LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. ĐẶC ĐIỂM, YÊU CẦU QUẢN LÝ VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu.
* Khái niệm, đặc điểm.
Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá
như vôi, cát trong doanh nghiệp xây dựng, vải trong doanh nghiệp may mặc,... là
một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên
thực thể sản phẩm, là tài sản dự trữ sản xuất nhằm phục vụ sản xuất liên tục.
- Thể hiện dưới dạng vật hoá có nghĩa là NVL thể hiện dưới trạng thái vật
chất cụ thể, có thể sờ mó bằng cảm nhận trực quan. Nhờ đặc điểm này mà NVL có
thể cân đo đong đếm được và kiểm soát được sự biến động thường xuyên bằng
việc kiểm kê xác định.
- Là đối tượng lao động, nó gồm các yếu tố được đưa vào quá trình vận hành
chung, chịu sự tác động trực tiếp của con người qua việc tạo sản phẩm đầu ra. NVL
không chỉ là vật liệu chính và vật liệu phụ trực tiếp chế biến ra sản phẩm mà còn
được hiểu là toàn bộ các yếu tố chịu sự tác động của con người, tham gia mọi quá
trình hoạt động trong doanh nghiệp. NVL có đặc điểm riêng khác với các loại tài
sản khác của doanh nghiệp là: khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ (xăng, dầu, than, khí đốt...)
hay không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu (mía, bông, vải...) và chuyển toàn
bộ giá trị 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. NVL chỉ tham gia một lần
vào một chu kỳ sản xuất nhất định, toàn bộ NVL sử dụng trong kỳ nào thì được
tính vào chi phí kì đó, giá trị NVL là thành phần chủ yếu tạo nên giá trị sản phẩm.
- NVL là loại tài sản thường xuyên biến động. Để đáp ứng kịp thời cho quá
trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh
nghiệp, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua và dự trữ NVL. Mặt
khác, trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn
trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cường công tác

quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp
chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.
* Vai trò NVL trong sản xuất công nghiệp.
Như đã trình bày ở trên, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp. Nó
là lượng vốn chết mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về
bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu phòng kế hoạch không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu
tư hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho công ty. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào
tình trạng ngưng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả
các khoản chi phí cố định như khấu hao, bảo dưỡng máy móc, lương công nhân
nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các chi Pphí cho hàng
và chi phí liên quan (như bến bãi, kho dự trữ...) sẽ tăng không cần thiết. Điều đó
gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Như vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là
một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu thực hiện được như
vậy sẽ tạo được khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh
doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc nghiên
cứu để đưa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí thu mua, vừa đảm bảo chất
lượng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ.
1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
* Phân loại NVL.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ
với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá học và yêu cầu quản lý khác
nhau. Vì vậy để quản lý chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công
tác quản trị doanh nghiệp cần tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào
mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác
nhau, dựa trên những đặc trưng khác nhau.
Trong các cách phân loại, việc phân loại căn cứ theo vai trò và yêu cầu quản
lý là thông dụng hơn cả. Bộ phận kho sử dụng nó dưới hình thức hiện vật nhằm dễ
quản lý,có chế độ bảo quản phù hợp với từng loại. Theo cách này NVL được chia
thành các loại:
- NVL chính: Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành

nên thực thể chính của sản phẩm, nó sẽ được nhận ra khi tiếp xúc trực tiếp với sản
phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; sợi trong nhà máy
dệt; vải trong doanh nghiệp may... Trong NVL chính bao gồm cả bán thành phẩm
mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm của doanh nghiệp mà doanh
nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục sản xuất chế biến thành sản phẩm hàng
hoá của doanh nghiệp như lốp xe đạp trong nhà máy sản xuất xe đạp.
- Vật liệu phụ: là loại đối tượng lao động chỉ có tác dụng phụ trong quá trình
sản xuất, chế tạo sản phẩm: làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản
phẩm, phục vụ cho việc bảo quản bao gói sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý
phục vụ sản xuất như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, gia vị, bao bì
vật liệu đóng gói, xà phòng, giẻ lau...
- Nhiên liệu: cũng là vật liệu phụ nhưng do có tính chất lý hoá đặc biệt và có
vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành một loại riêng để
có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu là loại vật liệu có tác dụng cung
cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu bao gồm các loại ở
thể lỏng, khí, rắn như xăng, dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản
xuất sản phẩm, cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động.
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sửa chữa máy
móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện để lắp đặt
vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như
gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Việc phân chia NVL thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài
khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các
nguyên liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng
loại vật liệu trong quá trinh fsản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp
trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Bên cạnh đó, kế toán cũng đòi hỏi quản lý theo nguồn hình thành, nhằm theo

dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp. NVL được phân chia thành:
- NVL mua ngoài: là các loại vật tư mua từ doanh nghiệp, cá nhân, tập thể
khác. Đây là nguồn hình thành chủ yếu, chuyển quyền sở hữu vật liệu vào tay công
ty khi đơn vị chấp nhận nợ hay đã thanh toán.
- NVL gia công chế biến: là loại vật tư hình thành từ quá trình nhà máy cung
cấp vật liệu thô cho các đối tượng khác để họ gia công chế biến rồi nhập trả vật
liệu tinh cho doanh nghiệp phục vụ sản xuất. Có hai hình thức giá công là gia công
thuê ngoài và tự gia công.
- NVL nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng...
Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định
phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu của doanh nghiệp được
chia thành:
- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- NVL trực tiếp dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân
xưởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
* Đánh giá NVL.
NVL không chỉ được xem xét ở hình thái hiện vật mà còn ở mặt giá trị. Việc
xem xét này cho phép doanh nghiệp tính được chi phí bỏ ra cho sản phẩm. Qua đó
giúp doanh nghiệp quản lý chung toàn bộ tài sản của mình, đồng thời giúp doanh
nghiệp lập kế hoạch về nguồn lực phục vụ cho sản xuất. Xem xét trên phương diện
giá trị chính là quá trình đánh giá NVL. Đây là quá trình dùng thước đo tiền tệ để
biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định, công
tác hạch toán được thực hiện thông qua giá thực tế. Nhưng trên thực tế, có quá
nhiều chủng loại vật liệu khác nhau, lại thường xuyên biến đổi, nếu thực hiện đúng
quy định thì khối lượng công việc sẽ rất lớn và rất phức tạp bởi mỗi loại chi tiết lại
có hàng loạt giá cả khác nhau theo từng lần xuất, nhập. Hơn nữa, yêu cầu của kế
toán phải phản ánh kịp thời tình hình hàng ngày. Để khắc phục, doanh nghiệp sử
dụng giá hạch toán chung.
a. Giá thực tế nhập kho.
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá vốn thực tế của NVL có sự khác

nhau, cụ thể:
- Đối với NVL mua ngoài, cần phân biệt hai trường hợp sau:
+ Nếu NVL mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối
tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Trị giá vốn Trị giá mua Thuế nhập Chi phí trực Các khoản
thực tế NVL = ghi trên + khẩu + tiếp phát sinh - giảm giá và
nhập kho hoá đơn (nếu có) trong khâu hàng mua
trong kỳ (không gồm mua trả lại
thuế GTGT)

+ Nếu NVL mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc
đối tượng nộp thuế GTGT hoăch nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Trị giá vốn Trị giá mua Thuế nhập Chi phí trực Các khoản
thực tế NVL = ghi trên hoá + khẩu + tiếp phát sinh - giảm giá
nhập trong kỳ đơn (bao gồm (nếu có) trong khâu mua và hàng mua
thuế GTGT) trả lại
- Đối với NVL do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Trị giá vốn thực tế Trị giá thực tế của Chi phí
của NVL gia công = vật liệu xuất gia công + chế biến
nhập kho trong kỳ chế biến
- Đối với NVL thuê ngoài giá công chế biến:
Trị giá vốn thực tế Trị giá thực tế Chi phí Tiền công
của NVL gia công = của vật liệu xuất + giao nhận + gia công
nhập kho trong kỳ gia công chế biến
- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các
bên tham gia liên doanh đánh giá.
b. Giá thực tế xuất kho.
Khi xuất kho NVL để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của NVL xuất cho
các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp. Để tính trị giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng
một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền: theo phương pháp này, giá thực
tế của NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình
quân của NVL tồn đầu kỳ và mhập trong kỳ.
Trị giá thực tế Trị giá thực tế
Đơn giá NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ
bình quân =
Số lượng NVL + Số lượng NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Trị giá thực tế = Số lượng NVL x Đơn giá
của NVL xuất kho xuất kho bình quân
- Phương pháp giá thực tế đích danh: theo phương pháp này giá thực tế NVL
xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho
của chính lô NVL xuất kho đó. Phương pháp này thường được áp dụng đối với
những loại vật liệu đặc chủng, có giá trị cao.
- Phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước: theo phương pháp này, kế
toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho.
Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức:
Trị giá thực tế của = Số lượng NVL x Đơn giá thực tế
NVL xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trước
Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước thì nhân với đơn giá thực
tế của lô hàng nhập tiếp sau. Như vậy, theo phương pháp này, giá thực tế của NVL
tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua sau
cùng.
- Phương pháp giá thực tế nhập sau xuất trước: theo phương pháp này, kế
toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập
kho. Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế của
NVL xuất kho theo công thức:
Trị giá thực tế của = Số lượng NVL x Đơn giá thực tế của

NVL xuất kho xuất kho lô hàng nhập sau cùng
Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế
của lô hàng nhập trước lô hàng đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy, theo
phương pháp này, giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của
NVL nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ.
- Phương pháp hệ số giá: trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán
(loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vị doanh nghiệp và cả kỳ kế
toán) để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất NVL hàng ngày, thì cuối kỳ kế toán
phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với số NVL xuất dùng trong kỳ
trên cơ sở hệ số giữa trị giá thực tế và trị giá hạch toán của NVL luân chuyển trong
kỳ.
Công thức tính như sau:
Trị giá thực tế của Trị giá hạch toán Hệ số
NVL xuất kho = của NVL xuất kho x giá
trong kỳ trong kỳ NVL
Trị giá thực tế NVL Trị giá thực tế NVL
Hệ số tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ
giá =
NVL Trị giá hạch toán của+ Trị giá hạch toán của
NVL tồn kho đầu kỳ NVL nhập kho trong kỳ
Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm NVL tuỳ thuộc yêu cầu
trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, đây là biện pháp ghi chép hiệu
quả, hợp lý nên được hầu hết các đơn vị sản xuất sử dụng.
1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
NVL là yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất, không thể sản xuất
được nếu không có nó. NVL ảnh hưởng trực tiếp đến mặt chất lượng của sản phẩm
đầu ra như tính năng, công dụng, hình thức, lượng phí tổn tiêu hao... Do vậy, khi
quản trị điều hành kinh doanh người ta buộc phải quản lý nó như một nhân tố
khách quan, một yếu tố vốn có. Đồng thời việc kiểm soát NVL sao cho sử dụng
hợp lý, tiết kiệm, đảm bảo yêu cầu chất lượng có tác động to lớn. Nó giúp doanh

nghiệp thoả mãn được yêu cầu sử dụng NVL ít nhất, chi phí tiêu hao cho nó nhỏ
nhất nhưng thu được số lượng và chất lượng cao nhất, giá thành thấp nhất. Hơn thế
nữa, nó còn cho biết về hiệu quả, hiệu suất cũng như khả năng vận hành của toàn
bộ quy trình. Bởi những lý do trên, việc quản lý NVL không chỉ còn là khách quan
mà còn là công tác quản trị được hết sức chú trọng, quan tâm.
Là một bộ phận không thể tách rời của sản xuất, vật liệu cũng mang đầy đủ
các đặc điểm, trình độ tương ứng với mức độ phát triển của tổng thể. Tuỳ từng
doanh nghiệp với quy mô, loại hình sản xuất khác nhau thì phạm vi, nội dung,
phương pháp quản lý NVL khác nhau nhưng đều có mục đích chung là đảm bảo cả
về số lượng và chất lượng NVL, luôn ở tư thế sẵn sàng cung cấp kịp thời cho sản
xuất. Bên cạnh đó chất lượng của hoạt động quản lý này phụ thuộc rất nhiều vào
tính chặt chẽ, phạm vi bao quát của công việc và tinh thần trách nhiệm của cán bộ
phụ trách.
Tóm lại, yêu cầu quản lý NVL bao giờ cũng song song với quá trình vận
động, từng giai đoạn của nó.
- Ở khâu mua: vật tư sẽ là bộ phận cấu thành nên vật chất của sản phẩm, chất
lượng đầu ra phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng NVL, tiến độ sản xuất cũng gắn
chặt với quá trình nhập. Do vậy, việc nhập phải được lập kế hoạch chi tiết về chất
lượng, số lượng, thời gian, quy cách, chủng loại theo sát với nhu cầu của kế hoạch
sản xuất. Khi ký kết với các nhà cung cấp, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến giá
cả, chi phí thu mua, điều kiện bàn giao để tìm kiếm các nguồn hàng đảm bảo, giá
cả hợp lý.
- Ở khâu dự trữ: việc thu mua NVL thường được thực hiện với số lượng lớn,
vượt trước nhu cầu sản xuất nhằm tránh tình trạng ngắt quãng do những biến động
bật ngờ có thể xảy ra của cầu NVL. Điều đó hình thành một lượng NVL dự trữ tại
các kho bãi. Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn hay
gián đoạn sản xuất. Đồng thời, việc bảo quản vật liệu ở kho cần tuân thủ đúng theo
chế độ quản lý, phù hợp với tính chất lý hoá của từng loại, tránh làm giảm chất
lượng NVL gây thiệt hại không lường trước được.
- Ở khâu sử dụng: để dễ quản lý, các doanh nghiệp thường đề ra các định

mức tiêu hao NVL trên cơ sở hao phí thực tế các kỳ trước. Từ đó tiến hành việc
xem xét xuất dùng một cách hợp lý. Qua đây, giúp cho quá trình sử dụng NVL
đúng mục đích, tiết kiệm, giảm chi phí không cần thiết, những mất mát không đáng
có.
Nói tóm lại, công tác quản lý NVL là một nội dung hết sức quan trọng, cần
thiết. Nó cũng có những đòi hỏi, yêu cầu riêng buộc các nhà quản lý phải chú ý lưu
tâm, gắn bó mật thiết với quá trình sản xuất để công tác này dần được hoàn thiện
và tăng cường.
1.2. Nhiệm vụ kế toán.
Hệ thống thu thập dữ liệu từ khắp các bộ phận của một doanh nghiệp, xử lý
sắp xếp thành hình thức hữu dụng và truyền đạt kết quả lên ban lãnh đạo. Là một
phân hệ kế toán, bằng việc theo dõi sự biến động của số lượng cũng như giá trị
cách thức sử dụng vật liệu, kế toán NVL cũng có một quá trình hoạt động như vậy.
Song muốn có số liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác và đưa ra các bằng chứng cho
những nhận xét định hướng của mình, nó cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của
mình trên chức năng chính là thông tin kiểm tra:
- Phản ánh, ghi chép, tính toán trung thực, đầy đủ, kịp thời số lượng, chất
lượng trị giá thực tế, tình trạng luân chuyển của từng NVL trong mối quan hệ hình
thành. Sớm phát hiện tình trạng thừa thiếu, ứ đọng gây giảm chất lượng, có biện
pháp khắc phục kịp thời, nhanh gọn, đảm bảo tính liên tục, chất lượng sản phẩm.
- Kiểm tra, giám đốc các tình hình: thực hiện các định mức xuất, tiêu hao
NVL, thực hiện kế hoạch cung ứng, thực hiện việc chấp hành chế độ bảo quản,
xuất nhập. Hướng dẫn kiểm tra phân xưởng, kho, phòng ban, thực hiện chứng từ
ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết, hạch toán đúng chế độ, phương pháp.
Tham gia kiểm kê, đánh giá, lập báo cáo vật tư.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL vào các đối tượng sử dụng, tổng hợp sản xuất
ngay từng bộ phận. Từ đó cung cấp tài liệu kịp thời phục vụ điều hành sản xuất.
Phân tích các hoạt động sản xuất nhằm đánh giá hiệu quả, năng suất, cường độ
hoạt động máy móc, phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng.
- Các nhân viên kế toán cần thường xuyên nâng cao chất lượng chuyên môn,

tinh thần trách nhiệm trước công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ
kế toán. Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, thông tin kinh tế, giúp
kiểm tra và giám đốc vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật, tài chính. Khi đó mới phát
huy hết các chức năng của mình, thực hiện tốt vai trò sống còn đối với doanh
nghiệp.
2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
2.1. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất.
Công tác quản lý, điều hành NVL có tầm quan trọng hết sức to lớn. Đây là
quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đối với đối tượng
NVL. Các thông tin này phải bao quát được toàn bộ quá trình hình thành, biến
động, loại bỏ của NVL mới cho phép có được cái nhìn tổng quan về NVL, sợi dây
liên hệ chặt chẽ với các bộ phận quản lý và sử dụng. Bộ phận kho chỉ quan tâm đến
mặt số lượng hiện vật và quá trình bảo quản. Bộ phận sử dụng chỉ quan tâm đến
mặt chất lượng NVL sử dụng và mức tiêu hao nó. Cả hai bộ phận trên chỉ quản lý
mặt lượng tại một khâu cụ thể mà không có sự liên hệ. Hạch toán kê toán là công
việc ghi chép, phản ánh, thu thập, tổng hợp số liệu NVL theo suốt quá trình vận
động của nó:nguồn hình thành, thu mua, bảo quản, nhập, xuất, tồn, loại bỏ. Nó đã
bổ sung, lấp đầy lỗ trống quản lý do hai bộ phận trên tạo ra. Hơn nữa, nó còn quản
lý bao trùm cả mặt giá trị. Nhờ vậy, nó cung cấp thông tin đầy đủ, toàn diện, liên
tục hơn. Có thể nói, kế toán NVL là công cụ hữu hiệu, chủ yếu nhất của quá trình
quản lý, là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị. Kế toán nói chung hiện nay được hiểu
là một hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý, truyền đạt các thông tin về tài
chính của một đơn vị kinh tế. Thông tin này giúp người sử dụng có được lựa chọn
hợp lý trong các cách sử dụng dự phòng các thông tin hiếm hoi đó, trong việc điều
khiển đơn vị kinh tế, chèo lái các hoạt động. Nó là nền tảng của những quyết định
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về toàn bộ các hoạt động quản trị như hoạch
định các chương trình, giải quyết các vấn đề, hướng dẫn sự quan tâm, đánh giá và
xét duyệt. Mục đích chính không phải là thu thập, xử lý các thông tin mà còn phải

chú trọng đến nhu cầu bức thiết của người sử dụng thông tin kế toán. Vì thế, kế
toán bản thân nó là một phương tiện quản lý, được tiến hành theo những nhu cầu
của người sử dụng, làm cơ sở ra các quyết định kinh tế, là cầu nối giữa kho và
phòng kinh doanh. Mặt khác, đối với doanh nghiệp, kế toán NVL theo dõi sự biến
động, tình hình dự trữ NVL một cách thường xuyên liên tục. Chính điều đó tạo nên
cho nó khả năng kiểm soát, tác động riêng: thúc đẩy việc cung cấp một cách kịp
thời, đồng bộ những vật tư cần thiết cho sản xuất, đảm bảo thường xuyên nguồn
cung ứng, định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, phát hiện sớm để ngăn ngừa các mất
mát, lãng phí trong sản xuất; đưa ra những thông tin thị trường mới nhất và tình
hình NVL tại bất cứ thời điểm nào cho nhà quản trị. Vì thế nó luôn cung cấp những
thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho nhà quản trị. Hạch toán kế toán đã giúp
nhà quản trị nắm bắt được nhanh nhất tình hình hiện tại về NVL, tận dụng được
những thời cơ có lợi trong kinh doanh. Điều đó vô cùng quan trọng trong điều kiện
cạnh tranh gay gắt với những biến động không ngừng của thị trường. Nhờ vậy,
doanh nghiệp có thể giảm dần các chi phí, thu được những khoản lợi nhuận bất
thường có thể. Tóm lại, hạch toán kế toán NVL không những chỉ có vai trò quan
trọng đối với chất lượng công tác quản lý mà còn là một bộ phận chủ yếu có ảnh
hưởng rất lớn đến cách thức, nội dung các khâu quản trị. Xuất phát từ đó, việc hạch
toán kế toán NVL trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
2.2. Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
2.2.1. Cơ sở nội dung tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất vô cùng quan trọng đòi
hỏi doanh nghiệp phải tìm ra những giải pháp hợp lý, đảm bảo hiệu quả kinh
doanh, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức
kế toán NVL trong doanh nghiệp nhằm thiết lập một hệ thống các chứng từ sổ sách
gọn nhẹ, sử dụng đúng đắn, hợp lý các tài khoản giúp doanh nghiệp quản lý các
yếu tố đầu vào, đầu ra chính xác, tạo hiệu quả trong kinh doanh. Nhận thức được
điều đó các doanh nghiệp sản xuất thường chia nội dung tổ chức kế toán NVL
thành: hạch toán ban đầu, hạch toán chi tiết NVL, hạch toán tổng hợp NVL.
2.2.2. Hạch toán ban đầu.

Nghiệp vụ kinh tế là một sự vận động của loại vốn cụ thể của doanh nghiệp
gắn liền với một hành vi kinh tế hay sự thay đổi của một quan niệm trong quản lý.
Các nghiệp vụ này phát sinh làm biến đổi quy mô, kết cấu từng loại tài sản trong
đơn vị. Hạch toán ban đầu chính là công việc ghi chép, sao chụp lại chúng bằng
các phương tiện (văn bản), tạo dựng pháp lý, chứng minh nghiệp vụ đó diễn ra
trong thực tế. Việc hạch toán này giúp doanh nghiệp có thể tập hợp, thống kê, xác
định tình trạng đối tượng cần quản lý, thông tin đến các bộ phận phụ trách khác
không trực tiếp tham gia vào đó. Do mỗi loại vốn khác nhau có yêu cầu quản lý,
đặc điểm, mối quan hệ khác nhau, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ với hai
yếu tố cơ bản (bản chứng từ - trình tự luân chuyển) phù hợp với từng loại. Dựa vào
đặc điểm của NVL, kế toán sử dụng các chứng từ sau để phản ánh sự tăng giảm
NVL.
- Phiếu nhập kho (01-VT): do bộ phận mua lập thành hai liên (đối với NVL
mua ngoài), ba liên (đối với NVL gia công) để phản ánh các nghiệp vụ làm tăng
NVL.
Liên 1: lưu lại nơi lập.
Liên 2: thủ tục xong, thủ kho chuyển lên phòng kế toán.
Liên 3 (nếu có): người lập giữ.
- Phiếu xuất kho (02-VT): lập tại bộ phận sử dụng hoặc cung ứng, theo ba
liên phản ánh tất cả các nghiệp cụ làm giảm NVL.
Liên 1: lưu lại nơi lập.
Liên 2: thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển lên kế toán.
Liên 3: người nhận giữ, ghi sổ kế toán nơi sử dụng.
- Biên bản kiểm nghiệm (05-VT): là biên bản kiểm kê, đánh giá lại NVL,
thực trạng trước khi nhập kho, sử dụng với NVL có số lượng lớn, tính chất lý hoá
phức tạp, gồm hai bản:
Một bản giao cho phòng ban cung tiêu.
Một bản giao cho phòng ban kế toán.
Nếu NVL không đúng theo chứng từ hoá đơn, lập thêm một liên, kèm chứng
từ liên quan gửi cho người cung ứng.

- Thẻ kho (06-VT): dùng cho một loại vật tư ở cùng một kho, được kế toán
lập, ghi chép hàng ngày bởi thủ kho.
- Phiếu xuất kho kiêm lưu chuyển nội bộ (03-VT): do phòng cung ứng lập
khi doanh nghiệp chuyển NVL giữa các xí nghiệp thành viên. Số liên tuỳ thuộc vào
chế độ quản lý của doanh nghiệp.
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (04-VT): được phòng cung ứng lập trên cơ sở
định mức đã được duyệt, gồm hai liên.
Liên 1: người nhận vật tư giữ.
Liên 2: thủ kho giữ, theo dõi thực xuất, ghi sổ rồi chuyển lên kế toán.
- Biên bản kiểm kê vật tư (08-VT): Được lập vào cuối kỳ cho mỗi kho, xác
nhận số thực tế tồn cuối kỳ, làm cơ sở đối chiếu số liệu ghi chép, phát hiện thừa
thiếu.
Một bản giao phòng kế toán.
Một bản giao thủ kho.
- Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ (07-VT): do bộ phận sử dụng lập khi vật tư
thừa còn sử dụng tiếp, không nhập kho, nhằm xác định số NVL đã tính vào chi phí
kỳ này được chuyển sang kỳ sau.
Một bản giao phòng cung tiêu.
Một bản giao phòng kế toán.
- Hoá đơn cước phí vận chuyển (03-BH): là chứng từ do bên cung ứng,
người bàn lập. Doanh nghiệp chỉ sử dụng liên 2 các chứng từ này để ghi sổ.
Các chứng từ trên bao hàm hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến NVL.
2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết NVL là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số
lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của các
doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết NVL phải được tiến hành đồng thời ở cả kho
và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Trong thực tế hiện nay, tuỳ
theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh
nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết NVL.
* Phương pháp ghi thẻ song song.

Theo phương pháp này, ở kho ghi chép về mặt số lượng, còn ở phòng kế
toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chéo
được tiến hành như sau:
- Ở kho: hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm
tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập,
thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ
kho. Định kỳ, thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập,
xuất đã được phân loại theo từng thứ.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm
vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Thẻ kho
Ngày lập thẻ:
Tờ số:
- Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư:
- Đơn vị tính:
- Mã số:
STT Chứng từ Diễn
giải
Ngày
nhập xuất
Số lượng Ký xác
nhận của
KT
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu, để ghi
chép tình hình nhập-xuất-tồn NVL theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng
danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho.
Sổ chi tiết vật liệu có thể mở theo mẫu sau:
Sổ chi tiết vật liệu
Tài khoản

Tên kho
Tên, qui cách vật liệu
Mã số Đơn vị tính
Chứng từ Diễn
giải
TK
đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12
Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra
chứng từ, ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ. Sau đó mới ghi vào sổ (thẻ) chi
tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và tiến hành
kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số lượng đối chiếu với kế toán tổng
hợp cần phải tông hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp
nhập-xuất-tồn theo từng loại nhóm vật liệu.
Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về
chỉ tiêu số lượng, đồng thời việc kiểm tra đối chiếu không được tiến hành một cách
kịp thời của kế toán.
Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít
chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không
thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Về mặt nguyên tắc, phương pháp này cũng giống phương pháp thẻ song
song. ở kho cũng theo dõi ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả
mặt số lượng và giá trị theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu nhưng chỉ ghi
một lần vào cuối tháng. Trình tự ghi chép được tiến hành như sau:
- Ở kho: hàng ngày ghi nhậ chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho kiểm tra tính
hợp lý hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào các
phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho, ghi vào thẻ kho.
Định kỳ, thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các phiếu nhập, xuất kho đã
được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
Bảng tổng hợp
nhập -xuất- tồn
Số (thẻ) chi
tiết vật tư
Phiếu xuất
kho
Thẻ kho
Phiếu nhập kho