những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất
I. NHững vấn đề chung về vật liệu
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật liệu và yêu cầu quản lý vật liệu
trong sản xuất
* Khái niệm:
Quá trình lao đông là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động tác động
lên đối tợng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất lý hoá của đối t-
ợng lao động để tạo ra sản phẩm với chất lợng ngày càng cao. Theo Mác, để một
quá trình sản xuất diễn ra thì phải có đủ ba yếu tố: t liệu lao động,đối tợng lao
động, sức lao động.
Đối tợng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu đối với qua
trình sản xuất . Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động chính là các loại nguyên
vật liệu. Trong đó nguyên liệu là những đối tợng lao động cha qua chế biến, vật
liệu là những đối tợng lao động đã qua chế biến hay vật liệu là đối tợng lao động
đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động.
* Đặc điểm của vật liệu :
- Vật liệu thuộc tài sản lu động, là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất.
- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dới tác động
của lao động, vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất ban
đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ
giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này đợc thể hiện
ở chỗ chi phí vật liệu là chi phí phân bổ một lần.
* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm. Vì
vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điều
kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa, đảm bảo
cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm,
góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động. Mặt khác,
do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí

vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì
vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những
chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành, lợi nhuận.
Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn
dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của
vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý,
tiết kiệm. Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi
nhuận doanh nghiệp. Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu
cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.
* Yêu cầu quản lý vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, sử
dụng và dự trữ.
- ở khâu thu mua:
Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác
nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, do đó thu mua phải làm sao cho đủ số l-
ợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong
định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu
một cách tối đa và phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- ở khâu bảo quản:
Phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo,
đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h
hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
- ở khâu dự trữ:
Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm
bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn
do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
- ở khâu sử dụng:
Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử

dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm
trên cơ sở định mức và dự toán chi phí. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc
hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, lợi nhuận tích luỹ
cho doanh nghiệp.
* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm. Vì
vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điều
kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa, đảm bảo
cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm,
góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động. Mặt khác,
do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí
vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì
vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những
chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành, lợi nhuận.
Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn
dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của
vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý,
tiết kiệm. Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi
nhuận doanh nghiệp . Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu
cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm..
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất :
Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình
thu mua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Hạch toán vật liệu là
công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình cụ thể về vật
liệu để đề ra hớng chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán vật liệu chính xác, kịp
thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm đợc chính xác tình hình thu mua,
dự trữ, xuất dùng vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý vật liệu thích hợp. Cũng
thông qua số liệu kế toán, các nhà quản lý biết đợc số lợng, giá trị của từng loại
vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế sự hao
hụt lãng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm nhất nhng vẫn đảm bảo

chất lợng sản phẩm và tiến độ sản xuất.
Để phát huy hết vai trò của mình đối với việc quản lý vật liệu thì kế toán
vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu
quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp
kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp, để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong
quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và
tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua
vật liệu, tình hình thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng vật liệu trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Phân loại vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò
công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi
hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và
phân loại vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp , đặc trng
thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản
xuất. Theo đặc trng này, vật liệu ở các doanh nghiệp đợc chia thành các loại:
+ Nguyên, vật liệu chính:
Là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công, ché biến cấu
thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)
+ Vật liệu phụ:
Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết
hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của
sản phẩm hoặc đợc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình th-
ờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của
công nhân viên chức(dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,

thuốc chống rỉ , hơng liệu, xà phòng, rẻ lau,).
+ Nhiên liệu:
Vè thực chất, nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành
một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhien liệu chiếm tỷ trọng lớn trong
nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác
với vật liệu phụ thông thờng. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong
quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh
diễn ra bình thờng. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí nh than, củi,
xăng, dầu, ga,...
+ Phụ tùng thay thế:
Là những vật t dùng để thay thế, bảo dỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết bị,
phơng tiện vật tải,...
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:
Là các vật liệu và thiết bi( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ,
khí cụ,...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu:
Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuấ hay thanh lý tài sản, có
thể sử dụng hay bán ra ngoài( phoi bào, vải vụn, gạch, sắt,)
+ Vật liệu khác:
Bao gồm các lọai vật liệu còn lại ngoài các thứ khác cha kể trên nh bao bì,
vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng,
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu . Để đảm bảo thuận tiện, tránh
nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng lọai vật
liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại vật liệu trên
thành từng nhóm, từng thứ vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh
nghiệp .
3. Tính giá vật liệu:
Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những

nguyên tắc, phơng pháp nhất định. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý
để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và
dự trữ vật liệu cuối kỳ. Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu của tổ
chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu
sử dụng và dự trữ.
Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc
tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế là giá đợc hình thành trên cơ sở các
chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra
vật liệu.
a) Giá thực tế vật liệu nhập kho:
Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph-
ơng pháp khấu trừ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu nhạp
kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:
+ Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn ngời bán cộng (+) thuế
nhập khẩu(nếu có) và các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi
phí nhan viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho ,
thuê bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi,) trừ
(-) các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.
+ Đối với vật liệu tự sản xuất:
Tính theo giá thành sản xuất thực tế
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên quan
nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển , bốc dỡ , hao hụt trong định
mức,)
+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi phí
tiếp nhận ( nếu có)
+ Đối với vật liệu đợc tặng , thởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho

đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp
nhận.
+ Đối với phế liệu thu hồi:
Giá thực tế vật liệu nhập kho là gía ớc tính có thể sử dụng đợc hay gía trị
thu hồi tối thiẻu.
b) Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Tùy theo đặc điẻm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong
các phơng pháp tính giá xuất sau nhng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong
hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lôvà giữ
nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng. Khi xuất dùng hàng nào(lô hàng
nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó). Phơng pháp này
thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu
nhập kho.
+ Ưu điểm:
- Tính gía vật liệu xuất kho chính xác.
- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu nh-
ng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
+ Nhợc điểm :
Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
* Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc phản ánh
theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế
toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
=

Giá hạch toán
vật liệu xuất dùng
trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
x Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán.
Hệ số giá vật liệu =
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
liệu và trình độ kế toán cao.
+ u điểm:
Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để
tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
+ Nhợc điểm:
Yêu cầu hạch toán phải tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch
toán ảnh hởng đến công tác quyết toán. Mặt khác phải xây dựng đợc giá hạch toán
khoa học.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân
sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế vật liệu xuất
dùng
=
Số lợng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị

bình quân
Có ba phơng pháp xác định giá đơn vị bình quân:
. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền )
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
+ u điểm:
- Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất trong
kỳ.
- Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập, xuất nhiều.