Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vật liệu trong DNSX.

Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác
kế toán vật liệu trong DNSX.
i. Khái niệm, đặc điểm vật liệu:
1.1. Khái niệm.
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia
vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển
hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia hoạt
động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộ hoặc bị thay đổi
hình thái vật chất ban đầu.
1.2. Đặc điểm.
Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại vật liệu thờng chiếm tỉ
trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó việc cung cấp
nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình sản xuất
sản phẩm của Doanh nghiệp. Chất lợng nguyên vật liệu quyết định đến chất lợng sản
phẩm.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình
tái sản xuất. Quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý cả về mặt hiện vật và về mặt giá
trị. Và đó cũng chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của Doanh nghiệp.
Thêm vào đó vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động. Doanh
nghiệp phải thờng xuyên mua nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho quá trình tái sản
xuất, chế tạo sản phẩm và nhu cầu khác của Doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi phải có sự
quản lý chặt chẽ việc thu mua và bảo quản nguyên vật liệu.
ii. Phân loại.
Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau
nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trng nhất
định nh theo vai trò tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu
vật liệu.. Trong đó việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản
xuất đợc sử dụng phổ biến. Theo cách phân loại này, vật liệu đợc chia làm các loại
nh sau:
- Nguyên liệu,vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế

biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt,
thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ trong nhà
máy chế biến sản xuất đồ gỗ). Ngoài ra nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành
phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.
- Nguyên liệu,vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi
vị, hình dáng, hoặc các chất dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao
động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc
nhuộm, thuốc tẩy, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau ).
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất
kinh doanh nh than, dầu, khí đốt
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phơng tiện, vận tải
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ).
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ).
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.
iii. Yêu cầu về quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất.
Quản lý vật liệu là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệp sản
xuất. Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh đợc h hỏng mất mát, giảm bớt rủi ro,
thiệt hại trong quá trình xuất khẩu doanh nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
sản xuất. Quản lý tốt vật liệu còn là điều kiện xác định kết quả kinh doanh và đánh
giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan
thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Chính vì vậy quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua,
bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động. Doanh nghiệp thờng
xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản

phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý
về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí cũng nh kế hoạch
thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh
nghiệp.
Việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo,
đong, đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản tốt đối với từng vật liệu, tránh h hỏng mất
mát thiếu hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định
mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm,
tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc
ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.
ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu
cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc bình thờng không bị ng-
ng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời, hoặc gây tình trạng ứ đọng
vốn do dự trữ quá nhiều.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và
dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp.
3.1. Vai trò của kế toán vật liệu.
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá phân loại phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá
trình hoạt động sản xuất cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và quá trình sử dụng vật liệu trong quá
trình sản xuất.

iv. Tính giá vật liệu:
Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng
theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc vật liệu phải đợc đánh giá theo giá
thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc loại vật liệu
đó. Tuy nhiên một số doanh nghiệp để đơn giản hoá việc hạch toán và ghi chép hàng
ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tìng hình xuất vật t. Song dù đánh giá
theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo đợc việc phản ánh tình hình nhập xuất
vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
4.1. Đối với vật liệu nhập kho.
A. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn
(bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế
(chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản ) trừ các khoản giảm giá hàng mua đ ợc h-
ởng (nếu có).
Giá thực tế Số lợng Giá đơn vị bình
vật liệu = vật liệu x quân sau mỗi
xuất dùng xuất dùng lần nhập
B. Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất
hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói
cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là
giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập xuất ít mới có thể sử dụng đợc.
C. Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ng-
ợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên. Nếu áp dụng phơng pháp này thì doanh
nghiệp phải tốn nhiều công sức và chỉ những doanh nghiệp có ít loại vật liệu, số lần
nhập khâủ ít mới áp dụng đợc.
D. Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và
giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi
xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phơng pháp này còn
có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng sử dụng
với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
E. Phơng pháp giá hạch toán:
Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệu nhiều, tình
hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng rất
khó khăn và đòi hỏi nhiều chi phí công sức. Các doanh nghiệp có thể sử dụng giá
hạch toán để ghi giá hàng ngày. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm
tính. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo
công thức:
Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá
xuất sử dụng trong kỳ = dùng trong kỳ x vật liệu
(hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ)

Trong đó:
Hệ Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu
số tồn kho đầu kỳ trong kỳ
giá =
vật Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu
liệu liệu tồn kho đầu kỳ trong kỳ
V. Phơng pháp hạch toán vật liệu:
Để hạch toán vật liệu nói chung và các loại hàng tồn kho nói riêng, kế toán có
thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) hoặc phơng pháp kiểm kê định
kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của
doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán.
5.1. Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Đây là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm
hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại

hàng tồn kho. Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của
nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá có giá trị
thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều
công sức. Dù vậy phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng
tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.
5.2. Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Đây là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục về tình hình
biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại
hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên
cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế, cha xuất dùng cho sản xuất
kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc
dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó thích hợp với những đơn vị kinh doanh các
chủng loại hàng hoá, vật t khác, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
VI. Hạch toán chi tiết vật liệu:
6.1. Phơng pháp thẻ song song.
ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu về
mặt số lợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đợc mở cho từng danh
điểm vật liệu.
ở phòng kế toán: Mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng
với thẻ kho mở ở kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ
khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất tồn kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế
toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền.
Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên
quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện tốt đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào
các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này đối chiếu của phần
kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán còn mở sổ
đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Sơ đồ 6.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra.
Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu
số lợng. Ngoài ra việc kiểm ta đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối tháng. Do
vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại
vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và thích hợp với việc dùng máy tính.
6.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
ở kho: Việc thực hiện ghi chép ở kho, thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ
giống nh phơng pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng
kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ
nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một lần trong sổ.
Cuối tháng, đối chiếu số lợng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số
tiền với kế toán tổng hợp.
Phiếu nhập
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết
Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất
Sơ đồ 6.2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối
tháng.
Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, việc kiểm tra
đối chiếu vẫn chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng.
Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất không có
nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do vậy
không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Bảng kê nhập Phiếu nhập
Kế toán
tổng hợp
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Thẻ kho
Phiếu xuất
Bảng kê xuất
6.3. Phơng pháp sổ số d.
Sơ đồ 6.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
ở kho: Giống các phơng pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải
tập hợp toàn chứng từ nhập kho xuất kho phát sinh từng vật liệu quy định. Sau đó lập
phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất vật
liệu.
Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng
danh điểm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả
năm trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi song thủ kho

phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ
kế toán và tính chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Phiếu nhập
Bảng luỹ kế nhập tồn
xuất tồn kho vật liệu
Sổ số d
Thẻ kho
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Phiếu xuất
Kế toán
tổng hợp