THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ
2.1- Đặc điểm hàng hoá tại công ty TNHH thép Thành Đô
Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là sắt thép phục vụ cho ngành
xây dựng và các dự án xây dựng. Phần lớn hàng được mua tại tổng công ty thép
Việt Nam và Trung Quốc, được bán trong nước và xuất khẩu sang Cămpuchia.
2.2- Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
2.2.1. Khái niệm mua hàng
Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá.
Chức năng chủ
yếu của doanh nghiệp Thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến
nơi tiêu dùng thông qua mua bán. Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động kinh doanh thương mại,
là quá trình tài sản của doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá, doanh
nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm
thanh toán tiền hàng cho người bán.
2.2.2. Vai trò của nghiệp vụ mua hàng
Thương mại có vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường, là cầu nối giữa sản xuất và
tiêu dùng, giữa nhà sản xuất và khách hàng. Với chức năng hoạt động của doanh nghiệp mình, các
nhà doanh nghiệp tổ chức lưu chuyển hàng trên thị trường nhằm đưa hàng hoá đến nơi tiêu dùng,
nhằm thoả mãn những nhu cầu của họ,đồng thời đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Quá trình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba
khâu này có mối liên hệ mật thiết với nhau. Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động kinh doanh
thương mại, là quá trình vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá.
Với mục đích là tiêu thụ được nhiều hàng để thu đựơc nhiều lợi nhuận, nhưng trước tiên các nhà
doanh nghiệp cần phải tìm được nguồn hàng mà mình cần tiêu thụ và tổ chức thu mua nó, đồng thời
để kinh doanh thường xuyên, doanh nghiệp cần mua số hàng sao cho vừa để bán và số lượng còn lại
để dự trữ. Do đó, mua hàng và dự trữ là phương tiện để doanh nghiệp đạt được lợi ích của mình. Vì
vậy, việc mua hàng và tìm kiếm nguồn hàng là nhiệm vụ quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu thông
của hàng hoá.
2.2.3. Phạm vi mua hàng
Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho

người bán. Hàng háo là hàng mua khi thoả mãn các điều kiện sau:
- Hàng hoá phải thông quan hành vi mua bán và thanh toán tiền hàng theo một phương thức
nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hưu về hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người mua và doanh nghiệp
phải nhận được quyền sở hữu tài sản và mất quyền sở hữu tiền tệ.
- Hàng hoá mua vào với mục đích để bán hoặc mua vào để qua chế biến để bán.
Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý có những trường hợp hàng hoá không thoả mãn đồng thời ba
điều kiện trên nhưng vẫn được hạch toán vào chỉ tiêu mua như trường hợp mua về vừa dùng cho hoạt
đông kinh doanh , vừa để tiêu dùng nội bộ hoặc hàng mua còn bao gồm cả hàng hoá hao hụt trong quá trình
mua theo hợp đồng bên mua phải chịu.
Mặt khác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng có những mặt hàng không được
hạch toán vào chỉ tiêu hàng mua như:
- Hàng hoá của xĩ nghiệp gửi bán hoặc nhận bán hộ.
- Hàng hoá bị thu hồi ở bộ phận gia công, sản xuất phụ.
- Hàng hoá mua vào trong xây dựng, sửa chữa TSCĐ.
- Hàng hoá biếu tặng …
2.2.4. Thời điểm xác định hàng mua
Mua hàng là khâu khởi đầu của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình tài sản
từ hình thái tiền tệ chuyển sang hình thái hàng hoá.
Thời điểm xác định hàng mua là thời điểm doanh nghiệp thương mại nhận được hàng hoá ,
đã trả tiền cho người bán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng cho người bán đó là thời điểm mà kế
toán nghiệp vụ mua hàng có đầy đủ số liệu làm cơ sở để phản ánh vào các tài khoản hoặc sổ sách có
liên quan tới quá trình mua hàng.
- Đối với phương thức chuyển hàng: Thời điểm xác định hàng mua:
+ Khi hàng báo đã được vận chuyển về kho, bến bãi của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã
thanh toán tiền hàng cho hàng mua. Quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng diễn ra tại doanh
nghiệp.
+ Doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho bên bán nhưng tại thời điểm đó hàng vẫn chưa được
chuyển về kho của doanh nghiệp.
+ Doanh nghiệp đã nhập kho hàng hoá và ký nhận nợ.

- Đối với phương thức mua hàng trực tiếp: Thời điểm xác điịnh hàng mua khi cán bộ nghiệp
vụ đã hoàn thành thủ tục thanh toán tiền cho người bán, và khi nhận được hàng người cán bộ này
phải chịu trách nhiệm bảo đảm về số lượng hàng hoá do mình đi mua.
2.2.5. Ý nghĩa của việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm xác định cho hàng
mua
Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán hạch toán chính
xác các khoản mua, tránh bị trùng lặp, sai sot khi ghi sổ kế toán, tránh nhầm lẫn.
Xác định đúng thời điểm mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý đúng tiền hàng, tránh
tham ô, mất mát hàng hoá.
2.2.6. Phương thức xác định trị giá hàng hoá thu mua
Trị giá mua vào của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho
người bán theo hợp đồng.
Giá trị của lô hàng thu mua để xuất khẩu được xác định như sau:
Giá mua
thực tế
hàng hoá
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
-
Các khoản
giảm giá
được hưởng
Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán trực tiếp
vào giá trị lô hàng.
Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá, chi phí

bảo hiểm, thuê kho bến bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng, chi
phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua. Ngoài ra
chi phí mua hàng còn gồm cả những chi phí sơ chế nếu có.
Trong trường hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng
thì trị giá bao bì phải được bóc tách và theo dõi riêng.
Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kế toán hàng
mua. Cuối kỳ phải điều chỉnh lại theo giá thực tế cho số hàng đã đề xuất trong
kỳ và số hàng tồn kho cuối kỳ.
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó giá mua
không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
2.2.7. Các phương thức mua hàng
Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức: phương thức mua
hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng.
* Phương thức mua hàng trực tiếp
Căn cứ vào hợp đồng ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận
hàng đến đơn vị bán hàng nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hoặc để mua hàng trực tiếp tại cơ
sở sản xuất, tại thị trường và cán bộ đó phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá đó về đơn vị mình.
Người mua hàng có trách nhiệm quản lý số hàng mua và gửi chứng từ về phòng kế toán để kiểm tra đối
chiếu và ghi sổ kế toán.
Chứng từ mua hàng có thể là:
- Hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng…
Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng thì cử
người đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh toán và vận
chuyển hàng hoá về nhập kho. H
oÆc
Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài
khoản qua ngân hàng: người mua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về
Công ty và chuyển tiền gửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng. Sau khi đã thoả

thuận với nhau thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua
phương tiện vận tải.
Tiền hàng được thanh toán trên cơ sở hoá đơn, hợp đồng kinh tế. Công ty có
thể trả trước, trả ngay, trả chậm và bù trừ. Các phương thức thanh toán, quy định chi
phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên trên
hợp đồng kinh tế.
* Phương thức chuyển hàng
Bên bán căn cứ vào hợp đồng ký kết hoặc đơn đặt hàng giữa bên bán và bên mua, chuyển
hàng tới và giao cho bên mua tại địa điểm do hai bên quy định trước. Hàng hoá bên bán chuyển đến
có thể dư thừa, thiếu hụt hoặc không đúng hợp đồng. Vì vậy, để đảm bảo cho việc thu mua hàng hoá
đúng hợp đồng, khi chuyển hàng bên bán phải gửi cho bên mua chứng từ bán hàng trong đó ghi dõ số
lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại hàng, đơn giá của từng mặt hàng cũng như tổng số tiền
mà bên mua phải trả, đồng thời phải tiến hành thanh toán.
Bên mua khi nhận được chứng từ của bên bán cung cấp, cần chuyển cho phòng nghiệp vụ để
kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã ký nhận hàng sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán để
kiểm tra, ghi sổ kế toán, tiến hành các thủ tục thanh toán với bên bán.
Chứng từ bán hàng bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê mua hàng …
2.2.8. Các phương thức thanh toán
* Phương thức thanh toán trực tiếp
Là phương thức thanh toán mà sau khi đã nhận được hàng hoá và dịch vụ do bên bán chuyển
đến, bên mua xuất tiền mặt, ngân phiếu ở quỹ để trả trực tiếp theo giá mà hai bên đã thoả thuận.
Phương thức thanh thoá này giúp bên bán thu hồi vốn nhanh, và cả hai bên mua bán không gặp rủi ro
trong việc thanh toán.
* Phương thức thanh toán không trực tiếp
Là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh
nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua tổ chức kinh tế trung gian là ngân hàng. Ngày nay, ngân
hàng không chỉ dùng tiền mặt trong công việc của mình mà còn dùng các đơn vị tiền tệ khác như
ngoại tệ, séc, ngân phiếu, trái phiếu … ngân hàng còn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thanh

toán giữa các doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho việc thanh toán được tiến hàng nghiêm túc, giúp cho
các bên mua – bán, các đơn vị có mối quan hệ tốt trong mua bán và cung cấp dich vụ.
Đối với nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu thì công ty thanh toán
cho nhà cung cấp thông qua uỷ nhiệm chi do ngân hàng Đầu tư mà công ty mở
tài khoản thực hiện
* Ngoài hình thức thanh toán bằng tiền mặt còn có nhiều hình thức khác, mỗi loại hình thanh
toán có lợi thế riêng phù hợp với phương thức kinh doanh của công ty như:
- Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập theo mẫu do ngân
hàng Nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả
cho người thụ hưởng ghi trên séc hoặc người cầm séc.
- Thanh toán nhờ thu: là phương thức mà bên bán sau khi đã bàn giao hàng hoá cho người
chuyên chở hoặc cho bên mua thì phát hành phiếu nhờ thu để thông qua ngân hàng của mình thu tiền
từ bên mua. Có hai phương thức nhờ thu:
+ Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người bán phát hành ra một phiếu thu, ngân hàng căn cứ
vào phiếu nhờ thu để thu hồi.
+ Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức người bán phát hành ra phiếu nhờ thu nhưng có
kèm bộ chứng từ của hàng hoá, người mua chỉ nhận được các chứng từ sau khi đã chấp nhận phiếu
nhờ thu.
- Thanh toán bù trừ: là hình thức thanh toán mà định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu giữa
số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán rồi tính ra khoản chênh lệch. Các bên tham gia
thanh toán bù trừ chỉ việc thanh toán tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ.
- Thanh toán bằng mở tài khoản: là phương thức mà người bán mở tài khoản chuyên thu để
ghi sổ các nghiệp vụ mua – bán sau đó định kỳ căn cứ vào các nghiệp vụ mua bán trong kỳ để phát
hành một thông báo đòi nợ tới người mua, sổ tiền thanh toán sẽ được chuyển vào tài khoản chuyên
thu của người bán.
- Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): thư tín dụng là một sắc lệnh của ngân hàng bên
mua, yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về hàng hoá và dịch vụ đã được cung
cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. Ở đây ngân hàng đóng vai trò cam kết thanh toán, vì vậy đảm
bảo khả năng chi trả, tranh được rủi ro trong thanh toán của doanh nghiệp, chống được lạm phát, ổn
định giá cả góp phần thúc đẩu nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên, việc phát huy được các thế mạnh của

phương thức này còn phụ thuộc rất nhiều vào phong cách phục vụ của hệ thống ngân hàng. Cần phải
đảm bảo cho việc thanh toán giữa các bên không cản trở lẫn nhau, phải diễn ra nanh chóng chính xác
và đầy đủ nhất.
2.3- Thủ tục, chứng từ
Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng theo quyết định số 1141
với biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán và đáp ứng được nhu cầu hạch toán
của công ty. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ tài chính,
ngoài ra cũng có một số chứng từ có những sửa đổi cho phù hợp với hoạt động
của công ty.
Các hoá đơn, chứng từ phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch
vụ, và các khoản thu chi phát sinh theo quy định; hoá đơn phải cung cấp đầy đủ
các thông tin in sẵn trên mẫu hoá đơn, nội dung trên cả 3 liên của hoá đơn phải
giống nhau; hoá đơn dùng để khấu trừ thuế, hoàn thuế, tính chi phí hợp lý, hợp
lệ phải là liên 2 còn nguyên vẹn, không tảy xoá, nếu ghi sai phải sửa lại và có
xác nhận của bên bán.
Các chứng từ được sử dụng chủ yếu là: Phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn hoá GTGT, hợp đồng lao động, bảng chấm
công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, hợp đồng mua bán TSCĐ,
biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tổng hợp thanh toán
với người bán…Với từng phần hành cụ thể các chứng từ được lập đầy đủ và luân
chuyển theo đúng trình tự, đảm bảo việc ghi sổ đôí chiếu kiểm tra dễ dàng.
Cô thÓ

:
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị, từng cöa hàng. Các
chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng
quy định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, từng đơn vị, từng cöa hàng có thể xây dựng thêm một số
chứng từ cho phù hợp.
- Quy định cụ thể cho những người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ cả nội dung lẫn tính
hợp pháp.

- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ bộ phận lên phòng kế toán.
Do Cụng ty TNHH thép Thành Đô nộp thuế GTGT theo phơng pháp khu tr thu nờn
ngoi cỏc chng t thụng thng Cụng ty cũn s dng cỏc chng t hoỏ n GTGT do B Ti Chớnh
phỏt hnh theo quyt nh s 855/1998 - Q/BTC ngy 10 thỏng 07 nm 1998 ca B Ti Chớnh v
vic ban hnh ch phỏt hnh, qun lý, s dng hoỏ n GTGT.
C th trong khõu hch toỏn ban u k toỏn nghip v mua hng v thanh toỏn tin hng s
dng cỏc chng t sau:
+ Hp ng kinh t: l vn bn kớ kt gia Cụng ty v nh cung cp c
lp thnh 2 bn, mi bờn gia 1 bn : Sau khi B phn Kinh doanh tng hp ký
hp ng kinh t vi nh nhp khu, thỡ s tin hnh lp k hoch thu mua xin
Ban giỏm c phờ duyt. Cỏn b Kinh doanh Tng hp s c u quyn trc
tip xung cỏc n v thnh viờn tỡm kim ngun hng v ký kt hp ng thu
mua vi nh cung cp.
CễNG TY TNHH THẫP
THNH ễ
S: 01/HMB -HT07
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
*********
HP NG MUA BN
- Cn c B lut dõn s nm 2005 ca nc Cng Ho Xó Hi Ch Ngha Vit
Nam.
- Cn c vo nhu cu v kh nng ca hai bờn.
Hụm nay ngy 02 thỏng 01 nm 2007, Chỳng tụi gm:
BấN BN: CễNG TY TNHH THẫP THNH ễ (TS CO., LTD) - Gi tt
l bờn A
Do ụng : L Van H?ng Chc v: Giỏm c lm i
din
Địa chỉ : Số 02, Phan Văn Trường, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại : 04.7912439 Fax: 04.7912440

Tài khoản số: 220.10.00.0019328 tại Phòng GD II NH ĐT & PT chi nhánh Thăng Long
Mã số thuế : 0101592553
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH NAM PHÁT - Gọi tắt là bên B
Do ông : Cao Duy Chung Chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Địa chỉ : 392 - Lê Hồng Phong - Nha Trang - Khánh Hoà
Điện thoại : 058. 885020 Fax: 058.885020
Tài khoản số: 42110100.1055 tại Ngân hàng No & PTNT Khánh Hoà
Mã số thuế : 4200471067
Sau khi bàn bạc và thoả thuận, Bên bán đồng ý bán và Bên mua đồng ý
mua hàng hoá theo các điều khoản và điều kiện sau:
ĐIỀU 1: Tên hàng - Số lượng - Giá cả:
- Tên hàng: Thép xây dựng
- Nhà máy sản xuất: Công ty thép Miền Nam
- Số lượng: Theo đơn đặt hàng của Bên B và khả năng cung cấp của Bên A
- Khả năng cung cấp của Bên A: Bên A cung cấp hàng cho Bên B lượng hàng
tương ứng với tổng giá trị dư nợ trên một tháng không vượt quá
4.000.000.000 đồng (Bốn tỷ đồng chẵn).
- Chất lượng: theo tiêu chuẩn Nhật (JIS), Việt Nam (TCVN), Mỹ (ASTM).
- Đơn giá: tuỳ thuộc vào tình hình thị trường tại thời điểm đặt hàng hai bên sẽ
thống nhất giá cả và được thể hiện trong phụ lục hợp đồng.
ĐIỀU 2: Giao nhận hàng:
- Địa điểm giao hàng: Hàng được giao trên phương tiện Bên B tại các nhà máy
của Công ty thép Miền Nam theo yêu cầu của bên B.
- Thời gian giao hàng: Ngay sau khi có đơn đặt hàng (từ tháng 01 – tháng 03/2007)
- Trọng lượng hàng hoá được xác định qua cân Nhà máy Thép Miền Trung
ĐIỀU 3: Thanh toán:
- Hình thức thanh toán: Bằng séc, tiền mặt, hoặc chuyển khoản.
- Thời hạn thanh toán:
Bên B được thanh toán trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận hàng.