Hoàn thiện công tác kế toán tại văn phòng Tổng công ty cà phê VN

Lời nói đầu
Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế cơ sở, tế bào của nền kinh tế quốc
dân, nơi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh để sản xuất kinh doanh để
sản xuất sản phẩm, cung cấp các dịch vụ đáp ứng yêu cầu tiêu dùng xã hội, sản
phẩm sản xuất ra nhiều hay ít, giá thành cao hay hạ, chất lợng tốt hay xấu đều
quyết định ở donh nghiệp.
Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp, không phan biệt đó thuộc thành phần loại hình
kinh tế lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng hàng loạt
các công cụ quản lý kinh tế khác nhau trong đó kế toán đợc coi nh một công cụ
có hiệu quả.
Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế
khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán. Nếu doanh nghiệp
Nhà nớc hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận đã đợc ghi rõ tại Luật
doanh nghiệp nhà nớc thì kế toán đợc coi là công cụ, là phơng tiện để thực hiện
mục tiêu của doanh nghiệp đã đợc qui định tại Pháp lệnh kế toán thống kê đã đợc
Chủ Tịch nớc ký ngày 20-5-1988.
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc các chủ donh
nghiệp coi nh nghệ thuật để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế
đã phát sinh, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.
Việc ra quyết định có hiệu quả dựa trên những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính
xác và trung thực.
Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của kế toán, Tổng Công Ty Cà phê
Việt Nam rất coi trọng việc tổ chức công tác kế toán và cải tiến, hoàn thiện cho
phù hợp với thời đại.
Qua thời gian thực tập tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN, em nhận
thức đợc tính cấp bách của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và đã mạnh
dạn nghiên cứu về đề tài này: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn
phòng Tổng Công Ty Cà phê VN
Đề tài của em đợc chia làm 3 chơng:

Chơng1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chơng 2 : Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tại văn phòng
Tổng Công Ty Cà phê VN.
Chơng3 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty
Cà phê VN.


Chơng 1 : Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp
1.1. Kế toán doanh nghiệp và vai trò của kế doanh nghiệp kinh tế thị trờng
1.1.1. Kế toán doanh nghiệp
1.1.1.1 Khái niệm
Trong nền kinh tế thị trờng, các hoạt động kinh tế ngày càng phong phú đa
dạng. Yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản các hoạt động đó. Trớc yêu cầu cấp
thiết này, kế toán ra đời và là một công cụ quan trọng trong thực hiện nhiệm vụ
chụp lại toàn cảnh và đa ra bức tranh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Kế
toán đợc các chuyên gia kinh tế trên thế giới đúc kết thành nhiều khái niệm khác
nhau. Nhng nhìn chung, kế toán đợc hiểu là một môn khoa học thu nhận , xử lý và
cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị
thành viên một cách thờng xuyên, liên tục và có hệ thống.
Ngoài ra, còn có một số khái niệm khác nh:
- Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh. Thông tin kế toán cho các quyết định có
liên quan đến kinh doanh
- Kế toán là một nghệ thuật của kinh doanh
- Kế toán là một hệ thống để duy trì ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính
1.1.1.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trị
Kế toán tài chính và kế toán quản trị là 2 bộ phận của kế toán doanh
nghiệp, đợc phân định thành 2 loại khác nhau căn cứ vào mục đích sử dụng
thông tin và đối tợng sử dụng thông tin. Mặc dù vậy nhng cả kế toán tài

chính và kế toán quản trị đều dự phần vào quản trị doanh nghiệp.
Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị:
Tiêu thức
phân biệt
KTTC KTQT
Mục đích
cung cấp
thông tin
- Phản ánh sản nghiệp và kết quả
của doanh nghiệp dới dạng tổng
quát
Sản nghiệp =Tổng tài sản Nợ
phải trả
Phản ánh sản nghiệp và kết
quả của doanh nghiệp chi tiết
theo yêu cầu của DN


Kết quả = Doanh thu Chi phí
- chủ yếu phản ánh các hoạt
động và nghiệp vụ trong mối
quan hệ của DN với bên ngoài
- chủ yếu phản ánh các hoạt
động, nghiệp vụ trong nội bộ
doanh nghiệp
Thời điểm Thông tin của KTTC là thông tin
về quá khứ
Thông tin của KTQT là thông
tin về tơng lai, mang tính chất
dự báo.

Tính chất
thông tin
Thông tin chủ yếu đợc cung cấp
cho các đối tợng ở bên ngoài
DN, mang tính chất công khai
của chủ doanh nghiệp
Thông tin của KTQT nằm trên
báo cáo kế toán nội bộ (báo
cáo kế toán quản trị, báo cáo
kế toán bộ phận)
Tính chất
bắt buộc
KTTC mang tính bắt buộc theo
những chuẩn mực nguyên tắc
chung
KTQT không bắt buộc và
không nhất thiết phải theo qui
định chung mà nó tuỳ thuộc và
bản thân doanh nghiệp
Tính pháp
lý
KTTC mang tính pháp lý cao Các nghiệp vụ của KTQT
không có tính pháp lý.
Kỳ báo
cáo
Thờng theo năm, quí Kỳ báo cáo: năm, quí, tháng,
tuần
Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị:
Giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ không thể tách
rời, nó gắn bó khăng khít trong một hệ thống kế toán DN nhất định. Có ngời đã

ví: Trong một DN, phần nổi là KTTC, phần chìm là KTQT nhng cả 2 đều nằm
trên một tảng băng.
Mối quan hệ đó đợc thể hiện nh sau:
+ Mối quan hệ về số liệu thông tin : các số liệu thông tin kế toán tài chính và kế
toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc, một bên phản ánh tổng quát chi phí
và thu nhập, một bên phản ánh chi tiết, tỷ mỷ của tổng quát đó.
+ Có mối quan hệ mật thiết với thông tin kế toán. KTQT sử dụng rộng rãi số liệu
ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù nó triển khai và tăng thêm số
liệu và bản chất thông tin. Từ hệ thống chứng từ ban đầu, KTTC soạn thảo các
báo cáo tài chính tổng hợp qui định ( bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh
doanh, thuyết minh báo cáo tài chính...) theo quí , năm và cung cấp cho cơ quan
cấp trên, cơ quan Nhà nớc. Còn KTQT xử lý nhằm cung cấp thông tin thích hợp
cho giám đốc.
+ Cả 2 loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của các nhà quản lý: kế toán
tài chính liên quan dến trách nhiệm quản lý của toàn công ty còn kế toán quản trị
liên quan đến trách nhiệm quản lý các cấp trong công ty, quản lý trên từng bộ
phận cho đến ngời cuối cùng của công ty có trách nhiệm với các chi phí.
Tóm lại, trong một doanh nghiệp đều phải tổ chức tốt 2 công tác kế toán
này nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của các đối tợng sử dụng thông tin kế
toán đợc chính xác, thật sự có hiệu quả đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trờng.


Kế toán chiếm giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Do đó, vấn
đề phải tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp nh thế nào lại là một vấn
đề cấp bách mang tính thời đại.
1.1.2. Vai trò của kế toán trong kinh tế thị trờng
a)Đối tợng sử dụng thông tin kế toán
Đối tợng sử dụng thông tin kế toán của DN là những ngời có quan hệ trực tiếp
hay gián tiếp với DN. Có thể chia làm 3 nhóm chính nh sau:

- Bản thân doanh nghiệp
- Chính phủ
- Bên thứ ba: chủ đầu t, ngời làm công ăn lơng, ngời cho vay, nhà cung cấp, công
chúng
Sơ đồ 2 Đối t ợng sử dụng thông tin kế toán


Các nhà quản lý DN là những ngời có trách nhiệm đầu tiên trong việc lập
và trình bày các báo cáo tài chính của DN. Họ rất quan tâm dến các thông tin
trong báo cáo tài chính. Bởi vì qua đó họ có thể nhìn nhận đánh giá về tình hình
hoạt động SXKD, tình hình tài chính của DN mình và đa ra quyết định ngắn hạn ,
dài hạn giúp cho sự phát triển của DN
Ngân hàng (ngời cho vay) : dựa vào thông tin kế toán của DN họ biết đợc
tình hình sử dụng vốn vay có hiệu quả hay không, DN có khả năng trả nợ cho họ
đúng thời hạn hay không. Từ đó họ có quyết định nên tiếp tục cho DN vay nh thế
nào
Chủ đầu t : luôn luôn xem xét nếu tình hình tài chính DN mạnh thì đồng
nghĩa với lợi nhuận họ đạt đợc từ các khoản đầu t cao hơn và ngợc lại. Vì vậy
nắm bắt đợc thông tin kế toán một cách chính xác giúp họ xác định đợc lúc nào
nên mua hay nên giữ hay bán chứng khoán. Nh vậy rủi ro về các khoản đầu t mới
thấp

Hoạt động kinh tế
Thông tin kinh tế
Doanh
nghiệp
- Hội đồng
quản trị
-Ban giám
đốc

- Quản trị
viên
Ngời có lợi ích trực
tiếp
- Ngân hàng
- Chủ đầu t
- Cổ đông
- Nhân viên
- Ngời cho vay
- Nhà cung cấp
- Khách hàng
- Công chúng
Ngời có lợi
ích gián tiếp
- Cơ quan
thuế
- Cơ quan
tài chính
- Cơ quan
thống kê

Nhân viên: họ quan tâm đến tình hình tài chính của DN, nó giúp họ đánh
giá khả năng chi trả lơng, trợ cấp hu trí và thời cơ tuyển dụng lao động của DN.
Các nhà cung cấp: quan tâm dến các thông tin cho thấy khả năng thanh
toán của DN và quyết định có tiếp tục thực hiện các hợp đồng với DN trong thời
gian tới hay không
Khách hàng: quan tâm đến những thông tin về khả năng tiếp tục hoạt
động của doanh nghiệp đặc biệt là khi họ có những mối quan hệ dài hạn hoặc phụ
thuộc vào DN.
Công chúng: quan tâm đến các thông tin về xu hớng phát triển, khả năng

tăng trởng gần đây cũng nh là các lĩnh vực hoạt động của DN để quyết định có
nên tham dự đợt tuyển dụng lao động mới đây của DN hay không.
Chính phủ và các cơ quan của chính phủ: quan tâm đế thông tin tài chính
của DN để đề ra các chính sách phù hợp
+ Cơ quan thuế xem xét thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp
biết đợc khả năng thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc của DN. Từ đó đề ra chính cschs
thuế phù hợp
+ Cơ quan tài chính: xem xét thông tin về tình hình quản lý và sử dụng vốn
có hiệu quả hay không
+ Cơ quan thống kê: quan tâm đến thông tin phục vụ cho công tác thống kê
nh : thu nhập quốc dân và các thống kê khác
b) Vai trò của kế toán trong nền kinh tế thị trờng:
Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế
khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán. Nếu DN nhà nớc
hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận đã đợc ghi rõ tại luật DNNN, thì
hạch toán kế toán đợc coi là công cụ là phơng tiện để thể hiện mục tiêu của DN
đã đợcqui định tại pháp lệnh kế toán thống kê đợc chủ tịch hội đồng Nhà N-
ớc( nay là Chủ Tịch nớc) phê duyệt ký ngày 20/5/1988. Ngày nay, trong điều kiện
nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc coi nh nghệ thuật để ghi chép, phân loại tổng
hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , từ đó cung cấp những thông tin cần thiết
phục vụ cho việc ra quyết định. Việc ra quyết định có hiệu quả phải dựa trên
những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực.
Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của nó, Hội đồng Bộ Trởng ( nay là
Chính Phủ) ban hành Quyết định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 về Điều lệ tổ chức
công tác kế toán nhà nớc. Điều lệ đã khẳng định Kế toán là một công cụ quan
trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nớc để
điều hành quản lý nền kinh té quốc dân Với DN là công cụ để điều hành, quản lý
các hoạt động, tính toán kinh tế, kiểm tra và bảo vệ sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn
nhằm đảm bảo chủ động sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của DN.
Kế toán DN cung cấp các thông tin rất hữu ích cho việc ra các quyết định

kinh tế để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN.Chẳng hạn nh :
- Các thông tin về các nguồn lực kinh tế do DN kiểm soát và năng lực của
DN trong quá khứ đã tác động đến nguồn lực kinh tế này là những thông tin rất
hữu ích để dự đoán năng lực của DN trong việc tạo ra các nguồn tiền và các khoản


tơng đơng tiền trong tơng lai. Những thông tin về cơ cấu tài chính rất hữu ích để
dự đoán nhu cầu đi vay trong tơng lai và phơng thức phân phối lợi nhuận.
-Những thông tin về tính thanh khoản và khả năng thanh toán rất hữu ích
cho việc dự đoán khả năng về tình hình tài chính khi đến hạn.
- Các thông tin về những biến động về tình hình tài chính của DN rất hữu
ích trong việc đánh giá các hoạt động đầu t, tài trợ và kinh doanh của DN trong kỳ
báo cáo. Nh vậy chúng ta có thể nói vai trò của kế toán hết sức quan trọng và là
một bộ phận không thể thiếu đợc trông từng đơn vị. Điều đó cũng đợc thể hiện rõ
thông qua chức năng của kế toán DN( minh hoạ bằng sơ đồ 2 )
Sơ đồ 2 chức năng của kế toán DN
Kế TOáN DOANH NGHIệP


1.1.3 Yêu cầu của kế toán doanh nghiệp nhà nớc
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lợng của thông tin kế
toán, khi tiến hành kế toán DN phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Dễ hiểu
- Phù hợp
- Độ tin cậy
- Trung thực
- Khách quan
- Đầy đủ
- So sánh đợc
- Kịp thời

- Cân đối giữa lợi ích và chi phí
- Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu trên
Dễ hiểu : thông tin kế toán cung cấp cho mọi ngời ở mọi trình độ hiểu biết
khác nhau về kinh doanh, kế toán. Vì vậy, nó phải đảm bảo cho ngời có trình độ
bình thờng nhìn vào đó cũng có thể hiểu đợc nội dung thông tin muốn truyền đến
mà không cần phải tập trung suy nghĩ cao vợt quá khả năng của họ
Phù hợp: Các thông tin phải phù hợp để đáp ứng các yêu cầu đa ra các
quyết định kinh tế của ngời sử dụng. Thông tin phù hợp sẽ có tác động quyết định
kinh tế của ngời sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại
hoặc tơng lai. Chẳng hạn, để dự đoán tình hình tài chính tơng lai, ngời sử dụng th-
ờng dựa vào các thông tin về tình hình tài chính và tình hình kinh doanh trong
mấy năm gần đây

Hoạt động kinh
tế của DN
Ngời ra
quyết định
Thu thập thông
tin
- Lập chứng từ
- Ghi chép
Xử lý
- Phân loại
- Tổng hợp
Cung cấp thông tin
- Báo cáo nhanh
- Báo cáo định kỳ

Độ tin cậy: Các thông tin có chất lợng tin cậy khi chúng không mắc phải
những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh sai lệnh một cách cố ý và có thể phụ

thuộc vào ngời sử dụng khi sử dụng các thông tin đó cho một mục đích khách
quan hợp lý
Trung thực: Các thông tin phải đợc trình bày một cách trung thực, phản
ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sự kiện liên quan đến đánh giá tài sản
có, công nợ và vốn cổ phần của doanh nghiệp vào thời điểm lập báo cáo.
Khách quan : để có độ tin cậy cao đòi hỏi thông tin trong các báo cáo tài
chính phải khách quan, không bị xuyên tạc, bóp méo một cách cố ý. Các báo cáo
tài chính sẽ không đợc coi là khách quan nếu nh việc trình bày thông tin có ảnh h-
ởng đến việc ra các quyết định và cách trình bày đó nhằm đạt lợi ích cá nhân.
Đầy đủ: các thông tin trong báo cáo tài chính phải đợc hoàn tất trong phạm vi
những vấn đề trọng yếu và chi phí bỏ ra. Một sự bỏ sót có thể gây ra những thông
tin sai lệch dẫn đến những kết luận nhầm lẫn và nh vậy thông tin không đợc coi là
thích hợp vì chúng không đầy đủ và không đáng tin cậy.
So sánh đợc: thông tin kế toán phải giúp ngời sử dụng có thể so sánh đợc giữa
kỳ này với kỳ trớc, giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành, cùng lĩnh vực về nội
dung và phơng pháp .
1.2. Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp
1.2.1. Nguyên tắc
Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố bao gồm: tổ chức bộ
máy kế toán, tổ chức vận dụng các phơng pháp kế toán, chế độ, thể lệ kế
toán. Mỗi yếu tố đều góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quyết định trực tiếp đến chất lợng của
công tác kế toán. Bộ máy kế toán của doanh nghiệp đợc tổ chức khoa học,
hợp lý thì công việc kế toán sẽ có hiệu quả nhanh chóng, kịp thời. Phơng
pháp kế toán, chế độ, thể lệ kế toán đợc vận dụng hợp lý sẽ nâng cao chất l-
ợng thông tin do kế toán cung cấp.
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là một vấn đề có ý nghĩa khoa học đồng
thời lại là vấn đề cấp bách có tính chất thời đại trong mọi giai đoạn phát triển, đặc
biệt là trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý.
Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Phải đúng với những qui định trong điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc, phù hợp với
yêu cầu quản lý vĩ mô của nhà nớc, cần phải nắm vững chức năng nhiệm vụ của
kế toán, đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa hai chức năng của kế toán: cung cấp
thông tin và kiểm tra
- Phải phù hợp với chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán của nhà
nớc ban hành
- Phải phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, hoạt động quản lý, qui mô và địa
bàn hoạt động của các doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn
của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp
- phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán


Để phù hợp và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị tr-
ờng đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp cần thực hiện
tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy kế toán đơn vị, tổ chức bộ máy kế toán thích
hợp với điều kiện tổ chức SXKD, tổ chức quản lý và trình độ chuyên môn của cán
bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị. Để thực hiện đợc nhiệm vụ trên, lãnh đạo tổ
chức phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán, và dặc điểm tổ chức, qui
mô SXKD của doanh nghiệp, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lợng, tính chất
và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng nh yêu cầu trình độ
quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Từ đó phân
công công việc cho từng ngời đảm bảo phát huy tối đa năng lực của cán bộ kế
toán.
- Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý tiên tiến,
tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại vào công tác kế toán, tổ
chức đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ quản
lý cho cán bộ nhân viên kế toán để thích ứng với trình độ kế toán ngày càng tiên
tiến, hiện đại trên thế giới.

- Hớng dẫn và kiểm tra cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp chấp hàng các
chính sách, chế độ thể lệ kế toán, thực hiện kiểm tra kế toán
- Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản và sử dụng hình thức kế toán hợp lý. Bên
cạnh đó còn phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa phòng kế toán với các phòng
ban, các bộ phận khác trong đơn vị để phát huy vai trò, chức năng của kế toán
trong công tác quản lý điều hành hoạt động của DN.
1.3 Những nội dung chủ yếu của công việc tổ chức kế toán
Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản
xuất là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phơng pháp khoa
học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế qui định, phù
hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của DN để phát huy chức năng, vai trò quan
trọng của kế toán trongcông tác quản lý vĩ mô nền kinh tế.
Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán bao gồm:
1.3.1. Tổ chức công tác hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống hứng từ kế toán
và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý:
Hạch toán ban đầu là khâu có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực khách
quan của số liệu kế toán. Hạch toán ban đầu đợc thực hiện tốt sẽ giúp kế toán đa
ra những thông tin phản ánh đúng sát vơí tình hình thực tế của đơn vị.
Nội dung của hạch toán ban đầu bao gồm những công việc sau:
1.3.1.1. Lập chứng từ ban đầu
Chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế- tài chính
phát sinh và thực sự hoàn thành.
Theo điều lệ tổ chức kế toán do nhà nớc ban hành thì: Mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong hoạt động SXKD, việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của


mọi đơn vị, kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng qui định
trong chế độ này và ghi chép đầy đủ kịp thời và đúng với sự thực nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.

(Theo điều 2 nguyên tắc chung chế độ chứng từ kế toán)
Do vậy các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu của Tổng
Cục thống kê, Bộ tài chính hoặc của ngành đã ban hành để qui định việc sử dụng
các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh của doanh nghiệp, tự xây dựng các mẫu chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nội
sinh ở DN sử dụng thống nhất, các loại chứng từ cần phải có đầy đủ các yếu tố:
- Tên gọi của chứng từ ( Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi)
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Các chỉ tiêu về lợng và giá trị
- Số hiệu của chứng từ
- Tên gọi của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
- Chữ ký của ngời lập chứng từ và những ngời chịu trách nhiệm về tính chính xác
của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải
có chữ ký của ngời kiểm soát ( kế toán trởng) và ngời phê duyệt (thủ trởng đơn vị)
Theo qui định thì hệ thống chứng từ gồm 2 loại :
- Hệ thống chứng từ bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế
giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng
rãi.
- Hệ thống chứng từ hớng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ
đơn vị có thể do doanh nghiệp tự qui định hoặc do nhà nớc qui định nhng DN có
sửa đổi , thêm bớt một số chỉ tiêu, thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu
cầu và nội dung phản ánh.
Trờng hợp DN trực tiếp bán lẻ hàng hoá, cung cấp hàng hoá dịch vụ cho
ngời tiêu dùng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng thì khi bán phải lập
bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ
Đối với các cơ sở kinh doanh thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp, khi bán hàng hoá dịch vụ phải sử dụng Hoá đơn bán hàng do Bộ tài
chính ban hành
Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liệu theo qui định . Ghi chép chứng từ

phải rõ ràng, trung thực , đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần bỏ trống, không đợc tẩy
xoá sửa chữa trên chứng từ. Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi
cuống. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có chỉ
tiêu định khoản kế toán.
1.3.1.2. Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đầu
Nội dung của bớc kiểm tra chứng từ ban đầu :
- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ
- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những ngời lập, kiểm tra,
xét duyệt đối với từng nghiệp vụ kinh tế


Nội dung của bớc hoàn chỉnh chứng từ:
Các chứng từ phản ánh hoạt động kinh tế liên quan đến tài sản ghi đầy đủ các đơn
vị đo lờng (đơn vị tiền tệ cần thiết), phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định
khoản kế toán.
1.3.1.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán, thông tin kinh
tế, phục vụ quản lý
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ do kế toán trởng qui định. Căn cứ vào
nhu cầu thu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin ở các bộ phận kế
toán trởng xác định đờng đi của chứng từ theo đờng liên tiếp, song song hay vừa
liên tiếp vừa song song đảm bảo thực hiện chức năng kiểm tra và thông tin của
chứng từ kế toán.
1.3.1.4. Bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán
Việc bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành đúng qui định của
nhà nớc, không để mất mát h hỏng đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng
từ kế toán phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế. Mọi trờng hợp mất
chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trởng và kế toán trởng đơn vị biết để có

biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trờng hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc
trắng phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an địa phơng số lợng hoá
đơn mất, hoàn cảnh mất để có biện pháp xác minh xử lý theo pháp luật, phải có
biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất và tự xây dựng danh
mục các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc quản lý ở các DN
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê danh mục các tài khoản kế toán sử
dụng cho công tác kế toán ở đơn vị và toàn bộ nền kinh tế quốc dân bao gồm tên
TK, số hiệu, nội dung, kết cấu và phơng pháp hạch toán trên các tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành ban hành theo Quyết định
1141 TC-QĐ /CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính và mới đây là Quyết định
167/QĐ- BTC ngày25/10/2000 của Bộ tài chính áp dụng cho tất cả các DN bao
gồm 74 TK đợc chia thành 9 loại và 7 TK ngoài bảng CĐKT
Loại tài
khoản
Nhóm tài khoản
Loai 1 Tài sản lu động
Loại 2 Tài sản cố định
Loại 3 Nợ phải trả
Loại 4 Nguồn vốn chủ sở hữu
Loại 5 Doanh thu
Loại 6 Chi phí SXKD
Loại7 Thu nhập hoạt động tài chính
Loại 8 Chi phí hoạt động tài chính


Loại 9 Xác định kết quả
Loại 0 Tài khoản ngoài bảng

Tài khoản cấp 1: 3 số

Tài khoản cấp 2 : 4 số
Kể từ trái qua phải, số thứ nhất thể hiện loại tài khoản, số thứ 2 thể hiện nhóm tài
khoản, số thứ 3 thể hiện thứ tự tài khoản trong nhóm đó
Vận dụng hệ thống tài khoản là nội dung quan trọng của tổ chức công tác
kế toán vì nó giúp chúng ta phân loại số liệu theo yêu cầu quản lý( quản lý tổng
hợp và quản lý chi tiết), giúp cán bộ kế toán xác định đợc mối quan hệ giữa các số
liệu kế toán .
Trên cơ sở đó giúp chúng ta tổ chức hợp lý ghi chép kế toán để đa ra số liệu
phản ánh tình hình hoạt động SXKD, tình hình vốn, nguồn vốn một cách đầy đủ,
hợp lý, khoa học, không trùng lặp . Bởi vậy kế toán trởng đơn vị phải căn cứ vào
đặc điểm, nội dung hoạt động SXKD, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính
của đơn vị để xác định các TK cấp 1, 2 ..., các tài khoản cần theo dõi chi tiết tức
là phải xây dựng danh mục tài khoản sử dụng để có thể ghi chép , phản ánh đợc
toàn bộ hoạt động SXKD của đơn vị.
1.3.3. Lựa chọn hình thức kế toán ở doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ
máy kế toán
Tất cả các đơn vị hoạt động SXKD, hoạt động sử dụng vốn, sử dụng kinh
phí, đều phải thực hiện công tác kế toán theo Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà
nớc, do đó phải tổ chức bộ máy kế toán để chỉ đạo thực hiện.
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có những u, nhợc điểm riêng và
điều kiện vận dụng cụ thể. Do đó việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế
toán phải xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tính chất và qui mô hoạt động
sản xuát kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính,
tình hình trang bị phơng tiện kỹ thuật, tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ
cán bộ nhân viên kế toán.
Hiện nay các đơn vị có thể tổ chức công tác kế toán theo những loại hình sau:
1.3.3.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc vừa tổ chức tập trung trên một địa bàn
hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoặt động phân tán nhng đã trang bị
và ứng dụng phơng tiện ghi chép ,tính toán, thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập

trung thì thờng lựa chọn loại hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung .Theo
hình thức này toàn đợn vị tổng thể chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực
hiện toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp, còn ở các đợn vị trực thuộc
không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ h-
ớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ
chuyển chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp .


Hình thức này có u điểm: - đảm bảo sự lãnh đạo tập trung , thống nhất đối
với công tác kế toán đảm bảo thực hiện kiểm tra và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo
đơn vị đối với hoạt động SXKD và sử dụng tài sản ở đơn vị .
- Nó cho phép thu nhận thông tin tổng hợp một cách nhanh chóng , tạo điều kiện
cho công tác kiểm tra, xử lý thông tin kịp thời .
- Thuận tiên cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công cho công tác kế
toán, tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí hạch toán.
Nhợc điểm : Trong điều kiện đơn vị cha trang bị vận dụng các phợng tiện kỹ
thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán, địa bàn hoạt động của
đơn vị phân tán nhiều nơi thì việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với
các hoạt động của các bộ phận cơ sở phụ thuộc phần nào bị hạn chế, thông tin
kinh tế do kế toán cung cấp cho bộ phận lãnh đạo cơ sở thờng không kịp thời,
công tác kế toán cha thực sự gắn liền với SXKD.
1.3.3.2.Hình thức tổ chức tổ chức công tác kế toán phân tán :
Hình thức này phần nào khắc phục đợc hạn chế trên của hình thức tổ chức tập
trung , công tác kế toán gắn liền với các hoạt động ở các bộ phận , cơ sở , do đó
kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra , kiểm soát tại chỗ các hoạt động kinh tế ,
cung cấp kịp thời thông tin kinh tế cần thiết phục vụ lãnh đạo và điều hành quản
lý các hoạt động ở các bộ phận ,cơ sở phụ thuộc .
Nhng hình thức này vẫn còn hạn chế sự lãnh đạo tập trung thống nhất kế
toán trong toàn đơn vị , thông tin kinh tế về các hoạt động trong phạm vi toàn đơn
vị không sử lý và cung cấp kịp thời , không thuận tiện cho việc phân công lao

động và chuyên môn hoá cán bộ kế toán , không thuận tiện cho việc trang bị ứng
dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán , bộ máy kế
toán toàn đơn vị lớn chi phí tốn kém. Cho nên hình thức này chỉ phù hợp với các
đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị phụ thuộc
với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững .
1.3.3.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Hình thức này là sự kết hợp của hai hình thức tập trung và phân tán, vì vậy
nó phát huy đợc u điểm và hạn chế nhợc điểm của hai hình thức trên. Tổ chức
theo hình thức này phù hợp với những đơn vị có qui mô vừa, qui mô lớn tổ chức
hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một bộ phận phụ thuộc đơn vị
hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, cha trang bị phơng tiện kỹ
thuật ghi chép, tính toán tiên tiến, hiện đại.
Theo hình thức này, ở các bộ phận cơ sở phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng gắn
liền với hoạt động SXKD, tổng hợp số liệu thông tin kịp thời. Tuy nhiên ở hình
thức này bộ máy kế toán của toàn đơn vị vẫn còn bị phân tán dẫn đến việc chỉ
đạo nghiệp vụ không tập trung, không thống nhất gây nên khó khăn cho việc
chuyên môn hoá công tác kế toán.
Tóm lại, trong cả ba mô hình tổ chức công tác kế toán nói trên, mỗi hình
thức đều có u, nhợc điểm của nó và phù hợp với từng đơn vị. Cho nên việc nghiên


cứu vận dụng các hình thức này sao cho có hiệu quả là trách nhiệm của cán bộ kế
toán.
Do trong bản luận văn của em thực tập tại văn phòng TCT Cà phê VN tổ
chức công tác kế toán theo hình thức kết hợp vừa tập trung vừa phân tán, nên em
xin đi sâu vào hình thức này.
Sơ đồ3: Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán :
1.3.4. Lựa chọn hình thức kế toán hợp lý
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán bao gồm: số lợng sổ, kết cấu các
loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép, hệ thống hoá, tổng

hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu nhằm cung cấp những chỉ tiêu cần thiết cho
việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phơng pháp nhất định để phục vụ cho
công tác lãnh đạo và điều hành quản lý kinh tế ở đơn vị.

Kế toán trởng
(Trởng phòng kế toán đơn vị)
Bộ phận
tài
chính
Bộ phận
kiểm tra
kế toán
Bộ phận
tổng hợp
Bộ phận kế
toán vật t-
,TSCĐ
Bộ phận kế
toán tiền l-
ơng
Bộ phận
kế toán
chi phí
Bộ phận
kế toán
bán hàng
Bộ
phận kế
toán...
Các nhân viên kinh tế

ở các bộ phận phụ
thuộc hoạt động tập
trung
Các trởng phòng kế
toán ở các bộ phận
phụ thuộc hoạt động
phân tán
Bộ phận kế
toán vật t,
TSCĐ
Bộ phận
kế toán
tiền lơng
Bộ phận
kế toán
chi phí
Bộ phận
kế toán...

Lựa chọn hình thức kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức công
tác kế toán ở doanh nghiệp, giúp kế toán cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời,
chính xác cho ngời sử dụng thông tin.
Hiện nay nớc ta đang sử dụng các hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
- Hình thức kế toán nhật ký chung
Trong đó, mỗi hình thức đều có những u, nhợc điểm riêng và phù hợp với từng
điều kiện của doanh nghiệp.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có u điểm: đơn giản, dễ làm,việc ghi

chép không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao, sử dụng nhiều sổ tờ rời thuận tiện cho
phân công công tác, dễ tập hợp số liệu, thích hợp với những đơn vị có qui mô lớn
và vừa, khối lợng nghiệp vụ kinh tế nhiều, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nhân
viên kế toán.
Nhng hình thức này vẫn có những hạn chế: trùng lắp, mỗi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đợc ghi chép nhiều lần từ sổ này sang sổ khác làm khối lợng công tác kế
toán nhiều. Để khắc phục nhợc điểm trên, khi sử dụng kế toán cần tận dụng u thế
các của bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại nhằm làm giảm bớt khối lợng công
việc ghi sổ ké toán tổng hợp. Cần qui định rõ việc lập chứng từ ghi sổ để tránh
trùng lắp trong quá trình ghi sổ.
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái có u điểm: mẫu sổ đơn giản,dẽ hiểu, dễ
ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra, không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài
khoản, không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao lắm.
Tuy nhiên nó còn có nhợc điểm : không phù hợp với những đơn vị có nhiều
tài khoản kế toán. Bởi vì nếu sử dụng hình thức kế toán này, sổ kế toán sẽ cồng
kềnh, lãng phí giấy tờ, khó phân công công việc kế toán trong phòng kế toán,
không thuận tiện cho cơ giới hoá kế toán. Vì vậy hình thức này chỉ nên áp dụng
đối với các đơn vị có qui mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ phát sinh ít.
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có u điểm: giảm nhẹ khối lợng công
việc kế toán. Vì nguyên tắc cơ bản của của hình thức này là tổng hợp và hệ thống
hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó tính trùng lắp giảm. Nhờ nhật ký chứng
từ chia làm nhiều sổ phù hợp với các phần việc kế toán, do đó tạo điều kiện phân
công công tác kế toán, nâng cao hiệu quả hiệu suất của cán bộ kế toán.
Nhợc điểm: do kết cấu mẫu sổ kế toán phức tạp nên không thuận tiện cho
việc ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại, đòi hỏi trình đọ chuyên môn kế toán
cao. Vì vậy hình thức này thích hợp với các đơn vị có qui mô lớn, có nhiều
nghiệp vụ kinh tế, có nhiều nhân viên kế toán có trình độ vững vàng.
Hình thức nhật ký chung có u điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận
tiện cho phân công lao động kế toán nhng có nhợc điểm lớn là việc ghi chép trùng
lắp nhiều( sổ nhật ký quĩ - sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng - sổ cái

tài khoản mua hàng...). Khi áp dụng hình thức này không phải lập chứng từ ghi sổ
xong lại phải phân công cán bộ kế toán chuyên trách ghi sổ nhật ký chung. Vì vậy


hình thức này thờng đợc áp dụng ở đơn vị có qui mô vừa, có nhiều cán bộ , nhân
viên kế toán.
Trên đây là các hình thức kế toán đợc vận dụng ở các doanh nghiệp. Hiện
nay, các doanh nghiệp đã dần dần trang bị máy vi tính để phục vụ cho công tác kế
toán, nhiều phần mềm kế toán linh hoạt, hiệu quả ra đời. Vì vậy trong điều kiện
nền kinh tế nớc ta, các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn chủ yếu là áp dụng
hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Bản luận văn của em bàn về vấn đề tổ chức công tác kế toán tại văn phòng
TCT Cà phê VN đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên máy vi tính
cho nên ở đây em chỉ đi sâu vào hình thức này. Sau đây là sơ đồ :
: ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng
: đối chiếu

1.3.5.Tổ chức công tác kiểm tra và báo cáo kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán:
Thông qua việc thực hiện kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành
ngân sách, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi ngân sách, kỷ luật thu
nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, từ đó có biện pháp ngăn
ngừa các hiện tợng vi phạm chính sách chế độ tài chính, đề xuất các biện pháp
khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý tài chính ở đơn vị. Để tiến hành
kiểm tra kế toán trong bộ máy kế toán đơn vị cần tổ chức một bộ phận kiểm tra kế
toán. Bộ phận này gồm những cán bộ kế toán có phẩm chất đạo đức, có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ thành thạo, phải có tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực
và khách quan. Đặc biệt bộ phận làm nhiệm vụ này phải quán triệt nguyên tắc độc
lập, bất kiêm nhiệm trong kiểm tra.

Công tác kiểm tra có thể đợc tiến hành một cách toàn diện theo từng
chuyên đề, phải kiểm tra thờng xuyên, liên tục, có hệ thống. Kiểm tra kế toán ít
nhất 1 năm một lần đối với đơn vị kế toán độc lập và nhất thiết phải đợc tiến hành

Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ gốc
Sổ quĩ
Sổ kế toán chi
tiết
Sổ cái
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng đối chiếu số
phát sinh các tài
khoản
Bảng chi tiết
số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và
các báo cáo kế toán khác

trớc khi xét duyệt quyết toán năm của đơn vị. Cán bộ kế toán cần phải nêu rõ đợc
cả mặt tích cực và mặt hạn chế trong công tác quản lý, công tác kế toán của doanh
nghiệp, đa ra những kiến nghị giúp đơn vị phát huy những mặt tích cực, khắc
phục những thiếu sót còn tồn tại. Về kết quả kiểm tra, kế toán phải chịu trách
nhiệm trớc pháp luật. Thủ trởng và kế toán trởng đơn vị đợc kiểm tra phải thực
hiện nghiêm chỉnh các kiến nghị của cán bộ kiểm tra trong phạm vi trách nhiệm
của mình.
Báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm 2 hệ thống:
- Hệ thống báo cáo kế toán định kỳ theo luạt định( gọi là báo cáo tài chính). Theo
quyết định 1141/ TC- QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trởng bộ tài chính về
việc ban hành ché độ kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính của doanh
nghiệp gồm:
STT Tên Báo Cáo Tài Chính Mẫu qui định
1 Bảng cân đối kế toán B01 - DN
2 Báo cáo kết quả kinh doanh B02 DN
3 Báo cáo lu chuyển tiền tệ B03 DN
4 Thuyết minh báo cáo tài chính B09 DN
- Hệ thống báo cáo kế toán nội bộ:
Ngoài hệ thống báo cáo tài chính nói trên, đẻ phục vụ yêu cầu quản lý kinh
tế tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành trong nội bộ đơn vị, đơn vị có thể
lập và sử dụng các báo cáo sau:
Stt Tên báo cáo
1 Báo cáo giá thành đvsp theo khoản mục
2 Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho sản phẩm( vật
t, hàng hóa) chủ yếu
3 Báo cáo chi tiết nợ phải thu, phải trả
4 Báo cáo tình hình tăng giảm vốn
5 Báo cáo về tình hình đầu t, liên doanh
1.3.6.Tổ chức trang bị và ứng dụng phơng tiện kỹ thuật tính toán để ghi
chép:
Trong công tác kế toán, khối lợng tính toán và ghi chép kế toán rất lớn. Để
nâng cao năng suất và chất lợng tính toán, cung cấp số liệu kế toán dợc chính xác,
kịp thời, giảm đợc lao động cực nhọc, căng thẳng, cần phải trang bị kỹ thuật, ph-
ơng tiện tính toán hiện đại, tự động hoá công tác kế toán.


Việc trang bị kỹ thuật tính toán cho công tác kế toán phải thích hợp với qui

mô hoạt động của đơn vị, với khối lợng công việc tính toán và ghi chép của từng
đơn vị nhng phải hợp lý với khả năng cho phép.
Muốn thực hiện tốt việc cơ khí hoá công tác kế toán ngoài việc trang bị ph-
ơng tiện kỹ thuật tính toán thích hợp phải thực hiện thống nhất chế độ kế toán ban
đầu và chứng từ gốc, thống nhất hệ thống tài khoản, thống nhất hình thức kế toán,
các mẫu sổ và chỉ tiêu kế toán.
1.3.7. Tổ chức bồi dỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán
bộ kế toán
Do đòi hỏi của nền kinh tế thị trờng kết hợp với chính sách mở cởa của nền
kinh tế đặt ra sự cấp thiết phải đổi mới kiến thức kế toán. Bên cạnh đó là sự phát
triển ngày càng cao của khoa học kỹ thuật, ứng dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện
đại vào công tác quản lý ngày càng nhiều nên cán bộ kế toán phải đợc thờng
xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn để hiểu và thực hành tốt chức năng
kế toán của đơn vị. Hiện nay, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán là
thiết thực đối với các doanh nghiệp. Do đó các cán bộ kế toán cũng cần phải đợc
đào tạo về tin học để có thể xử lý các tình huống kế toán trên máy thành thạo.
1.3.8.Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp
Sau mỗi chu kỳ kinh doanh, kêt quả kinh doanh của doanh nghiệp đợc thể
hiện qua các báo cáo kế toán. Từ đó, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức phân
tích hoạt động kinh tế của donh nghiệp mình nghĩa là dánh giá kết quả kinh tế và
tìm ra nguyên nhân ảnh hởng đến kết quả đó. Qua đó mới đề xuất đợc các biện
pháp cần thiết để khắc phục những tồn tại đã qua và dộng viên khai thác khả năng
tiềm tàng trong thời gian tới.
Tuỳ theo mục đích sử dụng mà phân tích đợc chia thành 2 loại:
- Phân tích dự đoán
- Phân tích thực hiện
Trong đó phân tích thực hiện có thể chia thành:
+ Phân tích toàn diện ( theo định kỳ)
+ Phân tích chuyên đề ( định kỳ hoặc thờng xuyên)
Đối với doanh nghiệp, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế cần đợc tiến hành trên

các mặt sau:
Phân tích tình hình sản xuất
Phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Phân tích tình hình thu nhập và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp
Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp


CHƯƠNG 2: THực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn
phòng tổng công ty cà phê việt nam
2.1 Đặc điểm hoạt động .Chức năng, nhiệm vụ của TCT cà phê Việt nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của TCT
TCT Cà phê Việt Nam đợc thành lập theo Quyết định số 251/TT ngày
29/4/1995 của Thủ Tớng Chính phủ trên cơ sở liên hiệp các xí nghiệp Cà phê trớc
đây, trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển Nông thôn, trụ sở chính tại số 5 Ông
ích Khiêm Quận Ba Đình Hà Nội. Tổng Công Ty là một doanh nghiệp Nhà nớc có
qui mô lớn, bao gồm các thành viên là các doanh nghiệp hạch toán độc lập, đơn vị
hạch toán phụ thuộc và đơn vị xí nghiệp có quan hệ mật thiết với lợi ích kinh tế,
lợi ích tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ thông tin, đào tạo, nghiên
cứu, tiếp thị, hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu trong ngành cà phê.
Năm 1982, do nhu cầu của nền kinh tế, Liên hiệp các xí nghiệp cà phê đợc
thành lập theo NĐ-174/ HĐBT bao gồm một số nông trờng quốc doanh và 3 S
đoàn quân đội 331,333,359 ở Tây Nguyên chuyển sang làm kinh tế. tiếp đó với sự
phát triển lớn mạnh của liên hiệp này ngày càng đem lại lợi ích kinh tế cho quốc
gia,Thủ Tớng Chính phủ quết định thành lập TCT Cà phê Việt Nam nhằm phát
triển hơn nữa ngành cà phê và từng bớc đa sản phẩm cà phê đứng vững trên thị tr-
ờng thế giới. Hiện nay TCT Cà phê VN có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM
NATIONAL COFFE CORPORATION gọi tắt là VINACAFE

TCT có hơn 70 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, trong đó có 8 đơn vị
hành chính sự nghiệp ( bệnh viện, trờng đào tạo, viện nghiên cứu...) và 62 doanh
nghiệp bao gồm 15 công ty xí nghiệp làm nhiệm vụ sản xuất, cung ứng vạt t..., 7
doanh nghiệp trực tiếp xuất nhập khẩu, 40 doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nông
nghiệp. Ngoài ra, TCT còn có 3 chi nhánh ở TPHCM, Đắc Lắc, Gia Lai nhng hiện
nay chỉ còn 2 chi nhánh tại Đấc Lắc và Gia Lai do chi nhánh tại TPHCM làm ăn
không có hiệu quả nên đã giải thể.
Trải qua quá trình lịch sử phát triển khá lâu dài cùng với những nỗ lực cố gắng
của toàn TCT nói chung và các đơn vị thành viên nói riêng, sản phẩm cà phê Việt
Nam đã có vị trí đáng kể trên thị trờng thế giới. Năm 1999, cà phê Việt nam đã
xuất khẩu sang 52 nớc: đứng đầu là Mỹ, tiếp theo là Đức và các nớc: Ba Lan,
Italia, Nhật Bản...và Singapore đứng thứ 14. Sản lợng và kim ngạch xuất khẩu
năm sau cao hơn năm trớc tạo điều kiện tăng tích luỹ cho nhà nơcs, tăng thu nhập
cho ngời lao động và tích cực thúc đẩy công tác xoá đói giảm nghèo cho ngời dân
ở các vùng dân tộc Tây Nguyên... Cụ thể năm 1999, toàn TCT đã xuất khẩu đợc
73.000 tấn nhân cà phê với kim ngạch xuất khẩu đạt 97.73 triệu USD thì sang
năm 2000 sản lợng xuất khẩu là 76.463 tấn với kim ngạch xuất khẩu đạt 121.071
triệu USD
thu nhập bình quân của ngời lao động cũng đợc cải thiện đáng kể từ chỗ 200.000
đồng/ngời/ tháng đến nay là 600.000đ- 1000.000đ/ngời/tháng.Trớc đây, doanh thu
chủ yếu là dựa vào xuất khẩu cà phê, ngoài ra,TCT,còn mua cà phê nhân và các
mặt hàng khác nh: hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen của các doanh nghiệp khác
không thuộc TCT nh Công ty chè, cà phê Sơn La, Công ty TNHH Thái Hoà và
một số nông trờng khác... để xuất khẩu. Bên cạnh đó, TCT còn sản xuất kinh
doanh một số ngành nghề khác nhầm tăng thêm thu nhập và tăng nộp cho ngân
sách nhà nớc.Chẳng hạn:
- Sản xuất kinh doanh vật t thiết bị phục vụ cho ngành cà phê
- Sản xuất vật liệh xây dựng nh: gạch, ngói
- Kinh doanh các dịch vụ: du lịch, khách sạn...
Kết quả kinh doanh của TCT đợc thể hiện ở bảng sau

Biểu : Báo cáo kết quả kinh doanh của TCT Cà
phê Việt Nam
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000


1.Tổng doanh thu 1.913.467.733.804 2.095127.496.381
2.Các khoản giảm trừ 20.896.287.749 8.580.147.889
3.Doanh thu thuần 1.892.511.446.055 2.086.547.348.492
4.Giá vốn hàng bán 1.722.221.781.806 1.996.518.412.644
5..CPBH, CPQLDN 125.036.258.676 115.804.639.013
6.Lợi tức thuần 45.313.405.573 -25.775.703.105
7.Thu nhập hoạt động tài
chính
17.757.858.719 47.501.655.366
8. Chi phí hoạt động TC 15.336.022.099 52.678.976.274
9.Lợi tức hoạt động TC 2.421.836.620 -5177.320.145
10.Thu nhập bất thờng 9.643.304.735 16.086.026.145
11.Chi phí bất thờng 6.603.302.571 9457.619.947
12.Lợi tức bất thờng 3.040.002.164 6.628.406.198
13.Tổng lợi tức trớc thuế 50.775.244.357 -24.324.617.875
(Nguồn: Ban Tài Chính Kế Toán)


Qua số liệu trên ta thấy Tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999
nhng lợi nhuận thuần lại giảm là do Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng tăng. Sở
dĩ từ mấy năm trở lại đây, do ảnh hởng của thời tiết, khí hậu khắc nghiệt nên sản
lợng cà phê giảm đồng thời chi phí cho công tác chăm sóc, bảo quản, chế biến rất
tốn kém làm cho giá thành cà phê xuất khẩu coa, khó tiêu thụ. Vì vậy, nếu vấn đề
cấp thiết đặt ra cho ngành cà phê Việt Nam nói chung và TCT Cà phê VN nói
riêng là tìm mọi biện pháp quản lý hạ giá thành cà phê đảm bảo tăng lợi nhuận,

đó cũng chính là góp phần hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam
TCT Cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà Nớc có chức năng nhiệm
vụ sau:
- Một mặt nó khuyến khích phát triển công nghiệp cà phê nói chung, bao gồm
thực hiện chính sách của Chính Phủ nh về phát triển diện tích cà phê Arabica,
nghiên cứu và phát triển khai, cấp chứng chỉ chất lợng và đại diện cho Việt Nam
trên thị trờng công nghiệp quốc tế
- Mặt khác VINACAFE là một ngành cạnh tranh trong ngành cà phê, chiếm
khoảng 10% sản lợng và 25% lợng cà phê xuất khẩu.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của TCT Cà phê VN
TCT Cà phê VN là một doanh nghiệp Nhà Nớc có qui mô lớn có nhiệm vụ
quản lý hoạt động của các đơn vị thành viên. Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý cũng đợc bố trí một cách khoa học nhằm đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ,
bao quát, thể hiện ở sơ đồ ( trang 23)
Hội đồng quản trị: có 5 thành viên do Thủ Tớng Chính phủ bổ nhiệm, là các
thành viên chuyên trách.Trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội phó chủ
tịch, một thành viên kiêm trởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng Giám
Đốc và một thành viên là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính , kinh tế, quản trị
kinh doanh và pháp luật. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trớc sự phát triển của
TCT, thực hiện nhiệm vụ nhà nớc giao, đa ra những quyết định về sản xuất kinh
doanh và phê duyệt các phơng án.
Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của TCT Cà phê VN:



Ban kiểm soát: do HĐQT lập ra để giúp HĐQT thực hiện viẹc kiểm tra giám
sátTGĐ, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong các hoạt động. Ban
kiểm soát gồm có 5 thành viên trong đó trởng ban kiểm soát là thành viên của
HĐQT và 4 thành viên khác do HĐQT miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật gồm một

thành viên là chuyên môn kế toán, một thánh viên cho đại hội công nhân viên
chức, một thành viên do Bộ trởng quản lý ngành giới thiệu và 1 do tổng cục trởng
tổng cục quản lý vôns và tài sản nhà nớc tại doanh nghiệp giới thiệu. Ban kiểm
soát có nhiệm vụ giám sát hoạt động điều hành hoạt động tài chính, chấp hành
pháp luật, điều lệ của TCT và các nghị quyết, quyết định của HĐQT
Ban Tổng giám đốc: có 1 Tổng gám đốc và 4 phó Tổng giám đốc. Tổng giám
đốc chịu trách nhiệm trớc HĐQT, Thủ tớng chính phủ và pháp luật về điều lệ hoạt
động của Tổng công ty.Tổng giám đốc đợc trợ giúp bởi 3 phó TGĐ và ban tham
mu.
Bốn phó TGĐ: 1 phó TGĐ phụ trách về công tác cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ
chức cán bộ kinh doanh XNK, một phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai, Kon
Tum theo chuyên đề của TGĐ phân công và 1 phó TGĐ phụ trách về tài chính kế
toán sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, dự án AFD, 1 phó TGĐ phụ trách khu
vực Đăk Lăk, phú Yên theo chuyên đề TGĐ phân công.

Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Ban kiểm soát
Phó TGĐ
phụ trách
khu vực
Gia Lai,
Kon Tum
theo
chuyên đề
Phó TGĐ điều
hành công tác
cổ phần hoá
DN, tổ chức
cán bộ sản xuất

kd XNK
Phó TGĐ phụ
trách khu vực
Đăk Lăk, Phú
Yên theo
chuyên đề
TGĐ phân
công
Phó TGĐ
tài chính kế
toán xây
dựng cơ
bản, dự án
AFD
các
đơn vị
trực
thuộc
Văn
phòng
TCT
Ban
Tài
chính
thanh
tra
Ban kế
hoạch
và đầu
t

Ban
Tài
chính
kế
Ban
XNK
Ban điều
hành dự án
AFD

Ban tham mu gồm:
Văn phòng TCT: tổ chức thực hiện các hoạt dộng về quản trị hành chính
chung trong cơ quan, phối hợp với các ban để xây dựng nội qui, qui chế toàn
Tổng Công Ty
Ban tổ chức thanh tra: tiến hành sắp xếp và bố trí tổ chức bộ máy hoạt động
sản xuất kinh doanh, xây dựng qui chế và quản lý nội bộ
Ban tài chính kế toán: quản lý nguồn tài chính và quản lý thu chi tổng hợp,
phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở
hạch toán về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh
doanh
Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.Tìm
kiếm, mở rộng và khai thác thị trờng XNK. Phụ trách về các quan hệ quốc tế, khai
thác khả năng đầu t nớc ngoài.
Ban kế hoạch và đầu t: xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, các
dự án đầu t, thu mua cà phê ở phía Bắc để kinh doanh XK. Tập hợp về sản xuất và
phát triển cây cà phê.
Ban điều hành dự án AFD: tổ chức thực hiện dự án trồng mới cà phê có sự
tài trợ của chính phủ Pháp
Tập thể ngời lao động: Công đoàn ngành và đại hội công nhân viên chức là hình
thức ngời lao động tham gia quản lý TCT. Thảo luận về các thoả ớc lao động,

thông qua chế độ sử dụng tiền lơng và phúc lợi cho ngời lao động. Góp ý kiến về
qui hoạch phát triển sản xuất kinh doanh. Giới thiệu ngời tham gia HĐQT và Ban
kiểm soát
- Các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị đều có con dấu riêng và đợc mở tài
khoản tại kho bạc Nhà nớc và các ngân hàng
- Các đơn vị hạch toán độc lập: là các doanh nghiệp nhà nớc có qui chế, điều
lệ hoạt động riêng, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tài
chính chịu ràng buộc về quyền và nghiã vụ đối với TCT, HĐQT và TGĐ uỷ
nhiệm cho giám đốc doanh nghiệp quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt
động của công ty.
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp: có qui chế tổ chức và hoạt động. HĐQT
phê duyệt trong hoạt động lấy thu bù chi tạo nguồn thu từ dịch vụ nghiên cứu
khoa học cho các đơn vị trong và ngoài nớc
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN
2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ, công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển
chứng từ
2.2.1.1. Lập chứng từ ban đầu
Công tác hạch toán ban đầu là khởi điểm của công tác kế toán.Nó có ý nghĩa
quan trọng trong việc chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự
hoàn thành, có tính pháp lý cao, là cơ sở chủ yếu cho công tác kiểm tra, kiểm soát
hoạt động kinh tế của đơn vị


Tại văn phòng Tổng công ty, công tác này đợc tiến hành chặt chẽ, đúng qui định
của nhà nớc. Các chứng từ đợc lập theo đùng mẫu biểu đã ban hành theo Quyết
định 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế tài
chính đều đợc phản ánh trung thực vào các chứng từ do các bộ phận kế toán có
liên quan có trách nhiệm lập. Các chứng từ kế toán nội bộ cũng đợc nghiên cứu
xây dựng, vận dụng một cách khoa học, thống nhất.

Biểu : Hệ thống chứng từ đ ợc sử dụng tại văn phòng TCT Cà phê VN
Tiền mặt
Tiền gửi và
tiền vay ngân
hàng
Tiền lơng và
BHXH
Tài sản cố
định
Cho vay
Phiếu thu tiền
mặt
Phiếu chi TM
Giấy đề nghị
tạm ứng
Giấy báo nợ,
báo có
Bảng sao kê
ngân hàng
Khế ớc vay
Cam kết vay
Uỷ nhiệm thu,
uỷ nhiệm chi
Séc
Bảng chấm
công
Bảng theo dõi
thời gian nghỉ
ốm, hởng

BHXH
Bảng thanh toán
lơng
Hoá đơn GTGT
Thẻ TSCĐ
Biên bản giao
nhận TSCĐ
Biên bản giao
nhận TSCĐ sửa
chữa hoàn
thành
Biên bản thanh
lý TSCĐ
Biên bản đánh
giá lại TSCĐ
Hồ sơ xin vay
Hơp đồng kinh
tế
Bản đối chiếu
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán thanh toán công
nợ tổng hợp khối văn
phòng
Ngời tạm ứng
Kế toán ngân hàng
Kế toán thanh toán công
nợ tổng hợp
Kế toán thanh toán
ngoại
Các bộ phận phòng ban

Kế toán tiền lơng và
BHXH
Kế toán phụ trách
XDCB
Ban thanh lý TSCĐ
Hội đồng đánh giá lại
TSCĐ
Ngời xin vay
Kế toán công nợ khối
văn phòng
Kế toán thanh
toán công nợ tổng
hợp khối văn
phòng TCT
Kế toán ngân
hàng
Kế toán ngân
hàng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán thanh
toán công nợ tổng
hợp
Kế toán tiền mặt
Kế toán thanh
toán tổng hợp
khối văn phòng
TCT
Kế toán phụ trách
XDCB

Kế toán thanh
toán
Kế toán thanh
toán tổng hợp
khối văn phòng
Kế toán tổng hợp
Kế toán ngân
hàng
Kế toán tổng
hợp
Kế toán ngân
hàng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán tiền l-
ơng và BHXH
Kế toán tổng
hợp khối văn
phòng
Kế toán tổng
hợp khối văn
phòng