TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNBÁN HÀNG

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁNBÁN
HÀNG XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY BẢO
VỆ THỰC VẬT TỈNH VĨNH PHÚC
I-/ ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY.
1-/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
1.1. Lịch sử ra đời:
Công ty Bảo vệ Thực vật tỉnh Vĩnh Phúc là một DN Nhà nước được
thành lập chính thức từ tháng 7/1993 do sự tách rời của Chi cục Bảo vệ Thực
vật tỉnh Vĩnh Phúc. Công ty được thành lập theo Quyết định số 727/QĐ-UB
ngày 27-5-1993 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc (cũ).
Tháng 2-1998 được UBND tỉnh Vĩnh Phúc giao bổ sung nhiệm vụ khác
là kinh doanh vật tư nông nghiệp.
- Địa điểm: phường Liên Bảo - thị xã Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc. Công ty có
chi nhánh ở Hà Nội và có nhiều đại lý ở khắp tỉnh.
1.2. Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của công ty.
- Thị trường cung ứng vật tư bảo vệ thực vật và vật tư nông nghiệp rất đa
dạng và phong phú nên có rất nhiều công ty cạnh tranh. Các công ty này có khối
lượng vốn lớn và có uy tín trên thị trường như: Công ty Thuốc sát trùng Việt
Nam, Công ty Bảo vệ Thực vật TWI, công ty Thuốc NICOTEC Bộ Quốc
phòng,...
- Đứng trước tình hình thực tế trên Công ty DV BVTV Vĩnh Phúc vẫn
chiếm ưu thế trên thị trường và dần tạo lòng tin cho người nông dân ở khắp
tỉnh và các tỉnh bạn. Đạt được điều đó là do công ty có sự cam kết về chất
lượng, đội ngũ cán bộ kỹ thuật chuyên ngành,... Tuy mới thành lập và gặp
nhiều khó khăn nhưng sự nỗ lực cố gắng của các nhân viên và ban lãnh đạo
công ty đã vươn lên và đạt được những kết quả khả quan.
Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty từ 1996-1998 phần nào
phản ánh được sự vươn lên của công ty.
1
Bảng 1:
STT Chỉ tiêu

ĐV
tính
TH 1996 TH 1997 TH 1998 KH 1999 TH 1999
Kết quả hoạt động KD
1 Tổng doanh thu Tr
đ
7.000 6.000 11.000 12.000 12.800
- Tổng chi phí 6.987 5.980 19.950 11.930 12.743
- Lãi (+), Lỗ (-) +13 +20 +50 +70 +57
2 Tổng nộp ngân sách 64 60 80 90 88,820
3 Tổng số lao động người 58 66 80 80 80
4 Thu nhập bình quân 280 270 350 400 380
Nhìn vào biểu ta thấy:
LN96/LN95 = 153%.
Tổng lợi nhuận 98/Lợi nhuận năm 97 = 250%.
Lợi nhuận 99/Lợi nhuận năm 98 = 114%.
Kết quả chứng tỏ rằng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty mấy
năm gần đây liên tục tăng. Đặc biệt năm 98 so với năm 97 là 150% nhưng đến
năm 1999 thì lợi nhuận chỉ tăng 14% cho thấy các sản phẩm, hàng hoá của
công ty khác cạnh tranh mạnh, đặc biệt là do hàng hoá nhập lậu từ Trung
Quốc sang Việt Nam với giá rẻ do đó hàng của công ty bắt đầu gặp khó khăn
trong vấn đề tiêu thụ.
2-/ Đặc điểm kinh doanh của công ty.
2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.
Phòng trừ dịch hại bảo vệ sản xuất và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật,
vật tư nông nghiệp, đồng thời phải bảo toàn về vốn trong kinh doanh thuốc
bảo vệ thực vật. Chịu sự quản lý của UBND tỉnh Vĩnh Phúc - Sở Nông nghiệp
và phát triển nông thôn dưới sự chỉ đạo của Chi cục bảo vệ thực vật.
2.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Dịch vụ kỹ thuật và tư vấn kỹ thuật về BVTV, kiểm dịch thực vật

giống cây trồng và phân bón.
- Sản xuất nhập và kinh doanh các loại vật tư nông nghiệp bao gồm:
thuốc BVTV, giống cây trồng và phân bón các loại.
2.3. Hệ thống kinh doanh và tiếp thị của công ty BVTV.
2
Phòng Tổ chức HC
Chi nhánh tại Hà Nội
Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch KD
Phó Giám đốc Giám đốc
- Công ty có một xưởng sản xuất nông dược công suất 100-150 tấn/năm.
- Hệ thống cửa hàng: có 10 cửa hàng và 100 đại lý nông dược trong và
ngoài tỉnh.
- Có 20 điểm khảo nghiệm trình diễn kỹ thuật và các loại vật tư nông nghiệp.
- Có một phòng Marketing.
2.4. Thị trường của công ty.
Thị trường tỉnh Vĩnh Phúc là thị trường chính phục vụ. Ngoài ra còn có
thị trường ở các tỉnh khác như: Phú Thọ, Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Giang,
Bắc Ninh, Hà Tây,...
2.5. Chiến lược kinh doanh của công ty.
Những mặt hàng mũi nhọn gồm: thuốc BVTV, trong đó thuốc diệt cỏ và
thuốc kích thích sinh trưởng lục diệp tố là chủ yếu. Ngoài ra còn có thuốc
chuột BCS, phân bón, giống cây trồng mang tính chất phục vụ và giải quyết
việc làm thêm cho các mậu dịch viên cấp huyện.
3-/ Đặc điểm tổ chức quản lý của DN.
Bộ máy quản lý gồm có:
Giám đốc-Phó Giám đốc-Các phòng ban nghiệp vụ và văn phòng của công ty.
Tổng số cán bộ công nhân viên: 80 người. Trong đó cán bộ quản lý là 15
người, ngoài ra còn có 60 người lao động hợp đồng theo mùa vụ.
* Sơ đồ bộ máy quản lý:
4-/ Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty.

3
Kế toán trưởng
Kế toánvật tư, tínhgiá thành và tiêu thụ sản phẩmCác tổ kế toán ở các cửa hàngKế toán tiền lương và bảo hiểm xã hộiBộ phận kế toán tổng hợp
Kế toán TSCĐ và Kế toán Vật liệuKế toán Lương, BHXH
4.1. Bộ máy nhân sự kế toán.
* Phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán công ty gồm 5 người:
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác tài chính
kế toán của công ty, lập và thực hiện kế hoạch giúp giám đốc công ty.
- Bốn kế toán viên: chịu trách nhiệm chung về các mặt (thu chi tiền mặt,
theo dõi lượng nhập xuất, tồn kho, hao hụt, quản lý tình hình bán buôn, bán lẻ
của hàng hoá,...).
* Sơ đồ bộ máy kế toán.
4.2. Hình thức kế toán.
* Hình thức kế toán công ty áp dụng là:
•
Nhật ký chứng từ:
4
Nhật ký chứng từ
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợpchi tiết
Bảng kê
Chứng từ gốc
Bảng phân bổ
Sổ cái
(1)
1
(2)
1

4
4
7
7
7
7
5
6
- Sơ đồ:
1. 2. Ghi hàng ngày
3. 4. 5Ghi cuối tháng
6. 7 Quan hệ đối chiếu
- Việc ghi chép của kế toán công ty được kết hợp ghi theo trình tự thời gian
và ghi theo hệ thống. Đó là sự kết hợp giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi
tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu vào cuối tháng.
* Hệ thống sổ kế toán.
- Sổ kế toán tổng hợp: (Sổ Nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ cái).
- Sổ kế toán chi tiết được mở ra như sau:
(1) Sổ chi tiết TSCĐ TK 211
(2) Sổ theo dõi tạm ứng TK 141
(3) Sổ thanh toán với người bán TK 331
(4) Sổ theo dõi thanh toán với người mua TK 131
(5) Sổ theo dõi ngân hàng TK 112
(6) Sổ quỹ TK 111
(7) Sổ giá thành TK 641, 642
(8) Sổ chi tiết tiền lương và BHXH TK 662
(9) Sổ chi tiết thanh toán ngân sách TK 333
(10) Sổ chi tiết vật tư hàng hoá TK 156
5
(11) Sổ chi tiết bán hàng TK 511

4.3. Hình thức tổ chức kế toán mà DN áp dụng là nửa tập
trung - nửa phân tán.
Các bộ phận kế toán trực thuộc công ty thì tổ chức hạch toán tập trung.
Còn đối với các cửa hàng thì công ty tổ chức hạch toán phân tán. Với đặc thù
của công ty, sản xuất và kinh doanh trên địa bàn rộng (6 tỉnh) thì việc áp dụng
Bộ máy kế toán nửa tập trung nửa phân tán là hợp lý.
II-/ TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY BVTV.
1-/ Bảng cân đối kế toán của công ty.
Mẫu:
6
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Tài sản
Mã
số
Số tiền Nguồn vốn
Mã
số
Số tiền
A: TSCĐ và ĐTNH 116.010.483 A. Nợ phải trả 300
I. Tiền 110 115.945.607 I. Nợ ngắn hạn 310 4.075.485.929
1. Tiền mặt tại quỹ 111 65.382 1. Vay ngân hàng 311 2.682.000.000
2. Tiền gửi NH 112 2. Phải trả cho người bán 313 1.249.978.552
II. Các khoản đầu tư TC 3. Người mua trả tiền trước 314 500.000
III. Các khoản phải thu 130 1.064.392.258 4. Thuế và các khoản phải nộp NN 315 98.021.340
1. Phải thu của khách hàng 131 5. Các khoản phải trả, nộp khác 318 44.986.037
2. Trả trước cho người bán 132 II. Nợ dài hạn 320 155.400.000
IV. Hàng tồn kho 140 2.902.666.530 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 400
- NVL tồn kho 142 244.014.863 I. Nguồn vốn quỹ 410 1.142.502.454
- CCDC trong kho 143 41.203.000 1. Nguồn vốn KD 411 1.368.499.345

- Hàng hoá tồn kho 146 2.617.448.667 2. Chênh lệch đánh giá lại TS 442
V. Tài sản lưu động khác 150 496.840.552 3. Quỹ phát triển KD 414 (253.464.282)
1. Tạm ứng 159.975.552 4. Lãi chưa phân phối 416 5.844.420
2. Chi phí cho kết chuyển 336.865.000 5. Quỹ khen thưởng phúc lợi 417 3.662.971
VI. Chi sự nghiệp 160 43.846.590 6. Nguồn vốn đầu tư và XD cơ bản 418 18.000.000
1. Chi sự nghiệp năm
trước
161 43.846.590
B. TSCĐ và đầu tư dài hạn
I. Tài sản cố định 210 711.904.760
1. TSCĐ hữu hình 211 711.904.760
2. Nguyên giá 212 1.044.238.545
3. Giá trị hao mòn luỹ kế 213 332.334.085
II. Các khoản đầu tư TC dài hạn 220
III. Chi phí XDCB DD 230 37.727.210
Tổng TS 5.373.388.383 Tổng nguồn vốn 5.373.388.383
2-/ Tình hình tổ chức quản lý hàng hoá và phương thức bán hàng của
công ty.
2.1. Tổ chức quản lý hàng hoá.
Công tác quản lý hàng hoá của công ty được thực hiện cả về mặt giá trị
và hiện vật, hàng hoá mua về được quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng
một loại nhưng mỗi lần nhập có giá trị khác nhau. Để tránh tình trạng mất mát
hàng hoá, công ty đã chú trọng ngay từ khâu mua đến khâu bảo quản trông
coi. Cụ thể là công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, trách nhiệm cho
7
từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện như phòng kinh
doanh, phòng kế toán, phòng tổ chức, thủ kho,... Trong đó phòng kế toán chịu
trách nhiệm kiểm tra, giám sát kịp thời kể cả về số lượng và giá trị hàng hoá
sau mỗi lần nhập, xuất hàng hoá. Tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch toán
ban đầu đến khâu xác định kết quả kinh doanh. Tình hình xuất kho hàng hoá

được thực hiện theo giá thực tế trên các tài khoản, sổ tổng hợp.
- Giá thực tế của hàng hoá xuất kho: hàng hoá của công ty được quản lý,
theo dõi theo từng mặt hàng, loại, chi tiết. Do đó khi xuất mặt hàng loại nào,
lô hàng nào căn cứ vào số lượng nhập kho và đơn giá nhập kho (thực tế của lô
đó để tính ra giá thực tế xuất kho).
* Chứng từ sử dụng:
Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo số QĐ-114/TC/QĐ/CĐKT ngày
1/11/1995 và Thông tư sửa đổi tháng 3/98 của Bộ Tài chính. Các chứng từ
xuất kho bao gồm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho.
- Hoá đơn GTGT.
* Luân chuyển chứng từ tại công ty.
- Khi hàng hoá được điều cho các đại lý công ty cử người vận chuyển
hàng đến tận nơi giao cho chủ đại lý (đơn vị phải dùng phương tiện vận tải
thuê ngoài và chịu chi phí vận tải). Trường hợp này kế toán sử dụng phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho. Căn cứ vào hai phiếu
này thủ kho xuất hàng giao cho khách.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập thành 3 liên:
+ Liên đỏ: Giao cho lái xe đi đường.
+ Liên xanh:Giao cho kế toán vật tư để thanh toán.
+ Liên đen: Lưu.
- Phiếu xuất kho: lập thành 3 liên.
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho thủ kho để xuất hàng và thủ kho gửi lại
phòng kế toán để kế toán vào sổ theo dõi hàng gửi đại lý.
8
+ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Mẫu:
HOÁ ĐƠN KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ VÀ PHIẾU XUẤT KHO

Mẫu 1:
Đơn vị:
Địa chỉ:
PHIẾU XUẤT KHO
KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Ngày 31 tháng 3 năm 2000
Mẫu số: 03 - VT - 3LL
Ban hành theo QĐ
số 1141-TC/QĐ/CĐKT
ngày 1-11-95
của Bộ Tài chính
AA/99-B
Quyển số 809
- Căn cứ lệnh điều động số............ngày......tháng......năm 2000
của.....................................về việc...............................................................
• Họ tên người vận chuyển............Anh..........Bác.............Hợp đồng
số:.....
• Phương tiện vận chuyển: ô
tô....................................................................
• Xuất tại kho: Mã Lọ
• Nhập tại kho:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư
(sản phẩm, hàng hoá)
Mã
số
Đơn
vị
tính

Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Bình bơm chiếc 100 100 40.000 4.000.000
2 Sadavi gói 500 500 2.000 1.000.000
3 Lục diệp tố lọ 20.000 2.000 543 18.860.000
Cộng 15.860.000
Xuất ngày tháng năm Nhập ngày tháng năm
Người lập phiếu
(Ký, Họ tên)
Thủ kho xuất
(Ký, Họ tên)
Người vận chuyển
(Ký, Họ tên)
Thủ kho
(Ký, Họ tên)
9
PHIẾU XUẤT KHO VÀ HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Đơn vị:...............
Địa chỉ:..............
PHIẾU XUẤT KHO Số 32
Ngày 31 tháng 3 năm 2000
Nợ:....................
Có:....................
Mẫu số: 02 - VT
QĐ số 1145-TC/QĐ/CĐKT
ngày 1-11-95

của Bộ Tài chính
Họ tên người nhận hàng : Anh Tuyên
Lý do xuất kho : Hàng gửi đại lý
Xuất tại kho : Mã Lọ
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư
(sản phẩm, hàng hoá)
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Bình bơm chiếc 100 100 40.000 4.000.000
2 Sadavi gói 500 500 2.000 1.000.000
3 Lục diệp tố lọ 20.000 2.000 543 10.860.000
Cộng 15.860.000
Cộng thành tiền (bằng chữ)
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
10
* Khi bán hàng trực tiếp cho khách công ty sử dụng hoá đơn GTGT (3
liên):
- Liên 1: (Lưu tại cuống).
- Liên 2: (Giao cho khách hàng hoá đơn đỏ).

- Liên 3: (Gửi phòng tài chính kế toán).
- Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng (phòng kế toán hoặc cửa hàng) lập
hoá đơn GTGT theo các chỉ tiêu. Số lượng đơn giá, thành tiền,.... trên hoá đơn
ghi rõ hình thức thanh toán (nếu khách hàng trả tiền ngay thì được xác nhận là
đã thu tiền, nếu khách hàng nợ cũng phải được ghi rõ để kế toán theo dõi tình
hình công nợ).
- Khách hàng cầm liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT chuyển cho thủ
kho để thủ kho căn cứ vào đó mà giao hàng cho khách. Thủ kho sẽ mở thẻ
kho theo dõi tình hình biến động của hàng hoá. Cuối ngày thủ kho trừ số tiền
vào sao kê. Sau 3 đến 5 ngày thủ kho gửi sao kê lên phòng kế toán.
11
Mẫu hoá đơn GTGT.
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 1 (lưu)
Ngày 31/3/2000
Mẫu số 01 - GTKT - 321
43/99 - B
Đơn vị bán hàng : C.ty DVBVTV Vĩnh Phúc
Địa chỉ : Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc
Điện thoại : MS 25 001 115 943 111
Họ tên người bán : Anh Bắc
Đơn vị :
Địa chỉ : Hà Nội
Hình thức thanh toán :..........TM MS          
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn

giá
Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Lục diệp tố 10ml lọ 20.000 543 10.860.000
2 Lục diệp tố 20ml lọ 18.000 267 4.806.000
Cộng tiền hàng 15.666.000
Thuế xuất GTGT 5% tiền thuế GTGT 774.000
Tổng cộng thanh toán 16.440.000
Viết bằng chữ
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
12