THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ
KIẾN TẬP
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do quy mô hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần kim khí hà Nội tương
đối rộng và các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng nên công ty đã lựa chọn hình
thức tổ chức phân tán. Tại mỗi đơn vị đều có bộ phận kế toán (bao gồm từ 2 –
10 người) chịu trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán tại mỗi đơn vị.Phòng
kế toán chịu trách nhiệm về quản ký kế toán tại văn phòng và quản lý bộ phận
kế toán dưới đơn vị.Hoạt động kinh doanh dưới đơn vị được đơn vị theo dõi,
quản lý và hạch toán theo sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vịvà các phòng nhiệm vụ,
văn phòng tổng công ty. Hàng tháng kế toán đơn vị phải lập báo cáo tài chính
của đơn vị (theo mẫu công ty quy định) gửi về phòng kế toán tổng công ty.
Phòng kế toán công ty căn cứ vào báo cáo đơn vị lập để tập hợp và nên báo cáo
tài chính toàn công ty.công ty áp dụng tổ chức công tác kế toán này thì công tác
kế toán hạch toán chủ yếu tập trung ở phòng kế toán của công ty, còn ở các đơn
vị cơ sở thì có tổ chức công tác kế toán riêng và định kỳ hàng tháng gửi báo cáo
quyết toán về phòng kế toán tại công ty.
1.1.Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc
Các cửa hàng xí nghiệp trực thuộc công ty hạch toán theo hình thức báo sổ.
Ở các đơn vị này có tổ chức bộ máy kế toán riêng, khi phát sinh nghiệp vụ bán
hàng kế toán tại đơn vị có nhiệm vụ nhận kiểm tra hạch toán, lập các sổ kế toán
như ở phòng kế toán công ty. Định kỳ hàng tháng lập báo cáo quyết toán phải
phản ánh trung thực, đầy đủ về tình hình kinh doanh của đơn vị tại thời điểm lập
báo cáo. Các cửa hàng, tổ trưởng kế toán phải chịu trác nhiệm pháp lý về tính
chính xác của báo cáo tài chính.
1.2.Phòng tài chính – Kế toán của công ty kim khí Hà Nội
Phòng Tài chính – Kế toán của công ty được biên chế 11 cán bộ công nhân
viên đều có trình độ chuyên môn vững vàng và có nhiều kinh nghiệm. Phòng có
nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn
doanh nghiệp, trên cơ sở đó lập báo cáo tài chính giúp cho ban giám đốc công ty
có những phương hướng và quyết định chỉ đạo hoạt động kinh doanh của toàn

công ty. Phòng tài chính – kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp
đến là các kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán. Tất cả các nhân viên kế
toán trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần
hành kế toán.
- Kế toán trưởng: người đứng đầu bộ máy kế toán, tham mưu chính về
công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực,
trình đọ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế đọ hiện
hành của Nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách;
tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác; đòng thời cùng ban giám đốc phát
hiện mặt mạnh, mặt yếu về côngt ác tài chính – kế toán để giám đốc kịp
thời ra quyết định.
- Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế
toán của từng kế toán viên, thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh
doanh, tỏ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác kế toán của các
đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị nà, vào sổ tổng hợp và
lập báo cáo quyết toán toàn công ty.
- Kế toán hàng hóa: Kế toán tổng hợp và chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa
văn phòng và toàn công ty. Kế toán hàng hóa làm thủ tục thanh toán hóa
đơn bán hàng tại văn phòng. Tham gia kiểm toán, kiểm kê hàng hóa định
kỳ, độ xuất toàn công ty. Định kỳ lập báo cáo chi tiết tồn kho hàng hóa
của văn phòng công ty báo cáo kế toán trưởng. Lập báo cáo nhập, xuất,
tồn hàng hóa hàng tháng, quý, năm của văn phòng và toàn công ty. Theo
dõi công nợ quá hạn và khó đòi của các đơn vị trực thuộc (gồm xí nghiệp
thép xây dựng, chi nhánh Sài Gòn). Các công việc khác do kế toán trưởng
yêu cầu.
- Kế toán tài sản cố định: Là kế toán thể hiện trên sổ sách tình hình tài
sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc
thiết bị, phương tiện vận tải,phương tiên quản lý, các tài sản khác…cũng
như tình hình biến động tăng giảm năng lực hoạt động của các TSCĐ đó.
- Kế toán quỹ: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ phát sinh

như chứng từ về thanh toán tiền mặt, séc, các khoản thanh toán tiền
lương, thanh toán tạm ứng…để lập phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ,có
của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phải phân loại và ghi vào sổ sách
liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ, với kết
quả kiểm kê quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn
kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt.
- Kế toán ngân hàng: Lập kế hoạch tín dụng (vay, trả nợ) hàng tháng, quý,
năm. Trực tiếp thực hiện các giao dịch với các ngân hàng nơi công ty mở
tài khoản về séc, ủy nhiệm chi, mở luân chuyển, vay vốn, bảo lãnh; thực
hiện hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp tiền gửi, tiền vay (ngắn
hạn,dài hạn) theo dõi các tài khoản kí quỹ; lập báo cáo hàng ngày về diễn
biến tỉ giá ngoại tệ, biến động số dư, tiền gửi, tiền vay trả nợ và các phát
sinh về tín dụng gửi ké toán trưởng vào đầu giờ làm việc của ngày; Lập
các báo cáo định kì và đột xuất liên quan đến tiền gửi tiền vay; Các công
việc đột xuất khác do kế toán trưởng yêu cầu.
- Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu,
phải trả với khách hàng, với nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc…
Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng
khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cugn cấp thường xuyên kế
toán mở riêng sổ để theo dõi. Đối với những khách hàng, nhà cugn cấp
không thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Điều này hoàn
toàn phù
hợp với nguyên tắc kế toán.
Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Kim
khí Hà Nội như sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng
Kế toán hàng hóa
Kế toán TSCĐ
Kế toán công nợ

Kế toán quỹ
Kế toán ngân hàng
( Nguồn: phòng Kế toán – Tài chính)
1.3.Tổ chức công tác kế toán của công ty kim khí Hà Nội
a.Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
- Đồng tiền sử dụng hạch toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền ngoại tệ theo tỉ giá thực tế
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao bình quân
- Phần mềm kế toán máy áp dụng cho toàn công ty la Fast Accounting
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: nguyên tắc đánh giá theo giá thực tế,
phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì là theo giá thực tế, phương
pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật kí chứng từ
b.Tổ chức chứng từ kế toán
Công tác kế toán của công ty kim khí hà Nội được thực hiện theo chế độ kế
toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại công ty đều tuân
Kế toán các đơn vị phụ thuộc
Kế toán
tổng hợp
theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài
chính ban hành.
c.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh va phân cấp quản lý của công ty, hiện nay
công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết
định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản mới
theo các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo quy định của Bộ Tài chính.
Bên cạnh đó, để phù hợp với các đặc điểm kinh doanh của công ty, trong hệ
thống tài khoản của công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt động

kinh doanh của công ty. Các TK 1561 Giá mua hàng hóa, TK 632 Giá vốn hàng
bán, TK 511 Doanh thu bán hàng đều được chi tiết thành các tài khoản cấp 2
theo nguồn hàng phù hợp. Các TK 1368 Phải thu nội bộ và TK 336 Phải trả nội
bộ cũng được chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc.
d. Hệ thống sổ sách kế toán
Công ty kim khí Hà Nội hiện nay áp dụng hình thức sổ Nhật kí chứng từ. Hiện
nay tại công ty, các xí nghiệp và chi nhánh của công ty đã sử dụng phần mềm kế
toán máy, còn ở các cửa hàng từ xưa tới giờ vẫn làm kế toán thủ công nhưng
cho tới nay giám đốc công ty đã có quyết định là toàn công ty phải dùng phần
mềm kế toán Fast Accounting để dễ dàng tổng hợp số liệu. Trình tự ghi sổ theo
hình thức Nhật kí chứng từ tại công ty được thực hiện như sau:
Trình tự ghi sổ sách kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội
CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG KÊ
NHẬT KÝ
CHỨNG TỪ
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
2.Các phần hành kế toán chủ yếu
Các phần hành kế toán chủ yếu bao gồm
 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
 Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán
 Kế toán bán hàng và xác định KQKD

 Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu và các quỹ
2.1.Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán
2.1.1. Trình tự hạch toán vốn bằng tiền
a. Các tài khoản sử dụng
TK 111: Tiền mặt
Tk 112: Tiền gửi ngân hàng
b. Đặc điểm chung về kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Công ty sử dụng đồng tiền hạch toán là đồng tiền Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá giao dịch
thực tế tại thời điểm phát sinh. Chênh lệch tỉ giá được hạch toán vào tài khoản
635, TK 515 và cuối năm chên lệch được hạch toán vào tài khoản 413
c. Phân loại chứng từ
Chứng từ của phần hành kế toán vốn bằng tiền bao gồm:
 Chứng từ quỹ: phiếu thu, phiếu chi
 Chứng từ ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu chuyển khoản, giấy
ủy nhiệm chi
 Các chứng từ có liên quan: hóa đơn GTGT, các hợp đồng