Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty ô tô xe máy hà bắc

Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ
sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty ô tô xe máy hà bắc
I) Tổng quan về công ty ô tô xe máy hà bắc:
1) Quá trình hình thành và phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
công ty ô tô xe máy Hà Bắc:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc được thành lập theo quyết định số 1124/1999/QĐ -
TTg ngày 20/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ. Công ty có văn phòng giao dịch đặt
tại Tân Lập-Đình Bản- thành phố Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh. Công ty ô tô xe máy Hà
Bắclà một công ty có tư cách pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luật Nhà
nước, công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có con dấu riêng và chịu trách nhiệm
về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc có một lịch sử vẻ vang và truyền thống hơn 40 năm
xây dựng và phát triển.
Từ Xí nghiệp công tư hợp doanh vận tải ô tô Hà Bắc ra đời ngày 20/04/1960 theo
quyết định của Uỷ ban Hành chính, trên các tuyến đường từ Bắc vào Nam, ở đâu
cũng in dấu bánh xe của công ty tham gia vận chuyển hàng ngàn tấn lương thực, thực
phẩm,. Đất nước thống nhất, trong hoàn cảnh khắc phục khó khăn do chiến tranh để
lại, với phương tiện cũ xong công ty đã chủ động chuyển mô hình từ sản xuất kinh
doanh từ phục vụ chiến đấu sang phục vụ sản xuất nâng cao đời sống nhân dân.
Năm 1976, Nhà nước sáp nhập hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang. Theo đó, ngành
vận tải ô tô cũng được sáp nhập và công ty trở thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô
Bắc Giang Xí nghiệp được tổ chức lại từ ba xí nghiệp hạch toán độc lập trước đây, đó
là:
- Xí nghiệp vận tải ô tô Bắc Ninh
- Xí nghiệp vận tải ô tô Bắc Giang -
Xí nghiệp sửa chữa ô tô 2/9
Và hoạt động theo tổ chức mới từ ngày 01/01/1978. Từ năm 1978 đến năm 1985,
xí nghiệp vẫn luôn năng động sáng tạo để dần dần từng bước nâng cao chất lượng
quản lý, đẩy mạnh sản xuất. Do đó, tám năm liền xí nghiệp luôn là đơn vị thực hiện
suất sắc các nhiệm vụ chính trị và hoàn thành toàn diện kế hoạch Nhà nước giao.
Website: Email : Tel : 0918.775.368

1
Năm 1992, tỉnh Bắc Ninh được tách ra làm hai tỉnh Bắc ninh và Bắc Giang do đó
xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 592/QĐ - UB ngày 02/12/1992 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Nam Hà với tên gọi là Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Hà Bắc .
Năm 1997, tỉnh Bắc Ninh được tách thành hai tỉnh: Nam Định và Hà Nam. Nhờ
vậy, tên xí nghiệp được đổi thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định.
Năm 1999, căn cứ quyết định số 1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 của Thủ
tướng chính phủ về việc phê duyệt phương án cổ phần hoá và quyết định chuyển xí
nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định thành công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định,
công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định ra đời. Sáng lập viên của công ty là Nhà nước.
Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056631 ngày
29/12/1999 của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nam Định. Sau hai năm cổ phần hoá, công
ty đã đứng vững trong cơ chế thị trường, sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển,
đặc biệt các chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách, thu nhập bình quân người lao động
tăng gấp đôi so với trước khi cổ phần hoá, ý thức chấp hành nội quy, quy chế cuả cán
bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Có thể nói, qua nhiều năm chia tách, sáp nhập, mặc dù có sự thay đổi trong quản
lý điều hành cũng như trong sản xuất kinh doanh nhưng không vì thế mà công ty làm
ăn không có hiệu quả, mà ngược lại công ty ngày càng phát huy có hiệu quả việc sử
dụng vốn, đưa các mặt hàng sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển ổn định, đóng
mới và sửa chữa thành những xe có chất lượng cao đảm bảo nhu cầu đi lại của nhân
dân.
Hiện nay, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là:
- Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá.
- Kinh doanh hoạt động dịch vụ bến bãi
- Kinh doanh đóng mới, sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện vận tải đường
bộ
- Kinh doanh vật tư, phụ tùng và xăng dầu phục vụ cho công tác bảo dưỡng sửa
chữa ô tô và vận tải
- Đào tạo và nâng cấp bậc công nhân cơ khí và lái xe

Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu như trên, công ty cổ phần vận tải ô
tô Nam Định vừa là đơn vị sản xuất vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, cho nên
sản phẩm chính của công ty là:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2
-Người vận chuyển ( Người ) -Tấn hàng luân chuyển ( Tấn- Km )
-Người luân chuyển ( Người- Km ) -Số vỏ xe đóng mới ( Cái )
-Tấn hàng vận chuyển ( Tấn ) -Số xe sửa chữa ( Cái )
Vì là đơn vị kinh doanh vận tải nên công ty có phạm vi hoạt động trong và ngoài
tỉnh, trên phạm vi cả nước và các nước láng giềng theo hiệp định ký kết đang áp dụng
giữa hai nước.
Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua công ty đã đạt được
những bước tiến đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên do phải cạnh
tranh gay gắt với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực nên công ty đã gặp nhiều khó
khăn. Tuy đã có cố gắng nhiều nhưng do thích nghi và hoà nhập chưa tốt với cơ chế
mới của công ty cộng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế của
công ty đạt được vẫn còn chưa đều nhau giữa khối công nghiệp và khối vận tải. Tuy
vậy công ty bằng nhiều kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định được chỗ
đứng của mình trong nền kinh tế thị trường và ngày càng làm ăn có lãi.
2)Tổ chức kinh doanh và quản lý vận tải tại công ty ô tô xe máy Hà Bắc
2.1) Tổ chức hệ thống kinh doanh ở công ty ô tô Hà Bắc Công ty ô tô Hà
Bắclà một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân.
Công ty thực hiện chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty đến các đơn vị trực thuộc
nhằm đảm bảo phát huy tính năng động, sáng tạo, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động
chung của công ty để đạt được hiệu quả cao.
Hiện nay, công ty có 6 đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty,
có tư cách pháp nhân theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty. Ngoài ra, còn có 4
phòng ban trực thuộc văn phòng công ty làm nhiệm vụ giải quyết các công việc phát
sinh hàng ngày và còn là tham mưu giúp việc cho giám đốc.
2.2) Tổ chức quản lý ở công ty ô tô xe máy Hà Bắc

Tại công ty, bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu một cấp, có nghĩa là các
phòng ban giúp việc cho Hội đồng quản trị tức ban Giám đốc theo từng chức năng,
nhiệm vụ của mình để ban Giám đốc ra các quyết định có lợi cho công ty, đồng thời,
ban Giám đốc trực tiếp đứng ra chỉ đạo sản xuất. Ta có thể thấy được điều này qua sơ
đồ sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3


Sơ đồ 2.1: Sơ đồ chức bộ máy quản lý
Dựa vào sơ đồ này, chúng ta có thể thấy được chức năng và nhiệm vụ của từng
bộ phận như sau:
 Đại hội đại biểu cổ đông:
Đại hội đại biểu cổ đông là cơ quan cao nhất của công ty. Đại hội đại biểu cổ
đông chỉ được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/4 đại biểu tham dự, mỗi cổ đông đại diện
cho 1000 cổ phiếu. Đại hội cổ đông có nhiệm vụ sau:
Quyết định các vấn đề tổ chức nhân sự của công ty bao gồm: Thông qua điều lệ
công ty và sửa đổi điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, bầu ban kiểm soát và ban thanh lý
quyết định giải thể công ty.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Đại hội đại biểu cổ đông
XN bảo
dưỡng ô tô
Đội xe ca
số 2
Phòng kế
toán tài vụ
Phó chủ tịch HĐQT kiêm
phó giám đốc
XN

bến xe
Đội xe ca
số 1
Phòng kỹ
thuật vật tư
Ban kiểm soát
Chủ tịch HĐQT kiêm
giám đốc điều hành
Phòng kế
hoạch kinh
doanh
Phòng tổ chức lao
động tiền lương,
hành chính
Đội xe
taxi
XN sửa
chữa ô tô
4
Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toán tài
chính của công ty trong niên độ kế hoạch trước đó, đề ra phương án lập các quỹ và sử
dụng lợi nhuận, đề ra phương hướng và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau.
 Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành:
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc
do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành công
ty, thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và trình kế hoạch
dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuất kinh
doanh.
 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty :
Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các

công việc khi giám đi vắng hoặc có công việc đột xuất khi giám đốc uỷ quyền. Ngoài
ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành về công tác vận tải của công ty.
 Ban kiểm soát:
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và
điều hành công ty.
Ban kiểm soát có 3 người do đại đại biểu cổ đông bầu, có nhiệm vụ thực hiện
kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo
quyết toán năm tài chính của công ty.
 Các phòng ban chức năng:
Các phòng ban chức năng trực thuộc văn phòng công ty bao gồm bốn phòng ban,
đó là:
Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính:
Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh
đạo cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, quản lý hồ sơ, tăng giảm lao động, ký
kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lương của cán bộ
công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với người lao động khi còn làm việc
và khi nghỉ chế độ. Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công tác khen
thưởng, kỷ luật trong toàn công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn
công ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mưu giúp lãnh đạo giải quyết xử lý
Website: Email : Tel : 0918.775.368
5
những vấn đề vướng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất. Ngoài ra, còn
có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh và các hợp đồng sửa chữa đóng
mới ô tô.
kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chính
của công ty. Chỉ đạo việc thu – chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng và
các đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biến động

của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát bằng
tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan trọng nhất
trong quản lý kinh tế của công ty, tham mưu cho giám đốc công tác tài chính thông
qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật tư dùng cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật vật tư:
Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm
tra và quản lý phương tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua
sắm, dự trữ , quản lý nhập – xuất vật tư, phụ tùng, phương tiện vận tải mới, theo dõi
đôn đốc bảo dưỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật tư, phụ tùng ô tô.
 Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phương
tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản
xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho.
Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiện
hoàn thành kế hoạch được giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo
phương tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đơn vị
mình.
Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác được các nguồn
hàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viên
được ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiều
việc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ được giao. Cuối tháng,
Website: Email : Tel : 0918.775.368
6
các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị
mình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn
vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả sản của
toàn công ty.
Đến cuối quý, đơn vị phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu báo cáo quy định của
công ty và các phòng nghiệp vụ hướng dẫn theo lịch quy định.
3) Đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa ô tô của công ty ô tô xe máy Hà

Bắc:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc có đặc điểm là vừa sản xuất, vừa kinh doanh dịch vụ
vận tải, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được chia làm hai khối là
khối vận tải và khối công nghiệp. Khối công nghiệp bao gồm hai xí nghiệp là xí
nghiệp bảo dưỡng ô tô có nhiệm vụ sửa chữa ô tô và xí nghiệp sửa chữa ô tô có
nhiệm vụ đóng mới ô tô.
 Đối với việc bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thực hiện tại xí nghiệp bảo
dưỡng ô tô :
Khi khách hàng đưa xe đến để đại tu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đối
ngoại (tức là việc ký kết hợp đồng diễn ra trực tiếp giữa phòng kế hoạch kinh doanh
với khách hàng). Sau đó, sẽ tiến hành làm tiếp hợp đồng đối nội giữa phòng kế hoạch
kinh doanh và xí nghiệp bảo dưỡng.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và hợp đồng, xe được bàn giao cho xí nghiệp bảo
dưỡng. Bước đầu tiên, tổ tháo rỡ tiến hành công việc tháo rời theo cụm ( máy, gầm,
điện, đệm ). Tiếp theo đó, tổ kiểm tu tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượng của từng
chi tiết, loại nào dùng được, loại nào cần sửa chữa, loại nào bỏ đi để thay thế mới.
Sau đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận, tiến hành
lắp ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử. Cán bộ KCS
Website: Email : Tel : 0918.775.368
7
xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, . . . đồng thời hoàn chỉnh xe giao cho
khách hàng.
Quá trình bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thể hiện qua sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô
Nhận xe vào xưởng
Tháo rời cụm xe
Cabin, thùng xe
Máy
Gầm
Điện

Đệm
Vật tư thay thế
Tháo rời chi tiết kiểm tra, phân loại
Bỏ đi
Dùng lại
Kiểm tra, sửa chữa
Phục hồi , sửa chữa
Gia công cơ khí
Website: Email : Tel : 0918.775.368
8
Lắp ráp toàn bộ
Lắp ráp thành cụm
Chạy thử
Sửa chữa(nếu có)
Nghiệm thu
Lắp đệm, đèn, sơn xe
Giao cho khách hàng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
9
4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty ô tô xe máy Hà Bắc:
4.1)Tổ chức bộ máy kế toán:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy mô lớn,
nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công
ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là, toàn bộ công việc kế toán
của công ty được tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dưới sự chỉ đạo trực
tiếp của kế toán trưởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lập các báo
cáo tài chính. Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhưng không tổ chức thành
một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ làm
nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép vào
sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập các báo cáo gửi về

phòng kế toán tài vụ của công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp. Phòng kế toán
tài vụ của công ty có chức năng và nhiệm vụ sau:
Một là, quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàn
công ty.
Hai là, thu nhận và kiểm tra các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáo
chung cho toàn công ty.
Ba là, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
10
Với cách tổ chức bộ máy kế toán như trên, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy
kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, đảm bảo phục vụ
tốt cho công tác quản lý.
Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có
8 người gồm 1 nam và 7 nữ. Kinh nghiệm làm việc của người thấp nhất là 2 năm và
của người cao nhất là 33 năm. Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3
người tốt nghiệp đại học, 1 người tốt nghiệp cao dẳng và 4 người tốt nghiệp trung
cấp. Ngoài những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc,
công ty cũng bố trí 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ
và kinh nghiệm làm việc tương đương với những nhân viên kế toán tại văn phòng
công ty.
Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu như sau:
Đứng đầu là kế toán trưởng với chức năng và nhiệm vụ như sau:
Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là người chịu
trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty. Chỉ đạo phân công
nhiệm vụ, lập chương trình công tác của tháng, quý, năm cho những người trong
phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàng ngày,
công nợ xử lý kịp thời và thường xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đưa ra các
biện pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất. Tham gia vào những chủ trương đầu tư,
các hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính. Tập hợp và
hệ thống các chế độ, chính sách, các quy định hướng dẫn và vận dụng, áp dụng vào

công ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài
sản, nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng
ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
Kế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau:
Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay
vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong tháng,
thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ.
Kế toán vật tư, tài sản cố định: Có nhiệm vụ:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
11
Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tình
hình mua sắm mới, đầu tư xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định
trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho
các đối tượng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác
định giá trị còn lại. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập – xuất vật tư, phụ tùng trong
kỳ.
Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lương và thực hiện
trích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau:
Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúng
đối tượng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin. Định kỳ cung cấp các báo cáo về
chi phí sản xuất cho kế toán trưởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thực
hiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về các biện
pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty. Thu thập và tổng
hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Thủ quỹ : Là người quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ
trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ là một
nữ nhân viên kế toán tại công ty.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên

kế toán. Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan trực tiếp đến
đơn vị của mình và ghi chép sổ sách một cách giản đơn để cuối tháng lập báo cáo gửi
về phòng kế toán tài vụ trên văn phòng công ty.
Qua những phân tích trên, ta có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty thông
qua sơ đồ sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán
Thủ
quỹ
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc
Kế toán tiền
mặt-ngân
hàng
Kế toán trưởng
Kế toán tổng
hợp kiêm chi
phí giá thành
Kế toán tiền
lương và
BHXH
Kế toán vật
tư, tài sản cố
định
12
Như vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hoàn toàn phù hợp với đặc
điểm vừa sản xuất vừa kinh doanh dịch vụ vận tải và phù hợp với quy mô hoạt động
của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán như vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo công ty
trong việc theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có những đường
lối chính sách đúng đắn. Có thể nói đó là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công
ty.

4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc là một doanh nghiệp Nhà nước nên hệ thống chứng
từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo đúng chế độ kế
toán do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đó bao gồm:
-Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề
nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
-Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản.
-Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửa
chữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nước,. . .
-Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biên
bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa
chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tuy nhiên, do đặc thù của công ty là làm công tác sản xuất và kinh doanh dịch vụ
vận tải, nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên, công ty còn sử dụng thêm
một số chứng từ viết tay hoặc do mua ngoài để phản ánh ở các đơn vị trực thuộc như
vé xe ô tô, giấy thanh toán tiền taxi phục vụ người dân, các khoản thu về dịch vụ bến
bãi,. . .
Website: Email : Tel : 0918.775.368
13
Còn về hệ thống tài khoản, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I và cấp II do
Nhà nước ban hành. Nhưng do phạm vi hoạt động rộng lớn, cộng thêm nhiều đơn vị
thành viên làm các công tác sản xuất và dịch vụ khác nhau nên công ty đã chi tiết đến
tài khoản cấp III. Vì xí nghiệp bến xe là đơn vị trực thuộc duy nhất trực tiếp thu tiền
dịch vụ và có quỹ riêng nên để tiện theo dõi tiền mặt tồn quỹ của toàn công ty, công
ty đã mở chi tiết TK1111 đến tiểu khoản cấp III để theo dõi cho xí nghiệp bến xe và
cho công ty. Và vì được tổ chức bởi nhiều đơn vị thành viên, nên để theo dõi hiệu quả
sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên, công ty chi tiết TK5113 và TK631
đến tiểu khoản cấp III và IV, mỗi một chữ số khác nhau ở tiểu khoản này đại diện cho
một đơn vị thành viên. Công ty tổ chức hạch toán nội bộ nên phát sinh nhiều khoản

phải thu của các đơn vị thành viên, nếu dùng chung một tài khoản cấp II là TK1368
cho tất cả các đơn vị thì khó theo dõi, do đó, công ty cũng chi tiết đến tài khoản cấp
III cho TK1368.
Hiện tại, đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định
số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về chế độ kế toán tại các doanh
nghiệp. Do đặc điểm là một công ty lớn, công việc sản xuất chủ yếu là theo hợp đồng
nên công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu
từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính của công
ty được lập bằng đồng Việt Nam(VNĐ) theo các nguyên tắc và quy định của chế độ
tài chính kế toán Việt Nam. Công ty tổ chức lập và phân tích các báo cáo kế toán theo
đúng “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” bao gồm các biểu mẫu sau:
-Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN
-Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh – Mẫu số B02-DN
-Thuyết minh báo cáo tài chính– Mẫu số B09-DN
Mỗi quý, trên cơ sở các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về phòng kế toán tài vụ, kế
toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Các báo cáo tài
chính của công ty được lập theo quý và năm, thời hạn gửi báo cáo tài chính quý chậm
nhất là 20 ngày từ ngày kết thúc quý, còn đối với các báo cáo tài chính năm thì thời
hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuối mỗi niên khoá,
hội đồng quản trị xem xét thông qua quyết toán để trình đại hội cổ đông các báo cáo
tài chính nêu trên. Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải gửi các báo cáo tài chính
cho cơ quan tài chính, chi cục thuế, và các cơ quan quản lý khác. Ngoài những báo
Website: Email : Tel : 0918.775.368
14
cáo bắt buộc, công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác như: báo cáo giá thành,
báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh.
Tương ứng với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hiện nay, công ty tổ
chức các loại sổ kế toán như sau:
-Sổ Cái các tài khoản
-Các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,8,9,10 (lập riêng cho từng đơn vị và cho

toàn công ty).
-Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty).
-Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm)
Vì công ty được tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theo dõi
công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp
riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp và chi
tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công ty chi
tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báo cáo trình
đại hội cổ đông. Việc mở sổ riêng cho từng đơn vị và chung cho toàn công ty như vậy
sẽ giúp cho công ty đảm bảo theo dõi sát sao tình hình hoạt động cũng như hiệu quả
sản xuất kinh doanh của từng đơn vị từ đó thấy được hướng phát triển chung cho toàn
công ty.
Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa
chữa của công ty như sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiết
nguyên vật liệu, tiền
Nhật ký chứng từ số 7
Bảng kê số 4
Bảng tính giá
thành sản phẩm
Sổ Cái
TK621,622,
627,154
Bảng tổng hợp xuất vật
tư, tổng hợp tiền lương
Báo cáo tài chính
15

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng
Đối chiếu
Theo sơ đồ, ta thấy trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các
chứng từ hợp lệ (giấy đề nghị xuất vật tư, hoá đơn mua hàng,...) do xí nghiệp bảo
dưỡng gửi lên để ghi vào các bảng phân bổ (bảng phân bổ số 1, 2, 3) và các sổ chi tiết
về vật tư và tiền lương, rồi vào bảng kê số 4. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê số 4,
các sổ kế toán chi tiết về vật tư và tiền lương để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 và
vào sổ Cái TK621, 622, 627, 154; cũng vào cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết vật tư và
tiền lương để ghi vào bảng tổng hợp xuất vật tư và bảng tổng hợp lương và đối chiếu
các bảng tổng hợp này với sổ Cái TK621, 622, 627 để đảm bảo tính khớp đúng. Vào
cuối tháng, kế toán giá thành sẽ căn cứ vào bảng kê số 4 để lập bảng tính giá thành
dịch vụ sửa chữa cho xí nghiệp bảo dưỡng. Cuối tháng, sau khi đối chiếu và kiểm tra
số liệu giữa sổ Cái TK621, 622, 627 với các bảng tổng hợp nói trên đảm bảo tính
khớp đúng giữa các số liệu, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số
7, sổ Cái TK621, 622, 627, bảng tính giá thành các bảng tổng hợp để lên báo cáo tài
chính.
II)Tình hình tổ chức kế toán chi phí sửa chữa tại Xí nghiệp bảo dưỡng của công
ty ô tô xe máy hà bắc
1) Đối tượng tâp hợp chi phí:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc với sản phẩm sản xuất chủ yếu là sửa chữa các loại
ô tô theo yêu cầu của khách hàng và phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của công ty. Dịch
vụ sửa chữa mang đặc điểm gắn liền với chu kỳ sản xuất ngắn nhưng chi phí lại rất
đa dạng và phức tạp. Mặt khác, công việc sửa chữa ô tô lại mang tính chất đơn chiếc,
theo hợp đồng, đồng thời công ty thực hiện chính sách khoán gọn cho từng đơn vị
thành viên. Xuất phát từ thực tế đó, công ty đã tổ chức theo dõi và tập hợp chi phí
cho từng đơn vị trực thuộc. Theo đó, hàng tháng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí
phát sinh ở từng đơn vị và tổng hợp lại theo từng khoản mục để tính ra chi phí chung
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ
16
cho toàn công ty của tháng đó. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sửa chữa của công ty
là toàn bộ xí nghiệp bảo dưỡng ô tô.
2)Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa:
Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, như trên đã nói, công ty còn
mở riêng cho xí nghiệp bảo dưỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình
thức Nhật ký chứng từ. Việc mở hệ thống sổ riêng như vậy giúp công ty theo dõi
được sát sao hơn tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng như hiệu quả sản xuất kinh
doanh của xí nghiệp bảo dưỡng. Để hạch toán chi phí sửa chữa của xí nghiệp bảo
dưỡng, công ty tiến hành theo quy trình như sau:
a)Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất công nghiệp là những chi phí
về các loại máy móc, động cơ ô tô, các loại phụ tùng thay thế, các loại sắt, thép
cácbon C45, tôn lá đen CT3. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất
trong tổng giá thành( khoảng 50- 55%). Việc xuất nguyên vật liệu chính dùng cho sản
xuất công nghiệp là căn cứ vào giấy đề nghị vật tư của XN bảo dưỡng. Khi phát sinh
một hợp đồng sửa chữa, đơn vị trực thuộc thuộc khối công nghiệp sẽ căn cứ vào mức
độ sửa chữa để lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư (nhưng
cũng có những vật tư đơn vị trực thuộc phải đi mua).Trên giấy đề nghị có ghi rõ
lượng vật tư, loại vật tư cần dùng, hợp đồng nào, đơn vị nào.
Trường hợp vật liệu có trong kho của công ty :Khi phát sinh hợp đồng sửa chữa
số 4, phòng kỹ thuật của XN bảo dưỡng sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để tính ra
lượng vật tư cần thiết và trình lên giám đốc XN. Khi đó, giám đốc đơn vị sẽ lập giấy
đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư của công ty xin xuất vật tư.
Mẫu số 01
Công ty ô tô xe máy Hà Bẵc
giấy đề nghị xuất vật tư
Ngày 08 tháng 02 năm 2007
Kính gửi: Phòng kỹ thuật vật tư công ty

Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Nam Chức vụ: Giám đốc XN bảo dưỡng ô tô
Địa chỉ: XN bảo dưỡng ô tô
Đề nghị cho xuất vật tư dùng cho hợp đồng sửa chữa trung tu xe NISSAN số 4 như
sau:
STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
17
1 Tôn kẽm 1,2 ly
1mx 2m
Kg 50
2 ống ổ trục Cái 1
3 Bông đệm Kg 20
... . . . . . . . . . . . .. . .
. . . . . . . .. .
. . . . . . . . . . . .. . . . . ..
GĐ công ty
(Ký, họ tên)
Trưởng phòng kỹ
thuật
(Ký, họ tên)
GĐ XN bảo dưỡng
(Ký, họ tên)
Biểu số 01
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc
Sổ giao nhận vật tư
Ngày 10/02/2007 Hồi: 10
h
30 phút
Tại kho: Vật liệu chính
Xuất cho: XN bảo dưỡng

Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4
STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng
1 Tôn kẽm 1,2 ly
1m x2m
Kg 50
2 ống ổ trục Cái 1
... …... ... ...
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán đơn vị
(Ký, họ tên)
Trường hợp trong kho công ty không có, xí nghiệp phải tự đi mua: Để sửa chữa ô tô
NISSAN của hợp đồng sửa chữa số 4 cần thay thế một ống dẫn trục nhưng trong kho
công ty không có. Căn cứ vào giá trị thực tế trên thị trường của ống dẫn trục, phòng
kỹ thuật vật tư của XN sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng tiền để nhân viên kỹ thuật của XN
đi mua.
Mẫu số 02
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 07 tháng 02 năm 2007
Website: Email : Tel : 0918.775.368
18
Số: 50
Kính gửi: Giám đốc công ty
Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Hải Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng
Địa chỉ: Phòng kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng
Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 122.000 ( viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai ngàn
đồng chẵn)
Lý do tạm ứng: Mua một cái ống dẫn trục dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4
Thời hạn thanh toán : Cuối ngày 07 tháng 02 năm 2007

GĐ công ty
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
GĐ XN bảo dưỡng
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
ở kho, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành theo dõi và
quản lý nguyên vật liệu chính xuất sử dụng trong tháng. Khi xuất kho nguyên vật liệu
chính, lượng xuất kho sẽ được thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc theo dõi trên
sổ giao nhận vật tư do thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc lập và ký nhận chéo.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, kế
toán vật tư sẽ tính ra giá thực tế vật liệu chính xuất dùng theo phương pháp FIFO và
ghi vào sổ chi tiết vật tư, từ đó vào bảng tổng hợp xuất vật tư lập riêng cho vật liệu
chính rồi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (bảng phân bổ số 2)
và vào sổ Cái TK621. Khi đơn vị tự đi mua thì kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn mua
hàng và giấy đề nghị tạm ứng để vào bảng phân bổ số 2 và vào sổ Cái TK621.
Đối với chi phí nguyên vật liệu chính, số liệu trên bảng phân bổ số 2 được ghi
vào bảng kê số 04 (trang 60) phần:
Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 320.150.000
Có TK152(1521): 320.150.000
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu phụ dùng vào sản xuất là những chi phí về các
loại ốc vít, đinh ốc, bột tan, bông, đệm, . . . chi phí này chiếm một tỷ trọng nhỏ trong
tổng giá thành sản phẩm ( khoảng 2,5- 4%). Quy trình xuất và xác định giá trị thực tế
Website: Email : Tel : 0918.775.368
19