THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY GAS PETROLIMEX

Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại công ty gas petrolimex.
A.Đặc điểm chung của công ty Gas Petrolimex.
I. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty gas
1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Gas Petrolimex.
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một trong ba đơn vị kinh doanh Gas
đầu tiên của Việt Nam. Thời gian chính thức cung cấp sản phẩm cho thị trờng là
tháng 8/1993. Nhờ có những hớng đi đúng đắn, cơ sở vật chất, kỹ thuật của ngành
không ngừng đợc mở rộng phát triển với uy tín của sản phẩm ngày càng gia tăng.
Lợng bán ra liên tục qua các năm từ 8000 tấn năm 1994 đến 16.000 tấn năm 1995
và một năm sau đó sản lợng bán đã tăng lên 24.000 tấn, chiếm trên 45% thị trờng
nội địa. Đến nay, Tổng công ty xăng dầu Việt nam là đơn vị duy nhất có hệ thống
kho bể tiếp nhận đóng nạp trên cả 3 miền và kết quả là giá thành sản xuất giảm
đáng kể do vận chuyển với cự ly ngắn.
Tuy nhiên, sau năm 1995 khi đã có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự
tham gia của hơn 17 công ty vào thị trờng Gas lỏng Việt nam. Thị trờng Gas lỏng
giảm đáng kể từ 45% xuống 30%. Nguyên nhân của tình hình này là sự không
phù hợp xuất phát từ sự khác biệt giữa kinh doanh Gas lỏng và kinh doanh xăng
dầu về mặt thị trờng và bảo hộ của Nhà nớc. Tổng công ty xăng dầu Việt nam đợc
Nhà nớc giao đảm nhận trên 60% nhu cầu cả nớc trong khi Gas lỏng không thuộc
diện Nhà nớc quản lý về giá tham gia vào thị trờng cạnh tranh thực thụ.
Đứng trớc tình hình trên, ban lãnh đạo Tổng công ty xăng dầu Việt nam đã
liên tục đổi mới hoạt động kinh doanh theo hớng nâng cao tính tự chủ ngành hàng
phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Ngày 25/12/1998, trên cơ sở tờ trình của Tổng
công ty xăng dầu, Bộ thơng mại đã ra quyết định số 1653 QĐ-BTM về việc thành
lập công ty Gas Petrolimex với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu Gas lỏng và
các thiết bị phụ, bồn bể và hệ thống công nghệ của ngành hàng phục vụ cho nhu
cầu xã hội. Công ty chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/1999 với số vốn tự có
trên 200 tỷ đồng.
Công ty Gas Petrolimex có trụ sở tại 775 đờng Giải Phóng quận Hai Bà Tr-
ng Hà nội và các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng,

Cần Thơ. Ngoài ra, công ty còn có mạng lới phân phối rộng khắp các tỉnh thành
phố và cả nớc qua hơn 40 công ty kinh doanh xăng dầu của Petrolimex và hệ
thống các đại lý, tổng đại lý.
Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cho xã hội, công ty đã không ngừng mở rộng
và nâng cao trình độ công nghệ của hệ thống cơ sở vật chất tại các vị trí điểm.
Đến cuối năm 1999 tổng sức chứa của công ty gas petrolimex đã đạt gần 3000
tấn, đợc bố trí tại Hà nội (120 tấn), Hải Phòng (1000 tấn), Đà nẵng (500 tấn), Nhà
Bè (700 tấn), Cần Thơ (500 tấn). Trong thời gian sắp tới các kho Hải Phòng và
Nhà Bè đợc mở rộng và xây mới, tăng công suất đóng nạp. Nhờ hệ thống cơ sở vật
chất hiện đại, Công ty Gas Petrolimex đã và sẽ giành đợc lợi thế về giá bán, chất
lợng, đáp ứng đợc tốc độ phát triển của thị trờng.
Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị tính: VND
TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002
1 Tổng doanh thu 358.742.000.000 416.031.000.000
2 Chi phí kinh doanh 68.637.000.000 69.743.000.000
3 Lãi gộp 73.382.000.000 75.334.000.000
4 Giá vốn hàng bán 285.360.000.000 340.697.000.000
5 Lợi nhuận trớc thuế 5.113.000.000 3.640.000.000
6 Lợi nhuận sau thuế 3.476.840.000 2.470.000.000
7 Nộp Ngân sách 15.539.499.000 14.877.000.000
II Mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex:
1.1 Mô hình tổ chức:
Mô hình tổ chức của Công ty Gas Petrolimex phụ thuộc vào chức năng
nhiệm vụ của đơn vị, phụ thuộc vào điều kiện khách hàng, khả năng và cơ chế
kinh tế. Trong cơ chế thị trờng, mô hình tổ chức bộ máy của Công ty đợc bố trí
gọn nhẹ, các bộ phận chức năng hoạt động rất năng động hiệu quả. Bộ máy của
Công ty đợc bố trí theo cơ cấu chức năng Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm cao
nhất.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty(Phụ lục 8)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex:
Công ty Gas Petrolimex có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu khí đốt
hoá lỏng (LPG), các thiết bị bồn bể, và hệ thống công nghệ của ngành phục vụ
cho nhu cầu xã hội.
Nhiệm vụ của Công ty Gas Petrolimex là:
Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị.
Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trờng và định h-
ớng phát triển của Công ty.
Xây dựng chiến lợc ngành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông
qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trờng, các định mức kinh
tế kỹ thuật cớc vận chuyển tối đa.
Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu t liên quan đến việc xây
dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh ngành hàng tại
các đơn vị.
1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trực thuộc Công ty
Gas Petrolimex:
Phòng Tổ chức hành chính:
Phòng Tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu giúp
Giám đốc Công ty tổ chức thực hiện công tác: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh
doanh, bố trí, sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chính sách đối với
ngời lao động, bảo vệ nội bộ, thanh tra kiểm tra, đảm bảo an ninhh trật tự, công
tác an toàn PCCC, an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trờng,
công tác hành chính quản trị cơ quan theo phân cấp quản lý của Công ty và Tổng
công ty theo đúng pháp luật.
Phòng Kinh doanh:
Phòng Kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu, giúp Giám
đốc tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của
toàn Công ty đảm bảo có hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của ngành, quy
định của pháp luật của Nhà nớc trên các lĩnh vực công tác sau:
+ Xây dựng chiến lợc kinh doanh.

+ Phát triển thị trờng.
+ Đảm bảo nguồn hàng.
Phòng Kế toán tài chính:
Phòng Kế toán tài chính có chức năng tham mu cho Giám đốc tổ chức thực
hiện và chỉ đạo hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng pháp lệnh
kế toán thống kê hiện hành của nhà nớc. Quản lý và sử dụng tài sản, vật t, hàng
hoá, các nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty
đạt hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nớc.
Phòng Quản lý kỹ thuật:
Phòng Quản lý kỹ thuật có chức năng tham mu giúp cho Giám đốc Công ty
tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ thuật,
công nghệ, đầu t xây dựng cơ bản. Thể hiện ở các mặt công tác sau:
+ Hoạch định khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất
kinh doanh.
+ Công tác giao nhận kỹ thuật hàng hoá.
+ Công tác kỹ thuật an toàn, PCCC, phòng chống bão lụt, vệ sinh môi trờng.
Phòng Bán hàng và dịch vụ:
Phòng Bán hàng và dịch vụ có chức năng tham mu giúp Giám đốc tổ chức,
quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp trên địa
bàn đợc phân công đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Cửa hàng kinh doanh Gas:
Cửa hàng là một bộ phận của hệ thống bán hàng, đợc quản lý thống nhất
trong hệ thống tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty, là nơi trực tiếp thực
hiện nhịêm vụ bán hàng (Gas bình, bếp gas, phụ kiện) liên quan đến quá trình sử
dụng Gas và các loại hàng hoá khác theo quy định của Công ty nhằm trực tiếp đáp
ứng theo nhu cầu của ngời tiêu dùng.
Kho Gas Đức Giang:
+ Tổ chức, khai thác sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động ở kho đảm bảo
kinh doanh có hiệu quả.
+ Tổ chức tốt công tác điều độ vận tải đảm bảo khai thác hiệu quả nhất các ph-

ơng tiện vận tải.
Tổ chức sắp xếp phân công lao động hợp lý trên cơ sở mô hình tổ chức
định biên lao động của Công ty. Phối hợp với các đơn vị trên địa bàn thực hiện ph-
ơng án bảo vệ môi trờng, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong
phạm vi quản lý kho.
II. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế
toán tại công ty gas- Petrolimex.
1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Gas- Petrolimex
Để đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý kinh tế tài chính của công ty, do đặc
điểm tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, quy mô hoạt động rộng khắp
các chi nhánh, đại lý trực thuộc của công ty Gas - Petrolimex tại các thành phố
lớn trong cả nớc. Vì vậy phòng kế toán tài chính của công ty đợc xây dựng trên
nguyên tắc chung, kết hợp với yêu cầu thực tế của công ty. Công ty đã sử dụng
hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán.
Các kho, các cửa hàng trực thuộc văn phòng công ty trong các chi nhánh
thực hiện hạch toán báo sổ là nơi tập trung các chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ
gửi về phòng kế toán của văn phòng công ty trong các chi nhánh, xí nghiệp để
kiểm tra hạch toán. Các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc theo
phân cấp của công ty Gas, có bảng tổng kết tài sản riêng phản ánh đầy đủ mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh, xí nghiệp nhng cha đợc quyền phân
phối lợi nhuận và trích lập các quỹ xí nghiệp. Tại các chi nhánh, xí nghiệp có
phòng kế toán thực hiện các công tác kết toán phát sinh, tại các đơn vị mình và
định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu
1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
(Phụ lục 9)
1.2 . Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Phòng kế toán công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng
công ty bao gồm cả việc theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở kho Đức
Giang và hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội. Đồng thời phòng kế toán công ty
có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp. Tổng hợp báo

cáo kế toán toàn công ty và tính ra lợi nhuận ròng, tiến hành phân chia lợi nhuận
cho các chi nhánh, xí nghiệp để trích lập các quỹ. Hiện nay phòng kế toán của
công ty có 12 ngời, mỗi ngời đảm nhiệm một số phần hành kế toán cụ thể sau:
*Trởng phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác tài chính kế toán toàn
công ty, chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty theo chế độ hiện
hành. Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, thực hiện giao kế hoạch tài
chính cho các đơn vị phụ thuộc. Phối hợp tham gia kí kết hợp đồng kinh tế của
công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá, vật t, các định mức vật t, các định
mức chi phí thuộc thẩm quyền công ty. Phụ trách công tác thi đua khen thởng. Tổ
chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết toán của đơn
vị phụ thuộc.
*Phó phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và ban giám đốc về các phần việc đợc
giao. Phối hợp thực hiện việc xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty, giao
kế hoạch tài chính cho các dơn vị. Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn
công ty. Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị. Trực tiếp kiểm tra và quyết toán
các công trình xây dựng cơ bản, hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty.
Giải quyết các công việc khi kế toán trởng đi vắng.
*Kế toán tổng hợp văn phòng:
Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn phòng công ty, tổng hợp kiểm kê
toàn công ty, tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ cái tiến hành xác định kết quả
kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của công ty; trực tiếp giải quyết thủ tục
thanh lý nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển
trong toàn công ty; quản lý vỏ bao bì Gas; kế toán nguồn vốn kinh doanh.
*Kế toán mua hàng:
Chịu trách nhiệm về kế hoạch khối lợng và chất lợng hàng hoá mua vào;
lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua, theo dõi và phối hợp với kế toán bán
hàng để đề ra phơng án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ
hàng tồn kho hợp lý.

*Kế toán tiêu thụ hàng hoá và kho hàng:
Trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng của toàn công ty.
Chịu trách nhiệm về hàng tồn kho, giá vốn, lập bảng kê xuất bán đối với các tổng
đại lý thành viên trớc ngày 5 hàng tháng.
*Kế toán công nợ nội bộ và bán hàng:
Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về công nợ bán hàng đối với khách hàng
ngoài ngành, nợ khối trực tiếp trong văn phòng công ty, công nợ bán hàng của các
loại hàng; tập hợp quyết toán giá thành sản xuất phụ, trực tiếp quyết toán chi phí
đối với cửa hàng, xây dựng các quy chế quản lý cửa hàng phù hợp với thực tế, đôn
đốc đối chiếu công nợ nội bộ trong đó gồm công nợ nội bộ công ty (Văn phòng
công ty và các chi nhánh, công ty vối tổng công ty), công nợ cửa hàng; theo dõi
tiến độ nộp và kiểm tra thuế GTGT, thuế nhập khẩu hoàn thành NKCT trớc ngày 5
hàng tháng.
*Kế toán ngân hàng và thanh toán:
Cân đối tiền gửi ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền
vay, tiền gửi ngân hàng, làm thủ tục vay Ngân hàng đúng hạn. Đối chiếu với kế
toán kho hàng, kế toán bán hàng lập kế hoạch thanh toán đảm bảo đủ vốn để
thanh toán tiền hàng. Phối hợp với thủ quỹ cân đối tiền mặt để thu chi có kế
hoạch.
*Kế toán thuế và chi phí:
Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ đầu vào đầu ra của các
khoản thuế khấu trừ: Kiểm tra số lợng các loại hoá đơn phát hành và chịu trách
nhiệm kê khai các khoản thuế theo chức năng quy định trớc ngày 7 hàng tháng;
Tập hợp chi phí và kiểm soát chi phí kinh doanh, các định mức, điều khoản của
công ty. Hoàn thành các NKCT trớc ngày 5 hàng tháng.
*Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội:
Phòng tổ chức theo dõi và quyết toán chi phí tiền lơng theo qui định. Phòng
kế toán nhận quyết toán từ phòng tổ chức tiến hành tính lơng, BHXH, BHYT.
Hoàn thành NKCT trớc ngày 5 hàng tháng.
*Kế toán vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ:

Theo dõi tình hình biến động tài sản của toàn công ty. Hàng tháng lập bảng
trích khấu hao tài sản cố định, trực tiếp tham gia thanh lý nhợng bán tài sản cố
định của văn phòng công ty. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định để tham
mu cho công ty trong việc sử dụng tài sản cố định. Lập bảng phân bổ công cụ,
dụng cụ.
*Thủ quỹ:
Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi
và các chứng từ gốc hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
2.Hình thức sổ kế toán
2.1.Hình thức sổ kế toán:
Công ty Gas - Petrolimex có chi nhánh, các kho và đại lý ở nhiều tỉnh
thành phố khác nhau, phân tán xa nhau. Thêm vào đó đặc điểm kinh doanh rất đa
dạng, quy mô kinh doanh lớn, nghiệp vụ kinh doanh phát sinh nhiều. Vì vậy công
ty đã chọn hình thức sổ NKCT ban hành theo QĐ/1141/TC/CĐKT ngày1/11/95
của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán của hình thức NKCT đợc xây dựng có
cải biên cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy.
Tại phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán
phát sinh hàng tháng lập và giữ báo cáo tiêu thụ về phong kinh doanh công ty trớc
5 ngày tháng sau. Hàng quý tiến hành lập và gửi báo cáo quyết toán của đơn vị về
phòng kế toán của công ty để tổng hợp.
2.2.Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, số liệu đợc nhập vào máy tính, sau đó
máy sẽ tự động định khoản và vào các sổ chứng từ kế toán, vào các sổ chi tiết phù
hợp, bảng kê có liên quan... kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán cho máy
hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở đièu chính sự khớp đúng giữa các
chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm tra sự đúng số liệu tổng hợp giữa
các sổ chi tiết, sổ tổng hợp bảng kê... do máy đa ra và tiến hành bút toán điều
chỉnh, các bút toán kết chuyển vào sổ NKCT để tiến hành xác định kết quả kinh
doanh. Số liệu trên NKCT sẽ đợc kế toán tổng hợp dùng bút toán kết chuyển vào
số cái. Số liệu của sổ cái các TK do máy đa ra sẽ đợc dùng để lập báo cáo kế toán.

Sơ đồ trình tự ghi số kế toán hình thức NKCT tại cộng ty Gas - Petrolimex
(Phụ lục 10)
2.3. Chế độ kế toán
- Công ty tiến hành quyết toán theo quý (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12
tháng), hàng tháng chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản lý. Báo cáo
nhanh hàng hoá tồn kho, báo cáo nhanh sản lợng bán ra, báo cáo nhanh các chi
tiêu tài chính.
- Công ty áp dụng giá hạch toán thống nhất trong toàn công ty để hạch toán
hàng tồn kho. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
- Công ty hạch toán GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
b.Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng
I Tổ chức kế toán bán hàng
1.Phơng thức bán hàng:
Trong môi trờng cạnh tranh gay gắt với các công ty khác kinh doanh cùng
ngành hàng. Công ty đã chọn cho mình những phơng thức bán hàng phù hợp với
một mạng lới tiêu thụ rộng khắp cả nớc hoạt động rất hiệu quả. Nhờ đó, thị trờng
tiêu thụ của công ty ngày càng đợc mở rộng với tổng sản lợng bán ra ngày càng
tăng. Công ty có các phơng thức bán hàng sau:
Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50)
Phơng thức bán điều động nôi bộ ngành (Mã 53)
Phơng thức bán điều động nội bộ công ty (Mã6A)
Phơng thức bán qua tổng đại lý (Mã 5B).
Phơng thức bán lẻ (Mã 54)
Phơng thức bán chuyển khẩu
1.1. Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50)
Đặc điểm của phơng thức này là khách hàng thờng mua với khối lợng lớn
để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách
nhiệm về vận chuyển hàng giao đến cho ngời mua. Khi xuất hàng bán phòng bán

hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng.
Sau khi giao hàng thủ kho cùng ngời mua kí xác nhận vào cả 3 liên, giao liên 2
cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 5 ngày gửi
bảng kê xuất hàng cùng giấy tờ liên quan về phòng bán hàng và dịch vụ, phòng
này lu liên 1 giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạchtoán.
1.1.1.Bán buôn qua kho chi nhánh xí nghiệp
Phù hợp với những hợp đồng có nhu cầu lớn. Vì hình thức công ty có kho
thủ tục tại các chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên l-
ợng tồn kho luôn bằng không. Chi nhánh, xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho
công ty nhng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của chi nhánh, xí nghiệp chỉ xuất qua