LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. ý nghĩa và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp sản xuất:
1. Vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:
+ Vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất,
là yếu tố cơ bản để hình thành nên sản phẩm mới.
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định, trong
quá trình đó vật liệu lại thay đổi toàn bộ hình thức, vật chất ban đầu và giá trị của
vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
kỳ.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ
bản...) vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, sự đa
dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu
dùng ngày một cao của xã hội.
Như vậy vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận được trong quá
trình sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm chi
phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ chức
công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý
kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
+ Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị
và thời gian sử dụng của tài sản cố định.
Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, nhưng
vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu về giá trị thì lại bị hao mòn dần,
chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do công cụ
dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được mua sắm dự trữ bằng
nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với vật liệu được xếp vào loại tài
sản lao động.

Việc quản lý công cụ dụng cụ trong quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử
dụng được tiến hành tương tự như vật liệu.
2. Yêu cầu của việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
+ Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản
lao động, thường xuyên biến động.. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình
thường doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua nguồn vật liệu và xuất dùng
cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra được sử dụng từ nhiều thứ, loại
nguyên vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu
thường xuyên hiếu động trên thị trường. BởŒ vậy để tăng cường công tác quản lý
vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng
và dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng tới chất lượng,
giá trị sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là:
- Trong khâu thu mua: phải quản lý về khối lượng, quy cách đúng chủng loại
và chất lượng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải được phản ánh đầy đủ và
chính xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn
vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với
từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản
xuất kinh doanh.
- Trong khâu sử dụng vật liệu: phải thực hiện tốt định mức tiêu hao. Sử dụng
hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi nhằm phát huy hiệu quả sử
dụng vật liệu, nâng cao chất lượng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi
phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Đồng thời phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện định
mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm cho
xã hội. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh
tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh
doanh.

- Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường,
không bị ngưng trệ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ
đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức
tối đa, tối thiểu.
Tóm lại: Vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản
phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất thiết
phải tổ chức tốt việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.
3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản
xuất:
* Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu:
Đối với kế toán vật liệu thường xuyên theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc
hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ sẽ đưa ra những số liệu kế
toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản
xuất.
Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời (chất lượng của công tác kế
toán) sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành hay quyết
định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu.
Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc quá trình thu mua, dự trữ, tiêu hao vật
liệu... sẽ phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát, hao hụt vật liệu,
xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu, tiết kiệm được chi phí
không cần thiết trong các quá trình trên.
Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm
lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các khoản
chi phí.
Như phần trên đã nêu: Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất
trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chiếm từ 65% - 70% trong giá thành
sản phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho của
doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố
quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.
Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trường, việc cạnh tranh gay gắt giữa các

doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc tranh đua này, ai biết cách tổ
chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt
động không để bộ phận nào phải dừng thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững và phát
triển. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử
dụng tốt sẽ tạo cho các sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt để tiêu thụ. Vì vậy trong
suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất
dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã
đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ đó là:
Thứ nhất: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,
vận chuyển bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế
của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các
mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời
chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất.
Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán hàng tồn kho, thực
hiện đầy đủ, kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở các sổ, thẻ kế toán
chi tiết để ghi chép phân loại tổng hợp, số liệu về tình hình hiện có và sự biến động
tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để
tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn
kho đúng chế độ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống
nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Thứ ba: kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu,
tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và đã tiêu
hao trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào
đúng đối tượng đã sử dụng.
Thứ tư: Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà
nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh
đạo, tiến hành phân tích kinh tế, tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật
liệu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Như vậy tổ
chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp thời đồng bộ
vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

II. Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ
1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều
loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có
thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật
liệu- công cụ dụng cụ phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân
loại vật liệu - công cụ dụng cụ.
Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng
trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật
liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): nguyên vật
liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản
phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản;
bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may... Đối với nửa thành
phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá, ví
dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu
chính.
- Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế
tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho
công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản,
bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhơn, bao bì, vật
liệu đóng gói, xà phòng, giẻ lau...
- Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, hơi
đốt cung cấp năng lượng cho các phương tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị, phục
vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa
máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào
các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như

gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà
trong từng loại vật liệu nêu trên lại dược chia thành từng nhóm, thứ một cách chi
tiết hơn.
Đối với công cụ dụng cụ thì công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm
các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản
lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời, dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn hoá, thể
dục thể thao... Để phục vụ cho công tác kế toán, toàn bộ công cụ dụng cụ của
doanh nghiệp được chia thành:
- Công cụ dụng cụ.
- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng chia
thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế
toán của doanh nghiệp.
Việc phân chai này doanh nghiệp dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh
điểm vật tư trong đó vật liệu được chia thành các nhóm, loại thứ và lập sổ danh
điểm vật tư bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu này gọi là danh
điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp giúp cho
các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp trong công tác quản lý vật liệu.
Sổ danh điểm vật tư
Danh điểm
Nhóm VL Danh điểm
VL
Tên, nhãn hiệu, quy
cách
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch

toán
Quy
cách
1 2 3 4 5 6
2.Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá
trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc
kế toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá
thực tế.
2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ được
xác định như sau:
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:
Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập
khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền
phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá
(nếu có).
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì
giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công
chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế
là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ...
cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ nhận từ các đơn vị, tổ chức cá nhân, tham
gia góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên
doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định.
- Với phế liệu: Được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng
được hoặc có thể bán được)
2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá xuất kho:

Khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá
thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau.
Việc tính toán giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất có thể được tính theo
nhiều phương pháp, tuỳ theo từng điều kiện và phương pháp kế toán của từng
doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp.
* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:
Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được
tính trên cơ sở số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân
vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ.
Giá thực tế VL-
CCDC xuất trong kỳ
= Số lượng VL-CCDC
xuất kho
x Đơn giá thực tế bình
quân tồn đầu kỳ
Trong đó:
Đơn giá kinh tế bình quân tồn đầu kỳ =
Tổng số giá thực tế tồn đầu kỳ

Số lượng VL-CCDC tồn đầu kỳ
* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương
pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn gái vật liệu được tính bình quân cho
cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Đơn giá thực tế bình quân =
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Giá thực tế
VL-CCDC xuất
= Đơn giá thực tế
bình quân

x Số lượng vật liệu
CCDC xuất
Sử dụng phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác hơn phương pháp tính
theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều đòi
hỏi trình độ cao.
* Tính theo giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao,
các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập vào số lượng xuất kho theo
từng lần.
* Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước:
Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng
lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên
tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập
trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo
đơn giá thực tế các lần nhập sau.
Như vậy, giá thực tế của vật liệu (CCDC) tồn cuối kì chính là giá thực tế của
vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.
* Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế
của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế
nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế
xuất kho. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu
tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kì.
* Phương pháp hệ số giá: Trong THDN sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn
định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình
hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá
thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu.
Hệ số giá
VL, CCDC
=

Giá thực tế VL-CCDC + Giá thực tế VL-CCDC nhập trong kỳ đầu kỳ
Giá hạch toán VL-CCDC tồn đầu tháng + Giá hạch toán VL-CCDC
nhập trong tháng
Sau đó tính theo giá thực tế xuất kho:
Giá thực tế VL-CCDC
xuất kho
= Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ
số giá VL-CCDC có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cả loại vật liệu.
Mỗi phương pháp tính giá thực tế VL-CCDC xuất kho nêu trên có nội dung,
ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải
căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của các bộ
phận kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo
nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán.
III/ Kế toán chi tiết VL-CCDC:
1. Chứng từ sử dụng:
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán ci tiết VL-CCDC phải
được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL-CCDC và phải được tiến
hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐKT
ngày 01-11-1995 của bộ trưởng Bộ TC, các chứng từ kế toán về VL-CCDC bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-84)
- Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định
của Nhà nước trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán
hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm

nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... và các
chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp
thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy
đủ, theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập
chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của
nghiệp vụ kinh tế.
Mọi chứng từ kế toán về VL-CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình
tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép,
tổng hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan.
2. Sổ kế toán chi tiết VL-CCDC:
Để kế toán chi tiết VL-CCDC, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết
áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL (CCDC)
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số dư
Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng N-X-T kho của
từng thứ VL - CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi
tiết: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số VL - CCDC, sau đó giao cho thủ
kho để ghi chép tình hình N-X-T hàng ngày về mặt số lượng. Thủ kho được dùng
để thanh toán ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp
nào. Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng
để hạch toán từng ngày N-X-T kho VL - CCDC về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá
trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập,
xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế
toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
3. Các phương pháp kế toán chi tiết VL - CCDC:
Việc ghi chép, phương án của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối

chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành
theo các phương pháp sau:
3.1. Phương pháp thẻ song song:
Nội dung của phương pháp thẻ kho:
* ở kho: việc ghi chép tình hình N-X-T kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho
và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
Khi nhập chứng từ nhập, xuất VL - CCDC, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,
hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và
thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tiền khi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ (hoặc
do kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng
thứ VL - CCDC cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC để ghi
chép tình hình N-X-T kho theo chi tiết hiện vật và giá trị.
Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC là các chứng từ nhập, xuất do thủ
kho gửi lên sau khi cũng đã được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Sổ chi tiết VL -
CCDC có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá
trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.
Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế
toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC vào bảng kê tổng hợp N-X-T kho
VL - CCDC theo từng nhóm, loại VL - CCDC... Có thể khái quát nội dung, trình tự
hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp thẻ II theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp thẻ II
Ghi chú:
(1)(1)
Thẻ kho
Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết VL - CCDC
(2)
(4)

(3)
Bảng tổng tổng hợp
N - X - T kho VL -
CCDC
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu như trên, phương pháp thẻ II có ưu
nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng,
do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Phương pháp thẻ II được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít
chủng loại VL - CCDC, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) N-X ít, không thường
xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Sổ chi tiết vật liệu
- Ngày lập sổ:
- Tên
- Đơn vị tính: Danh điểm:
CT Nhập Xuất Tồn
S N Diễn giải SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
* ở kho: theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ
kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp thẻ II.
* ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
N-X-T của từng thé VL - CCDC theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân
chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối
chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ
VL - CCDC trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối

chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ
tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số
liệu kế toán tổng hợp.
Nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Ghi chú:
Sổ thẻ kho
Chứng từ
xuât
Chứng từ
nhập
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Bảng kê xuấtBảng kê nhập
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Sổ đối chiếu luân chuyển có ưu, nhược điểm sau:
- Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm hết do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng.
- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả
chỉ tiêu hiện vật và giá trị) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ
tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.
Phương pháp này áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng nghiệp
vụ N-X không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy
không có điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình N-X hàng ngày.
3.3. Phương pháp sổ số dư:
* ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho và ghi chép tình hình N-X-T kho VL -
CCDC về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tiền kho đã tính được trên thẻ kho

(về lượng) vào sổ số dư - cột số lượng.
* ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi
sổ tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị.
Trước hết căn cứ vào chứng từ nhập - xuất, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê
xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ hàng ngày hoặc định
kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ
kế xuất rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp N-X-T kho theo từng nhóm loại
vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng ghi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn
kho về số lượng mà thủ kho đã ghi sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn
kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị đỏ ghi
vào cột số tiền ở sổ số dư.
Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền
tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê
tổng hợp N-X-T và số liệu của kế toán tổng hợp. Có thể khái quát nội dung trình tự
hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ số dư ở sơ đồ sau:
Đối chiếu
Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ số dư
Ghi chú:
Phương pháp sổ số dư có ưu, nhược điểm sau:
- Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều
trong tháng.
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nêu qua số liệu kế toán không
thể biết trước số liệu có và tình hình tăng giảm của từng thứ VL - CCDC mà phải
xem xét số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ
khó khăn.
Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng
các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập xuất VL - CCDC diễn ra
thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm
vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình N-X-T kho, yêu cầu

và trình tự quản lý trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.
Sổ số dư
Thẻ kho
Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Bảng luỹ kế
xuất
Bảng luỹ kế
nhập
Bảng kê
xuất
Bảng kê
nhập
Bảng kê tổng hợp N
- X - T
Đối chiếu
Ghi cuối tháng
Ghi hàng ngày
IV. Nội dung công tác kế toán tổng hợp nhập - xuất VL - CCDC:
VL - CCDC là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng hoá
tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế
toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp
KKĐK.
- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, giá thường
xuyên, liên tục tình hình N-X-T kho các loại vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm,
hàng hoá... Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ N-X
hàng của kho. Như vậy việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng
được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.
Phương pháp Kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần
lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những

mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ôtô...
- Phương pháp KKĐK hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường
xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà
chỉ theo dõi phương án giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu
kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị VL - CCDC xuất dùng trên tài
khoản kế toán tổng hợp, không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá
trị thực tế VL - CCDC tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê
cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản kế toán tổng hợp không thể hiện rõ giá
trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các
nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu
bán hàng hay quản lý doanh nghiệp... Hơn nữa trên tài khoản kế toán tổng hợp
cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô... (nếu có).
Phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất
có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương
mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật
liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tiến hành kế toán hàng tồn kho theo
phương pháp KKTX và KKĐK không có gì khác nhau. Mà sự khác nhau ở đây là
ở góc độ kế toán tổng hợp, ở việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi tình
hình N-X và xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản.
A/ Kế toán tổng hợp VL - CCDC theo phương pháp kê khai thường
xuyên:
1. Tài khoản kế toán sử dụng:
* TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu:
Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật
liệu theo giá thực tế.
TK 152 có kết cấu như sau:
TK 152
- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
và các nghiệp vụ làm tăng giá trị

- Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
- Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu
kỳ (theo phương pháp KKĐK)
- Chiết khấu hàng mua, giảm giá và
hàng mua bị trả lại
- Kiểm kê giá thực tế nguyên vật liệu
tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê
định kỳ)
Dư nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn
kho
TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3... để kế toán chi tiết theo từng
loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 152 - Nguyên vật liệu
1521 - Nguyên vật liệu chính
1522 - nguyên vật liệu phụ
1523 - Nhiên liệu
1524 - Phụ tùng thay thế
1526 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
1528 - Vật liệu khác
* TK 153 - Công cụ dụng cụ
TK 153 dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm công
cụ dụng cụ theo giá thực tế, với kết cấu như sau:

TK 153
- Giá thực tế công cụ dụng cụ nhập kho
và các nghiệp vụ làm tăng giá trị
- Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho
- Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho
cuối kỳ (theo phương pháp KKĐK)
- Chiết khấu hàng mua, giảm giá và

hàng mua bị trả lại
- Các nghiệp vụ làm giảm giá trị công
cụ dụng cụ
- Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn đầu
kỳ (phương pháp KKĐK)
Dư nợ: giá thực tế công cụ dụng cụ tồn
kho
TK 153 có các TK cấp 2 sau:
1531 - Công cụ dụng cụ
1532 - Bao bì luân chuyển
1533 - Đồ dùng cho thuê.
* TK 331 - Phải trả người bán.
TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người
bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng
kinh tế đã ký kết.
TK 331 có kết cấu như sau:
TK 331
- Số tiền đã thanh toán cho người bán và
người nhận thầu
- Số tiền còn phải trả cho người
bán, người nhận thầu
- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số
hàng đã giao theo hợp đồng.
- Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm
chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Điều chỉnh giá tạm tính theo
giá thực tế của sổ hàng về chưa
có hoá đơn khi có hoá đơn
hoặc thông báo chính thức.
- Chiết khấu mua hàng được người bán chấp

nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ
phải trả
- Số tiền ứng trả trước cho người bán, người
nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá
lao vụ
- Dư cuối kỳ (nếu có): số tiền đã ứng trả - Dư cuối kỳ: số tiền còn phải trả
trước hoặc trả thừa cho người bán, người
nhận thầu
cho người bán, người nhận
thầu.
TK 331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người
bán, người nhận thầu. Khi lập bảng CĐKT số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chỉ
tiêu trả trước cho người bán (mã số 132), số dư chi tiết bên có được ghi vào chỉ
tiêu phải trả cho người bán (mã số 313).
* TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường
TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã
mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh
nghiệp.
TK 151 có kết cấu như sau:
TK 151
- Giá trị hàng đang đi đường.
- Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi
đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê
định kỳ)
- Giá trị hàng đang đi đường đã về
nhập kho hoặc chuyển giao các đối
tượng sử dụng hay khách hàng.
- Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang
đi đường đầu kỳ (theo phương pháp
KKĐK)

SDCK: giá trị hàng đang đi đường
chưa về nhập kho (giá mua có thuế
VAT,
hoặc không có thuế VAT)
Từ 1/1/99 luật thuế giá trị gia tăng (VAT) được ban hành. Thuế giá trị gia
tăng được tính trên phần gia tăng của hàng hoá dịch vụ từ khâu sản xuất đến khâu
tiêu dùng. Thuế giá trị gia tăng được chia làm 2 loại: đầu vào, đầu ra. * TK 133
TK 133 phản ánh thuế giá trị gia tăng phải nộp, nó có 2 TK cấp 2 là:
TK 1331: thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ.
TK 1332: thuế giá trị gia tăng của BCĐ.
TK 133
SDĐK: phương án thuế giá trị gia tăng
chưa được khấu trừ, chưa được hoàn
thuế
Phát sinh: - Phát sinh kỳ trước Phát sinh: - Thuế giá trị gia tăng đã
được khấu trừ
- Thuế nhập khẩu - Thuế giá trị gia tăng không được
khấu trừ
- Thuế giá trị gia tăng đã được hoàn
(đã nhận được tiền)
- Thuế giá trị gia tăng của hàng mua bị
trả lại.
SDCK: Phương án thuế giá trị gia tăng
đã được khấu trừ hoặc đã được hoàn
thuế
* TK 333:
TK 333 phản ánh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, nó có 1 tài khoản cấp 2:
TK 3331
TK 333(1)
- Thuế GTGT đã được khấu trừ

- Thuế GTGT đã nộp - Phản ánh VAT đầu ra
- Thuế GTGT được miễn giảm
- Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại
Dư nợ: Đã nộp Dư có: còn phải nộp
* Ngoài các TK trên kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 111,
112, 141, 128, 222, 241, 411, 627, 641, 642...
2. Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng VL - CCDC (nhập
kho)
2.1. Tăng do mua ngoài:
- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: kế toán căn cứ vào phiếu nhập và hoá
đơn để ghi:
Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan)
Nợ TK 133 (thuế VAT)
Có TK 111, 112, 141 (trả tiền ngay)
Có TK 331, 311, 341 (chưa thanh toán, mua bằng tiền vay...)
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn. Nếu trong tháng hàng về nhập kho
nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công
cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính.
Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan)
Nợ TK 133 giá tạm tính
Có TK 331
Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế
(giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá ghi trên hoá đơn với giá tạm
tính.
+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331 Ghi đen
+ Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính:
Nợ TK 152, 153