THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN LAO ĐỘNG XÃ HỘI

1
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY
IN LAO ĐỘNG XÃ HỘI
1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC
CƠNG TÁC KẾ TỐN.
1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
Công ty In Lao động - Xã hội là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Lao động
- Thương binh và Xã hội. Với chức năng chính là doanh nghiệp Nhà nước
chuyên in ấn các ấn phẩm, sách... phục vụ cho nhu cầu trong Bộ, ngành liên
quan. Là một đơn vị sản xuất, Công ty phải đảm đương một số nhiệm vụ đối với
nền kinh tế và xã hội đó là việc cung ứng ra thị trường những sản phẩm đa dạng,
phù hợp với nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Tiếp đến, Công ty phải đẩy
mạnh cuộc cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường, bảo vệ sản xuất trong q
trình hội nhập. Điều đó đang được doanh nghiệp thực hiện từng bước bằng cách
nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã.
Đối với xã hội, Công ty In Lao động - Xã hội phải có nghĩa vụ giúp giải
quyết vấn đề việc làm cho những người lao động tại khu vực, cải thiện mức sống
và môi trường sống cho họ, mở ra các khoá đào tạo bồi dưỡng và chế độ khen
thưởng khuyến khích đối với nhân viên. Ngồi ra, cịn thực hiện tốt các chế độ
chính sách của Nhà nước đối với người có cơng, người lao động. Đồng thời,
Cơng ty cũng hồ nhập với cơng cuộc Cơng nghiệp hố - Hiện đại hố của đất
nước bằng công tác nghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
* Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty.
Cơng ty In Lao động-Xã hội là loại hình doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, sản
phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu.

Công việc in ấn tiến hành tại bốn phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm
vụ và chức năng cơ bản riêng của mình.

- Phân xưởng cơ khí:
1

1


2
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Có nhiệm vụ sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có
thiết bị mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận trong
dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và bảo dưỡng máy
móc thiết bị.
- Phân xưởng chế bản:
Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như: máy vi
tính, máy tráng li tâm, máy phơi... tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng
do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in mầu, được sắp xếp theo
trình tự nhất định rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các
tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Phân xưởng in:
Đây là phân xưởng có vai trị trọng yếu trong tồn bộ quy trình sản xuất do
các tổ offset đảm nhiệm. Khi nhận được chế bản khuôn in do phân xưởng chế
bản chuyển sang, phân xưởng in sử dụng kết hợp:
+ Bản in công giấy công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu.
+ Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng bốn màu xanh, đỏ, vàng, đen tuỳ

thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng.
- Phân xưởng hồn thiện:
Là phân xưởng cuối cùng của quy trình cơng nghệ sản xuất. Do tổ sách và
tổ kiểm hố đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hồn thiện
có nhiệm vụ hồn chỉnh thành một sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng.
* Tổ chức bộ máy quản lý.
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt q trình sản xuất, Công ty
In Lao động-Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹ,
cách tổ chức quản lý phân cơng nhiệm vụ theo quy trình sản xuất cụ thể.
Giám đốc là người chỉ huy cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Công ty, với
khách hàng, với tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và một Kế tốn trưởng, Phó
Giám đốc thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khi Giám đốc đi vắng.
2
2


3
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chun mơn
của bộ phận kế tốn trong Cơng ty.
Bên cạnh đó là hệ thống phịng ban, phân xưởng.
- Phịng Tổ chức - hành chính: giúp Giám đốc về cơng tác tổ chức và lao
động tiền lương, giải quyết chính sách và đảm bảo an ninh trong doanh nghiệp.
- Phòng Kế hoạch - sản xuất: chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch,
biện pháp thu hút khách hàng và đảm bảo chất lượng sản xuất.
- Phịng Kế tốn - thống kê: quản lý vốn, phân tích đánh giá hiệu quả kinh

doanh.
- Phòng Kinh doanh - tiếp thị: khai thác thị trường, thu hút nguồn việc...
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc

Phó Giám đốc

Bộ phận chun mơn N.vụ

Bộ phận tổ chức sản xuất

PhịngTC-HCPhịngKH-SXPhịngKT-TKPhịngKD-TT Tổ chế bản XưởnginSách - hồn thiện cơ điện
Xưởng

3

3


4
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

1.2. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty.
* Hình thức tổ chức kế toán.
Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy quản
lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế tốn, Cơng ty in Lao
động-Xã hội tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện
trọn vẹn ở Phịng Kế tốn của Công ty, từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp

lập báo cáo và kiểm tra kế toán. Tạo điều kiện để kiểm tra, chỉ đạo kịp thời của
Giám đốc Cơng ty đối với tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và cơng tác kế
tốn của doanh nghiệp. Hình thức này thuận tiện trong phân cơng và chun mơn
hố cơng việc đối với cán bộ kế tốn trong việc trang bị các phương tiện kỹ thuật
tính tốn, xử lý thông tin. Mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế tốn của Cơng ty
đều tập trung giải quyết ở Phịng Kế tốn.
* Bộ máy kế tốn của Cơng ty.
Để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ, phát huy vai trị kế tốn, đồng thời căn cứ
vào nhu cầu, trình độ quản lý, trình độ hạch tốn của cán bộ kế tốn trong Cơng
ty, bộ máy kế tốn gồm sáu người:
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy kế tốn, thơng tin
kinh tế, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc phổ biến, chấp hành và thực
hiện chế độ, chính sách của Nhà nước, tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài
chính của Cơng ty. Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế, lập báo cáo tài
chính.
- Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành, tổng
hợp số liệu chứng từ từ các kế toán viên.
- Kế toán thanh tốn: có nhiệm vụ theo dõi tiền vay, tiền tại quỹ, tiền gửi
ngân hàng, viết phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Theo dõi thanh
toán với người bán, người mua, các khoản tạm ứng, thanh toán các khoản tiền
lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản thu nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Nhân viên thống kê: căn cứ vào phiếu báo kết quả sản xuất của từng cá
nhân ở các phân xưởng, tổng hợp thời gian lao động và số lượng sản phẩm để
tính lương cho công nhân sản xuất.

4

4

5
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

- Thủ quỹ: giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kèm
theo chứng từ gốc hợp lệ tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi
và giám sát việc thu chi tiền mặt.
- Thủ kho: quản lý vật tư, vật liệu, thành phẩm, có nhiệm vụ nhập xuất khi
có chứng từ hợp lệ. Khi xuất kho, nhập kho thì thủ kho ghi vào thẻ kho.
Bộ máy kế tốn của Cơng ty
Kế tốn trưởng

Kế tốn
thanh tốn

Kế tốn
tổng hợp

Nhân viên
thống kê

Thủ
quỹ

Thủ
kho

* Hình thức sổ kế tốn.
Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Đặc

điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở
chứng từ ghi sổ đều được phân loại theo các chứng từ có cùng nội dung, tính chất
nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
- Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ kế toán tổng hợp, sổ cái TK 111, 131, 152, 331.
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết thanh toán với
người mua, người bán...
Do Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng nên sản phẩm tạo ra được
tiêu thụ ngay, khơng có sản phẩm tồn kho nên Cơng ty khơng sử dụng TK 155,
212, 121,128,129, 221.
- Trình tự ghi sổ:

5

5


6
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp
pháp để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ cần hạch toán được ghi
vào sổ kế toán chi tiết, căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các TK. Các
chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quỹ vào sổ quỹ rồi chuyển cho Phịng Kế
tốn. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi
tiết, căn cứ vào sổ cái các TK lập bảng cân đối phát sinh.
Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ tại Công ty

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối
phát sinh

Báo cáo kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

2. THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY.
2.1. Hạch tốn ban đầu.
Dựa vào kế hoạch, nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh tiến hành xây dựng
kế hoạch mua hàng. Đồng thời, qua theo dõi, thủ kho tính được mức dự trữ tối
6

6

7
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

thiểu. Nếu như khối lượng vật tư trong kho không đủ cho nhu cầu sản xuất, bộ
phận vật tư làm đơn xin mua vật tư rồi đưa cho Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký
duyệt, sau đó Phịng Vật tư cử người đi mua. Khi vật tư mua về thì thủ kho và
cán bộ vật tư với người đi mua hàng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với hoá đơn
mua hàng. Sau đó cán bộ Phịng Vật tư viết phiếu nhập kho rồi chuyển cho thủ
kho ký vào cả ba liên, đồng thời nhập vật tư vào kho, một liên do thủ kho giữ,
một liên được lưu lại ở Phòng Vật tư, cịn một liên được chuyển lên Phịng Kế
tốn cùng với hoá đơn mua hàng và giấy xin mua để rút tiền thanh toán cho
người bán (kèm theo hoá đơn thuế GTGT).
Nếu trường hợp hàng về mà chưa có hố đơn, thủ kho vẫn sẽ cho nhập kho
NVL và ghi lại số thực nhập nhưng chưa có đơn giá vào sổ “Hàng về chưa có hố
đơn” riêng. Khi có hố đơn về trong kỳ sẽ tiến hành viết phiếu nhập bình thường.
Đến cuối tháng sẽ chuyển lên cho kế tốn. Nó là cơ sở cho hạch toán chi tiết,
tổng hợp và lập báo cáo của thủ kho và kế toán.
Vật liệu của Công ty chủ yếu xuất cho các phân xưởng sản xuất dùng cho
việc sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Theo quy định, tất cả
các vật liệu xuất kho phải có phiêu xuất kho hợp lệ, thủ kho chỉ xuất kho và giao
nhận vật liệu đã ghi trên phiếu xuất.
- Thủ tục xuất vật liệu dùng cho sản xuất: trong tháng, căn cứ vào lệnh sản
xuất và bản định mức do Phịng Kế tốn, Kế hoạch cung cấp. Cơng ty u cầu
Phịng Kế hoạch Vật tư viết phiếu trình lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó
giao nhận cho phân xưởng. Sau khi các phân xưởng nhận được phiếu xuất kho
mang xuồng kho để lĩnh, thủ kho sau khi kiểm tra tính chính xác của phiếu xuất
vật tư sẽ xuất số vật tư đó cho phân xưởng sản xuất.
- Khi xuất bán phế liệu như các loại giấy lơ, giấy in hỏng thì phải viết giấy

trình lên Giám đốc ký. Người mua hàng mang giấy này đến bộ phận cung ứng vật
tư để cán bộ vật tư lập phiếu xuất kho phế liệu. Phiếu xuất phế liệu ghi làm ba
liên: một liên được lưu ký nhận do thủ kho giữ, một liên giao cho người mua
đồng thời xuất phế liệu cho họ, còn lại một liên chuyển lên phịng kế tốn giao
cho kế tốn thanh tốn.
Khi xuất dùng vật liệu, kế tốn phải tính tốn chính xác thực tế về vật liệu
xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Trong quá trình hạch toán vật
liệu, tuỳ theo điều kiện cụ thể về giá vật tư ở đơn vị biến động thường xuyên hay
tương đối ổn định mà có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá vật tư xuất kho
theo giá hạch tốn hay giá thực tế. Tại Cơng ty In Lao động - Xã hội, kế tốn tính
giá thực tế của vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền.
7

7


8
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Trị giá mua thực tế
vật liệu tồn kho đầu kỳ

Trị giá mua thực tế
vật liệu nhập trong kỳ

Số lượng vật liệu
tồn đầu kỳ

Đơn giá thực tế

bình quân của NVL

+

+

Số lượng vật liệu
nhập trong kỳ

=

Giá trị thực tế của vật liệu
xuất kho dùng trong kỳ

=

Số lượng vật liệu
xuất kho trong kỳ

x

Đơn giá thực tế
bình quân vật liệu

Ví dụ: Theo phiếu xuất kho đã tập hợp được trong tháng 1/2000 xuất cho
phân xưởng in giấy offset 60g/m2(84x120) 200.000 tờ.
Trị giá thực tế xuất kho được tính như sau:
Tồn cuối tháng 12/2000

Số lượng :

Số tiền:

150.000
48.322.500

Trong tháng 1/2000 nhập kho

Số lượng:
Số tiền:

100.000
35.000.000

48.322.500 + 35.000.000
Đơn giá thực tế
bình quân gia quyền

=

= 333,29
150.000 + 100.000

Giá thực tế vật liệu xuất kho = 333,29 x 200.000 =66.658.000 (đồng)

8

8


9

Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

HOÁ ĐƠN (GTGT)
Ngày 5/5/2001
Đơn vị bán hàng: Công ty giấy offset - Inđonesia
Địa chỉ: 148 Minh Khai - HBT
Điện thoại: 7842371
Họ và tên người mua: Công ty in Bộ LĐTH & Xã HẫI.
Địa chỉ: Ngõ Hồ Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội.
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản: MS: 0100110650
(Sau khi kiểm nghiệm vật tư nhập kho đủ)
STT

ĐV
tính
Tờ

Giấy
Bãi
Bằng80g/m2
(84x109)
Giấy
Bãi
Bằng80g/m2
(84x120)
Giấy Cutse 100g/m2 (42x63)

Đơn giá

Thành tiền
9.881.615

3850

817

3.145.450

21728

688

14.948.864

Tờ
Tờ
Tờ
Kg
Kg
Kg
9

1121

Tờ

Giấy Cutse 80g/m2 (79x109)
Giấy đúp lếch 270g/m2 (64x86)

Giấy offset 82g/m2 (84x120)
Mực xanh Đức
Mực nhũ vàng
Mực đỏ Trung Quốc
Cộng
9

Số
lượng
8815

Tờ

Tên hàng hoá, dịch vụ

10000
992
1423
61
17
12,5

634
1902
1356
89096
225502
36.374

6.340.000

1.886.784
1.929.588
5.434.856
3.852.234
454.675
47.874.066


10
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT

52.661.472

(Năm mươi hai triệu sáu trăm sáu mươi mốt nghìn bốn trăm bảy mươi hai đồng)
Người mua hàng
Kế tốn trưởng
Giám đốc

Cơng ty In Bộ LĐTB&XH
Ngày 5/5/2001

PHIẾU NHẬP KHO
Nợ TK 152: 47.874.066
Nợ TK 1331: 4.787.406
Có TK 331: 52.661.472
Người nhập hàng: Lê Ngọc Thịnh

Địa chỉ: 118 Kim Mã
Lý do nhập hàng: Nhập cho PX1 sản xuất
STT

Tên hàng

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Giấy bãi bằng 80g/m2(84x109)
Giấy bãi bằng 80g/m2(84x120)
Giấy Cutsê 100g/m2(42x63)
Giấy Cutsê 80g/m2(79x109)
Giấy đúplếch 270g/m2(64x86)
Giấy offset 82g/m2(84x120)
Mực xanh Đức
Mực nhũ vàng
Mực đỏ Trung Quốc
Thuế GTGT 10%
Cộng

Đơn
vị

Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
Kg
Kg
Kg

Đơn giá
1.121
817
688
634
1.902
1.356
89.096
226.602
36.374

Số
Thành tiền
lượng
8.815 9.881.615
3.850 3.145.450
21.728 14.948.864
10.000 6.340.000
992 1.886.784
1.423 1.929.588

61 3.434.856
17 3.852.234
12,5
454.675
4.787.406
52.661.472

(Tổng cộng: Năm mươi hai triệu sáu trăm sáu mươi mốt nghìn bốn trăm bảy
mươi hai đồng)

10

10


11
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

PHIẾU XUẤT KHO
Đơn vị: Công ty In Bộ LĐTB & XH
Địa chỉ: Ngõ Hồ Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội

Mẫu số: 01-VT
Ban hành theo QĐ114
TC/QĐ/CĐ kế toán
Ngày 1/11/1995 của BTG
Số 07

Ngày: 12/5/2001
Tên người nhận: Nguyễn Ngọc Thành
Bộ phận sử dụng: Xưởng in
Lý do lĩnh: In sách (HĐ số 34)

STT
1
2
3
4
11

Tên, nhãn, quy
cách vật tư
Giấy Bãi Bằng
80g/m (84x109)
Giấy Bãi Bằng
80g/m (84x120)
Giấy Cutse
80g/m2 (79x109)
Giấy đúp lếch
270g/m (64x86)

ĐV
tính

Số lượng
Yêu cầu Thực xuất

Giá

Thành tiền

Tờ

1370

1.370

1.520

2.082.400

Tờ

50000

5.000

850

4.250.000

Tờ

11.500

11.500

667

7.670.500

Tờ

700

700

1.916

1.341.200

11


12
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Giấy offset
Tờ
2.000
2.000
1.451
2.902.000
82g/m2 (84x120)
Cộng
18.246.100

Tổng cộng: (viết bằng chữ): mười tám triệu hai trăm bốn mươi sáu nghìn một
trăm đồng.
Thủ trưởng ĐV Phụ trách bộ
Kế toán
Thủ kho
Người nhận
(Ký)
(Ký)
(Ký)
(Ký)
phận sử dụng
5

(Ký)

2.2. Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế
toán và tại kho.
Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành theo phương pháp
thẻ song song, tức là ở kho theo dõi về mặt số lượng cịn ở phịng kế tốn theo
dõi cả về số lượng lẫn giá trị vật tư. Do áp dụng hệ thống máy vi tính nên cơng
tác này chủ yếu được tiến hành trên máy, có sự bổ trợ của sổ sách, chỉ các báo
cáo cuối cùng mới được in ra chuyển lên đối chiếu với kế toán và lưu sổ sách.
- Ở kho: mỗi lần xuất hay nhập hàng vật tư, sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng
số lượng cho nhập xuất kho, thủ kho vào số liệu cho máy tính. Thủ kho xem xét,
tổng hợp các nhiệm vụ cho từng đối tượng quản lý vào mẫu thẻ kho trong máy.
- Tại Phịng Kế tốn: đến cuối tháng, khi nhận được chứng từ do thủ kho
đưa lên, kế toán sẽ tập hợp lưu trữ chúng theo từng kho, từng tháng. Từ đó, kế
tốn đưa số liệu lên máy cho từng chứng từ. Chính các mã số này sẽ giúp máy
tính tự tổng hợp số liệu trên thẻ kho. Thẻ kho này được mở cho từng loại NVL,

nó chỉ được lưu trên máy tính nhằm đối chiếu tập hợp lại chi phí theo từng loại
vật tư, số liệu tổng hợp trên thẻ kho này sẽ làm tư liệu cho bảng tổng hợp NVL ở
tất cả các kho.
Sau khi máy đã tính giá thành thực tế của các loại NVL, kế toán cho lập và
in ra sổ chi tiết xuất vật tư. Số liệu tổng hợp ở sổ này sẽ làm cơ sở lập bảng chi
phí NVL của từng sản phẩm.
Cơng ty In Bộ LĐTB – XH
Danh điểm vật tư.: NVL chính.
12

THẺ KHO
Tháng 6/2001
Tên vật tư : Giấy Bãi Bằng
12


13
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Nhãn hiệu quy cách:..80g/m2(84x120).
Ngày Chứng từ
tháng Nhập Xuất
5/5
18/5

Trích yếu
2

10
11

Giấy Bãi Bằng 80g/m (84x120)
Giấy Bãi Bằng 80g/m2 (84x120)
Giấy Bãi Bằng 80g/m2 (84x120)
Giấy Bãi Bằng 80g/m2 (84x120)
Cộng

Số lượng
Nhập
Xuất

Tồn

8.815
50.000
13.815

1.370
5.000
6370

7445

2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Mặc dù tập hợp các chứng từ vào cuối tháng, song phương pháp hạch toán
vẫn được xem như dựa trên cơ chế quản lý hàng tồn kho theo hình thức kế khai
thường xuyên. Kế toán tổng hợp là việc sử dúng các tài khoản kế toán để phản
ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế ở dạng tổng

quát. Ở Công ty In Lao động-Xã hội, kế toán tổng hợp vật liệu áp dụng theo
phương pháp kế khai thường xuyên và việc ghi chép phản ánh tình hình tăng
giảm vật liệu được thực hiện tại Phịng Kế tốn do kế tốn vật liệu thực hiện.
Chứng từ ghi sổ được lập một lần vào cuối tháng, doanh nghiệp sử dụng tài
khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Kết cấu TK 152 sẽ mang nộ dung theo phương
pháp kê khai thường xuyên, nó bao gồm các tài khoản cấp 2:
- TK 1521: giấy các loại
- TK 1522: mực các loại
- TK 1523: bản các loại
- TK 1524: các loại vật tư khác
- TK 1525: dụng cụ sửa chữa
Trong quá trình hạch tốn, kế tốn cịn sử dụng các loại TK liên quan như
TK 111 (trường hợp mua NVL nhập kho thanh toán trực tiếp), TK 112, TK 1331,
TK 331 (trường hợp mua NVL chưa thanh toán với nhà cung cấp) - đối với
nghiệp vụ nhập; và các TK chi phí khác như TK 621, TK 6272, TK 642, TK 154,
TK 632... - đối với nghiệp vụ xuất bán.
Trình tự hạch tốn tại Cơng ty In Lao động-Xã hội được thể hiện qua hệ
thống sổ sau:
Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL của từng loại
(bảng này được lập trên cơ sở các phiếu nhập, phiếu xuất NVL), kế toán NVL lập
“Chứng từ ghi sổ”. Sau khi kế toán NVL lập chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập,
xuất vật liệu sẽ chuyển chứng từ ghi sổ cho kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt rồi
chuyển lên cho kế toán tổng hợp để vào “Sổ đăng ký CTGS”.
13

13


14
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

“Sổ đăng ký CTGS” được lập trên cơ sở “CTGS” nhằm quản lý chặt chẽ
chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Căn cứ vào các “CTGS”
đã lập, cuối tháng kế toán tổng hợp lập sổ cái TK 152.
Phương pháp lập sổ cái TK 152 như sau:
- Căn cứ vào “CTGS” liên quan đến TK 152 để ghi vào cột chứng từ ghi
sổ, diễn giải.
- Cột TK đối ứng được căn cứ vào những TK đối ứng với TK 152 để ghi.
- Cột nợ căn cứ vào số tiền phát sinh bên nợ của TK 152 để ghi.
- Cột có căn cứ vào số tiền phát sinh bên có của TK 152 để ghi.
Báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu
+ Mục đích: báo cáo nhập-xuất-tồn của Cơng ty In Lao động-Xã hội là một
chứng từ được lập tại kho nhằm theo dõi một cách cụ thể, trung thực nguyên vật
liệu, hàng hố, tránh tình trạng nhầm lẫn thiếu hụt hàng hoá trong kho.
+ Yêu cầu: khi lập báo cáo nhập-xuất-tồn thủ kho phải ghi chép rõ ràng,
chính xác nhằm nắm chắc được số hàng còn tồn lại, xuất đi hay nhập vào trong
mỗi tháng.
+ Nội dung: báo cáo được thủ kho sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ xuấtnhập nguyên vật liệu của Công ty chỉ diễn ra trong tháng. Mỗi nghiệp vụ được
thủ kho phản ánh trên một dịng có ghi đầy đủ cả danh điểm vật tư và tên chi tiết.
Giống như thẻ kho trên “Báo cáo nhập-xuất-tồn”, thủ kho cũng chĩ theo dõi
nguyên vật liệu về mặt số lượng.
+ Phương pháp ghi chép: “Báo cáo nhập-xuất-tồn” được lập mỗi ngày một
lần để theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập vào, xuất ra và tồn lại đến cuối
tháng. Khi lập thủ kho phải ghi rõ danh điểm vật tư của nguyên vật liệu, tên chi
tiết thiết bị, đơn vị tính số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất
trong kỳ, tồn cuối kỳ.
+ Nhiệm vụ kế toán: khi nhận được “Báo cáo nhập-xuất-tồn” do thủ kho
nộp lên, kế toán phải kiểm tra và xem lại có khớp với số liệu trên thực tế hay

khơng, để từ đó có thể nắm chắc được số lượng nguyên vật liệu tồn kho.

14

14


15
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Sổ cái:
- Mục đích: cuối tháng, sau khi đã tiến hành lập các sổ kế toán kiểm tra đối
chiếu số liệu, kế toán sẽ tiến hành vào sơ đồ tài khoản chữ T và mở sổ cái TK
152 ghi Nợ TK 152, ghi có các TK liên quan...
- Yêu cầu: Ghi vào sổ cái TK 152 phải trung thực, ghi rõ ràng, chính xác,
khơng tẩy xố. Nếu phát hiện ra sai sót trong việc ghi chép thì phải đính chính,
tuỳ từng trường hợp mà kế toán sẽ áp dụng một trong ba phương pháp sau:
+ Phương pháp cải chính
+ Phương pháp ghi bổ sung
+ Phương pháp ghi số âm
- Nội dung: sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo TK kế toán được quy định theo chế độ kế toán áp dụng cho doanh
nghiệp. Số liệu trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với những số liệu ghi trên
sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các sổ hay thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo
tài chính.
- Phương pháp ghi chép sổ cái của hình thức kế tốn “chứng từ ghi sổ”
được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hay một số
trang tuỳ theo nghiệp vụ ghi chép của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít

của từng tài khoản. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái
và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

15

15


16
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

- Nhiệm vụ kế toán: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào các
sổ cái ở các cột phù hợp. Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và
chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ, quý, tháng, cuối niên đội kế toán phải khoá
sổ, tổng cộng số phát sinh nợ và có, tổng số phát sinh có tính ra số dư của từng
tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
- Các trường hợp thiếu hụt, tổn thất có xảy ra do nhầm lẫn nhưng khơng
đáng kể. Trường hợp có giảm giá hoặc chiết khấu do Cơng ty mua với số lượng
lớn. Còn trường hợp tăng giảm giá nguyên vật liệu không xảy ra do Công ty mua
và sử dụng trong thời gian ngắn.

16

16


17
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
Sổ cái TK 152, nguyên liệu, vật liệu
Tháng 5/2001
STT Chứng từ ghi sổ
SL
NT

Diễn giải

TK đối
ứng

1

10

5/5

Số dư đầu tháng
Nhập vật liệu chính

2
3
4

11
07
30

15/5

17/5
29/5

Xuất vật liệu chính
Nhập vật liệu phụ
Xuất vật liệu phụ

5
6
7

06
25
08

24/5
28/5
12/5

Nhập nhiên liệu
Xuất nhiên liệu
Nhập phụ tùng thay thế

8

29

26/5

Xuất phụ tùng thay thế

Cộng PS
Dư cuối tháng

Người ghi sổ
(Ký)
Nguyễn Thị Toan

Kế toán trưởng
(Ký)
Nguyễn Thị Khanh

111
112
331
621
111
621
6272
641
111
6272
111
331
621

Số phát sinh
Nợ
Có
23.874.672
9.287.090

454.675
38.132.301
18.246.100
1.960.503
358.215
1.850.000
1.115.400
1.346.900
576.249
223.038
963.200
4.591.307
52.367.707 26.737.334
49.505.045
Giám đốc
(Ký)
Nguyễn Cơng Tiêu

2.4. Hệ thống sổ kế toán.
Do áp dụng phần mềm kế toán trong hạch toán các nghiệp vụ mà số lượng
sổ ghi chép trực tiếp của kế toán viên được giảm nhẹ. Theo chế độ kế tốn của Bộ
Tài chính đối với hình thức chứng từ ghi sổ, khơng có sổ chun dụng cho NVL.
Song trên thực tế, việc tính giá thành vật tư được máy tự động tính rồi nhân trở lại
tổng trị giá ngay trên thẻ kho. Sổ cái tài khoản 152 chỉ tồn tại trên máy và in ra
giấy bảng tổng hợp số phát sinh. Các bút toán được ghi vào “chứng từ ghi sổ”, sau
đó mới được tập hợp vào sổ cái và sổ kế toán chi tiết để theo dõi.
Sơ đồ hệ thống tập hợp nguyên vật liệu
17

17

18
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2
TK152,153,1561,211,621,...

TK111,112,331,...
Giá vốn (gốc)
V.Liệu, H.Hoá mua
Nhập kho, Sản
xuất...
Giá
thanh
toán
TK133

Thuế GTGT
đầu vào

Chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại

18

18


19
Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

Mối quan hệ giữa chứng từ và sổ sách kế toán
về nguyên vật liệu ở Công ty

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối
phát sinh

Báo cáo kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

19

19

Sổ kế toán chi tiết

20
Luận văn tốt nghiệp

20

Nguyễn Thị Hồng Nhung 34D2

20