THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI

THC TRNG CễNG TC QUN Lí V K TON
VN BNG TIN TI CễNG TY XY DNG V
THNG MI-B GIAO THễNG VN TI
I. Giới thiệu chung về công ty
I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và
Thơng mại
Công ty Xây dựng và Thơng mại tiền thân là Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và
Sản xuất Giao thông Vận tải trực thuộc Trờng Kỹ thuật và Nghiệp vụ Giao thông Vận
tải I-Bộ Giao thông Vận tải, đợc thành lập ngày 23/2/1991 theo Nghị định
268/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ)
Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đợc thành lập với
mục tiêu:
- Đảm bảo cơ sở thực tập, rèn luyện kỹ năng tay nghề cho học sinh, đáp ứng
mục tiêu đào tạo công nhân lành nghề và cán bộ kỹ thuật theo kế hoạch của Trờng.
- Bổ sung kinh phí của Trờng, tăng vốn tự có để đầu t xây dựng và kiến thiết tr-
ờng sở, tăng quỹ phúc lợi nhằm cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, giáo viên
và học sinh.
- Góp phần giải quyết việc làm cho số lao động dôi ra ngoài định biên của Tr-
ờng.
Công ty ra đời trong hoàn cảnh hết sức khó khăn. Đây là thời kỳ nớc ta đang
đẩy mạnh quá trình đổi mới, đặc biệt là quá trình tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp
Nhà nớc (từ 12.000 doanh nghiệp Nhà nớc xuống còn khoảng 6.000). Sau hơn một
năm hoạt động Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đã khẳng
định đợc vị trí của mình trong cơ chế thị trờng.
Ngày 14/04/1993 Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải
đợc đổi thành doanh nghiệp Nhà nớc với tên gọi Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công
trình Giao thông theo Quyết định số 694/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ trởng Bộ Giao
thông Vận tải. Sau khi thành lập, Xí nghiệp có đủ t cách pháp nhân để hoạt động và
liên tục làm ăn có hiệu quả, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao.
Ngày 13/09/1996 Bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải quyết định tách chuyển
nguyên trạng doanh nghiệp Nhà nớc-Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao

thông về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải và đổi thành tên gọi Công ty Xây dựng
và Dịch vụ tổng hợp theo Quyết định số 2422 QĐ/TCCB-LĐ.
Về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải, Công ty tuy có nhiều điều kiện thuận lợi
để phát triển và liên tục phát triển với tốc độ cao trên tất cả mọi mặt, đợc lãnh đạo Bộ
giao thêm nhiệm vụ, đồng thời đổi tên thành Công ty Xây dựng và Thơng mại theo
Quyết định số 1561/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 24/06/1998.
Trong những năm qua mặc dù có rất nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị tr-
ờng song Công ty vẫn đứng vững và phát triển với chiến lợc mở rộng thị trờng, thu
nhận nhiều cán bộ có năng lực giỏi về làm chuyên môn. Công ty có đội ngũ cán bộ
quản lý, kỹ thuật thành thạo, năng động, có đội ngũ công nhân lành nghề qua nhiều
năm công tác và tích luỹ đợc nhiều kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực kinh tế và xã hội.
Công ty Xây dựng và Thơng mại có trụ sở chính tại 46 Võ Thị Sáu-Thanh
Nhàn-Hai Bà Trng-Hà Nội
Điện thoại:6250950
Fax: 84-4-6250437
Tài khoản VND: 710A-00033
Tài khoản ngoại tệ: 710A-00033
Tại Ngân hàng Công thơng khu vực Ba Đình-Hà Nội
Công ty là đơn vị tự tổ chức và hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân
đầy đủ.
I.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xây dựng và Thơng
mại-Bộ Giao thông Vận tải
Công ty Xây dựng và Thơng mại hoạt động trên một địa bàn rất rộng, lĩnh vực
hoạt động cũng rất đa dạng, phong phú. Bao gồm các nhóm công việc sau:
- Xây dựng công trình giao thông
- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn
- Sản xuất vật liệu xây dựng
- Xây dựng công trình dân dụng
- Dịch vụ nhà khách (bao gồm cả ăn ở, đi lại, vận chuyển khách hàng đến sân
bay, từ sân bay về nhà khách, dịch vụ hộ chiếu, visa)

- Xuất nhập khẩu vật t máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, thiết bị nội thất,
hàng tiêu dùng
- Xuất khẩu lao động
- Lắp ráp xe gắn máy hai bánh, sửa chữa tân trang xe gắn máy hai bánh, máy
móc thiết bị, phơng tiện vận tải, dịch vụ vận tải hàng hoá
- Bóc đất đá, san lấp mặt bằng, xây dựng công trình thuỷ lợi
I.3 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Xây dựng và Thơng mại
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đợc xem nh là một hệ thống. Các bộ phận
trong hệ thống này có chức năng, quyền hạn khác nhau nhng mọi hoạt động của từng
bộ phận đều hớng tới mục tiêu chung về quản lý sản xuất của cả hệ thống.
Theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty thì cơ cấu tổ chức quản lý của
Công ty bao gồm:
Ban Giám đốc
Bộ máy giúp việc
Các đơn vị sản xuất
I.3.1. Ban Giám đốc
Thành phần Ban Giám đốc của Công ty gồm một Giám đốc và bốn Phó Giám
đốc. Nhiệm vụ chính của Ban Giám đốc là điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của
Công ty.
Trong Ban Giám đốc thì Giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty, chịu
trách nhiệm, chỉ huy toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ huy
một số phòng thông qua các Trởng phòng.
Bốn Phó Giám đốc có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo các bộ phận đợc phân công
uỷ quyền và giúp việc cho Giám đốc.
Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật và khách hàng mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng nh hoạt động của các nhân viên cấp d-
ới.
I.3.2. Bộ máy giúp việc
Bộ máy giúp việc Văn phòng, các Phòng, Ban chuyên môn nghiệp vụ có chức

năng tham mu giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành côngviệc phù hợp với
điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
- Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nớc
cũng nh của Công ty, các chỉ thị, mệnh lệnh của Ban Giám đốc.
- Tham gia đề xuất với Ban Giám đốc Công ty những chủ trơng, biện pháp tăng
cờng công tác quản lý sản xuất kinh doanh và giải quyết những khó khăn vớng mắc
trong Công ty theo quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng.
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các Phòng, Ban trong Công ty Xây dựng và
Thơng mại
I.3.2.1 Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về các thủ tục ký hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất,
cung ứng vật t, vốn cho công trình, nghiệm thu-thanh toán với bên A, hớng dẫn các
đơn vị thi công, lập thiết kế tổ chức thi công, hồ sơ thanh-quyết toán, hồ sơ hoàn
công, dự toán, theo dõi chất lợng công trình, lập các hồ sơ đấu thầu, quản lý hồ sơ thi
công, báo cáo lên Giám đốc Công ty tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh.
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thiết bị của Công ty và tổ chức khai thác các
thiết bị đó, giám sát tình hình sử dụng vật t ở các đơn vị sản xuất, lập kế hoạch điều
phối máy cho sản xuất, kế hoạch sản xuất, sửa chữa, bảo dỡng máy và tính toán
khấu hao.
I.3.2.2 Phòng Kế toán-Tài vụ
Giám sát tình hình thu chi của các đội thi công của Công ty thông qua ghi
chép sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định của Nhà nớc về chế độ quản lý tài
chính trong doanh nghiệp, thừa lệnh Giám đốc quản lý và sử dụng vốn sao cho có
hiệu quả, tổ chức huy động vốn cho sản xuất của Công ty, tham mu cho Giám đốc về
vấn đề liên quan đến chức năng, quyền hạn của mình.
I.3.2.3 Phòng Tổ chức-Lao động tiền lơng
Quản lý lao động và tiền lơng của các cán bộ công nhân viên trong Công ty,
theo dõi giám sát tình hình lao động tiền lơng của các đội sản xuất, lập kế hoạch lao
động tiền lơng và tham mu cho Giám đốc các vấn đề có liên quan
- Đảm bảo, bảo quản công văn giấy tờ, con dấu và khánh tiết của Công ty

- Phụ trách công tác tổng hợp nh tổ chức hành chính, bảo vệ, đời sống..
I.3.2.4 Phòng Kinh doanh và xuất-nhập khẩu
Có nhiệm vụ định hớng, lập kế hoạch về xuất nhập khẩu
Mở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trờng trong và ngoài nớc
Kiểm tra các thủ tục xuất nhập khẩu
Xét các phơng án xuất nhập khẩu, tham mu cho ra quyết định
Cùng với Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật lập dự án, nhập máy móc, thiết bị cho
Công ty.
I.3.3 Các đơn vị sản xuất
Là các đơn vị trực thuộc Công ty, trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất. Chịu
sự chỉ đạo của Ban điều hành Công ty.
Thành phần gồm có 4 Xí nghiệp Xây dựng và Kinh doanh tổng hợp, 1 Chi
nhánh, 11 Đội công trình
a. Xí nghiệp Xây dựng Giao thông số 1
Trụ sở: 17 Hoàng Văn Thái-Thanh Xuân-Hà Nội
Nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng công trình giao thông
b. Xí nghiệp Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp
Trụ sở: 80 Trần Hng Đạo (trong Cơ quan Bộ Giao thông Vận tải)
Nhiệm vụ chủ yếu:
- Xây dựng công trình giao thông dân dụng
- Dịch vụ nhà khách phục vụ Văn phòng Bộ
- Xuất khẩu lao động và làm một số dịch vụ khác
c. Xí nghiệp Sản xuất hàng xuất nhập khẩu và Kinh doanh tổng hợp
Trụ sở: 405 Giải Phóng-Thanh Xuân-Hà Nội
Nhiệm vụ chủ yếu:
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh hàng hoá, máy móc, thiết bị
- Khai thác than tại Quảng Ninh
d. Xí nghiệp Xây dựng công trình và Xuất khẩu lao động
Trụ sở: A18 Nguyên Hồng-Đống Đa-Hà Nội
Nhiệm vụ chủ yếu:

- Xuất khẩu lao động
- Xây dựng công trình dân dụng và giao thông
e. Xí nghiệp Kinh doanh xuất nhập khẩu (trực thuộc Chi nhánh phía
Nam)
Trụ sở: 92 Nam Kỳ Khởi Nghĩa-Quận I-TP.HCM
Nhiệm vụ chủ yếu: Xuất nhập khẩu hàng hoá, thiết bị
g. Các đội công trình: gồm 10 đội công trình hoạt động rải rác trên hầu hết các
tỉnh của cả nớc.
I.4 Tổ chức kế toán của Công ty Xây dựng và Thơng mại
I.4.1 Tổ chức phần hành kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức thành một hệ thống đầy đủ với những
thành phần riêng biệt nhằm tổ chức, quản lý tài chính-vốn kinh doanh của công ty.
Phòng Kế toán-tài vụ có chức năng theo dõi chi tiết, tổng hợp tất cả các nguồn thu-
chi liên quan đến vốn bằng tiền và lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoặc cuối niên
độ kế toán nhằm cung cấp thông tin về chi phí, giá thành, lãi lỗ... một cách nhanh
chóng, kịp thời, chính xác cho công tác quản trị tại công ty. Từ đó ban lãnh đạo công
ty sẽ có những quyết định chính xác hơn cho việc phát triển kinh doanh của mình.
Bộ máy kế toán của công ty với từng chức năng riêng biệt đợc tổ chức một
cách tập trung. Kế toán trởng và các nhân viên của mình cùng làm việc trong một
không gian với cách bố trí vị trí cuả từng thành viên hết sức hợp lý. Mọi ngời có thể
kiểm tra, trao đổi thông tin với nhau. Không khí cởi mở, chan hoà và thân mật bao
trùm toàn bộ phòng. Do đó hiệu quả làm việc rất cao.
Phòng Kế toán-tài vụ đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Bộ
máy kế toán gồm 13 ngời, bao gồm: 1 trởng phòng kiêm kế toán trởng và các nhân
viên kế toán chuyên quản.
Nh vậy, ta thấy bộ máy kế toán của công ty có phần nào cồng kềnh. Nhng do
đặc điểm kinh doanh, thơng mại, xây dựng của công ty hết sức rộng lớn và phức tạp
do đó việc phân chia thành từng phần hành với một đội ngũ tơng đối lớn là cần thiết.
Do đó, đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên môn, kế toán viên năng động, hiệu quả.
Ta có sơ đồ bộ máy kế toán của công ty nh sau

I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng
Công ty Xây dựng và Thơng mại là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Giao
thông Vận tải. Do đó, hệ thống tài khoản kế toán của công ty đã và đang sử theo
QĐ1141/BTC.
Hình thức sổ sách kế toán đợc áp dụng trong công ty là hình thức chứng từ ghi
sổ. Bao gồm các loại sổ sau:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các tài khoản
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Định kỳ mở sổ cái là một năm. Định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán
chi tiết đợc mở theo dõi chi tiết từng đối tợng có liên quan tới nghiệp vụ phát sinh
theo từng tài khoản tơng ứng.
II. Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng
tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại
II.1 Đặc điểm lu chuyển tiền tệ tại công ty
Công ty Xây dựng và Thơng mại hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực và địa bàn
hoạt động cũng rất đa dạng: xây lắp, sản xuất công nghiệp, hoạt động xuất nhập khẩu
(trong đó bao gồm cả xuất khẩu lao động), dịch vụ tổng hợp. Bởi vậy, lợng tiền luân
chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền cũng rất đa dạng và phong phú. Do hoạt
động của công ty đa dạng, liên quan đến cả hoạt động xuất nhập khẩu nên lợng tiền
lu chuyển trong công ty diễn ra liên tục, phát sinh nhiều ngoại tệ. Có thể khái quát lu
chuyển vốn bằng tiền trong công ty nh sau:
Hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Dòng thu
+ Dòng chi
Hoạt động xuất nhập khẩu
+ Dòng thu
+ Dòng chi
Hoạt động đầu t

+ Dòng thu
+ Dòng chi
Hoạt động tài chính
+ Dòng thu
+ Dòng chi
Số d đầu kỳ
Số d cuối kỳ
Cụ thể nh sau:
II.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh
* Dòng thu:
- Thu bán hàng (bán cấu kiện bê tông, vật liệu xây dựng )
- Thu từ các công trình xây dựng dân dụng
- Thu từ nợ phải thu
- Các khoản thu khác
* Dòng chi
- Các khoản phải trả cho ngời bán
- Các khoản phải trả cho công nhân viên
- Các khoản phải trả cho nhà nớc
- Các khoản nợ phải trả
- Các khoản phải trả khác
II.1.2 Hoạt động xuất nhập khẩu
* Dòng thu
- Thu bán vật t, máy móc thiết bị, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng
- Thu lệ phí xuất khẩu lao động
- Thu từ nợ phải thu
- Các khoản thu khác
* Dòng chi
- Các khoản phải trả cho nhà xuất khẩu
- Các khoản thuế phải nộp
- Các khoản nợ phải trả

- Các khoản phải trả khác
II.1.3 Hoạt động đầu t
* Dòng thu
- Thu hồi từ các khoản đầu t
- Lãi đầu t vào các đơn vị khác
- Thu do bán tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định..
* Dòng chi
- Đầu t vào các đơn vị khác
- Mua sắm tài sản cố định
II.1.4 Hoạt động tài chính
* Dòng thu
- Tiền thu do đi vay
- Tiền thu do nhận góp vốn
- Tiền thu từ lãi tiền gửi
* Dòng chi
- Tiền trả nợ vay
- Tiền hoàn vốn cho chủ sở hữu
- Chi hoạt động tài chính
II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến
vốn bằng tiền trong công ty
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc lập thành các chứng từ. Các chứng từ này
sau khi đã đợc hợp thức hoá (đủ dấu, chữ ký của những ngời có liên quan ..) sẽ trở
thành chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin
đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty và là
căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm:
- Thông t kèm hợp đồng, biên bản thanh toán, thanh lý