TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY 20

tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở
Công ty 20
2.1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của
con ngời tác động vò nó là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lu động.
Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất
(t liệu lao động, đối tợng lao động, sức lao động) là cơ sở vật chất cấu thành lên
thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hoá,
biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia một
lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu đợc
tiêu dùng toàn bộ và dới tác động của lao động vật liệu không giữ nguyên hình
thái ban đầu; Về mặt giá trị, giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ
một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
Xét về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lao động
trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu (cũng chính là tăng tốc độ
luân chuyển của vốn lu động) từ đó tạo ra hiệu quả kinh tế cao.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ
trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm. Do vậy nếu có sự biến động
nhỏ về nguyên vật liệu thì cũng ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, chi phí về
nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm sản xuất
ra. Vì vậy tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý để giảm mức tiêu
hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, cải tiến định mức tiêu hao và định mức dự trữ
vật liệu là một yêu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp sản xuất.
Từ những đặc điểm nêu trên có thể thấy nguyên liệu, vật liệu có vai trò rất
quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp
cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Xuất phát từ vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý nguyên
vật liệu của doanh nghiệp sản xuất. Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý về nguyên
vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt những
nhiệm vụ sau:

Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu
cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phản ánh
tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tính đợc giá thực tế
của nguyên vật liệu nhập kho. Kiểm tra đôn đốc thực hiện kế hoạch thu mua nhằm
đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu từ khâu lập
chứng từ, luân chuyển chứng từ đến mở sổ kế toán chi tiết.
Theo dõi chặt chẽ sát sao việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng
nguyên vật liệu. Phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc vật liệu
kém phẩm chất, đề xuất các biện pháp xử lý nguyên vật liệu trong trờng hợp thừa,
thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất Tính toán đúng số l ợng nguyên vật liệu đã tiêu
hao thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh, cuối kỳ tiến hành phân bổ giá trị
nguyên vật liệu đã tiêu hao đúng với đối tợng sử dụng.
Định kỳ tham gia kiểm kê và tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu theo
chế độ quy định, tiến hành lập báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện nguyên vật
liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu sao cho có
hiệu quả nhất.
Sản phẩm chủ yếu của Công ty 20 là các loại quân trang, quân nhu phục vụ
quân đội nh các loại quần áo, mũ, tất, phù cấp hiệu Ngoài ra Công ty còn sản
xuất các sản phẩm khác theo hợp đồng nh khăn mặt, tất và gia công xuất khẩu.
Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng phong phú về chủng loại, kích cỡ,
quy cách khác nhau nh các loại vải (vải phin pêcô, vải mộc, vải katê ) các loại
khuy (khuy 15 ly, khuy 20 ly )
Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thánhp của Công ty thì chi phí
nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Vì vậy
khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ làm cho tổng chi phí
trong giá thành sản xuất có sự biến đổi theo.
Việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là không nhiều. Đây là điều kiện

thuận lợi của Công ty tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụng vốn
linh hoạt hơn. Sở dĩ công ty dự trữ không nhiều nhng vẫn ổn định đáp ứng đủ nhu
cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản
xuất là do Công ty có một số đơn vị đợc chỉ định cung cấp nguyên vật liệu chủ
yếu, thờng xuyên ổn định nh Công ty 28, dệt Hà Nội, dệt Hà Nam Ngoài nh ng
đơn vị đợc chỉ định cung cấp nguyên vật liệu Công ty còn có quan hệ mua bán với
một số bạn hàng khác. Thông thờng những lô hàng lớn thì công ty tổ chức ký kết
các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu với các nhà máy. Công ty, xí nghiệp
hoặc tổ chức thơng mại nhập nguyên vật liệu từ nớc ngoài về. Còn đối với các lô
hàng nhỏ không đòi hỏi chất lợng và số lợng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn
trên thị trờng thì trớc khi tiến hành sản xuất Công ty sẽ mua ngoài thị trờng tự
nhiên.
Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà nguyên vật liệu của Công ty là các
loại vải và các phụ liệu may mặc cho nên không gây khó khăn cho công tác bảo
quản nhng đòi hỏi công tác bảo quản cũng phải tiến hành tốt chẳng hạn vải để
trong kho phải đợc giữ ở độ ẩm phù hợp tránh bị ẩm mốc, mục nhủn, mối mọt
Nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng đợc mở rộng do quy mô sản xuất
của công ty hiện nay đã mở rộng rất nhiều và xu hớng ngày càng mở rộng hơn
nữa. Ngoài ký kết hợp đồng may quân trang quan nhu với Tổng cục Hậu Cần - Bộ
Quốc phòng, Công ty còn mở rộng ký kết hợp đồng sản xuất trong nớc và xuất
khẩu. Đối với những mặt hàng may hợp đồng với Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc
phòng và hàng may hợp đồng phục vụ nội địa thì Công ty phải lo khâu đầu vào
tính toán lên kế hoạch cung ứng vật t, mua sắm nguyên vật liệu theo kế hoạch sản
xuất. Đối với hàng gia công thì nguyên vật liệu chính do bên yêu cầu gia công
cung cấp. Công ty chỉ theo dõi phần số lợng và nguyên vật liệu phụ gia. Vì vậy
hiện nay Công ty phải mở sổ theo dõi riêng phần vật liệu gia công.
2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về
công dụng phẩm chất, chất lợng Để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản lý và
hạch toán cũng nh hạch toán nh nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu tiến hành

phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định. Căn cứ vào yêu cầu
quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản
xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty 20 đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở
vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm vải các loại nh: Vải mộc,
Gabađin rằn ri, katê mộc, katê kẻ số l ợng, chủng loại vải rất phong phú với các
màu sắc khác nhau.
- Vật liệu phụ: là đối tợng lao động không cấu thành lên thực thể sản phẩm
nhng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạo
điều kiện cho quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng bao gồm: vải lót, khuy,
nhãn cỡ số, khoá vật liệu phụ đ ợc kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản
phẩm.
- Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa nh: dây
curoa máy khâu, kim máy khâu, mỏ vịt
- Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong quá trình sản xuất sản phẩm phế liệu
chủ yếu của Công ty là vải vụn các loại.
- Vật liệu khác
Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh nh: xăng, dầu diezen, than
Vật liệu khác: nh chổi, băng dính, bao bì
Danh điểm VL Tên vật liệu Đơn vị Ghi chú
1521 Vật liệu chính m
15211 Vải Gabađin len rêu nội K1,5 m
15212 Vải Gabađin len vàng K1,5 m
15213 Vải Bay trắng K1,5 m
15214 Vải Katê mộc K1,2 m
15215 Vải Kaki be 2520 K 1,15 m
......

1522 Nguyên vật liệu phụ

Cuộn
15221 Chỉ T407-40/2-5000m/c Cái
15222 Khuy đen 20 ly Đôi
15223 Đệm vai áo sơ mi M
15224 Chun 3cm Đôi
15225 Ken nút
.......

1523 Nhiên liệu
lít
15231 Xăng MOGA 92 lít
15232 Xăng MOGA 83 lít
15233 Dầu Diegen
......

1524 Phụ tùng thay thế
15241 Kim máy dệt Cái
15242 Platin (Jắc) 72K Cái
15243 Mỏ chỉ HS 31053 Cái
15244 Dây kéo go dài Cái
15245 Vòng bi UK- 290 Cái
......

1525 Bao bì
Cái
15251 Túi PE 30x40 Cái
15252 Túi xách tay công ty Cái
15253 Túi PE 40x60 Cái
15254 Túi PE đựng hàng LL Cái
.....

2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để tính toán xác định
giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thống nhất
và trung thực.
Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty 20 các nghiệp vụ nhập, xuất
nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập là
khác nhau. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là rất cần
thiết. Vì vậy Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu và đợc
tiến hành nh sau:
a) Đối với nguyên vật liệu nhập kho: bao gồm cả vật liệu mua ngoài và vật
liệu Công ty tự gia công chế biến.
- Với vật liệu mua ngoài: Công ty mua nguyên vật liệu với phơng thức nhận
tại kho của Công ty.
Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT (giá trị gia tăng)
theo phơng pháp khấu trừ thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm:
giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển,
bốc dỡ từ nơi mua về đến Công ty.
Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: Giá mua ghi trên
hoá đơn có cả thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ từ nơi mua về
đến Công ty.
- Với vật liệu do Công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nhập kho
vật liệu là giá thực tế của hiện vật xuất gia công chế biến + chi phí nhân
công và các chi phí khác.
VD1.Theo Hoá đơn GTGT Số 012628 Ngày 01 tháng 03 năm 2006 Cty
mua Vải Bay trắng của Cty CP Hakatech Hà Nội, số tiền cha có thuế GTGT
là: 3.168.000 đồng, thuế GTGT 10%. Cty mua vải về để sản xuất cho sản

phẩm chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Trị giá vốn thực tế của vải nhập kho = 3.168.000 đồng.
VD2.Theo Hoá đơn GTGT Số 012628 Ngày 25 tháng 04 năm 2006 Cty
mua Đệm vai áo sơ mi của Cty Dệt may Hà Nội, số tiền cha có thuế
GTGT là: 1.946.000 đồng, thuế GTGT 10%, Tổng số tiền phải thanh toán là
: 2.140.600 đồng. Cty mua Đệm vai áo sơ mi về để dùng cho sản phẩm
không chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Trị giá vốn thực tế của Đệm vai áo sơ mi nhập kho = 2.140.600 đồng.
b) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thờng do Giám
đốc Công ty quyết định.
c) Đối với vật liệu xuất kho: do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập
có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi đợc chặt chẽ, phù hợp khi xuất kho nguyên
vật liệu kế toán tính toán thực tế nguyên vật liệu theo phơng pháp đơn giá bình
quân gia quyền trớc mỗi lần xuất. Theo phơng pháp này kế toán tiến hành thực
hiện nh sau: Trớc mỗi lần xuất kế toán tính tổng giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ
(nếu có) và tổng giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ nhng trớc lần đó rồi chia ra
tổng số lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và số lợng nguyên vật liệu nhập trong kỳ
trớc lần xuất đó sẽ đợc đơn giá bình quân gia quyền. Lấy đơn giá bình quân gia
quyền nhân với số lợng nguyên vật liệu xuất kho lần đó sẽ đợc trị giá thực tế của
nguyên vật liệu xuất. Nếu lần xuất đó không xuất hết số lợng tồn đầu kỳ và nhập
trớc lần xuất đó thì số d còn lại nh tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau.
Những lần xuất sau tính tơng tự nh lần xuất trớc.
Việc áp dụng phơng pháp này cho phép theo dõi đợc cả số lợng và giá trị
nguyên vật liệu ngay sau mỗi lần xuất kho mà không phải đợi đến cuối kỳ hạch
toán mới tính giá đợc.
Mặc dù công ty tiến hành hạch toán theo tháng nhng công ty lại tính đơn
giá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần xuất để thuận tiện cho công tác kế
toán nguyên vật liệu. Việc tính toán giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc thực
hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ theo chơng trình máy tính tự
động.

Theo phơng pháp bình quân gia quyền thì giá thực tế vật liệu xuất kho đợc
tính nh sau:
= x
Đơn giá thực
tế bình quân
=
Trị giá thực tế
NVL tồn đầuk ỳ
+
Trị giá thực tế NVL tồn
trong kỳ
Số lợng NVL
tồn đầu kỳ
+
Số lợng NVL
nhập trong kỳ
VD.Tính giá thực tế xuất kho vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5
Tồn đầu tháng: số lợng 8.102,8m
Ngày 07/06 xuất: số lợng 1600m Tổng tiền 600.415.160
Ngày 08/06 xuất: số lợng 800m
Ngày 10/06 xuất: số lợng 6400 m
Trị giá nguyên vật liệu xuất kho đợc tính nh sau:
Trị giá nguyên vật liệu xuất kho ngày 06/06
Đơn giá bình quân gia quyền (G)
7,099.74=
8,8102
160.415.600
=G
Trị giá thực tế vải xuất kho 07/06 là:
1600 x 74.099,7 = 118.599.520

Trị giá thực tế vải xuất kho 08/06 là:
800x 74.099,7 = 59.279.760
Trị giá thực tế vải xuất kho 10/06 là:
6400x74.099,7 = 474.238.080
Trị giá thực tế vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 07/06 là
Đơn giá bình quân gia quyền
400.6+800+600.1+8,102.8
080.238.474+760.279.59+520.599.118+160.415.600
=G
Cuối kỳ hạch toán tiến hành cộng giá thực tế của tất cả các vật liệu xuất
kho để xác định giá toàn bộ vật liệu xuất kho trong kỳ. Khi giá cả trên thị trờng
biến động quá lớn thì công ty đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên cơ
sở giá thị trờng. Căn cứ vào giá vật liệu đã đánh giá lại để tính giá xuất kho cho kỳ
sau nhng thờng công ty chỉ đánh giá lại vào cuối năm.
2.2. Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải đợc lập chứng
từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúng chế độ ghi
chép ban đầu về vật liệu đã đợc Nhà nớc quy định.
Theo "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" hớng dẫn về chứng từ kế
toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ
Tài chính quy định việc hạch toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán.
Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)
Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số 04-VT)
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT)
Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 08-BH)

Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu số 03-BH)
Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời,
đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập và các chứng
từ kế toán về kế toán nguyên vật liệu phải đợc luân chuyển theo trình tự, thời gian
hợp lý do kế toán trởng quy định, ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các
chứng từ đã lập (về tính hợp lý và hợp pháp) đối với các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh.
2.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
ở Công ty căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lợng
sản phẩm sản xuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng kế
hoạch tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận tiếp liệu của
Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn và giao một
liên cho Công ty. Khi vật liệu về đến kho Công ty, trớc khi nhập kho thủ kho báo
cáo cho ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật) để xác định phẩm
chất, chủng loại, quy cách, số lợng vật liệu mua về và lập biên bản kiểm nghiệm.
Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lợng vật liệu mua về và ghi
vào hoá đơn thực nhập. Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp đồng kinh tế), biên bản
kiểm nghiệm vật t, thống kê phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu báo nhập kho
vật liệu thành 2 liên và đợc ngời phụ trách ký ghi rõ họ tên, trên hai phiếu đều đợc
ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vật liệu, tên vật liệu, quy cách, số lợng thực
hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ kho cùng ngời nhập kí tên vào phiếu. Thủ kho
gửi một liên cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) kèm hoá đơn của ngời cung cấp để
làm căn cứ thanh toán. Trờng hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về không
đúng yêu cầu đã thoả thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm
nghiệm. Số vật liệu này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo
Công ty.