LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất
I. ý nghĩa và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật
liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất:
1. Vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:
+ Vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là
yếu tố cơ bản để hình thành nên sản phẩm mới.
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định, trong quá
trình đó vật liệu lại thay đổi toàn bộ hình thức, vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu
đợc chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ
bản...) vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, mà còn ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản
phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, sự đa dạng thì sản
phẩm sản xuất mới đạt đợc yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao
của xã hội.
Nh vậy vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận đợc trong quá
trình sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm chi
phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ chức
công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu đợc trong toàn bộ công tác quản lý kinh
tế tài chính của doanh nghiệp.
+ Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và
thời gian sử dụng của tài sản cố định.
Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, nhng vẫn
giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu về giá trị thì lại bị hao mòn dần, chuyển
dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do công cụ dụng cụ
có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc mua sắm dự trữ bằng nguồn vốn lu
động của doanh nghiệp nh đối với vật liệu đợc xếp vào loại tài sản lao động.
Việc quản lý công cụ dụng cụ trong quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử
dụng đợc tiến hành tơng tự nh vật liệu.

2. Yêu cầu của việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
+ Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản
lao động, thờng xuyên biến động.. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình th-
ờng doanh nghiệp sản xuất phải thờng xuyên mua nguồn vật liệu và xuất dùng cho
sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra đợc sử dụng từ nhiều thứ, loại nguyên vật
liệu khác nhau, đợc nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thờng xuyên hiếu
động trên thị trờng. Bở vậy để tăng cờng công tác quản lý vật liệu phải đợc theo dõi
chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Trong quá trình này
nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hởng tới chất lợng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể
yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là:
- Trong khâu thu mua: phải quản lý về khối lợng, quy cách đúng chủng loại và
chất lợng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải đợc phản ánh đầy đủ và chính
xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, h hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật
liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng
loại vật liệu cũng ảnh hởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh
doanh.
- Trong khâu sử dụng vật liệu: phải thực hiện tốt định mức tiêu hao. Sử dụng
hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi nhằm phát huy hiệu quả sử
dụng vật liệu, nâng cao chất lợng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí
sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Đồng thời phải thờng xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện định
mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm cho
xã hội. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình
hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh.
- Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh đợc bình thờng,
không bị ngng trệ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng
vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định đợc mức tối đa, tối

thiểu.
Tóm lại: Vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản
phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lợng cao và tạo đợc uy tín trên thị trờng nhất thiết phải tổ
chức tốt việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.
3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản
xuất:
* Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu:
Đối với kế toán vật liệu thờng xuyên theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch
toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ sẽ đa ra những số liệu kế toán giúp
ngời quản lý có một định hớng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất.
Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời (chất lợng của công tác kế
toán) sẽ ảnh hởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành hay quyết định
tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu.
Việc dùng thớc đo tiền tệ để giám đốc quá trình thu mua, dự trữ, tiêu hao vật
liệu... sẽ phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát, hao hụt vật liệu, xử
lý đợc những trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu, tiết kiệm đợc chi phí không cần
thiết trong các quá trình trên.
Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm
lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các khoản
chi phí.
Nh phần trên đã nêu: Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất
trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chiếm từ 65% - 70% trong giá thành sản
phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho của doanh
nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết
định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.
Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trờng, việc cạnh tranh gay gắt giữa các
doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc tranh đua này, ai biết cách tổ
chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt động
không để bộ phận nào phải dừng thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững và phát triển. Vật
liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo

cho các sản phẩm đầu ra có chất lợng tốt để tiêu thụ. Vì vậy trong suốt quá trình luân
chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lợng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho
chất lợng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế
toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ đó là:
Thứ nhất: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,
vận chuyển bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế
của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt:
số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng
loại vật liệu cho quá trình sản xuất.
Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán hàng tồn kho, thực hiện
đầy đủ, kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết
để ghi chép phân loại tổng hợp, số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng,
giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng
chế độ, đúng phơng pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà n-
ớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Thứ ba: kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu,
tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế đã đa vào sử dụng và đã tiêu hao
trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào đúng đối t-
ợng đã sử dụng.
Thứ t: Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nớc
quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến
hành phân tích kinh tế, tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm
đa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Nh vậy tổ chức tốt công
tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp thời đồng bộ vật liệu cần thiết
cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
II. Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ
1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại,
thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể

quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật liệu-
công cụ dụng cụ phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật
liệu - công cụ dụng cụ.
Trớc hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong
quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc
chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): nguyên vật
liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm
nh sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong
các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may... Đối với nửa thành phẩm mua
ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá, ví dụ nh sợi
mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.
- Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo
sản phẩm, làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công
tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao
gói sản phẩm nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhơn, bao bì, vật liệu
đóng gói, xà phòng, giẻ lau...
- Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn nh xăng dầu, than củi, hơi đốt
cung cấp năng lợng cho các phơng tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị, phục vụ cho
công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa
máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào các
công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh gỗ,
sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà
trong từng loại vật liệu nêu trên lại dợc chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết
hơn.
Đối với công cụ dụng cụ thì công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm

các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản
lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời, dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn hoá, thể dục
thể thao... Để phục vụ cho công tác kế toán, toàn bộ công cụ dụng cụ của doanh
nghiệp đợc chia thành:
- Công cụ dụng cụ.
- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
Tơng tự nh đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng chia thành
từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của
doanh nghiệp.
Việc phân chai này doanh nghiệp dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm
vật t trong đó vật liệu đợc chia thành các nhóm, loại thứ và lập sổ danh điểm vật t
bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu này gọi là danh điểm vật liệu và
đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp giúp cho các bộ phận trong
doanh nghiệp phối hợp trong công tác quản lý vật liệu.
Sổ danh điểm vật t
Danh điểm
Nhóm VL Danh điểm
VL
Tên, nhãn hiệu, quy
cách
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch
toán
Quy
cách
1 2 3 4 5 6
2.Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị
của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế
toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế.
2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ đợc xác
định nh sau:
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:
Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập
khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt,
tiền bồi thờng, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì
giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công
chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế là
giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ... cùng
với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ nhận từ các đơn vị, tổ chức cá nhân, tham
gia góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên
doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định.
- Với phế liệu: Đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc
hoặc có thể bán đợc)
2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá xuất kho:
Khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá
thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau. Việc
tính toán giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất có thể đợc tính theo nhiều
phơng pháp, tuỳ theo từng điều kiện và phơng pháp kế toán của từng doanh nghiệp để
lựa chọn phơng pháp tính cho phù hợp.
* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:
Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính

trên cơ sở số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu
dụng cụ tồn đầu kỳ.
Giá thực tế VL-CCDC
xuất trong kỳ
= Số lợng VL-CCDC
xuất kho
x Đơn giá thực tế bình
quân tồn đầu kỳ
Trong đó:
Đơn giá kinh tế bình quân tồn đầu kỳ =
Tổng số giá thực tế tồn đầu kỳ

Số lợng VL-CCDC tồn đầu kỳ
* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phơng
pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn gái vật liệu đợc tính bình quân cho cả số
tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Đơn giá thực tế bình quân =
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
Giá thực tế
VL-CCDC xuất
= Đơn giá thực tế
bình quân
x Số lợng vật liệu CCDC
xuất
Sử dụng phơng pháp này sẽ cho kết quả chính xác hơn phơng pháp tính theo
đơn giá bình quân tồn đầu kỳ nhng khối lợng công việc tính toán nhiều đòi hỏi trình
độ cao.
* Tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các

loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật
liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập vào số lợng xuất kho theo từng lần.
* Tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc:
Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần
nhập. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc:
tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn
lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế các
lần nhập sau.
Nh vậy, giá thực tế của vật liệu (CCDC) tồn cuối kì chính là giá thực tế của vật
liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.
* Tính theo giá nhập sau - xuất trớc: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của
từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho
lần cuối, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho. Nh
vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn
giá của các lần nhập đầu kì.
* Phơng pháp hệ số giá: Trong THDN sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định
đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình
nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế
vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu.
Hệ số giá
VL, CCDC
=
Giá thực tế VL-CCDC + Giá thực tế VL-CCDC nhập trong kỳ đầu kỳ
Giá hạch toán VL-CCDC tồn đầu tháng + Giá hạch toán VL-CCDC
nhập trong tháng
Sau đó tính theo giá thực tế xuất kho:
Giá thực tế VL-CCDC
xuất kho
= Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số

giá VL-CCDC có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cả loại vật liệu.
Mỗi phơng pháp tính giá thực tế VL-CCDC xuất kho nêu trên có nội dung, u
nhợc điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ
vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của các bộ phận kế
toán cũng nh yêu cầu quản lý để đăng ký phơng pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất
quán trong các niên độ kế toán.
III/ Kế toán chi tiết VL-CCDC:
1. Chứng từ sử dụng:
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán ci tiết VL-CCDC phải đợc
thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL-CCDC và phải đợc tiến hành đồng
thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐKT ngày
01-11-1995 của bộ trởng Bộ TC, các chứng từ kế toán về VL-CCDC bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-84)
- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định
của Nhà nớc trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng
dẫn nh phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu
05-VT), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... và các chứng từ khác tuỳ
thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt
động, thành phần kinh tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ,
theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Những ngời lập chứng
từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ
kinh tế.
Mọi chứng từ kế toán về VL-CCDC phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự
và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng

hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan.
2. Sổ kế toán chi tiết VL-CCDC:
Để kế toán chi tiết VL-CCDC, tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp
dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL (CCDC)
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số d
Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng N-X-T kho của từng
thứ VL - CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên,
nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số VL - CCDC, sau đó giao cho thủ kho để ghi
chép tình hình N-X-T hàng ngày về mặt số lợng. Thủ kho đợc dùng để thanh toán ở
kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp nào. Còn số (thẻ) kế
toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán từng ngày
N-X-T kho VL - CCDC về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị phụ thuộc vào phơng
pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập,
xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế
toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
3. Các phơng pháp kế toán chi tiết VL - CCDC:
Việc ghi chép, phơng án của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối chiếu
số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành theo các ph-
ơng pháp sau:
3.1. Phơng pháp thẻ song song:
Nội dung của phơng pháp thẻ kho:
* ở kho: việc ghi chép tình hình N-X-T kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho
và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng.
Khi nhập chứng từ nhập, xuất VL - CCDC, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,
hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ
kho. Cuối ngày tính ra số tiền khi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ (hoặc do kế

toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ VL -
CCDC cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC để ghi
chép tình hình N-X-T kho theo chi tiết hiện vật và giá trị.
Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho
gửi lên sau khi cũng đã đợc kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Sổ chi tiết VL - CCDC có
kết cấu giống nh thẻ kho nhng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng
kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số
liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các
sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC vào bảng kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC theo từng
nhóm, loại VL - CCDC... Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL -
CCDC theo phơng pháp thẻ II theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phơng pháp thẻ II
Ghi chú:
Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu nh trên, phơng pháp thẻ II có u nhợc
điểm sau:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
(1)(1)
Thẻ kho
Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết VL - CCDC
(2)
(4)
(3)
Bảng tổng tổng hợp
N - X - T kho VL -
CCDC
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ