Hoàn thiện kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Lời nói đầu
Hiện nay, trong cơ chế kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và
phát triển đợc thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải mang lại hiệu quả kinh tế xã
hội, nghĩa là thu nhập bù đắp đợc chi phí và có lãi, đồng thời phải đảm bảo thực
hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
Nhà nớc đã cho phép doanh nghiệp đợc tự chủ trong sản xuất kinh doanh, và
thực hiện hạch toán độc lập. Đây là điều kiện rất thuận lợi đối với các doanh
nghiệp, góp phần mang lại hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của họ. Để xác định chính xác hiệu quả kinh tế xã hội, mỗi doanh nghiệp phải thực
hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ công tác hạch toán các khoản chi phí và doanh
thu của mình.
Để có thể tồn tại và phát triển đợc trong sự cạnh tranh gay gắt về mọi mặt thì
những yếu tố quyết định chính là chất lợng của sản phẩm và chi phí phải bỏ ra để
sản xuất những sản phẩm đó.Trong chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí nguyên vật
liệu chiếm tỉ trọng lớn và ảnh hởng trực tiếp tới tổng chi phí và chất lợng sản phẩm.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào
một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao, và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ. Vì vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải chú tâm đến việc
theo dõi và đánh giá cách sử dụng nguyên vật liệu, cần tính đúng, tính đủ chi phí
vật liệu đã bỏ ra, nhằm tránh gây tổn thất về kinh tế. Qua đó, doanh nghiệp sẽ tiết
kiệm đợc chi phí sản xuất, đồng thời cũng có thể đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm,
tăng lợi nhuận, tạo nên sức cạnh tranh cho mình trên thị trờng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty In Lao Động-Xã Hội, em đã tìm hiểu
công tác kế toán của Công ty. Nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo của các cán bộ kế toán
trong Công ty, đặc biệt nhờ sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Thiện Đạt,
em đã hoàn thành đề tài luận văn Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất. Em xin gửi lời cám ơn chân thành của mình tới thày giáo
và các cán bộ, nhân viên trong Công ty đã giúp em hoàn thành luận văn này.
Chơng I:
lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu

1
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
tại các doanh nghiệp sản xuất
1. đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán
nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất.
1.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu.
* Khái niệm, đặc điểm.
Nguyên vật liệu (NVL) là đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá nh
vôi, cát trong doanh nghiệp xây dựng, vải trong doanh nghiệp may mặc,... là một
trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực
thể sản phẩm, là tài sản dự trữ sản xuất nhằm phục vụ sản xuất liên tục.
- Thể hiện dới dạng vật hoá có nghĩa là NVL thể hiện dới trạng thái vật chất
cụ thể, có thể sờ mó bằng cảm nhận trực quan. Nhờ đặc điểm này mà NVL có thể
cân đo đong đếm đợc và kiểm soát đợc sự biến động thờng xuyên bằng việc kiểm
kê xác định.
- Là đối tợng lao động, nó gồm các yếu tố đợc đa vào quá trình vận hành
chung, chịu sự tác động trực tiếp của con ngời qua việc tạo sản phẩm đầu ra. NVL
không chỉ là vật liệu chính và vật liệu phụ trực tiếp chế biến ra sản phẩm mà còn đ-
ợc hiểu là toàn bộ các yếu tố chịu sự tác động của con ngời, tham gia mọi quá trình
hoạt động trong doanh nghiệp. NVL có đặc điểm riêng khác với các loại tài sản
khác của doanh nghiệp là: khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ (xăng, dầu, than, khí đốt...)
hay không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu (mía, bông, vải...) và chuyển toàn
bộ giá trị 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. NVL chỉ tham gia một lần
vào một chu kỳ sản xuất nhất định, toàn bộ NVL sử dụng trong kỳ nào thì đợc tính
vào chi phí kì đó, giá trị NVL là thành phần chủ yếu tạo nên giá trị sản phẩm.
- NVL là loại tài sản thờng xuyên biến động. Để đáp ứng kịp thời cho quá
trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh
nghiệp, các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua và dự trữ NVL. Mặt

khác, trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong
toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cờng công tác quản lý
và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.
* Vai trò NVL trong sản xuất công nghiệp.
2
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Nh đã trình bày ở trên, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp. Nó
là lợng vốn chết mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo
quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu phòng kế hoạch không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu t hợp
lý sẽ gây nhiều bất lợi cho công ty. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng
ngng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản
chi phí cố định nh khấu hao, bảo dỡng máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn
đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan
(nh bến bãi, kho dự trữ...) sẽ tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu
hụt vốn. Nh vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả
năng lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu thực hiện đợc nh vậy sẽ tạo đợc khả năng tăng
vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở
rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đa ra tỷ lệ NVL thích
hợp vừa có lợi về chi phí thu mua, vừa đảm bảo chất lợng và đáp ứng phù hợp nhu
cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ.
1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
* Phân loại NVL.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ
với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá học và yêu cầu quản lý khác
nhau. Vì vậy để quản lý chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công
tác quản trị doanh nghiệp cần tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào
mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác
nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau.
Trong các cách phân loại, việc phân loại căn cứ theo vai trò và yêu cầu quản

lý là thông dụng hơn cả. Bộ phận kho sử dụng nó dới hình thức hiện vật nhằm dễ
quản lý,có chế độ bảo quản phù hợp với từng loại. Theo cách này NVL đợc chia
thành các loại:
- NVL chính: Nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành
nên thực thể chính của sản phẩm, nó sẽ đợc nhận ra khi tiếp xúc trực tiếp với sản
phẩm nh sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; sợi trong nhà máy
dệt; vải trong doanh nghiệp may... Trong NVL chính bao gồm cả bán thành phẩm
mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm của doanh nghiệp mà doanh
nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục sản xuất chế biến thành sản phẩm hàng
hoá của doanh nghiệp nh lốp xe đạp trong nhà máy sản xuất xe đạp.
- Vật liệu phụ: là loại đối tợng lao động chỉ có tác dụng phụ trong quá trình
sản xuất, chế tạo sản phẩm: làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính và sản phẩm,
phục vụ cho việc bảo quản bao gói sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý phục vụ
sản xuất nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, gia vị, bao bì vật liệu
đóng gói, xà phòng, giẻ lau...
3
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- Nhiên liệu: cũng là vật liệu phụ nhng do có tính chất lý hoá đặc biệt và có
vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên đợc xếp thành một loại riêng để
có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu là loại vật liệu có tác dụng cung
cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu bao gồm các loại ở
thể lỏng, khí, rắn nh xăng, dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản
xuất sản phẩm, cho các phơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động.
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sửa chữa máy
móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện để lắp đặt
vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh
gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Việc phân chia NVL thành các loại nh trên giúp cho kế toán tổ chức các tài

khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các
nguyên liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng
loại vật liệu trong quá trinh fsản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp
trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Bên cạnh đó, kế toán cũng đòi hỏi quản lý theo nguồn hình thành, nhằm theo
dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp. NVL đợc phân chia thành:
- NVL mua ngoài: là các loại vật t mua từ doanh nghiệp, cá nhân, tập thể
khác. Đây là nguồn hình thành chủ yếu, chuyển quyền sở hữu vật liệu vào tay công
ty khi đơn vị chấp nhận nợ hay đã thanh toán.
- NVL gia công chế biến: là loại vật t hình thành từ quá trình nhà máy cung
cấp vật liệu thô cho các đối tợng khác để họ gia công chế biến rồi nhập trả vật liệu
tinh cho doanh nghiệp phục vụ sản xuất. Có hai hình thức giá công là gia công thuê
ngoài và tự gia công.
- NVL nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng...
Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định
phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu của doanh nghiệp đợc
chia thành:
- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
4
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- NVL trực tiếp dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ quản lý ở các phân x-
ởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
* Đánh giá NVL.
NVL không chỉ đợc xem xét ở hình thái hiện vật mà còn ở mặt giá trị. Việc
xem xét này cho phép doanh nghiệp tính đợc chi phí bỏ ra cho sản phẩm. Qua đó
giúp doanh nghiệp quản lý chung toàn bộ tài sản của mình, đồng thời giúp doanh
nghiệp lập kế hoạch về nguồn lực phục vụ cho sản xuất. Xem xét trên phơng diện
giá trị chính là quá trình đánh giá NVL. Đây là quá trình dùng thớc đo tiền tệ để
biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định, công

tác hạch toán đợc thực hiện thông qua giá thực tế. Nhng trên thực tế, có quá nhiều
chủng loại vật liệu khác nhau, lại thờng xuyên biến đổi, nếu thực hiện đúng quy
định thì khối lợng công việc sẽ rất lớn và rất phức tạp bởi mỗi loại chi tiết lại có
hàng loạt giá cả khác nhau theo từng lần xuất, nhập. Hơn nữa, yêu cầu của kế toán
phải phản ánh kịp thời tình hình hàng ngày. Để khắc phục, doanh nghiệp sử dụng
giá hạch toán chung.
a. Giá thực tế nhập kho.
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá vốn thực tế của NVL có sự khác
nhau, cụ thể:
- Đối với NVL mua ngoài, cần phân biệt hai trờng hợp sau:
+ Nếu NVL mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng
nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
Trị giá vốn Trị giá mua Thuế nhập Chi phí trực Các khoản
thực tế NVL = ghi trên + khẩu + tiếp phát sinh - giảm giá và
nhập kho hoá đơn (nếu có) trong khâu hàng mua
trong kỳ (không gồm mua trả lại
thuế GTGT)

+ Nếu NVL mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc
đối tợng nộp thuế GTGT hoăch nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
Trị giá vốn Trị giá mua Thuế nhập Chi phí trực Các khoản
thực tế NVL = ghi trên hoá + khẩu + tiếp phát sinh - giảm giá
nhập trong kỳ đơn (bao gồm (nếu có) trong khâu mua và hàng mua
thuế GTGT) trả lại
- Đối với NVL do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
5
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Trị giá vốn thực tế Trị giá thực tế của Chi phí
của NVL gia công = vật liệu xuất gia công + chế biến
nhập kho trong kỳ chế biến

- Đối với NVL thuê ngoài giá công chế biến:
Trị giá vốn thực tế Trị giá thực tế Chi phí Tiền công
của NVL gia công = của vật liệu xuất + giao nhận + gia công
nhập kho trong kỳ gia công chế biến
- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các
bên tham gia liên doanh đánh giá.
b. Giá thực tế xuất kho.
Khi xuất kho NVL để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của NVL xuất cho
các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Để tính trị giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng
một trong các phơng pháp sau:
- Phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền: theo phơng pháp này, giá thực tế
của NVL xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng NVL xuất kho và đơn giá bình quân
của NVL tồn đầu kỳ và mhập trong kỳ.
Trị giá thực tế Trị giá thực tế
Đơn giá NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ
bình quân =
Số lợng NVL + Số lợng NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Trị giá thực tế = Số lợng NVL x Đơn giá
của NVL xuất kho xuất kho bình quân
- Phơng pháp giá thực tế đích danh: theo phơng pháp này giá thực tế NVL
xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của
chính lô NVL xuất kho đó. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với những loại
vật liệu đặc chủng, có giá trị cao.
- Phơng pháp giá thực tế nhập trớc xuất trớc: theo phơng pháp này, kế toán
phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó, khi
xuất kho căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế theo công thức:
6

Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Trị giá thực tế của = Số lợng NVL x Đơn giá thực tế
NVL xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trớc
Khi nào xuất hết số lợng của lô hàng nhập trớc thì nhân với đơn giá thực tế
của lô hàng nhập tiếp sau. Nh vậy, theo phơng pháp này, giá thực tế của NVL tồn
kho cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.
- Phơng pháp giá thực tế nhập sau xuất trớc: theo phơng pháp này, kế toán
cũng phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho. Sau
đó, khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất kho để tính trị giá thực tế của NVL xuất
kho theo công thức:
Trị giá thực tế của = Số lợng NVL x Đơn giá thực tế của
NVL xuất kho xuất kho lô hàng nhập sau cùng
Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế
của lô hàng nhập trớc lô hàng đó và cứ tính lần lợt nh thế. Nh vậy, theo phơng pháp
này, giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho
thuộc các lần mua đầu kỳ.
- Phơng pháp hệ số giá: trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại
giá ổn định đợc sử dụng thống nhất trong phạm vị doanh nghiệp và cả kỳ kế toán)
để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất NVL hàng ngày, thì cuối kỳ kế toán phải
điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với số NVL xuất dùng trong kỳ trên
cơ sở hệ số giữa trị giá thực tế và trị giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ.
Công thức tính nh sau:
Trị giá thực tế của Trị giá hạch toán Hệ số
NVL xuất kho = của NVL xuất kho x giá
trong kỳ trong kỳ NVL
Trị giá thực tế NVL Trị giá thực tế NVL
Hệ số tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ
giá =
NVL Trị giá hạch toán của + Trị giá hạch toán của
NVL tồn kho đầu kỳ NVL nhập kho trong kỳ

Hệ số giá có thể đợc tính cho từng loại, từng nhóm NVL tuỳ thuộc yêu cầu
trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, đây là biện pháp ghi chép hiệu
quả, hợp lý nên đợc hầu hết các đơn vị sản xuất sử dụng.
1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
7
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
NVL là yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất, không thể sản xuất
đợc nếu không có nó. NVL ảnh hởng trực tiếp đến mặt chất lợng của sản phẩm đầu
ra nh tính năng, công dụng, hình thức, lợng phí tổn tiêu hao... Do vậy, khi quản trị
điều hành kinh doanh ngời ta buộc phải quản lý nó nh một nhân tố khách quan,
một yếu tố vốn có. Đồng thời việc kiểm soát NVL sao cho sử dụng hợp lý, tiết
kiệm, đảm bảo yêu cầu chất lợng có tác động to lớn. Nó giúp doanh nghiệp thoả
mãn đợc yêu cầu sử dụng NVL ít nhất, chi phí tiêu hao cho nó nhỏ nhất nhng thu đ-
ợc số lợng và chất lợng cao nhất, giá thành thấp nhất. Hơn thế nữa, nó còn cho biết
về hiệu quả, hiệu suất cũng nh khả năng vận hành của toàn bộ quy trình. Bởi những
lý do trên, việc quản lý NVL không chỉ còn là khách quan mà còn là công tác quản
trị đợc hết sức chú trọng, quan tâm.
Là một bộ phận không thể tách rời của sản xuất, vật liệu cũng mang đầy đủ
các đặc điểm, trình độ tơng ứng với mức độ phát triển của tổng thể. Tuỳ từng doanh
nghiệp với quy mô, loại hình sản xuất khác nhau thì phạm vi, nội dung, phơng pháp
quản lý NVL khác nhau nhng đều có mục đích chung là đảm bảo cả về số lợng và
chất lợng NVL, luôn ở t thế sẵn sàng cung cấp kịp thời cho sản xuất. Bên cạnh đó
chất lợng của hoạt động quản lý này phụ thuộc rất nhiều vào tính chặt chẽ, phạm vi
bao quát của công việc và tinh thần trách nhiệm của cán bộ phụ trách.
Tóm lại, yêu cầu quản lý NVL bao giờ cũng song song với quá trình vận
động, từng giai đoạn của nó.
- ở khâu mua: vật t sẽ là bộ phận cấu thành nên vật chất của sản phẩm, chất
lợng đầu ra phụ thuộc rất nhiều vào chất lợng NVL, tiến độ sản xuất cũng gắn chặt
với quá trình nhập. Do vậy, việc nhập phải đợc lập kế hoạch chi tiết về chất lợng, số
lợng, thời gian, quy cách, chủng loại theo sát với nhu cầu của kế hoạch sản xuất.

Khi ký kết với các nhà cung cấp, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến giá cả, chi
phí thu mua, điều kiện bàn giao để tìm kiếm các nguồn hàng đảm bảo, giá cả hợp
lý.
- ở khâu dự trữ: việc thu mua NVL thờng đợc thực hiện với số lợng lớn, vợt
trớc nhu cầu sản xuất nhằm tránh tình trạng ngắt quãng do những biến động bật
ngờ có thể xảy ra của cầu NVL. Điều đó hình thành một lợng NVL dự trữ tại các
kho bãi. Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn hay gián
đoạn sản xuất. Đồng thời, việc bảo quản vật liệu ở kho cần tuân thủ đúng theo chế
độ quản lý, phù hợp với tính chất lý hoá của từng loại, tránh làm giảm chất lợng
NVL gây thiệt hại không lờng trớc đợc.
- ở khâu sử dụng: để dễ quản lý, các doanh nghiệp thờng đề ra các định mức
tiêu hao NVL trên cơ sở hao phí thực tế các kỳ trớc. Từ đó tiến hành việc xem xét
xuất dùng một cách hợp lý. Qua đây, giúp cho quá trình sử dụng NVL đúng mục
đích, tiết kiệm, giảm chi phí không cần thiết, những mất mát không đáng có.
8
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Nói tóm lại, công tác quản lý NVL là một nội dung hết sức quan trọng, cần
thiết. Nó cũng có những đòi hỏi, yêu cầu riêng buộc các nhà quản lý phải chú ý lu
tâm, gắn bó mật thiết với quá trình sản xuất để công tác này dần đợc hoàn thiện và
tăng cờng.
1.2. Nhiệm vụ kế toán.
Hệ thống thu thập dữ liệu từ khắp các bộ phận của một doanh nghiệp, xử lý
sắp xếp thành hình thức hữu dụng và truyền đạt kết quả lên ban lãnh đạo. Là một
phân hệ kế toán, bằng việc theo dõi sự biến động của số lợng cũng nh giá trị cách
thức sử dụng vật liệu, kế toán NVL cũng có một quá trình hoạt động nh vậy. Song
muốn có số liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác và đa ra các bằng chứng cho những
nhận xét định hớng của mình, nó cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình trên
chức năng chính là thông tin kiểm tra:
- Phản ánh, ghi chép, tính toán trung thực, đầy đủ, kịp thời số lợng, chất lợng
trị giá thực tế, tình trạng luân chuyển của từng NVL trong mối quan hệ hình thành.

Sớm phát hiện tình trạng thừa thiếu, ứ đọng gây giảm chất lợng, có biện pháp khắc
phục kịp thời, nhanh gọn, đảm bảo tính liên tục, chất lợng sản phẩm.
- Kiểm tra, giám đốc các tình hình: thực hiện các định mức xuất, tiêu hao
NVL, thực hiện kế hoạch cung ứng, thực hiện việc chấp hành chế độ bảo quản, xuất
nhập. Hớng dẫn kiểm tra phân xởng, kho, phòng ban, thực hiện chứng từ ghi chép
ban đầu, mở sổ sách cần thiết, hạch toán đúng chế độ, phơng pháp. Tham gia kiểm
kê, đánh giá, lập báo cáo vật t.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL vào các đối tợng sử dụng, tổng hợp sản xuất
ngay từng bộ phận. Từ đó cung cấp tài liệu kịp thời phục vụ điều hành sản xuất.
Phân tích các hoạt động sản xuất nhằm đánh giá hiệu quả, năng suất, cờng độ hoạt
động máy móc, phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng.
- Các nhân viên kế toán cần thờng xuyên nâng cao chất lợng chuyên môn,
tinh thần trách nhiệm trớc công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ
kế toán. Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, thông tin kinh tế, giúp
kiểm tra và giám đốc vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật, tài chính. Khi đó mới phát
huy hết các chức năng của mình, thực hiện tốt vai trò sống còn đối với doanh
nghiệp.
2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất.
9
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
2.1. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất.
Công tác quản lý, điều hành NVL có tầm quan trọng hết sức to lớn. Đây là
quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đa ra những quyết định đối với đối tợng
NVL. Các thông tin này phải bao quát đợc toàn bộ quá trình hình thành, biến động,
loại bỏ của NVL mới cho phép có đợc cái nhìn tổng quan về NVL, sợi dây liên hệ
chặt chẽ với các bộ phận quản lý và sử dụng. Bộ phận kho chỉ quan tâm đến mặt số
lợng hiện vật và quá trình bảo quản. Bộ phận sử dụng chỉ quan tâm đến mặt chất l-
ợng NVL sử dụng và mức tiêu hao nó. Cả hai bộ phận trên chỉ quản lý mặt lợng tại

một khâu cụ thể mà không có sự liên hệ. Hạch toán kê toán là công việc ghi chép,
phản ánh, thu thập, tổng hợp số liệu NVL theo suốt quá trình vận động của
nó:nguồn hình thành, thu mua, bảo quản, nhập, xuất, tồn, loại bỏ. Nó đã bổ sung,
lấp đầy lỗ trống quản lý do hai bộ phận trên tạo ra. Hơn nữa, nó còn quản lý bao
trùm cả mặt giá trị. Nhờ vậy, nó cung cấp thông tin đầy đủ, toàn diện, liên tục hơn.
Có thể nói, kế toán NVL là công cụ hữu hiệu, chủ yếu nhất của quá trình quản lý,
là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị. Kế toán nói chung hiện nay đợc hiểu là một hệ
thống thông tin dùng để đo lờng, xử lý, truyền đạt các thông tin về tài chính của
một đơn vị kinh tế. Thông tin này giúp ngời sử dụng có đợc lựa chọn hợp lý trong
các cách sử dụng dự phòng các thông tin hiếm hoi đó, trong việc điều khiển đơn vị
kinh tế, chèo lái các hoạt động. Nó là nền tảng của những quyết định bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp về toàn bộ các hoạt động quản trị nh hoạch định các chơng
trình, giải quyết các vấn đề, hớng dẫn sự quan tâm, đánh giá và xét duyệt. Mục
đích chính không phải là thu thập, xử lý các thông tin mà còn phải chú trọng đến
nhu cầu bức thiết của ngời sử dụng thông tin kế toán. Vì thế, kế toán bản thân nó là
một phơng tiện quản lý, đợc tiến hành theo những nhu cầu của ngời sử dụng, làm
cơ sở ra các quyết định kinh tế, là cầu nối giữa kho và phòng kinh doanh. Mặt khác,
đối với doanh nghiệp, kế toán NVL theo dõi sự biến động, tình hình dự trữ NVL
một cách thờng xuyên liên tục. Chính điều đó tạo nên cho nó khả năng kiểm soát,
tác động riêng: thúc đẩy việc cung cấp một cách kịp thời, đồng bộ những vật t cần
thiết cho sản xuất, đảm bảo thờng xuyên nguồn cung ứng, định mức dự trữ, tiêu hao
vật liệu, phát hiện sớm để ngăn ngừa các mất mát, lãng phí trong sản xuất; đa ra
những thông tin thị trờng mới nhất và tình hình NVL tại bất cứ thời điểm nào cho
nhà quản trị. Vì thế nó luôn cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác
cho nhà quản trị. Hạch toán kế toán đã giúp nhà quản trị nắm bắt đợc nhanh nhất
tình hình hiện tại về NVL, tận dụng đợc những thời cơ có lợi trong kinh doanh.
Điều đó vô cùng quan trọng trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với những biến
động không ngừng của thị trờng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm dần các chi
phí, thu đợc những khoản lợi nhuận bất thờng có thể. Tóm lại, hạch toán kế toán
NVL không những chỉ có vai trò quan trọng đối với chất lợng công tác quản lý mà

còn là một bộ phận chủ yếu có ảnh hởng rất lớn đến cách thức, nội dung các khâu
quản trị. Xuất phát từ đó, việc hạch toán kế toán NVL trong doanh nghiệp là vô
cùng quan trọng.
10
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
2.2. Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
2.2.1. Cơ sở nội dung tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất vô cùng quan trọng đòi
hỏi doanh nghiệp phải tìm ra những giải pháp hợp lý, đảm bảo hiệu quả kinh
doanh, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức
kế toán NVL trong doanh nghiệp nhằm thiết lập một hệ thống các chứng từ sổ sách
gọn nhẹ, sử dụng đúng đắn, hợp lý các tài khoản giúp doanh nghiệp quản lý các
yếu tố đầu vào, đầu ra chính xác, tạo hiệu quả trong kinh doanh. Nhận thức đợc
điều đó các doanh nghiệp sản xuất thờng chia nội dung tổ chức kế toán NVL thành:
hạch toán ban đầu, hạch toán chi tiết NVL, hạch toán tổng hợp NVL.
2.2.2. Hạch toán ban đầu.
Nghiệp vụ kinh tế là một sự vận động của loại vốn cụ thể của doanh nghiệp
gắn liền với một hành vi kinh tế hay sự thay đổi của một quan niệm trong quản lý.
Các nghiệp vụ này phát sinh làm biến đổi quy mô, kết cấu từng loại tài sản trong
đơn vị. Hạch toán ban đầu chính là công việc ghi chép, sao chụp lại chúng bằng các
phơng tiện (văn bản), tạo dựng pháp lý, chứng minh nghiệp vụ đó diễn ra trong thực
tế. Việc hạch toán này giúp doanh nghiệp có thể tập hợp, thống kê, xác định tình
trạng đối tợng cần quản lý, thông tin đến các bộ phận phụ trách khác không trực
tiếp tham gia vào đó. Do mỗi loại vốn khác nhau có yêu cầu quản lý, đặc điểm, mối
quan hệ khác nhau, kế toán sử dụng phơng pháp chứng từ với hai yếu tố cơ bản
(bản chứng từ - trình tự luân chuyển) phù hợp với từng loại. Dựa vào đặc điểm của
NVL, kế toán sử dụng các chứng từ sau để phản ánh sự tăng giảm NVL.
- Phiếu nhập kho (01-VT): do bộ phận mua lập thành hai liên (đối với NVL
mua ngoài), ba liên (đối với NVL gia công) để phản ánh các nghiệp vụ làm tăng
NVL.

Liên 1: lu lại nơi lập.
Liên 2: thủ tục xong, thủ kho chuyển lên phòng kế toán.
Liên 3 (nếu có): ngời lập giữ.
- Phiếu xuất kho (02-VT): lập tại bộ phận sử dụng hoặc cung ứng, theo ba
liên phản ánh tất cả các nghiệp cụ làm giảm NVL.
Liên 1: lu lại nơi lập.
11
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Liên 2: thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển lên kế toán.
Liên 3: ngời nhận giữ, ghi sổ kế toán nơi sử dụng.
- Biên bản kiểm nghiệm (05-VT): là biên bản kiểm kê, đánh giá lại NVL,
thực trạng trớc khi nhập kho, sử dụng với NVL có số lợng lớn, tính chất lý hoá
phức tạp, gồm hai bản:
Một bản giao cho phòng ban cung tiêu.
Một bản giao cho phòng ban kế toán.
Nếu NVL không đúng theo chứng từ hoá đơn, lập thêm một liên, kèm chứng
từ liên quan gửi cho ngời cung ứng.
- Thẻ kho (06-VT): dùng cho một loại vật t ở cùng một kho, đợc kế toán lập,
ghi chép hàng ngày bởi thủ kho.
- Phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ (03-VT): do phòng cung ứng lập khi
doanh nghiệp chuyển NVL giữa các xí nghiệp thành viên. Số liên tuỳ thuộc vào chế
độ quản lý của doanh nghiệp.
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (04-VT): đợc phòng cung ứng lập trên cơ sở
định mức đã đợc duyệt, gồm hai liên.
Liên 1: ngời nhận vật t giữ.
Liên 2: thủ kho giữ, theo dõi thực xuất, ghi sổ rồi chuyển lên kế toán.
- Biên bản kiểm kê vật t (08-VT): Đợc lập vào cuối kỳ cho mỗi kho, xác
nhận số thực tế tồn cuối kỳ, làm cơ sở đối chiếu số liệu ghi chép, phát hiện thừa
thiếu.
Một bản giao phòng kế toán.

Một bản giao thủ kho.
- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ (07-VT): do bộ phận sử dụng lập khi vật t thừa
còn sử dụng tiếp, không nhập kho, nhằm xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ
này đợc chuyển sang kỳ sau.
Một bản giao phòng cung tiêu.
Một bản giao phòng kế toán.
12
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (03-BH): là chứng từ do bên cung ứng, ngời
bàn lập. Doanh nghiệp chỉ sử dụng liên 2 các chứng từ này để ghi sổ.
Các chứng từ trên bao hàm hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến NVL.
2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết NVL là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số
lợng, giá trị, chất lợng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của các doanh
nghiệp. Việc hạch toán chi tiết NVL phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và
phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Trong thực tế hiện nay, tuỳ theo
điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh nghiệp
có thể áp dụng một trong ba phơng pháp sau để hạch toán chi tiết NVL.
* Phơng pháp ghi thẻ song song.
Theo phơng pháp này, ở kho ghi chép về mặt số lợng, còn ở phòng kế toán
ghi chép cả về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chéo đợc
tiến hành nh sau:
- ở kho: hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm
tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực
xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho.
Định kỳ, thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất đã
đợc phân loại theo từng thứ.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm
vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Thẻ kho

Ngày lập thẻ:
Tờ số:
- Tên nhãn hiệu, qui cách vật t:
- Đơn vị tính:
- Mã số:
STT Chứng từ
Số Ngày
Diễn
giải
Ngày
nhập xuất
Số lợng
Nhập Xuất Tồn
Ký xác
nhận của
KT
13
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- ở phòng kế toán: kế toán mở sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu, để ghi
chép tình hình nhập-xuất-tồn NVL theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng
danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho.
Sổ chi tiết vật liệu có thể mở theo mẫu sau:
Sổ chi tiết vật liệu
Tài khoản
Tên kho
Tên, qui cách vật liệu
Mã số Đơn vị tính
Chứng từ
Số Ngày
Diễn

giải
TK
đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12
Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra
chứng từ, ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ. Sau đó mới ghi vào sổ (thẻ) chi
tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và tiến hành
kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số lợng đối chiếu với kế toán tổng
hợp cần phải tông hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp
nhập-xuất-tồn theo từng loại nhóm vật liệu.
Phơng pháp này có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nh-
ng lại có nhợc điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu
số lợng, đồng thời việc kiểm tra đối chiếu không đợc tiến hành một cách kịp thời
của kế toán.
Phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng
loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thờng xuyên
và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
14
Số (thẻ) chi
tiết vật t
Bảng tổng hợp
nhập -xuất-

tồn
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Về mặt nguyên tắc, phơng pháp này cũng giống phơng pháp thẻ song song. ở
kho cũng theo dõi ghi chép về mặt số lợng, ở phòng kế toán ghi chép cả mặt số l-
ợng và giá trị theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu nhng chỉ ghi một lần vào
cuối tháng. Trình tự ghi chép đợc tiến hành nh sau:
- ở kho: hàng ngày ghi nhậ chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho kiểm tra tính
hợp lý hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào các
phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho, ghi vào thẻ kho.
Định kỳ, thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các phiếu nhập, xuất kho đã
đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập-xuất-tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối
chiếu chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển, kế toán phải lập trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho định kỳ
gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi cả về số lợng và giá trị. Cuối tháng
tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số
liệu kế toán tổng hợp.
Sổ đối chiếu luân chuyển có thể mở theo mẫu sau:
Sổ đối chiếu luân chuyển
Số
danh
điểm
Tên vật
t
đvt Đơn

giá
Số d đầu Luân chuyển
Nhập Xuất
Số d cuối
SL ST SL ST SL ST SL ST
15
Phiếu nhập
kho
Thẻ kho
Phiếu
xuất kho
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Phơng pháp này có u điểm là khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt,
do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhng nhợc điểm vẫn là ghi sổ trùng lặp giữa kho
và kế toán về chỉ tiêu số lợng.
Phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp không có
nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không phân công riêng hạch toán chi tiết vật liệu.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển:

Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
* Phơng pháp số d.
Theo phơng pháp này, ở kho theo dõi và ghi chép về số lợng còn ở phòng kế
toán theo dõi và ghi chép về mặt giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Trình tự
ghi chép đợc thực hiện nh sau:
- ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn vật
liệu về mặt số lợng. Cuối tháng, căn cứ số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho ghi vào
sổ số d (cột số lợng).

Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mối tháng
giao cho thủ kho ghi một lần. Sổ số d có thể mở theo mẫu sau:
Sổ số d hàng tồn kho
16
Phiếu nhập
kho
Bảng kê
nhập
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Bảng kê
xuất
Sổ kế toán chi
tiết
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Năm
Kho
STT Tên vật
liệu qui
cách
Đơn vị
tính
Đơn
giá
Số d 31/1 Số d 28/2
Lợng Tiền Lợng Tiền
v.v....
- ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cả năm để ghi
số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận

đợc phiếu nhập kho, xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng
kê nhập, xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ
bảng kê nhập xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất, rồi từ bảng kê này lập bảng
tổng hợp nhập-xuất-tồn theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số
nộp cuối tháng mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn
kho theo chỉ tiêu giá trị ghi vào cột số tiền ở sổ số d. Căn cứ vào cột số tiền ở sổ số
d, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có u điểm là tránh đợc việc ghi chép trùng lặp giữa ở kho và
ở Phòng Kế toán, giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều
trong tháng. Tuy nhiên, vẫn còn có những mặt hạn chế là do kế toán chỉ ghi theo
chỉ tiêu giá trị nên qua số liệu kế toán không biết đợc tình hình tăng, giảm của từng
thứ vật liệu, mà muốn biết đợc kế toán phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc
kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa Phòng Kế toán và kho là rất khó khăn.
Phơng pháp này chỉ áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có
khối lợng các nghiệp vụ xuất nhập nhiều, thờng xuyên, có nhiều chủng loại vật liệu
và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật t, dùng giá hạch toán để hạch toán
hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán trong
doanh nghiệp phải tơng đối cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d:

17
Phiếu nhập
kho
Bảng kê
nhập
Bảng luỹ kế
nhập
Thẻ kho Sổ số dư
Bảng tổng hợp

nhập , xuất, tồn
Phiếu nhập
kho
Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế
xuất
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, theo dõi mọi tình hình hiện trạng, biến
động của mọi đối tợng trong cả kỳ nhằm lập báo cáo kế toán. Cách hạch toán này
cho ta cái nhìn tổng quan về toàn bộ các vấn đề tài chính cũng nh từng bộ phận tài
sản. Ngoài ra còn có thể thấy mối quan hệ, ảnh hởng của mỗi nghiệp vụ đến các tài
sản cụ thể. NVL là một bộ phận của tài sản lu động nên nó thờng xuyên biến động.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm của NVL, khả năng quản lý, kiểm soát của mình mà doanh
nghiệp chọn một phơng pháp thích hợp để kiểm kê. Với mỗi cách thức lại có cách
thức hạch toán khác nhau.
a. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản
ánh thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật
liệu, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các
chứng từ nhập, xuất.
Phơng pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển vật t, hàng
hoá và đợc sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hoá.
Tài khoản sử dụng.
Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 nguyên liệu vật liệu để phản ánh sự
biến động của vật liệu trong các doanh nghiệp.
TK 152 nguyên liệu vật liệu, tài khoản này đợc dùng để ghi chép số hiện

có, tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế.
Ngoài ra tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp hai, cấp ba... để kế
toán theo dõi chi tiết từng loại, từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý
của doanh nghiệp.
Kết cấu, nội dung phản ánh của TK 152 nguyên liệu vật liệu:
18
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Bên nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê
ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh.
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị phế liệu thu hồi.
- Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phơng pháp
kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê
ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần.
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu trả lại, giảm giá.
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê.
- Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo phơng pháp
KKĐK).

D nợ: trị giá thực tế của NVL tồn kho.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà tài khoản 152 có thể mở
thêm các TK cấp 2, 3 để kế toán chi tiết từng nhóm, thứ vật liệu. Ví dụ:
TK 1521 - NVL chính.
TK 1522 - NVL phụ.
TK 1523 - Nhiên liệu.
TK 1524 - Phụ tùng thay thế.
TK 1525 - VL và thiết bị XDCB.

TK 1526 - Phế liệu và vật liệu khác.
TK 151 "Hàng mua đang đi đờng, tài khoản này đợc dùng để phản ánh giá trị
các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời
19
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
bán, nhng cha về nhập kho doanh nghiệp, còn đang đi trên đờng và tình hình hàng
đang đi đờng đã về nhập kho doanh nghiệp.
TK 133 - Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ. Tài khoản này đợc dùng để phản
ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ, còn đợc khấu trừ. Tài khoản
này bao gồm hai tài khoản cấp 2:
TK 1331 -Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.
TK 1332 - Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu, dùng để phản ánh thuế GTGT phải
nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng nhập khẩu.
Đối với các doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì
không sử dụng tài khoản 133 để ghi thuế GTGT, mà số thuế này là một bộ phận
cấu thành của giá vốn hàng nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh (nếu mua
hàng về giao cho đối tợng sử dụng ngay). TK 331 phải trả cho ngời bán, tài
khoản này đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doang nghiệp với ngời
bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã
ký kết.
TK 331 đợc mở sổ chi tiết để theo dõi đến từng đối tợng cụ thể (từng ngời
bán, ngời nhận thầu).
Ngoài ra hạch toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh:
TK 111 Tiền mặt.
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 112 Tiền gửi ngân hàng.
Ph ơng pháp hạch toán.
* Tăng vật liệu do mua ngoài.
- Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua

hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152: nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111, 112, 141
20
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- Nếu trong tháng, hàng về nhập kho nhng cuối tháng vẫn chn nhận đợc hoá
đơn, kế toán ghi giá trị NVL nhập kho theo giá tạm tính.
Nợ TK 152: nguyên liệu vật liệu
Có TK 331: phải trả cho ngời bán
Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chính giá tạm tính theo giá ghi trên hoá
đơn (nếu có sự chênh lệch).
+ Nếu giá ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính thì kế toán ghi bổ sung số
chênh lệch.
Nợ TK 152: nguyên liệu vật liệu
Có TK 331: phải trả cho ngời bán
+ Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính thì kế toán điều chỉnh giảm
bớt số chênh lệch bằng bút toán đảo:
Nợ TK 331: phải trả ngời bán
Có TK 152: nguyên vật liệu
Đồng thời phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ:
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331: phải trả cho ngời bán
- Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn và doanh nghiệp đã chấp nhận thanh
toán nhng hàng vẫn cha về nhập kho. Số hàng này gọi là hàng mua đi đờng và kế
toán ghi sổ nh sau:

Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111,112,141

- Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế
biến
Nợ TK 152
Có TK 154
- Tăng do nhận tặng thởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần
Nợ TK 152
Có TK 411
21
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- Tăng do vay mợn tạm thời
Nợ TK 152
Có TK 336
Có TK 338
- Tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho
Nợ TK 152
Có TK 621
Có TK 627
Có TK 641
Có TK 642
- Tăng do đánh giá lại vật liệu
Nợ TK 152
Có TK 412
- Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh
Nợ TK 152
Có TK 222
Có TK 128
- Thừa không rõ nguyên nhân chờ xử lý
Nợ TK 152
Có TK 338 (3381)
- Tăng do nhập phế liệu thu hồi

Nợ TK 152: nguyên liệu vật liệu
Có TK 721: thu nhập bật thờng
- Khi thanh toán có phát sinh chiết khấu mua hàng đợc hởng, ghi:
Nợ TK 331: phải trả ngời bán
Có TK 711: thu nhập hoạt động tài chính
Trờng hợp không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo
phơng pháp trực tiếp thì giá hạch toán là giá ghi trên hoá đơn.
* Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu.
22
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
- Xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Nợ TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 (6272): chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 (6412): chi phí bán hàng
Nợ TK 642 (6422): chi phí QLDN
Nợ TK 241 (2412, 2413): xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 152: nguyên liệu vật liệu
- Xuất kho NVL đa đi góp vốn liên doanh: căn cứ vào giá thực tế xuất kho và
giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá để xác định chênh lệch làm căn cứ
ghi sổ:
+ Nếu trị giá vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho, ghi:
Nợ TK 128, 222
Có TK 152: nguyên liệu vật liệu
Có TK 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản
+ Nếu trị giá vốn góp nhỏ hơn giá thực tế xuất kho, ghi:
Nợ TK 128, 222
Nợ TK 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 152: nguyên liệu vật liệu
- Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 154

Có TK 152
- Giảm do vay tạm thời
Nợ TK 138 (1388)
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 152
- Giảm do xuất bán
Nợ TK 632
Có TK 152
Đồng thời phản ánh giá bán vật liệu
23
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Nợ TK 111, 112
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331
- Giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê
Nợ TK 1381
Có TK 152
- Giảm NVL trong kho do đánh giá giảm theo quyết định của cấp có thẩm
quyền.
Nợ TK 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 152: nguyên liệu vật liệu
Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
(tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
TK111,112,141,311,331 TK152 TK621
Nhập kho do mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho

SX, chế tạo SP
TK133 TK627,641,642
Xuất dùng cho QLSX,

bán hàng, QLDN
TK151 TK241
Mua Nhập kho
Xuất dùng cho XDCB,
Cuối tháng cha hàng đang đi
Nhập kho đờng sửa chữa TSCĐ
24
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
TK333 TK154
Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất tự chế, thuê ngoài,
(nếu NVL nhập khẩu) gia công chế biến
TK411 TK128,222
Nhận vốn góp liên doanh, Xuất góp vốn liên doanh
Cổ phần, cấp phát, quà
TK154 TK412
Nhập do tự chế, thuê ngoài,
gia công chế biến
TK128,222 TK632,157
Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất bán, gửi bán
TK338(3381) TK138(1388)
Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê
TK412 TK412
Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại
b. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng
xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, thành phẩm, hàng hoá mà chỉ phản ánh
giá tri tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ.
Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số thực tế của vật liệu,
thành phẩm, hàng hoá... để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho. Phơng pháp này áp
dụng thích hợp ở những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, nhng chủng loại vật t nhiều,

giá trị mỗi thứ thấp hoặc các doanh nghiệp bán lẻ.
Tài khoản sử dụng.
Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng, TK
611 để phản ánh giá trị thực tế của vật t, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ.
Nội dung, kết cấu TK 611:
25