THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY
CÀ PHÊ VIỆT NAM
2.1 Đặc điểm hoạt động .Chức năng, nhiệm vụ của TCT cà phê Việt nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của TCT
TCT Cà phê Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 251/TT ngày
29/4/1995 của Thủ Tướng Chính phủ trên cơ sở liên hiệp các xí nghiệp Cà phê
trước đây, trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển Nông thôn, trụ sở chính tại số 5
Ông ích Khiêm Quận Ba Đình Hà Nội. Tổng Công Ty là một doanh nghiệp Nhà
nước có qui mô lớn, bao gồm các thành viên là các doanh nghiệp hạch toán độc
lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị xí nghiệp có quan hệ mật thiết với lợi ích
kinh tế, lợi ích tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ thông tin, đào tạo,
nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu trong ngành cà
phê.
Năm 1982, do nhu cầu của nền kinh tế, Liên hiệp các xí nghiệp cà phê được
thành lập theo NĐ-174/ HĐBT bao gồm một số nông trường quốc doanh và 3 Sư
đoàn quân đội 331,333,359 ở Tây Nguyên chuyển sang làm kinh tế. tiếp đó với sự
phát triển lớn mạnh của liên hiệp này ngày càng đem lại lợi ích kinh tế cho quốc
gia,Thủ Tướng Chính phủ quết định thành lập TCT Cà phê Việt Nam nhằm phát
triển hơn nữa ngành cà phê và từng bước đưa sản phẩm cà phê đứng vững trên thị
trường thế giới. Hiện nay TCT Cà phê VN có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM
NATIONAL COFFE CORPORATION gọi tắt là VINACAFE
TCT có hơn 70 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, trong đó có 8 đơn vị
hành chính sự nghiệp ( bệnh viện, trường đào tạo, viện nghiên cứu...) và 62 doanh
nghiệp bao gồm 15 công ty xí nghiệp làm nhiệm vụ sản xuất, cung ứng vạt tư..., 7
doanh nghiệp trực tiếp xuất nhập khẩu, 40 doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nông
nghiệp. Ngoài ra, TCT còn có 3 chi nhánh ở TPHCM, Đắc Lắc, Gia Lai nhưng
hiện nay chỉ còn 2 chi nhánh tại Đấc Lắc và Gia Lai do chi nhánh tại TPHCM làm
ăn không có hiệu quả nên đã giải thể.
Trải qua quá trình lịch sử phát triển khá lâu dài cùng với những nỗ lực cố gắng
của toàn TCT nói chung và các đơn vị thành viên nói riêng, sản phẩm cà phê Việt
Nam đã có vị trí đáng kể trên thị trường thế giới. Năm 1999, cà phê Việt nam đã

xuất khẩu sang 52 nước: đứng đầu là Mỹ, tiếp theo là Đức và các nước: Ba Lan,
Italia, Nhật Bản...và Singapore đứng thứ 14. Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu
năm sau cao hơn năm trước tạo điều kiện tăng tích luỹ cho nhà nươcs, tăng thu
nhập cho người lao động và tích cực thúc đẩy công tác xoá đói giảm nghèo cho
người dân ở các vùng dân tộc Tây Nguyên... Cụ thể năm 1999, toàn TCT đã xuất
khẩu được 73.000 tấn nhân cà phê với kim ngạch xuất khẩu đạt 97.73 triệu USD
thì sang năm 2000 sản lượng xuất khẩu là 76.463 tấn với kim ngạch xuất khẩu đạt
121.071 triệu USD
thu nhập bình quân của người lao động cũng được cải thiện đáng kể từ chỗ
200.000 đồng/người/ tháng đến nay là 600.000đ- 1000.000đ/người/tháng.Trước
đây, doanh thu chủ yếu là dựa vào xuất khẩu cà phê, ngoài ra,TCT,còn mua cà phê
nhân và các mặt hàng khác như: hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen của các doanh
nghiệp khác không thuộc TCT như Công ty chè, cà phê Sơn La, Công ty TNHH
Thái Hoà và một số nông trường khác... để xuất khẩu. Bên cạnh đó, TCT còn sản
xuất kinh doanh một số ngành nghề khác nhầm tăng thêm thu nhập và tăng nộp
cho ngân sách nhà nước.Chẳng hạn:
- Sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ cho ngành cà phê
- Sản xuất vật liệh xây dựng như: gạch, ngói
- Kinh doanh các dịch vụ: du lịch, khách sạn...
Kết quả kinh doanh của TCT được thể hiện ở bảng sau
BIỂU : BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA TCT CÀ
PHÊ VIỆT NAM
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000
1.Tổng doanh thu 1.913.467.733.804 2.095127.496.381
2.Các khoản giảm trừ 20.896.287.749 8.580.147.889
3.Doanh thu thuần 1.892.511.446.055 2.086.547.348.492
4.Giá vốn hàng bán 1.722.221.781.806 1.996.518.412.644
5..CPBH, CPQLDN 125.036.258.676 115.804.639.013
6.Lợi tức thuần 45.313.405.573 -25.775.703.105
7.Thu nhập hoạt động

tài chính
17.757.858.719 47.501.655.366
8. Chi phí hoạt động TC 15.336.022.099 52.678.976.274
9.Lợi tức hoạt động TC 2.421.836.620 -5177.320.145
10.Thu nhập bất
thường
9.643.304.735 16.086.026.145
11.Chi phí bất thường 6.603.302.571 9457.619.947
12.Lợi tức bất thường 3.040.002.164 6.628.406.198
13.Tổng lợi tức trước
thuế
50.775.244.357 -24.324.617.875
(Nguồn: Ban Tài Chính Kế Toán)
Qua số liệu trên ta thấy Tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999
nhưng lợi nhuận thuần lại giảm là do Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng tăng. Sở
dĩ từ mấy năm trở lại đây, do ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu khắc nghiệt nên sản
lượng cà phê giảm đồng thời chi phí cho công tác chăm sóc, bảo quản, chế biến rất
tốn kém làm cho giá thành cà phê xuất khẩu coa, khó tiêu thụ. Vì vậy, nếu vấn đề
cấp thiết đặt ra cho ngành cà phê Việt Nam nói chung và TCT Cà phê VN nói riêng
là tìm mọi biện pháp quản lý hạ giá thành cà phê đảm bảo tăng lợi nhuận, đó cũng
chính là góp phần hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam
TCT Cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà Nước có chức năng nhiệm
vụ sau:
- Một mặt nó khuyến khích phát triển công nghiệp cà phê nói chung, bao gồm
thực hiện chính sách của Chính Phủ như về phát triển diện tích cà phê Arabica,
nghiên cứu và phát triển khai, cấp chứng chỉ chất lượng và đại diện cho Việt Nam
trên thị trường công nghiệp quốc tế
- Mặt khác VINACAFE là một ngành cạnh tranh trong ngành cà phê, chiếm khoảng
10% sản lượng và 25% lượng cà phê xuất khẩu.

2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của TCT Cà phê VN
TCT Cà phê VN là một doanh nghiệp Nhà Nước có qui mô lớn có nhiệm vụ
quản lý hoạt động của các đơn vị thành viên. Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý cũng được bố trí một cách khoa học nhằm đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ,
bao quát, thể hiện ở sơ đồ ( trang 23)
♦Hội đồng quản trị: có 5 thành viên do Thủ Tướng Chính phủ bổ nhiệm, là các
thành viên chuyên trách.Trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội phó chủ tịch,
một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng Giám Đốc
và một thành viên là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính , kinh tế, quản trị kinh
doanh và pháp luật. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước sự phát triển của
TCT, thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao, đưa ra những quyết định về sản xuất kinh
doanh và phê duyệt các phương án.
Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của TCT Cà phê VN:

♦Ban kiểm soát: do HĐQT lập ra để giúp HĐQT thực hiện viẹc kiểm tra giám
sátTGĐ, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong các hoạt động. Ban kiểm
soát gồm có 5 thành viên trong đó trưởng ban kiểm soát là thành viên của HĐQT
và 4 thành viên khác do HĐQT miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật gồm một thành
viên là chuyên môn kế toán, một thánh viên cho đại hội công nhân viên chức, một
thành viên do Bộ trưởng quản lý ngành giới thiệu và 1 do tổng cục trưởng tổng cục
quản lý vôns và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu. Ban kiểm soát có
nhiệm vụ giám sát hoạt động điều hành hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật,
điều lệ của TCT và các nghị quyết, quyết định của HĐQT
♦Ban Tổng giám đốc: có 1 Tổng gám đốc và 4 phó Tổng giám đốc. Tổng giám đốc
chịu trách nhiệm trước HĐQT, Thủ tướng chính phủ và pháp luật về điều lệ hoạt
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó TGĐ
phụ trách
khu vực

Gia Lai,
Kon Tum
theo
chuyên đề
Ban kiểm soát
Phó TGĐ phụ
trách khu vực
Đăk Lăk, Phú
Yên theo
chuyên đề TGĐ
phân công
Phó TGĐ điều
hành công tác
cổ phần hoá
DN, tổ chức cán
bộ sản xuất kd
XNK
Phó TGĐ tài
chính kế
toán xây
dựng cơ bản,
dự án AFD
Ban điều
hành dự án
AFD
Ban
Tài
chính
thanh
tra

các
đơn vị
trực
thuộc
Văn
phòng
TCT
Ban kế
hoạch và
đầu tư
Ban
Tài
chính
Ban
XNK
động của Tổng công ty.Tổng giám đốc được trợ giúp bởi 3 phó TGĐ và ban tham
mưu.
Bốn phó TGĐ: 1 phó TGĐ phụ trách về công tác cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ
chức cán bộ kinh doanh XNK, một phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai, Kon Tum
theo chuyên đề của TGĐ phân công và 1 phó TGĐ phụ trách về tài chính kế toán
sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, dự án AFD, 1 phó TGĐ phụ trách khu vực
Đăk Lăk, phú Yên theo chuyên đề TGĐ phân công.
♦Ban tham mưu gồm:
Văn phòng TCT: tổ chức thực hiện các hoạt dộng về quản trị hành chính
chung trong cơ quan, phối hợp với các ban để xây dựng nội qui, qui chế toàn Tổng
Công Ty
Ban tổ chức thanh tra: tiến hành sắp xếp và bố trí tổ chức bộ máy hoạt động
sản xuất kinh doanh, xây dựng qui chế và quản lý nội bộ
Ban tài chính kế toán: quản lý nguồn tài chính và quản lý thu chi tổng hợp,
phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở

hạch toán về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh
doanh
Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.Tìm
kiếm, mở rộng và khai thác thị trường XNK. Phụ trách về các quan hệ quốc tế,
khai thác khả năng đầu tư nước ngoài.
Ban kế hoạch và đầu tư: xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, các
dự án đầu tư, thu mua cà phê ở phía Bắc để kinh doanh XK. Tập hợp về sản xuất
và phát triển cây cà phê.
Ban điều hành dự án AFD: tổ chức thực hiện dự án trồng mới cà phê có sự
tài trợ của chính phủ Pháp
♦Tập thể người lao động: Công đoàn ngành và đại hội công nhân viên chức là hình
thức người lao động tham gia quản lý TCT. Thảo luận về các thoả ước lao động,
thông qua chế độ sử dụng tiền lương và phúc lợi cho người lao động. Góp ý kiến
về qui hoạch phát triển sản xuất kinh doanh. Giới thiệu người tham gia HĐQT và
Ban kiểm soát
- Các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị đều có con dấu riêng và được mở tài
khoản tại kho bạc Nhà nước và các ngân hàng
- Các đơn vị hạch toán độc lập: là các doanh nghiệp nhà nước có qui chế, điều
lệ hoạt động riêng, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tài
chính chịu ràng buộc về quyền và nghiã vụ đối với TCT, HĐQT và TGĐ uỷ nhiệm
cho giám đốc doanh nghiệp quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động
của công ty.
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp: có qui chế tổ chức và hoạt động. HĐQT
phê duyệt trong hoạt động lấy thu bù chi tạo nguồn thu từ dịch vụ nghiên cứu khoa
học cho các đơn vị trong và ngoài nước
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN
2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ, công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển
chứng từ
2.2.1.1. Lập chứng từ ban đầu
Công tác hạch toán ban đầu là khởi điểm của công tác kế toán.Nó có ý nghĩa

quan trọng trong việc chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự
hoàn thành, có tính pháp lý cao, là cơ sở chủ yếu cho công tác kiểm tra, kiểm soát
hoạt động kinh tế của đơn vị
Tại văn phòng Tổng công ty, công tác này được tiến hành chặt chẽ, đúng qui định
của nhà nước. Các chứng từ được lập theo đùng mẫu biểu đã ban hành theo Quyết
định 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế tài
chính đều được phản ánh trung thực vào các chứng từ do các bộ phận kế toán có
liên quan có trách nhiệm lập. Các chứng từ kế toán nội bộ cũng được nghiên cứu
xây dựng, vận dụng một cách khoa học, thống nhất.
Biểu : Hệ thống chứng từ được sử dụng tại văn phòng TCT Cà phê VN
Tiền mặt
Tiền gửi và
tiền vay ngân
hàng
Tiền lương
và BHXH
Tài sản cố
định
Phiếu thu tiền
mặt
Phiếu chi TM
Giấy đề nghị
tạm ứng
Giấy báo nợ,
báo có
Bảng sao kê
ngân hàng
Khế ước vay
Cam kết vay
Uỷ nhiệm thu,

uỷ nhiệm chi
Séc
Bảng chấm
công
Bảng theo dõi
thời gian nghỉ
ốm, hưởng
BHXH
Bảng thanh
toán lương
Hoá đơn GTGT
Thẻ TSCĐ
Biên bản giao
nhận TSCĐ
Biên bản giao
nhận TSCĐ sửa
chữa hoàn
thành
Biên bản thanh
lý TSCĐ
Biên bản đánh
giá lại TSCĐ
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán thanh toán
công nợ tổng hợp khối
văn phòng
Người tạm ứng
Kế toán ngân hàng
Kế toán thanh toán
công nợ tổng hợp

Kế toán thanh toán
ngoại
Các bộ phận phòng ban
Kế toán tiền lương và
BHXH
Kế toán phụ trách
XDCB
Ban thanh lý TSCĐ
Hội đồng đánh giá lại
TSCĐ
Người xin vay
Kế toán công nợ khối
văn phòng
Kế toán thanh
toán công nợ
tổng hợp khối
văn phòng TCT
Kế toán ngân
hàng
Kế toán ngân
hàng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán thanh
toán công nợ
tổng hợp
Kế toán tiền mặt
Kế toán thanh
toán tổng hợp
khối văn phòng

TCT
Kế toán phụ trách
XDCB
Kế toán thanh
toán
Kế toán thanh
toán tổng hợp
khối văn phòng
Kế toán tổng
hợp
Kế toán ngân
hàng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán tiền
lương và BHXH
Kế toán tổng
hợp khối văn
phòng
Cho vay
Xuất nhập
khẩu
Chi phí
Hồ sơ xin vay
Hơp đồng kinh
tế
Bản đối chiếu
công nợ
Hợp đồng
XNK

Bộ chứng từ
hoàn hảo (L/C,
invoiced bill
packing list ...)
Hoá đơn bán
hàng
Hoá đơn GTGT
Các chứng từ
thuế khác .
Bảng kê bán
hàng
Các chứng từ
liên quan đến
chi phí văn
phòng
Nơi phát sinh chi phí.
Kế toán tổng hợp
Kế toán ngân
hàng
Kế toán tổng hợp
khối văn phòng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán ngân
hàng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh
toán
Kế toán tổng
hợp khối văn

phòng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán tổng
hợp
2.2.1.2. Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đ
Công tác lập kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ được tién hành kịp thời và chặt
chẽ,đảm bảo các chứng từ gốc phản ánh đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phất sinh
Sau khi chứng từ gốc được kiểm tra, xử lý xong thì tiến hành phân loại, những
chứng từ gốc cùng loại và chuyển chứng từ đó đến bộ phận kế toán có liên quan.
Chẳng hạn: Phiếu chi tiền mặt chuyể lên kế toán thanh toán công nợ tổng hợp khối
văn phòng; Giấy báo có, Báo nợ ngân hàng chuyển lên kế toán ngân hàng....
2.2.1.3. Ghi sổ kế toán
Từng bộ phận kế toán một mặt tiến hành ghi chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ(
đặc biệt là các chứng thừ gốc liên quan đến các khoản phẩi thu, phải trả, doanh thu,
chi phí...). Mặt khác, từ các chứng từ gốc, kế toán viên phụ trách từng phần hành
tiế hành mã hoá chứng từ. Các chứng từ vẫn được ghi sổ theo dõi riêng đề phòng
thường hợp xảy ra sự cố máy tính. Từ các chứng từ đã được mã hoá, kế toán sẽ
nhập dữ liệu vào máy. Sau khi dữ liệu được nhập vào máy, các máy vi tính vẫn sẽ
được kết nối với nhau để thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu và làm các công việc
khác khi cần. Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào nếu có yêu cầ của người sử
dụng thông tin, kế toán có thể in ra các sổ chi tiết của các tài khoản, các báo cáo
chi tiết số phát sinh của các tài khoản, sổ cái các tài khoản và các báo cáo kế toán
khác.
2.2.1.4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Các chứng từ gốc sau khi được luân chuyển để ghi vào sổ và nhập dữ liệu vào
máy vi tính, được lưu giữ cẩn thạn theo qui định của Nhà nước và tình hình cụ thể
ở văn phòng TCT. Các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại
văn phòng TCT thì được lưu trữ tại văn phòng. Còn tuỳ từng loại nghiệp vụ kinh tế
phát sinh mà chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đó được lưu trữ ở các chi nhánh

của văn phòng hoặc chuyển về văn phòng. Văn phòng đảm bảo sự quản lý linh
hoạt đối với các chi nhánh
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Ở VĂN PHÒNG TCT CÀ PHÊ VN:

Chứng từ gốc
Kiểm tra xử lý
Phân loại
Mã hoá chứng từ
Chứng từ ghi sổ
Nhập vào máy
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Bảo quản lưu trữ

Chú thích:
Tuyến vận động của chứng từ
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Về việc xây dựng hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại TCT được căn cứ theo Quyết
định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các thông tư sửa đổi
bổ sung khi có các luật thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt là
Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC của Bộ tài chính.
Bảng : Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng ở văn phòng TCT Cà phê
VN
Số hiệu Tài khoản Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
111
112
1111
1112

1121 CT
1122CT
1121 NT
1122 NT
1121ANZ
1122ANZ
1122ANZ
1121 ST
1122 ST
1121 CL
1122 CL
Loại 1: Tài sản lưu động
Tiền mặt
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Tiền gửi ngân hàng
Tiền VN gửi ở NH Công thương Ba
Đình
Ngoại tệ gửi ở NH Công thương Ba
Đình
Tiền VN gửi ở NH Ngoại Thương VN
Ngoại tệ gửi ở NH Ngoại Thương Vn
Tiền VN gửi ở NH ANZ
Ngoại tệ gửi ở NH ANZ
VN đồng gửi ở ngân hàng standard
Charterd Bank .
Ngoại tệ gửi ở ngân hàng standard
Charterd Bank
Tiền VN gửi ở ngân hàng Credit lion .
Ngoại tệ gửi ở ngân hàng Credit lion .