CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN
HÀNG THU TIỀN.
A. GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN.
I. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN VỚI TỔ CHỨC KẾ
TOÁN.
Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt nam quá trình tiêu thụ được thực hiện
khi hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua, được người
mua trả tiền và chấp nhận thanh toán. Về bản chất tiêu thụ là quá trình thực hiện
giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ đồng thời tạo vốn
để táI sản xuất mở rộng. Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp
mới có thể thu hồi vốn và thực hiện được giá trị thặng dư - một nguồn thu quan
trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy
mô sản xuất và nâng cao đời sống người lao động.
Dưới góc độ kiểm toán quá trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều
chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán (Như tàI khoản tiền, các khoản phảI thu, các
khoản dự phòng phảI thu khó đòi ) và báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu, các
khoản giảm trừ doanh thu, khoản chi phí dự phòng và các khoản thu nhập bất
thường có được từ các khoản hoàn nhập dự phòng...). Đây là những chỉ tiêu cơ bản
mà những người quan tâm đến tình hình tàI chính của doanh nghiệp dùng để phân
tích khả năng thanh toán, tiềm năng, hiệu quả kinh doanh, triển vọng phát triển
cũng như những rủi ro tiềm tàng trong tương lai vì thế các chỉ tiêu này thường bị
phản ánh sai lệch theo. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng
và thu tiền thì trước hết phảI nắm được các đặc đIểm, các thuộc tính của chu kì.
Các đặc đIểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có:
- Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tương đối lớn và phức tạp.
- Có liên quan đến đối tượng bên ngoàI doanh nghiệp.
- Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu.
- Doanh thu là cơ sở để đánh giá hiệu quả của một quá trình kinh doanh và lập
phương án phân phối thu nhập đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước nên chỉ
tiêu này dễ bị phản ánh sai lệch.
- Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn lẫn

nhau, công nợ dây dưa khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ khó đòi lạI mang
tính chủ quan và thường dựa vào khả năng ước đoán của Ban Giám đốc nên rất khó
kiểm tra và thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí.
- Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều
hướng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ
của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Chẳng hạn khoản phảI thu có thể bị khai
tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục đích
Nhu cầu bán hàng
Bộ phận cung ứngThủ trưởng hoặc kế toán trưởngBộ phận quản lý hàng
Kế toán thanh toán
Lưu chứng từ
Lập chứng từ bán hàngKý duyệt hoá đơn bán hàng
Giao nhận hàng theo hoá đơn
Ghi sổ và theo dõi thanh toán
trốn thuế, và khai tăng nhằm cảI thiện tình hình tàI chính doanh nghiệp. Vì thế,
việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tương đối tốn kém và mất thời gian.
Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tàI chính nói chung và
các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán viên không thể
không xem xét những đặc đIểm của chu kỳ và ảnh hưởng của nó đến việc lập kế
hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả.
* Tổ chức kế toán bán hàng-thu tiền
Bán hàng - thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối
với doanh nghiệp thương mại thì đó là giai đoạn tiếp theo giai đoạn mua vào và
thanh toán và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản
xuất. Do đó cũng giống như các giai đoạn khác tổ chức kế toán bán hàng -thu tiền
bao gồm các nội dung sau.
a. Tổ chức chứng từ kế toán.
Đó là quá trình thiết kế khối lượng chứng từ kế toán và quy trình hạch toán
trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức chứng từ
kế toán cho chu trình Bán hàng-Thu tiền được chia làm 2 trường hợp.

Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất. Quy trình luân chuyển
chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau.
BIỂU 01. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ



Nhu cầu cung cấp dịch vụ
Bộ phận kinh doanh
Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng Bộ phận cung cấp dịch vụKế toán bán hàng
Lưu chứng từ
Lập hoá đơn cung cấp dịch vụKý duyệt hoá đơn dịch vụThu tiền Cung cấp dịch vụGhi sổ doanh thu và các sổ khác
Thủ quỹ
Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân
chuyển chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau.
BIỂU 02. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

b. Các tài khoản sử dụng.
Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là việc vận dụng phương pháp đối ứng tài
khoản để phân loại và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ
thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Để phản ánh được thì phải xây dựng được một bộ
tài khoản phản ánh đầy đủ toàn bộ thông tin có liên quan đến quá trình bán hàng -
thu tiền. Bộ tài khoản đó bao gồm các tài khoản sau.
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng
Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ.
Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng.
Tài khoản 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại.
Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng.
Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trước
Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 721 - Thu nhập bất thường.
Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ.
Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
c. Hệ thống sổ sách sử dụng.
Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật kí chung thì hệ
thống sổ bao gồm các sổ sách sau.
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ nhật ký thu tiền.
- Sổ cái các khoản phải thu.
- Sổ chi tiết các khách hàng nợ.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
d. Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ

111,112,131 TK521,531,532 TK511,512 TK111,112

Chiết khấu K/c khoản giảm doanh thu thu tiền ngay

Giảm giá, hàng trừ doanh thu
bán trả lại TK3387

doanh thu Doanh thu
kỳ này Nhận trước
Nợ TK004 -Xoá sổ nợ khó đòi
Có TK004 - Nợ khó đòi đã xoá sổ TK131,136 TK642
Nay đòi được Doanh Xoá nợ phải
thu chưa thu khó đòi

thu tiền
Tk721 TK139
hoàn nhập dự Lập dự phòng

phòng phải thu phải thu khó đòi
khó đòi
e. Báo cáo số liệu kế toán.
Trên cơ sở hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp cuối kỳ kế toán lập bảng cân
đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ thông tin cho công tác quản
lý. Từ đó nắm rõ được nội dung và quá trình hạch toán kiểm toán chu trình Bán
hàng - Thu tiền, kiểm toán viên tiến hành kiểm toán.
II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN VỚI CÔNG TÁC KIỂM TOÁN.
II.1. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng- thu tiền.
Bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá
qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của
họ). Như vậy, quá trình bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng hay
hợp đồng mua hàng...) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền.
Trong trường hợp này, hàng hoá và tiền tệ được xác định bản chất kinh tế của
chúng. Hàng hoá là những tàI sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán
được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch, thanh toán
được giảI quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể
chế hoá trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng có những đIểm cụ thể khác nhau.
Ví dụ, phạm vi của hàng hoá có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động... là tuỳ
thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ. Hoặc kháI niệm thu tiền chỉ có thể
được tính khi tiền đã trao tay hay chuyển vào tàI khoản của người bán song cũng
có thể tính cả trường hợp khách hàng đã chấp nhận trả tiền... Do vậy, trong kiểm
toán phảI dựa vào các văn bản pháp lý để xem xét danh giới của các đối tượng
kiểm toán nói trên.
Bán hàng là một quá trình có mục dích thống nhất song phương thức thực
hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán

có thể có bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua
ngân hàng, bán theo phương thức giao hàng ttrực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán
chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ
khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá rồi trả
tiền...).
Theo cách thực cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra hoặc dịch
vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ
hoặc gián tiếp theo phương thức bán buôn, bán hàng qua đạI lý... Với mỗi phương
thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao, nhận,
thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau.
Do đó, nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau.
Với bản chất và hình thức biểu hiện nói trên, có thể cụ thể hoá chu trình bán
hàng - thu tiền thành các chức năng với các bước công việc tương ứng như: Xem
xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết định
bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, ghi sổ hàng bán,
ghi sổ khoản phảI thu và thu tiền. Mỗi bước công việc nói trên lạI bao gồm nhiều
nghiệp vụ với các minh chứng bằng các chứng từ tương ứng. Hiểu được các chức
năng, các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúng mới có thể đưa ra được
những quyết định đúng đắn trong kiểm toán. Tất nhiên, với mỗi loạI hình doanh
nghiệp cơ cấu các chức năng và chứng từ kế toán về bán hàng- thu tiền cũng có
những đIểm khác nhau và đòi hỏi phảI cụ thể hoá trong từng cuộc kiểm toán.
Thông thường với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng
và bộ phận đảm nhiệm những chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu
trình bán hàng - thu tiền đều bao gồm các chức năng chính như: Xử lý đơn đặt
hàng của người mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn bán
hàng; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và về thu tiền; xoá sổ các khoản phảI
thu không thu hồi được; lập dự phòng nợ khó đòi.
* Xử lý đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt
hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, đIện thoạI và sau đó là hợp
đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ... Về phương diện pháp lý đó là sự bày tỏ

việc sẵn sàng mua hàng hoá theo những yêu cầu xác định. Do đó, có thể xem đây
là đIểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể
xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập háo đơn bán hàng.
* Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một kháI
niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem
xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể
đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một đIều kiện đã được thoả thuận
trong quan hệ mua bán. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được
tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am
hiểu về tàI chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán
cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền
nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. trên thực tế, cũng có
doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do
khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong
thoả thuận ban đầu này.
* Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa
hẹp của kháI niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến tay người mua là đIểm
bắt đầu của chu trình nên thường là đIểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc
giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá
đơn vận chuyển hay vận đơn. Các Công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường
xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ
vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định là khi vận chuyển
hàng hoá phảI có hoá đơn bán hàng. Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải
được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
* Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn
bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá (gồm giá
gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá
trị gia tăng) hoá đơn được lập thành 03 liên: liên 01 gửi cho khách mua hàng, các
liên sau được lưu lạI và theo dõi thu tiền. Như vậy, hoá đơn vừa là phương thức chỉ
rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn

cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phảI thu.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán
hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu
tiền cả trong đIều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp
đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc
xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là
thu tiền mặt trực tiếp.
* Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lạI và khoản bớt giá: Xảy ra khi người mua
không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó, người bán có thể nhận lạI hàng hoặc bớt giá.
Trong trường hợp này phảI lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hoá đơn
chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phảI thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp
thời vào nhật ký hàng bị trả lạI và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
* Thẩm định và xoá sổ các khoản không thu hồi được: Có thể có những trường
hợp người mua không chịu thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản phảI thu
này thực sự không có khả năng thu hồi thì cần xem xét xoá sổ khoản phảI thu đó.
* Dự phòng nợ phảI thu khó đòi: Được lập với yêu cầu đủ trang trảI các khoản
đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được cả trong tương lai. Tuy nhiên,
ở nhiều Công ty, dự phòng này là số dư do đIều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt
giá đối với các khoản không thu được tiền.
II.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình bán hàng - thu tiền.
Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ
là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm vào 04 mục tiêu.
- Bảo vệ tàI sản của đơn vị.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm để thực hiện các qui định pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Trong đó chính sách bao gồm các chế độ về quản lý các nội dung về bảo vệ
tàI sản, quỹ, vật tư, và các qui trình về những mặt quản lý cụ thể ví dụ như qui
trình luân chuyển chứng từ. Mặt khác, những chính sách này là cơ sở để thực hiện
công tác kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Còn các thủ tục bao gồm các trình tự và

các qui trình để thực hiện kiểm soát nội bộ chẳng hạn như trình tự kiểm kê tàI sản,
trình tự công tác ghi sổ kế toán.
a. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với bất kì một nhà quản trị doanh nghiệp làm ăn chân chính nào cũng
luôn mong muốn hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình diễn ra một cách có hiệu
quả nhất. Điều đó thể hiện ở việc thu hồi vốn nhanh, chi phí thấp, lợi nhuận cao từ
đó có thể mở rộng sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu ... Để đạt
được điều đó thì tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải được
kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các thông tin là đúng hiện thực, từ đó giúp
cho các quản trị gia nắm bắt được các thông tin và đưa ra các quyết định kịp thời.
Như vậy, lí do để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là để giúp
doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình, và điều quan trọng để đảm bảo
thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát trong nội bộ đơn vị là việc xây dựng
một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của
doanh nghiệp.
Như vậy, đối với một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ
các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành
các hoạt động của đơn vị để đảm bảo các mục tiêu sau:
+) Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
+) Đảm bảo được mọi hoạt động của đơn vị đều được thực hiện đúng trật tự
và được giám sát.
+) Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thường trong hoạt động kinh doanh
để tìm biện pháp xử lý.
+) Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận trong đơn vị.
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
+) Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức.
+) Lập báo cáo tài chính kịp thời, có đủ độ tin cậy và tuân theo các yêu cầu
pháp định có liên quan.
b. Các nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
b1. Môi trường kiểm soát. Bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn

vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý các dữ liệu của
các loại hình kiểm soát nội bộ, 2 nhóm nhân tố này thể hiện trên 6 mặt chủ yếu sau.
Mặt 1: Đặc thù, phong cách điều hành của ban quản trị.
Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điều
hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm của và đường lối quản trị ảnh hưởng
lớn đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Có nhiều xu hướng
khác nhau trong hành vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hướng đối lập nhau đó là
cách quản lý táo bạo và cách quản lý rụt rè. Nếu ban quản trị là những người táo
bạo trong việc ra quyết định thì thường dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn. Còn nếu ban
quản trị là những người quá rụt rè thì thường có những ảnh hưởng không tốt đến
hoạt động kinh doanh.
Mặt 2: Cơ cấu tổ chức nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo
những xu hướng khác nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ cấu
tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện cho công tác phân công phân nhiệm, tránh được
những chồng chéo đồng thời giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kết trách
nhiệm.
Mặt 3: Chính sách cán bộ nói đến việc sử dụng và bồi dưỡng cán bộ và quá
trình sử dụng, bồi dưỡng cán bộ có mang tính kế tục và liên tiếp hay không. Xây
dựng được đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố trực tiếp gia
tăng hiệu quả lao động. Để xây dựng được một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có
chính sách tuyển dụng, đề bạt và khen thưởng công bằng.
Mặt 4: Kế hoạch và chiến lược một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá
là có hiệu quả khi doanh nghiệp có một chiến lược trước mắt và lâu dài. Kế hoạch
và chiến lược hoạt động là căn cứ để xem xét doanh nghiệp có định hướng phát
triển lâu dài.
Mặt 5: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của doanh nghiệp (những thành viên chính thức của hội đồng quản trị, những
chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát). Uỷ ban kiểm soát thường được giao
trách nhiệm giám sát quá trình báo cáo tài chính của tổ chức, gồm cả cơ cấu kiểm
soát nội bộ và sự tuân thủ những điều luật và các quy định.

Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài. Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của
các nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà
nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, con nợ, đặc biệt là đường lối phát triển của đất
nước và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô.
b2. Hệ thống kế toán là một công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng
thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng phương pháp chứng từ, phương
pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối kế
toán.
Hệ thống kế toán bao gồm đầy đủ các yếu tố như sổ chứng từ, sổ chi tiết, hệ
thống sổ tổng hợp và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá trình
lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội
bộ của doanh nghiệp.
VD: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ.
Lập Duyệt Thực thi Ghi sổ Lưu Huỷ
b3: Các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là chế độ và thể thức ngoài các
yếu tố về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán đã được ban
quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ. Các thủ tục kiểm soát được
xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản sau.
Nguyên tắc 1 : Phân công phân nhiệm rõ ràng.
Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm,
ngăn ngừa các sai sót xẩy ra và nếu có xẩy ra thì cũng dễ phát hiện do trách nhiệm
được phân cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Mặt khác, việc phân
công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá trong hoạt
động và nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyên tắc 2 : Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số
hành vi khác nhau trong quá trình quản lý để ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền
hạn trong quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm hoặc cố ý.
VD : Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện, thực hiện và
kiểm soát, hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán...

Nguyên tắc 3 : Chế độ uỷ quyền.
Việc uỷ quyền được thực hiện theo 1 trong 2 hình thức.
Hình thức 1: Trong cả nhiệm kỳ theo một cơ chế ổn định .
Hình thức 2: Chỉ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
b4: Hệ thống kiểm toán nội bộ.
Hệ thống kiểm toán nội bộ là bộ máy độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất
của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm toán nghiệp vụ hàng ngày hoặc kiểm toán
bảng khai tài chính ở các đơn vị trực thuộc.
III. KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN.
III.1. Hệ thống các mục tiêu kiểm toán.
Các báo cáo tài chính
Các bộ phận cấu thành của báo cáo tàI chính
Xác nhận của ban quản trị về chu trình bán hàng thu tiền và các chu trình khác
Các mục tiêu kiểm toán chung đối với các chu trình kiểm toán.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đôI với các chu trình kiểm toán.
Kiểm toán bao gồm có 2 chức năng cơ bản trong đó có chức năng xác minh
và theo thông lệ Quốc tế phổ biến thì chức năng xác minh được cụ thể hoá thành
các mục tiêu và tuỳ thuộc vào đối tượng hay các loại hình kiểm toán mà các mục
tiêu có thể khác nhau.
Mục tiêu của cuộc kiểm tra bình thường các báo cáo tài chính của các kiểm
toán viên độc lập là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo
phản ánh tình hình tài chính, các kết quả độc lập và sự lưu chuyển dòng tiền mặt
theo các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận. Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán
nào các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một bố cục giúp kiểm toán viên tập hợp đầy
đủ bằng chứng cần thiết. Các mục tiêu đặt ra này có liên quan chặt chẽ đến việc
xác nhận của doanh nghiệp mà cụ thể là ban quản trị về các tiêu chuẩn của đặc tính
thông tin đã trình bày trên báo cáo tài chính. Thông thường các bước triển khai
mục tiêu kiểm toán là như sau.
BIỂU 03. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI MỤC TIÊU KIỂM TOÁN.

Qua các bước trên cho thấy việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình
nói chung và chu trình bán hàng thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế nên
các mục tiêu kiểm toán. Từ việc xác nhận của ban quản trị mà chúng ta đi từ mục
tiêu kiểm toán chung đến các mục tiêu đặc thù của từng chu trình .
Như vậy, mục tiêu chung là các mục tiêu có liên quan đầy đủ đến các cơ sở
dẫn liệu và áp dụng cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính đối với mọi
cuộc kiểm toán tài chính. Còn mục tiêu đặc thù là nét riêng biệt cho từng chu trình
cụ thể được thiết kế cho từng trường hợp cụ thể theo sự phán đoán riêng của kiểm
toán viên đối với đặc điểm riêng của chu trình và những sai sót hay xẩy ra đối với
chu trình này.
Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc
kiểm toán tài chính như sau:
1. Xác minh về tính hiệu lực.
2. Xác minh về tính trọn vẹn.
3. Xác minh về việc phân loại và trình bày.
4. Xác minh về nguyên tắc tính giá.
5. Xác minh về quyền và nghĩa vụ.
6. Xác minh về tính chính xác, máy móc.
Từ những mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính đó ta có các mục
tiêu đặc thù cho chu trình bán hàng - thu tiền như sau:
1. Xác nhận về sự hiện hữu (tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh
doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xẩy ra,
các khoản phải thu là có thực được lập vào ngày lập bảng cân đối kế toán.
2. Xác nhận về tính đầy đủ (tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch vụ
đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã được ghi sổ và đưa vào
báo cáo tài chính.
3. Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh
nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

4. Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu
được phân loại đúng bản chất kinh tế và được đánh giá theo các chuẩn mực kế toán
và các quy định về tài chính.
5. Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu được trình bày
trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng như trên các báo cáo tài chính theo
đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành.
6. Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng
bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia... được tính toán đúng đắn và
chính xác.
7. Xác nhận về tính đúng kỳ: Doanh thu và các khoản phải thu phải được ghi
chép đúng kỳ, không được ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh thu kỳ sau
và ngược lại.
Tóm lại : Đối với mỗi một chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù
riêng và chu trình Bán hàng Thu tiền cũng có các mục tiêu riêng biệt. Tuy nhiên,
với mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình bán hàng - thu
tiền là khác nhau. Vì vậy, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà kiểm toán viên
xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể.
III.2. Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán .
a. Các chứng từ được sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay
- Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc trách
nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng)
- Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng.
- Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của
ngân hàng.
- Các hợp đồng khế ước, tín dụng.
- Các chứng từ, các hợp đồng vận chuyển thành phẩm hay hàng hoá ...
b. Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán .

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch toán
kế toán thì hệ thống sổ bao gồm.
1. Sổ nhật ký chung.
2. Sổ nhật ký thu tiền.
3. Sổ cái các khoản phải thu.
4. Các sổ liên quan khác( nếu cần thiết)
III.3. Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán bản
khai tài chính
Sau khi kiểm toán viên đã xác nhận các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu
trình bán hàng thu tiền thì công việc tiếp theo là tập hợp bằng chứng kiểm toán. Để
đảm bảo cho công việc diễn ra theo đúng tiến độ, khoa học và hiệu quả thì việc tập
hợp và thu thập bằng chứng, đánh giá phải diễn ra theo một quy trình.
Quy trình kiểm toán là một hệ thống phương pháp của quá trình tổ chức một
cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp bằng chứng một cách đầy
đủ .
Chu trình bán hàng và thu tiền là một bộ phận cấu thành của báo cáo tài
chính. Vì vậy, để cho toàn bộ cuộc kiểm toán diễn ra một cách thống nhất thì khi
kiểm toán chu trình này phải tuân theo quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán
báo cáo tài chính. Mỗi một cuộc kiểm toán nào cũng phải tuân theo các bước cơ
bản sau:
1. Chuẩn bị kiểm toán.