản xuất trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
- Các phòng ban trong công ty đều có mối quan hệ chỉ đạo liên quan
với nhau và với các phân xởng sản xuất nhằm không ngừng nâng cao chất lợng
sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm, giao hàng cho khách hàng đúng thời gian,
đảm bảo uy tín cho công ty trên thị trờng và tạo thêm nhiều mối quan hệ với
bạn hàng.
e. Tổ chức bộ máy kế toán:
Chức năng
Kiểm tra, giám sát mọi hành động tổ chức của công ty. Tham mu cho
giám đốc các biện pháp về quản ký tài chính, giá cả, sử dụng vốn có hiệu quả
cao nhất, chấp hành các qui định hiện hành về tài chính, kế toán, thống kê do
ngời ban hành.
Nhiệm vụ
- Cung cấp số liệu kế toán trung thực,nhanh chóng, chính xác.
- Kiểm tra chứng từ kế toán,ghi sổ kế toán, lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán
đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình

luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn.
- Tính toán chi phí, doanh thu để lập báo cáo kết quả hội đồng kinh
doanh của doanh nghiệp, các khoản phải nộp ngân sách Nhà nớc.
- Quản lý các kho hàng hoá của công ty, theo dõi và báo cáo ngời nhập,
xuất, tồn.
+Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý,
công tác kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Theo hình
thức này, toàn bộ công tác kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán, từ
khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán, hạch
toán chi tiết, hạch toán tổng hợp. Các phân xởng, phòng ban khác chỉ lập
những chứng từ phát sinh tại đơn vị rồi gửi về phòng kế toán. Quy mô tổ
9
chức của bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm của công ty mà vẫn
đảm bảo hoàn thành tốt công tác kế toán.
Phòng kế toán đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty.
Bộ máy kế toán gồm 6 ngời có trình độ đại học, nắm vững chuyên môn,
nghiệp vụ, đợc bố trí qua sơ đồ sau:
10
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
- Trởng phòng kế toán vừa là kế toán tổng hợp: là ngời hớng dẫn, điều
hành, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán - tài chính của công ty, là ngời giúp
giám đốc về mặt tài chính trong việc ra quyết định thu, chi, lập kế hoạch kinh
doanh, đầu t xây dựng cơ bản, lập các báo cáo tài chính theo các mẫu quy
định. Ngoài ra trởng phòng kế toán còn là ngời hớng dẫn nghiệp vụ cho các kế
toán viên. Là ngời thực hiện phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá
thành sản phẩm, lập NKCT số 7.
- Kế toán tài sản và vật liệu: Theo dõi và hạch toán việc nhập, xuất, sử
dụng nguyên vật liệu chính, hạch toán chính xác chi phí vật liệu trong sản
xuất, lập sổ theo dõi tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định, lập bảng
phân bổ số 2, số 3, bảng kê số 3.

Theo dõi và hạch toán tổng hợp, chi tiết, lên báo cáo nhập - xuất - tồn
của vật liệu phụ, CCDC, nộp báo cáo cho kế toán tổng hợp tập hợp chi phí
và tính giá thành.
Viết phiếu thu, chi căn cứ vào sổ quỹ báo cáo Nợ - Có ghi vào NKCT
số 1, bảng kê số 1, lập báo cáo tiền mặt, tờ kê chi tiết TK 627, 642.
11
Trởng phòng
Thủ quỹ
Kế toán tiêu
thụ
Kế toán ngân
hàng, tiền lơng
Kế toán tài
sản và vật
liệu
Kế toán
thanh toán
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình huy động vốn, trả lãi
vay, thanh toán công nợ với khách hàng.
- Kế toán ngân hàng, tiền lơng: có nhiệm vụ tính lơng và BHXH, BHYT,
KPCĐ, các khoản phải trả cho công nhân viên, từ đó lập bảng thanh toán lơng,
bảng phân bổ số 1. Căn cứ vào số dự trữ phát hành séc, uỷ nhiệm chi, cuối
tháng vào NKCT số 2, bảng kê số 2.
- Kế toán tiêu thụ: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, xác
định doanh thu trong kỳ, lập bảng kê số 8, NKCT số 8.
- Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ
quỹ phần thu, chi, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt.
f. Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ với hệ
thống sổ sách tơng đối phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh và theo đúng

quy định của Nhà nớc, đảm bảo công việc đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục
hàng ngày.
12
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại Công ty c:
Chứng từ gốc và Bảng phân bổ phí (1-4)
Bảng kê (1-11)
Số chi tiết (1-6) và sổ chi tiết khác
Nhật ký - chứng từ
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
Sổ cái
(2)
(1)
(3)
(6)
(4)
(6)
(6)
(5)
(4)
(3)
13
(1)(1)
Ghi chú:
(
1
)
: Ghi chứng từ và bảng phân bổ hàng ngày
(
2,3,4,6

)
: Ghi ngày cuối kỳ
(
5
)
: Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp
- Số lợng các loại sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ Nhật ký - chứng từ:
Nhật ký 1- Tiền mặt
Nhật ký 2- TGNH
Nhật ký 4- Ghi có TK:
331- Vay ngắn hạn
315- Nợ dài hạn đến hạn trả
341- Vay dài hạn
342- Nợ dài hạn
Nhật ký 5- Nhà cung cấp
Nhật ký 8- Bán hàng, xác định kết quả
+ Bảng kê:
BK 1- Tiền mặt (Ghi Nợ)
BK 2- TGNH (Ghi Nợ)
BK 3- Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ
BK 4- Chi phí sản xuất theo phân xởng
BK 5- Tập hợp:
Chi phí đầu t xây dựng cơ bản (TK241)
Chi phí bán hàng (TK641)
14
Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642)
BK 6- Chi phí trả trớc và phải trả
BK TK 1388
BK TK 3388

+ Bảng phân bổ:
BPB 1- Tiền lơng và bảo hiểm xã hội
BPB 2- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
BPB 3- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
+ Sổ chi tiết:
Tờ kê chi tiết TK 642
Tờ kê chi tiết TK 627
g. Tổ chức hệ thống chứng từ:
Tại công ty hiện đang sử dụng các chứng từ sau:
- Chứng từ về tiền tệ:
+ Phiếu thu (mẫu 01-TT).
+ Phiếu chi (mẫu 01-TT).
(có kèm theo chứng từ gốc nh: séc, giấy báo Nợ, báo Có, sao kê ngân hàng).
- Chứng từ hàng tồn kho:
+ Phiếu nhập vật t (mẫu 01-VT).
+ Phiếu xuất vật t.
+ Thẻ kho.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá.

- Chứng từ về TSCĐ:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Thẻ TSCĐ.
15
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
+ Biên bản thanh lý, nhợng bán TSCĐ.
- Chứng từ về lao động, tiền lơng:
+ Bảng chấm công.
+ Bảng thanh toán tiền lơng.

- Chứng từ về bán hàng:

+ Hoá đơn bán hàng (mẫu 01 GTTT).
+ Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTKT).
h. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán:
Hiện nay công ty cha tiến hành tổ chức riêng bộ phận kiểm tra kế toán
hoặc phân công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán. Giám đốc công ty
và trởng phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo công tác kiểm tra
kế toán trong nội bộ công ty. Trởng phòng kế toán thờng xuyên kiểm tra
việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, các báo cáo kế toán, đảm
bảo thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lý tài chính, chuẩn mực kế
toán. Đồng thời ở phòng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng
từ kế toán, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán
của doanh nghiệp với các đơn vị có liên quan. Giám đốc thực hiện việc
kiểm tra, việc tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong công ty, việc thực hiện
trách nhiệm quyền hạn của trởng phòng kế toán cũng nh hoạt động của bộ
máy kế toán.
II.Thực tế công tác kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ tai
công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt:
1.Công tác phân loại NL,VL va CC,DC trong doanh nghiệp:
Để giúp cho việc quản lý tốt, có hiệu quả với một khối lợng vật liệu
phong phú, công ty đã phân loại vật liệu theo đặc điểm sử dụng và tình hình
công dụng vật liệu. Vật liệu của công ty đợc chia thành từng nhóm, trong
từng nhóm lại chia thành từng loại, từng thứ vật liệu theo danh điểm riêng.
Việc phân chia này giúp cho công tác quản lý hạch toán vật liệu ở công ty
đợc rõ ràng, cụ thể, chính xác.
Vật liệu ở công ty đợc phân loại cụ thể nh sau:
16
- Nhóm vật liệu chính: là những vật liệu chủ yếu cấu thành nên sản
phẩm và chiếm giá trị lớn trong giá thành sản phẩm - khoảng 70% - đó là
giấy và mực. Trong đó giấy và mực đều có nhiều loại cho nên công ty tổ
chức theo dõi riêng.

+ Giấy (ghi trên TK 1521)
+ Mực (ghi trên TK 1522)
(Giấy bao gồm: giấy couche 54g/m
2
; 85g/m
2
; 70g/m
2
giấy Vĩnh Phú,
giấy báo Nga ).
(Mực bao gồm: mực đen Nhật, mực đen Hồng Kông, mực trắng trong
Trung Quốc, mực can, côban ).
- Nhóm vật liệu phụ: là những loại vật liệu phục vụ cho sản xuất chính
nh: thuốc chống mối, dầu thông, cồn công nghiệp, , các loại hoá chất khác
làm tăng chất lợng của vật liệu chính. Ngoài ra còn có một số vật liệu phụ
khác nh: giây cớc, giây gai, bao gói đ ợc công ty theo dõi trên TK cấp II, TK
1532.
- Nhóm vật liệu dùng để cung cấp cho đơn vị vận tải hoặc phục vụ cho
công tác lau chùi, sửa chữa, bảo quản máy móc thiết bị, xăng 76, A92, dầu
công nghiệp, dầu mobin 616. Việc ghi chép các nghiệp vụ có liên quan đến
nhiên liệu đợc công ty ghi trên TK 1524.
- Nhóm phụ tùng thay thế là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị
công ty mua sắm dự trữ phục vụ cho sửa chữa, thay thế gồm có vòng bi đặc
chủng, vòng bi các loại số 18, 25, 104 , bóng Halozen chụp phơi
- Phế liệu là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất giấy lề, giấy
in hỏng, giấy rách, loại này chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong sản xuất.
Căn cứ vào cách phân loại nh trên và có thể quản lý hàng trăm loại vật
liệu, kế toán vật liệu sử dụng sổ danh điểm vật t để theo dõi chi tiết tỷ mỉ về
quy cách phẩm chất, đơn vị tính của từng thứ, nhóm, loại vật liệu theo các kho,
vật liệu chính, vật liệu phụ Trong đó sổ danh điểm của công ty có rất nhiều

loại vật liệu .Việc phân chia vật liệu thành các nhóm, kho giúp cho việc kế
toán tổ chức các tài khoản để phản ánh sự biến động của các loại vật liệu dùng
trong sản xuất kinh doanh, cách phân loại này đảm bảo phục vụ tốt cho công
tác quản lý, nắm bắt đợc kịp thời sự tăng, giảm của vật liệu trong công ty.
17
Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt
Danh mục vật t
Kho 1521 (vật liệu chính - giấy)
Danh mục Tên vật t Quy cách Đơn vị tính
1 Giấy couches 54g/m
2
79x109 Tờ
.. .. ..
3 Giấy couches 70g/m
2
79x109 Tờ
4 Giấy couches 80g/m
2
79x109 Tờ
.. .. ..
10 Giấy couches 60g/m
2
79x109 Tờ
.. .. ..
20 Giấy couches 100g/m
2
matte 63x90 Tờ
21 Giấy couches 100g/m
2
62x71 Tờ

22 Giấy couches 100g/m
2
65x86 Tờ
.. .. ..
25 Giấy couches 100g/m
2
79x109 Tờ
26 Giấy couches 64g/m
2
98 kg
27 Giấy couches 85g/m
2
matte 61x86 Tờ
.. .. ..
56 Giấy Vĩnh Phú 65x92 Tờ
.. .. ..
85 Giấy Nga 65x92 Tờ
.. .. ..
18
Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt
Danh mục vật t
Kho 1522 (vật liệu phụ)
Danh mục Tên vật t Đơn vị tính
1 Bột mỳ kg
2 Bàn chải cớc cái
.
7 Dây chun gói
.
2.Kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
2.1.Thủ tục nhập- xuất nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và chứng

từ kế toán có liên quan:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xảy ra trong quá trình sản xuất
kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải đợc lập
chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban
đầu về vật liệu đợc nhà nớc ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục đã
đợc qui định.
a. Thủ tục nhập kho vật liệu:
- Thủ tục nhập giấy của khách hàng:
Tuỳ theo từng hợp đồng ký kết, giấy có thể do khách hàng giao cho
còn công ty chỉ làm gia công in ấn hoặc cũng có thể công ty mua giấy về in.
19
Nếu nh giấy do khách hàng giao cho, công ty nhập giấy vào kho giấy để
chờ ngày đa vào sản xuất. Hai bên sẽ lập biên bản chuyển giao giấy. Theo
hình thức này, bộ phận cung ứng vật t, thủ kho và kế toán vật t của công ty
chỉ theo dõi về số lợng của giấy nhập kho, không theo dõi về mặt giá trị.
- Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài:
Khi lợng vật t trong kho không đủ nhu cầu sản xuất, bộ phận vật t phải
làm giấy xin mua vật t, đa giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách vật t ký
duyệt sau đó cử ngời đi mua. Thờng thì do là khách quen nên công ty chỉ cần
gọi điện nói tên mặt hàng, chủng loại và số lợng, chất lợng, giá cả thoả thuận
thì bên bán sẽ vận chuyển hàng tới cho công ty.
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng KQ/2003B
Liên 2: Giao khách hàng 0044214
Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng 339 Thanh Nhàn
Địa chỉ: 339 Thanh Nhàn
Số tài khoản:
Điện thoại: MS:
Họ tên ngời mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty in Thống Nhất
Địa chỉ: 107 Nguyễn Tuân
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100111080 1
20
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 1
1 Giấy offset 110g/m
2
K79x109
Tờ 1.460 1.900 2.774.000
1 Giấy offset 150g/m
2
K79x109
Tờ 4.811 2.050 9.862.550
Cộng tiền hàng: 11.636.550
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.163.655
Tổng cộng tiền thanh toán: 13.900.205
Số tiền viết bằng chữ: Mời ba triệu, chín trăm ngàn, hai trăm linh năm đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi nhận đợc hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán (liên 1), bộ phận vật t
tiến hành làm phiếu nhập vật t (3 liên) chuyển cho những ngời có trách nhiệm
ký vào 3 liên, đồng thời nhập kho vật t. Liên 1 sẽ đợc thủ kho tạm giữ để vào
sổ, sau đó sẽ chuyển cho phòng thống kê, cuối cùng chuyển sang phòng kế
toán, 1 liên lu lại phòng vật t, còn 1 liên sẽ đợc lu cùng với hoá đơn mua và
giấy xin mua để rút tiền thanh toán cho ngời bán. Định kỳ 5 đến 7 ngày, phòng
vật t cho ngời mang phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu vào

thẻ kho (đối với vật liệu là giấy) hoặc sổ chi tiết vật liệu (đối với các vật liệu
khác).
Phiếu nhập vật t Số:41 Mẫu số 2 - VT
QĐ Liên Bộ TCTK-TC
21
Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Số 583- LB ngày 1/9/1967
Đơn vị bán: Cửa hàng 339 Thanh Nhàn Định khoản
Chứng từ số: ngày tháng năm 2005 Nợ:
Biên bản kiểm nghiệm số: ngày tháng năm 200 Có:
Nhập vào kho:
Danh
điểm
vật t
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t
Đơn vị
tính
Số lợng
Giá
đơn vị
Thành tiền
Ghi
chú
Theo
chứng từ
Thực
nhập
1 Giấy offset 110g/m
2
K79x109

Tờ 1.460 1.900 2.774.000
1
Giấy offset 150g/m
2
K79x109
Tờ 4.811 2.050 9.862.550
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): mời hai triệu, sáu trăm ba sáu ngàn,
năm trăm năm mơi đồng.
Thủ kho Ngời giao Thống kê Phụ trách cung tiêu
b. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Vật liệu của công ty chủ yếu đợc sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại
vật liệu này khi xuất kho phải đợc kiểm tra cẩn thận về số lợng, chất lợng và
phải đầy đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật t (trừ vật liệu là
giấy) các phân xởng lập giấy xin lĩnh vật t (biểu 6) đa lên phó giám đốc phụ
trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản
xuất của phân xởng thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh.
Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất vật t căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân
xởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lợng vật liệu
đợc duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu.
22
Khi xuất kho, thủ kho và ngời lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên
phiếu lĩnh vật t này.
Tất cả các loại vật t (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật t phòng vật
t lập thành 1 liên:
- 1 liên lu tại phòng vật t .
- 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t đem xuống thủ kho để lĩnh.
Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho
rồi chuyển phiếu lĩnh vật t (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào
tiến độ sản xuất của từng phân xởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch

cho in từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí đợc công việc phòng sản xuất
lập phiếu xuất (biểu 8) theo số lợng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai
liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất.
- 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho.
Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về
mặt số lợng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo
hợp đồng đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng đợc lập thành 2 liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất.
- 1 liên giao cho thủ kho
Công ty cổ phần in và đầu t phiếu xuất giấy bm-sx-05/1
23
mỹ thuật việt Ngày 23 tháng 3 năm 2005 Số phiếu: 468
Tài khoản ghi Nợ:
Đơn vị lĩnh: Phân xởng in
Lý do lĩnh: In giấy ô ly Hải Tiến
Khổ: 65,7 x 84. Trang: 467.280 tờ
Cơ quan:
Theo hợp đồng số: 29. ấn phẩm số: 173. (Giá đơn vị) ..
Chủng
loại
giấy
Đơn
vị
tính
Số lợng
xin lĩnh
Số lợng thực phát
Ký

nhận
Giá
tiền
In chính Bù
hao
máy
Bù
hao
sách
Lu
chiểu
Cộng
Bãi Bằng
70g/m
1
65,7x84
Tờ
472.000 467.280 4.720 472.000
T/L Giám đốc Cung tiêu Thủ kho Ngời lĩnh Ngời lập phiếu
2.2.Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ:
a. Hệ thống chứng từ, sổ sách:
24
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty đợc tiến hành đồng thời
ở kho và ở phòng kế toán. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà
công ty sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi về
mặt số lợng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của
từng thứ vật liệu. Phơng pháp ghi thẻ song song đợc tiến hành trên cơ sở các
chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.

- Từ đó lập thẻ kho cũng nh các sổ chi tiết vật liệu.
Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty in Thống Nhất đ-
ợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Thẻ kho
25