THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ DOANH THU VÀ KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG

THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ, DOANH
THU VÀ KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT
XI MĂNG.
I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY:
1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ:
Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là Công ty kinh doanh mặt hàng xi
măng phục vụ cho nhu cầu xây dựng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu
vực phía Bắc. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là một doanh nghiệp Nhà
nước hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xi măng Việt
Nam theo quyết định số 91/QĐ của Nhà nước.
Trong những năm qua quan hệ cung cầu xi măng trên thị trường có
nhiều biến động, gây mất thăng bằng về mặt giá cả xi măng trên thị trường.
Để điều tiết về giá cả cũng như về mặt số lượng xi măng trên địa bàn Thành
phố Hà Nội và khu vực phía Bắc, Bộ Xây dựng đã ra quyết định số 833-TCT-
BXD ngày 10.7.1995 của Bộ trưởng bộ xây dựng giao nhiệm vụ bổ sung cho
Công ty Kỹ thuật cũ từ ngày 01.08.1995.
Công ty được thành lập dựa trên sự thành lập của 3 bộ phận:
- Công ty Vật tư Kỹ thuật cũ được thành lập từ tháng 9 năm 1993 quyết định
thành lập số 445/BXD-TCLĐ.
- Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội.
- Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội.
Công ty thực hiện nhiệm vụ làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho Công
ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn đồng thời Công ty
còn cho các đơn vị cá nhân làm đại lý lại cho mình. Công ty hoạt động với
đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có
tài khoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng Nhà nước và có con dấu riêng để giao
dịch với tên gọi “Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng”. Công ty Vật tư Kỹ thuật
Xi măng nằm ở Km6 đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh
Xuân, Thành phố Hà Nội.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bình ổn xi măng trên địa bàn Thành

phố Hà Nội và khu vực phía Bắc về số lượng cũng như về mặt giá cả trên cơ
sở chỉ tiêu cấp trên giao.
Để thực hiện được chức năng và nhiệm vụ này, Công ty cần một số vốn
như sau:
Vốn kinh doanh: 24.637.256.181 đ
Vốn cố định: 16.583.113.836 đ
Vốn lưu động: 6.761.965.484 đ
Vốn xây dựng cơ bản: 1.448.795.718 đ
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý (trang sau)
Các bộ phận trung tâm của Công ty thực hiện các nhiệm vụ chức năng
theo quy định riêng cho mỗi bộ phận.
Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo chung
mọi hoạt động của Công ty.
Giúp việc cho giám đốc gồm hai phó giám đốc:
Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc xây dựng các kế
hoạch kinh doanh trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch đạt được năm trước và đề
ra các biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, tăng cường quản lý, thực hiện đầy đủ
các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Dưới phó giám đốc kinh doanh còn có các
phòng ban trực thuộc:
+ Phòng quản lý bán lẻ có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho các đơn vị
bán lẻ và thu tiền về, trên cơ sở doanh số bán từng loại xi măng từng địa điểm
kinh doanh cung cấp cho phó giám đốc kinh doanh xây dựng các kế hoachj
bán hàng kỳ tới.
+ Phòng quản lý đại lý có nhiệm vụ quản lý các đơn vị nhận làm đại lý
tiêu thụ cho Công ty và cung cấp số liệu về doanh số bán của từng đại lý cho
phó giám đốc kinh doanh để phân tích hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị đại
lý và ra quyết định có cho đơn vị đó làm đại lý cho Công ty nữa hay không.
2
2
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ

+ Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ tổng kết kế hoạch kinh doanh
hàng năm, hàng quý trên cơ sở phân tích đúng đắn tình hình thực tế của Công
ty mà xây dựng nên các kế hoạch kinh doanh chung cho kỳ tới sau đó trình
phó giám đốc kinh doanh duyệt.
Phó Giám đốc vận tải hàng hoá: Giúp giám đốc về mặt điều hoà mặt
hàng xi măng giữa các kho, giữa các đại lý và từ các nguồn cung cấp đến nơi
tiêu thụ hoặc về kho. Dưới phó giám đốc vận tải gồm các phòng:
+ Phòng quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản xi măng ở các
kho và tình hình xuất, nhập, tồn ở các kho tương ứng.
+ Xí nghiệp vận tải có nhiệm vụ vận chuyển xi măng từ các nguồn
cung cấp về kho, từ kho đến các cửa hàng đại lý và từ các cửa hàng đại lý bán
lẻ đến người tiêu dùng.
+ Phòng điều độ giao nhận: Căn cứ vào kế hoạch giao nhận ở cấp trên,
Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận số lượng và chủng loại xi măng từ các nhà máy
và giao xuống cho các cửa hàng bán lẻ hoặc các đại lý theo kế hoạch.
Dưới giám đốc gồm các phòng:
+ Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài
chính của Công ty và tổng hợp kết quả tài chính cụ thể về hoạt động kinh doanh.
+ Phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm tổ chức quản lý cán bộ nhân
sự trong Công ty và các công tác hành chính khác.
+ Phòng quản lý thị trường có nhiệm vụ cung cấp cho giám đốc các
thông tin của thị trường về giá cả, số lượng, chủng loại xi măng, mức độ tiêu
thụ của từng loại xi măng ở từng loại khu vực thị trường, ngoài ra Phòng còn
tổ chức khai thác thị trường tiêu thụ mới ở các nơi.
+ Văn phòng Công ty có nhiệm vụ phục vụ đời sống sinh hoạt của cán
bộ công nhân viên và đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty. Các phòng kế
toán tài chính, phòng tổ chức lao động, phòng quản lý thị trường, văn phòng
Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, tuy nhiên khi Giám
đốc đi vắng thì có thể uỷ quyền chỉ đạo cho một trong hai phó Giám đốc.
3

3
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN:
Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Hình
thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung.
Nhiệm vụ của mỗi phòng ban như sau:
* Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi công việc của
phòng kế toán.
- Phó phòng 1: Phụ trách lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn,
theo dõi và kiểm soát các lĩnh vực vận tải đường dài và phụ trách phòng
khi trưởng phòng đi vắng.
- Phó phòng 2: Phụ trách về công tác tiêu thụ xi măng, theo dõi và kiểm soát
các lĩnh vực báo cáo vào thống kê.
- Bộ phận hạch toán xí nghiệp, có nhiệm vụ hạch toán báo sổ cho kế toán
trưởng về vật tư, chi phí, các quỹ tại Xí nghiệp theo định kỳ.
- Bộ phận kế toán hàng hoá theo dõi việc nhập, xuất, tồn hàng hoá.
- Bộ phận kế toán thanh toán chịu trách nhiệm về phần hành kế toán công
nợ giữa Công ty với bên ngoài, giữa Công ty với ngân hàng, ngân sách…
- Bộ phận kế toán vật tư tài sản theo dõi tình hình biến động của vật tư tài
sản trong Công ty.
- Bộ phận kế toán các quỹ theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của
Công ty.
- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các
nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là
việc cập nhật chứng từ trên cơ sở đó lập các chương trình tổng hợp lên báo
cáo của Công ty.
5
5
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
Mô hình bộ máy kế toán của Công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG
PHÓ PHÒNG 1
PHÓ PHÒNG 1
BỘ PHẬN KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP
BỘ PHẬN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ
BỘ PHẬN KẾ TOÁN THANH TOÁN
BỘ PHẬN KẾ TOÁN VẬT TƯ TÀI SẢN
BỘ PHẬN KẾ TOÁN CÁC QUỸ
BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔNG HỢP MÁY TÍNH
Hình thức hạch toán: Công ty thực hiện hình thức hạch toán Nhật ký
chung với sự hỗ trợ của máy vi tính thông qua phần mềm hạch toán kế toán.
Quy trình hạch toán như sau:
CƠ SỞ
DỮ LIỆU
BAN ĐẦU
7
7
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BÁO CÁO CHI TIẾT QUẢN LÝ
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
9
: Ghi hàng ngày.
: Tự động thực hiện bằng máy vi tính
tại mọi thời điểm hạch toán.

: Các quan hệ đối chiếu
9
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
I. TÌNH HÌNH THỰC TẾ HẠCH TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ
KẾT QUẢ CỦA KHỐI LƯỢNG HÀNG HOÁ KINH DOANH TRONG
KỲ Ở CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG.
Trình tự hạch toán:
* Chuẩn bị
Công tác chuẩn bị của Công ty thực hiện đạt được 2 yêu cầu, đó là:
+ Chuẩn bị tốt các sổ sách chứng từ.
+ Phân cấp nhiệm vụ hạch toán và quy định việc luân chuyển chứng từ.
Đối với yêu cầu 1: Qua hệ thống sổ sách chứng từ ở Công ty áp dụng
khá đầy đủ và đúng chế độ quy định.
Đối với yêu cầu 2: Do Công ty có địa bàn hoạt động tập trung và vận
dụng cơ giới hoá trong công tác kế toán nên mô hình tổ chức kế toán của
Công ty là mô hình tập trung. ở các bộ phận trực thuộc chỉ bố trí các nhân
viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ các
chứng từ, gửi các chứng từ về phòng kế toán của doanh nghiệp theo đúng
định kỳ.
* Hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh
doanh trong kỳ:
Trình tự tiến hành theo các bước sau:
+ Ghi chép ban đầu.
+ Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp.
+ Định khoản và hạch toán vào các sổ sách kế toán có liên quan.
+ Phân bổ chi phí.
+ Riêng bước “Tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế”
nhằm phát triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra những biện pháp cần thiết
trong quá trình hạ thấp chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì chưa thực
hiện tốt. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình phấn đấu nâng cao hiệu quả

kinh doanh của Công ty trong thời gian qua.
11
11
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
* Kiểm tra hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá
kinh doanh trong kỳ:
Việc kiểm tra hạch toán ở Công ty được tiến hành khá thường xuyên.
Kế toán trưởng trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán,
tập hợp số liệu kế toán hàng tháng, cuối quý, căn cứ vào các số liệu của các
phòng ban liên quan cùng với số liệu của đơn vị trực thuộc gửi lên sau khi đã
được đối chiếu kiểm tra tổng hợp để lên báo cáo toàn Công ty gửi lên Tổng
Công ty và các cơ quan chức năng có liên quan.
1. KẾ TOÁN HẠCH TOÁN HÀNG HOÁ
Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng với chức năng chính là tổng đại lý
tiêu thụ xi măng cho hai Công ty: Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty
Xi măng Bỉm Sơn. Với đặc điểm trên, Công ty không phải hạch toán giá vốn
hàng bán mà chỉ kiểm soát khối lượng nhập xuất – tồn từng loại xi măng.
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất xi măng
+ Căn cứ vào phiếu gửi hàng của bên chủ đại lý (Công ty xi măng
Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn) sau khi đã kiểm tra bằng thực tế,
phòng điều độ Công ty thực hiện điều độ lại, phân về các kho, cửa hàng bán lẻ
xi măng hoặc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế. Tuỳ theo tính chất phòng điều
độ phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kho và cửa hàng làm
phiếu nhập.
Cuối ngày các cửa hàng nộp bảng kê nhập kèm phiếu nhập, thủ kho
nộp bảng kê nhập và phiếu nhập về các phòng tương ứng: phòng đại lý, phòng
bán lẻ sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán để làm cơ sở hạch toán.
Sau đây là báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 tạI khu vực Hà nội,
bảng báo cáo này theo dõi cả số lượng và giá trị.
13

13
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
Báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000
Khu vực: Hà Nội
TT
LOẠI XI MĂNG Số lượng
(tấn)
Đơn giá (đ) Thành tiền (đ)
Chưa
thuế
Thuế Cộng Chưa thuế Thuế Cộng
I Hoàng Thạch (bao) 61.128,60
Đường bộ PCD 30 349.554,0 595.450 59.550 655.000 208.141.929.300 20.815.940.700 228.957.870.000
Đường sắt PCB 30 1.530,0 572.730 572.70 630.000 876.276.900 87.623.100 963.900.000
Đường sắt PC 40 0 636.364 636.36 700.000 0 0 0
Đường thuỷ PCB 30 24.643,20 568.180 56.820 625.000 14.001.773.376 1.400.226.624 15.402.000.000
II Bỉm Sơn (bao PCB 30) 16.731,82
Đường bộ 16.050,97 595.450 59.550 655.000 9.557.550.086,5 955.835.263,5 10.513.385.350
Đường sắt 680,85 568.180 56.820 625.000 386.845.353 38.685.897 425.531.250
III Bút sơn 32.433,45
1) XM bao
Đường bộ PCB 30 25.041 565.909 56.591 622.500 14.170927.269 1.417.095.231 15.588.022.500
Đường sắt PCB 30 7.392,45 538.636 53.664 592.500 3.981.839.698,2 396.708.436,8 4.380.026.625
Đường sắt PC 40 0 602.272 60.228 662.500 0 0 0
IV Hải Phòng (bao PCB 30) 878,140 506.950.222 50.668.678 557.618.900
Đường bộ 250,00 577.300 57.700 635.000 144.325.000 14.425.000 158.750.000
Đường sắt 628,14 577.300 57.700 635.000 362.625.222 36.243.678 398.868.900
14
14
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ

Cộng:
15
15
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
hàng ngày căn cứ vào hoá đơn xuát, quyết định đIều động do phòng đIều độ
lập được chuyển lên phòng kế toán, kế toán làm căn cứ để vào số liệu trên
máy , máy tự động kết chuyển vào sổ sách đã được lập sẵn trong phần mềm.
Cuối quý máy tự động kết chuyến sang sổ tổng hợp xuất nhập tồn quý IV từ
đó máy in ra bảng như sau (Mẫu biểu2)
16
16