HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO
ĐỘNG - XÃ HỘI
2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB
Lao động - Xã hội
2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp
Tự đổi mới và tự hoàn thiện luôn là một đòi hỏi cấp thiết và không ngừng trong
hoạt động của mỗi một tổ chức, đơn vị bởi không một hình thức tổ chức nào, một cơ
cấu hoạt động nào có thể phù hợp với mọi điều kiện, mọi hoàn cảnh. Trong khi đó,
môi trường khách quan luôn thay đổi buộc mỗi một thực thể tồn tại trong nó phải tự
đổi mới và hoàn thiện thì mới có thể tiếp tục tồn tại và phát triển. Vì vậy, các DN
trong nền kinh tế thị trường hiện nay luôn tìm cách đổi mới bộ máy quản lý, trong đó
có bộ máy kế toán. Đối với mỗi DN, bộ máy kế toán là “bộ vi xử lý” và là kho lưu
trữ toàn bộ các thông tin tài chính của DN. Có thể nói, đây chính là cơ quan đầu não”
trong bộ máy quản lý. Chính vì vậy, yêu cầu nâng cao chất lượng, độ chính xác, tốc
độ, hiệu quả cung cấp thông tin tài chính là ưu tiên hàng đầu đối với một bộ máy kế
toán.
Hoàn thiện hoạt động kế toán trong Xí nghiệp cũng chính là thực hiện hoàn
thiện trên từng phần hành kế toán cụ thể. Tại Xí nghiệp In thì yêu cầu hoàn thiện kế
toán NVL luôn là ưu tiên hàng đầu bởi NVL là đầu vào quan trọng nhất đối với một
DN sản xuất như Xí nghiệp In. Xí nghiệp là một DN SXKD ngành in, NVL là đầu
vào chính cho quá trình sản xuất, đồng thời chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá lớn trong
tổng giá thành. Vì vậy, việc đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu
vào để nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản
phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp là hết sức cần thiết. Nhiệm vụ này đặt ra cho
phòng kế toán rất nhiều trọng trách trong việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích, và
cung cấp thông tin về NVL cho Ban giám đốc Xí nghiệp. Quá trình hạch toán NVL
càng chặt chẽ, chính xác, minh bạch, rõ ràng thì nhà quản lý càng có khả năng theo
dõi, sát sao tình hình biến động của NVL, xây dựng được kế hoạch thu mua, dự trữ,
sử dụng hợp lý NVL. Đồng thời hạn chế xảy ra các sai phạm nghiêm trọng gây thất
thoát, lãng phí nguồn lực này.
Tổ chức quản lý, hạch toán NVL tại Xí nghiệp mang tính chiến lược cho các

hoạt động SXKD sau này. Mọi hoạt động SXKD sau này của Xí nghiệp đều phải dựa
1
1
trên công tác quản lý NVL đầu vào, công tác quản lý có tốt sẽ giúp cho Ban giám đốc
nhìn thấy trước và rõ rệt những điểm mạnh và điểm yếu của khâu sản xuất để từ đó
có những quyết định đúng đắn và phù hợp, quá trình SXKD mới diễn ra suôn sẻ và
thuận lợi được.
Hạch toán NVL tốt sẽ giúp cho kế toán theo dõi chính xác cả số lượng và chất
lượng vật tư, hàng hoá đang có trong kho của Xí nghiệp, từ đó có kế hoạch cung ứng
hợp lý để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, đồng thời không để lượng hàng
tồn kho quá nhiều vì NVL dễ bị hư hỏng và giảm chất lượng nên sẽ mất thêm chi phí
bảo quản và gây ứ đọng vốn của Xí nghiệp.
Trong thực tế, kế toán NVL tại Xí nghiệp In vẫn còn nhiều bất cập do đó việc
hoàn thiện kế toán NVL đang là một yêu cầu được đặt ra với cả công tác quản lý và
công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp. Việc xem xét đánh giá và định hướng hoàn
thiện kế toán NVL là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho Xí nghiệp nhằm nâng cao trình
độ, hiệu quả của công tác quản lý và hạch toán NVL.
2.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp
Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp cần dựa trên
các nguyên tắc sau:
 Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải phù hợp với các quy định
trong chính sách, chế độ tài chính, kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định. Khi
vận dụng các chính sách về quản lý tài chính, cần phải tính đến những xu hướng thay
đổi trong tương lai của cơ chế quản lý kinh tế, tài chính.
 Do mỗi DN có ngành nghề kinh doanh khác nhau và có những đặc điểm
riêng về hoạt động sản xuất, tổ chức quản lý chi phí cũng khác nhau. Chính vì thế,
hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý,
mang tính khả thi cao, phải phù hợp với những đặc điểm SXKD riêng biệt và trình độ
cán bộ kế toán của Xí nghiệp.
 Hoàn thiện công tác kế toán NVL nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán

hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đặt trong mối quan hệ giữa
chi phí bỏ ra và lới ích đạt được, vì mục đích của hoàn thiện hạch toán NVL không
những là cung cấp thông tin chính xác mà còn là nâng cao hiệu quả của việc quản lý
NVL, hạn chế tối đa hao hụt, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
2.2. Đánh giá kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội
2
2
Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc NXB Lao
động - Xã hội và Ban giám đốc Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội cùng với
sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, Xí nghiệp In đã đạt được nhiều
thành tích: lợi nhuận hàng năm của Xí nghiệp luôn có xu hướng tăng lên, đời sống
của cán bộ công nhân viên được nâng cao cả về mặt vật chất lẫn tinh thần, Xí nghiệp
không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, thị trường tiêu thụ, chú trọng đổi mới công
nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá
thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường ngành in.
Để đạt được những kết quả đáng khích lệ trên có phần đóng góp không nhỏ của
việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Xí nghiệp, trong đó phải kể đến công tác kế toán
NVL.
Kế toán NVL là một phần hành kế toán hết sức quan trọng, khi quy mô của Xí
nghiệp ngày càng được mở rộng thì việc tổ chức quản lý, hạch toán NVL càng đòi
hỏi phải chặt chẽ, chính xác, kịp thời, tránh được thất thoát, hao hụt cho Xí nghiệp và
đảm bảo cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho việc ra quyết định quản lý của
Ban giám đốc.
Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội,
em xin đưa ra một số đánh giá sau:
2.2.1. Những ưu điểm
 Khâu thu mua NVL của Xí nghiệp In có nhiều thuận lợi vì Xí nghiệp là một
đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung
cấp tín nhiệm. Thông thường, Xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận
hàng được ngay, và việc thanh toán đối với những nhà cung cấp này không bị ràng

buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy, với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại,
mẫu mã nhưng Xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất.
 Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các
phương tiện bảo quản NVL tốt, bố trí, sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học,
hợp lý. Do NVL sử dụng trong ngành in rất sẵn trên thị trường hiện nay, công tác thu
mua của Xí nghiệp tốt nên Xí nghiệp không dự trữ nhiều NVL trong kho.
 Thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu
năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên
được ban lãnh đạo Xí nghiệp rất tín nhiệm. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán NVL
3
3
với thủ kho được tiến hành đều đặn và nghiêm túc vào cuối mỗi tháng. Việc kiểm kê
kho cũng được tiến hành định kỳ, góp phần đảm bảo độ tin cậy cho các thông tin kế
toán.
 Với những NVL là giấy và bản in, Xí nghiệp đã theo dõi được theo từng đơn
đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất. Còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ
phận sử dụng làm Giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch, sau khi xem xét tình
hình hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng NVL, phòng kế hoạch ký xét duyệt. Bằng
cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL (ngoài giấy và bản in) nhưng
phần nào vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất mà còn hạn chế
được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL.
 Về hệ thống TK, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại Xí nghiệp
đảm bảo đầy đủ, hợp lý, hợp lệ phù hợp với chế độ kế toán được qui định theo Quyết
định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Ngoài ra,
Xí nghiệp còn mở thêm một số TK cấp hai để theo dõi sự biến động của NVL; các
chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý hạn chế
việc ghi chép trùng lắp; nhiều mẫu sổ sách, bảng biểu tự thiết kế phù hợp với đặc thù
hoạt động SXKD của đơn vị, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản
lý của Xí nghiệp.
 Hình thức sổ sách kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ

ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm và quy mô của Xí nghiệp. Đây là hình
thức có nhiều ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế
sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho
phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân
công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện
lao động kế toán bằng máy.
 Về việc hạch toán tổng hợp NVL, Xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê
khai thường xuyên. Với phương pháp này, NVL của Xí nghiệp được quản lý một
cách chặt chẽ và Xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn NVL một
cách thường xuyên và kịp thời.
 Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế
chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán (vì khối
lượng danh mục NVL tại Xí nghiệp là rất nhiều trên 200 NVL), đảm bảo độ chính
xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về NVL bất cứ lúc nào khi có nhu
4
4
cầu vì vậy làm tăng khả năng phân tích đánh giá kịp thời tình hình biến động tài sản
của Xí nghiệp.
Nhìn chung, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của Xí nghiệp In là khá
tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung
cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra
quyết định quản lý của Ban giám đốc Xí nghiệp.
2.2.2. Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, công tác tổ chức quản lý và hạch
toán kế toán NVL tại Xí nghiệp In còn tồn tại một số hạn chế sau:
 Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi
cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà
chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là một hệ thống
báo cáo hết sức quan trọng, qua các báo cáo quản trị Ban giám đốc sẽ biết được: từng
thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản

phẩm,... từ đó xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt
động, kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí
theo dự toán và thực tế. Xí nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động
kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này
dẫn đến tính bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài
chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng
của hoạt động cung ứng vật tư và hoạt động tài chính trong Xí nghiệp. Chính vì vậy,
báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu
quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp; đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài
chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định.
 Ngoài giấy và bản in, các NVL khác trong Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng
được định mức tiêu hao cho sản xuất. Các NVL này đều được xuất kho theo nhu cầu
của các phân xưởng, hơn nữa vẫn chưa có sự kiểm soát tình hình sử dụng NVL thực
dùng cho sản xuất dẫn đến tình trạng NVL sử dụng không đúng mục đích, gây lãng
phí trong sản xuất, làm tăng chi phí và giá thành của sản phẩm.
 Thời gian cập nhật chứng từ tại Xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho
của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập Phiếu nhập kho vào trong máy.
Hàng đã được lập Phiếu xuất kho cập nhật vào máy mà Phiếu nhập kho vẫn chưa
được cập nhật vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. Về
5
5
mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt lôgíc thì rất vô lý và
không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán.
 Quy trình hạch toán từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác bảo
quản, lưu trữ đều tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, điều
đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có
khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công
tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ.
 Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại Xí nghiệp là phương
pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa

kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng NVL và công việc
thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. Trên
thực tế hoạt động SXKD của Xí nghiệp lại sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau
(hơn 200 loại) với số lượng nhập - xuất trong kỳ rất lớn.
 Hiện nay, Xí nghiệp In đang sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là
phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, vào cuối
tháng mới tính được giá NVL xuất kho. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho NVL
trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà
không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng
mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL ảnh
hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này
cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL.
 Xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí cho toàn bộ quá trình sản xuất, không
chi tiết cho từng hợp đồng. Vì vậy, Xí nghiệp không thể biết được chi phí cho từng
hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Chính vì thế mà bảng phân bổ NVL
của Xí nghiệp được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí NVL theo các
khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng.
 Quy mô sản xuất của Xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng Xí
nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trữ NVL phục vụ
cho quá trình sản xuất, nếu thực hiện những đơn đặt hàng lớn mà không thu mua
được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất.
 Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, Xí nghiệp luôn dự trữ một
lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít,
cồn... đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... nhưng Xí nghiệp
6
6